System zezwoleń na pobyt w Japonii: Podstawowe zasady i wyjaśnienie prawnych obowiązków przedsiębiorstw

Rozwój działalności w Japonii i zatrudnianie pracowników o różnych narodowościach wymaga dokładnego zrozumienia japońskiego systemu zarządzania imigracją, a w szczególności systemu kwalifikacji pobytowych. System ten stanowi prawną podstawę dla pobytu i działalności obcokrajowców w Japonii, a jego przestrzeganie jest kluczowym elementem zgodności przedsiębiorstwa z przepisami oraz zarządzania ryzykiem. Japońska “Ustawa o kontroli imigracji i uznawaniu uchodźców” (zwana dalej “Ustawą o imigracji”) ma na celu zapewnienie sprawiedliwego zarządzania wjazdem i wyjazdem wszystkich osób oraz pobytem wszystkich obcokrajowców w Japonii. Na mocy tej ustawy, obcokrajowcy przebywający w Japonii mogą pozostać i działać jedynie w ramach “statusu pobytowego” przyznanego indywidualnie oraz odpowiadającego mu “okresu pobytu”. Status pobytowy prawnie klasyfikuje rodzaj działalności, jaką można prowadzić w Japonii, oraz status, który się posiada, bezpośrednio decydując o możliwości podjęcia pracy i jej zakresie. Dlatego dla przedsiębiorstw zatrudniających pracowników o różnych narodowościach i chcących w pełni wykorzystać ich potencjał, kluczowe jest głębokie zrozumienie struktury i zasad systemu kwalifikacji pobytowych oraz odpowiednie zarządzanie związanymi z tym procedurami prawnymi. W niniejszym artykule wyjaśniamy podstawowe założenia tego systemu kwalifikacji pobytowych, jego strukturę oraz prawne obowiązki przedsiębiorstw w zakresie przestrzegania systemu, opierając się na konkretnych przepisach i orzecznictwie.

Podstawowe zasady japońskiego systemu zarządzania pobytem

Japoński system zarządzania pobytem opiera się na zasadzie “zgody”, zgodnie z którą pobyt obywateli obcych krajów nie jest traktowany jako prawo automatycznie gwarantowane, lecz jest dozwolony przez państwo japońskie na podstawie suwerenności i pod pewnymi warunkami. To podejście stanowi fundament dla zrozumienia całego systemu. Artykuł 2 ustęp 2 punkt 1 japońskiej Ustawy o Kontroli Imigracji stanowi, że obcokrajowcy mogą przebywać w Japonii tylko wtedy, gdy posiadają odpowiedni status pobytu, co wskazuje na “centralność statusu pobytu” – zasadę, że wszyscy obywatele obcych krajów przebywający w Japonii muszą posiadać jakiś status pobytu.

Ponadto, każdy status pobytu ma przypisany “okres pobytu” określony przez rozporządzenie Ministerstwa Sprawiedliwości. Okres pobytu to czas, na który pozwala się na pobyt w Japonii z danym statusem pobytu, i zasadniczo nie jest dozwolone pozostanie po jego wygaśnięciu. Aby kontynuować pobyt, należy przed upływem okresu pobytu złożyć wniosek o przedłużenie i uzyskać zgodę.

Najważniejszym aspektem tego systemu jest to, że przyznany status pobytu ściśle określa zakres działalności, jaką można prowadzić w Japonii. W szczególności, działalność zarobkowa, czyli praca, jest wyraźnie różnicowana w zależności od statusu pobytu, który określa, czy i jakie prace można wykonywać. Praca poza dozwolonym zakresem lub pobyt po wygaśnięciu okresu pobytu jest traktowany jako “nielegalne zatrudnienie” lub “nielegalny pobyt” i może skutkować naruszeniem Ustawy o Kontroli Imigracji, co z kolei może prowadzić do przymusowego wydalenia i innych surowych środków. Zasada zgody jest powtarzana w późniejszych orzeczeniach sądowych i przyznanie lub odnowienie statusu pobytu jest pozostawione szerokiemu uznaniu Ministra Sprawiedliwości. Dlatego przy składaniu wniosku wymagane jest udowodnienie spełnienia poszczególnych wymagań zgodnie z przepisami i wytycznymi, a indywidualne okoliczności są oceniane w ramach szerokiego uznania.

