Kluczowe punkty do sprawdzenia w podstawowej umowie handlowej dotyczącej reklam, aby uniknąć problemów

Pojawienie się internetu zróżnicowało metody reklamowania, a treść umów dotyczących transakcji reklamowych musi teraz być tworzona zgodnie z charakterystyką każdego medium, takiego jak “reklama w magazynie”, “reklama internetowa” czy “reklama telewizyjna”.

Jednakże, niezależnie od tego, nie zmienia to faktu, że jest to jeden z kontraktów zleceniowych, w którym osoba zlecająca wykonuje pracę reklamową, a zleceniodawca płaci za to wynagrodzenie.

W przypadku kontynuowania zlecania pracy, zwykle jest to realizowane poprzez dwustopniowy kontrakt, który określa podstawowe warunki transakcji w umowie podstawowej i treść indywidualnej transakcji w umowie indywidualnej. Jednakże, jeśli umowa podstawowa jest niekompletna lub zawiera luki, może to prowadzić do problemów.

W związku z tym, w tym artykule szczegółowo omówimy najważniejsze punkty, które należy uwzględnić w celu uniknięcia niepotrzebnych problemów w przypadku “Umowy podstawowej dotyczącej transakcji reklamowych”, która jest najważniejsza podczas kontynuowania transakcji reklamowych.

Rola umowy podstawowej

Umowa podstawowa jest umową, którą zawieramy z określonym partnerem, gdy przewidujemy, że podobne transakcje będą powtarzać się w przyszłości. W umowie tej z góry ustalamy podstawowe kwestie wspólne dla wszystkich transakcji, takie jak “zakres umowy”, “warunki płatności”, “odszkodowania za szkody”.

Podczas każdej transakcji zawieramy prostą umowę indywidualną, która określa kwestie związane z daną transakcją, które nie są określone w umowie podstawowej, takie jak “zakres usług”, “dodatkowe wynagrodzenie”, “termin dostawy”.

Określenie tych kwestii w umowie podstawowej ma tę zaletę, że podczas przeprowadzania indywidualnej transakcji wystarczy tylko wymiana informacji dotyczących usług, co sprawia, że każda transakcja przebiega płynnie.

W następnym punkcie, korzystając z typowych postanowień, wyjaśnimy kluczowe punkty do sprawdzenia w umowie podstawowej dotyczącej transakcji reklamowych.

Klauzule dotyczące zleconych zadań

Artykuł ◯ (Definicje)
W niniejszej umowie, transakcje reklamowe oznaczają, że A zleca B zadania określone w jednym z poniższych punktów dotyczących reklamowania produktów i usług A (zwane dalej “zadaniem objętym niniejszą umową”), a B otrzymuje za to wynagrodzenie.

1. Planowanie i opracowywanie metod reklamowych
2. Wybór mediów reklamowych (reklama internetowa i inne media elektroniczne)
3. Zarządzanie publikacją reklam
4. Wszystkie zadania zlecone przez A do B związane z powyższymi punktami

Tutaj definiujemy “transakcje reklamowe”, które są podstawą podstawowej umowy.

Jednakże, jeśli w zadaniach dodatkowych określonych w punkcie 4 zawarte są “projektowanie” i “produkcja”, konieczne jest oddzielne opisanie “projektowania i produkcji reklam” jako zadania objęte niniejszą umową.

Powodem jest to, że często powstają różne prawa do wytworzonych materiałów, a wraz z traktowaniem “wyników” wytworzonych w procesie produkcji, konieczne są klauzule dotyczące przynależności “praw własności intelektualnej”, takich jak prawa patentowe, prawa wzorów i prawa autorskie.

W tym samym czasie, konieczna jest również oddzielna klauzula dotycząca “akceptacji” wytworzonych materiałów.

