3 Razões pelas quais a monitorização dos e-mails dos funcionários da empresa não constitui uma violação da privacidade

Muitas empresas utilizam o e-mail para comunicação interna e externa. Se a empresa estiver a monitorizar e a investigar o conteúdo dos e-mails dos funcionários, será que isso constitui uma violação da privacidade?

Para os gestores de empresas, devido ao aumento da consciência de conformidade corporativa, a monitorização e investigação dos e-mails dos funcionários pode ser uma questão de grande interesse.

Em conclusão, a partir das três razões explicadas neste artigo, interpreta-se que a monitorização e investigação dos e-mails dos funcionários pela empresa não é ilegal. No entanto, é necessário ter cuidado, pois nem todos os tipos de monitorização e investigação são permitidos.

Portanto, neste artigo, para os gestores de empresas, explicaremos, com a introdução de casos judiciais reais, que tipo de monitorização e investigação é permitida.

Artigo relacionado: Explicação completa do direito à privacidade. Quais são os três requisitos para a violação[ja]

Razões pelas quais é permitido às empresas monitorizar e investigar os e-mails dos funcionários

Razão 1: Para manter a ordem empresarial

As empresas têm o direito de manter a ordem, uma vez que precisam agir como uma organização para a gestão. Para manter a ordem da empresa, é necessário prevenir “erros de envio de e-mails” dos funcionários e impedir infecções por vírus.

Em particular, se ocorrer um “erro de envio de e-mail” por parte de um funcionário, existe também o risco de vazamento de segredos comerciais. Portanto, é considerado que a empresa tem o direito de verificar os e-mails de trabalho dos funcionários para manter a ordem empresarial.

Razão 2: Porque estão a utilizar as instalações da empresa

Os computadores que os funcionários usam na empresa e os telemóveis que são emprestados pela empresa são, na maioria das vezes, propriedade e instalações da empresa. Mesmo quando os funcionários trazem os seus próprios laptops para trabalhar, deverão enviar e receber e-mails através de alguma instalação da empresa, como a linha de comunicação ou o servidor de e-mail.

Em outras palavras, as instalações da empresa incluem os computadores e telemóveis que os funcionários usam para o trabalho, bem como o próprio sistema. Como são instalações da empresa, é possível considerar que a empresa tem o direito de verificar o uso do e-mail pelos funcionários.

Razão 3: Porque existe uma obrigação de se dedicar ao trabalho

“Obrigação de se dedicar ao trabalho” refere-se à “obrigação dos trabalhadores de se dedicarem ao seu trabalho de acordo com as instruções e ordens do empregador durante o horário de trabalho”. As leis japonesas para funcionários públicos nacionais e locais estipulam a obrigação de se dedicar ao trabalho.

Por outro lado, não existe uma lei que explicitamente estabeleça a obrigação de se dedicar ao trabalho para os trabalhadores do setor privado. No entanto, é considerado que existe naturalmente uma obrigação de se dedicar ao trabalho como parte do contrato de trabalho.

A empresa pode investigar se os trabalhadores estão a trabalhar de forma honesta, ou seja, se estão a cumprir a sua obrigação de se dedicar ao trabalho e se estão a cumprir a sua obrigação de confidencialidade e não estão a vazar informações. A verificação de e-mails pode ser considerada parte dessa investigação.

Então, a empresa ou o superior podem ler os e-mails dos funcionários sem o seu consentimento e sem limites?

Artigo relacionado: A divulgação de informações pessoais na internet é uma violação da privacidade?[ja]

【Caso Judicial ①】 Monitorização de e-mails de funcionários da empresa e assédio sexual

Apresentamos um caso em que um funcionário da empresa reivindicou uma indemnização à empresa por violação de privacidade, alegando que os seus e-mails pessoais foram monitorizados sem autorização pelo seu superior. Em conclusão, foi decidido que não constituía uma violação de privacidade.

Resumo do caso

A funcionária X1, que é a queixosa, interpretou um e-mail que recebeu do seu superior direto, o réu Y (chefe do departamento), que dizia “Gostaria que me desse algum do seu tempo para me informar sobre os problemas do nosso departamento”, como um convite para sair para comer e beber, e consultou o seu marido X2.

