O quadro legal e a prática de gestão das férias anuais pagas na legislação laboral japonesa

Em conformidade com o sistema jurídico laboral japonês, o direito a férias remuneradas anuais é uma prerrogativa fundamental concedida aos trabalhadores. Este sistema visa permitir que os trabalhadores recuperem do cansaço físico e mental e levem uma vida social plena. Do ponto de vista da gestão empresarial, compreender e aplicar corretamente o sistema de férias remuneradas anuais não é apenas uma questão de benefícios sociais, mas sim um dever crucial que está no cerne da conformidade legal e da gestão de riscos laborais. Os desafios enfrentados pelos gestores são diversos e incluem a necessidade de calcular com precisão o número de dias de férias remuneradas a que cada empregado tem direito, equilibrar adequadamente os pedidos de férias dos empregados com as necessidades operacionais do negócio e assegurar o cumprimento da obrigação de tirar cinco dias de férias anuais, introduzida em 2019. Estas responsabilidades incluem também a gestão administrativa relacionada e considerações financeiras. Este artigo oferece uma explicação abrangente e especializada do quadro legal das férias remuneradas anuais sob a Lei das Normas Laborais do Japão (Japanese Labor Standards Act) e jurisprudência relacionada. Abordaremos sistematicamente questões práticas enfrentadas pelas empresas, desde os requisitos de concessão, direitos e obrigações de empregadores e trabalhadores, métodos de gestão estratégica como o sistema de concessão planejada, até às consequências legais em caso de violação das normas.  

Requisitos e Número de Dias de Férias Anuais Remuneradas no Japão

As férias anuais remuneradas no Japão têm como base o artigo 39 da Lei Japonesa de Normas Laborais . Diferentemente de um sistema de férias benevolente estabelecido pela empresa, este é um dever imposto aos empregadores pela lei. Para que um trabalhador adquira o direito às primeiras férias anuais remuneradas, é necessário cumprir dois requisitos estabelecidos por lei .  

O primeiro requisito é o serviço contínuo. O trabalhador deve ter trabalhado continuamente durante seis meses a partir da data de contratação. O segundo requisito é a taxa de presença. Durante esses seis meses, é necessário ter uma taxa de presença de pelo menos 80% dos dias de trabalho totais. Cumprindo esses requisitos, o empregador deve conceder, em princípio, 10 dias de férias anuais remuneradas ao trabalhador.

Após a primeira concessão, o número de dias de férias anuais remuneradas aumenta de acordo com o número de anos de serviço contínuo. Para um trabalhador normal, após seis meses de serviço contínuo e a concessão de 10 dias de trabalho, o número de dias concedidos aumenta a cada ano que passa, atingindo um máximo de 20 dias de trabalho após mais de 6 anos e 6 meses de serviço .  

Por outro lado, trabalhadores a tempo parcial e outros com um número ou horas de dias de trabalho padrão mais curtos também têm direito a férias anuais remuneradas. No entanto, o número de dias é determinado proporcionalmente, de acordo com o número de dias de trabalho padrão por semana, entre outros fatores . Os trabalhadores elegíveis para esta concessão proporcional são aqueles com menos de 30 horas de trabalho padrão por semana e menos de 4 dias de trabalho padrão por semana ou menos de 216 dias de trabalho padrão por ano . O número específico de dias concedidos é conforme a tabela a seguir.  

As férias anuais remuneradas no Japão também estão sujeitas a regulamentos sobre a transferência e a prescrição. Se o trabalhador não conseguir usar todas as suas férias anuais remuneradas dentro do ano fiscal, é possível transferi-las apenas para o próximo ano fiscal. No entanto, de acordo com o artigo 115 da Lei Japonesa de Normas Laborais, o direito de tirar férias anuais remuneradas prescreve dois anos após a data de aquisição .  

