Punti chiave per l'ottenimento del visto di lavoro in Giappone per i dipendenti stranieri in base alle diverse forme di reclutamento

Nell’ambiente di business globalizzato di oggi, è essenziale per le aziende giapponesi mantenere e migliorare la loro competitività internazionale assicurando talenti di eccellenza, indipendentemente dalla loro nazionalità. In particolare, vi è un’intensificazione nel reclutamento di personale di alto livello e con conoscenze specialistiche da paesi esteri. Tuttavia, per impiegare stranieri in Giappone, è necessario rispettare le complesse procedure stabilite dalla legge giapponese sull’immigrazione e il riconoscimento dei rifugiati (di seguito denominata “Legge sull’Immigrazione giapponese”) e dai relativi decreti del Ministero della Giustizia. Sebbene il termine “visto” sia comunemente utilizzato, legalmente, il “visto” rilasciato dalle rappresentanze diplomatiche per l’ingresso in Giappone e lo “status di residenza” che regola le attività all’interno del paese sono distinti. Molte delle sfide che le aziende devono affrontare riguardano l’acquisizione e la gestione di questo status di residenza. Il sistema giapponese di status di residenza è gestito rigorosamente in base alle attività autorizzate, e le aziende hanno l’obbligo legale di assicurare che gli stranieri che assumono ottengano lo status di residenza appropriato per il lavoro che svolgeranno. Questo articolo si concentra su tre tipici modelli di reclutamento che dirigenti aziendali e responsabili legali possono considerare quando assumono talenti stranieri: “nominare uno straniero come dirigente”, “accogliere trasferimenti da società affiliate all’estero” e “accogliere lavoratori stranieri come dipendenti distaccati”. Verranno esaminati in dettaglio i requisiti per lo status di residenza necessario in ciascun caso, le procedure di domanda e i punti legali di particolare rilevanza per le aziende, basandosi su specifiche normative.

Nomina di Stranieri a Incarichi Dirigenziali in Giappone: Il Visto “Business Management”

Quando si intende nominare uno straniero come rappresentante legale, direttore o in altre posizioni dirigenziali, come capo di un dipartimento aziendale di una società giapponese, è generalmente necessario ottenere il visto di soggiorno giapponese per “Business Management”. Secondo l’appendice della tabella numero uno del punto due della legge giapponese sull’immigrazione, questo visto è definito come “attività che comportano la gestione di commercio o altri affari in Giappone o l’occupazione nella gestione di tali affari”. Durante la valutazione per questo visto, non solo la carriera individuale del richiedente è presa in considerazione, ma anche la sostanza, la stabilità e la continuità dell’attività commerciale che egli intende gestire o amministrare sono elementi di giudizio estremamente importanti.

Criteri di Permesso di Sbarco: Requisiti relativi alla base dell’attività imprenditoriale

Per ottenere lo status di residenza “Gestione e Amministrazione” in Giappone, è necessario soddisfare diversi requisiti stabiliti dal decreto ministeriale che definisce i criteri dell’articolo 7, paragrafo 1, punto 2 della Legge Giapponese sull’Immigrazione e il Riconoscimento dei Rifugiati (di seguito “decreto sui criteri”). In particolare, per le nuove imprese, è richiesta la dimostrazione oggettiva di questi requisiti attraverso documentazione concreta.

In primo luogo, è essenziale che l’attività commerciale disponga di un ufficio all’interno del territorio giapponese. Questo ufficio non deve essere semplicemente un punto di contatto, ma un luogo fisico dove le attività imprenditoriali vengono svolte continuativamente. Di conseguenza, non sono generalmente accettati uffici virtuali senza una presenza fisica o spazi ottenuti tramite contratti di locazione a breve termine. È possibile utilizzare un immobile residenziale come ufficio, ma in questo caso è necessario che il contratto di locazione permetta l’uso a scopo commerciale e che ci sia una chiara distinzione tra lo spazio abitativo e quello lavorativo, oltre ad altri rigorosi requisiti.

