Poin Penting dalam Pembuatan Anggaran Dasar Saat Warga Asing Mendirikan Perusahaan Saham di Jepun

Menubuhkan syarikat berhad (kabushiki kaisha) di bawah sistem perundangan Jepun adalah langkah penting bagi ramai usahawan dan pelabur asing untuk memasuki pasaran Jepun. Dalam proses ini, perlembagaan syarikat merupakan dokumen undang-undang yang paling penting yang membentuk asas syarikat, dan pembuatannya memerlukan pemahaman mendalam dan penulisan yang tepat mengenai Undang-Undang Syarikat Jepun. Walaupun prosedur penubuhan syarikat itu sendiri melibatkan banyak aspek, artikel ini akan memberi tumpuan kepada pembuatan dan pengesahan perlembagaan syarikat, yang merupakan elemen utama dalam proses tersebut.

Apabila orang asing menubuhkan syarikat di Jepun, halangan bahasa, amalan perniagaan Jepun, dan prosedur undang-undang yang kompleks boleh menjadi cabaran yang besar. Pembuatan perlembagaan bukan sahaja memenuhi keperluan formal, tetapi juga menetapkan perkara penting yang pelbagai seperti objektif perniagaan syarikat, struktur organisasi, dan pengendalian saham untuk operasi masa depan. Kekurangan dalam dokumen ini boleh menyebabkan penubuhan syarikat menjadi tidak sah atau mungkin menimbulkan masalah undang-undang yang tidak dijangka di masa depan. Oleh itu, sangat penting untuk memastikan ketepatan undang-undang dan mencipta perlembagaan yang sepenuhnya mematuhi peraturan undang-undang Jepun.

Firma guaman Monolith mempunyai rekod prestasi yang luas dalam perkhidmatan undang-undang korporat yang khusus dalam bidang IT dan Internet, dan menyokong perusahaan asing untuk memasuki pasaran Jepun sebagai salah satu misi utamanya. Firma kami mempunyai beberapa peguam yang fasih berbahasa Inggeris dan memegang kelayakan peguam dari negara asing, menyediakan komunikasi yang lancar dalam bahasa Inggeris dan nasihat pakar mengenai sistem perundangan Jepun kepada klien dari luar negara. Kami berkomitmen untuk menyediakan sokongan undang-undang yang konsisten mulai dari pembuatan perlembagaan hingga prosedur pengesahan, dan juga sokongan undang-undang untuk operasi korporat seterusnya, agar warga asing dapat memulakan perniagaan mereka di Jepun dengan yakin. Melalui artikel ini, kami bertujuan untuk menyediakan pengetahuan khusus mengenai pembuatan perlembagaan di Jepun dan membantu perkembangan bisnes anda di Jepun.

Apa Itu Teikan: Peranannya dalam Penubuhan Syarikat Saham di Jepun

Teikan adalah dokumen yang menetapkan peraturan asas berkaitan organisasi dan aktiviti syarikat, dan sering dijuluki sebagai ‘perlembagaan syarikat’. Di bawah undang-undang syarikat Jepun, untuk menubuhkan sebuah syarikat saham, wajib untuk menyediakan teikan ini dan mendapatkan pengesahan dari notaris. Teikan menetapkan pelbagai perkara berkaitan pengurusan syarikat, mulai dari maklumat asas seperti nama komersial syarikat, objektif perniagaan, dan lokasi pejabat pusat, hingga penanganan saham, reka bentuk institusi, dan kaedah pemilihan pegawai.

Isi kandungan teikan diklasifikasikan ke dalam tiga kategori besar berdasarkan sifat hukum dan kepentingannya: perkara yang wajib dicatat secara mutlak, perkara yang wajib dicatat secara relatif, dan perkara yang boleh dicatat secara sukarela. Memahami klasifikasi ini adalah penting untuk menyediakan teikan dengan tepat.

