Impiego di Stranieri in Giappone: Guida Legale sui Visti di Lavoro e sullo Status di Residenza per le Aziende

Nel contesto dell’intensificarsi della competizione nei mercati globali, per le aziende giapponesi è diventato essenziale assicurarsi talenti di alto livello, indipendentemente dalla loro nazionalità, al fine di raggiungere una crescita sostenibile e innovazione. Tuttavia, il processo di assunzione di stranieri non si limita alla semplice attività di reclutamento. Esso richiede anche la comprensione e il rispetto di complesse normative legali, tra cui la “Legge giapponese sul controllo dell’immigrazione e riconoscimento dello status di rifugiato” (di seguito denominata “Legge sull’immigrazione giapponese”). In particolare, il concetto comunemente noto come “visto” è legalmente costituito da due sistemi distinti: il “visto” rilasciato dalle ambasciate giapponesi all’estero e lo “status di residenza” concesso dall’Agenzia giapponese per i Servizi di Immigrazione e Residenza. Comprendere questa distinzione è il primo passo. Questo articolo mira a fornire informazioni affidabili ai responsabili aziendali in Giappone che intendono assumere stranieri, affinché possano comprendere l’intero processo e evitare potenziali rischi legali. In particolare, inizieremo con la classificazione di base dello status di residenza, proseguendo con le procedure per richiedere il “Certificato di idoneità allo status di residenza” necessario per assumere talenti dall’estero, i requisiti dei documenti da presentare che variano a seconda delle dimensioni dell’azienda, e infine le severe sanzioni che le aziende possono affrontare in caso di mancata conformità, il tutto basato sulla legislazione giapponese e spiegato in modo graduale e completo.

Le basi dei visti e dello status di residenza: il fondamento legale per il lavoro in Giappone

Quando si assume un cittadino straniero, è fondamentale comprendere la differenza legale tra “visto” e “status di residenza”. Il visto è simile a una lettera di raccomandazione rilasciata dalle ambasciate o dai consolati giapponesi all’estero, che conferma la validità del passaporto del cittadino straniero e l’assenza di ostacoli per l’ingresso in Giappone. D’altra parte, lo status di residenza è la qualifica legale necessaria per un cittadino straniero per sbarcare e soggiornare in Giappone, definendo le attività che può svolgere e la durata del soggiorno. Questo status è gestito dall’Agenzia dei Servizi di Immigrazione, un organo esterno del Ministero della Giustizia giapponese, e costituisce la base delle attività all’interno del paese.

Dal punto di vista dei responsabili delle assunzioni aziendali, lo status di residenza può essere classificato in tre grandi gruppi in base alla possibilità di svolgere attività lavorative.

In primo luogo, ci sono gli “status di residenza senza restrizioni sulle attività lavorative”. Questi sono concessi principalmente sulla base dello status o della posizione, come per i residenti permanenti, i coniugi di cittadini giapponesi, i coniugi di residenti permanenti e i residenti a lungo termine. I cittadini stranieri con questi status di residenza possono essere impiegati in qualsiasi tipo di lavoro senza restrizioni legali, proprio come i cittadini giapponesi.

In secondo luogo, ci sono gli “status di residenza che consentono il lavoro entro un ambito definito”. Questa è la categoria più comune per l’impiego di cittadini stranieri in campi professionali e tecnici. Ad esempio, rientrano in questa categoria gli “Specialisti in Scienze Umane, Ingegneria e Servizi Internazionali”, come ingegneri nel campo scientifico, personale addetto alla pianificazione e al marketing, interpreti, i trasferiti all’interno delle aziende e i cuochi di cucina straniera. Un punto importante di questa categoria è l’esistenza di restrizioni rigorose: le attività sono limitate esclusivamente all’ambito dello status di residenza concesso.

In terzo luogo, ci sono gli “status di residenza che non consentono il lavoro in linea di principio”. Questi includono “Studenti”, “Familiari a carico” e “Attività culturali”. Tuttavia, anche i cittadini stranieri con questi status di residenza possono lavorare eccezionalmente se ottengono un “Permesso per attività al di fuori dello status di residenza” dall’Agenzia dei Servizi di Immigrazione. Basandosi sull’articolo 19, paragrafo 2, della Legge sull’Immigrazione giapponese, gli studenti con lo status di residenza “Studente”, ad esempio, possono lavorare fino a 28 ore a settimana se ottengono questo permesso. Quando le aziende assumono cittadini stranieri di questa categoria, devono sempre verificare la presenza del permesso per attività al di fuori dello status di residenza sulla carta di residenza, nonché l’ambito delle ore di attività consentite.