Klauzula dotycząca relacji między umową podstawową a umową szczegółową

Artykuł ◯ (Umowa podstawowa i umowa szczegółowa)
⒈ Postanowienia umowy podstawowej stosuje się do wszystkich umów szczegółowych (zwanych dalej “umowami szczegółowymi”), które są zawierane między stronami dla każdego zamówienia dotyczącego transakcji reklamowych.
2. Niezależnie od postanowień poprzedniego punktu, w przypadku zawarcia między stronami umowy szczegółowej, której postanowienia różnią się od umowy podstawowej, umowa szczegółowa ma pierwszeństwo.

Ta klauzula ma na celu jasne określenie relacji między “umową podstawową” a “umową szczegółową”, a także ustalenie priorytetów w przypadku sprzeczności lub konfliktu między dwoma umowami.

Chociaż tutaj określono, że umowa szczegółowa ma pierwszeństwo, istnieje również podejście, które uważa, że bezpieczniej jest dawać pierwszeństwo umowie podstawowej, która została starannie przemyślana i przygotowana po konsultacji z prawnikiem, niż zmieniać postanowienia umowy podstawowej w umowie szczegółowej, która jest często zawierana na poziomie osób odpowiedzialnych.

Jeśli nie ma klauzuli o pierwszeństwie, istnieje podejście, które uważa, że umowa szczegółowa zawarta później ma pierwszeństwo, ale jeśli nie jest wyraźnie określone, które ma pierwszeństwo, nie można tego stwierdzić.

Dlatego też, jeśli zapomnisz dodać tę klauzulę, może to prowadzić do problemów między stronami, dlatego wymaga to ostrożności.

Klauzule dotyczące umów indywidualnych

Artykuł ◯ (Zawarcie umowy indywidualnej)
⒈ Umowa indywidualna jest zawierana, gdy strona A wysyła do strony B zamówienie zawierające niezbędne informacje, takie jak data zamówienia, nazwa usługi, treść usługi, ilość, cena, termin realizacji, a strona B wysyła do strony A potwierdzenie zamówienia, które strona A otrzymuje.
⒉ Zamówienie i potwierdzenie zamówienia, o których mowa w poprzednim punkcie, mogą być zastąpione przez transmisję e-mailową lub faksową.

W umowie indywidualnej musisz jasno określić treść zlecenia oraz kiedy umowa indywidualna jest zawierana. Aby to osiągnąć, dobrze jest ustalić między stronami A i B formaty takie jak zamówienie i potwierdzenie zamówienia, tak aby nie było żadnych braków w elementach niezbędnych do zlecenia i przyjęcia zlecenia.

W powyższym przykładzie jest jeden problem. Nie określono terminu odpowiedzi na zamówienie. Jeżeli nie ustalimy tego, odpowiedzialność za niewywiązanie się z terminu realizacji żądanego przez zamawiającego, stronę A, stanie się niejasna.

W związku z tym, można rozważyć dodanie następującego artykułu na końcu punktu 1, aby jasno określić termin odpowiedzi.

“Jednakże, jeżeli strona B nie odpowie stronie A w ciągu ○○ dni roboczych od wysłania zamówienia, umowa indywidualna dotycząca danego zamówienia uważana jest za zawartą.”

Klauzula dotycząca ponownego zlecenia

Artykuł ◯ (Ponowne zlecenie)
⒈ Strona B może zlecić całość lub część zadań wynikających z niniejszej umowy lub umowy szczegółowej stronie trzeciej bez uprzedniej zgody strony A.
⒉ W przypadku, gdy strona B dokonuje ponownego zlecenia zgodnie z poprzednim punktem, strona B zobowiązuje się do zobowiązania strony, której zlecono ponowne zlecenie, do przestrzegania obowiązków równoważnych z niniejszą umową i umową szczegółową. Nawet jeśli strona B dokona ponownego zlecenia, nie może uniknąć odpowiedzialności wynikającej z niniejszej umowy i umowy szczegółowej.

Kluczowym punktem w przypadku ponownego zlecenia jest to, czy wymagana jest uprzednia zgoda strony A. W powyższym przykładzie uprzednia zgoda nie jest wymagana, ale w zależności od treści zadania, może być wymagana uprzednia zgoda.

