Jak napisać porozumienie o rezygnacji, które nie zostanie odrzucone i punkty do uwzględnienia podczas jego zawierania

Gdy pracownik odchodzi z pracy, pojawiają się różne ryzyka. Niektóre z nich, takie jak niewłaściwe żądania płatności, wyciek lub nielegalne wykorzystanie informacji i know-how firmy, mogą prowadzić do poważnych problemów, które nie mogą być zignorowane przez firmę.

Aby uniknąć takich ryzyk, skuteczne jest zawarcie umowy o rozwiązaniu stosunku pracy między firmą a pracownikiem.

W tym artykule omówimy zalety zawarcia umowy o rozwiązaniu stosunku pracy, jej treść oraz punkty, na które należy zwrócić uwagę podczas zawierania takiej umowy.

Co to jest umowa o rozwiązaniu stosunku pracy

Podczas odejścia pracownika z firmy, może dojść do zawarcia umowy o rozwiązaniu stosunku pracy pomiędzy firmą a pracownikiem.

Celem zawarcia umowy o rozwiązaniu stosunku pracy jest zapobieganie problemom, które mogą wystąpić po odejściu pracownika, pomiędzy firmą a pracownikiem, który opuścił firmę.

Gdy pracownik odchodzi, zasada mówi, że nie można go związać umową o pracę. Dlatego zawiera się umowę o rozwiązaniu stosunku pracy, aby związać pracownika, który opuścił firmę, i uniknąć problemów.

Różnica między dobrowolnym odejściem a zwolnieniem

Dobrowolne odejście to sytuacja, w której firma i pracownik zgadzają się na wzajem na rozwiązanie umowy o pracę. Zwolnienie to sytuacja, w której firma jednostronnie rozwiązuje umowę o pracę bez zgody pracownika.

Zwolnienie jest jednostronne ze strony firmy, co często prowadzi do sprzeciwu ze strony pracowników. W przeciwieństwie do dobrowolnego odejścia, zwolnienie wymaga uzasadnienia zgodnie z japońską Ustawą o Umowach Pracy. Jeśli nie można uznać za uzasadnione, istnieje możliwość, że zwolnienie zostanie uznane za nieważne w wyniku procesu sądowego.

W związku z tym, jeśli chcesz, aby pracownik odszedł, lepiej jest skorzystać z dobrowolnego odejścia niż zwolnienia. Umowa o rozwiązaniu stosunku pracy jest zwykle zawierana w przypadku dobrowolnego odejścia.

Zalety zawierania umowy o porozumieniowe rozwiązanie stosunku pracy

Zalety zawierania umowy o porozumieniowe rozwiązanie stosunku pracy dotyczą zarówno firmy, jak i pracownika, który odchodzi.

Zalety dla firmy

Firma ma dwa główne korzyści.

Pierwszą jest możliwość zapobiegania nieuzasadnionym roszczeniom o zapłatę od pracowników, którzy opuścili firmę, na przykład za niezapłacone wynagrodzenia czy nadgodziny.

Może się zdarzyć, że pracownik, który opuścił firmę, żąda zapłaty, do której firma nie jest zobowiązana. W takim przypadku firma musi poświęcić czas i zasoby na obsługę takiego roszczenia. Ponadto, jeśli sprawa przerodzi się w proces sądowy, mogą powstać dodatkowe koszty, takie jak honoraria adwokackie. Dlatego możliwość zapobiegania takim roszczeniom z góry jest korzyścią dla firmy.

Drugą zaletą jest możliwość zabezpieczenia tajemnic firmy przed wyciekiem do osób trzecich poprzez wprowadzenie do umowy o porozumieniowe rozwiązanie stosunku pracy klauzul o zachowaniu poufności i zakazie konkurencji.

Ochrona know-how firmy jest dla niej ważna, a możliwość zapobiegania jego wyciekom jest korzyścią dla firmy.

Zalety dla pracownika

Pracownik również ma dwie główne korzyści.

Pierwszą jest możliwość jasnego określenia zobowiązań dotyczących płatności, takich jak niezapłacone wynagrodzenia, poprzez wprowadzenie odpowiednich klauzul do umowy o porozumieniowe rozwiązanie stosunku pracy.

Poprzez jasne określenie w umowie o porozumieniowe rozwiązanie stosunku pracy terminów i kwot płatności, można rozwiać obawy, czy niezapłacone wynagrodzenia, nadgodziny czy odprawy zostaną prawidłowo wypłacone.

Drugą zaletą jest to, że w umowie o porozumieniowe rozwiązanie stosunku pracy podaje się powód odejścia.

