L'aumento rapido delle firme elettroniche e dei contratti elettronici durante la pandemia di Corona: Spiegazione della loro validità

Con l’espansione del telelavoro a seguito della crisi del Coronavirus, i contratti elettronici stanno aumentando. Con i contratti elettronici, non c’è bisogno di passare attraverso il fastidio di firmare e timbrare i documenti ricevuti per posta e poi rispedirli. Basta controllare il contenuto su un computer o un dispositivo simile e firmarlo, risparmiando così molto tempo e fatica.

In questo articolo, discuteremo l’efficacia delle firme elettroniche e dei contratti elettronici.

Contratto e Documento di Contratto

Un’azione che genera una relazione legale di diritti e doveri attraverso l’accordo tra le parti è chiamata “contratto”. Se i diritti e i doveri sorgono attraverso l’accordo, a cosa serve un “documento di contratto”?

Il Codice Civile Giapponese e i Contratti

Un contratto scritto non è un requisito essenziale per la formazione di un contratto. Un contratto può essere concluso verbalmente e una promessa verbale può costituire un contratto. Tuttavia, se si verifica una controversia riguardante un contratto, è necessario fornire una prova di tale contratto, e un contratto verbale non avrà alcuna prova. Per prepararsi a tali situazioni, è necessario un contratto scritto come prova in caso di controversia.

Tuttavia, ciò che può essere presentato come prova di un contratto in un processo civile non è limitato ai contratti scritti su carta. Anche i dati video registrati su videocassette o i dati elettronici salvati su dischi magnetici possono essere presentati come prove.

Per quanto riguarda i contratti, il Codice Civile Giapponese prevede:

Articolo 522 del Codice Civile Giapponese (Formazione e forma del contratto)

Un contratto è concluso quando l’altra parte accetta l’offerta che indica il contenuto del contratto (di seguito denominata “offerta”).

2. La formazione di un contratto non richiede la creazione di un documento scritto o qualsiasi altra forma, a meno che non sia previsto diversamente dalla legge.

Questo stabilisce che un contratto è concluso quando le intenzioni delle parti coincidono, e il paragrafo 2 afferma che la creazione di un documento scritto non è obbligatoria per la formazione di un contratto, e la forma può essere liberamente determinata. Pertanto, oggi, quasi tutti i contratti possono essere digitalizzati senza problemi.

Tuttavia, come indicato nel paragrafo 2, “a meno che non sia previsto diversamente dalla legge”, ci sono casi in cui la legge richiede un documento scritto, e in questi casi, la creazione di un documento scritto su carta è generalmente un requisito per la formazione del contratto.

Ad esempio, i contratti di garanzia e i contratti di locazione a termine sotto la legge giapponese sulla locazione di terreni e case non sono riconosciuti come validi a meno che non siano fatti per iscritto. Tuttavia, per quanto riguarda i contratti di garanzia, l’articolo 446, paragrafo 2, del Codice Civile Giapponese afferma che “un contratto di garanzia non ha effetto a meno che non sia fatto per iscritto”, ma il paragrafo 3 afferma che “quando è fatto tramite un record elettromagnetico, il contratto di garanzia è considerato come fatto per iscritto e si applica la disposizione del paragrafo precedente”, quindi un contratto elettronico è valido.

D’altra parte, i contratti di donazione possono essere conclusi verbalmente, ma se non sono fatti per iscritto, le parti possono rescindere il contratto. Nei contratti di garanzia, la forma scritta è obbligatoria, quindi potrebbe essere possibile rescindere un contratto di garanzia concluso tramite un contratto elettronico.

Inoltre, per quanto riguarda il diritto di recesso nei casi di vendita porta a porta, l’operatore commerciale ha l’obbligo di fornire un documento scritto che chiarisca il contenuto del contratto, e se non viene fornito un documento scritto, il periodo di recesso non inizia. Anche i consumatori devono esercitare il diritto di recesso per iscritto.

Il Codice di Procedura Civile Giapponese e i Contratti

Secondo l’articolo 522, paragrafo 2, del Codice Civile Giapponese, un contratto può essere valido anche senza un documento scritto, a meno che non ci siano disposizioni speciali. Tuttavia, la validità di un contratto e la sua accettazione come prova in tribunale sono due questioni separate. Quando sorge una controversia riguardo a un contratto, è necessario determinare la sua validità attraverso le prove.

Ma, un contratto digitalizzato è valido in tribunale? Nel Codice di Procedura Civile Giapponese, riguardo alla presentazione di prove documentali, si afferma:

Articolo 228 del Codice di Procedura Civile Giapponese (Formazione di documenti)

Un documento deve dimostrare la sua autenticità.

(Omissione)

4. Si presume che un documento privato sia autentico se è firmato o timbrato dal soggetto o dal suo rappresentante.

L’articolo 228 del Codice di Procedura Civile Giapponese stabilisce che un documento non può essere accettato come prova a meno che non dimostri la sua autenticità. Tuttavia, nella pratica, può essere difficile dimostrare l’autenticità. Ad esempio, anche per un documento di prestito, è necessario chiarire chi l’ha scritto e chi l’ha creato, ma questa prova può essere difficile.

Quindi, il paragrafo 4 dello stesso articolo prevede una “presunzione” che un documento privato non ufficiale sia considerato autentico se è firmato o timbrato dal soggetto o dal suo rappresentante. In altre parole, la “firma o il timbro” sono i requisiti presunti per la “formazione autentica” di un documento.

Tuttavia, non è sufficiente avere un timbro per essere considerato autentico, è necessario dimostrare che appartiene al soggetto. Se si tratta di un timbro ufficiale, si può dimostrare che appartiene al soggetto allegando un certificato di timbro, ma se si utilizza un timbro semplice, può essere difficile dimostrare che appartiene al soggetto.

