Prawne ograniczenia i procedury dotyczące zwolnień w japońskim prawie pracy

W japońskim systemie prawa pracy, jednostronne zakończenie umowy o pracę przez pracodawcę, znane jako ‘zwolnienie’, podlega znacznie bardziej rygorystycznym ograniczeniom prawnym w porównaniu z wieloma innymi krajami. Szczególnie ze względu na historyczny rozwój oparty na założeniu dożywotniego zatrudnienia, silna jest idea ochrony zatrudnienia pracowników, a co za tym idzie, wysokie wymagania są stawiane przed pracodawcami w zakresie wykonywania prawa do zwolnienia. Zrozumienie tego prawno-organizacyjnego kontekstu jest niezbędne dla zarządzania ryzykiem w prowadzeniu działalności w Japonii. Japońska Ustawa o Umowach Pracy stanowi, że zwolnienie jest nieważne, jeśli “brakuje mu obiektywnie racjonalnych powodów i nie jest uznane za odpowiednie według ogólnie przyjętych norm społecznych”. Jest to znane jako “zasada nadużycia prawa do zwolnienia” i stanowi kluczową zasadę w ocenie ważności zwolnienia. Zasada ta dotyczy uzasadnienia samego powodu zwolnienia (materialne ograniczenia). Ponadto, Japońska Ustawa o Standardach Pracy nakłada konkretne regulacje dotyczące procedury zwolnienia (proceduralne ograniczenia), w szczególności wymagając 30-dniowego okresu wypowiedzenia lub wypłaty ekwiwalentu. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy te materialne i proceduralne aspekty zasad zwolnienia w japońskim prawie pracy, włączając w to konkretne przykłady z orzecznictwa.

Podstawowe zasady zwolnienia z pracy w japońskim prawie pracy

Pierwszym krokiem w zrozumieniu prawnych ograniczeń jest uporządkowanie pojęcia i rodzajów zwolnień z pracy. W japońskim prawie pracy “zwolnienie” oznacza działanie polegające na jednostronnym zakończeniu umowy o pracę przez pracodawcę. Jest to wyraźnie odróżnione od “porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę”, które kończy się za porozumieniem stron, oraz od “dobrowolnego odejścia z pracy”, które następuje z inicjatywy samego pracownika.

W praktyce zwolnienia z pracy klasyfikuje się głównie według trzech kategorii, w zależności od przyczyny.

Po pierwsze, mamy do czynienia ze “zwolnieniem zwykłym”. Dotyczy to sytuacji, gdy przyczyną zwolnienia są okoliczności po stronie pracownika, takie jak brak kwalifikacji, słabe wyniki pracy, brak współpracy lub obniżona zdolność do pracy z powodu choroby lub urazu. Niniejszy artykuł skupia się głównie na prawnych ograniczeniach dotyczących tego typu zwolnienia.

Po drugie, istnieje “zwolnienie dyscyplinarne”. Jest to najcięższa kara stosowana, gdy pracownik popełnia poważne naruszenie dyscypliny zakłócające porządek w firmie (na przykład defraudacja środków firmowych lub poważne przypadki molestowania). Ze względu na swoją naturę, zwolnienie dyscyplinarne podlega jeszcze bardziej rygorystycznym kryteriom ważności niż zwolnienie zwykłe.

Po trzecie, mamy “zwolnienie strukturalne”. Odnosi się to do sytuacji, gdy z powodu trudności finansowych firmy pojawia się konieczność redukcji personelu. Ponieważ zwolnienie strukturalne nie jest spowodowane przez pracownika, jego ważność podlega specjalnym i rygorystycznym wymogom, jednak nie będzie ono przedmiotem omówienia w niniejszym artykule.

Substancjalne ograniczenia zwolnienia: Doktryna nadużycia prawa do zwolnienia w Japonii

Sercem regulacji dotyczących zwolnień w Japonii jest “doktryna nadużycia prawa do zwolnienia”. Doktryna ta została ukształtowana przez lata orzecznictwa i obecnie jest wyraźnie zakodowana w artykule 16 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy (Labor Contract Act) . Artykuł ten stanowi, że “zwolnienie jest nieważne, jeśli brakuje mu obiektywnie racjonalnego powodu i nie jest uznane za odpowiednie według ogólnie przyjętych norm społecznych” . Ten przepis wskazuje, że aby zwolnienie było uznane za ważne, musi spełniać oba kryteria: “obiektywnie racjonalny powód” oraz “odpowiedniość według ogólnie przyjętych norm społecznych”.