Comprendere queste classificazioni è fondamentale per determinare se un candidato può lavorare legalmente o meno. Di seguito è riportata una tabella che confronta questi concetti.

Assunzione di Personale dall’Estero: Procedura per la Richiesta del Certificato di Idoneità al Soggiorno in Giappone

Quando si assume un cittadino straniero residente all’estero per lavorare in Giappone, la procedura standard prevede la “Richiesta del Certificato di Idoneità al Soggiorno”. Questo certificato è definito dall’articolo 7-2 della Legge Giapponese sull’Immigrazione e riconoscimento dello status di residente, e serve a dimostrare in anticipo che le attività previste dallo straniero sono conformi ai requisiti dello status di soggiorno specificato, come certificato dal Ministro della Giustizia prima dell’ingresso dello straniero in Giappone. Questo sistema è finalizzato a facilitare le procedure di richiesta del visto presso le rappresentanze diplomatiche giapponesi all’estero e i controlli di immigrazione negli aeroporti e altri punti di ingresso in Giappone.

La procedura si sviluppa attraverso i seguenti 5 passaggi:

1. Richiesta all’interno del Giappone: In primo luogo, l’azienda ospitante agisce come rappresentante e presenta la richiesta per il Certificato di Idoneità al Soggiorno all’ufficio dell’immigrazione competente per la località in cui si trova l’azienda. La richiesta è generalmente effettuata non dallo straniero stesso, ma da un rappresentante dell’azienda in Giappone o da un avvocato o consulente amministrativo incaricato.
2. Esame da parte dell’Agenzia per l’Immigrazione: Una volta accettata la richiesta, un esaminatore dell’Agenzia per l’Immigrazione valuta i documenti presentati per verificare la stabilità e continuità dell’azienda, il background educativo e professionale dello straniero, e se il lavoro previsto soddisfa i criteri per lo status di soggiorno. Il periodo di esame varia a seconda del contenuto della richiesta e del periodo, ma di solito richiede da 1 a 3 mesi.
3. Emissione e invio del certificato: Se i requisiti sono soddisfatti, il Certificato di Idoneità al Soggiorno viene emesso (in caso di richiesta online o registrazione all’uso online, viene inviato via email). L’azienda invia l’originale del certificato allo straniero all’estero tramite posta internazionale o, se il certificato è stato emesso via email, inoltra l’email allo straniero.
4. Richiesta del visto presso una rappresentanza diplomatica all’estero: Lo straniero che riceve il Certificato di Idoneità al Soggiorno presenta la richiesta per il visto presso l’ambasciata o il consolato generale del Giappone nel paese di residenza. Presentando il certificato o mostrando l’email inoltrata dall’azienda, si considera che l’esame sostanziale sia già stato completato in Giappone, quindi il visto viene solitamente rilasciato rapidamente entro circa 5 giorni lavorativi.
5. Ingresso in Giappone e rilascio della carta di soggiorno: Dopo il rilascio del visto, lo straniero viaggia verso il Giappone. È importante notare che il Certificato di Idoneità al Soggiorno è valido solo per 3 mesi dalla data di emissione e lo straniero deve entrare in Giappone entro questo periodo. Presentando il passaporto, il visto e il Certificato di Idoneità al Soggiorno durante il controllo di immigrazione in aeroporto, la “Carta di Soggiorno” viene rilasciata sul posto negli aeroporti di Haneda, Narita, Chubu, Kansai, New Chitose, Hiroshima e Fukuoka. Negli altri aeroporti o porti, la carta viene inviata per posta all’indirizzo di residenza dichiarato dopo l’ingresso nel paese. Questa Carta di Soggiorno diventa il documento ufficiale di identificazione in Giappone.

Questo processo a due fasi si basa su un design razionale che centralizza l’esame sostanziale presso l’Agenzia per l’Immigrazione in Giappone, riducendo il carico sulle rappresentanze diplomatiche all’estero e aumentando la prevedibilità sia per i datori di lavoro che per gli stranieri. Ciò previene situazioni in cui, nonostante lo straniero abbia speso tempo e denaro per viaggiare, possa essere rifiutato all’ingresso in Giappone.

