Métodos de procedimento de opt-in na distribuição de newsletters

Anteriormente, o marketing por e-mail centrava-se principalmente no correio direto, mas com a popularização da internet, a importância das “newsletters” (revistas por e-mail) tem aumentado.

A facilidade e velocidade de poder enviar newsletters para utilizadores em todo o mundo com apenas um clique, juntamente com o baixo custo, são grandes atrativos das newsletters.

No entanto, se não cumprir as leis e regulamentos relacionados ao envio de newsletters, poderá enfrentar penalidades como prisão ou multas.

Muitas pessoas não estão bem informadas sobre a importante “regulação de opt-in”, por isso, neste artigo, explicaremos de forma clara o “procedimento de opt-in para o envio de newsletters”, necessário para enviar newsletters de forma segura.

O que é a Regulação Opt-in

“Opt-in” refere-se ao ato do destinatário solicitar previamente ao remetente de um e-mail específico para enviar um e-mail, ou dar “consentimento” para o envio do e-mail. A proibição de anúncios por e-mail para destinatários que não demonstraram “consentimento” é chamada de “Regulação Opt-in”.

Até a revisão da lei em 2008, era adotado um sistema que proibia o envio de e-mails para destinatários que haviam notificado o remetente de sua recusa em receber e-mails, o “Opt-out”. No entanto, devido ao aumento no número de casos, foi alterado para o “sistema Opt-in”.

A base da Regulação Opt-in é o Artigo 3, Parágrafo 1, da Lei Japonesa de E-mails Específicos (Lei sobre a Adequação do Envio de E-mails Específicos).

Artigo 3 (Restrição ao Envio de E-mails Específicos)
O remetente não deve enviar e-mails específicos para qualquer pessoa que não seja as seguintes:
1. Aqueles que notificaram previamente o remetente ou o comissionado de envio (aqueles que comissionaram o envio de e-mails (limitado a organizações com fins lucrativos e indivíduos que realizam negócios). O mesmo se aplica a seguir.) para enviar e-mails específicos ou concordaram em fazê-lo.
2. Além do acima, aqueles que notificaram o remetente ou o comissionado de envio de seu endereço de e-mail de acordo com as disposições do Ministério de Assuntos Internos e Comunicações e do Gabinete do Governo.
3. Além dos dois itens acima, aqueles que têm uma relação comercial com aqueles que realizam negócios relacionados à publicidade ou promoção por meio de e-mails específicos.
4. Além dos três itens acima, organizações ou indivíduos (limitados a aqueles que realizam negócios) que publicaram seu endereço de e-mail de acordo com as disposições do Ministério de Assuntos Internos e Comunicações e do Gabinete do Governo.

E-mails Específicos

“E-mails Específicos” referem-se a e-mails enviados por remetentes (organizações ou indivíduos) com fins lucrativos para publicidade ou promoção. No entanto, os seguintes e-mails também se enquadram na categoria de “e-mails enviados para publicidade ou promoção”:

• E-mails cujo objetivo de envio inclui direcionar para um site que pretende anunciar ou promover informações sobre serviços ou produtos comerciais.
• E-mails que pretendem direcionar para um site comercial disfarçado de convite para SNS, notificação de vitória em sorteio, e-mail de um amigo, contato de outro membro em um site de membros, etc.

No entanto, os seguintes e-mails não se enquadram na categoria de “E-mails Específicos”:

• E-mails que notificam as condições de transação, como comunicações administrativas e notificações de cobrança, que não incluem conteúdo de publicidade ou promoção e não direcionam para um site de publicidade ou promoção.
• E-mails que são simples saudações sazonais que não incluem conteúdo de publicidade ou promoção e não direcionam para um site de publicidade ou promoção.
• E-mails enviados por organizações sem fins lucrativos, como organizações políticas, organizações religiosas, corporações NPO, sindicatos, etc.

Penalidades

Se violar a Lei Japonesa de E-mails Específicos, o Ministro de Assuntos Internos e Comunicações e o Primeiro-Ministro podem emitir “ordens de conformidade”, “ordens de melhoria” e “cancelamento de registro” ao remetente.

Além disso, se o remetente enviar e-mails com informações falsas ou não cumprir várias ordens, ele pode ser punido com prisão de até um ano ou multa de até 1 milhão de ienes (no caso de uma corporação, além de punir o autor, uma multa de até 30 milhões de ienes pode ser imposta à corporação).