De acordo com os princípios legais, as férias anuais remuneradas são concedidas com base na data de contratação de cada trabalhador, o que significa que a “data base” para a concessão varia para cada trabalhador . Isso pode tornar a gestão extremamente complicada, especialmente para empresas com muitos funcionários. É necessário rastrear a data base de cada funcionário individualmente, calcular o número de dias concedidos e gerir o período obrigatório de aquisição de cinco dias por ano, o que pode aumentar os custos de gestão e o risco de erros de cálculo. Para enfrentar este desafio, algumas empresas adotam uma abordagem chamada “tratamento uniforme”. Isso envolve padronizar a data base das férias anuais remuneradas de todos os funcionários para uma data específica, como 1 de abril de cada ano . Ao adotar este método, é possível consolidar a gestão das férias anuais remuneradas em uma tarefa anual, o que pode aumentar a eficiência da gestão e reduzir erros. No entanto, ao introduzir este sistema, é essencial considerar que não seja prejudicial aos trabalhadores. Por exemplo, para trabalhadores que se juntam à empresa na segunda metade do ano fiscal, é necessário conceder férias antecipadamente, de forma a não cair abaixo dos padrões mínimos estabelecidos pela lei. Assim, a padronização da data base não é apenas uma mudança de procedimento administrativo, mas deve ser considerada como parte de uma gestão estratégica de recursos humanos, com base na conformidade legal.  

O Direito de Especificação de Tempo dos Trabalhadores e o Direito de Alteração de Tempo dos Empregadores Sob a Lei Japonesa

Em torno da aquisição de férias remuneradas anuais, cruzam-se os direitos dos trabalhadores e as necessidades operacionais dos empregadores. A Lei das Normas Laborais do Japão (Japanese Labor Standards Act) estabelece um mecanismo para equilibrar esses interesses.

Como princípio básico, os trabalhadores têm o direito de adquirir férias remuneradas anuais no período que desejarem. Este é conhecido como o “direito de especificação de tempo” . Os trabalhadores não têm a obrigação de explicar ao empregador a razão para tirar férias, e o empregador, em princípio, não pode recusar esse pedido .  

Contudo, existe uma exceção a este direito dos trabalhadores: o “direito de alteração de tempo” do empregador. O parágrafo 5 do artigo 39 da Lei das Normas Laborais do Japão estipula que, se conceder férias remuneradas no período solicitado pelo trabalhador “prejudicar a operação normal do negócio”, o empregador pode alterar o período de férias para outra ocasião .  

A condição de “prejudicar a operação normal do negócio” é interpretada de forma muito rigorosa. Razões como o local de trabalho estar ocupado ou a dificuldade em garantir pessoal substituto não justificam o exercício do direito de alteração de tempo. A jurisprudência indica que devem ser consideradas objetivamente várias circunstâncias, como a natureza do trabalho do trabalhador em questão, a sazonalidade do trabalho, a dificuldade em encontrar substitutos e o número de outros trabalhadores que solicitaram férias no mesmo dia. É importante que o empregador, antes de exercer o direito de alteração de tempo, tenha a obrigação de fazer todos os esforços possíveis para permitir que o trabalhador tire férias conforme desejado, como alocar substitutos ou ajustar os horários de trabalho.  

O Supremo Tribunal do Japão estabeleceu um alto padrão para o exercício do direito de alteração de tempo através de precedentes judiciais. Por exemplo, nos casos da Nippon Telegraph and Telephone Public Corporation Konohana Telegraph and Telephone Office (decisão do Supremo Tribunal de 18 de março de 1982) e do Hirosaki Telegraph and Telephone Office (decisão do Supremo Tribunal de 10 de julho de 1987), foi demonstrado que o empregador só pode exercer o direito de alteração de tempo em circunstâncias extremamente limitadas, como quando a obtenção de pessoal substituto é objetivamente difícil .  

