Pontos-chave para a obtenção de vistos de trabalho para funcionários estrangeiros no Japão, de acordo com diferentes formas de recrutamento

Num ambiente de negócios globalizado, é essencial que as empresas japonesas assegurem talentos excepcionais, independentemente da nacionalidade, para manter e melhorar a sua competitividade internacional. Especialmente, a contratação de executivos e profissionais altamente qualificados do exterior está a tornar-se cada vez mais comum. No entanto, para empregar estrangeiros no Japão, é necessário cumprir com os complexos procedimentos estabelecidos pela Lei de Controlo de Imigração e Reconhecimento de Refugiados do Japão (doravante denominada “Lei de Imigração Japonesa”) e as ordens ministeriais relacionadas. Embora o termo “visto” seja comumente utilizado, legalmente, o “visto” emitido por uma missão diplomática para entrada no Japão e o “status de residência” que regula as atividades dentro do país são distintos. Muitos dos desafios enfrentados pelas empresas estão relacionados com a obtenção e gestão deste status de residência. O sistema de status de residência japonês é operado de forma rigorosa com base nas atividades autorizadas, e as empresas têm a obrigação legal de garantir que os estrangeiros contratados obtenham o status de residência apropriado para as funções que irão desempenhar. Este artigo foca-se em três formas típicas de recrutamento que os gestores e responsáveis legais das empresas enfrentam ao considerar a contratação de talentos estrangeiros: nomear estrangeiros para cargos executivos, aceitar transferências de empresas afiliadas no exterior e receber trabalhadores estrangeiros como empregados temporários. Discutiremos os requisitos do status de residência necessário, os procedimentos de aplicação e os pontos legais que as empresas devem observar em particular, com base em legislação específica.

Nomeação de Estrangeiros para Cargos Executivos: Visto de “Gestão/Administração” no Japão

Quando se nomeia um estrangeiro para um cargo executivo, como diretor representante ou diretor de uma empresa japonesa, ou como gestor de um departamento de negócios, é geralmente necessário obter o status de residência de “Gestão/Administração”. No Japão, de acordo com a Tabela I-2 da Lei de Imigração, este status de residência é definido como “atividades de gestão de comércio ou outros negócios no país, ou de envolvimento na gestão desses negócios”. Na avaliação deste status de residência, não apenas a experiência individual do candidato é considerada, mas também a substancialidade, estabilidade e continuidade do negócio que ele irá gerir ou administrar são extremamente importantes para a decisão.

Critérios de Permissão de Entrada: Requisitos Relacionados à Base do Negócio

Para obter o status de residência “Gestão e Administração” no Japão, é necessário cumprir vários requisitos estabelecidos pela Portaria que define os critérios do Artigo 7, Parágrafo 1, Item 2 da Lei de Controle de Imigração e Reconhecimento de Refugiados do Japão (doravante denominada “Portaria de Critérios”). Em particular, no caso de novos negócios, é exigida a comprovação desses requisitos por meio de documentos objetivos.

Em primeiro lugar, é necessário que o local de negócios esteja assegurado dentro do território japonês. Este local não pode ser apenas um ponto de contato, mas sim uma base física onde as atividades comerciais são continuamente realizadas. Portanto, escritórios virtuais sem substância ou espaços alugados a curto prazo são, em princípio, inaceitáveis. É possível usar uma propriedade residencial como local de negócios, mas, nesse caso, o contrato de locação deve permitir o uso para fins comerciais e os espaços residenciais e comerciais devem estar claramente separados, entre outras condições rigorosas.

Em segundo lugar, o requerente deve demonstrar objetivamente que possui a capacidade e as qualificações necessárias para gerir o negócio. Especificamente, é exigida uma experiência de gestão e administração de mais de três anos ou um grau académico de mestrado ou superior relacionado com a gestão ou o campo de negócios a ser gerido.

Em terceiro lugar, do ponto de vista da prevenção de abusos do sistema e da garantia da estabilidade do negócio, torna-se necessário o emprego de pelo menos um funcionário em tempo integral.

Em quarto lugar, o negócio deve atender a certos padrões de escala. Para uma sociedade anónima, o montante do capital social deve ser de pelo menos 30 milhões de ienes, enquanto para uma sociedade em nome coletivo, sociedade em comandita ou sociedade em comandita por ações, o montante total do investimento deve cumprir o mesmo critério.

Em quinto lugar, para operar o negócio de forma eficaz no Japão e manter uma comunicação adequada com clientes e funcionários, é exigido um nível considerável de proficiência em japonês por parte do requerente ou de um funcionário em tempo integral.