In secondo luogo, il richiedente deve dimostrare oggettivamente di possedere le capacità e le qualità necessarie per gestire l’impresa come amministratore. In particolare, sono richiesti almeno tre anni di esperienza in gestione e amministrazione o un titolo di studio equivalente a una laurea magistrale nel campo di gestione o dell’attività imprenditoriale specifica.

In terzo luogo, per prevenire abusi del sistema e garantire la stabilità dell’impresa, è necessario l’impiego di almeno un dipendente a tempo pieno.

In quarto luogo, l’impresa deve soddisfare determinati standard di dimensione. Per le società per azioni, è richiesto un capitale sociale di almeno 30 milioni di yen, mentre per le società a responsabilità limitata, le società in nome collettivo e le società in accomandita semplice è richiesto un ammontare totale di contributi di almeno 30 milioni di yen.

In quinto luogo, per gestire l’impresa in modo fluido all’interno del Giappone e comunicare efficacemente con clienti e dipendenti, è richiesta una conoscenza adeguata della lingua giapponese da parte del richiedente o di un dipendente a tempo pieno.

In sesto luogo, è indispensabile che l’impresa sia riconosciuta per la sua stabilità e continuità. Il documento più importante per valutare questo aspetto è il piano aziendale. Nell’ambito della richiesta di status di residenza, oltre alla verifica del piano aziendale da parte di un revisore contabile o di un consulente fiscale, non sono ammesse attività che si basano su incarichi esterni o che sono giudicate carenti in termini di realtà operativa. Questo riflette la decisione politica che lo status di residenza “Gestione e Amministrazione” dovrebbe essere concesso solo a coloro che possono contribuire all’economia giapponese attraverso la gestione di un’impresa sostenibile.

Procedure di Domanda e Documenti Necessari

Quando si invita un cittadino straniero residente all’estero a ricoprire un ruolo dirigenziale, di norma, l’azienda ospitante in Giappone agisce come agente e presenta la domanda per il rilascio del Certificato di Idoneità al Soggiorno (Certificate of Eligibility, COE) per conto dello straniero.

L’ufficio responsabile per la procedura è l’Ufficio Immigrazione regionale competente per la località in cui si trova l’azienda. Il periodo standard di revisione dalla domanda al rilascio del certificato varia da 1 a 3 mesi, ma per nuove imprese o casi complessi può richiedere più tempo.

I documenti richiesti variano a seconda di quattro categorie stabilite dall’Agenzia per l’Immigrazione in base alle dimensioni e alla credibilità dell’azienda ospitante. Le grandi aziende che rientrano nella Categoria 1 (come quelle quotate alla Borsa Valori del Giappone) o nella Categoria 2 (come le organizzazioni con un importo di tasse prelevate alla fonte sui salari dell’anno precedente superiore a 10 milioni di yen) hanno una procedura semplificata per la presentazione dei documenti grazie alla loro credibilità sociale. D’altra parte, le aziende di nuova costituzione e le piccole e medie imprese, che rientrano nelle Categorie 3 e 4, devono fornire documentazione dettagliata per dimostrare la legalità e la stabilità della loro attività fin dalle fondamenta.

I documenti comuni a tutte le categorie sono i seguenti:

• Una copia della domanda per il rilascio del Certificato di Idoneità al Soggiorno
• Una fotografia
• Una busta preindirizzata per la risposta

Questi moduli sono scaricabili dal sito web dell’Agenzia per l’Immigrazione nella sezione “Status of Residence ‘Business Manager'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html).

