Operação e Métodos de Resolução da Assembleia Geral de Acionistas em Sociedades Anônimas conforme estabelecido pela Lei das Sociedades por Ações do Japão

Na lei das sociedades por ações do Japão (日本の会社法), a assembleia geral de acionistas está claramente estabelecida como o órgão supremo de tomada de decisões. Este órgão representa o palco mais importante para os acionistas participarem diretamente na gestão da empresa e supervisionarem a administração, desempenhando um papel essencial no aumento da transparência da gestão e na garantia da confiança dos investidores. Este artigo tem como objetivo explicar detalhadamente os aspectos legais da operação e das resoluções da assembleia geral de acionistas sob a lei das sociedades por ações do Japão, desde os procedimentos de convocação até os requisitos para as resoluções e os casos judiciais relevantes no Japão, com base em legislação específica.

O público-alvo deste artigo inclui investidores estrangeiros que consideram investir em empresas japonesas, empresas estrangeiras com subsidiárias no Japão ou estudantes de japonês interessados na lei das sociedades por ações do Japão. Com o objetivo de proporcionar uma compreensão profunda do sistema de governança corporativa japonês, esforçamo-nos por apresentar uma escrita clara e direta, acessível a falantes multilíngues que estão aprendendo japonês.

Embora a lei das sociedades por ações do Japão estabeleça a assembleia geral de acionistas como o órgão supremo de tomada de decisões, na prática, a execução das operações diárias é realizada pelo conselho de administração, o que muitas vezes reduz a assembleia geral a um papel de aprovação formal. Isto é particularmente verdadeiro em empresas cotadas em bolsa, onde os resultados das resoluções são frequentemente determinados antecipadamente por votação escrita ou eletrónica, alterando o significado substancial da assembleia para a provisão de informações e diálogo com os acionistas. Esta discrepância entre a posição legal e a prática pode levar a mal-entendidos, especialmente entre investidores estrangeiros, que tendem a ver a assembleia geral de acionistas como uma oportunidade para exercer influência direta sobre a administração. Portanto, é importante que as empresas japonesas não apenas cumpram os requisitos legais formais, mas também garantam a provisão de informações substanciais e oportunidades de diálogo através da assembleia geral de acionistas, construindo um sistema de governança corporativa que atenda às expectativas dos acionistas.

Objetivos e Papéis da Assembleia Geral de Acionistas sob a Lei das Sociedades por Ações do Japão

Status Legal e Autoridade da Assembleia Geral de Acionistas

O Artigo 295, Parágrafo 1, da Lei das Sociedades por Ações do Japão estabelece que “a Assembleia Geral de Acionistas pode deliberar sobre assuntos estipulados por esta lei, bem como sobre a organização, operação, gestão e outros assuntos relacionados à sociedade por ações”. Esta disposição deixa claro que a Assembleia Geral de Acionistas é o órgão supremo de tomada de decisões da empresa. A Assembleia Geral de Acionistas tem autoridade para decidir sobre questões extremamente importantes para a empresa, como alterações nos estatutos, nomeação e destituição de diretores, decisões sobre dividendos e mudanças na estrutura corporativa, como fusões e cisões.

Objetivos da Realização da Assembleia Geral de Acionistas

Os objetivos da realização da Assembleia Geral de Acionistas são principalmente dois: supervisão da gestão e coleta de informações, e decisão sobre assuntos importantes.

• Supervisão da gestão e coleta de informações: A Assembleia Geral de Acionistas é o local onde os acionistas recebem relatórios sobre os planos de negócios e a situação financeira da equipe de gestão, e onde podem fazer perguntas e expressar opiniões. Este processo aumenta a transparência da gestão e permite verificar se a operação está sendo realizada de forma adequada, contribuindo para a melhoria da rentabilidade da empresa e a estabilidade do preço das ações.
• Decisão sobre assuntos importantes: Decisões fundamentais sobre a gestão da empresa são tomadas. Todos os acionistas podem exercer seu direito de voto na assembleia e envolver-se diretamente na gestão da empresa.