Kolejnym punktem jest to, że zobowiązuje się do przestrzegania obowiązków równoważnych z niniejszą umową i umową szczegółową przez stronę trzecią, ale jest to umowa między stroną A i B, a strona trzecia, która nie jest stroną niniejszej umowy, nie może być zobowiązana do zapłaty odszkodowania za naruszenie umowy przez stronę A.

Jeśli chcesz uniknąć takiego ryzyka, możesz:

“Strona B ponosi pełną odpowiedzialność za działania strony, której zlecono ponowne zlecenie”

Można to zrobić, dodając ten zapis na końcu punktu 1.

Klauzula dotycząca zachowania poufności

Artykuł ◯ (Zachowanie poufności)
⒈ Strony, tj. A i B, nie mogą używać informacji (zwanej dalej “informacją poufną”), która została im ujawniona przez drugą stronę na podstawie niniejszej umowy i umowy szczegółowej, i która została wyraźnie oznaczona jako poufna, w celach innych niż te określone w niniejszej umowie i umowie szczegółowej. Nie mogą również ujawniać ani przeciekać tych informacji osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody drugiej strony.

Najważniejszym elementem klauzuli o zachowaniu poufności jest określenie, “co jest objęte tajemnicą”. W powyższym tekście jest to określone jako “informacje wyraźnie oznaczone jako poufne”. Jednakże, informacje ujawnione ustnie lub na ekranie monitora nie pozostawiają śladów, co może utrudnić udowodnienie naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy, jeśli dojdzie do wycieku takich informacji.

Dlatego, aby określić informacje poufne, które nie zostawiają śladów, takie jak informacje przekazane ustnie, dobrze jest dodać następujące sformułowanie jako uzupełnienie informacji poufnej:

“Informacje ujawnione ustnie lub na ekranie monitora są uznawane za poufne, jeśli zostało to zgłoszone podczas ujawniania, a informacje o tym, że są one poufne, oraz ich treść zostały przekazane drugiej stronie na piśmie w ciągu ○ dni.”

Więcej informacji na temat klauzuli o zachowaniu poufności można znaleźć w poniższym artykule:

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Klauzula dotycząca okresu ważności i odnowienia

Artykuł ◯ (Okres ważności)
⒈ Okres ważności niniejszej umowy wynosi od dnia ○○ roku ○○ miesiąca ○○ do dnia ○○ roku ○○ miesiąca ○○. Jednakże, jeżeli żadna ze stron nie złoży wniosku o nieodnawianie umowy na 3 miesiące przed upływem terminu, umowa zostanie automatycznie przedłużona o kolejny rok, a zasada ta będzie stosowana również w przyszłości.
⒉ Nawet jeżeli niniejsza umowa zostanie zakończona, jeżeli jakiekolwiek umowy indywidualne zawarte podczas okresu ważności niniejszej umowy nadal obowiązują, postanowienia niniejszej umowy nadal będą stosowane do tych umów indywidualnych.

Kluczowym punktem klauzuli dotyczącej okresu ważności jest to, czy umowa jest automatycznie odnawiana, a jeśli tak, czy sposób zakończenia jest jasno określony.

W powyższym przypadku, potencjalnym problemem może być brak jasno określonego sposobu “wnioskowania o nieodnawianie”.

Dlatego, aby uniknąć problemów związanych z tym, czy wniosek został złożony na 3 miesiące przed upływem terminu, zaleca się określenie metody wnioskowania, na przykład “wnioskowanie na piśmie lub przez e-mail”.

Ponadto, w niektórych przypadkach może być korzystne utrzymanie postanowień dotyczących obowiązku zachowania poufności i odszkodowań po zakończeniu okresu umowy.

W takim przypadku, można to zrobić poprzez określenie tego w poszczególnych klauzulach, jak w powyższym przykładzie, lub poprzez ustanowienie oddzielnej klauzuli “klauzuli o przetrwaniu”, która zawiera wszystkie odpowiednie klauzule.