Por fim, é essencial que a estabilidade e continuidade do negócio sejam reconhecidas. O documento mais importante para avaliar este aspecto é o plano de negócios. Ao solicitar o status de residência, além de exigir a verificação do plano de negócios por um contador público certificado ou consultor fiscal, negócios que são considerados com pouca substância operacional, como aqueles baseados em terceirização de serviços, não são aceitos. Isso reflete a decisão política de que o status de residência “Gestão e Administração” deve ser concedido apenas a gestores e administradores de negócios sustentáveis que possam contribuir para a economia japonesa.

Procedimentos de Candidatura e Documentos Necessários

Quando uma empresa no Japão convida um estrangeiro residente no exterior para se tornar um executivo, geralmente é a própria empresa receptora que atua como agente e submete o pedido de emissão do Certificado de Elegibilidade para Status de Residência (Certificate of Eligibility, COE) em nome do estrangeiro.

O ponto de contato para o procedimento é o escritório de imigração regional responsável pela localização da empresa. O período padrão de revisão desde a aplicação até a emissão do certificado varia de um a três meses, mas pode levar mais tempo para novos negócios ou casos complexos.

Os documentos a serem submetidos variam de acordo com quatro categorias definidas pela Agência de Serviços de Imigração e Residência, dependendo do tamanho e da confiabilidade da empresa receptora. Grandes empresas que se enquadram nas categorias 1 (como empresas listadas na bolsa de valores japonesa) e 2 (como entidades com um montante de imposto de renda retido na fonte de mais de 10 milhões de ienes no ano anterior) têm seus documentos significativamente simplificados devido ao seu crédito social. Por outro lado, as empresas que se enquadram nas categorias 3 e 4, que incluem muitas empresas recém-estabelecidas e pequenas e médias empresas, são obrigadas a fornecer documentos detalhados para provar a legalidade e a estabilidade dos negócios desde o início.

Os documentos necessários para todas as categorias são os seguintes:

• Formulário de pedido de emissão do Certificado de Elegibilidade para Status de Residência (1 cópia)
• Fotografia (1 exemplar)
• Envelope para resposta (1 cópia)

Estes formulários podem ser baixados do site da Agência de Serviços de Imigração e Residência na seção “Status de Residência ‘Gestão/Administração'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/businessmanager.html[ja]).

Para as empresas que se enquadram nas categorias 3 e 4 e que estão a submeter um pedido para um estrangeiro que irá participar na gestão do negócio, os documentos geralmente necessários, além dos mencionados acima, são os seguintes:

• Cópia do plano de negócios
• Certificado de registro da empresa
• Cópia dos estatutos da empresa
• Cópia dos documentos financeiros do último exercício fiscal (para negócios existentes)
• Documentos que comprovem um capital social de pelo menos 5 milhões de ienes (como cópia do livro de banco)
• Cópia do registo de propriedade imobiliária do local de negócios ou do contrato de arrendamento
• Fotografias internas e externas do local de negócios
• Cópia da notificação de abertura do escritório de pagamento de salários, etc.
• Cópia dos estatutos que estabelecem a remuneração dos executivos ou da ata da assembleia geral de acionistas que decidiu sobre a remuneração dos executivos

Este sistema de categorias reflete a abordagem baseada em risco da Agência de Serviços de Imigração e Residência para avaliar a confiabilidade das empresas. Empresas das categorias 1 e 2 são consideradas já terem sua estabilidade assegurada devido à avaliação externa do mercado e das autoridades fiscais. Em contraste, novos negócios nas categorias 3 e 4 não têm tal avaliação externa, portanto, cabe ao requerente a responsabilidade de provar a solidez e o potencial futuro do negócio desde o início, através do plano de negócios e de documentos financeiros relacionados.

Transferências Internas em Empresas: O Visto de “Transferência Dentro da Empresa” no Japão

Quando empresas que operam globalmente necessitam transferir funcionários que trabalham em filiais estrangeiras para suas instalações no Japão, o visto de “Transferência Dentro da Empresa” é aplicável. A lei de imigração japonesa define esta categoria de visto como atividades realizadas por “funcionários de escritórios estrangeiros de instituições públicas ou privadas, que têm sede, filiais ou outros escritórios no Japão, transferidos temporariamente para um escritório no Japão”, e as atividades permitidas sob este visto são limitadas àquelas que se enquadram na categoria de “Habilidades Técnicas, Conhecimentos Humanísticos ou Serviços Internacionais”.

Requisitos Essenciais para a Obtenção

Para obter o estatuto de residência de “transferência dentro da mesma empresa” no Japão, é necessário cumprir vários requisitos rigorosos.

Em primeiro lugar, o âmbito da transferência é limitado. Abrange movimentos dentro da mesma empresa, entre a sede e as filiais, bem como entre a empresa-mãe e as subsidiárias ou entre subsidiárias.