Struktura systemu statusu rezydenta w Japonii

System statusu rezydenta w Japonii można podzielić na dwie główne kategorie, w zależności od podstawy przyznania pozwolenia. Pierwsza kategoria to status rezydenta przyznawany na podstawie określonej “treści działalności”, którą osoba zamierza prowadzić w Japonii, a druga to status rezydenta przyznawany na podstawie określonego “statusu lub pozycji”. Zrozumienie tego podziału jest niezwykle ważne przy rozważaniu zakresu działalności i ścieżki kariery zatrudnianych cudzoziemców.

Status rezydenta oparty na treści działalności jest określony w Dodatku Pierwszym do japońskiej Ustawy o Kontroli Imigracji i ulega dalszemu podziałowi na te, które pozwalają na pracę, i te, które jej nie pozwalają. Przykłady statusu rezydenta pozwalającego na pracę to “umiejętności techniczne, wiedza humanistyczna, międzynarodowe działania biznesowe”, “zarządzanie” oraz “umiejętności specjalistyczne”. Osoby posiadające te statusy rezydenta mogą angażować się wyłącznie w specjalistyczne prace i działania określone przez ich status. Na przykład inżynier posiadający status rezydenta “umiejętności techniczne, wiedza humanistyczna, międzynarodowe działania biznesowe” może pracować w specjalistycznych działaniach rozwojowych, ale zasadniczo nie może angażować się w proste prace niewymagające specjalności. Charakterystyczną cechą jest tutaj ścisłe ograniczenie zakresu działalności.

Z drugiej strony, status rezydenta oparty na statusie lub pozycji jest określony w Dodatku Drugim do japońskiej Ustawy o Kontroli Imigracji i obejmuje takie statusy jak “stały rezydent”, “małżonek obywatela Japonii itp.” oraz “osoba osiadła”. Statusy te są przyznawane na podstawie określonego statusu lub silnych powiązań z Japonią, dlatego zasadniczo nie mają one ograniczeń co do treści działalności. W związku z tym osoby posiadające te statusy rezydenta mogą swobodnie angażować się we wszelkie legalne działania zawodowe, podobnie jak obywatele Japonii, bez względu na rodzaj pracy czy branżę.

Różnice między tymi dwoma kategoriami mają bezpośredni wpływ na strategię zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwach. Pracownicy posiadający status rezydenta oparty na treści działalności są oczekiwani do wniesienia wkładu w swojej specjalistycznej dziedzinie, ale zmiana ich rozmieszczenia lub treści pracy może wymagać wniosku o zmianę statusu rezydenta. Z kolei pracownicy posiadający status rezydenta oparty na statusie lub pozycji mogą być elastycznie rozmieszczani w różnych działach i na różnych stanowiskach w firmie, co pozwala na długoterminowe planowanie rozwoju kadr i kariery zawodowej.

Odnowienie okresu pobytu i zmiana statusu pobytowego w Japonii

Osoby posiadające obywatelstwo innych krajów, które pragną pozostać w Japonii po wygaśnięciu zezwolenia na pobyt lub chcą podjąć działalność inną niż obecnie dozwolona, muszą przejść odpowiednie procedury prawne. Chodzi konkretnie o “odnowienie okresu pobytu” oraz “zmianę statusu pobytowego”. Żadna z tych procedur nie jest przyznawana automatycznie i obie podlegają dyskrecjonalnej ocenie Ministra Sprawiedliwości.

Odnowienie okresu pobytu jest uregulowane w artykule 21. japońskiej Ustawy o Kontroli Imigracji. Zgodnie z tym artykułem, Minister Sprawiedliwości może zezwolić na odnowienie okresu pobytu cudzoziemca tylko wtedy, “gdy istnieją wystarczające powody uznane za odpowiednie”. W ocenie, czy istnieją “wystarczające powody”, brane są pod uwagę takie czynniki jak dotychczasowa działalność podczas pobytu, stan wypełniania obowiązków podatkowych i publicznych, a także postępowanie. Na przykład, w przypadku naruszenia prawa lub posiadania przeszłości kryminalnej, możliwość odmowy odnowienia okresu pobytu wzrasta.