Nel caso di documenti elettronici, l’articolo 231 del Codice di Procedura Civile Giapponese prevede l’applicazione a “oggetti equivalenti a documenti”, affermando che “le disposizioni di questa sezione si applicano anche a oggetti non documentali creati per rappresentare informazioni, come disegni, fotografie, nastri audio, nastri video e altri”. Pertanto, anche i documenti elettronici sono trattati come equivalenti ai documenti in base a questa disposizione, e anche le e-mail possono essere accettate come prove in tribunale se la loro affidabilità è alta.

La Legge sulla Firma Elettronica e i Contratti

La “Legge sulla Firma Elettronica (Legge sulla Firma Elettronica e sui Servizi di Autenticazione)” è una legge che definisce e regola l’effetto delle “firme elettroniche” applicate ai documenti elettronici, disciplina le attività di autenticazione e stabilisce la validità legale delle firme elettroniche.

Per quanto riguarda la definizione di firma elettronica,

Articolo 2 della Legge sulla Firma Elettronica

In questa legge, “firma elettronica” si riferisce a una misura applicata alle informazioni che possono essere registrate in un registro elettromagnetico (un registro creato in un modo che non può essere riconosciuto dalla percezione umana, come metodi elettronici o magnetici, e che è utilizzato per l’elaborazione delle informazioni da parte di un computer. Lo stesso vale di seguito.) che soddisfa entrambi i seguenti requisiti.

1 È destinato a indicare che le informazioni sono relative alla creazione da parte della persona che ha preso tale misura.

2 È possibile verificare se le informazioni sono state modificate o meno.

Viene definito come tale.

In sintesi, una “misura applicata alle informazioni che possono essere registrate in un registro elettromagnetico”, che “indica che la persona che ha preso tale misura è l’autore” e che “permette di verificare che le informazioni non siano state modificate”, è una firma elettronica.

Al momento, il meccanismo per realizzare una firma elettronica è una tecnologia di crittografia chiamata crittografia a chiave pubblica. Si crea una coppia di chiavi, una chiave di crittografia e una chiave di decrittografia, e se esiste un testo crittografato che può essere decrittografato con una specifica chiave di decrittografia, si può dimostrare che quel testo crittografato è il risultato della crittografia del testo originale non crittografato con la chiave di crittografia corrispondente alla chiave di decrittografia.

Se si rende pubblica una delle due chiavi, la chiave di decrittografia, attraverso Internet o altri mezzi, e si mantiene segreta la chiave di crittografia, si presume che un testo crittografato che può essere decrittografato con la chiave pubblica sia stato crittografato dal gestore della chiave segreta che forma una coppia con la chiave pubblica. Questo meccanismo, che permette di presumere l’autore del file elettronico e che il file creato non è stato modificato, è la crittografia a chiave pubblica.

Tuttavia, il testo della Legge sulla Firma Elettronica non richiede l’adozione di questo metodo di crittografia a chiave pubblica. Questo è dovuto al fatto che è stata presa in considerazione la possibilità di trattare legalmente come firma elettronica anche nuove tecnologie che potrebbero diventare pratiche con lo sviluppo tecnologico futuro, senza limitarsi alla tecnologia di crittografia a chiave pubblica, perché potrebbe essere trovato un metodo migliore per dimostrare l’identità dell’individuo e l’inalterabilità.

Nella Legge sulla Firma Elettronica, per quanto riguarda i documenti elettronici,

Articolo 3 della Legge sulla Firma Elettronica (Presunzione di autenticità della creazione di un registro elettromagnetico)

Un registro elettromagnetico che è stato creato per rappresentare informazioni (esclusi quelli creati da un funzionario pubblico nell’esercizio delle sue funzioni) è presunto essere autenticamente creato in relazione alle informazioni registrate in tale registro elettromagnetico quando è stata effettuata una firma elettronica da parte dell’individuo (limitata a quelle che possono essere effettuate solo dall’individuo gestendo correttamente i codici e gli oggetti necessari per farlo).

Si afferma che se è stata effettuata una firma elettronica che può essere effettuata solo dall’individuo, si presume che sia stata autenticamente creata.

Se una firma elettronica è stata effettuata dall’individuo può essere dimostrato utilizzando un certificato elettronico. Nel caso di un sigillo, si verifica se l’impronta e il sigillo sono gli stessi utilizzando un certificato di sigillo, ma nel caso di una firma elettronica, si può verificare se è corretta utilizzando un certificato elettronico. Poiché il certificato elettronico contiene la “chiave pubblica”, che è l’informazione per verificare la firma elettronica, si può dimostrare che una firma elettronica che può essere verificata con la chiave pubblica è quella dell’individuo.

Riassunto

Nelle interazioni su Internet e simili, non è necessario incontrarsi di persona, quindi è essenziale verificare se il mittente e il destinatario delle informazioni sono realmente chi dicono di essere e se le informazioni non sono state modificate durante il trasferimento. La firma elettronica esiste come mezzo efficace per questo scopo.

La firma elettronica ha la stessa validità di un timbro. Anche in caso di contratti elettronici, la validità del contratto è riconosciuta e può essere utilizzata come prova in tribunale.

Presentazione delle misure adottate dal nostro studio legale

Lo Studio Legale Monolis è uno studio legale altamente specializzato in IT, in particolare nell’intersezione tra Internet e legge. Si prevede che la necessità di utilizzare contratti elettronici in modo sicuro aumenterà sempre di più in futuro. Nel nostro studio, creiamo e rivediamo contratti per una varietà di casi, dalle aziende quotate nella prima sezione della Borsa di Tokyo (Tokyo Stock Exchange Prime) alle startup. Se avete problemi con i contratti, si prega di fare riferimento all’articolo sottostante.