Um caso recente que merece atenção é o da East Japan Railway Company (decisão do Tribunal Superior de Tóquio de 28 de fevereiro de 2024) . Neste caso, o direito de alteração de tempo exercido pela empresa em resposta a um pedido de férias remuneradas de um maquinista de Shinkansen foi considerado legal. O tribunal chegou a essa conclusão com base na alta especialização e importância da segurança do trabalho do maquinista de Shinkansen, na extrema dificuldade de garantir pessoal substituto e no fato de a empresa ter estabelecido regras operacionais justas, como um sistema de prioridade na aquisição de férias, e se esforçado para planejar a alocação de pessoal. Este caso sugere que o exercício do direito de alteração de tempo pode ser permitido em indústrias especiais, como o transporte público, que são infraestruturas sociais importantes e onde é difícil substituir o trabalho, desde que o empregador tenha estabelecido um sistema de gestão de trabalho planejado e justo.  

O exercício do direito de alteração de tempo também pode ser um ponto de discussão em relação a pedidos de aquisição em bloco de longo prazo por trabalhadores que planejam se aposentar. Em princípio, como não há espaço para designar um dia alternativo para os trabalhadores que pretendem se aposentar, o exercício do direito de alteração de tempo não é permitido. No entanto, no caso da Empresa R (decisão do Tribunal Distrital de Tóquio de 19 de janeiro de 2009), isso foi excepcionalmente permitido . O contexto deste caso incluía circunstâncias muito especiais, como o trabalhador em questão ser o responsável por um projeto importante, a transferência de trabalho ainda não estar concluída e a ausência desse trabalhador causar sérios problemas ao negócio. Este caso indica que o exercício do direito de alteração de tempo não é absolutamente impossível mesmo para trabalhadores que pretendem se aposentar, mas isso é limitado a situações em que a transferência de trabalho é essencial e não pode ser realizada sem esse trabalhador, por razões objetivas e significativas.  

O que emerge desses casos é que o exercício do direito de alteração de tempo não é apenas um direito do empregador, mas também um momento em que a capacidade de gestão de trabalho do empregador é questionada. Alegações simples de “período de alta demanda” não são legalmente válidas. O que o tribunal examina é “quais esforços concretos o empregador fez para atender aos desejos de férias do trabalhador”. Uma escassez crônica de pessoal não justifica o exercício do direito de alteração de tempo e é visto como um desafio de gestão. Portanto, ao considerar o exercício do direito de alteração de tempo, é rigorosamente questionado se a decisão pode resistir ao escrutínio judicial, ou seja, se o empregador pratica uma gestão de trabalho planejada, como garantir pessoal substituto e nivelar o trabalho, em uma base regular.  

Obrigação de Aquisição de 5 Dias de Férias Anuais Remuneradas

Com a entrada em vigor da revisão da Lei Japonesa das Normas Laborais (Lei do Trabalho) no dia 1 de abril de 2019 (Heisei 31), uma transformação significativa foi introduzida no sistema de férias anuais remuneradas. Esta revisão impõe a todos os empregadores a obrigação de garantir que os trabalhadores elegíveis adquiram pelo menos 5 dias de férias anuais remuneradas.  

Estão sujeitos a esta obrigação todos os trabalhadores que, no ano em questão, tenham direito a pelo menos 10 dias de férias anuais remuneradas. Isto inclui gestores, trabalhadores com contratos a termo e trabalhadores a tempo parcial que alcançam os 10 dias de férias através de uma concessão proporcional.  

O período durante o qual os empregadores devem cumprir esta obrigação é de um ano a partir da data de concessão das férias anuais remuneradas (referida como “data base”). Durante este ano, é necessário assegurar que os trabalhadores elegíveis adquiram pelo menos 5 dias de férias anuais remuneradas.  

O cerne deste sistema reside na participação ativa do empregador, ou seja, na “obrigação de designação de época”. Inicialmente, o empregador deve incentivar o trabalhador a adquirir férias na época desejada, mas se até ao final do ano a partir da data base o trabalhador não tiver adquirido pelo menos 5 dias de férias, o empregador tem a obrigação de designar os dias restantes para a aquisição das férias. No entanto, o empregador não pode designar unilateralmente as datas e, ao designar a época, deve primeiro ouvir as opiniões do trabalhador e esforçar-se por respeitar os seus desejos tanto quanto possível.  

