O que é a maneira de manter as atas de reuniões no desenvolvimento de sistemas do ponto de vista jurídico?

Quando uma empresa delega o desenvolvimento de um sistema a outra empresa, muitas vezes, o contrato celebrado com o selo corporativo dos diretores representantes e o documento de definição de requisitos criado pelo responsável não são suficientemente claros sobre o que deve ser feito e até quando. Isto deve-se ao facto de, na maioria dos desenvolvimentos de sistemas, ocorrerem diariamente trocas de e-mails e telefonemas a nível operacional, reuniões lideradas por pessoas a nível de responsabilidade, confirmação de especificações que inicialmente eram vagas, alterações de especificações de acordo com as mudanças de situação, pedidos de adição de funcionalidades e pedidos de cooperação em problemas que surgem.

Para gerir eficazmente o progresso de um projeto de desenvolvimento de sistemas e preparar-se para eventuais disputas, a criação e gestão de documentos torna-se crucial.

Neste artigo, explicaremos como manter os registos e materiais de reuniões usados em reuniões de progresso do desenvolvimento de sistemas, do ponto de vista jurídico.

Por que a gestão de documentos é importante no desenvolvimento de sistemas?

Num projeto de desenvolvimento de sistemas, manter um registo das discussões nas reuniões de verificação, bem como do progresso e do histórico do projeto, é extremamente importante do ponto de vista legal. As razões para isso podem ser resumidas em dois pontos principais:

Para evitar conflitos futuros

O desenvolvimento de sistemas é normalmente um projeto que envolve muitas partes interessadas, tanto do lado do usuário como do lado do fornecedor. Portanto, se houver discrepâncias entre o entendimento do usuário e do fornecedor sobre quem assume qual papel e quais obrigações, isso pode causar problemas no progresso do projeto.

Além disso, o fato de muitas pessoas estarem envolvidas no projeto significa que, dependendo da perspectiva, pode haver problemas de comunicação, como “as pessoas dizem coisas ligeiramente diferentes e não se sabe quem está certo”.

Compilar o conteúdo do acordo formado em texto escrito é significativo para verificar se não há discrepâncias no entendimento de ambas as partes, e também compilar o mesmo material para que todos os envolvidos possam verificar (em seu próprio tempo) ajuda a alinhar os passos de todos.

A propósito, o uso do conhecimento legal para prevenir conflitos antes que eles ocorram é por vezes referido como “gestão legal preventiva”.

Como medida em caso de conflito futuro

Além disso, embora semelhante à perspectiva da gestão legal preventiva mencionada acima, se explicarmos a importância da gestão de documentos de um ponto de vista ligeiramente diferente, podemos mencionar “gestão de crise” em antecipação a situações de conflito real.

Vamos supor uma situação em que um problema ocorre, o projeto é interrompido antes que o produto final seja concluído, ou o prazo original não é cumprido e acaba em tribunal. Isso se aplica tanto ao lado do usuário quanto ao lado do fornecedor, mas mesmo que você queira dizer “tenho uma justificativa para o que aconteceu”, se o registro não estiver documentado, você não poderá provar seu ponto de vista e pode acabar em desvantagem no tribunal.

Especialmente em problemas que começam com “não cumprir o prazo”, questões como “quando e como o problema foi descoberto”, “quando foi feito um pedido de alteração de especificações”, “como o fornecedor tentou responder a um pedido de adição de funcionalidades do lado do usuário” muitas vezes se tornam pontos de discussão importantes que podem influenciar o resultado do julgamento. Se houver muitos problemas de “eu disse, você não disse” nesse momento, será difícil esperar uma resolução justa do conflito.

O que é particularmente importante como ata de uma reunião de desenvolvimento de sistemas?

Tipos de reuniões no desenvolvimento de sistemas

Em projetos de desenvolvimento de sistemas, várias reuniões são planeadas e realizadas ao longo do tempo. Isso não é surpreendente, considerando que muitas pessoas estão envolvidas no projeto. Programadores e engenheiros que implementam o programa no local de desenvolvimento também costumam realizar reuniões regulares para verificar o progresso do trabalho. Além disso, pode haver casos em que se realiza uma revisão, olhando para o código real implementado, para verificar se existem problemas como vulnerabilidades em termos de manutenção e segurança.