Quattro categorie di aziende e le loro definizioni secondo la dimensione aziendale in Giappone

Nell’ambito delle domande di visto per motivi lavorativi, l’Agenzia per i Servizi di Immigrazione del Giappone classifica le aziende ospitanti (o le istituzioni di appartenenza) in quattro categorie in base alla loro dimensione e affidabilità. Questa classificazione è un meccanismo amministrativo che determina il livello di semplificazione delle procedure di domanda e, a seconda della categoria di appartenenza, la quantità di documentazione richiesta può variare notevolmente. Per le aziende, comprendere a quale categoria appartengono è fondamentale per preparare una domanda senza intoppi.

La Categoria 1 comprende le entità considerate più affidabili. In particolare, rientrano in questa categoria le aziende quotate nelle borse valori giapponesi, le compagnie di assicurazione mutualistiche, gli enti statali o locali e le persone giuridiche di natura pubblica. Queste istituzioni, avendo un alto grado di credibilità sociale e una solida base di gestione, beneficiano di una significativa riduzione dei documenti richiesti al momento della domanda.

La Categoria 2 si applica principalmente alle grandi aziende non quotate che godono di stabilità. I criteri per questa categoria si basano sull’importo dell’imposta ritenuta alla fonte indicato nella “tabella riepilogativa dei documenti fiscali obbligatori” dell’anno precedente, che deve essere superiore a 10 milioni di yen. Inoltre, le istituzioni che non raggiungono questa soglia ma che hanno ricevuto l’approvazione per utilizzare il “Sistema Online per le Domande di Visto” dall’Agenzia per i Servizi di Immigrazione sono trattate come appartenenti alla Categoria 2.

La Categoria 3 comprende principalmente le piccole e medie imprese. In dettaglio, appartengono a questa categoria le organizzazioni o individui che hanno presentato la tabella riepilogativa dei documenti fiscali obbligatori dell’anno precedente all’ufficio delle imposte e che hanno un importo di imposta ritenuta alla fonte inferiore a 10 milioni di yen. La maggior parte delle aziende giapponesi rientra in questa categoria.

La Categoria 4 include entità o individui che non appartengono a nessuna delle categorie precedenti. L’esempio più tipico è quello delle nuove società di recente costituzione. Queste aziende, non avendo ancora completato un esercizio fiscale e non avendo presentato la tabella riepilogativa dei documenti fiscali obbligatori, devono dimostrare la stabilità e la continuità della loro attività attraverso altri documenti.

Questo sistema di categorizzazione è stato ideato per ottimizzare l’efficienza della revisione delle domande. Le aziende appartenenti alle Categorie 1 e 2, la cui stabilità aziendale è già stata dimostrata attraverso indicatori pubblici o oggettivi, sono soggette a una revisione che si concentra principalmente sull’idoneità del richiedente straniero. D’altra parte, per le aziende delle Categorie 3 e, in particolare, 4, la revisione include non solo il richiedente straniero ma anche il contenuto e la situazione finanziaria dell’azienda ospitante, richiedendo così una maggiore quantità di documentazione probatoria.

Di seguito è riportata una tabella che riassume le definizioni e gli esempi concreti per ciascuna categoria.

Documenti richiesti dalle aziende in base alla categoria

Quando si richiede il Certificato di Idoneità al Soggiorno, i documenti che un’azienda deve preparare variano a seconda delle quattro categorie precedentemente menzionate. Qui, prendendo come esempio lo status di soggiorno “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Affari Internazionali” comunemente utilizzato da molte aziende, spiegheremo in dettaglio i documenti necessari.

Innanzitutto, ci sono documenti che devono essere presentati per tutte le categorie. Questi sono i documenti di base per la domanda.

• Modulo di domanda per il Certificato di Idoneità al Soggiorno: utilizzare il modulo più recente scaricabile dal sito web dell’Immigration Services Agency of Japan (Immigration Services Agency of Japan “Status of Residence ‘Technology, Human Knowledge, International Business'” https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/gijinkoku.html).
• Fotografia: una foto del richiedente che soddisfa le specifiche richieste da allegare al modulo di domanda.
• Busta preaffrancata per la risposta: per ricevere la notifica del risultato della revisione, è necessario indicare il destinatario e applicare il francobollo per la posta raccomandata.
• Copia del documento di notifica delle condizioni di lavoro o del contratto di lavoro: un documento che specifica in dettaglio le condizioni di lavoro, come la descrizione del lavoro, lo stipendio e l’orario di lavoro.
• Documenti che attestano il percorso educativo e professionale del richiedente: ad esempio, un certificato di laurea universitaria o un curriculum vitae che elenca la storia lavorativa precedente.

Successivamente, oltre ai documenti comuni sopra menzionati, le aziende devono presentare i seguenti documenti per dimostrare la loro categoria.

