Regras Revistas para a Clarificação das Condições de Trabalho Através da Notificação das Condições de Trabalho a partir de Abril de 2023 (Reiwa 6)

Nos últimos anos, tem-se reconhecido uma maior diversidade nas formas de trabalho. No entanto, temos assistido a um aumento das questões laborais no Japão, como o incidente de cessação de contratos de um grande número de investigadores em março de Reiwa 5 (2023), suicídios de médicos por excesso de trabalho e problemas relacionados com trabalhadores estrangeiros.

Neste contexto, em abril de Reiwa 6 (2024), com a revisão do ‘Japanese Labor Standards Act Enforcement Regulations’ (Regulamento de Execução da Lei das Normas Laborais) e dos ‘Standards on the Conclusion, Renewal, and Termination of Fixed-term Labor Contracts’ (Normas sobre a Celebração, Renovação e Cessação de Contratos de Trabalho a Termo), as disposições relativas à explicitação das condições de trabalho serão alteradas. O objetivo desta revisão é responder às regras de conversão de trabalhadores com contratos a termo em contratos por tempo indeterminado e clarificar as regras de emprego para uma variedade de trabalhadores efetivos. Espera-se que esta revisão sirva como uma oportunidade para empregadores e trabalhadores confirmarem as condições de trabalho entre si, prevenindo conflitos, e facilitando a formação de carreiras e o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

Neste artigo, explicaremos os pontos importantes a ter em atenção relativamente às alterações nas regras de explicitação das condições de trabalho, incluindo quem e quando deve emitir a notificação das condições de trabalho e as obrigações de explicação associadas.

O que é a Notificação das Condições de Trabalho

A Notificação das Condições de Trabalho é um documento que o empregador fornece ao trabalhador, conforme estabelecido no Artigo 15 da Lei do Trabalho Japonesa, para explicitar as condições de trabalho. Estas condições incluem salário, horas de trabalho, períodos de descanso, dias de folga, seguro social, benefícios sociais, entre outros aspectos relacionados ao trabalho.

Esta “Notificação das Condições de Trabalho” é um documento que o empregador deve notificar ao trabalhador por lei, e não é um documento de acordo mútuo. Por outro lado, o contrato de trabalho é um documento celebrado com o acordo entre empregador e trabalhador, mas não é um documento exigido por lei.

As condições e questões extremamente importantes para o início do trabalho, como as indicadas nos pontos de 1 a 6 abaixo, são consideradas “itens de declaração absoluta” e requerem uma declaração explícita por meio de um documento. Este documento é conhecido como “Notificação das Condições de Trabalho”. Além disso, se o trabalhador desejar, é possível fornecer a declaração não apenas por meio de um documento, mas também por fax ou e-mail, ou seja, por métodos eletrónicos.

Os itens de 7 a 14 são considerados “itens de declaração relativa” e podem ser declarados oralmente.

1. Duração do contrato de trabalho
2. Critérios para renovação de contratos de trabalho a termo (duração total do contrato ou número de renovações)
3. Local de trabalho e tarefas a serem desempenhadas (incluindo o alcance das mudanças)
4. Horário de início e término do trabalho, existência de trabalho extraordinário, períodos de descanso, dias de folga, férias, etc. (incluindo sistemas de turnos, trabalho com horário flexível, sistema de banco de horas, trabalho por tarefa e sistema de horas de trabalho fora do local de trabalho)
5. Salário e progressão salarial
6. Desligamento (incluindo as razões para demissão)
7. Indemnização por demissão
8. Salários pagos temporariamente (excluindo indemnização por demissão), bónus e montante do salário mínimo, etc.
9. Custos de alimentação, materiais de trabalho e outros a serem suportados pelo trabalhador
10. Segurança e saúde
11. Formação profissional
12. Compensação por acidentes de trabalho e assistência para doenças não relacionadas ao trabalho
13. Reconhecimento e sanções
14. Licença
15. Outros (como o sistema de seguro social)

O formato para a declaração das condições de trabalho é livre, mas o Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão disponibiliza um modelo de “Notificação das Condições de Trabalho”, que pode ser consultado aqui[ja].

