Prawne traktowanie działań podjętych przez założycieli w imieniu 'spółki w trakcie tworzenia' w japońskim prawie spółek

Założenie przedsiębiorstwa to nie tylko ciąg procedur administracyjnych. Z punktu widzenia prawnego, od momentu stworzenia statutu do zakończenia rejestracji firmy, organizacja ta traktowana jest jako “spółka w trakcie formowania” w Japonii. Ten etap jest kluczowy dla budowania podstaw przyszłej działalności biznesowej, ale jednocześnie jest to okres prawnie bardzo niejasny i obfitujący w liczne ryzyka. Spółka w trakcie formowania nie posiada jeszcze pełnej osobowości prawnej. Mimo to, mogą pojawić się sytuacje wymagające zawarcia różnorodnych umów, takich jak wynajem biura czy zatrudnienie pracowników, w imieniu przyszłej firmy. Pojawia się zasadnicze pytanie: czy działania podjęte przez założycieli w imieniu spółki w trakcie formowania będą prawnie przypisane do przyszłej już ustanowionej firmy? A także, kto ostatecznie poniesie odpowiedzialność za zobowiązania powstałe w wyniku tych działań? Na przykład, jeśli przed założeniem firmy zawarto kosztowną umowę leasingową, która później okazuje się niezgodna z planem działalności firmy, czy można tę umowę unieważnić, czy też założyciel powinien osobiście ponieść odpowiedzialność za nią?

W niniejszym artykule skupimy się na skomplikowanej kwestii prawnej pozycji “spółki w trakcie formowania” w Japonii. Konkretnie, omówimy zakres działań, które może podejmować spółka w trakcie formowania oraz jak traktowane są ich skutki prawne, opierając się na japońskim prawie spółek oraz związanych z nim orzecznictwie. Ponadto, przyjrzymy się odpowiedzialności prawnej, jaką założyciele i inne zainteresowane strony mogą ponieść w przypadku, gdy założenie firmy zakończy się sukcesem lub, niestety, niepowodzeniem. Obejmuje to odpowiedzialność wobec samej firmy, odpowiedzialność wobec stron trzecich będących kontrahentami, a także odpowiedzialność “pseudozałożycieli”, którzy nie są założycielami, ale głęboko zaangażowali się w proces tworzenia firmy. Zrozumienie tych kwestii jest niezbędne, aby proces zakładania firmy przebiegał płynnie i aby zapobiec przyszłym sporom prawnym.

Działania firmy w trakcie jej zakładania w Japonii

W procesie zakładania firmy, od momentu kiedy inicjatorzy tworzą statut i rozpoczynają działania w kierunku wspólnego celu, jakim jest założenie firmy, aż do momentu, gdy firma staje się prawnie ustanowiona poprzez rejestrację, organizacja ta jest nazywana “firmą w trakcie zakładania”. Ponieważ taka firma w trakcie zakładania nie posiada jeszcze osobowości prawnej na mocy japońskiego prawa spółek, jej prawna natura jest interpretowana jako podobna do “stowarzyszenia bez zdolności prawnej”. Stowarzyszenie bez zdolności prawnej to takie, które posiada organizację jako grupa, działa na zasadzie większości głosów, kontynuuje istnienie niezależnie od zmian w składzie członków, a jego struktura określa sposób reprezentacji, zarządzanie zgromadzeniem, administrowanie majątkiem oraz inne kluczowe aspekty działania grupy.

Jako organy firmy w trakcie zakładania, inicjatorzy działają w niezbędnym zakresie jako reprezentanci w celu założenia firmy. Czy działania podjęte przez inicjatorów będą miały skutki prawne dla firmy po jej założeniu, zależy od charakteru tych działań. Konkretnie, bierze się pod uwagę, czy działanie mieści się w zakresie celów firmy w trakcie zakładania. Działania podejmowane przez firmę w trakcie zakładania można zasadniczo podzielić na “działania niezbędne dla samego założenia firmy” oraz “działania związane z przygotowaniem do prowadzenia działalności”, które z kolei dzielą się na “działania przygotowawcze do rozpoczęcia działalności” i “działania biznesowe”. Oprócz tego, istnieje również działanie określone jako “przyjęcie majątku”, które jest specjalnie regulowane przez japońskie prawo spółek.