Assembleia Geral Ordinária de Acionistas e Assembleia Geral Extraordinária de Acionistas

Existem dois tipos de Assembleia Geral de Acionistas: a Assembleia Geral Ordinária de Acionistas e a Assembleia Geral Extraordinária de Acionistas.

• Assembleia Geral Ordinária de Acionistas: É a assembleia de acionistas convocada após o término de cada exercício fiscal. Normalmente, são realizadas aprovações de contas e nomeações e destituições de oficiais. Devido ao sistema de data de referência do Artigo 124, Parágrafo 2, da Lei das Sociedades por Ações do Japão, as empresas com exercício fiscal terminando em março tendem a realizar suas assembleias até o final de junho.
• Assembleia Geral Extraordinária de Acionistas: É a assembleia de acionistas convocada conforme necessário. Por exemplo, é realizada para aprovar questões importantes de M&A ou para destituir oficiais em caso de má conduta, entre outras decisões de caráter urgente.

Procedimentos de Convocação da Assembleia Geral de Acionistas no Japão

Entidade Convocante

Por princípio, a convocação da Assembleia Geral de Acionistas é realizada pelo conselho de administração. O Artigo 296, Parágrafo 3, da Lei das Sociedades por Ações do Japão estipula que é dever dos diretores convocar a assembleia. Como exceção, acionistas que cumpram certos requisitos também podem solicitar a convocação da assembleia. Por exemplo, acionistas que detenham mais de um terço dos direitos de voto do total de acionistas podem exigir que os diretores convoquem a assembleia, conforme estabelecido no Artigo 297, Parágrafo 1, da Lei das Sociedades por Ações do Japão. Se os diretores não atenderem a este pedido, os acionistas podem convocar a assembleia por si mesmos com a permissão do tribunal, conforme previsto no Artigo 297, Parágrafo 4, da mesma lei.

Prazo para Envio do Aviso de Convocação

O aviso de convocação deve ser enviado, em princípio, até duas semanas antes da data da Assembleia Geral de Acionistas. Isso é determinado pelo Artigo 299, Parágrafo 1, da Lei das Sociedades por Ações do Japão. No entanto, para empresas fechadas que não tenham estabelecido o exercício do direito de voto por escrito ou meios eletrônicos, o envio pode ser feito até uma semana antes. Além disso, em empresas fechadas que não tenham um conselho de administração e que não permitam o exercício do direito de voto por escrito ou meios eletrônicos, é possível reduzir o período de aviso de convocação estipulado nos estatutos da empresa.

Investidores estrangeiros esperam ansiosamente pelo envio e divulgação antecipados do aviso de convocação e materiais relacionados. Isso se deve ao tempo necessário para processar informações e tomar decisões a partir do exterior, pois o período legal japonês (em princípio, duas semanas antes) é insuficiente. Considerando o fuso horário, o tempo de envio postal e o processo de aprovação interna dos investidores, o envio no limite do prazo legal pode resultar em uma falta de tempo adequado para a coleta de informações e tomada de decisão de qualidade. Portanto, a divulgação antecipada, que vai além dos requisitos legais, não é apenas um serviço, mas uma condição necessária para que os investidores estrangeiros exerçam efetivamente seus direitos de voto. Se as empresas buscam a confiança e o envolvimento ativo dos investidores estrangeiros, a divulgação antecipada deve ser adotada como uma prática recomendada internacionalmente e uma abordagem estratégica que melhora a qualidade da comunicação entre empresas e investidores e aumenta a transparência da governança corporativa.