Per le aziende che rientrano nelle Categorie 3 e 4 e che presentano domanda per stranieri che si occuperanno della gestione dell’attività, i documenti generalmente richiesti in aggiunta a quelli sopra elencati sono i seguenti:

• Una copia del piano aziendale
• Il certificato di registrazione aziendale
• Una copia dello statuto societario
• Una copia dei documenti di bilancio dell’ultimo esercizio (per le imprese esistenti)
• Documentazione che attesti un capitale sociale di almeno 5 milioni di yen (come una copia del libretto bancario)
• Una copia del certificato di registrazione immobiliare dell’ufficio o del contratto di locazione
• Fotografie interne ed esterne dell’ufficio
• Una copia della notifica di apertura dell’ufficio per il pagamento degli stipendi
• Una copia dello statuto societario che stabilisce la remunerazione degli amministratori o il verbale dell’assemblea dei soci che ha deliberato tale remunerazione

Questo sistema di categorie riflette l’approccio basato sul rischio adottato dall’Agenzia per l’Immigrazione per valutare l’affidabilità delle aziende. Le aziende delle Categorie 1 e 2, essendo già valutate esternamente dal mercato e dalle autorità fiscali, sono considerate stabili. Al contrario, le nuove imprese delle Categorie 3 e 4, non avendo tali valutazioni esterne, hanno la responsabilità di dimostrare da zero la solidità e le prospettive future della loro attività attraverso piani aziendali e documenti finanziari.

Trasferimenti Interni all’Interno delle Multinazionali: Il Visto Giapponese per “Trasferimenti d’Azienda”

Quando un’azienda con operazioni globali necessita di trasferire dipendenti da una sede estera a una sede in Giappone, si applica il visto giapponese per “Trasferimenti d’Azienda”. La legge giapponese sull’immigrazione definisce questo tipo di visto come destinato a “impiegati di un’istituzione pubblica o privata che ha una sede centrale, filiali o altri uffici in Giappone e che sono trasferiti per un periodo determinato a un ufficio in Giappone per svolgere attività lavorative”, e le attività ammissibili sono limitate a quelle che rientrano nella categoria di visto per “Competenze Tecniche, Conoscenze Umanistiche o Attività Internazionali”.

Requisiti Essenziali per l’Acquisizione

Per ottenere lo status di residenza per “trasferimenti interni aziendali” in Giappone, è necessario soddisfare alcuni requisiti rigorosi.

In primo luogo, l’ambito del trasferimento è limitato. Ciò include trasferimenti all’interno della stessa azienda tra la sede principale e le filiali, così come tra la società madre e le sue sussidiarie o tra le sussidiarie stesse.

In secondo luogo, immediatamente prima della domanda, è necessario aver lavorato continuativamente per più di un anno presso la sede principale, una filiale o una società affiliata all’estero. Questo requisito garantisce che il richiedente sia un dipendente regolare del gruppo aziendale e previene l’abuso del sistema.

In terzo luogo, il tipo di lavoro da svolgere in Giappone deve richiedere conoscenze tecniche in campi come scienze naturali o ingegneria, oppure conoscenze in scienze umane come legge o economia, o ancora attività che richiedono un pensiero o una sensibilità basati su una cultura straniera. Non sono ammessi lavori semplici come quelli di linea di produzione in fabbrica.

In quarto luogo, l’importo della retribuzione ricevuta in Giappone deve essere almeno equivalente a quello che un giapponese riceverebbe per lo stesso tipo di lavoro. Questa è una disposizione importante per prevenire che il sistema di trasferimento interno aziendale venga utilizzato come mezzo per fornire manodopera a basso costo.

Procedure e Documenti di Domanda

Il processo di domanda inizia generalmente con la richiesta del Certificato di Idoneità al Soggiorno (COE). Un’istituzione accogliente in Giappone presenta la domanda per conto del dipendente straniero presso l’ufficio dell’immigrazione competente per la località in cui si trova l’istituzione. Il periodo standard di revisione varia da 1 a 3 mesi.

I documenti da presentare variano a seconda della categoria (da 1 a 4) dell’azienda ospitante, similmente a quanto avviene per la categoria “Gestione e Amministrazione”.

I documenti comuni a tutte le categorie sono i seguenti:

• Una copia del modulo di domanda per il Certificato di Idoneità al Soggiorno
• Una fotografia
• Una busta preindirizzata per la risposta

Il modulo di domanda è disponibile sul sito web dell’Agenzia dei Servizi di Immigrazione del Giappone nella sezione “Status of Residence ‘Intra-company Transferee'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html).