X1, que sentiu uma forte antipatia, tentou enviar um e-mail ao X2 através do sistema de rede de computadores da empresa, dizendo “Ele mete-se até nos detalhes e nas relações entre mulheres. O desafio para o futuro é como trabalhar sem se envolver. Não é apenas um convite para beber”, mas enviou-o por engano para Y.

Então, Y soube que X estava a tentar acusá-lo de assédio sexual e começou a monitorizar os e-mails de X1, solicitando ao departamento de TI da empresa.

Depois disso, X e Y tiveram a oportunidade de conversar, mas não chegaram a um acordo, e X processou por danos com base em atos ilícitos, alegando que sofreu assédio sexual de Y e que a sua privacidade foi violada por ter os seus e-mails pessoais lidos sem permissão.

Por outro lado, Y contra-processou, alegando que a acusação de X de que sofreu assédio sexual de Y era difamatória.

Principais pontos de controvérsia

Neste caso, a existência ou não de assédio sexual por parte de Y e se a acusação de X é difamatória foram também pontos de controvérsia, mas vamos focar-nos na questão de se a monitorização dos e-mails de X por Y constitui uma violação de privacidade e ver o julgamento do tribunal.

Decisão do tribunal

Em primeiro lugar, o tribunal indicou o seguinte sobre se é permitido o uso pessoal do e-mail dos funcionários:

Enquanto trabalhadores que vivem na sociedade, é claro que é permitido usar o equipamento telefónico da empresa como destino de contacto necessário para a vida social diária, e ainda mais, se não impedir o desempenho das funções na empresa e o encargo económico da empresa for extremamente leve, dentro dos limites necessários e razoáveis para responder adequadamente a estes contactos externos, é socialmente aceitável usar o equipamento telefónico da empresa para fazer chamadas, e isto deve ser basicamente válido para o envio e receção de e-mails pessoais usando o sistema de rede da empresa.

Decisão do Tribunal Distrital de Tóquio, 3 de dezembro de 2001 (Ano 13 da era Heisei)

Em outras palavras, é permitido que os funcionários usem o sistema de e-mail da empresa para uso pessoal, desde que seja dentro de um âmbito necessário e razoável.

Por outro lado, o tribunal indicou o seguinte e decidiu que a monitorização do e-mail dos funcionários neste caso não constitui uma violação de privacidade:

Quando um funcionário usa o sistema de rede interna para uso pessoal de e-mail, o âmbito de proteção da privacidade que pode ser esperado é consideravelmente reduzido em comparação com o caso de um equipamento telefónico normal, e deve ser aceite que, a menos que a monitorização seja feita por alguém que não esteja numa posição responsável para monitorizar o uso pessoal do e-mail do funcionário, ou mesmo que esteja numa posição responsável, monitorize sem qualquer necessidade razoável para o trabalho, apenas por curiosidade pessoal, ou monitorize por meios e métodos baseados na vontade pessoal sem revelar o facto da monitorização a terceiros no departamento de gestão interno ou outros terceiros internos, considerando o objetivo, meios e maneira da monitorização, etc., e comparando com a desvantagem causada ao lado monitorizado, só se considera uma violação do direito à privacidade quando a monitorização excede o âmbito considerado razoável na sociedade.

Idem

Em outras palavras, “não se pode dizer que a ação de monitorização do réu excedeu o âmbito considerado razoável na sociedade, e o queixoso deve aceitar este nível de ação de monitorização”, pode-se dizer que foi a decisão.

Ponto importante da decisão: A monitorização como gestor é possível

Na decisão, a seguinte monitorização é considerada “monitorização que excede o âmbito considerado razoável na sociedade”:

1. Quando alguém que não está numa posição para monitorizar o uso pessoal do e-mail do funcionário (não é da camada de gestão) monitoriza
2. Mesmo que seja uma monitorização por alguém numa posição responsável, quando não há razão razoável para a monitorização (quando a monitorização é feita por curiosidade pessoal)
3. Quando a monitorização é feita com base na vontade pessoal, mantendo o facto da monitorização escondido de terceiros

No caso em questão, em relação ao ponto 1 acima, o réu era o chefe do departamento e, a partir de certo ponto, continuou a monitorização solicitando ao departamento responsável, por isso não se pode dizer que continuou a monitorização puramente por conta própria.