Com esta obrigatoriedade, novas tarefas administrativas foram impostas aos empregadores. Especificamente, é necessário criar um “livro de gestão de férias anuais remuneradas” que registe a data base de cada trabalhador, as datas de aquisição das férias e os dias restantes, e manter esses registos por um período de 3 anos (embora a revisão legal exija a conservação por 5 anos, uma medida transitória aplica-se por enquanto).  

É importante notar que, no cálculo dos 5 dias obrigatórios de férias, as férias adquiridas em meios dias podem ser contabilizadas como 0,5 dias, mas as férias adquiridas em horas não podem ser incluídas.  

Se esta obrigação for negligenciada, o empregador pode ser sujeito a penalidades. Existe a possibilidade de uma multa de até 300.000 ienes por trabalhador elegível.  

Esta revisão legislativa representa uma mudança de paradigma no sistema de férias anuais remuneradas do Japão. Anteriormente, a baixa taxa de aquisição de férias anuais remuneradas era frequentemente vista como um problema de consciência individual dos trabalhadores ou da cultura do local de trabalho. No entanto, a revisão de 2019 transformou a aquisição de férias de um “direito do trabalhador” para uma “obrigação do empregador”. Os empregadores já não são apenas responsáveis por conceder férias, mas também por gerir e garantir que essas férias sejam efetivamente utilizadas. Assim, a gestão das férias anuais remuneradas passou de ser apenas uma parte da administração do trabalho para se tornar uma questão de conformidade importante, acompanhada de regulamentos punitivos, e, por extensão, uma parte da governança corporativa.  

Sistema de Concessão Planejada de Férias Anuais Remuneradas no Japão

Para promover a aquisição de férias anuais remuneradas e, ao mesmo tempo, aumentar a previsibilidade na gestão operacional, a Lei das Normas Laborais Japonesa (Lei das Normas Laborais do Japão) estabelece o “sistema de concessão planejada”. Este sistema permite que, mediante um acordo laboral entre o empregador e o representante dos trabalhadores, sejam atribuídos de forma planejada os dias de férias anuais remuneradas, definindo antecipadamente as datas de gozo.  

A base legal deste sistema encontra-se no artigo 39, parágrafo 6, da Lei das Normas Laborais Japonesa. O requisito mais importante para a implementação do sistema de concessão planejada é garantir que os trabalhadores mantenham um número de dias que possam utilizar livremente em caso de doença ou assuntos pessoais urgentes. Assim, de todos os dias de férias anuais remuneradas a que cada trabalhador tem direito, pelo menos cinco dias devem permanecer como dias que o trabalhador pode designar livremente. Apenas os dias que excedem esses cinco podem ser incluídos no sistema de concessão planejada.  

O procedimento para implementar o sistema é composto por duas etapas. Primeiro, é necessário estabelecer uma disposição no regulamento interno de trabalho que permita a concessão planejada de férias anuais remuneradas por meio de um acordo laboral. Em seguida, celebra-se um acordo laboral por escrito, que define o método específico de concessão, com o sindicato dos trabalhadores ou, na sua ausência, com um representante que represente a maioria dos trabalhadores. Este acordo laboral não requer notificação ao diretor do Escritório de Inspeção das Normas Laborais competente.  

Existem principalmente três modelos de operacionalização da concessão planejada. O primeiro é o “método de concessão simultânea”, que consiste em conceder férias a todos os trabalhadores da empresa no mesmo dia. É frequentemente utilizado em fábricas do setor manufatureiro, por exemplo, para alinhar com períodos de férias de verão ou de fim de ano e criar longos feriados.  

O segundo é o “método de concessão por turnos”, que permite que diferentes grupos, como departamentos ou equipes, tirem férias alternadamente. Este método é adequado para setores como o comércio e serviços, onde é difícil parar completamente as operações.  

O terceiro é o “método de concessão individual”, que envolve a criação de um plano anual de férias para cada trabalhador, permitindo uma concessão planejada. Este método permite uma operacionalização flexível, como a inclusão de datas comemorativas pessoais (aniversários, aniversários de casamento, etc.) no plano de antemão.  