Obiektywnie uzasadnione powody

Termin “obiektywnie uzasadnione powody” oznacza, że z punktu widzenia osoby trzeciej, zwolnienie pracownika jest uzasadnione i akceptowalne jako słuszne działanie. Konkretnie, może to dotyczyć niedostatecznych umiejętności pracownika, słabych wyników, złej postawy w pracy lub naruszenia obowiązków wynikających z umowy o pracę. Jednak sama obecność tych faktów nie oznacza automatycznie, że zwolnienie jest uzasadnione. Sądy dokładnie badają, czy pracodawca podjął wystarczające wysiłki, zanim zdecydował się na ostateczny środek, jakim jest zwolnienie.

Jako przykład takiego orzeczenia można przytoczyć sprawę Japan IBM (wyrok Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 28 marca 2016 roku (2016)). W tej sprawie pracownik z długoletnim stażem został zwolniony z powodu braku umiejętności, ale sąd uznał zwolnienie za nieważne. Powodem takiej decyzji było to, że firma nie dała pracownikowi wystarczającej szansy na poprawę oraz nie rozważyła innych środków, takich jak przeniesienie do innego działu, które mogłyby uniknąć zwolnienia.

Podobnie, sprawa Bloomberg L.P. (wyrok Sądu Okręgowego w Tokio z dnia 5 października 2012 roku (2012)) dostarcza ważnych wskazówek. W tej sprawie pracownik został zwolniony, ponieważ nie osiągnął celów zawartych w planie poprawy wydajności (Performance Improvement Plan, PIP). Jednakże, sąd uznał zwolnienie za nieważne, stwierdzając, że cele i wskazówki ustalone przez firmę były zbyt abstrakcyjne i nie zapewniały pracownikowi wystarczającego wsparcia, aby zrozumieć, co i jak powinien poprawić.

Z tych orzeczeń wynika, że japońskie sądy faktycznie nakładają na pracodawców obowiązek nie tylko wskazywania problemów, ale także aktywnego promowania poprawy i poszukiwania alternatywnych rozwiązań. Od pracodawców oczekuje się, że będą wykorzystywać swoje szerokie uprawnienia do zarządzania rozmieszczeniem i rodzajem pracy pracowników, a także do podejmowania wysiłków w celu uniknięcia zwolnień. Zwolnienia przeprowadzone bez prób zastosowania alternatywnych środków, takich jak przeniesienie lub przekwalifikowanie, nawet jeśli faktycznie istnieje problem z niedostatecznymi umiejętnościami, niosą ze sobą bardzo wysokie ryzyko uznania, że brakuje im “obiektywnie uzasadnionych powodów”.

Społecznie Uznawana Adekwatność

Nawet jeśli zwolnienie ma obiektywnie racjonalne przyczyny, może być uznane za nieważne, jeśli nie jest uznane za “społecznie adekwatne”. Oznacza to, że decyzja o zwolnieniu musi być zrównoważona w stosunku do powagi zachowania lub zdarzenia, które doprowadziło do problemu, czyli czy kara nie jest zbyt surowa .

Sądy, oceniając społecznie uznawaną adekwatność, biorą pod uwagę różne okoliczności. Konkretnie, uwzględniają naturę i sposób działania problemu, stopień szkody wyrządzonej firmie, poprzednią postawę i wkład pracownika, obecność skruchy oraz równowagę w stosunku do kar nałożonych na innych pracowników .

Ramę dla tego rodzaju oceny ustanowił przypadek Kochi Broadcasting (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 31 stycznia 1977 roku (1977)). W tym przypadku, prezenter został zwolniony za przespanie się i spowodowanie awarii nadawczej. Chociaż awaria nadawcza może być obiektywnym powodem do zwolnienia, Sąd Najwyższy, biorąc pod uwagę, że ① wypadek był wynikiem niedbalstwa, a nie złej woli, ② część odpowiedzialności spoczywała również na innych osobach odpowiedzialnych, ③ postawa pracy prezentera była na co dzień dobra, ④ istniały braki w systemie zarządzania firmy, ⑤ w porównaniu z podobnymi przypadkami w przeszłości, kara była wyjątkowo surowa, uznał, że zwolnienie było zbyt surowe i nieadekwatne społecznie, i w rezultacie nieważne .