Além disso, nesta empresa, naquela época, a proibição do uso pessoal do e-mail não estava completamente implementada, e a empresa também não informou os funcionários com antecedência de que poderia visualizar os e-mails.

Mesmo nesses casos, desde que não exceda o âmbito considerado razoável na sociedade, a empresa e o superior podem monitorizar os e-mails dos funcionários.

【Caso Jurídico ②】Investigação de e-mails de um funcionário suspeito de difamação dentro da empresa

Este artigo discute um caso em que uma empresa realizou uma entrevista com um funcionário suspeito de ser o remetente de um e-mail difamatório enviado dentro da empresa, que foi descoberto durante a investigação de um incidente.

Neste caso, o tribunal não reconheceu a violação de direitos pessoais, como a honra e a privacidade, na referida investigação. Além disso, a “manutenção da ordem corporativa” e o “dever de dedicação exclusiva ao trabalho” foram questões levantadas.

Resumo do caso

Vários e-mails difamando o funcionário A foram enviados ao diretor administrativo, e a empresa, após receber uma reclamação de A, descobriu que os e-mails em questão foram enviados para o endereço de e-mail interno de A usando um e-mail gratuito de um computador compartilhado pelo departamento de vendas.

Devido ao fato de que apenas um número limitado de pessoas sabia das circunstâncias mencionadas no e-mail, o demandante X, que tinha o motivo de impedir que A e a funcionária B se aproximassem, foi suspeito, e a primeira entrevista de investigação foi realizada.

Como o demandante negou o envio, a empresa investigou cerca de um ano de registros de correspondência de e-mail do demandante no servidor de arquivos que possui e administra, mas não conseguiu encontrar evidências que indicassem o envolvimento do demandante no e-mail difamatório.

No entanto, durante o processo de investigação, ficou claro que existiam muitos e-mails pessoais não relacionados ao trabalho enviados por X.

Posteriormente, a empresa realizou duas entrevistas de investigação com X sobre o e-mail difamatório e os e-mails pessoais, e depois repreendeu X (solicitando a apresentação de uma carta de advertência) por violar as regras de trabalho com os e-mails pessoais.

Então, X pediu indenização à empresa, alegando que a maneira como a entrevista de investigação foi conduzida violou seus direitos pessoais, como a honra, e que a investigação dos e-mails e a permissão para que outras pessoas os vissem, e o fato de que eles não foram devolvidos, violaram seu direito de propriedade e privacidade sobre as informações pessoais em sua vida privada.

Principais pontos de controvérsia

Neste caso, se a entrevista de investigação violou os direitos pessoais foi um ponto de controvérsia, mas vamos olhar para o julgamento do tribunal, focando na questão de se a investigação de e-mails para resolver problemas internos viola o direito à privacidade.

Decisão do tribunal

O tribunal deu a seguinte indicação sobre a investigação de e-mails, julgando que a investigação de e-mails neste caso não violou o direito à privacidade:

Havia circunstâncias razoáveis para suspeitar que o demandante era o remetente do e-mail difamatório, e após a entrevista, o demandante negou ser o remetente, mas não conseguiu eliminar a suspeita, então era necessário investigar mais. Considerando que o incidente ocorreu usando e-mail dentro da empresa, havia a possibilidade de que as informações que levariam à identificação do criminoso estivessem escritas no arquivo de e-mail do demandante, e era necessário verificar o conteúdo. Além disso, uma vez que ficou claro que existiam muitos e-mails pessoais não relacionados ao trabalho, era necessário investigar o demandante novamente sobre isso. E para determinar se era um e-mail pessoal não relacionado ao trabalho, era necessário julgar com base no conteúdo, não apenas no título. Nenhuma das investigações pode ser considerada um ato ilegal que violou a liberdade mental do demandante além do limite socialmente aceitável.