A obrigatoriedade de gozo dos cinco dias mencionados anteriormente aumentou a importância estratégica do sistema de concessão planejada. Antes era visto como uma medida opcional para melhorar a taxa de utilização das férias, mas agora tornou-se um meio principal para cumprir de forma eficiente e planejada a obrigação legal dos cinco dias de férias. Por exemplo, se uma empresa estabelecer três dias de férias simultâneas para toda a empresa, isso por si só garante que a obrigação dos cinco dias seja cumprida para muitos empregados. Isso reduz significativamente o fardo administrativo de acompanhar e incentivar a utilização das férias por cada empregado. Além disso, como as datas de férias são definidas antecipadamente, torna-se mais fácil planejar as operações e aumenta a previsibilidade na gestão do negócio. Assim, a obrigação de gozo dos cinco dias e o sistema de concessão planejada não são sistemas separados, mas sim complementares. Para os gestores, considerar esses dois sistemas como um todo e utilizar ativamente o sistema de concessão planejada é a chave para conciliar a conformidade com a legislação e uma gestão eficiente do trabalho.  

Cálculo do Salário Durante o Período de Férias Anuais Remuneradas no Japão

As férias anuais remuneradas, como o próprio nome indica, são um período de descanso “pago”, e o empregador tem a obrigação de pagar o salário ao trabalhador mesmo nos dias de férias. O Artigo 39, Parágrafo 9, da Lei das Normas Laborais Japonesa estabelece três métodos de cálculo desse salário, e o empregador deve escolher um desses métodos e especificá-lo claramente no regulamento de trabalho .  

O primeiro método é o pagamento do “salário normal”. Este método consiste em pagar o salário que o trabalhador receberia se tivesse trabalhado o horário normal naquele dia, sendo o método mais comum e fácil de entender . Para trabalhadores com salário mensal fixo, geralmente não há variação no montante do salário mensal. Para trabalhadores com salário por hora, o valor pago é o produto do número de horas de trabalho previstas para aquele dia pelo salário por hora .  

O segundo método é o pagamento do “salário médio”. Este método consiste em dividir o total dos salários pagos ao trabalhador nos três meses anteriores ao dia de férias pelo número total de dias desse período (dias de calendário) para calcular o salário diário a ser pago . Este método é utilizado, por exemplo, para trabalhadores com salários variáveis, mas o cálculo pode ser um pouco complicado. Também há uma garantia mínima estabelecida para evitar que o valor se torne excessivamente baixo devido ao número de dias trabalhados .  

O terceiro método é o pagamento do “valor diário do salário padrão”. Este método consiste em dividir o montante do salário padrão mensal estabelecido pela Lei do Seguro de Saúde por 30 para calcular o valor a ser pago . Este método tem a vantagem de ser simples de calcular, mas para adotá-lo é necessário ter um acordo prévio entre empregadores e empregados .  

Estes três métodos têm características distintas e podem resultar em quantias de salário diferentes. A tabela a seguir compara os métodos.

A escolha do método de cálculo não é apenas uma decisão administrativa. É uma decisão de gestão que leva em consideração três elementos: custos com pessoal, custos de gestão e a relação com os empregados. O “salário normal” é o método mais transparente e fácil de entender para os empregados, mas pode ser o mais custoso para a empresa. O “salário médio” pode ajudar a controlar os custos com pessoal, mas é complexo e aumenta o risco de erros de cálculo e a carga administrativa. O “valor diário do salário padrão” equilibra a facilidade de gestão com o controle de custos, mas requer procedimentos adicionais, como a celebração de um acordo entre empregadores e empregados. Portanto, é necessário escolher o método mais adequado de forma estratégica, de acordo com a realidade do sistema salarial e da gestão de trabalho da empresa.