Z drugiej strony, ocena społecznie uznawanej adekwatności może być również wpływana przez wielkość przedsiębiorstwa. W przypadku Negishi (wyrok Sądu Apelacyjnego w Tokio z dnia 24 listopada 2016 roku (2016)), firma zwolniła pracownika, którego zachowanie pozbawione współpracy doprowadziło do rezygnacji kilku innych pracowników na część etatu. Sąd Apelacyjny uznał to zwolnienie za ważne. W swojej decyzji, sąd podkreślił, że firma była małym przedsiębiorstwem z zaledwie kilkunastoma pracownikami, a rozwiązanie problemu poprzez przeniesienie było faktycznie trudne. To orzeczenie wskazuje, że nawet jeśli w dużych firmach oczekuje się wysiłków w celu uniknięcia zwolnienia, takich jak przeniesienie pracownika, w małych przedsiębiorstwach opcje alternatywne są ograniczone, co może sprawić, że zwolnienie staje się nieuniknione.

Porównanie zwolnienia zwykłego i dyscyplinarnego w Japonii

Zrozumienie prawnych ograniczeń zwolnienia zwykłego jest niezwykle ważne, a kluczowe jest opanowanie różnic między nim a zwolnieniem dyscyplinarnym. Oba działania prowadzą do zakończenia umowy o pracę, jednak różnią się pod względem prawnej natury, wymagań i skutków.

Zwolnienie zwykłe jest zakończeniem umowy z powodu niekompletnego wykonania obowiązków wynikających z umowy o pracę, takich jak niedostateczne kwalifikacje czy nieodpowiednie zachowanie w pracy. Z kolei zwolnienie dyscyplinarne ma charakter kary za poważne naruszenie porządku w przedsiębiorstwie.

Z tych różnic wynikają istotne odmienności. Po pierwsze, wymóg podstawy w regulaminie pracy. Zwolnienie dyscyplinarne, jako kara, wymaga, aby przyczyny dyscyplinarne i rodzaje kar były jasno określone w regulaminie pracy. Natomiast w przypadku zwolnienia zwykłego, teoretycznie wystarczy, jeśli regulamin pracy zawiera ogólne przesłanki zwolnienia.

Po drugie, surowość kontroli sądowej. Ze względu na duże niekorzyści dla pracownika, sądy stosują bardziej rygorystyczne podejście do nadużycia prawa do zwolnienia w przypadku zwolnień dyscyplinarnych niż w przypadku zwolnień zwykłych.

Po trzecie, wpływ na odprawę. W przypadku zwolnienia zwykłego, odprawa jest zazwyczaj wypłacana zgodnie z regulaminem firmy, ale w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego, na podstawie regulaminu pracy, odprawa może być w całości lub częściowo niewypłacona.

Poniższa tabela podsumowuje te różnice.

Proceduralne regulacje dotyczące zwolnień

Aby zwolnienie było uznane za ważne, oprócz wymienionych wcześniej wymogów merytorycznych, konieczne jest również przestrzeganie procedur określonych przez prawo.

Zawiadomienie o zwolnieniu i odprawa z tytułu zawiadomienia o zwolnieniu

Artykuł 20 Japońskiej Ustawy o Standardach Pracy stanowi centralne zasady dotyczące procedury, jakiej pracodawca musi przestrzegać, gdy zamierza zwolnić pracownika. Zgodnie z tym artykułem, pracodawca zasadniczo musi zawiadomić pracownika o zamiarze zwolnienia co najmniej 30 dni wcześniej.

Jeśli pracodawca nie zawiadomi pracownika 30 dni wcześniej, musi wypłacić odprawę równą co najmniej 30-dniowemu wynagrodzeniu (nazywaną “odprawą z tytułu zawiadomienia o zwolnieniu”). Możliwe jest również skrócenie okresu zawiadomienia, w takim przypadku pracodawca musi wypłacić odprawę za dni brakujące do pełnych 30. Na przykład, jeśli zawiadomienie nastąpi 10 dni wcześniej, należy wypłacić odprawę za 20 dni.

Okres 30 dni liczy się od dnia następującego po dniu zawiadomienia i obejmuje również dni wolne od pracy. Aby uniknąć problemów, zaleca się, aby zawiadomienie o zwolnieniu było dokonywane w formie pisemnej (poprzez wręczenie pisemnego zawiadomienia o zwolnieniu), zawierającej datę zwolnienia oraz powody zwolnienia.