Z kolei zmiana statusu pobytowego jest oparta na artykule 20. japońskiej Ustawy o Kontroli Imigracji. Procedura ta jest wymagana, na przykład, gdy osoba przebywająca w Japonii na statusie pobytowym “student” po ukończeniu studiów znajdzie zatrudnienie w japońskiej firmie i chce pracować na statusie pobytowym “umiejętności techniczne, wiedza humanistyczna, międzynarodowe działania biznesowe”. Tutaj również Minister Sprawiedliwości może zezwolić na zmianę statusu pobytowego tylko wtedy, “gdy istnieją wystarczające powody uznane za odpowiednie”, co podobnie jak w przypadku odnowienia, daje szerokie pole do dyskrecji.

Co ważne, decyzja o przyznaniu tych wniosków zależy od oceny indywidualnych okoliczności przez organ administracyjny. Wnioskodawca musi nie tylko wykazać spełnienie formalnych wymagań, ale również przekonująco udowodnić, dlaczego kontynuacja pobytu lub zmiana działalności jest niezbędna i będzie akceptowalna dla społeczeństwa japońskiego, poparte obiektywnymi dokumentami.

Status Pobytowy i Orzecznictwo w Japonii: Znaczenie Sprawy McCarran

Jako jeden z najważniejszych sądowych wyroków symbolizujących szeroki zakres dyskrecji administracyjnej w systemie statusu pobytowego w Japonii, można wskazać wyrok Wielkiej Izby Sądu Najwyższego z dnia 4 października 1978 roku (Showa 53), znany jako “Sprawa McCarran”. To orzeczenie stanowi podstawę dla dzisiejszego podejścia administracji zarządzającej imigracją w Japonii i pokazuje prawne tło, które firmy powinny zrozumieć przy zarządzaniu statusem pobytowym swoich pracowników o obcej narodowości.

Sprawa dotyczyła obywatela Stanów Zjednoczonych, pana McCarran, któremu Ministerstwo Sprawiedliwości odmówiło przedłużenia okresu pobytu. Jednym z powodów odmowy była jego uczestnictwo w działaniach politycznych przeciwko wojnie w Wietnamie i Traktatowi Bezpieczeństwa Japonii-USA podczas pobytu w kraju.

Sąd Najwyższy w tej sprawie wydał kilka istotnych orzeczeń. Po pierwsze, stwierdził, że Konstytucja Japonii nie gwarantuje obcokrajowcom prawa do wjazdu do Japonii ani prawa do ciągłego pobytu. Po drugie, orzekł, że decyzja o zezwoleniu na pobyt obcokrajowca w Japonii, jak również o przedłużeniu tego pobytu, należy do suwerennych prerogatyw państwa i podlega szerokiemu zakresowi dyskrecji Ministra Sprawiedliwości.

Po trzecie, i co najważniejsze, Sąd stwierdził, że choć obcokrajowcy przebywający w Japonii korzystają z ochrony podstawowych praw człowieka, takich jak wolność słowa, to jednak są one ograniczone do “ram systemu pobytowego w Japonii”. Oznacza to, że przy rozpatrywaniu wniosków o przedłużenie pobytu, nawet legalna działalność polityczna może być brana pod uwagę w kontekście jej treści i związku z interesami narodowymi Japonii, a Minister Sprawiedliwości może uznać kontynuację pobytu za nieodpowiednią w ramach swojej dyskrecji.

Wyrok ten pokazuje, że zezwolenie na pobyt obcokrajowca w Japonii jest oceniane nie tylko pod kątem przestrzegania prawa, ale także z bardziej kompleksowej perspektywy, uwzględniającej, czy działania danej osoby są korzystne dla społeczeństwa i interesów narodowych Japonii. Dla firm oznacza to, że przy utrzymaniu statusu pobytowego zatrudnionych obcokrajowców, należy wziąć pod uwagę nie tylko ich zdolność do wykonywania pracy i przestrzeganie zasad compliance, ale również możliwość, że ich ogólne zachowanie w życiu społecznym może być brane pod uwagę przy ocenie wniosków o przedłużenie statusu pobytowego, co stanowi istotny czynnik ryzyka.

