Penjelasan Undang-Undang Mengenai Penyediaan Perlembagaan Syarikat di Jepun

Proses penubuhan syarikat di Jepun bukan sekadar langkah prosedural semata-mata, tetapi pembuatan anggaran dasar merupakan dokumen hukum yang menetapkan organisasi, operasi, dan peraturan asas syarikat, yang juga dikenali sebagai ‘perlembagaan syarikat’. Cara anggaran dasar ini direka dan dibuat akan memberi kesan mendalam terhadap struktur tadbir urus syarikat, proses pengambilan keputusan, dan potensi pertumbuhan masa depan syarikat tersebut. Ketentuan dalam anggaran dasar mempunyai kekuatan mengikat yang kuat terhadap pemegang saham, pengarah, dan syarikat itu sendiri secara hukum, dan pembuatannya memerlukan pematuhan kepada peraturan ketat yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun. Artikel ini akan menjelaskan secara terperinci mengenai struktur asas anggaran dasar di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun, termasuk perkara-perkara yang wajib dicatat, perkara-perkara yang perlu dicatat untuk memberikan efek tertentu, dan perkara-perkara yang boleh dicatat secara sukarela untuk mencerminkan individualiti syarikat. Khususnya, kami akan memberi tumpuan kepada isu-isu penting yang berkaitan dengan pengurusan syarikat seperti interpretasi ‘tujuan’ yang menentukan skop aktiviti perniagaan syarikat dan ‘sumbangan bukan wang’ yang merupakan peraturan kompleks mengenai sumbangan dalam bentuk harta bukan tunai. Akhirnya, kami juga akan membincangkan secara terperinci mengenai prosedur pengesahan yang penting untuk memastikan anggaran dasar yang dibuat mempunyai kekuatan hukum, sehingga memberikan pengetahuan hukum yang komprehensif untuk membina asas penubuhan syarikat.

Struktur Asas Perlembagaan Syarikat: Tiga Jenis Perkara yang Perlu Dicatat

Undang-undang syarikat di Jepun mengklasifikasikan perkara yang perlu dicatat dalam perlembagaan syarikat ke dalam tiga kategori berdasarkan sifat legalnya, iaitu ‘Perkara Wajib Dicatat’, ‘Perkara Relatif Dicatat’, dan ‘Perkara Pilihan Dicatat’. Struktur tiga lapisan ini mencerminkan niat perundangan untuk memastikan kerangka hukum minimum yang berlaku bagi semua syarikat sambil memberikan fleksibilitas kepada setiap syarikat untuk merancang tata kelola mereka sesuai dengan situasi sebenar mereka.

Perkara Wajib Dicatat adalah, seperti namanya, perkara yang mesti dicatat dalam perlembagaan syarikat. Jika salah satu dari perkara ini tidak dicatat atau isi kandungannya tidak sah secara hukum, maka seluruh perlembagaan akan menjadi tidak sah, dan pendirian syarikat itu sendiri tidak akan diakui. Ini kerana ia mengandungi maklumat penting yang tidak boleh diabaikan seperti nama dagang syarikat, tujuan, dan lokasi kantor pusat, yang diperlukan untuk menentukan identitas dasar syarikat dan memastikan keamanan transaksi.

Seterusnya, Perkara Relatif Dicatat tidak mempengaruhi keabsahan perlembagaan syarikat jika tidak dicatat. Namun, jika syarikat ingin menetapkan peraturan mengenai perkara ini, mereka harus mencatatnya dalam perlembagaan untuk memberikan kekuatan hukum. Contohnya termasuk peraturan yang membatasi pemindahan saham atau ketentuan untuk mendirikan dewan direksi. Ini seringkali berbeda dari aturan prinsip yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun, sehingga dengan mencatatnya dalam perlembagaan, yang merupakan norma tertinggi syarikat, kekuatan hukumnya menjadi jelas dan mengikat semua pemegang saham dan pihak berkepentingan.

Akhirnya, Perkara Pilihan Dicatat adalah perkara yang tidak termasuk dalam dua kategori di atas dan, selama tidak bertentangan dengan Undang-Undang Syarikat Jepun, undang-undang yang bersifat memaksa, atau tata susila umum, syarikat bebas untuk menentukannya. Contoh perkara ini termasuk penetapan tahun fiskal dan waktu pemanggilan rapat umum pemegang saham biasa. Meskipun perkara ini dapat ditetapkan dalam peraturan internal syarikat selain perlembagaan, dengan mencatatnya dalam perlembagaan, pentingnya peraturan tersebut meningkat dan perubahannya memerlukan prosedur ketat seperti resolusi khusus rapat umum pemegang saham, yang berdampak pada stabilitas pengelolaan syarikat. Oleh itu, keputusan strategis tentang perkara mana yang akan dimasukkan dalam kategori mana dalam perlembagaan adalah penting dalam merencanakan operasi masa depan syarikat.