Decisão do Tribunal Distrital de Tóquio, 26 de fevereiro de 2002 (2002)

Embora haja pequenas diferenças na linguagem, neste caso também, pode-se dizer que o julgamento foi feito do ponto de vista de “se excede o limite socialmente aceitável” (se desvia significativamente do que é considerado razoável na sociedade).

Ponto importante da decisão: Dever de dedicação exclusiva ao trabalho e manutenção da ordem corporativa

Além disso, o tribunal deu a seguinte indicação sobre o dever de dedicação exclusiva ao trabalho e a manutenção da ordem corporativa:

O e-mail pessoal, ao pensar, criar e enviar um documento, o remetente viola o dever de dedicação exclusiva ao trabalho e comete um ato que viola a ordem corporativa ao usar as instalações da empresa para fins pessoais. Além disso, ao fazer o destinatário ler o e-mail pessoal, também impede o trabalho do destinatário. Além disso, neste caso, não se limita a isso, e de acordo com a evidência (〈evidência omitida〉), existem muitos e-mails que pedem uma resposta ao destinatário, e de fato, muitos e-mails pessoais foram enviados em resposta. Isso não só viola o dever de dedicação exclusiva ao trabalho e outros deveres, mas também faz o destinatário pensar, criar e enviar uma resposta, fazendo o destinatário violar o dever de dedicação exclusiva ao trabalho e usar as instalações da empresa para fins pessoais, cometendo um ato que viola a ordem corporativa.

Idem

Em outras palavras, quando se pode razoavelmente reconhecer a violação do dever de dedicação exclusiva ao trabalho, a necessidade e a proporcionalidade de realizar uma investigação de e-mail como neste caso para manter a ordem corporativa são reconhecidas.

Por outro lado, mesmo que não seja considerado uma violação do direito à privacidade, dependendo do método, etc., pode haver a possibilidade de violar outros direitos pessoais, como a honra, então é necessário ter cuidado.

Artigo relacionado: Quanto é a compensação por violação da privacidade? Um advogado explica o preço de mercado na prática[ja]

Clarificar as regras de trabalho relativas aos e-mails dos funcionários

É importante que a empresa estabeleça claramente as regras relativas aos e-mails dos funcionários e as partilhe previamente com os mesmos, para que a verificação dos e-mails seja realizada de forma adequada.

Além disso, as regras sobre os e-mails dos funcionários devem ser aplicadas a todos os funcionários, por isso é melhor estabelecê-las na forma de regras de trabalho.

Se as regras sobre os e-mails dos funcionários estiverem claramente definidas nas regras de trabalho, a possibilidade de surgirem problemas com os funcionários ao investigar os e-mails dos funcionários por razões de “violação das regras de trabalho” será reduzida.

Resumo: Se tiver problemas com a monitorização dos e-mails dos funcionários, consulte um advogado

Acredito que existem empresas que permitem um certo grau de e-mails privados para fins de trabalho. No entanto, não se deve ultrapassar os limites.

Além disso, a empresa não pode monitorizar ou investigar e-mails incondicionalmente. Isto é apenas permitido para a manutenção da ordem empresarial, por obrigações de dedicação ao trabalho e para a manutenção das instalações da empresa.

É necessário um conhecimento altamente especializado para determinar se a monitorização dos e-mails dos funcionários infringe o direito à privacidade, bem como para a criação de regras de trabalho. Se tiver dificuldades em tomar decisões ou em criar ou revisar as regras de trabalho, não hesite em consultar um advogado.

Apresentação das medidas propostas pelo nosso escritório

O Escritório de Advocacia Monolis é especializado em IT, particularmente na intersecção entre a Internet e a lei. Oferecemos a criação de manuais para funcionários em sentido amplo, como trabalhadores temporários e contratados, bem como a elaboração de diretrizes sobre o uso da Internet e das redes sociais pelos funcionários, e apoio nesses assuntos. Consideramos como um dos pontos importantes evitar falhas legais e minimizar o máximo possível o encargo para o pessoal principal da sua empresa. Os detalhes são descritos abaixo.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]