Decifrare la politica di revisione triennale della Legge sulla Protezione dei Dati Personali: Impatti sulla pratica aziendale e punti chiave di risposta

Il 9 gennaio dell’anno Reiwa 8 (2026), la Commissione per la Protezione delle Informazioni Personali ha reso pubblica la Politica di Revisione del Sistema della Legge sulla Protezione delle Informazioni Personali, nota come revisione triennale. Questa revisione, sotto il sistema giuridico giapponese, mira a promuovere l’utilizzo dei dati nell’era dell’IA, mentre riorganizza le regole e le normative sull’uso inappropriato, introducendo sanzioni pecuniarie. Include anche contenuti che influenzeranno il trattamento dei dati da parte delle aziende.

In questo articolo, spiegheremo i punti chiave della revisione pratica che le aziende in Giappone devono tenere in considerazione.

Contesto e Richieste Istituzionali della Revisione della Legge sulla Protezione dei Dati Personali in Giappone

La revisione della legge è stata formulata tenendo conto di tre principali elementi.

“Revisione Triennale” come Obbligo Legale

In primo luogo, vi è una richiesta istituzionale. Nelle disposizioni aggiuntive della legge modificata nell’era Reiwa 2 (2020), è stato imposto l’obbligo di esaminare lo stato di attuazione della legge ogni tre anni, considerando le tendenze internazionali, i progressi delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, e la creazione di nuove industrie, e di adottare le misure necessarie.

La revisione attuale è stata presentata come conclusione del processo di esame iniziato a novembre dell’era Reiwa 5 (2023) in base a questa disposizione.

Riferimento: Commissione per la Protezione dei Dati Personali｜Revisione Triennale della Legge sulla Protezione dei Dati Personali

Integrazione con la Riforma Digitale del Governo

In secondo luogo, vi è la coerenza con la strategia governativa per l’utilizzo dei dati. Nel giugno dell’era Reiwa 7 (2025), il governo ha approvato in consiglio dei ministri le “Linee Guida Fondamentali per il Sistema di Utilizzo dei Dati”, promuovendo una legislazione trasversale per stabilire un circolo virtuoso tra dati e intelligenza artificiale (AI). In particolare, la rapida diffusione dell’AI e la complessità del trattamento dei dati hanno reso difficile per gli individui comprendere come vengono gestiti i propri dati.

Per affrontare questa sfida, è diventato essenziale creare fiducia affinché le persone possano fornire i propri dati con tranquillità, e si è reso necessario sviluppare un sistema che promuova l’utilizzo dei dati e garantisca l’efficacia delle regole post-utilizzo.

Risposta ai Cambiamenti nell’Ambiente Sociale e Tecnologico

In terzo luogo, vi è il cambiamento dei rischi che circondano i diritti e gli interessi individuali.

Negli ultimi anni, l’uso delle informazioni biometriche, come i dati delle caratteristiche facciali (informazioni che quantificano la forma del viso e la disposizione delle parti per consentire l’identificazione personale), si è diffuso, e sono emerse problematiche riguardanti il trattamento delle informazioni personali dei minori di 16 anni.

Inoltre, non mancano i casi in cui le informazioni personali vengono utilizzate per crimini come truffe speciali o phishing, partendo da “elenchi neri”. Con l’aumento dei casi di esternalizzazione del trattamento dei dati, sono stati segnalati rischi legati a una gestione inadeguata, come l’uso dei dati da parte dei destinatari oltre l’ambito delle loro mansioni.

Questi nuovi rischi hanno evidenziato situazioni in cui il quadro normativo attuale non è sufficiente, portando alla necessità di una revisione.

I Quattro Pilastri della Politica di Revisione della Legge Giapponese sulla Protezione dei Dati Personali

La politica di revisione attuale si articola in quattro pilastri principali. Di seguito, spieghiamo i dettagli di ciascuno.

Promozione dell’Utilizzo Appropriato dei Dati in Giappone

Con questa revisione, si mira a facilitare l’utilizzo dei dati che ha un impatto relativamente minore sui diritti e sugli interessi dell’individuo, rivedendo il modo in cui l’individuo è coinvolto.

