Zakończenie umów o pracę na czas określony w japońskim prawie pracy: Wyjaśnienie doktryny zatrzymania zatrudnienia

Umowy o pracę na czas określony są ważną formą zatrudnienia, która umożliwia wielu firmom elastyczne zarządzanie zasobami ludzkimi w odpowiedzi na konkretne projekty, sezonowe zapotrzebowanie lub w celu ustanowienia określonego okresu próbnego. Charakter tych umów, który zakłada automatyczne zakończenie stosunku pracy po upływie określonego czasu, może wydawać się jasny i łatwy do zarządzania dla pracodawcy. Jednakże, w ramach japońskiego systemu prawa pracy, zakończenie umowy z powodu upływu okresu jej trwania nie jest zawsze automatycznie i bezwarunkowo akceptowane. Szczególnie gdy umowa jest wielokrotnie odnawiana lub gdy pracownik ma uzasadnione powody, by oczekiwać jej przedłużenia, jednostronna odmowa przedłużenia umowy przez pracodawcę, znana jako ‘zakończenie zatrudnienia’, może zostać uznana za prawnie nieważną. Ta zasada prawna jest znana jako ‘doktryna zakończenia zatrudnienia’ i została ukształtowana przez lata orzecznictwa, a obecnie jest wyraźnie zapisana w japońskiej Ustawie o Umowach Pracy.

Obecność tej doktryny wskazuje na istotne ryzyko prawne, które firmy powinny rozpoznać przy stosowaniu umów o pracę na czas określony. Sam fakt formalnego określenia okresu trwania umowy w dokumencie nie zawsze jest wystarczający do uzasadnienia zakończenia zatrudnienia. Sądy kładą nacisk na substancjalne aspekty takie jak rzeczywiste stosowanie umowy, zachowanie stron, czy natura pracy, aby ocenić ważność zakończenia zatrudnienia. Dlatego dla menedżerów i specjalistów ds. prawnych kluczowe jest dokładne zrozumienie treści doktryny zakończenia zatrudnienia, w szczególności w jakich okolicznościach ‘oczekiwanie na przedłużenie’ przez pracownika jest prawnie chronione, a także jakie przesłanki są wymagane, aby skutecznie zakończyć umowę, jeśli jest ona ograniczona. Niniejszy artykuł omawia ogólne zasady doktryny zakończenia zatrudnienia, oparte na artykule 19 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy, ważne precedensy, które stały się kryteriami oceny, oraz praktyczne środki zarządzania ryzykiem, które powinny być stosowane przez firmy.

Podstawowe zasady umów o pracę na czas określony i zakończenia zatrudnienia w Japonii

W japońskim prawie pracy, umowy o pracę dzielą się na „umowy na czas określony” z wyznaczonym terminem zakończenia oraz „umowy na czas nieokreślony” bez takiego terminu. Umowy na czas określony, jak sama nazwa wskazuje, kończą się automatycznie po upływie określonego terminu, bez konieczności specjalnego oświadczenia woli stron. Działanie pracodawcy polegające na odmowie przedłużenia umowy po upływie tego terminu nazywane jest „zakończeniem zatrudnienia” (雇止め).

Jednakże istnieją ważne wyjątki od tej zasady. System prawny pracy w Japonii przykłada dużą wagę do stabilności zatrudnienia pracowników, co obejmuje również ochronę pracowników zatrudnionych na podstawie umów na czas określony. Swoboda pracodawcy w zakresie zakończenia zatrudnienia nie jest absolutna i w określonych sytuacjach jest znacząco ograniczona. Kluczowym elementem tych ograniczeń jest „zasada zakończenia zatrudnienia” (雇止め法理), która została ustanowiona w orzecznictwie i później wyraźnie zapisana w japońskiej ustawie o umowach o pracę. Zasada ta ma na celu ochronę pracowników zatrudnionych w warunkach faktycznie nieodróżnialnych od umów na czas nieokreślony oraz pracowników, którzy mają uzasadnione powody, by oczekiwać przedłużenia umowy, przed arbitralnym zakończeniem zatrudnienia przez pracodawcę. Centralnym przepisem określającym te zasady jest artykuł 19 japońskiej ustawy o umowach o pracę, który reguluje konkretne zasady dotyczące ważności zakończenia zatrudnienia.