Le aziende di Categoria 1 devono presentare uno dei seguenti documenti per dimostrare la loro posizione:

• Copia del rapporto finanziario stagionale o documenti che attestano la quotazione in borsa in Giappone.
• Copia del documento che attesta l’autorizzazione alla costituzione ricevuta dall’autorità competente.

Le aziende di Categoria 2 e Categoria 3 devono presentare i seguenti documenti per dimostrare la dimensione della loro attività:

• Copia della tabella riepilogativa dei documenti fiscali legali, come i certificati di ritenuta fiscale sugli stipendi del personale dell’anno precedente, con il timbro di ricezione dell’ufficio delle imposte.

Le aziende di Categoria 4, non avendo ancora un record di pagamento delle tasse, devono dimostrare oggettivamente la stabilità e la continuità della loro attività. Pertanto, sono richiesti più documenti rispetto alle aziende fino alla Categoria 3. In generale, si presentano i seguenti documenti:

• Piano aziendale: un documento che spiega in modo razionale il contenuto specifico dell’attività, le previsioni di profitto e perché è necessario assumere quel particolare straniero.
• Certificato di registrazione aziendale: un documento ufficiale rilasciato dall’ufficio del registro delle imprese che attesta le informazioni di base dell’azienda.
• Copia dei documenti di bilancio dell’ultimo esercizio: da presentare se l’azienda ha già affrontato un periodo di bilancio dopo la sua costituzione. Se la società è di nuova costituzione e non ha ancora un bilancio, è necessario spiegare questa situazione.

Queste differenze nei requisiti documentali riflettono la logica della valutazione del rischio condotta dall’Immigration Services Agency of Japan. Per le aziende di Categoria 1 e 2, la credibilità dell’attività è già garantita, quindi la revisione si concentra principalmente sulla qualità individuale del richiedente. Tuttavia, per le aziende di Categoria 3 e, in particolare, di Categoria 4, l’ufficiale di revisione giudica con attenzione non solo il richiedente, ma anche se l’azienda stessa ha la capacità di impiegare stabilmente stranieri e se l’attività è legale e sostanziale. Pertanto, in particolare per le aziende di nuova costituzione di Categoria 4, la richiesta di status di soggiorno non è solo una procedura di assunzione, ma anche un’opportunità per dimostrare l’autenticità e il potenziale futuro dell’attività alle autorità.

Le sanzioni aziendali per il reato di favoreggiamento del lavoro illegale secondo la legge giapponese

Le aziende che impiegano stranieri in Giappone devono non solo comprendere correttamente il sistema di qualificazione della residenza e seguire le procedure appropriate, ma anche continuare a rispettare le leggi durante il periodo di impiego. In caso di inadempienza, l’azienda si trova di fronte al grave rischio legale del reato di favoreggiamento del lavoro illegale. Questo reato è definito dall’articolo 73-2 della Legge giapponese sull’Immigrazione e prevede severe sanzioni per chi permette attività lavorative illegali.

Le azioni che tipicamente costituiscono il reato di favoreggiamento del lavoro illegale si dividono principalmente in tre categorie. La prima è l’impiego di stranieri che soggiornano illegalmente in Giappone o che possiedono un visto che non permette l’impiego (ad esempio, il visto per soggiorni brevi). La seconda è far lavorare gli stranieri oltre l’ambito delle attività definite dal loro visto. Un esempio è far svolgere a un ingegnere con visto per “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche e Attività Internazionali” lavori semplici in fabbrica che non richiedono conoscenze specialistiche. La terza è far lavorare gli stranieri oltre le ore consentite dal permesso di attività extra-qualificazione. Ad esempio, far lavorare uno studente straniero oltre il limite di 28 ore settimanali, fino a 40 ore.

In caso di tali violazioni, il datore di lavoro può essere soggetto a “una pena detentiva fino a tre anni o una multa fino a tre milioni di yen, o entrambe”. Inoltre, secondo la legge giapponese, spesso non solo la persona direttamente responsabile della violazione, ma anche la stessa azienda possono essere soggette a multe, a causa delle disposizioni che prevedono la punizione sia dell’individuo che dell’entità legale, mettendo così in discussione la responsabilità dell’intera azienda.