Teikan adalah dokumen yang disediakan pada masa penubuhan syarikat saham, yang menetapkan peraturan asas berkaitan organisasi, pengurusan, dan aktiviti perniagaan syarikat. Ini menjadi asas bagi tindakan penubuhan syarikat dan membentuk kerangka hukum syarikat untuk masa depan. Undang-undang syarikat Jepun mengharuskan penyediaan teikan semasa penubuhan syarikat saham. Teikan mendapat kekuatan hukumnya setelah disahkan oleh notaris (Pasal 30 Ayat 1 Undang-Undang Syarikat Jepun).

Penyediaan teikan adalah penting untuk penubuhan syarikat saham. Jika teikan tidak disediakan atau jika terdapat kekurangan dalam perkara yang wajib dicatat secara mutlak, teikan itu sendiri akan menjadi tidak sah, dan sebagai hasilnya, penubuhan syarikat juga tidak akan diakui. Teikan juga berperanan dalam menjelaskan objektif perniagaan syarikat dan memastikan kestabilan transaksi.

Perkara yang perlu dicatat dalam teikan dibahagikan kepada tiga jenis berdasarkan kepentingannya: ‘perkara yang wajib dicatat secara mutlak’, ‘perkara yang wajib dicatat secara relatif’, dan ‘perkara yang boleh dicatat secara sukarela’. Perkara yang wajib dicatat secara mutlak adalah perkara yang harus dicatat menurut undang-undang, jika tidak, teikan itu sendiri akan menjadi tidak sah. Perkara yang wajib dicatat secara relatif adalah perkara yang, walaupun tidak dicatat, tidak akan menjadikan teikan tidak sah, tetapi jika tidak dicatat, perkara tersebut tidak akan mempunyai kekuatan hukum. Perkara yang boleh dicatat secara sukarela adalah perkara yang boleh diputuskan oleh pengasas syarikat untuk dicatat atau tidak. Ketiadaan catatan tidak akan mempengaruhi kekuatan hukum, tetapi dengan mencatatnya, peraturan syarikat dapat diperjelaskan.

Teikan bukan sekadar dokumen formal, tetapi berfungsi sebagai buku peraturan asas syarikat. Ia menetapkan pelbagai perkara penting seperti objektif syarikat, struktur organisasi, dan penanganan saham yang akan mempengaruhi pengurusan perniagaan di masa depan. Jika terdapat kekurangan dalam dokumen ini, penubuhan syarikat itu sendiri boleh menjadi tidak sah, atau mungkin menimbulkan masalah hukum yang tidak dijangka di masa depan, oleh itu penyediaannya memerlukan perhatian rapi dan ketepatan hukum.

Perkara yang Wajib Dicatat dalam Anggaran Dasar: Perkara Wajib Absolut

Perkara wajib absolut ditetapkan oleh Pasal 27 Undang-Undang Perseroan Jepang dan merupakan perkara yang harus dicatat dalam anggaran dasar tanpa kecuali. Jika salah satu dari perkara ini tidak tercatat, anggaran dasar tersebut akan menjadi tidak sah secara hukum, dan sebagai akibatnya, tidak mungkin untuk mendirikan sebuah perseroan terbatas. Sangat penting bagi pendiri asing yang ingin mendirikan perusahaan di Jepang untuk memahami perkara-perkara ini dengan tepat dan mencatatnya secara lengkap tanpa ada yang terlewat.

Perkara wajib absolut adalah lima hal berikut:

1. Tujuan: Menyatakan secara spesifik jenis usaha apa yang akan dilakukan oleh perusahaan. Misalnya, ‘pengembangan dan penjualan perangkat lunak’ atau ‘pengelolaan restoran’ adalah contoh umum yang mencakup berbagai jenis usaha yang mungkin dilakukan di masa depan. Tujuan perusahaan adalah esensial untuk menjelaskan lingkup aktivitas bisnis dan menjamin keamanan transaksi. Jika ingin memulai usaha baru di masa depan dan tujuan tersebut tidak tercatat dalam anggaran dasar, prosedur perubahan anggaran dasar akan diperlukan, sehingga disarankan untuk memiliki tujuan yang cukup luas saat pendirian.
2. Nama Perdagangan: Menyatakan nama perusahaan. Ada beberapa aturan dalam menentukan nama perdagangan. Misalnya, tidak diperbolehkan menggunakan nama perdagangan yang sama di alamat yang sama. Selain itu, nama perdagangan yang menunjukkan jenis industri tertentu seperti ‘bank’, ‘asuransi jiwa’, ‘trust’ dibatasi penggunaannya oleh undang-undang. Penggunaan nama yang sengaja menimbulkan kebingungan dengan perusahaan lain juga dilarang. Nama perdagangan adalah wajah perusahaan, sehingga perlu dipilih dengan hati-hati.
3. Lokasi Kantor Pusat: Menyatakan lokasi di mana kantor pusat perusahaan berada. Cukup mencatat hingga tingkat divisi administratif terkecil (misalnya ‘Tokyo-to’ atau ‘Shibuya-ku, Tokyo-to’) dalam anggaran dasar, namun pada saat pengajuan pendaftaran, perlu menentukan alamat yang spesifik (hingga nomor bangunan). Meskipun mungkin untuk mencatat alamat spesifik dalam anggaran dasar, mempertimbangkan kemungkinan pindah di masa depan, lebih baik membatasi catatan pada wilayah yang lebih luas untuk menghindari perubahan anggaran dasar yang merepotkan.
4. Nilai atau Jumlah Minimum Aset yang Disetor pada Saat Pendirian: Menyatakan total nilai aset yang disetor oleh pendiri atau jumlah minimumnya pada saat pendirian perusahaan. Ini adalah dasar dari modal perusahaan dan merupakan item penting yang menunjukkan kondisi keuangan perusahaan. Catatan ini diperlukan untuk menjelaskan dasar keuangan perusahaan.
5. Nama dan Alamat Pendiri: Menyatakan nama dan alamat semua pendiri yang mendirikan perusahaan. Pendiri adalah orang yang memimpin prosedur pendirian perusahaan dan menerima saham pada saat pendirian. Jika ada beberapa pendiri, nama dan alamat semua pendiri harus dicatat dengan tepat.

Perkara wajib absolut ini adalah informasi minimal dan esensial untuk menetapkan eksistensi hukum sebuah perseroan terbatas. Memastikan bahwa perkara-perkara ini dicatat dengan tepat adalah persyaratan dasar dalam pembuatan anggaran dasar.

Perkara yang Perlu Dinyatakan dalam Anggaran Dasar untuk Menghasilkan Kekuatan Hukum: Perkara Penyataan Relatif

Perkara penyataan relatif tidak akan menyebabkan anggaran dasar menjadi tidak sah jika tidak dicatat, tetapi untuk menghasilkan kekuatan hukum bagi perkara tersebut, perlu untuk menyatakannya secara jelas dalam anggaran dasar. Perkara ini sangat penting apabila menetapkan peraturan khusus yang berbeza dari ketentuan umum Undang-Undang Syarikat Jepun (Japanese Companies Act) berkaitan dengan pengurusan syarikat dan pengendalian saham. Bagi pengasas asing yang ingin mengendalikan syarikat mereka sesuai dengan keperluan khusus atau amalan perniagaan negara asal mereka, mempertimbangkan perkara penyataan relatif ini dan memasukkannya ke dalam anggaran dasar adalah langkah yang berkesan.