Exceções à Regulação Opt-in

Na regulação opt-in, além dos casos em que o destinatário expressa o seu “consentimento” para o envio de um determinado e-mail, é permitido o envio de um determinado e-mail para as pessoas definidas a seguir.

Pessoas que forneceram o seu endereço de e-mail por escrito

Se você entregar um “documento escrito”, como um cartão de visita, com o seu endereço de e-mail, é entendido que você está ciente de que pode receber e-mails da outra parte. Portanto, a outra parte pode enviar um e-mail específico mesmo sem o “consentimento” do destinatário.

Além disso, mesmo que não seja um “documento escrito”, o envio de um e-mail específico é possível sem o “consentimento” do destinatário, se o endereço de e-mail for fornecido através de um site, por exemplo, nos seguintes casos:

• Quando anúncios são publicados em e-mails sobre assuntos importantes, como “conclusão do contrato”, “conteúdo do contrato”, “confirmação do pedido”
• Quando anúncios são publicados em parte dos e-mails, como newsletters, que são enviados com o “consentimento” do destinatário
• Quando anúncios são publicados como condição para o uso gratuito de e-mails gratuitos, onde os endereços de e-mail podem ser obtidos gratuitamente

※ A troca de cartões de visita online não é considerada um “documento escrito”, por isso está sujeita à regulação opt-in. Tenha cuidado.

Pessoas com uma relação comercial

Por exemplo, se um cliente que abriu uma conta numa instituição financeira continua a utilizar a instituição financeira, considera-se que existe uma relação comercial entre a instituição financeira e o cliente, e neste caso, é uma exceção à regulação opt-in.

No entanto, se você apenas fez uma compra numa loja online uma vez, não se pode dizer que existe uma relação comercial contínua entre a loja online e o cliente, e isso estará sujeito à regulação opt-in.

Pessoas que divulgaram o seu endereço de e-mail

O objetivo de divulgar o endereço de e-mail é receber e-mails de terceiros, por isso, mesmo que seja um e-mail específico, é considerado aceitável e não está sujeito à regulação opt-in. No entanto, se você indicar que recusa receber e-mails específicos, estará sujeito à regulação opt-in.

Método de Procedimento Opt-in

Como obter o ‘consentimento’

No regulamento opt-in, o mais importante é obter a expressão de ‘consentimento’ do destinatário para o envio de um e-mail específico. Para determinar se houve ‘consentimento’, são necessários os seguintes requisitos:

• O destinatário está ciente de que o ‘envio de um e-mail específico’ será realizado
• Existe uma ‘expressão de consentimento’ para isso

Para esclarecer a obtenção do ‘consentimento’, é necessário obter uma resposta do destinatário, como um e-mail de consentimento ou confirmação.

<Exemplo>
‘※Este e-mail é enviado para aqueles que participaram dos nossos seminários no passado, fizeram perguntas, etc. Se desejar receber a nossa newsletter por e-mail sobre os nossos serviços e produtos, por favor, responda a este e-mail.

Como exibir para obter o ‘consentimento’

Para obter o ‘consentimento’, o destinatário deve estar ciente de ① o remetente do e-mail e ② que o envio de um e-mail contendo publicidade será realizado. Os pontos recomendados para a forma de exibição são os seguintes:

• Destacar com o ‘tamanho’ e ‘cor’ das letras
• Colocar os itens de exibição perto do ‘botão de inscrição’
• O checkbox ‘Desejo receber e-mails publicitários’ deve estar vazio, e o destinatário deve marcar a caixa (padrão desligado)
• Se o checkbox ‘Desejo receber e-mails publicitários’ já estiver marcado (padrão ligado), o destinatário deve ser capaz de reconhecer que a caixa está marcada, por exemplo, com cor ou sublinhado
• Se o envio de e-mails contendo publicidade de vários operadores for realizado, ‘tipo de negócio’, ‘nome da empresa’, ‘nome do site’, etc., devem ser indicados juntos

Além disso, para evitar que o destinatário ‘consinta’ por engano, recomendamos que você exiba ① que o destinatário concordou com o envio de um e-mail específico e ② o título do e-mail específico, etc., na tela de confirmação de inscrição.

Recomendação de Double Opt-in

Double opt-in é um método que envia um e-mail de confirmação que não contém conteúdo publicitário para o endereço de e-mail do destinatário que ‘consentiu’ com o envio do e-mail, e confirma o ‘consentimento’ para o envio de um e-mail específico pela resposta do destinatário.