Na revisão que entrou em vigor no dia 1 de abril de Reiwa 6 (2024), foram adicionados três novos itens às condições de trabalho que devem ser explicitadas. Estes itens revistos também são obrigatórios quando se realiza a contratação.

Três novos itens adicionados às condições de trabalho e o dever de explicação

Com a revisão das condições de trabalho e do dever de explicação, três itens foram adicionados às “condições de trabalho de declaração absoluta”. Vamos explicar cada um deles individualmente.

Âmbito de alteração do local de trabalho e das funções

A lei revisada obriga a especificar não só o local de trabalho atual e as funções a serem desempenhadas, mas também o âmbito das alterações (Artigo 5, Parágrafo 1, Item 1-3 das Regras de Trabalho Japonesas revisadas).

“Local de trabalho e funções” referem-se ao local de trabalho e às funções que o trabalhador desempenhará imediatamente após o início do emprego.

“Âmbito de alteração” refere-se ao escopo previsto de mudanças no local de trabalho e nas funções durante o período do contrato de trabalho. As mudanças de colocação e as funções no local de trabalho de destacamento de pessoal são abrangidas pela obrigação de explicação, mas as mudanças temporárias, como o apoio a outros departamentos em resposta a uma necessidade temporária, não estão incluídas.

Se não houver alterações no local de trabalho ou nas funções imediatamente após o início do emprego, “o âmbito de alteração” deve especificar isso.

Por exemplo, se um trabalhador começar a fazer teletrabalho imediatamente após o início do emprego, o “local de trabalho” deve especificar a casa do trabalhador ou um escritório satélite, ou seja, locais onde o teletrabalho é possível. Se for previsto que o teletrabalho ocorra durante o período do contrato de trabalho, é necessário especificar esses locais como “âmbito de alteração”.

Por outro lado, quando não há limitações no local de trabalho ou nas funções (como em posições de gestão geral), é necessário especificar todos os locais de trabalho e funções. No entanto, para prevenir problemas, é importante esclarecer o “âmbito de alteração” tanto quanto possível e compartilhar o entendimento entre empregadores e empregados.

Existência e conteúdo do limite de renovação

“Existência e conteúdo do limite de renovação” significa, em termos simples, que quando se fazem alterações desfavoráveis no contrato de trabalho de trabalhadores temporários ou contratados, essas alterações devem ser especificadas por escrito.

Ao empregar trabalhadores com contrato de duração determinada (funcionários públicos temporários, trabalhadores temporários, trabalhadores a tempo parcial, contratados, trabalhadores temporários, trabalhadores recontratados após a aposentadoria, etc.), quando há um limite de renovação (limite total do período do contrato ou número de renovações), é obrigatório especificar esse conteúdo (Artigo 5, Parágrafo 1, Item 1-2 das Regras de Trabalho Japonesas revisadas).

Além disso, se houver a intenção de estabelecer ou reduzir o limite de renovação durante o período do contrato de trabalho temporário, é obrigatório explicar previamente as razões ao trabalhador (Artigo 1 das Normas Japonesas revisadas sobre a cessação do emprego).

Por outro lado, quando se elimina ou estende o limite de renovação, não há obrigação de explicar as razões, pois isso não resulta em desvantagem para o trabalhador.

Oportunidade de pedido de conversão para contrato por tempo indeterminado e condições de trabalho após a conversão

Foi estabelecida a obrigação de especificar a oportunidade de solicitar a conversão para um contrato por tempo indeterminado (oportunidade de pedido de conversão para contrato por tempo indeterminado) e as condições de trabalho após a conversão, no momento da renovação do contrato de trabalho por tempo determinado, quando o direito de solicitar a conversão para um contrato por tempo indeterminado é adquirido (Artigo 5, Parágrafos 5 e 6 das Regras de Trabalho Japonesas revisadas; Artigo 18 da Lei Japonesa de Contratos de Trabalho; Artigo 15 da Lei Japonesa de Normas de Trabalho; Artigo 5, Parágrafo 1, Itens 1 a 11 das Regras de Trabalho Japonesas revisadas, exceto o Item 2 do Parágrafo 1 do Artigo 5).