Contoh utama perkara penyataan relatif adalah seperti berikut:

1. Perkara Pendirian Tidak Normal (Matters Related to Abnormal Establishment): Ini adalah perkara penting yang mempunyai kesan besar terhadap harta syarikat dan diatur dalam Artikel 28 Undang-Undang Syarikat Jepun. Ini termasuk perkara seperti:
   • Pengeluaran Modal Bukan Tunai: Apabila menyumbang harta selain wang tunai (seperti hartanah, barang bergerak, tuntutan hutang, dll.), perlu menyatakan isi harta, nilainya, dan jumlah saham yang akan diberikan. Pengeluaran modal bukan tunai ini memerlukan penyataan yang jelas dalam anggaran dasar dan mungkin memerlukan pemeriksaan oleh inspektor jika penilaian menjadi isu.
   • Penerimaan Harta: Menyatakan kesepakatan untuk syarikat menerima harta tertentu selepas penubuhannya.
   • Bayaran kepada Pengasas: Menyatakan bayaran yang dibuat kepada pengasas sebagai balasan untuk penubuhan syarikat.
   • Biaya Pendirian: Menyatakan jika syarikat menanggung biaya yang diperlukan untuk pendirian syarikat. Perkara ini langsung berkaitan dengan asas kekayaan syarikat dan tidak akan mempunyai kekuatan hukum kecuali jika dinyatakan dalam anggaran dasar.
2. Pembatasan Pengalihan Saham: Menyatakan pembatasan pada pengalihan saham yang dikeluarkan oleh syarikat, seperti memerlukan persetujuan dewan direksi. Ini umumnya dilakukan oleh perusahaan kecil dan menengah atau syarikat swasta untuk mencegah saham beralih ke pihak ketiga yang tidak diinginkan dan untuk menstabilkan hak pengurusan.
3. Pengurus Daftar Pemegang Saham: Menyatakan jika penciptaan dan pengurusan daftar pemegang saham diserahkan kepada institusi khusus (seperti bank amanah).
4. Tuntutan Penjualan kepada Ahli Waris: Menyatakan jika syarikat dapat menuntut untuk membeli kembali saham yang dibatasi pengalihannya yang diperoleh melalui warisan atau penggabungan.
5. Jumlah Saham Unit: Menyatakan jumlah saham yang diperlukan bagi pemegang saham untuk melaksanakan hak suara. Ini memudahkan pengurusan mesyuarat agung pemegang saham.
6. Penerbitan Sijil Saham: Menyatakan jika syarikat akan menerbitkan sijil saham atau tidak. Walaupun Undang-Undang Syarikat Jepun secara prinsip tidak menerbitkan sijil saham, syarikat boleh menerbitkannya jika dinyatakan dalam anggaran dasar.
7. Pemendekan Tempoh Notis Panggilan untuk Mesyuarat Agung Pemegang Saham, Dewan Direksi, dan lain-lain: Menyatakan jika tempoh notis panggilan yang ditetapkan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun (contohnya, biasanya dua minggu sebelum mesyuarat agung pemegang saham) dipendekkan.
8. Pendirian Dewan Direksi, Penasihat Kewangan, Auditor, Dewan Auditor, Auditor Akuntan, dan Komite: Menyatakan jika syarikat akan mendirikan lembaga-lembaga ini dalam anggaran dasar. Ini penting terutama bagi syarikat yang tidak mendirikan dewan direksi (seperti syarikat dengan auditor atau auditor akuntan).

Perkara penyataan relatif ini adalah alat penting untuk merancang tata kelola dan metode operasi syarikat dengan fleksibel. Bagi pengasas asing yang ingin mengembangkan bisnis di Jepun dengan mengadopsi struktur tata kelola atau kebijakan pengurusan saham tertentu, penting untuk menyatakan perkara ini dengan tepat dalam anggaran dasar.