Perkara-perkara Mutlak yang Menjadi Inti Syarikat

Perkara-perkara mutlak merupakan informasi yang paling penting yang membentuk asas personaliti undang-undang sebuah syarikat. Artikel 27 Akta Syarikat Jepun (Japan Companies Act) menetapkan lima perkara yang mesti dicatat dalam perlembagaan syarikat saham, seperti berikut:

1. Tujuan
2. Nama perdagangan
3. Lokasi pejabat utama
4. Nilai harta yang disumbangkan semasa penubuhan atau jumlah minimumnya
5. Nama atau nama syarikat dan alamat pengasas

Di antara ini, pencatatan ‘tujuan’ adalah sangat penting kerana ia secara legal menentukan lingkup aktiviti syarikat. Tujuan syarikat harus memiliki keabsahan, keuntungan, dan kejelasan. Namun, terdapat perbezaan yang perlu diperhatikan antara interpretasi ‘lingkup tujuan’ dalam teori undang-undang dan keperluan praktikal.

Mahkamah Agung Jepun telah konsisten menunjukkan pendirian bahawa kapasiti hak syarikat terbatas pada tujuan yang ditetapkan dalam perlembagaan, seperti yang dinyatakan dalam keputusan yang dikenali sebagai kes Yawata Iron & Steel (Keputusan Mahkamah Agung Jepun, 24 Jun 1970). Menurut keputusan mahkamah, tindakan syarikat tidak hanya terbatas pada tujuan yang dinyatakan dalam perlembagaan, tetapi juga meliputi ‘segala tindakan yang secara langsung atau tidak langsung diperlukan’ untuk mencapai tujuan tersebut. Interpretasi ini bertujuan untuk melindungi pihak ketiga yang bertransaksi dengan syarikat dan untuk memastikan keselamatan transaksi. Jika tindakan syarikat dibatasi secara ketat dalam lingkup tujuan, maka pihak lawan transaksi akan terbeban dengan tugas untuk selalu memeriksa apakah transaksi tersebut berada dalam lingkup perlembagaan syarikat lawan, yang dapat menghambat aktiviti ekonomi yang lancar.

Namun, interpretasi hukum yang luas ini tidak selalu berlaku dalam setiap aspek praktikal. Misalnya, ketika menerima pinjaman dari institusi keuangan, jika bisnis yang menjadi subjek pinjaman tidak dicatat dalam tujuan perlembagaan, proses penilaian mungkin menjadi rumit. Selain itu, dalam industri seperti konstruksi atau penempatan tenaga kerja, di mana izin dari pemerintah diperlukan untuk menjalankan bisnis tertentu, pencatatan isi bisnis dalam tujuan perlembagaan menjadi syarat prasyarat untuk mendapatkan izin tersebut. Dalam pemeriksaan pajak juga, terdapat kemungkinan timbulnya keraguan apakah biaya yang timbul dari bisnis yang tidak tercatat dalam perlembagaan dapat diakui sebagai biaya syarikat.

Oleh itu, walaupun secara hukum lingkup aktiviti syarikat diakui secara luas, untuk menghindari hambatan dalam praktik dan memastikan operasi bisnis yang lancar, adalah strategi yang bijaksana untuk mencatatkan tidak hanya bisnis yang sedang dijalankan tetapi juga bisnis yang mungkin dikembangkan di masa depan dalam tujuan perlembagaan secara spesifik dan menyeluruh sejauh mungkin.

Kriteria Kekuatan Hukum bagi Perkara yang Perlu Dinyatakan Secara Relatif

Perkara yang perlu dinyatakan secara relatif adalah isu yang memerlukan pencatatan dalam anggaran dasar sebagai syarat untuk keberlakuan hukumnya, menghormati otonomi syarikat sambil mempertimbangkan kesan yang mungkin signifikan terhadap pemegang saham, kreditur, dan pihak berkepentingan lainnya. Jika perkara tersebut tidak dicatat dalam anggaran dasar, maka walaupun telah diputuskan dalam mesyuarat agung pemegang saham, perkara tersebut akan menjadi tidak sah secara hukum.