Nesse contexto, o empregador também é obrigado a explicar as condições de trabalho, considerando o equilíbrio com a realidade do trabalho, de acordo com o espírito do Artigo 3, Parágrafo 2 da Lei Japonesa de Contratos de Trabalho (Artigo 5 das Normas Japonesas revisadas sobre a cessação do emprego).

Referência: Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão | Mudanças nas regras de declaração das condições de trabalho a partir de abril de 2024. Está preparado?[ja]

Destinatários das Alterações às Regras de Especificação das Condições de Trabalho

As alterações às regras de especificação das condições de trabalho aplicam-se a todos os trabalhadores e também aos trabalhadores com contratos de trabalho a termo certo.

Todos os trabalhadores

Quando nos referimos a todos os trabalhadores, incluímos aqueles de todas as categorias profissionais (com exceção de alguns funcionários públicos) e formas de emprego, que são empregados por uma empresa ou escritório (mesmo que sejam familiares que coabitam, desde que haja uma relação de subordinação e remuneração laboral), e que recebem salário.

Dentre os itens alterados nas condições de trabalho especificadas, “o âmbito de alteração do local de trabalho e das funções” aplica-se a todos os trabalhadores.

Trabalhadores com contrato de trabalho a termo certo

Dentre os itens alterados nas condições de trabalho especificadas, “a existência e o conteúdo do limite de renovação” e “a oportunidade de pedido de conversão para contrato por tempo indeterminado e as condições de trabalho após a conversão” aplicam-se aos trabalhadores com contrato de trabalho a termo certo.

O contrato de trabalho a termo certo refere-se ao contrato de trabalho que tem um prazo determinado. Normalmente, a duração máxima de um único período contratual é de três anos. Para profissionais altamente especializados e trabalhadores com 60 anos ou mais, o limite é de cinco anos (de acordo com o Artigo 14, Parágrafo 1, da Lei de Normas Laborais Japonesa).

Por outro lado, o contrato de trabalho por tempo indeterminado é aquele que não tem um prazo estipulado.

Normalmente, é estabelecida uma idade de aposentadoria (proibida antes dos 60 anos), o que significa que o emprego continua até essa idade ser atingida (de acordo com a Lei de Estabilidade de Emprego para Idosos no Japão, existe a obrigação de empregar os interessados até os 65 anos e um dever de esforço até os 70 anos).

Segue-se uma explicação sobre o momento de emissão do aviso das condições de trabalho para cada caso.

Momento de Emissão da Notificação das Condições de Trabalho

Existem três casos em que se deve emitir a Notificação das Condições de Trabalho:

No momento da celebração de todos os contratos de trabalho e na renovação de contratos de trabalho a termo

O momento de emissão do documento de notificação das condições de trabalho, que inclui “o âmbito de alteração do local de trabalho e das funções”, conforme alterado, ocorre aquando da celebração de todos os contratos de trabalho (independentemente da duração do contrato) e na renovação de contratos de trabalho a termo.

No momento da celebração e renovação de contratos de trabalho a termo certo

O momento de emissão do documento de notificação das condições de trabalho, que inclui a “existência e conteúdo de um limite de renovação”, ocorre aquando da celebração e da renovação de contratos de trabalho a termo certo.

Renovação de Contrato com Direito a Conversão para Contrato por Tempo Indeterminado

O momento de emissão do documento de notificação das condições de trabalho, que inclui “oportunidades de conversão para contrato por tempo indeterminado e as condições de trabalho após a conversão”, ocorre aquando da renovação de um contrato de trabalho a termo certo em que surge o direito de pedido de conversão para contrato por tempo indeterminado.

Com a revisão da Lei dos Contratos de Trabalho (Lei do Trabalho) em abril de 2013 (Heisei 25), foi introduzido o sistema de conversão para contrato por tempo indeterminado.

O sistema de conversão para contrato por tempo indeterminado permite que, sob certas condições, um trabalhador possa converter o seu contrato de trabalho a termo certo para um contrato por tempo indeterminado, com o objetivo de “prevenir o uso abusivo de contratos a termo certo por parte dos empregadores (como despedimentos ou períodos de espera) e promover a estabilidade do emprego”.