Perkara yang Boleh Dinyatakan Secara Sukarela: Perkara Sukarela

Perkara sukarela merujuk kepada perkara-perkara yang boleh dimasukkan ke dalam perlembagaan syarikat oleh pengasas syarikat di Jepun, selagi ia tidak bertentangan dengan Undang-Undang Syarikat Jepun atau norma-norma kesopanan umum. Walaupun tiada keperluan untuk menyatakan perkara-perkara ini dalam perlembagaan, dan tidak menyatakan tidak akan mempengaruhi keberkesanannya, namun dengan menyatakannya, ia dapat menjelaskan peraturan dalaman syarikat dan mencegah konflik atau kekaburan tafsiran di masa depan. Ini sangat bermanfaat, terutama apabila pengasas syarikat mempunyai latar belakang antarabangsa, kerana menghapuskan kekaburan dan mendokumentasikan peraturan yang jelas dapat menyumbang kepada pengurusan syarikat yang lancar.

Contoh utama perkara sukarela adalah seperti berikut:

1. Tahun Fiskal Syarikat: Menetapkan tempoh kewangan syarikat. Sebagai contoh, “dari 1 April setiap tahun hingga 31 Mac tahun berikutnya”. Ini penting untuk disesuaikan dengan rancangan perniagaan kerana ia mempengaruhi waktu pelaporan cukai dan penutupan akaun.
2. Bilangan Pengarah dan Pegawai: Menyatakan bilangan pengarah dan pegawai seperti pengarah audit, atau menetapkan had atas dan bawah mereka. Walaupun Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan sekurang-kurangnya satu pengarah, dengan menetapkan bilangan tertentu dalam perlembagaan, stabilitas struktur pengurusan dapat dicapai.
3. Pengerusi Mesyuarat Agung Pemegang Saham: Menyatakan siapa yang akan bertindak sebagai pengerusi mesyuarat agung pemegang saham. Sebagai contoh, “Pengarah Perwakilan akan bertindak sebagai pengerusi”, yang memudahkan pengurusan mesyuarat.
4. Waktu Panggilan Mesyuarat Agung Pemegang Saham Berkala: Menyatakan bila mesyuarat agung pemegang saham berkala yang diadakan setelah setiap tahun fiskal harus dipanggil. Sebagai contoh, “dalam masa tiga bulan setelah akhir setiap tahun fiskal”.
5. Asas: Menyatakan hari di mana pemegang saham yang tercatat dalam daftar pemegang saham boleh melaksanakan hak tertentu (seperti hak menerima dividen atau hak undi).
6. Cara Pengumuman: Menyatakan sama ada syarikat akan membuat pengumuman melalui Warta Resmi, surat khabar harian, atau pengumuman elektronik. Jika tidak ditetapkan dalam perlembagaan, menurut Perkara 939(4) Undang-Undang Syarikat Jepun, cara pengumuman secara otomatis akan dilakukan melalui Warta Resmi. Pengumuman elektronik sering digunakan kerana dapat mengurangkan kos.

Perkara sukarela ini membolehkan pengasas syarikat menetapkan peraturan dalaman yang lebih terperinci sesuai dengan dasar pengurusan dan realiti syarikat mereka. Dengan menyatakannya dalam perlembagaan, syarikat dapat menunjukkan dengan jelas dasar pengurusan mereka kepada pihak dalaman dan luaran, serta meningkatkan kebolehjangkaan.

Proses Pembuatan dan Pengesahan Perlembagaan Syarikat di Jepun

Pembuatan dan pengesahan perlembagaan syarikat merupakan langkah penting dalam penubuhan syarikat berhad di Jepun. Proses ini terdiri daripada tiga tahap utama: ‘pembuatan perlembagaan’, ‘penempahan notari’, dan ‘pengesahan perlembagaan’. Bagi pengasas asing, memahami proses ini adalah penting untuk penubuhan syarikat yang lancar.

Pembuatan Perlembagaan

Pertama, anda perlu menyediakan perlembagaan yang mengandungi maklumat penting seperti nama syarikat, tujuan, lokasi pejabat utama, jumlah modal berbayar, dan maklumat pengasas. Pada tahap ini, sangat penting untuk memasukkan semua klausa yang diperlukan dengan teliti dan tepat, mempertimbangkan perkembangan dan dasar pengurusan syarikat pada masa depan. Khususnya, penulisan tujuan perniagaan harus dipertimbangkan dengan hati-hati kerana ia akan mempengaruhi aktiviti perniagaan di masa depan.