Contoh umum dari perkara yang perlu dinyatakan secara relatif termasuklah peraturan mengenai pembatasan pemindahan saham, penubuhan lembaga direktur atau auditor, dan penunjukan pengurus daftar pemegang saham. Peraturan ini memungkinkan syarikat untuk menambahkan susunan khusus mereka sendiri sebagai pengganti dari aturan seragam yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun, namun mengingat pentingnya, pencatatan dalam anggaran dasar yang merupakan peraturan dasar diperlukan.

Di antara perkara yang perlu dinyatakan secara relatif, yang tertakluk kepada disiplin yang paling ketat adalah ‘perkara pendirian yang tidak konvensional’ yang ditetapkan dalam Pasal 28 Undang-Undang Syarikat Jepun. Istilah ini merujuk kepada perkara yang berkaitan dengan pendirian yang ‘tidak standar’ berbanding dengan pendirian melalui sumbangan modal wang. Perkara pendirian yang tidak konvensional termasuk empat perkara berikut:

• Sumbangan modal bukan wang: Sumbangan modal dengan harta selain wang.
• Penerimaan harta: Kontrak yang menjanjikan pengalihan harta tertentu kepada pengasas syarikat setelah pembentukannya.
• Imbalan pengasas dan keuntungan khusus lainnya: Keuntungan harta yang diterima oleh pengasas sebagai penghargaan atas jasa mereka dalam pendirian syarikat.
• Biaya yang ditanggung oleh syarikat berkaitan dengan pendirian.

Yang menjadi kesamaan di antara perkara-perkara ini adalah risiko kerugian pada asas keuangan syarikat yang dapat terjadi pada tahap awal pendirian syarikat, di mana belum ada lembaga pengambilan keputusan yang mandiri. Sebagai contoh, jika aset yang bernilai rendah dinilai terlalu tinggi sebagai sumbangan modal bukan wang, atau pengasas menerima imbalan yang tidak wajar tinggi, maka modal syarikat yang baru didirikan akan menjadi nominal dan tidak disertai dengan nilai yang sebenarnya, sehingga dapat menciptakan ‘syarikat kosong’ yang tidak memiliki substansi.

Untuk mencegah situasi seperti ini dan memastikan asas keuangan syarikat terjaga, prinsip ‘pemenuhan modal’ harus ditegakkan. Oleh karena itu, Undang-Undang Syarikat Jepun menuntut pencatatan perkara pendirian yang tidak konvensional dalam anggaran dasar dan, sebagai prinsip umum, mewajibkan pemeriksaan oleh inspektur yang ditunjuk oleh pengadilan, sehingga menetapkan fungsi pemeriksaan berlapis.

Inti Penubuhan Syarikat dengan Penyertaan Harta: Penyertaan Harta dan Peraturan Hukumnya di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Dalam isu penubuhan syarikat yang tidak konvensional, penyertaan harta merupakan salah satu kaedah yang paling kerap digunakan dan diatur dengan peraturan yang paling terperinci. Penyertaan harta merujuk kepada sistem di mana, sebagai ganti wang tunai, aset seperti hartanah, kenderaan, atau hak kekayaan intelek diserahkan sebagai modal syarikat, dan sebagai balasannya, pihak yang menyertai harta tersebut menerima saham. Kelebihan sistem ini adalah bahawa ia membolehkan penggunaan aset yang dimiliki untuk meningkatkan modal syarikat walaupun jika dana tunai terhad adalah terbatas.

Namun, untuk memastikan objektiviti penilaian dan mengelakkan peningkatan nilai modal yang tidak wajar, Undang-Undang Syarikat Jepun mengenakan peraturan ketat terhadap penyertaan harta. Peraturan ini berdasarkan prinsip asas ‘peningkatan modal’, yang bertujuan untuk memastikan asas kewangan syarikat dan melindungi pemiutang.

Pertama, apabila melakukan penyertaan harta, perlu mencatatkan butiran terperinci dalam perlembagaan syarikat mengikut Artikel 28(1) Undang-Undang Syarikat Jepun. Ini termasuk nama pihak yang menyertai harta, aset yang disertakan dan nilainya, serta jumlah saham yang akan diberikan kepada pihak tersebut.

Kedua, sebagai prinsip umum, selepas pengesahan perlembagaan, perlu mengajukan permohonan kepada mahkamah untuk melantik seorang pemeriksa yang akan menilai nilai aset tersebut (Artikel 33 Undang-Undang Syarikat Jepun). Prosedur ini memerlukan masa dan kos, sehingga menjadi beban dalam praktik.