Proibição de Tratamento Desfavorável Baseado na Aquisição de Férias Anuais Remuneradas Sob a Lei Japonesa

A Lei das Normas Laborais do Japão (Lei das Normas Laborais Japonesa) garante efetivamente o direito dos trabalhadores de usufruírem de férias anuais remuneradas, proibindo os empregadores de impedirem o exercício desse direito. O cerne desta proteção encontra-se no Artigo 136 do Suplemento da Lei das Normas Laborais Japonesa. Este artigo estabelece que os empregadores não devem reduzir o salário ou tratar de forma desvantajosa os trabalhadores por terem adquirido férias anuais remuneradas.  

O termo “tratamento desfavorável” é interpretado de forma ampla. Isso inclui não apenas a redução direta do salário, mas também a avaliação desfavorável em bónus ou promoções, a não concessão de subsídios de assiduidade, avaliações negativas em avaliações de desempenho e transferências desvantajosas. Por exemplo, tratar os dias de férias anuais remuneradas como ausências e, com base nisso, não conceder subsídios de assiduidade ou reduzir bónus são medidas que, em princípio, podem violar esta disposição.  

Contudo, é importante notar a natureza jurídica do Artigo 136. Esta disposição é considerada uma “obrigação de esforço” na interpretação da lei, o que significa que não há penalidades diretas aplicadas em caso de violação. Além disso, as medidas empresariais que contrariam esta disposição não são imediatamente inválidas no âmbito do direito privado.  

Então, em que circunstâncias as medidas empresariais são consideradas ilegais? A jurisprudência indica que as medidas são consideradas contrárias à ordem pública e aos bons costumes e, portanto, inválidas quando são reconhecidas como substancialmente frustrantes ao propósito do sistema de férias anuais remuneradas.

Um exemplo concreto dessa norma é o caso Numazu Kotsu (decisão da Suprema Corte Japonesa de 25 de junho de 1993). Neste caso, foi contestada uma regra do regulamento interno que não concedia subsídios de assiduidade aos trabalhadores que usufruíam de férias anuais remuneradas. A Suprema Corte Japonesa considerou que se deveria levar em conta o grau de desvantagem causado pela não concessão do subsídio de assiduidade e o efeito dissuasor que isso teria sobre a aquisição de férias pelos trabalhadores. Concluiu que, como o montante do subsídio de assiduidade era relativamente pequeno e a sua não concessão não inibia significativamente a aquisição de férias pelos trabalhadores, a regra era válida.  

O que se pode deduzir deste caso é que a legalidade do tratamento desfavorável é determinada pelo seu “grau” e “equilíbrio”. Pode parecer haver uma contradição entre a letra da lei e as decisões judiciais reais, mas isso reflete a abordagem da lei de não estabelecer padrões uniformes, avaliando em vez disso o impacto substancial em cada caso individual. Assim, se um sistema estabelecido por uma empresa resultar em desvantagens econômicas menores para os trabalhadores e não impedir substancialmente o exercício do direito a férias, pode ser considerado legal. Por outro lado, sistemas que impõem desvantagens significativas e fazem com que os trabalhadores hesitem em tirar férias, mesmo que indiretamente, têm maior probabilidade de ser considerados ilegais e inválidos.  

Portanto, gestores e responsáveis pela administração de pessoal devem avaliar os seus sistemas não apenas com a questão formal de “este sistema é permitido?”, mas também do ponto de vista substancial de “o prejuízo causado por este sistema é suficientemente forte para fazer os trabalhadores hesitarem em tirar férias?”. Ao incorporar elementos de assiduidade nos critérios para calcular bónus e subsídios, é essencial avaliar cuidadosamente o equilíbrio para evitar a legalização de riscos.

Conclusão

O direito a férias remuneradas anuais é um sistema complexo e crucial estabelecido pela legislação laboral japonesa. Aos gestores são impostas várias obrigações legais, desde calcular e conceder corretamente o número de dias de férias a cada empregado, garantir o cumprimento da obrigação de tirar pelo menos cinco dias de férias por ano, até assegurar que não haja tratamento desfavorável devido à utilização das férias. Para cumprir estas obrigações, é essencial construir um sistema de gestão de trabalho estratégico e planeado, que não só compreenda profundamente as leis, mas também utilize sistemas de concessão de férias planeadas.

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