Przestrzeganie systemu kwalifikacji pobytowych i odpowiedzialność prawna przedsiębiorstw w Japonii

Gdy przedsiębiorstwa zatrudniają pracowników o obcej narodowości, przestrzeganie systemu kwalifikacji pobytowych nie ogranicza się jedynie do wymogów proceduralnych. Japońska ustawa o kontroli imigracji i uchodźcach nakłada na pracodawców rygorystyczne obowiązki weryfikacji i odpowiedzialność, a zaniedbanie tych obowiązków może skutkować surowymi sankcjami.

„Nielegalne zatrudnienie” można podzielić na trzy główne kategorie. Po pierwsze, dotyczy to osób, które nie posiadają statusu pobytowego lub pozostają w kraju nielegalnie po upływie okresu pobytu i podejmują pracę. Po drugie, obejmuje to osoby zatrudnione bez wymaganego pozwolenia na działalność poza zakresem kwalifikacji pobytowych, takich jak „krótkoterminowy pobyt” czy „studia”. Po trzecie, dotyczy to osób, które mają kwalifikacje pobytowe pozwalające na pracę, ale zatrudniają się poza zakresem dozwolonych aktywności.

Przedsiębiorstwa mają prawny obowiązek weryfikacji, czy zatrudniana osoba obcego pochodzenia posiada odpowiednie kwalifikacje do legalnego zatrudnienia. Weryfikacja ta odbywa się głównie za pomocą „karty pobytowej”. Należy dokładnie sprawdzić rubrykę „Ograniczenia w zatrudnieniu” na przedniej stronie karty, datę wygaśnięcia okresu pobytu oraz zawartość sekcji „Pozwolenie na działalność poza zakresem kwalifikacji” na odwrocie karty.

Szczególną uwagę należy zwrócić na przestępstwo wspomagania nielegalnego zatrudnienia, określone w artykule 73-2 japońskiej ustawy o kontroli imigracji i uchodźcach. Przepis ten przewiduje karę do 3 lat pozbawienia wolności lub grzywnę do 3 milionów jenów, lub obie te kary, dla osób, które dopuściły się lub pośredniczyły w nielegalnym zatrudnieniu. Istotnym aspektem tego przestępstwa jest to, że pracodawca może zostać ukarany nawet w przypadku, gdy nie był świadomy, że zatrudniona osoba pracuje nielegalnie, jeśli zaniedbał obowiązek weryfikacji karty pobytowej. Innymi słowy, tłumaczenie „nie wiedziałem” nie jest akceptowalne, jeśli pracodawca nie dopełnił obowiązku weryfikacji.

Ten system prawny faktycznie nakłada na przedsiębiorstwa rolę strażników i nadzorców na pierwszej linii kontroli imigracji. Dlatego też, przedsiębiorstwa muszą nie tylko weryfikować karty pobytowe w momencie zatrudnienia, ale również zarządzać statusami pobytowymi i datami wygaśnięcia okresu pobytu w trakcie zatrudnienia, wspierać odpowiednie procedury odnowienia i budować ciągły system zgodności, aby uniknąć poważnych ryzyk biznesowych, w tym karnych.

Niedawne przypadki przestępstwa wspierania nielegalnego zatrudnienia w Japonii

Prawne ryzyko związane z przestępstwem wspierania nielegalnego zatrudnienia w przedsiębiorstwach w Japonii nie jest jedynie teoretyczne. W ostatnich latach nawet renomowane firmy były oskarżane o to przestępstwo, co pokazuje realne zagrożenie, z którym mogą się zmierzyć.

Szczególnie godny uwagi jest przypadek z 2021 roku, kiedy to wiodący producent żywności, Nakamuraya Co., Ltd., został poddany dochodzeniu w związku z podejrzeniem o wspieranie nielegalnego zatrudnienia. Problem w tym przypadku nie dotyczył prostej sytuacji zatrudnienia osób przebywających w kraju nielegalnie. Firma ta zatrudniała obywateli Nepalu posiadających wizę na “technologie, wiedzę humanistyczną i międzynarodową działalność gospodarczą” za pośrednictwem agencji pracy tymczasowej, ale zlecała im prace na linii produkcyjnej słodyczy, co nie mieściło się w zakresie specjalistycznych zadań dozwolonych przez ich wizę.