Informações a Incluir no Aviso de Convocação

Os diretores devem incluir as seguintes informações no aviso de convocação, conforme estabelecido no Artigo 298, Parágrafo 1, da Lei das Sociedades por Ações do Japão:

• Data, hora e local da Assembleia Geral de Acionistas
• Assuntos a serem tratados na assembleia (pauta)
• Se for permitido o exercício do direito de voto por escrito ou meios eletrônicos, deve-se mencionar tal possibilidade
• Outras questões determinadas por ordem do Ministério da Justiça

Dispensa dos Procedimentos de Convocação

Se houver o consentimento de todos os acionistas, os procedimentos de convocação não são necessários. Isso é regulamentado pelo Artigo 300 da Lei das Sociedades por Ações do Japão e é conhecido como “Assembleia Geral com a Presença de Todos os Acionistas”. No caso de uma Assembleia Geral com a presença de todos os acionistas, erros nos procedimentos de convocação não se tornarão um problema posteriormente, conforme estabelecido pela jurisprudência. Além disso, em empresas fechadas, se houver o consentimento de todos os acionistas, pode-se dispensar não apenas os procedimentos de convocação, mas também a própria resolução.

Gestão da Assembleia Geral de Acionistas sob a Lei Japonesa

O Papel e as Autoridades do Presidente da Assembleia Geral de Acionistas

O presidente é responsável pela condução dos trabalhos da Assembleia Geral de Acionistas. Possui a autoridade para manter a ordem e organizar os procedimentos da assembleia, conforme estabelecido no Artigo 315, Parágrafo 1, da Lei das Sociedades por Ações do Japão (2005). Além disso, o presidente pode ordenar a retirada de qualquer pessoa que não cumpra suas instruções ou perturbe a ordem da Assembleia Geral de Acionistas, conforme previsto no Artigo 315, Parágrafo 2, da mesma lei japonesa.

Não há uma definição clara na Lei das Sociedades por Ações do Japão sobre quem deve assumir o papel de presidente, mas é comum que o diretor representante desempenhe essa função. Muitas empresas estipulam em seus estatutos a figura do presidente, e na ausência de tal definição ou na ausência do presidente, a Assembleia Geral de Acionistas deve eleger um ao início da sessão.

Fluxo Geral do Processo de Deliberação em Assembleias de Acionistas no Japão

Os passos gerais de uma assembleia de acionistas japonesa incluem a declaração de abertura, a escolha dos signatários da ata, a declaração de quórum, a explicação dos itens da agenda, sessão de perguntas e respostas, votação das resoluções e a declaração de encerramento. Os signatários da ata são responsáveis por atestar a veracidade do conteúdo da mesma, e o método de escolha varia conforme o estatuto da empresa.  

Exemplos de Casos Judiciais no Japão: O Exercício da Autoridade do Presidente da Assembleia e a Gestão Injusta dos Debates

O presidente da assembleia possui uma ampla margem de discrição, mas deve exercê-la sem infringir injustamente os direitos dos acionistas. Os tribunais japoneses, ao decidirem se o exercício do poder discricionário do presidente constitui um “método de resolução manifestamente injusto”, enfatizam não apenas a conformidade com os procedimentos formais, mas também se os acionistas tiveram a oportunidade de discutir e expressar suas opiniões de maneira substancial. Em particular, os acionistas estrangeiros podem não estar familiarizados com as práticas de gestão das assembleias gerais no Japão, o que requer que o presidente se esforce ainda mais para garantir um processo justo e transparente. As empresas não devem proceder a uma condução unilateral dos debates simplesmente porque o presidente possui autoridade legal. Valorizar o diálogo com os acionistas, especialmente os estrangeiros, e criar um ambiente que lhes permita esclarecer dúvidas e expressar opiniões não só assegura a validade das resoluções da assembleia, mas também contribui para a construção de relações duradouras com os acionistas. Este é um elemento essencial para melhorar a qualidade da governança corporativa.

O Artigo 314 da Lei das Sociedades por Ações do Japão estabelece que os diretores devem fornecer as explicações necessárias em resposta às perguntas dos acionistas. E o julgamento do Tribunal Distrital de Tóquio de 28 de janeiro de 1988 (1988) é um caso em que a resolução foi anulada devido à insuficiência de explicações sobre a concessão de gratificações de aposentadoria em uma assembleia de acionistas. Esta decisão destaca a importância da obrigação de explicação.