Oleh itu, Undang-Undang Syarikat Jepun menyediakan pengecualian di mana pemeriksaan ketat oleh pemeriksa tidak diperlukan. Dalam praktik, kebanyakan penyertaan harta dilakukan dengan menggunakan pengecualian ini. Pengecualian diberikan terutamanya dalam tiga situasi berikut:

• Jika jumlah nilai aset yang disertakan dalam perlembagaan adalah kurang dari 5 juta yen.
• Jika aset yang disertakan adalah sekuriti dengan harga pasaran dan nilai yang dicatat dalam perlembagaan tidak melebihi harga pasaran tersebut.
• Jika nilai yang dicatat dalam perlembagaan adalah munasabah dan telah disahkan oleh pakar seperti peguam, akauntan bertauliah, atau penasihat cukai (bagi harta tanah, penilaian oleh penilai hartanah juga diperlukan).

Ketiga, Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan sistem tanggungjawab retrospektif. Artikel 52 Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan bahawa jika nilai sebenar aset penyertaan harta pada masa penubuhan syarikat adalah ‘jauh lebih rendah’ daripada nilai yang dicatat dalam perlembagaan, pengasas dan pengarah pada masa penubuhan syarikat akan bertanggungjawab secara bersama untuk membayar jumlah yang kurang kepada syarikat (tanggungjawab penyelesaian nilai). Tanggungjawab ini adalah tanggungjawab tanpa kesalahan dan sangat berat. Pakar yang memberikan bukti nilai juga akan bertanggungjawab secara bersama jika mereka tidak dapat membuktikan bahawa mereka tidak cuai. Keputusan Mahkamah Tinggi Osaka pada 19 Februari 2016 (2016) adalah kes di mana tanggungjawab peguam yang memberikan bukti nilai aset penyertaan harta dipertikaikan, dan ini merupakan contoh yang menunjukkan beban tanggungjawab yang dipikul oleh pakar.

Dengan demikian, Undang-Undang Syarikat Jepun melalui tiga lapisan peraturan – pencatatan dalam perlembagaan, pemeriksaan sebelumnya, dan tanggungjawab retrospektif – mencegah penyalahgunaan penyertaan harta dan secara substantif memastikan prinsip peningkatan modal.

Perkara-perkara Sukarela yang Mencerminkan Personaliti Syarikat

Perkara-perkara sukarela adalah aturan yang boleh dimasukkan ke dalam perlembagaan syarikat secara sukarela, selain daripada perkara-perkara mutlak dan relatif, untuk memperlancar pengurusan syarikat. Perkara-perkara ini tidak menjadi tidak sah secara undang-undang jika tidak dicatatkan dalam perlembagaan dan boleh ditetapkan dalam peraturan-peraturan bawahan seperti peraturan lembaga pengarah. Namun, ada makna penting dalam mencatatkan perkara-perkara ini dalam perlembagaan syarikat, yang merupakan peraturan tertinggi syarikat.

Untuk mengubah perkara yang dicatatkan dalam perlembagaan, prinsipnya memerlukan resolusi khas mesyuarat agung pemegang saham, iaitu kehadiran pemegang saham yang memiliki lebih daripada separuh daripada hak undi dan persetujuan sekurang-kurangnya dua pertiga daripada hak undi yang hadir. Ini adalah syarat yang jauh lebih ketat berbanding dengan peraturan dalaman syarikat yang boleh diubah dengan mudah melalui keputusan lembaga pengarah.

Oleh itu, keputusan tentang perkara mana yang hendak dimasukkan sebagai perkara sukarela dalam perlembagaan adalah keputusan strategik yang mempertimbangkan keseimbangan antara ‘fleksibiliti’ dan ‘kestabilan’ pengurusan. Contohnya, perkara-perkara berikut adalah umumnya ditetapkan sebagai perkara sukarela:

• Waktu pemanggilan mesyuarat agung pemegang saham biasa
• Bilangan pengarah dan auditor
• Kaedah penentuan gaji pegawai
• Tahun fiskal syarikat

Khususnya, dalam usaha sama yang mempunyai beberapa pemegang saham atau syarikat yang menerima pelaburan dari pelabur luar, ‘memperkukuhkan’ peraturan pengurusan tertentu sebagai perkara sukarela dalam perlembagaan adalah cara yang efektif untuk melindungi hak pemegang saham minoriti dan memastikan pematuhan terhadap perjanjian antara pengasas. Sebagai contoh, dengan menetapkan bilangan pengarah secara spesifik dalam perlembagaan, dapat mencegah pemegang saham majoriti dari mengubah komposisi pengarah secara sepihak. Dengan cara ini, perkara-perkara sukarela berfungsi sebagai alat tadbir urus untuk mencerminkan personaliti syarikat dan dinamika antara pemangku kepentingan, serta mencegah konflik di masa depan.