Ten przypadek zawiera kilka ważnych lekcji dla przedsiębiorstw. Po pierwsze, ryzyko związane z nielegalnym zatrudnieniem nie ogranicza się tylko do zatrudniania osób bez odpowiedniego pozwolenia na pobyt, ale również do angażowania pracowników z legalnym statusem pobytu w działalności niezgodnej z ich kwalifikacjami, czyli tzw. “działalności poza zakresem kwalifikacji”. Jest to ryzyko, które może niezamierzenie wystąpić, zwłaszcza w dużych firmach, gdy decyzje dotyczące przydziału pracy są podejmowane na miejscu bez należytej ostrożności.

Po drugie, według doniesień medialnych, osoby odpowiedzialne w firmie kontynuowały zatrudnienie, zdając sobie sprawę z jego nielegalności, tłumacząc to brakiem pracowników. To jasno pokazuje, że potrzeby biznesowe nie mogą być uzasadnieniem dla naruszenia prawa.

Po trzecie, ten przypadek pokazuje, że firmy przyjmujące pracowników tymczasowych (odbiorcy usług) również mogą być pociągnięte do odpowiedzialności za przestępstwo wspierania nielegalnego zatrudnienia. Nie można zaniedbywać obowiązku weryfikacji, zakładając, że “agencja pracy tymczasowej powinna to sprawdzić”. Podobne przypadki zostały zgłoszone w różnych branżach, w tym w agencjach pracy tymczasowej, firmach budowlanych i szkołach języka japońskiego, co wskazuje, że nie jest to problem ograniczony do konkretnej branży. Z tych przykładów wynika, że jednym z największych potencjalnych ryzyk związanych z przestrzeganiem przepisów dla współczesnych firm nie jest tylko przeoczenie podczas rekrutacji, ale także niezgodność między statusem pobytowym pracownika a rzeczywistymi zadaniami wykonywanymi po zatrudnieniu.

Podsumowanie

Jak przedstawiono w niniejszym artykule, system kwalifikacji pobytowych w Japonii stanowi rygorystyczną i systematyczną ramę prawną, która jest podstawą dla pobytu i działalności osób o obcej narodowości w Japonii. Podstawową zasadą tego systemu jest to, że pobyt nie jest prawem, lecz przywilejem udzielanym przez państwo. Dla firm zatrudniających międzynarodowych pracowników i prowadzących działalność gospodarczą, absolutnym warunkiem jest dokładne zrozumienie i przestrzeganie tego systemu. Szczególnie ważne jest właściwe rozpoznanie ograniczeń zakresu działalności określonych przez status pobytowy oraz budowanie wewnętrznych systemów zarządzania, aby uniknąć poważnych ryzyk prawnych, takich jak przestępstwo wspomagania nielegalnej pracy. Zgodność z przepisami nie jest jednorazowym działaniem podczas rekrutacji, lecz powinna być zarządzana ciągle przez cały okres zatrudnienia.

Kancelaria Prawna Monolith posiada bogate doświadczenie w świadczeniu usług prawnych dla wielu krajowych i międzynarodowych klientów w sprawach związanych z japońską ustawą o kontroli imigracji. W naszym zespole znajdują się eksperci z międzynarodowym doświadczeniem prawniczym, w tym osoby posiadające kwalifikacje prawnicze z innych krajów i mówiące w języku angielskim. Oferujemy wszechstronne wsparcie prawne, od pomocy w uzyskaniu, odnowieniu i zmianie statusu pobytowego dla zagranicznych pracowników, przez budowanie systemów zgodności z przepisami w celu uniknięcia ryzyka nielegalnej pracy, aż po wsparcie w przypadku konieczności interwencji administracyjnej. W skomplikowanym zarządzaniu międzynarodowymi zasobami ludzkimi, nasza kancelaria mocno wspiera biznes naszych klientów z prawnej perspektywy.