Concretamente, um trabalhador com contrato a termo certo que tenha “renovado o contrato pelo menos uma vez” e cujo “período total do contrato exceda cinco anos” com o mesmo empregador, pode solicitar a conversão para um contrato por tempo indeterminado, conforme estipulado no artigo 18 da Lei dos Contratos de Trabalho (Japanese Labor Contract Act).

O período efetivo para exercer o direito de pedido de conversão é dentro do prazo do contrato a termo certo em que o direito surge (um ano), pelo que é necessário estar atento.

O momento da conversão para um contrato por tempo indeterminado ocorre no dia seguinte ao término do contrato a termo certo em que foi feito o pedido (início do sétimo ano), e o empregador não pode recusar este pedido do trabalhador.

Quanto às condições de trabalho após a conversão para contrato por tempo indeterminado, salvo “disposições específicas (alterações)”, as condições de trabalho serão as mesmas, com exceção do período do contrato.

O sistema de conversão para contrato por tempo indeterminado inclui as seguintes três exceções:

• Pesquisadores e professores de universidades e entidades de pesquisa e desenvolvimento, etc.
• Profissionais altamente especializados
• Idosos com emprego contínuo

A seguir, explicaremos os requisitos de cada uma dessas exceções.

Exceção para Pesquisadores e Professores de Universidades e Entidades de Pesquisa e Desenvolvimento, etc.

Para pesquisadores e professores de universidades e entidades de pesquisa e desenvolvimento, etc., a exceção estabelece que o requisito 2 do sistema de conversão, “período total do contrato”, deve “exceder dez anos” (artigo 7 da Lei de Termo de Mandato).

O cálculo do período total do contrato começou a partir de 1 de abril de 2013, mas antes de abril de 2023, quando o direito de pedido de conversão surge, o despedimento em massa de pesquisadores tornou-se um problema social.

Exceção para Profissionais Altamente Especializados (com requisitos de renda e escopo definidos)

A exceção para profissionais altamente especializados refere-se a uma medida especial que estabelece que o requisito 2 do sistema de conversão, “período total do contrato”, corresponde à duração do projeto (que varia de acordo com o projeto) para aqueles que trabalham em projetos de termo certo específicos que excedem cinco anos sob um empregador de primeira categoria. Durante esse período, o direito de pedido de conversão não surge. O período em que o direito de pedido de conversão não se aplica é limitado a dez anos (artigo 8, parágrafo 1, da Lei de Medidas Especiais para Contratos a Termo Certo).

Exceção para Idosos com Emprego Contínuo

Não há limite de idade estabelecido nas regras de conversão para contrato por tempo indeterminado. Assim, trabalhadores idosos com mais de 65 anos também são elegíveis para a conversão, com algumas exceções.

A exceção para idosos com emprego contínuo é uma medida especial que estabelece que, para trabalhadores a termo certo empregados após a idade de aposentadoria sob um empregador de segunda categoria, o direito de pedido de conversão não surge enquanto estiverem empregados pelo mesmo empregador ou por uma empresa do mesmo grupo (artigo 8, parágrafo 2, da Lei de Medidas Especiais para Contratos a Termo Certo).

Conclusão: Consulte um advogado sobre a Notificação das Condições de Trabalho

Aqui explicámos as alterações à lei que exige a explicitação das condições de trabalho na Notificação das Condições de Trabalho, que entrou em vigor em abril do ano Reiwa 6 (2024).

É importante, tanto na celebração como na renovação de um contrato de trabalho, fornecer ao trabalhador uma notificação clara das suas condições de trabalho, a fim de prevenir litígios. Recomendamos que consulte um advogado especializado em direito empresarial para a gestão de riscos relacionados com litígios laborais entre empregadores e empregados.

Apresentação das Medidas da Nossa Firma

A Monolith Law Office é uma sociedade de advogados especializada em IT, com um enfoque particular na Internet e no direito. Nos últimos anos, com a diversificação dos estilos de trabalho, tem havido um crescente interesse nas leis laborais. A nossa firma oferece soluções para a gestão de ‘tatuagens digitais’. Encontrará mais detalhes no artigo abaixo.

Áreas de atuação da Monolith Law Office: Assessoria Jurídica Empresarial para IT e Startups[ja]