Kodyfikacja zasady o zakończeniu zatrudnienia: Artykuł 19 Japońskiej Ustawy o Umowach Pracy

W wyniku nowelizacji prawa w 2012 roku (Heisei 24), dotychczasowa zasada o zakończeniu zatrudnienia, ustanowiona przez orzecznictwo Sądu Najwyższego, została skodyfikowana jako artykuł 19 Japońskiej Ustawy o Umowach Pracy. Kodyfikacja ta nie wprowadziła nowych reguł, lecz jedynie wyraźnie określiła status istniejących zasad orzecznictwa, nie zmieniając ich treści ani zakresu zastosowania.

Artykuł 19 Japońskiej Ustawy o Umowach Pracy stanowi, że zakończenie zatrudnienia przez pracodawcę jest nieważne, jeśli spełnione są określone wymagania. Konkretnie, pracodawca nie może zakończyć zatrudnienia, chyba że istnieje obiektywnie uzasadniony i społecznie akceptowalny powód, w jednym z dwóch poniższych przypadków, gdy pracownik złożył wniosek o przedłużenie umowy:

Po pierwsze, dotyczy to sytuacji, w której miały miejsce powtarzające się odnowienia umowy o pracę na czas określony i zakończenie takiego zatrudnienia jest społecznie uznawane za równoznaczne z rozwiązaniem umowy o pracę na czas nieokreślony (punkt pierwszy tego artykułu). Odnosi się to do sytuacji, w której umowa była wielokrotnie odnawiana i relacja zatrudnienia stała się w rzeczywistości nieodróżnialna od umowy na czas nieokreślony. Przepis ten bezpośrednio przenosi do formy ustawowej zasady wypracowane w orzecznictwie, jak w wyroku w sprawie zakładu Toshiba Yanashiro.

Po drugie, dotyczy to sytuacji, w której pracownik ma uzasadnione powody, by oczekiwać odnowienia umowy o pracę na czas określony po jej wygaśnięciu (punkt drugi tego artykułu). Obejmuje to szeroki zakres sytuacji, w których, nawet bez długotrwałego powtarzania się odnowień, jak w punkcie pierwszym, z natury pracy lub zachowania pracodawcy wynika, że pracownik może rozsądnie oczekiwać kontynuacji zatrudnienia.

Warto zauważyć, że stosowanie tych przepisów wymaga, aby pracownik złożył wniosek o odnowienie lub zawarcie nowej umowy przed upływem terminu umowy lub niezwłocznie po jego zakończeniu. Jednakże “wniosek” ten nie musi mieć formy pisemnej. Wystarczy, że pracownik w jakikolwiek sposób wyrazi pracodawcy sprzeciw wobec zakończenia zatrudnienia, co może obejmować złożenie pozwu sądowego czy ustne zgłoszenie sprzeciwu. Z uwagi na niski próg wymagań proceduralnych, pracodawca rzadko może skutecznie argumentować zakończenie zatrudnienia brakiem formalnego wniosku o jego odnowienie ze strony pracownika.

Racjonalne oczekiwania co do przedłużenia umowy: Kiedy “oczekiwania” są prawnie chronione w Japonii?

Artykuł 19, punkt 2 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy określa, czy istnieją “racjonalne powody do oczekiwania przedłużenia umowy”. Jest to jeden z najważniejszych punktów sporu w przypadku konfliktów związanych z zakończeniem zatrudnienia. Ocena ta nie opiera się na pojedynczym elemencie, lecz wymaga kompleksowego rozważenia różnych okoliczności związanych z zatrudnieniem i jest przeprowadzana indywidualnie dla każdego przypadku. Sądy szczególnie zwracają uwagę na następujące elementy:

1. Zawartość obowiązków służbowych – rozważa się, czy praca jest stała, czy też ma charakter jednorazowy lub tymczasowy. Jeśli pracownik jest zaangażowany w podstawowe i stałe zadania firmy, a jego obowiązki nie różnią się od obowiązków pracowników stałych, oczekiwania co do przedłużenia umowy wzrastają.
2. Liczba odnowień umowy i łączny okres zatrudnienia – im więcej odnowień umowy i dłuższy okres zatrudnienia, tym większe jest przypuszczenie ciągłości zatrudnienia, a oczekiwania pracownika co do przedłużenia umowy stają się mocniejsze.
3. Procedury zarządzania okresem umowy – oceniane jest, jak rygorystycznie przeprowadzane są procedury odnawiania umów. Na przykład, jeśli przy każdym odnowieniu przeprowadzane są ponowne rozmowy kwalifikacyjne i na podstawie oceny rozważnie decyduje się o przedłużeniu umowy, oczekiwania pracownika słabną. Z drugiej strony, jeśli umowa jest odnawiana automatycznie bez szczególnych procedur, oczekiwania pracownika wzrastają.
4. Zachowanie pracodawcy – jeśli podczas rozmów kwalifikacyjnych lub w trakcie trwania umowy przełożeni lub osoby odpowiedzialne za HR sugerowali długoterminowe zatrudnienie (np. “Liczymy na ciebie w przyszłym roku”, “Jeśli będziesz pracować sumiennie, możesz pracować tutaj na stałe”), stanowi to ważną podstawę do ochrony oczekiwań pracownika.
5. Sytuacja innych pracowników – jeśli inni pracownicy na podobnych stanowiskach z umowami na czas określony w przeszłości nie byli zwalniani i w większości przypadków ich umowy były odnawiane, u danego pracownika również łatwiej powstaje podobne oczekiwanie.