In particolare, quando l’uso dei dati è garantito in una forma che non consente l’identificazione di individui specifici, come nella creazione di informazioni statistiche o nello sviluppo di AI, è stato indicato un orientamento verso l’eliminazione della necessità del consenso dell’individuo per la fornitura a terzi di dati personali, a condizione che siano soddisfatti determinati requisiti.

Inoltre, si sta considerando di non richiedere il consenso anche nei casi in cui è evidente, dalla situazione di acquisizione, che non contraddice la volontà dell’individuo (ad esempio, la fornitura di informazioni di prenotazione alberghiera alla struttura ricettiva o la condivisione di informazioni durante trasferimenti internazionali di denaro).

Inoltre, per quanto riguarda le eccezioni relative alla protezione della vita, del corpo e della proprietà o al miglioramento della salute pubblica, si sta riorganizzando in direzione di un allentamento del requisito attuale di “difficoltà nell’ottenere il consenso”, e si sta considerando una revisione delle eccezioni relative alla ricerca accademica, con l’intento di facilitare la ricerca clinica da parte delle istituzioni mediche.

Disciplina Adeguata alla Gestione del Rischio in Giappone

È considerato un punto cruciale l’adeguamento della disciplina in risposta ai cambiamenti nelle modalità di gestione.

In primo luogo, per quanto riguarda la disciplina relativa ai minori, si sta valutando l’istituzione di un sistema che richieda, in linea di principio, il coinvolgimento del rappresentante legale quando si acquisiscono informazioni personali da minori di 16 anni. Inoltre, è stata proposta l’introduzione di una norma che imponga di considerare “il miglior interesse del minore” nel trattamento delle informazioni personali dei minori.

Successivamente, per quanto concerne la disciplina delle informazioni biometriche, come i dati delle caratteristiche facciali che possono identificare continuamente un individuo specifico, si sta considerando il rafforzamento della divulgazione delle finalità d’uso e l’espansione dell’ambito delle richieste di cessazione dell’uso. Inoltre, è in discussione la revisione della fornitura a terzi tramite opt-out.

Inoltre, per quanto riguarda la disciplina degli incarichi, si sta valutando la chiarificazione delle norme per prevenire l’uso al di fuori dell’ambito lavorativo da parte del destinatario dell’incarico. D’altra parte, nel caso in cui si eseguano solo elaborazioni meccaniche basate sulle istruzioni del committente, è stata indicata una direzione verso la razionalizzazione degli obblighi.

Infine, anche per quanto riguarda la gestione di incidenti come le fughe di dati, si sta considerando la progettazione di un sistema che riveda le modalità di notifica e di segnalazione in base al grado di rischio.

Prevenzione dell’Uso Improprio e Altri Abusi

Per quanto riguarda la prevenzione dell’uso improprio e altri abusi, le normative verranno rafforzate per impedire l’uso illecito in attività criminali in Giappone.

Informazioni come numeri di telefono e ID dei cookie, che permettono di contattare specifici individui, saranno soggette a restrizioni anche se non rientrano nella categoria delle informazioni personali. L’uso o l’acquisizione di tali dati per scopi impropri, come il phishing, sarà vietato. Inoltre, sarà obbligatorio verificare l’identità del destinatario e lo scopo dell’uso al momento della fornitura tramite il sistema di opt-out, al fine di ridurre la distribuzione illecita di elenchi.

Assicurare l’Efficacia della Conformità Normativa in Giappone

Assicurare l’efficacia della conformità normativa rappresenta la principale preoccupazione nella recente revisione. I requisiti sono stati rivisti per consentire ordini correttivi rapidi e sono state create disposizioni per richiedere misure a terzi che assistono in violazioni, come i fornitori di servizi di hosting.

Inoltre, è stato introdotto un sistema che ordina il pagamento di sanzioni pecuniarie a operatori che raccolgono grandi quantità di informazioni personali e traggono profitto economico attraverso l’uso o la fornitura illecita di tali dati. Questo sistema si applica principalmente a casi su larga scala in cui il numero di persone coinvolte supera le 1.000, aumentando significativamente il rischio di conformità per le aziende.