Além disso, o julgamento do Tribunal Distrital de Tóquio de 6 de dezembro de 2007 (2007) trata de um caso em que a empresa enviou aos acionistas um documento que prometia um vale-presente de 500 ienes, independentemente de votarem a favor ou contra, com o objetivo de incentivar o exercício do direito de voto na assembleia de acionistas. O tribunal cancelou a resolução da assembleia de acionistas, considerando que tal oferta de benefícios poderia influenciar indevidamente o exercício dos direitos dos acionistas. Esta decisão esclarece que a oferta de benefícios relacionados ao exercício dos direitos dos acionistas é proibida em princípio, independentemente do montante, e que a legitimidade do propósito é rigorosamente questionada. Especialmente em situações como o exercício do direito de proposta dos acionistas ou batalhas por procurações (proxy fights), é mais provável que se considere que a empresa tem a intenção de influenciar o exercício do direito de voto dos acionistas. As empresas precisam julgar com extrema cautela ao oferecer algum benefício aos acionistas em relação à assembleia de acionistas, considerando se o propósito pode influenciar o exercício dos direitos dos acionistas, se está dentro dos limites aceitáveis pelas normas sociais e se não afeta a base patrimonial da empresa. Os acionistas estrangeiros, devido às diferenças com as práticas de seus próprios países, também correm o risco de realizar ações que podem ser consideradas como oferta de benefícios sem intenção, tornando essencial uma verificação legal prévia por especialistas.

Problemas com perguntas plantadas também podem surgir. O julgamento do Tribunal Distrital de Tóquio de 15 de dezembro de 2016 (2016) é um caso em que se discutiu se uma empresa, ao fazer com que acionistas que são empregados fizessem perguntas preparadas antecipadamente, privou outros acionistas da oportunidade de questionar e infringiu seus direitos. Embora o tribunal tenha considerado inapropriado que uma empresa listada prepare perguntas antecipadamente para seus acionistas empregados e depois responda a elas, neste caso, decidiu que não houve influência substancial no exercício do direito de voto e, portanto, não anulou a resolução. No entanto, tal ato sugere a possibilidade de prejudicar o significado substancial da assembleia de acionistas.

Deliberações da Assembleia Geral de Acionistas sob a Lei Japonesa

Métodos de Exercício do Direito de Voto

Os acionistas, em princípio, exercem o seu direito de voto comparecendo à assembleia. No entanto, a empresa pode permitir que acionistas que não compareçam à assembleia geral exerçam o seu direito de voto por escrito ou por métodos eletrónicos (voto eletrónico), conforme estabelecido nos artigos 311 e 312 da Lei das Sociedades Japonesas. Os acionistas também podem exercer o direito de voto através de um representante, conforme estipulado no artigo 310 da mesma lei. Contudo, existem restrições legais e estatutárias, como limitações no número de representantes.

A plataforma de exercício eletrónico do direito de voto oferece a vantagem de reduzir o tempo necessário para o envio de documentos por correio. No entanto, investidores apontam desafios, como a duplicação do fluxo de instruções quando há uma mistura de ações participantes e não participantes na plataforma. Além disso, empresas com uma baixa percentagem de acionistas estrangeiros ou investidores institucionais podem não ver vantagens em pagar pela participação na plataforma. A adoção de plataformas de voto eletrónico facilita o exercício do direito de voto por acionistas estrangeiros e tem o potencial de aumentar a sua participação. No entanto, nem todas as empresas estão preparadas para isso, e os investidores também precisam adaptar-se ao sistema, o que implica tempo e custos. Especialmente para investidores estrangeiros que investem em várias empresas japonesas, as diferentes abordagens podem aumentar o seu fardo. As empresas japonesas devem considerar a adesão a plataformas de voto eletrónico para incentivar o exercício ativo do direito de voto por acionistas estrangeiros. Ao mesmo tempo, os fornecedores da plataforma devem trabalhar para melhorar a conveniência para os investidores, como simplificar o fluxo de instruções.