Podczas oceny tych elementów ważniejsza jest rzeczywistość niż forma. Na przykład, nawet jeśli pracodawca przeprowadzał procedury odnawiania umowy w sposób formalny, ale przez wiele lat angażował pracownika w podstawowe zadania, nie można na podstawie samej formalności odrzucić racjonalnych oczekiwań co do przedłużenia umowy. Procedury stają się skutecznym narzędziem zarządzania ryzykiem tylko wtedy, gdy dokładnie odzwierciedlają rzeczywistość tymczasowości zatrudnienia. Dlatego najbardziej efektywne zarządzanie ryzykiem nie ogranicza się tylko do przygotowania umów i procedur, ale także do zapewnienia, że rola i obowiązki pracowników z umowami na czas określony są rzeczywiście “tymczasowe”, zgodnie z ich prawnym statusem.

Poniższa tabela podsumowuje te elementy oceny.

Ucząc się z precedensów: ocena oczekiwań odnowienia umowy w sprawach fabryki Toshiba Yanashimachi i Hitachi Medico w Japonii

Dwa typy rozumowania dotyczące zakończenia zatrudnienia zostały ustanowione przez dwa przełomowe orzeczenia Sądu Najwyższego Japonii. Zrozumienie tych orzeczeń jest niezbędne do pojęcia zasięgu tych zasad prawnych.

W sprawie fabryki Toshiba Yanashimachi (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 lipca 1974 roku) chodziło o pracowników tymczasowych zatrudnionych na okres dwóch miesięcy, których umowy były odnawiane od 5 do 23 razy, a następnie zostali zwolnieni. Pracownicy ci byli zaangażowani w kluczowe operacje fabryczne, a ich praca była nierozróżnialna od pracy stałych pracowników. Sąd Najwyższy stwierdził, że w świetle faktu powtarzających się odnowień, umowa o pracę istniała w „stanie nieodróżnialnym od umowy na czas nieokreślony”. W związku z tym, zakończenie takiej umowy powinno być oceniane tak samo jak zwolnienie pracownika na czas nieokreślony, a zasady nadużycia prawa do zwolnienia powinny być stosowane przez analogię. Innymi słowy, zakończenie zatrudnienia wymaga obiektywnie racjonalnego uzasadnienia i społecznej adekwatności. To orzeczenie ustanowiło typ „umowy na czas nieokreślony w rzeczywistości”, który stał się podstawą artykułu 19, punkt 1, japońskiej ustawy o umowach o pracę.

W sprawie Hitachi Medico (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 grudnia 1986 roku) chodziło o pracownika tymczasowego zatrudnionego na okres dwóch miesięcy, którego umowa była odnawiana pięciokrotnie, a następnie został zwolniony z powodu trudności finansowych firmy i związanej z tym redukcji personelu. Sąd Najwyższy uznał, że stosunek pracy w tej sprawie różnił się od sprawy fabryki Toshiba Yanashimachi i nie można go było uznać za równoważny umowie na czas nieokreślony. Jednakże, sąd nie zakończył na tym swojej oceny. Nawet jeśli nie można było uznać umowy za równoważną umowie na czas nieokreślony, jeśli pracownik miał uzasadnione oczekiwania co do odnowienia umowy na podstawie faktów takich jak powtarzające się odnowienia, to takie oczekiwania powinny być prawnie chronione, a zakończenie umowy, które narusza te oczekiwania, może być uznane za nieważne z powodu nadużycia prawa, o ile nie istnieją szczególne okoliczności. W ten sposób ustanowiono typ „ochrony oczekiwań odnowienia”, który stał się podstawą artykułu 19, punkt 2, japońskiej ustawy o umowach o pracę. W tej sprawie, ze względu na wyraźną konieczność redukcji personelu z powodu trudności finansowych, ostatecznie zakończenie umowy zostało uznane za ważne, ale znaczenie prawne tego orzeczenia jest niezmiernie ważne. Orzeczenie to sugeruje również, że w procesie restrukturyzacji personelu istnieje racjonalna różnica między stałymi pracownikami a pracownikami na czas określony, co stanowi podstawę do uznania za racjonalne wcześniejsze zwolnienia pracowników na czas określony.