Penempahan Notari

Pengesahan perlembagaan dilakukan di pejabat notari yang berkuasa di lokasi pejabat utama syarikat. Umumnya, anda perlu membuat temujanji terlebih dahulu, yang boleh dilakukan melalui telefon atau laman web Persatuan Notari Awam Jepun. Pastikan anda mengesahkan pejabat notari yang betul untuk mengelakkan sebarang kesilapan dalam pengesahan.

Pengesahan Perlembagaan

Pada waktu temujanji yang telah ditetapkan, anda perlu membawa dokumen yang diperlukan dan bayaran pengesahan ke pejabat notari untuk mendapatkan pengesahan dari notari. Biasanya, semua pengasas perlu hadir untuk pengesahan, tetapi anda juga boleh melantik wakil.

Secara umumnya, terdapat dua jenis perlembagaan: ‘perlembagaan kertas’ dan ‘perlembagaan elektronik’.

• Perlembagaan kertas: Ini adalah format perlembagaan tradisional yang telah digunakan sejak dahulu. Perlembagaan kertas dianggap sebagai dokumen bercukai, jadi diperlukan setem cukai sebanyak 40,000 yen. Anda juga perlu mencetak dan mengikatnya, serta menekan cap jari semua pengasas di setiap halaman.
• Perlembagaan elektronik: Ini adalah perlembagaan yang dibuat dalam format fail PDF dengan tanda tangan elektronik. Kelebihan terbesar perlembagaan elektronik adalah tidak memerlukan setem cukai 40,000 yen yang diperlukan untuk perlembagaan kertas. Ini membolehkan anda mengurangkan kos penubuhan. Walau bagaimanapun, anda mungkin memerlukan sijil elektronik untuk tanda tangan elektronik dan perisian konversi data tertentu.

Baru-baru ini, kaedah menggunakan talian atau konferensi web juga telah diperkenalkan untuk prosedur pengesahan perlembagaan elektronik. Ini sangat memudahkan pengasas asing yang tinggal di luar negara kerana mengurangkan keperluan untuk mengunjungi pejabat notari secara langsung. Dalam pengesahan melalui konferensi web, notari akan melakukan pengesahan identiti dan keinginan penubuhan melalui konferensi web. Data perlembagaan yang telah disahkan boleh diterima melalui sistem dalam talian atau emel.

Jika terdapat kekurangan dalam kandungan perlembagaan, notari akan meminta pembetulan. Kesalahan kecil boleh diperbetulkan di tempat, tetapi jika terdapat kesalahan besar, anda mungkin perlu membetulkan perlembagaan dan mengunjungi pejabat notari sekali lagi. Oleh itu, mendapatkan semakan awal oleh pakar semasa pembuatan perlembagaan adalah sangat berguna untuk memperlancar prosedur.

Dokumen yang Perlu Disiapkan oleh Warga Asing untuk Pengesahan Anggaran Dasar di Jepun

Apabila warga asing ingin mendirikan sebuah syarikat saham (kabushiki kaisha) di Jepun dan menerima pengesahan anggaran dasar, terdapat dokumen yang berbeza atau tambahan yang diperlukan berbanding dengan warganegara Jepun. Menyiapkan dokumen-dokumen ini dengan tepat dan terlebih dahulu adalah penting untuk memastikan proses berjalan lancar.