Isso é recomendado como um método eficaz para prevenir o consentimento de ‘usurpação’ usando o endereço de e-mail de outra pessoa sem permissão e para provar o ‘consentimento’ do destinatário.

É possível obter o ‘consentimento’ por telefone?

Legalmente, o método de obtenção de consentimento não é limitado, portanto, a obtenção de consentimento por telefone também é válida. No entanto, uma vez que é obrigatório ‘preservar o registro que prova o consentimento’, você deve preservar o registro que mostra a ‘época’ e o ‘método’, etc., quando o consentimento foi obtido.

Obrigações do remetente de newsletters

Os remetentes de newsletters e outros e-mails específicos têm várias obrigações, além de obter o “consentimento” do destinatário.

Indicação de opção de cancelamento de subscrição (opt-out)

A Lei Japonesa de E-mails Específicos e o seu regulamento de execução estabelecem que os e-mails específicos devem incluir as seguintes informações:

• Nome ou designação do responsável pelo envio do e-mail específico
• Endereço do responsável pelo envio
• Indicação de que é possível optar por não receber mais e-mails (opt-out)
• Endereço de e-mail ou página da web para optar por não receber mais e-mails
• Número de telefone, endereço de e-mail ou página da web para reclamações ou perguntas

<Exemplo de indicação de opt-out>
“Pode cancelar a subscrição a qualquer momento através do link no final deste e-mail.”

<Exemplo de como optar por não receber mais e-mails>
“Se desejar cancelar a subscrição, por favor, faça-o através do seguinte URL.”
“Clique aqui para alterar ou cancelar a subscrição da nossa newsletter”

Em relação ao opt-out, é importante que a indicação seja facilmente reconhecível pelo destinatário, tanto em termos de “tamanho”, “cor” e “posicionamento” do texto.

Recomendação de adição de política de privacidade

Recomenda-se que adicione à “indicação de contacto” no seu site, disposições sobre o tratamento de informações pessoais do destinatário, como “divulgação”, “correção” e “suspensão de uso”, na sua política de privacidade.

<Exemplo>
“A nossa empresa, em relação às informações pessoais que possuímos, irá responder prontamente e sem demora, de acordo com a Lei Japonesa de Proteção de Informações Pessoais, após confirmar que a pessoa que fez o pedido é a própria, no caso de um pedido de divulgação, correção, adição, exclusão, suspensão de uso, eliminação, etc. (doravante denominado “divulgação, etc.”) das informações pessoais.”

Se desejar saber mais sobre os “pontos a considerar ao criar uma política de privacidade com base na Lei Japonesa de Proteção de Informações Pessoais”, por favor, veja a descrição detalhada abaixo juntamente com este artigo.

https://monolith.law/corporate/checkpoint-privacy-policy[ja]

Guardar “registos que comprovem o consentimento”

Na regulamentação de opt-in, a existência ou não de “consentimento” prévio do destinatário é importante para determinar a legalidade, por isso a Lei Japonesa de E-mails Específicos, no seu artigo 3, parágrafo 2, obriga a guardar “registos que comprovem o consentimento”.

Conteúdo a guardar

O conteúdo a guardar em relação aos “registos que comprovem o consentimento” é um dos seguintes:

• Registo que mostra a situação, como o “endereço de e-mail”, “momento”, “método”, etc., em que o consentimento foi obtido
• No caso de obter o “consentimento” através de um documento escrito, e-mail, site, etc., registo das partes padronizadas, como o texto ou a configuração da tela apresentada ao destinatário no momento da obtenção do “consentimento”

Período de guarda

O período de guarda é, em princípio, até o dia que passa um mês desde o dia em que se parou de enviar o e-mail específico. No entanto, se violar a lei e receber uma ordem de medida, o período de guarda pode mudar dependendo do último dia de envio, por isso é necessário ter cuidado.

Resumo

Neste artigo, explicamos detalhadamente o que é a regulamentação do opt-in (①), as exceções à regulamentação do opt-in (②), como proceder com o opt-in (③) e as obrigações do remetente do boletim informativo (④), com base na ‘Lei Japonesa de E-mails Específicos’ e outras leis e regulamentos relacionados.

Acreditamos que, na realidade dos negócios, surgirão casos que não são abordados neste artigo.

Nessas situações, recomendamos que não tome decisões por conta própria, mas consulte previamente um advogado com conhecimento e experiência especializados.