Poniższa tabela przedstawia porównanie tych dwóch orzeczeń.

Skuteczność rozwiązania umowy o pracę: Obiektywna racjonalność i społeczna adekwatność w Japonii

Kiedy japoński sąd stwierdzi, że sprawa mieści się w zakresie artykułu 19, punkt 1 lub 2 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy, czyli kiedy relacja zatrudnienia jest de facto traktowana jak umowa na czas nieokreślony lub kiedy pracownikowi przyznaje się uzasadnione oczekiwanie na przedłużenie umowy, rozwiązanie umowy o pracę nie staje się od razu nieważne. W tym momencie uwaga skupia się na pytaniu, czy istnieje uzasadniony powód do rozwiązania umowy. Obowiązek dowodu spoczywa na pracodawcy, który musi wykazać, że rozwiązanie umowy ma “obiektywnie racjonalne przyczyny” i jest “adekwatne według społecznych norm” . Kryterium to jest identyczne z tym, które określa artykuł 16 japońskiej Ustawy o Umowach Pracy dotyczący dyscypliny zwolnień pracowników z umowami na czas nieokreślony (zasada nadużycia prawa do zwolnienia) i jest niezwykle rygorystyczne.

Jakie zatem przyczyny mogą być uznane za “obiektywnie racjonalne” i “adekwatne według społecznych norm”? Głównie można wyróżnić dwie:

Po pierwsze, brak kompetencji lub nieodpowiednie zachowanie pracownika. Jednak subiektywne niezadowolenie pracodawcy samo w sobie nie jest wystarczającym powodem. Konieczne jest konkretnie argumentowanie i dowodzenie takich kwestii jak słabe wyniki pracy, poważne naruszenia dyscypliny, nieprzestrzeganie poleceń służbowych na podstawie obiektywnych dowodów (rejestr ocen pracowniczych, zapisy z instruktażu, dokumentacja dyscyplinarna itp.) . Ponadto, sąd dokładnie bada, czy pracodawca zapewnił pracownikowi odpowiednie wskazówki i możliwości poprawy .

Po drugie, konieczność związana z zarządzaniem, tzw. zwolnienia organizacyjne. Gdy redukcja personelu jest przeprowadzana z powodu trudności finansowych, kluczowe jest, aby potrzeba ta była rzeczywiście obecna . W praktyce sądowej, skuteczność zwolnień organizacyjnych jest zazwyczaj oceniana rygorystycznie, biorąc pod uwagę cztery elementy: konieczność redukcji personelu, wysiłki w celu uniknięcia zwolnień, racjonalność wyboru osób do zwolnienia oraz adekwatność procedury. W przypadku rozwiązania umów na czas określony, tendencja jest taka, że stosuje się równie surową ocenę. Jak pokazała sprawa Hitachi Medico, istnieje pewna racjonalność w prowadzeniu zwolnień pracowników z umowami na czas określony w celu uniknięcia zwolnień stałych pracowników, ale jest to uzależnione od rzeczywistej obecności obiektywnej konieczności zarządczej .

Ta struktura prawna zawiera ważne wskazówki dla pracodawców. Gdy raz ustanowi się uzasadnione oczekiwanie pracownika na przedłużenie umowy, próg dla późniejszego rozwiązania umowy wzrasta do poziomu niemal równego zwolnieniu pracownika stałego. Dlatego z punktu widzenia zarządzania ryzykiem prawnym, prewencyjne środki zapobiegające powstaniu “uzasadnionych oczekiwań” są niezwykle ważne już na wczesnym etapie sporu.

Praktyczne działania i zarządzanie ryzykiem, które powinny podjąć przedsiębiorstwa w Japonii

Aby skutecznie zarządzać ryzykiem związanym z zakończeniem umów o pracę na czas określony i zapobiegać sporom, zaleca się, aby przedsiębiorstwa w Japonii przestrzegały następujących praktycznych działań:

1. Wyjaśnienie w umowie – w umowie o pracę należy nie tylko wyraźnie określić okres obowiązywania umowy, ale także jasno wskazać, czy istnieje możliwość jej odnowienia. Jeśli istnieje możliwość odnowienia, warto zawrzeć konkretne kryteria, takie jak “decyzja o odnowieniu umowy będzie zależała od ilości pracy w momencie zakończenia okresu umowy, wyników pracy pracownika, jego umiejętności oraz sytuacji finansowej firmy”. W przypadku, gdy nie planuje się odnowienia umowy, warto rozważyć wprowadzenie klauzuli o braku odnowienia. Należy jednak pamiętać, że nawet obecność takiej klauzuli nie gwarantuje jej skuteczności, jeśli późniejsze działania firmy będą sprzeczne z jej treścią (na przykład, jeśli zachowania wskazują na możliwość odnowienia).
2. Rygorystyczne zarządzanie okresem zatrudnienia – niezbędne jest stworzenie systemu, który pozwoli na dokładne śledzenie dat zakończenia umów wszystkich pracowników zatrudnionych na czas określony. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Zdrowia, Pracy i Opieki Społecznej, jeśli pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy odnawianej więcej niż trzykrotnie lub pracuje nieprzerwanie przez ponad rok, pracodawca jest zobowiązany do poinformowania go o zakończeniu umowy co najmniej 30 dni przed jej wygaśnięciem. Jest to obowiązek prawny, ale samo złożenie takiego zawiadomienia nie stanowi podstawy do skutecznego zakończenia umowy.
3. Unikanie zachowań wzbudzających oczekiwania odnowienia umowy – ważne jest, aby przeprowadzać dokładne szkolenia dla kadry zarządzającej i działu personalnego dotyczące zasad związanych z zakończeniem umów o pracę, a także zalecać im unikanie obietnic długoterminowego zatrudnienia lub zachowań, które mogą wzbudzić oczekiwania odnowienia umowy. Należy zdawać sobie sprawę, że codzienna komunikacja może stać się niezamierzonym dowodem w późniejszych sporach.
4. Przeprowadzenie rzeczywistego procesu odnowienia umowy – jeśli w umowie jest mowa o możliwości odnowienia, proces odnowienia nie może być tylko formalnością. Gdy zbliża się termin zakończenia umowy, należy rzeczywiście ocenić potrzebę pracy i wyniki pracownika, a na tej podstawie podjąć decyzję o odnowieniu lub zakończeniu umowy. Ważne jest, aby dokumentować cały proces.
5. Dokładna dokumentacja – dokumentowanie wszystkich procesów jest najmocniejszą obroną w przypadku wystąpienia sporu. Niezwykle ważne jest, aby przygotować obiektywne dowody, takie jak zapisy ocen pracowniczych, zalecenia dotyczące poprawy pracy, protokoły z rozmów oraz ostateczne powody zakończenia umowy zawarte w oficjalnym zawiadomieniu.

Podsumowanie

Zarządzanie umowami o pracę na czas określony w ramach japońskiego prawa pracy wymaga więcej niż tylko właściwego sformułowania treści umowy. Istotne jest również zarządzanie „rzeczywistością” stosunku pracy, co stanowi zaawansowany obszar zarządzania ryzykiem. Artykuł 19. japońskiej Ustawy o Umowach Pracy nakłada istotne ograniczenia na prawo pracodawcy do jednostronnego zakończenia zatrudnienia po upływie okresu umowy. Szczególnie gdy natura pracy, liczba odnowień umowy oraz zachowanie kadry zarządzającej wywołują u pracownika „uzasadnione oczekiwanie odnowienia”, wówczas zakończenie zatrudnienia bez obiektywnych i racjonalnych przyczyn oraz społecznej adekwatności nie jest uznawane za ważne. Ta prawna przeszkoda jest bardzo wysoka i może stanowić poważne ryzyko zarządcze dla przedsiębiorstw.

Kancelaria Prawna Monolith głęboko rozumie te subtelności japońskiego prawa pracy i posiada bogate doświadczenie w obsłudze wielu międzynarodowych klientów. W naszym zespole znajdują się prawnicy z zagranicznymi kwalifikacjami prawniczymi, dla których język angielski jest językiem ojczystym, co pozwala na oferowanie jasnych i praktycznych porad, będących pomostem między różnymi systemami prawymi i kulturami biznesowymi. Oferujemy kompleksowe usługi prawne, które zapewniają, że praktyki zatrudnienia naszych klientów są solidne w kontekście japońskiego systemu prawnego, od tworzenia umów zgodnych z obowiązującym prawem, przez szkolenia dla kadry zarządzającej, aż po reprezentowanie w sporach pracowniczych. Jeśli potrzebują Państwo specjalistycznego wsparcia w umacnianiu strategii personalnej i pracowniczej w Japonii, zapraszamy do konsultacji z naszą kancelarią.