Langkah Akhir dalam Penyusunan Anggaran Dasar: Prosedur Pengesahan

Dalam pendirian sebuah perseroan terbatas di Jepun, anggaran dasar yang disusun oleh para pendiri (anggaran dasar asli) harus mendapatkan pengesahan dari notaris sebagaimana diatur dalam Pasal 30 Ayat 1 Undang-Undang Perseroan Jepun. Prosedur pengesahan ini merupakan proses penting yang memastikan kejelasan anggaran dasar untuk mencegah sengketa di kemudian hari dan secara resmi membuktikan bahwa anggaran dasar telah disusun melalui prosedur yang sah.

Ada dua metode pengesahan: pengesahan tradisional ‘melalui dokumen tertulis’ dan pengesahan modern ‘melalui anggaran dasar elektronik’. Perbedaan utama antara keduanya terletak pada biaya, khususnya keberadaan atau ketiadaan pajak meterai. Anggaran dasar yang disusun secara tertulis dikenakan pajak meterai sebesar 40,000 yen sesuai dengan Undang-Undang Pajak Meterai Jepun karena termasuk dalam dokumen yang dikenai pajak. Sebaliknya, anggaran dasar elektronik yang merupakan data elektronik dan tidak dianggap sebagai ‘dokumen’ tidak dikenakan pajak meterai ini.

Namun, untuk menyusun dan mendapatkan pengesahan anggaran dasar elektronik, diperlukan perangkat khusus seperti perangkat lunak untuk tanda tangan elektronik, pembaca penulis kartu IC, serta sertifikat elektronik yang tersimpan dalam kartu My Number. Jika Anda menyiapkan lingkungan ini sendiri dari awal, investasi awal mungkin melebihi penghematan pajak meterai. Oleh karena itu, terutama dalam kasus pendirian perusahaan yang hanya dilakukan sekali, meminta bantuan dari para profesional seperti juru tulis hukum atau pengacara yang sudah memiliki lingkungan pengesahan elektronik seringkali menjadi pilihan yang paling efisien dari segi biaya dan waktu.

Tabel berikut ini merangkum perbedaan utama antara pengesahan dokumen tertulis dan pengesahan elektronik.

Seperti yang ditunjukkan oleh tabel ini, pengesahan elektronik memiliki keunggulan yang jelas karena tidak memerlukan pajak meterai, namun untuk menikmati keuntungan tersebut, persiapan teknis diperlukan. Memilih metode yang paling sesuai dengan situasi perusahaan Anda adalah penting.

Kesimpulan

Seperti yang terperinci dalam artikel ini, anggaran dasar bukan sekadar dokumen pendirian biasa, tetapi merupakan dokumen paling penting yang menetapkan identitas hukum, tata kelola, dan inti dari operasi bisnis sebuah perusahaan. Di atas kerangka kerja wajib yang disebut sebagai ‘perkara mutlak’, anggaran dasar disusun dengan ‘perkara relatif’ untuk merancang struktur organisasi strategis perusahaan, dan dengan ‘perkara opsional’ untuk menyelipkan aturan operasi yang unik, sehingga menciptakan ‘konstitusi’ yang disesuaikan untuk setiap perusahaan. Khususnya, keseimbangan antara interpretasi hukum dan kebutuhan praktis dalam penulisan ‘tujuan’ yang menentukan lingkup bisnis perusahaan, serta aturan kompleks yang berkaitan dengan ‘suntikan modal dalam bentuk barang’ untuk mewujudkan prinsip modal yang memadai, adalah sesuatu yang sulit untuk ditangani tanpa pengetahuan khusus. Memahami ketentuan-ketentuan ini dengan tepat dan mencerminkannya dalam anggaran dasar adalah penting untuk meminimalkan risiko hukum di masa depan dan membangun fondasi yang kuat untuk pertumbuhan berkelanjutan.

Firma hukum Monolith kami memiliki rekam jejak yang luas dalam memberikan layanan terkait tema ini kepada banyak klien di dalam negeri Jepang. Selain memiliki pengacara bilingual dengan kualifikasi hukum Jepang, firma kami juga memiliki beberapa anggota yang merupakan penutur bahasa Inggris dengan kualifikasi hukum dari negara lain, memungkinkan kami untuk menyediakan dukungan hukum yang detail dan disesuaikan dengan kebutuhan unik Anda dalam lingkungan bisnis internasional. Kami menawarkan solusi optimal yang didasarkan pada keahlian khusus kami di setiap tahap, mulai dari pembuatan anggaran dasar, pengesahan, hingga pembangunan struktur tata kelola setelah pendirian perusahaan.