Tipos e Requisitos de Resoluções

As deliberações da assembleia geral de acionistas são divididas em três tipos, de acordo com a importância do assunto a ser decidido: resoluções ordinárias, resoluções especiais e resoluções extraordinárias. Os requisitos para cada tipo de resolução variam, sendo as resoluções ordinárias as mais flexíveis e as extraordinárias as mais rigorosas.

A Lei das Sociedades Japonesas estabelece requisitos muito variados e rigorosos para resoluções ordinárias, especiais e extraordinárias (artigos 309, parágrafos 3 e 4), e detalha as possibilidades de alteração desses requisitos pelo estatuto da empresa. Este sistema de requisitos de resolução em múltiplos níveis é o resultado do esforço da lei japonesa em equilibrar a proteção dos direitos dos acionistas com a estabilidade da gestão empresarial. Para investidores estrangeiros, este complexo sistema de requisitos de resolução pode representar uma barreira significativa nas decisões de investimento e na participação na gestão. Em particular, a possibilidade de alterar os requisitos estatutários (tornando-os mais flexíveis ou mais rigorosos) pode criar riscos e oportunidades específicos que não podem ser avaliados apenas pela legislação, tornando a due diligence na análise detalhada do estatuto das empresas japonesas alvo de investimento extremamente importante.

Conclusão

A gestão e as deliberações da assembleia geral de acionistas sob a lei das sociedades japonesas são áreas de grande complexidade, dada a importância do seu estatuto legal e as disposições detalhadas que vão desde os procedimentos de convocação até aos requisitos para as deliberações. Em particular, a compreensão dos diferentes requisitos para deliberações ordinárias, especiais e extraordinárias, bem como o conhecimento das possibilidades de alteração estatutária, são essenciais para a gestão empresarial. Além disso, a jurisprudência japonesa fornece critérios concretos sobre o impacto que problemas como defeitos nos procedimentos de convocação, gestão injusta das deliberações pelo presidente e concessão de benefícios podem ter na validade das deliberações da assembleia geral de acionistas. Estes casos judiciais sublinham que a gestão justa, que protege substancialmente os direitos dos acionistas, é exigida para além da mera conformidade formal com a lei.

Para acionistas estrangeiros e empresas internacionais, barreiras linguísticas e culturais, bem como desafios práticos no uso de plataformas de votação eletrónica, podem ser obstáculos à participação efetiva nas assembleias gerais de acionistas no Japão. No entanto, no contexto da crescente tendência de “acionistas ativistas”, torna-se cada vez mais importante para as empresas japonesas fortalecer o diálogo com acionistas estrangeiros e praticar uma governança corporativa transparente.

O escritório de advocacia Monolith possui um vasto histórico e profundo conhecimento especializado na área da lei das sociedades japonesas, particularmente na gestão e deliberações da assembleia geral de acionistas, servindo uma ampla gama de clientes no Japão. Contamos com advogados fluentes em inglês, que possuem qualificações legais tanto no Japão quanto no exterior, permitindo-nos fornecer serviços jurídicos de alta qualidade em ambos os idiomas. Estamos preparados para apoiar acionistas estrangeiros no exercício adequado dos seus direitos sob a lei das sociedades japonesas, desde a elaboração de avisos de convocação, desenvolvimento de cenários para a assembleia geral de acionistas, redação de atas, aconselhamento sobre a validade legal das diversas deliberações, até à formulação de estratégias de comunicação com os acionistas. Se tiver questões sobre a governança corporativa no Japão ou desafios específicos relacionados com a gestão da assembleia geral de acionistas, não hesite em consultar o escritório de advocacia Monolith.