Działania niezbędne do założenia spółki w Japonii

Przede wszystkim, w celu osiągnięcia założenia spółki, istnieją działania, które są uznawane za prawnie lub faktycznie niezbędne. Obejmują one tworzenie statutu, umowy o przejęcie akcji przez założycieli, rekrutację osób do przejęcia akcji wyemitowanych w momencie założenia oraz zwołanie zgromadzenia założycielskiego. Te działania są bezpośrednio związane z celem spółki w trakcie jej tworzenia. W związku z tym, prawa i obowiązki wynikające z tych działań naturalnie przechodzą na spółkę po jej założeniu. Na przykład, opłaty notarialne zapłacone przez założycieli za poświadczenie statutu czy koszty reklamy związane z rekrutacją subskrybentów akcji mogą być obciążeniem spółki po jej utworzeniu. Rzadko dochodzi do sporów prawnych dotyczących przynależności skutków tych działań do spółki.

Przygotowania do rozpoczęcia działalności gospodarczej w Japonii

Kolejnym krokiem są działania przygotowawcze, niezbędne do płynnego rozpoczęcia działalności gospodarczej po jej założeniu, zwane przygotowaniami do rozpoczęcia działalności. Działania te różnią się od samych działań biznesowych. Konkretne przykłady działań przygotowawczych obejmują zawarcie umowy najmu lokalu biznesowego, zakup sprzętu biurowego i wyposażenia oraz zawarcie umów o pracę z pracownikami.

Przypisanie skutków prawnych tych działań przygotowawczych do spółki po jej założeniu nie jest jednoznaczne. Orzecznictwo wskazuje, że działania te przypisuje się spółce po jej założeniu tylko wtedy, gdy są one “obiektywnie niezbędne jako działania przygotowawcze do rozpoczęcia działalności” i zostały podjęte w ramach uprawnień założyciela. Na przykład, w jednym z wyroków (Sąd Okręgowy w Oita, 24 marca 1986 roku (1986)), uznano, że umowa o pracę zawarta przez spółkę w trakcie jej tworzenia była niezbędna do rozpoczęcia działalności i zdecydowano, że spółka po jej założeniu przejmuje pozycję wynikającą z tej umowy.

Jednak ocena tej niezbędności jest rygorystyczna. Na przykład, zakup nieruchomości o wartości nieproporcjonalnie wysokiej w stosunku do skali działalności biznesowej, czy zatrudnienie większej liczby pracowników niż jest to oczywiście potrzebne do rozpoczęcia działalności, mogą być uznane za działania wykraczające poza uprawnienia założyciela i zasadniczo nie są przypisywane spółce po jej założeniu. W takim przypadku odpowiedzialność ponosi osoba, która podjęła te działania.

Działalność gospodarcza przed rejestracją firmy w Japonii

Działalność gospodarcza przed rejestracją firmy odnosi się do sytuacji, w której spółka rozpoczyna działalność biznesową, którą powinna prowadzić po jej formalnym założeniu, jeszcze w trakcie procesu zakładania. Na przykład, firma produkcyjna rozpoczyna produkcję i sprzedaż swoich wyrobów w trakcie procesu zakładania lub firma konsultingowa zawiera umowy konsultingowe z klientami i świadczy usługi jeszcze przed formalnym założeniem.

Spółka w trakcie zakładania nie posiada jeszcze osobowości prawnej i nie ma zdolności do bycia podmiotem działalności gospodarczej. W związku z tym, działalność gospodarcza prowadzona przez spółkę w trakcie jej zakładania jest zasadniczo uznawana za działanie bez upoważnienia, przekraczające kompetencje założycieli, i nie jest przypisywana spółce po jej założeniu. Nawet jeśli taka działalność przyniosłaby zyski, prawa i obowiązki związane z nią zasadniczo przypisuje się osobie założyciela, która podjęła te działania.

Jednakże, spółka po jej założeniu może zatwierdzić taką działalność gospodarczą. Zatwierdzenie oznacza wyrażenie woli przypisania do siebie skutków prawnych działania, które pierwotnie nie miało przynależeć do podmiotu. Jeśli po założeniu spółki odpowiedni organ, taki jak zarząd, podjęłby decyzję o przejęciu skutków takiej działalności gospodarczej, można ją wyjątkowo przypisać spółce. Jednakże jest to środek wyjątkowy i rozpoczynanie działalności gospodarczej w trakcie procesu zakładania firmy wiąże się z dużym ryzykiem prawnym.