Per le aziende delle categorie 3 e 4, oltre ai documenti sopra elencati, sono necessari i seguenti documenti principali:

• Una copia dell’ordine di trasferimento o una notifica delle condizioni di lavoro che chiarisca le attività, il periodo, la posizione e la retribuzione in Giappone
• Documenti che chiariscano la relazione di capitale tra l’azienda di origine e quella di destinazione del trasferimento
• Il curriculum vitae del richiedente
• Un documento rilasciato dal datore di lavoro estero immediatamente prima del trasferimento che attesti le funzioni lavorative, la posizione, la retribuzione e il periodo di impiego
• Documenti che chiariscano le attività aziendali dell’impresa di destinazione (come brochure aziendali, certificati di registrazione, ecc.)
• Una copia dei documenti di bilancio dell’ultimo esercizio finanziario dell’impresa di destinazione

Confronto tra il “Trasferimento Interno Aziendale” e le “Competenze Tecniche, Umanistiche e di Business Internazionale” sotto la Legge Giapponese

Il “Trasferimento Interno Aziendale” e la qualifica di soggiorno generale per professionisti, nota come “Competenze Tecniche, Umanistiche e di Business Internazionale”, si sovrappongono nelle attività lavorative che possono essere svolte, ma presentano differenze cruciali nei requisiti. In particolare, la presenza o l’assenza di requisiti di istruzione è significativa. Per ottenere la qualifica di “Competenze Tecniche, Umanistiche e di Business Internazionale”, è generalmente necessario un titolo di studio universitario o più di dieci anni di esperienza lavorativa. Tuttavia, per il “Trasferimento Interno Aziendale”, non sono richiesti tali livelli di istruzione o lunga esperienza lavorativa. Invece, è richiesta un’esperienza lavorativa di almeno un anno presso l’azienda di provenienza.

Questa struttura del sistema può essere uno strumento strategico per le aziende globali per posizionare flessibilmente i propri dipendenti chiave, che pur non avendo titoli di studio, hanno accumulato tecnologie e know-how specifici dell’azienda attraverso anni di servizio. In altre parole, il governo giapponese, stabilendo il requisito di un anno di servizio continuativo, verifica che il richiedente sia un membro indispensabile per il gruppo aziendale e, in cambio, esenta dal requisito di istruzione. Pertanto, le aziende devono scegliere strategicamente quale qualifica di soggiorno sia più adatta in base all’istruzione e alla carriera professionale del talento che desiderano assumere.

Punti di attenzione nell’accoglienza di stranieri come dipendenti a tempo determinato in Giappone

L’adozione di servizi di personale a tempo determinato straniero può offrire alle aziende una flessibilità nella gestione del personale, ma comporta anche specifici rischi legali. In questa modalità, si stabilisce una relazione tripartita tra il lavoratore straniero, l’azienda di origine (la società di personale a tempo determinato) e l’azienda ospitante (la società che effettivamente dirige il lavoro). Legalmente, il datore di lavoro del lavoratore straniero è l’azienda di origine, che si assume la responsabilità dell’applicazione e della gestione dello status di residenza e del pagamento dello stipendio. Tuttavia, anche l’azienda ospitante non può sottrarsi alle responsabilità previste dalla legge giapponese sull’immigrazione.

Obblighi di verifica imposti all’azienda ospitante e il rischio del reato di favoreggiamento del lavoro illegale

Per l’azienda ospitante, l’obbligo legale più importante è verificare che il lavoratore straniero accettato abbia uno status di residenza valido che gli permetta di svolgere il lavoro previsto dall’azienda. Anche se l’azienda di origine assicura che “le procedure sono a posto”, fidarsi ciecamente di tale affermazione è estremamente pericoloso.