Klauzula dotycząca odszkodowań

Artykuł ◯ (Odszkodowanie)
Strona B zobowiązuje się do naprawienia normalnych i bezpośrednich szkód rzeczywiście poniesionych przez stronę A w wyniku niewykonania lub wykonania obowiązków wynikających z niniejszej umowy oraz umowy szczegółowej. Jednakże, kwota odszkodowania jest ograniczona do kwoty, którą strona A zapłaciła stronie B za wykonanie niniejszych usług.

Klauzula odszkodowawcza musi być zawsze zawarta, ale w zależności od treści umowy, jeśli istnieje możliwość powstania szkód dla obu stron, konieczne jest określenie obowiązku odszkodowawczego dla obu stron.

W powyższym przykładzie określono tylko obowiązek odszkodowawczy strony B wobec strony A, ale podobnie jak w przypadku wcześniej wspomnianego “obowiązku zachowania poufności”, istnieje również możliwość powstania szkód dla strony B w wyniku naruszenia niniejszej umowy.

Jako sposób radzenia sobie z tym, dobrze byłoby określić w punkcie 1 obowiązek odszkodowawczy strony A lub B w przypadku naruszenia niniejszej umowy i umowy szczegółowej, a w punkcie 2 określić obowiązek odszkodowawczy strony B wobec strony A, jak w przykładzie. Jednakże, jeśli pozostawimy klauzulę tak, jak jest, zakres odpowiedzialności odszkodowawczej, którą ponosi strona B, będzie zbyt szeroki, więc można rozważyć dodanie dodatkowego zapisu wyłączającego zastosowanie, jak poniżej.

“Jednakże, nie stosuje się to w przypadku umyślnego działania lub poważnego zaniedbania ze strony B.”

Podstawowe i indywidualne traktowanie umów pod względem podatkowym

Podstawowe i indywidualne umowy różnią się pod względem traktowania w prawie podatkowym od pieczątek, dlatego należy zachować ostrożność.

W przypadku podstawowej umowy z określonym partnerem, która jest kontynuowana przez okres dłuższy niż 3 miesiące, jest ona zgodna z dokumentem nr 7 w prawie podatkowym od pieczątek, dlatego konieczne jest zapłacenie pieczątki dochodowej w wysokości 4 000 jenów za każdy dokument.

Z kolei indywidualna umowa jest umową dotyczącą kontraktu, więc jest zgodna z dokumentem nr 2, dlatego konieczne jest zapłacenie podatku od pieczątek ustalonego w zależności od kwoty kontraktu.

Jeśli nie przykleisz pieczątki dochodowej do umowy, zostanie nałożony podatek karny w wysokości dwukrotności, a jeśli nie stemplujesz, zostanie nałożony podatek karny w tej samej wysokości. Dlatego warto rozważyć określenie takich kwestii jak obciążenie podatkiem od pieczątek w podstawowej umowie.

Podsumowanie

Omówiliśmy podstawowe informacje na temat roli umowy podstawowej dotyczącej transakcji reklamowych i jej związku z umowami indywidualnymi, a także ważne punkty do sprawdzenia, aby uniknąć problemów z drugą stroną.

Wykorzystanie nowych mediów, takich jak internet, jako medium reklamowe ma duży potencjał, ale w zależności od treści umowy może wiązać się z dużym ryzykiem.

Aby odnieść sukces w transakcjach reklamowych o różnych formach, zalecamy skonsultowanie się i uzyskanie porady od kancelarii prawnej z bogatym doświadczeniem i specjalistyczną wiedzą prawniczą.

Co więcej, szczegółowe informacje na temat umowy z agencją reklamową internetową można znaleźć w poniższym artykule.

https://monolith.law/corporate/explanation-of-internet-advertising-agency-contract[ja]

Informacje o tworzeniu i przeglądaniu umów przez naszą kancelarię

Kancelaria prawna Monolis, specjalizująca się w prawie IT, internetowym i biznesowym, oferuje swoim klientom i firmom doradczym usługi związane z tworzeniem i przeglądaniem różnego rodzaju umów, nie tylko podstawowych umów o transakcje reklamowe. Szczegóły znajdują się na poniższej stronie.