Co bardzo ważne, samo przestrzeganie procedury zawiadomienia o zwolnieniu nie oznacza, że samo zwolnienie jest ważne. System zawiadomień o zwolnieniu ma na celu zapewnienie pracownikowi czasu i wsparcia finansowego na znalezienie nowej pracy i jest jedynie regulacją proceduralną. Ważność zwolnienia oceniana jest na podstawie merytorycznych wymogów określonych w artykule 16 Japońskiej Ustawy o Umowach Pracy, takich jak “obiektywnie uzasadnione powody” oraz “adekwatność według ogólnie przyjętych norm społecznych”. Dlatego nawet jeśli pracodawca wypłaci pełną odprawę i dokona natychmiastowego zwolnienia, ale zwolnienie to nie będzie miało uzasadnionych powodów i adekwatności, zostanie uznane za nieważne.

Udzielanie możliwości obrony

Przy dokonywaniu zwolnień zwykłych, prawo nie nakłada wprost obowiązku udzielenia pracownikowi możliwości wyrażenia swojego stanowiska lub obrony (tzw. “możliwość obrony”). W przypadku zwolnień dyscyplinarnych, jeśli regulamin pracy zawiera takie przepisy, należy ich przestrzegać, a z punktu widzenia właściwych procedur, możliwość obrony jest uważana za ważną. Jednak w przypadku zwolnień zwykłych nie ma takiego bezpośredniego przepisu.

Niemniej jednak lekceważenie tej procedury jest niezwykle ryzykowne. Sądy, oceniając “adekwatność według ogólnie przyjętych norm społecznych” zwolnienia, przykładają dużą wagę do tego, jak staranny proces został przeprowadzony przez pracodawcę przed podjęciem tak poważnej decyzji, jak zwolnienie. Jeśli pracodawca dokona jednostronnego zwolnienia bez udzielenia pracownikowi możliwości obrony, może to sprawić wrażenie, że działał arbitralnie i bez sprawiedliwego procesu.

W rezultacie, nawet jeśli pewien stopień obiektywności zostanie przyznany powodom zwolnienia, brak proceduralnej staranności może stać się istotnym czynnikiem prowadzącym do uznania zwolnienia za nieważne z powodu braku adekwatności według ogólnie przyjętych norm społecznych. Dlatego udzielenie możliwości obrony, mimo braku jasnych przepisów prawnych, jest faktycznym wymogiem, czyli “de facto wymaganiem”, które należy starannie wdrożyć, aby zapewnić ważność zwolnienia.

Podsumowanie

Jak szczegółowo opisano w niniejszym artykule, zwolnienia pracowników podlegające japońskiemu systemowi prawa pracy są ściśle regulowane zarówno pod względem merytorycznym, jak i proceduralnym. Aby pracodawca mógł zwolnić pracownika, musi udowodnić, zgodnie z artykułem 16 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy, że przyczyny zwolnienia są “obiektywnie uzasadnione” oraz że decyzja ta jest “odpowiednia według ogólnie przyjętych norm społecznych”. Jak pokazuje analiza orzecznictwa, wymogi te są bardzo wysokie, a zwolnienie jest traktowane jako ostateczność. Ponadto, należy przestrzegać proceduralnych wymogów określonych w artykule 20 japońskiej Ustawy o Standardach Pracy, dotyczących wypowiedzenia lub wypłaty odprawy w przypadku zwolnienia. Dokładne zrozumienie tych ram prawnych i ostrożne rozważenie oraz odpowiednie działanie w indywidualnych przypadkach są niezbędne do uniknięcia niepotrzebnych sporów prawnych i zapewnienia stabilnego zarządzania pracownikami.

Kancelaria Prawna Monolith posiada głęboką specjalistyczną wiedzę i bogate doświadczenie praktyczne w zakresie japońskiego prawa pracy. W szczególności w kwestiach związanych z prawnymi ograniczeniami dotyczącymi zwolnień, które omówiono w niniejszym artykule, świadczyliśmy kompleksowe usługi prawne dla wielu krajowych i międzynarodowych klientów korporacyjnych, od analizy konkretnych sytuacji i oceny ryzyka po opracowanie odpowiednich strategii działania. W naszej kancelarii pracuje również kilku specjalistów posiadających kwalifikacje prawnicze z innych krajów i mówiących po angielsku, co umożliwia precyzyjne odpowiadanie na specyficzne potrzeby klientów działających w międzynarodowym środowisku biznesowym. Jeśli napotykają Państwo skomplikowane problemy związane ze zwolnieniem pracowników, zapraszamy do skorzystania z naszej porady.