Dokumen-Dokumen Umum yang Diperlukan

Pertama dan utama, walaupun bagi pengasas asing, dokumen-dokumen berikut adalah umumnya diperlukan:

• Artikel Persatuan (Teikan) sebanyak 3 salinan: Satu untuk disimpan di pejabat notari, satu lagi untuk disimpan oleh syarikat, dan satu lagi untuk permohonan pendaftaran. Jika menggunakan Artikel Persatuan dalam bentuk kertas, cap jari (inkan) penuh dan cap jari separuh dari semua pengasas diperlukan.
• Perisytiharan Pemegang Kuasa Substansial: Ini adalah dokumen yang menyatakan siapa yang akan menjadi pemegang kuasa substansial dalam syarikat yang akan ditubuhkan, dan mengisytiharkan bahawa mereka bukan ahli gengster atau sebahagian daripada unsur-unsur antisosial. Ini merupakan sebahagian daripada langkah-langkah pencegahan pengubahan wang haram. Dalam kes syarikat berhad, individu yang memiliki lebih daripada 50% saham biasanya dianggap sebagai pemegang kuasa substansial.

Dokumen Pengesahan Identiti Pengasas di Bawah Undang-Undang Jepun

Jika pengasas adalah warga asing, dokumen pengesahan identiti yang diperlukan adalah sama ada ‘Sijil Pengesahan Inkan’ atau ‘Sijil Pengesahan Tandatangan’.

• Sijil Pengesahan Inkan: Warga asing yang mempunyai alamat di Jepun (dan memiliki Kad Penduduk atau Sijil Penduduk Tetap Khas) boleh mendaftarkan inkan mereka di pejabat kerajaan tempatan di mana mereka berdaftar dan mendapatkan Sijil Pengesahan Inkan. Sijil ini digunakan secara meluas dalam pelbagai prosedur rasmi dan swasta di Jepun, seperti kontrak sewa hartanah, sehingga sangat berguna bagi warga asing yang tinggal di Jepun untuk mendaftarkannya.
• Sijil Pengesahan Tandatangan: Warga asing yang tinggal di luar Jepun atau pengasas asing yang tidak mendaftarkan inkan di Jepun, boleh menggunakan Sijil Pengesahan Tandatangan (Sijil Pengesahan Tandatangan) atau Affidavit dengan tandatangan yang disahkan sebagai pengganti Sijil Pengesahan Inkan. Sijil Pengesahan Tandatangan adalah dokumen di mana pegawai kerajaan mengesahkan secara rasmi bahawa tandatangan adalah milik individu tersebut.

Sijil Pengesahan Tandatangan biasanya diperoleh di agensi kerajaan di negara asal pengasas atau di konsulat atau kedutaan negara tersebut yang terletak di Jepun. Semasa mendapatkannya, pengasas perlu membawa dokumen yang perlu ditandatangani dan menandatanganinya di hadapan pegawai konsulat. Tidak mungkin untuk mengesahkan dokumen yang telah ditandatangani sebelumnya. Untuk tujuan tertentu seperti pendaftaran hartanah di Jepun, dokumen yang disahkan oleh notaris Amerika juga mungkin diterima. Untuk pengesahan identiti di pejabat notaris, dokumen pengenalan diri dengan foto seperti pasport atau Kad Penduduk juga boleh digunakan. Walau bagaimanapun, kerana sukar untuk memberikan pengesahan langsung pada asal pasport atau Kad Penduduk, mungkin perlu untuk mendapatkan pengesahan pada salinan dokumen tersebut di pejabat notaris setelah mengesahkan dengan negara yang dokumen tersebut akan diserahkan.

Surat Kuasa (Dalam Hal Pengesahan oleh Wakil)

Jika sukar bagi semua pengasas untuk hadir ke pejabat notari, mereka boleh melantik wakil untuk menjalankan prosedur pengesahan perlembagaan. Dalam hal ini, dokumen-dokumen berikut diperlukan:

• Surat Kuasa: Diperlukan surat kuasa dari pengasas kepada wakil. Surat kuasa harus disertakan dengan cap jari pengasas yang telah didaftarkan di Jepun atau tanda tangan (jika disertakan dengan sijil pengesahan tanda tangan).
• Sijil cap jari atau sijil pengesahan tanda tangan pengasas: Sijil cap jari (yang dikeluarkan dalam tempoh 3 bulan) atau sijil pengesahan tanda tangan pengasas yang telah menandatangani surat kuasa harus dilampirkan. Jika pengasas adalah sebuah badan hukum, diperlukan sijil pendaftaran perusahaan dan sijil cap jari wakilnya.
• Dokumen pengenalan diri wakil: Diperlukan sijil cap jari wakil dan cap jari yang telah didaftarkan, atau dokumen pengenalan diri dengan foto seperti lesen memandu atau pasport berserta cap pengesahan.