L’articolo 73-2 della legge giapponese sull’immigrazione stabilisce il “reato di favoreggiamento del lavoro illegale”. Questo reato non riguarda solo chi impiega lavoratori illegali, ma anche chi “pone sotto il proprio controllo” lavoratori che svolgono attività lavorative illegali. Nell’ambito di un contratto di lavoro temporaneo, poiché il lavoratore straniero opera sotto la direzione dell’azienda ospitante, quest’ultima può essere considerata come “che pone sotto il proprio controllo” e quindi può diventare soggetto al reato di favoreggiamento del lavoro illegale. Se il lavoratore temporaneo non possiede uno status di residenza valido o svolge attività lavorative al di fuori di quelle permesse, l’azienda ospitante non può semplicemente affermare “non lo sapevo” e potrebbe essere soggetta a sanzioni penali.

Per evitare questo rischio, l’azienda ospitante deve adottare le seguenti misure:

In primo luogo, prima di stipulare un contratto di lavoro temporaneo e prima che il lavoratore straniero inizi il lavoro, è necessario verificare sempre l’originale della carta di residenza e conservarne una copia. La carta di residenza indica il tipo di “status di residenza”, la data di scadenza del “periodo di residenza” e la presenza o meno di “restrizioni al lavoro”.

In secondo luogo, è essenziale verificare rigorosamente che il lavoro assegnato rientri nelle attività permesse dallo status di residenza del lavoratore straniero. Ad esempio, se si accetta un ingegnere IT con lo status di residenza “Tecnologia, Conoscenze Umanistiche, Attività Internazionali”, non è possibile farlo lavorare in una linea di montaggio in fabbrica o come addetto alle vendite in un negozio. Tale incongruenza tra il contenuto del lavoro e lo status di residenza costituisce lavoro illegale. L’azienda ospitante deve specificare chiaramente il contenuto del lavoro previsto nel contratto di lavoro temporaneo stipulato con l’azienda di origine e confermare reciprocamente che tale lavoro rientri nelle attività permesse dallo status di residenza.

Inoltre, in base alla legge giapponese sul lavoro temporaneo, l’azienda ospitante ha anche una certa responsabilità per la gestione della sicurezza e della salute dei lavoratori temporanei e altre responsabilità previste dalle leggi sul lavoro. Inoltre, le linee guida stabilite dal Ministero della Salute, del Lavoro e del Welfare del Giappone per il miglioramento della gestione dell’impiego dei lavoratori stranieri vietano il trattamento discriminatorio basato sulla nazionalità e richiedono la garanzia di condizioni di lavoro adeguate, e si presume che queste linee guida si applichino anche alle aziende ospitanti. L’azienda ospitante deve essere consapevole non solo della responsabilità di verifica dello status di residenza prevista dalla legge sull’immigrazione, ma anche delle responsabilità previste dalle leggi sul lavoro e deve organizzare un sistema di conformità adeguato.

Riassunto

Il processo di assunzione di dipendenti stranieri in Giappone varia notevolmente a seconda del tipo di contratto di lavoro, con specifiche normative e procedure da seguire. Per invitare un dirigente, è necessario ottenere lo status di residenza “Gestione & Amministrazione”, e la fattibilità del piano aziendale e la stabilità della base operativa sono rigorosamente valutate. Nel caso di trasferimenti di personale da società affiliate estere, lo status di residenza “Trasferimento intra-aziendale” è più appropriato, e mentre i requisiti di istruzione possono essere esentati, l’esperienza lavorativa presso la società di origine è particolarmente importante. Inoltre, quando si accettano dipendenti tramite agenzie di lavoro temporaneo, non solo l’agenzia di lavoro temporaneo, che è il datore di lavoro, ma anche l’azienda ospitante, rischiano di incorrere nel reato di promozione del lavoro illegale, pertanto hanno l’obbligo rigoroso di verificare autonomamente la compatibilità dello status di residenza con le attività lavorative. Queste procedure richiedono conoscenze specialistiche, quindi procedere con cautela basandosi su consulenze legali appropriate è la chiave per garantire la conformità e realizzare un’assunzione di personale senza intoppi.

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