W zależności od tego, czy odejście jest z inicjatywy pracownika, czy firmy, może to wpływać na termin otrzymania zasiłku dla bezrobotnych, dlatego podanie powodu odejścia jest korzyścią dla pracownika.

Zawartość umowy o rozwiązanie stosunku pracy

Zawartość umowy o rozwiązanie stosunku pracy jest ustalana na podstawie relacji między firmą a pracownikiem, który odchodzi. Dlatego, choć zależy to od konkretnego przypadku, zazwyczaj umowa zawiera następujące elementy:

1. Postanowienia dotyczące płatności niewypłaconych wynagrodzeń, niewypłaconych nadgodzin, odpraw itp.
2. Postanowienia dotyczące przyczyn odejścia
3. Postanowienia dotyczące odpowiedzialności prawnej
4. Postanowienia dotyczące obowiązku zachowania tajemnicy
5. Postanowienia dotyczące zakazu konkurencji

Klauzule dotyczące płatności niezapłaconych wynagrodzeń, nadgodzin, odpraw emerytalnych itp.

Kwestie dotyczące płatności niezapłaconych wynagrodzeń, nadgodzin, odpraw emerytalnych itp. mogą być regulowane w klauzulach, które określają, czy firma ma obowiązek zapłaty, a jeśli tak, do kiedy i ile powinna zapłacić. Klauzule dotyczące płatności niezapłaconych wynagrodzeń, nadgodzin, odpraw emerytalnych itp. mogą przyjmować na przykład następującą formę:

Artykuł ○
Strona B zobowiązuje się do zapłaty Stronie A do dnia ○ roku Reiwa (rok gregoriański), ostatniego wynagrodzenia za okres od dnia ○ miesiąca ○ do dnia ○ miesiąca ○, oraz odprawy emerytalnej w wysokości ○○○○ jenów, poprzez przelew na poniższe konto:
○○ Bank, oddział ○○
Numer konta oszczędnościowego: ○○○○○○○
Nazwa konta: ○○○○○○○

Postanowienia dotyczące powodów odejścia z pracy

W postanowieniach dotyczących powodów odejścia z pracy, zazwyczaj określa się, czy jest to rezygnacja z pracy z powodu firmy, czy rezygnacja pracownika z własnej inicjatywy. Przykładowe postanowienia dotyczące powodów odejścia z pracy mogą wyglądać następująco:

Artykuł ○
W odniesieniu do zakończenia umowy o pracę z poprzedniego artykułu, potwierdza się, że jest to rezygnacja za porozumieniem stron, na której obie strony się zgadzają.

Postanowienia dotyczące odpowiedzialności prawnej

W umowie o rozwiązaniu stosunku pracy mogą być zawarte postanowienia dotyczące odpowiedzialności prawnej za naruszenie treści umowy o rozwiązaniu stosunku pracy. Postanowienia dotyczące odpowiedzialności prawnej mogą obejmować następujące klauzule:

Artykuł ○
1. Strona A może wycofać zgodę na rozwiązanie stosunku pracy, jeśli strona B zaniedba zapłatę ostatniej pensji i odprawy określonej w artykule ○. W takim przypadku, strona A traktuje stronę B jakby nie przeszła na emeryturę, a strona B zobowiązuje się do wycofania zarządzenia o wynagrodzeniu z dnia ○ roku Reiwa (rok 2019-), i płaci stronie A wynagrodzenie w wysokości ○○ tysięcy jenów miesięcznie. Ponadto, wynagrodzenie to nie może być obniżone przez następne 2 lata.
2. Jeśli zgoda na rozwiązanie stosunku pracy zostanie wycofana zgodnie z postanowieniem poprzedniego punktu, strona B może wycofać zwolnienie z obowiązku spłaty określonego w artykule ○.
3. Jeśli strona A naruszy postanowienia artykułu ○, strona B może żądać od strony A zwrotu odprawy określonej w artykule ○.

Artykuł ○
Strony A i B potwierdzają wzajemnie, że po zapłaceniu ostatniej pensji i odprawy określonej w poprzednim artykule, nie mają żadnych innych zobowiązań względem siebie, poza tymi określonymi w niniejszej umowie.

W sprawie klauzul dotyczących obowiązku zachowania tajemnicy

Klauzule dotyczące obowiązku zachowania tajemnicy są zazwyczaj określane w umowach o pracę zawieranych podczas nawiązywania stosunku pracy. Niemniej jednak, istnieją przypadki, w których klauzule dotyczące obowiązku zachowania tajemnicy są ponownie określane w umowach o rozwiązaniu stosunku pracy. Klauzule dotyczące obowiązku zachowania tajemnicy mogą przyjmować następującą formę:

Artykuł ○
Strony A i B potwierdzają, że nie będą ujawniać żadnych informacji dotyczących niniejszego rozwiązania stosunku pracy, chyba że istnieje uzasadniony powód. Ponadto, strona A nie ujawni informacji, które mogą być niekorzystne dla strony B, i obie strony zobowiązują się do nieznoszenia się nawzajem w przyszłości.