Jika surat kuasa yang dibuat dalam bahasa asing digunakan di pejabat notari di Jepun, prinsipnya semua dokumen tersebut harus disertakan dengan terjemahan bahasa Jepun. Terjemahan harus menyertakan nama dan cap (atau tanda tangan) penterjemah, serta pernyataan yang menyatakan bahawa dokumen tersebut telah diterjemahkan. Biaya pengesahan surat kuasa dalam bahasa asing cenderung lebih tinggi daripada surat kuasa dalam bahasa Jepun. Selain itu, ketika mengesahkan terjemahan, walaupun dokumen asal adalah dokumen resmi, dokumen terjemahan akan dianggap sebagai dokumen swasta dan notaris akan mengesahkan dokumen asal, terjemahan, dan pernyataan yang menyatakan “Lampiran ini adalah salinan yang setia dari sertifikat ○○ dan terjemahan bahasa Jepunnya” sebagai satu paket.

Kebutuhan dokumen yang kompleks ini bisa menjadi beban yang berat bagi pendiri asing. Terutama jika ada beberapa pengasas yang tinggal di luar negeri atau jika perlu menyesuaikan dokumen dalam bahasa asing dengan prosedur hukum di Jepun, dukungan dari firma hukum yang spesialisasi sangatlah penting.

Kesimpulan

Dalam penubuhan syarikat berhad di Jepun, pembuatan dan pengesahan perlembagaan syarikat adalah proses yang sangat penting dalam membina asas untuk pengurusan perniagaan yang akan datang. Ini adalah terutamanya mencabar bagi pengasas asing kerana sistem perundangan Jepun, bahasa, dan adat istiadat yang unik boleh menjadi isu yang kompleks. Kegagalan untuk memasukkan butiran-butiran yang wajib boleh menyebabkan perlembagaan menjadi tidak sah, manakala kekurangan maklumat dalam butiran-butiran yang relatif tidak akan menghasilkan kesan undang-undang yang diinginkan. Selain itu, semasa pengesahan perlembagaan, adalah penting untuk memahami dengan tepat keperluan khusus untuk orang asing, seperti perbezaan antara sijil cop dan sijil tandatangan, serta terjemahan dan pengesahan dokumen dalam bahasa asing.

Firma Guaman Monolith mempunyai kekuatan dalam perkhidmatan undang-undang korporat di bidang IT dan Internet, dan secara aktif menyokong perniagaan antarabangsa dan perusahaan asing yang ingin memasuki pasaran Jepun. Firma kami mempunyai beberapa peguam yang fasih dalam bahasa Inggeris dan memegang kelayakan peguam dari negara asing, menyediakan komunikasi yang lancar tanpa halangan bahasa dan nasihat profesional serta praktikal mengenai sistem perundangan Jepun kepada klien-klien kami dari luar negara.

Kami menyediakan sokongan undang-undang yang luas, mulai dari memastikan ketepatan undang-undang dalam pembuatan perlembagaan, prosedur pengesahan di pejabat notari, hingga pembuatan kontrak pengurusan perniagaan, pematuhan peraturan, dan perlindungan hak kekayaan intelek. Firma Guaman Monolith adalah rakan kuat yang akan menyokong anda dalam memulakan dan mengembangkan perniagaan anda di Jepun dengan yakin. Jika anda mempunyai pertanyaan mengenai pembuatan perlembagaan atau penubuhan syarikat di Jepun, sila hubungi Firma Guaman Monolith untuk mendapatkan bantuan.