Risposte Richieste alle Aziende per la Revisione della Legge Giapponese sulla Protezione dei Dati Personali

Il contenuto della revisione è variegato e le aziende saranno costrette a rivedere radicalmente i loro sistemi di conformità legale. Analizziamo le risposte specifiche richieste.

Ristrutturazione della Gestione dei Fornitori e Revisione dei Contratti

Con questa revisione, anche i fornitori saranno soggetti a obblighi legali diretti. Le aziende devono innanzitutto verificare che i fornitori non utilizzino i dati oltre l’ambito delle attività delegate, specialmente quando si esternalizzano lo sviluppo di AI o l’analisi dei dati. L’uso dei dati per l’apprendimento autonomo da parte dei fornitori potrebbe essere esplicitamente vietato dalla nuova legge giapponese.

Invece, nei casi in cui si esternalizzano solo operazioni “meccaniche” come l’inserimento dati, è necessario preparare una revisione contrattuale per adattarsi al nuovo sistema, concordando completamente le modalità di trattamento e specificando le misure di monitoraggio per ottenere un’esenzione dagli obblighi.

Regole Speciali per Minorenni e Dati Biometrici

Le aziende che offrono servizi a minori di 16 anni devono urgentemente implementare un flusso per la verifica dell’età e un workflow per ottenere il consenso dei rappresentanti legali. Inoltre, poiché è imposto il dovere di considerare il “miglior interesse del minore”, sarà necessario aggiungere spiegazioni chiare per i minori nelle politiche sulla privacy.

Le aziende che utilizzano sistemi di riconoscimento facciale devono prepararsi alla legalizzazione degli obblighi di divulgazione (nome del raccoglitore, scopo specifico dell’uso, dettagli delle caratteristiche fisiche, ecc.) e rivedere i contenuti sui loro siti web e bacheche.

Utilizzo delle Statistiche come “Governance Proattiva”

La revisione promuove anche l’uso dei dati. Si sta considerando un’eccezione che non richiede il consenso dell’interessato per la creazione di statistiche, ampliando le possibilità di utilizzo per analisi avanzate dei dati e sviluppo di AI, a determinate condizioni.

Le aziende devono stabilire regole interne per utilizzare correttamente questa eccezione (divieto di utilizzo per scopi diversi, limitazioni alla fornitura a terzi, procedure di divulgazione adeguate) e creare una base legale per l’innovazione.

Gestione del Rischio di Sanzioni e Ammende

Un punto cruciale della revisione è il rafforzamento del sistema di ammende e sanzioni. In caso di grandi fughe di dati o usi impropri, oltre agli ordini amministrativi, potrebbe essere richiesto il pagamento di ammende equivalenti ai profitti illeciti ottenuti.

Si discute anche il rafforzamento delle sanzioni per le persone giuridiche, rendendo cruciale la costruzione di un sistema di conformità per eliminare l’acquisizione di dati da fornitori di elenchi inappropriati o l’uso di dati che potrebbero portare a utilizzi fraudolenti.

Conclusione: Consultare un Esperto sulla Politica di Revisione della Legge Giapponese sulla Protezione dei Dati Personali

La politica di revisione della Legge Giapponese sulla Protezione dei Dati Personali attuale non rappresenta un semplice cambiamento minore, ma è una misura estremamente efficace per affrontare l’avvento dell’era dell’IA e l’aggravarsi dei crimini informatici.

Il disegno di legge di revisione è previsto per essere presentato alla sessione ordinaria della Dieta nel Reiwa 8 (2026) e, se approvato, si prevede che entri in vigore intorno al Reiwa 9 o 10 (2027 o 2028). Ora che la politica di revisione è stata resa pubblica, è importante riconsiderare il modo in cui la propria azienda gestisce la governance dei dati senza attendere la formalizzazione della legge. In particolare, l’introduzione di un sistema di sanzioni pecuniarie e la rigorosa regolamentazione dei dati dei minori e dei dati biometrici rappresentano sfide direttamente collegate alla gestione aziendale. Si consiglia di monitorare attentamente l’evoluzione della formalizzazione della legge e di collaborare con i vari dipartimenti interni per prepararsi in modo solido.

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