Un aspetto che le aziende devono particolarmente considerare è il trattamento della “negligenza” secondo la Legge sull’Immigrazione giapponese. La legge stabilisce che, di norma, “non essere a conoscenza che si tratta di un’attività di lavoro illegale” non è una ragione valida per l’esenzione dalla responsabilità. Tuttavia, se non si era a conoscenza di tale fatto “senza negligenza”, si può evitare la punizione. Questo significa che le aziende hanno l’obbligo attivo di verificare attentamente la qualificazione della residenza e la possibilità di impiego degli stranieri che intendono assumere, ad esempio controllando l’originale della carta di residenza. Se si verifica il lavoro illegale a seguito di una semplice verifica con una copia della carta di residenza o accettando senza verifica le dichiarazioni verbali del lavoratore, l’azienda può essere ritenuta negligente e quindi soggetta a punizione.

Una condanna per il reato di favoreggiamento del lavoro illegale non si limita alle pene dirette come multe o detenzione, ma può avere un impatto grave sulle attività aziendali. Ad esempio, un’azienda sanzionata per questo reato potrebbe non essere più idonea a utilizzare sistemi come il programma di tirocinio tecnico o il sistema di specifiche abilità, che sono importanti fonti di manodopera in determinati settori industriali. Questo dimostra che una violazione della compliance può trasformarsi da un problema legale in un rischio gestionale che minaccia la continuità stessa dell’attività aziendale.

Procedure Post-Assunzione: Notifica della Situazione di Impiego dei Lavoratori Stranieri in Giappone

Le procedure di assunzione di un lavoratore straniero non si concludono semplicemente con l’ottenimento del permesso di soggiorno e la decisione di ingresso in azienda. Anche dopo l’inizio dell’impiego, esistono obblighi legali che l’azienda deve adempiere. Uno di questi è la presentazione della “Notifica della Situazione di Impiego dei Lavoratori Stranieri”, un procedimento obbligatorio per tutti i datori di lavoro in base alla legge giapponese sulla “Promozione complessiva delle politiche del lavoro e sulla stabilità dell’impiego e miglioramento della vita professionale dei lavoratori”.

Questa notifica deve essere presentata all’ufficio di collocamento pubblico competente (Hello Work) quando si assume un nuovo lavoratore straniero o quando un lavoratore straniero lascia l’impiego. Lo scopo di questo sistema è permettere al governo di comprendere accuratamente la realtà dell’impiego dei lavoratori stranieri e promuovere una gestione appropriata dell’impiego e supportare la ricollocazione lavorativa.

Il metodo di presentazione della notifica varia a seconda che il lavoratore straniero sia o meno assicurato nell’assicurazione per l’impiego. Se il lavoratore straniero è un assicurato, la presentazione della “Notifica di Acquisizione della Qualifica di Assicurato dell’Assicurazione per l’Impiego” include anche la notifica della situazione di impiego del lavoratore straniero, quindi non è necessario presentare ulteriori documenti.

D’altra parte, se si assume un lavoratore straniero che non diventa assicurato nell’assicurazione per l’impiego a causa delle condizioni di lavoro, come l’orario di lavoro, è necessario presentare la “Notifica della Situazione di Impiego dei Lavoratori Stranieri (Modello n. 3)”. Questo modulo può essere scaricato dal sito web del Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare. (Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare “Informazioni sulla Notifica della Situazione di Impiego dei Lavoratori Stranieri” https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/gaikokujin/todokede/index.html).

Il termine per la presentazione è fissato entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello in cui è avvenuta l’assunzione o la cessazione del rapporto di lavoro. In caso di mancata presentazione o di presentazione di una notifica falsa, si può incorrere in una multa fino a 300.000 yen, quindi è necessaria attenzione. Questa procedura si svolge sotto la gestione del mercato del lavoro, di competenza del Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare, e si distingue dalla gestione del soggiorno, di competenza del Ministero della Giustizia (Agenzia dei Servizi di Immigrazione), e le aziende devono rispettare entrambe le normative.

Riassunto

L’impiego di personale specializzato straniero rappresenta per le aziende giapponesi un potente strumento per accrescere la loro competitività globale. Tuttavia, per realizzare ciò, è assolutamente necessario rispettare le complesse e rigorose normative giapponesi, in particolare quelle relative all’immigrazione. Come abbiamo dettagliato in questo articolo, una comprensione accurata dello status di residenza, la preparazione di documenti adeguati alle dimensioni dell’impresa e l’evitamento di rischi legali gravi come il reato di promozione del lavoro illegale sono responsabilità imposte a tutte le aziende. Queste procedure richiedono conoscenze specialistiche e grande attenzione; trascurarle può portare a perdite di tempo impreviste e a sanzioni legali.

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