Przyjęcie majątku

Na koniec, wśród działań, dla których japońskie prawo spółek przewiduje specjalne przepisy, znajduje się “przyjęcie majątku”. Zgodnie z artykułem 28 ustęp 2 japońskiego prawa spółek, przyjęcie majątku odnosi się do “majątku, który ma być przekazany po założeniu spółki akcyjnej, jego wartości oraz nazwiska lub nazwy osoby przekazującej”. Konkretnie chodzi o umowę, w której założyciel obiecuje, że po założeniu spółki określony majątek (na przykład nieruchomości czy maszyny) zostanie wykupiony przez spółkę za określoną cenę.

Chociaż przyjęcie majątku jest podobne do działań przygotowawczych do rozpoczęcia działalności, to jego traktowanie prawne jest znacznie inne. Przyjęcie majątku nie może być przeprowadzone według osobistego uznania założyciela i nie będzie miało mocy prawnej, jeśli nie zostanie uwzględnione w statucie spółki. Nazywa się to “zmiennym elementem założycielskim statutu”. Zapis w statucie ma na celu uprzednie ujawnienie innym akcjonariuszom i wierzycielom, jakie majątki spółka nabywa bezpośrednio po założeniu i jaką kwotę za nie zapłaci, aby zapobiec uszkodzeniu majątku spółki poprzez nieuczciwą wycenę majątku.

Jeśli umowa przyjęcia majątku zostanie zawarta bez wpisania jej do statutu, zasadniczo jest ona nieważna. Nawet jeśli zarząd spółki zatwierdzi taką umowę po założeniu spółki, nie można uczynić ważnym nieważnego działania. W tym kontekście, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 grudnia 1968 roku (1968) jasno stwierdza, że przyjęcie majątku, które nie zostało uwzględnione w statucie, jest nieważne i nie może stać się ważne poprzez późniejsze zatwierdzenie. Dlatego, jeśli po założeniu spółki planowane jest nabycie określonego majątku, konieczne jest przestrzeganie procedury wpisania tego faktu do statutu.

Odpowiedzialność związana z założeniem spółki

W procesie zakładania spółki mogą powstać różne obowiązki prawne. Odpowiedzialność za nie ponoszą głównie inicjatorzy, jednak zakres i treść tych obowiązków są bardzo zróżnicowane. Poniżej wyjaśniamy odpowiedzialność wobec spółki akcyjnej po jej utworzeniu, wobec osób trzecich będących stronami transakcji oraz odpowiedzialność “pseudo-inicjatorów”.

Odpowiedzialność wobec spółki akcyjnej po jej utworzeniu

Inicjatorzy, realizując zadanie założenia spółki, muszą wykonywać swoje obowiązki z należytą starannością dobrego zarządcy. W przypadku naruszenia tego obowiązku, inicjatorzy ponoszą odpowiedzialność odszkodowawczą wobec utworzonej spółki.

Artykuł 52 ustęp 1 japońskiego Kodeksu Spółek (会社法) stanowi, że inicjatorzy, którzy zaniedbali swoje obowiązki w zakresie założenia spółki, ponoszą odpowiedzialność za szkody wyrządzone spółce akcyjnej. Przykładem może być nieuzasadnione poniesienie wysokich kosztów założenia lub działania przygotowawcze do otwarcia działalności, które wyrządziły szkodę spółce. Odpowiedzialność ta nie może być umorzona bez zgody wszystkich akcjonariuszy (Artykuł 54 ustęp 1 japońskiego Kodeksu Spółek).

Ponadto, inicjatorzy ponoszą specjalną odpowiedzialność, gdy wartość majątku wprowadzonego do spółki w formie wkładu niepieniężnego lub przyjętego majątku, zapisana w statucie, jest znacznie niższa niż jej rzeczywista wartość. Artykuł 52-2 ustęp 1 japońskiego Kodeksu Spółek stanowi, że w takim przypadku inicjatorzy solidarnie ponoszą obowiązek zapłaty spółce różnicy w wartości. Jest to surowa odpowiedzialność mająca na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu aktywów spółki i zasadniczo nie można jej uniknąć, nawet jeśli inicjatorzy udowodnią, że nie zaniedbali należytej staranności w wykonywaniu swoich obowiązków.

Odpowiedzialność wobec osób trzecich

Inicjatorzy mogą również ponosić odpowiedzialność wobec osób trzecich, będących stronami transakcji, za działania związane z założeniem spółki.