Além disso, não apenas reuniões ao nível dos responsáveis no local de desenvolvimento, mas também reuniões onde os diretores da empresa e os responsáveis com autoridade se reúnem podem ocorrer. Nestes casos, muitas vezes são reuniões que definem a direção e a política geral do projeto de desenvolvimento. Estas reuniões ao nível dos responsáveis para “agarrar” questões importantes são também chamadas de comités de direção.

O Comité de Direção é a reunião que requer atenção especial

Como mencionado anteriormente, várias reuniões são planeadas no local de desenvolvimento de sistemas, dependendo da posição das pessoas envolvidas e do objetivo. No entanto, do ponto de vista legal, a reunião que deve ser considerada particularmente importante entre estas é o Comité de Direção. Em comparação com reuniões de progresso de verificação ao nível dos responsáveis e reuniões de revisão, o Comité de Direção deve reconhecer a importância da documentação, especialmente do ponto de vista da prevenção de vários conflitos e medidas em caso de ocorrência de conflitos. As razões para isso são:

1. Devido à natureza do Comité de Direção, que é uma reunião organizada por pessoas ao nível de responsabilidade, muitas vezes se torna uma reunião relacionada com decisões importantes, e é facilmente considerada importante do ponto de vista legal, pois mostra como é o entendimento de ambos os utilizadores e fornecedores.
2. Se for uma reunião ao nível dos responsáveis, normalmente o conteúdo da reunião é muitas vezes refletido em vários desenhos e especificações mais tarde, e é difícil imaginar que ocorram problemas como “ausência de documentos” na realidade. (No entanto, se a documentação for escassa mesmo para estes, será necessário melhorar isso.)

Podemos citar estes pontos.

Casos judiciais relacionados com as atas do Comité Diretivo

A seguir, apresentamos um caso em que as atas do Comité Diretivo foram tratadas como evidência importante num julgamento real. O caso citado na sentença abaixo diz respeito a um projeto de desenvolvimento de sistema que falhou a meio do caminho, onde foi reconhecida uma violação do dever de gestão do projeto por parte do fornecedor. O conteúdo das atas nesse caso teve um significado muito grande no julgamento, pois mostrava a compreensão inicial de ambos, fornecedor e utilizador.

O fornecedor apontou que o conteúdo das atas do Comité Diretivo, que foram usadas para confirmar o progresso do desenvolvimento do sistema em questão, foram alteradas pelo utilizador e, portanto, não refletem necessariamente a realidade do trabalho. No entanto, o Comité Diretivo foi estabelecido com o objetivo de tomar decisões ao nível da gestão sénior no desenvolvimento do sistema em questão, com a participação dos responsáveis pela implementação do desenvolvimento do sistema de ambos, fornecedor e utilizador, para fazer uma avaliação geral, partilhar o progresso e os problemas do cronograma de trabalho, e tomar decisões sobre questões importantes. E os pontos discutidos foram registados pelo fornecedor nas atas até a manhã do segundo dia útil após a reunião, registados na base de dados das atas, e as decisões finais da reunião foram registadas através das atas. Ao finalizar as atas, tanto o fornecedor como o utilizador, reconhecendo plenamente o significado de registar o trabalho através das atas, examinaram o conteúdo e a expressão, e é possível inferir que finalizaram o conteúdo como refletindo a realidade da reunião. Especialmente o fornecedor, como alguém que faz do desenvolvimento de sistemas o seu negócio, deve ter conhecido bem o significado e o método de criação de tais atas. Portanto, pode-se dizer que é apropriado tratar as atas finalizadas como refletindo a realidade do trabalho do Comité Diretivo, e a menos que circunstâncias especiais sejam reconhecidas, é apropriado reconhecer que o conteúdo do trabalho descrito reflete o que foi resumido no Comité Diretivo na data relevante.