Na temat klauzuli dotyczącej obowiązku unikania konkurencji

Obowiązek unikania konkurencji oznacza, że nie wolno podejmować działań konkurencyjnych, takich jak przeniesienie do konkurencyjnej firmy lub prowadzenie własnej działalności konkurencyjnej.

Klauzule dotyczące obowiązku unikania konkurencji są często określane w umowach o pracę, podobnie jak klauzule dotyczące obowiązku zachowania tajemnicy. Jednakże, w umowie o rozwiązaniu stosunku pracy, może być ponownie określona klauzula dotycząca obowiązku unikania konkurencji. Klauzule dotyczące obowiązku unikania konkurencji mogą wyglądać następująco:

Artykuł ○
1 Zgodnie z umową o pracę, regulaminem pracy i innymi postanowieniami, Strona A zobowiązuje się do unikania konkurencji wobec Strony B przez okres ○ lat.
2 Strona A, przez okres ○ lat, bez zgody Strony B, nie może przenieść się do konkurencyjnej firmy, prowadzić własnej działalności konkurencyjnej, ani zostać dyrektorem firmy prowadzącej działalność konkurencyjną.
3 Strona A, przez okres ○ lat, nie może prowadzić żadnej działalności handlowej wobec istniejących klientów Strony B, jak określono w załączniku.

Podpisanie umowy o porozumieniowym rozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem

Umowa o porozumieniowym rozwiązaniu stosunku pracy, jako dokument oparty na “porozumieniu”, wymaga zgody obu stron – firmy i pracownika – na jej treść. Istnieje więc możliwość, że pracownik odmówi podpisania takiej umowy, co uniemożliwi jej zawarcie.

Kluczowe dla zawarcia umowy o porozumieniowym rozwiązaniu stosunku pracy jest zrozumienie jej treści przez pracownika, który ma zamiar odejść z firmy.

Zamiast niespodziewanie przedstawiać pracownikowi umowę o porozumieniowym rozwiązaniu stosunku pracy, lepiej najpierw upewnić się, że pracownik dobrze rozumie warunki porozumienia przy rozstaniu, a następnie sporządzić umowę i przedstawić ją pracownikowi. Taki sposób postępowania ułatwi zawarcie umowy o porozumieniowym rozwiązaniu stosunku pracy.

W związku z tym, warto najpierw umówić się na rozmowę z pracownikiem, który ma zamiar odejść, i poprosić go o zrozumienie warunków porozumienia przy rozstaniu.

Podczas tej rozmowy, ważne jest również, aby w przystępny sposób wyjaśnić treść umowy o porozumieniowym rozwiązaniu stosunku pracy, kiedy jest ona przedstawiana, i upewnić się, że pracownik ją rozumie. Szczególnie jeśli pracownik nie jest zaznajomiony z prawem, konieczne jest dokładne wyjaśnienie znaczenia terminów prawnych używanych w umowie.

Metoda uzyskania zgody z góry

W przypadku, gdy nie jest możliwe zawarcie umowy o porozumieniowym rozwiązaniu stosunku pracy, można rozważyć wprowadzenie do umowy o pracę klauzul dotyczących takich kwestii jak obowiązek zachowania tajemnicy czy zakaz konkurencji. Te kwestie mogą być z góry określone w umowie o pracę.

https://monolith.law/corporate/effectiveness-of-the-prohibition-on-changing-jobs-of-other-companies[ja]

Podsumowanie: Tworzenie umowy o rozwiązaniu stosunku pracy w celu uniknięcia przyszłych ryzyk

Wyjaśniliśmy, jak napisać umowę o rozwiązaniu stosunku pracy, która nie zostanie odrzucona, oraz na co zwrócić uwagę podczas jej zawierania.

Problemy związane z pracą mogą niespodziewanie przerodzić się w poważne kwestie, na przykład w wyniku rozpowszechnienia mediów społecznościowych. Jednak możliwe jest skuteczne zapobieganie takim ryzykom. Zawarcie umowy o rozwiązaniu stosunku pracy zwiększa prawdopodobieństwo uniknięcia problemów związanych z pracą. Dlatego, o ile to możliwe, powinniśmy dążyć do zawarcia umowy o rozwiązaniu stosunku pracy.

Ze względu na konieczność indywidualnego rozważenia umowy o rozwiązaniu stosunku pracy w kontekście konkretnych okoliczności, zalecane jest skorzystanie z porady prawnika.