Jeśli inicjatorzy działali złośliwie lub z poważnym niedbalstwem podczas wykonywania swoich obowiązków związanych z założeniem spółki, ponoszą odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim (Artykuł 53 ustęp 1 japońskiego Kodeksu Spółek). Przykładem może być sytuacja, w której przedstawiono fałszywy plan działalności, aby uzyskać finansowanie od osób trzecich.

Jeszcze ważniejsza jest odpowiedzialność w przypadku, gdy spółka nie zostanie ostatecznie założona. Jeżeli procedura założenia spółki zostanie przerwana i spółka nie zostanie utworzona, inicjatorzy solidarnie ponoszą odpowiedzialność za działania podjęte w związku z założeniem spółki (Artykuł 56 japońskiego Kodeksu Spółek). Na przykład, jeśli umowa najmu biura została zawarta w związku z planowanym założeniem spółki, a spółka nie zostanie utworzona, wszyscy inicjatorzy stają się stronami tej umowy. Ponadto, wszyscy inicjatorzy solidarnie ponoszą koszty poniesione w związku z tymi działaniami. Jest to przepis mający na celu ochronę osób trzecich i pokazujący ciężar odpowiedzialności, jaki wiąże się z byciem inicjatorem.

Odpowiedzialność pseudo-inicjatorów

Na koniec, istnieją sytuacje, w których osoby, które formalnie nie są inicjatorami, ale faktycznie uczestniczyły w założeniu spółki, ponoszą odpowiedzialność. Nazywa się to odpowiedzialnością “pseudo-inicjatorów”.

Artykuł 55 japońskiego Kodeksu Spółek wymienia dwa przypadki. Pierwszy dotyczy osób, które zgodziły się na umieszczenie swojego imienia lub nazwy oraz poparcie dla założenia spółki akcyjnej w reklamie emisji akcji lub innych dokumentach lub zapisach elektronicznych związanych z tą emisją. Przykładem może być sytuacja, w której znany przedsiębiorca zezwolił na wykorzystanie swojej reputacji przy założeniu spółki. Drugi przypadek dotyczy osób, które nie podpisały statutu jako inicjatorzy.

Takie osoby są traktowane jak inicjatorzy i ponoszą te same odpowiedzialności (wobec spółki i osób trzecich), o których mówiliśmy wcześniej. Wynika to z założenia, że skoro wykorzystują swoje imię lub działania do wytworzenia zaufania zewnętrznego w związku z założeniem spółki, powinni ponosić odpowiedzialność adekwatną do tego zaufania. Przy zaangażowaniu w założenie spółki, nawet jeśli nie jest się oficjalnie wymienionym inicjatorem, należy być świadomym, że w zależności od charakteru zaangażowania, można ponieść poważne konsekwencje prawne.

Podsumowanie

Założenie firmy to pełen nadziei początek nowego przedsięwzięcia, jednak proces ten wiąże się z zawiłymi kwestiami prawnymi, jak wyjaśniono w niniejszym artykule. Szczególnie działania podejmowane w przejściowym etapie “firmy w trakcie tworzenia” mogą być trudne do właściwej oceny bez specjalistycznej wiedzy. Działania wykraczające poza uprawnienia założyciela mogą narzucić nieoczekiwane obciążenia dla firmy po jej założeniu, a także narażają założyciela na ryzyko poniesienia nieograniczonej odpowiedzialności. Przeoczenie działań wymagających rygorystycznych procedur, takich jak przyjęcie majątku, może nawet podważyć podstawy planowanego przedsięwzięcia. Zidentyfikowanie i odpowiednie zarządzanie tymi ryzykami to pierwszy krok do płynnego założenia firmy i jej przyszłego zdrowego zarządzania.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w wspieraniu wielu klientów w kwestiach prawnych dotyczących przedsiębiorstw, zwłaszcza w etapie przed i po założeniu firmy. Na podstawie głębokiej wiedzy o japońskim prawie spółek (Japanese Corporate Law), analizujemy potencjalne ryzyka związane z działaniami i odpowiedzialnością firmy w trakcie jej tworzenia, proponując klientom optymalne rozwiązania. W naszej kancelarii pracują również eksperci posiadający zagraniczne kwalifikacje prawnicze i mówiący w języku angielskim, co umożliwia świadczenie precyzyjnego i szczegółowego wsparcia prawnego bez barier językowych, także dla klientów planujących rozwijać międzynarodowy biznes. Jeśli w kluczowym momencie zakładania firmy odczuwają Państwo niepewność prawną, zapraszamy do skonsultowania się z nami.