Tribunal Superior de Tóquio, 26 de setembro de 2013 (Ano 25 da era Heisei)

A posição do tribunal parece ser que, se as atas da reunião forem criadas por acordo entre o fornecedor e o utilizador, elas podem ser esperadas para ter um certo poder de presunção como “evidência”. Por outro lado, se você fizer anotações muito facilmente nas atas, há um risco de que elas se tornem evidência como estão, e você deve ter muito cuidado com isso.

Quais são os itens específicos que devem ser registados nas atas de reuniões

As atas de reuniões têm uma importância significativa, servindo como prova em caso de litígio e também para facilitar as negociações subsequentes entre as partes envolvidas. Mas, especificamente, o que deve ser documentado e registado nas atas de reuniões? Vamos organizar isso abaixo.

Itens que devem ser registados do ponto de vista do fornecedor

O fornecedor tem a responsabilidade de gerir o projeto como um especialista em desenvolvimento de sistemas. Explicamos em detalhe o que essa responsabilidade implica no seguinte artigo.

https://monolith.law/corporate/project-management-duties[ja]

Considerando essa responsabilidade, os itens que o fornecedor deve registar em particular são:

1. O facto de cada etapa do desenvolvimento ter sido concluída e a data correspondente
2. O histórico de como respondeu aos pedidos de alteração de especificações e adição de funcionalidades recebidos do lado do utilizador
3. As medidas tomadas para solicitar cooperação quando o progresso do trabalho de desenvolvimento é atrasado devido a circunstâncias do lado do utilizador, e o histórico dessas medidas

Estes são alguns exemplos.

Além disso, em relação ao ponto 3 acima, explicamos no seguinte artigo o que o fornecedor deve considerar se o utilizador não realizar a aceitação. Neste artigo, explicamos como o julgamento do tribunal pode mudar significativamente dependendo de quão cooperativo o fornecedor foi para a realização da aceitação do utilizador, citando sentenças judiciais reais.

https://monolith.law/corporate/estimated-inspection-of-system-development[ja]

Itens que devem ser registados do ponto de vista do utilizador

Obviamente, o utilizador também tem uma certa obrigação de cooperar com o trabalho de desenvolvimento do fornecedor, uma vez que é um sistema a ser usado internamente. Explicamos o conteúdo geral desta obrigação no seguinte artigo.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

1. O histórico de ter comunicado ao fornecedor o que deveria ser comunicado do lado do utilizador, como as funcionalidades desejadas e a aparência da interface
2. O histórico de vários problemas que ocorreram durante o processo do fornecedor (por exemplo, a saída repentina de membros ou atrasos no cronograma de desenvolvimento devido à falta de investigação do fornecedor, e as suas causas)

Em relação ao ponto 2 acima, é particularmente provável que ocorram problemas imprevistos quando se está a desenvolver um novo sistema ao mesmo tempo que se está a eliminar o sistema antigo. Os problemas são particularmente comuns ao transferir dados do sistema antigo para o novo, mas explicamos em detalhe os problemas legais associados a tais problemas no seguinte artigo.

Resumo

O que foi apresentado acima serve como uma orientação sobre como manter registos de reuniões no local de desenvolvimento de sistemas, do ponto de vista jurídico. Além das práticas de como fazer, é importante aprofundar a compreensão das conexões entre temas como “lei”, “desenvolvimento de sistemas” e “gestão de documentos”. Precisamente porque o desenvolvimento de sistemas envolve muitas pessoas e organizações e tende a evoluir para transações comerciais em larga escala, a prevenção e gestão de conflitos associados tornam-se importantes. E, do ponto de vista jurídico, a necessidade de preservar evidências leva à importância de ter “documentos” que possam ser verificados objetivamente por qualquer pessoa.

É verdade que a tarefa de verbalizar completamente todas as interações e a evolução do projeto pode ser onerosa e até mesmo irrealista. No entanto, o ponto de identificar o que é importante do ponto de vista legal e de avançar na documentação desses assuntos importantes deve ser amplamente reconhecido por todos os envolvidos nos negócios, independentemente de serem ou não especialistas em direito.