Em segundo lugar, imediatamente antes da aplicação, é necessário ter trabalhado continuamente por mais de um ano numa sede, filial ou empresa afiliada no estrangeiro. Este requisito garante que o requerente seja um empregado regular do grupo empresarial e serve para prevenir o abuso do sistema.

Em terceiro lugar, o tipo de trabalho a ser realizado no Japão deve exigir conhecimento técnico em ciências naturais ou engenharia, ou conhecimento em ciências humanas como direito ou economia, ou ainda trabalho que requeira pensamento ou sensibilidade baseados em uma cultura estrangeira. Trabalhos simples, como os de linha de produção em fábricas, não são permitidos.

Por fim, o montante da remuneração recebida no Japão deve ser igual ou superior ao que um japonês receberia por realizar o mesmo trabalho. Esta é uma disposição importante para evitar que o sistema de transferência interna da empresa seja utilizado como meio de fornecer mão de obra barata.

Procedimentos e Documentação de Candidatura

O processo de candidatura geralmente começa com o pedido de emissão do Certificado de Elegibilidade para Status de Residência (COE) em Portugal. Uma instituição receptora no Japão, em nome do funcionário estrangeiro que é o candidato, submete a candidatura ao escritório regional de imigração que tem jurisdição sobre a localização da instituição. O período padrão de revisão varia de um a três meses.

Os documentos a serem submetidos variam conforme a categoria da empresa receptora (de 1 a 4), assim como na categoria “Gestão/Administração”.

Os documentos comuns a todas as categorias são os seguintes:

• Formulário de pedido de emissão do Certificado de Elegibilidade para Status de Residência (COE) – 1 cópia
• Fotografia – 1 unidade
• Envelope para resposta – 1 unidade

O formulário de candidatura pode ser obtido no site da Agência de Serviços de Imigração do Japão, na secção “Status de Residência ‘Transferência Dentro da Empresa'” (URL: https://www.moj.go.jp/isa/applications/status/intracompanytransfee.html[ja]).

Para as empresas das categorias 3 e 4, além dos documentos acima, os principais documentos adicionais necessários são os seguintes:

• Cópia da ordem de transferência ou notificação das condições de trabalho, ou outros documentos que esclareçam as atividades, duração, posição e remuneração no Japão
• Documentos que esclareçam a relação de capital entre a empresa de origem e a empresa de destino da transferência
• Currículo do candidato
• Documentos emitidos pelo local de trabalho no exterior imediatamente antes da transferência, comprovando o conteúdo do trabalho, posição, remuneração e período de emprego
• Documentos que esclareçam o conteúdo do negócio da empresa de destino da transferência (por exemplo, brochura da empresa, certificado de registro de empresa, etc.)
• Cópia dos documentos financeiros do último ano fiscal da empresa de destino da transferência

Comparação entre “Transferência Interna de Empresas” e “Atividades de Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos e Negócios Internacionais” sob a Lei Japonesa

A “Transferência Interna de Empresas” e a qualificação de residência para profissionais especializados em “Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos e Negócios Internacionais” podem ter sobreposições no âmbito das atividades profissionais permitidas, mas existem diferenças cruciais nos requisitos. Um ponto particularmente importante é a presença ou ausência de requisitos educacionais. Para obter a qualificação em “Tecnologia, Conhecimentos Humanísticos e Negócios Internacionais”, é geralmente necessário ter um diploma universitário ou mais de 10 anos de experiência profissional. No entanto, para a “Transferência Interna de Empresas”, não se exigem tais requisitos educacionais ou experiência profissional de longo prazo. Em vez disso, requer-se mais de um ano de experiência de trabalho na empresa de origem.

Este desenho do sistema pode ser uma ferramenta estratégica para empresas globais realocarem flexivelmente funcionários importantes que, embora não possuam qualificações académicas, acumularam conhecimentos técnicos e know-how específicos da empresa ao longo de muitos anos de serviço. Ou seja, o governo japonês, ao estabelecer o requisito de mais de um ano de serviço contínuo, verifica se o candidato é um recurso essencial para o grupo empresarial e, como contrapartida, isenta o requisito educacional. Portanto, as empresas precisam escolher estrategicamente qual qualificação de residência é mais adequada, dependendo da educação e do histórico profissional do talento que desejam contratar.

Pontos de Atenção ao Aceitar Trabalhadores Estrangeiros como Empregados Temporários no Japão

A utilização de serviços de cedência de pessoal para aceitar talentos estrangeiros pode permitir às empresas uma alocação de pessoal flexível, mas também traz consigo riscos legais específicos. Neste modelo, estabelece-se uma relação tripartida entre o trabalhador estrangeiro, a empresa de origem (empresa de cedência de pessoal) e a empresa destinatária (a empresa que efetivamente dá as ordens de trabalho). Legalmente, o empregador do trabalhador estrangeiro é a empresa de origem, que assume a responsabilidade pelo pedido e gestão do estatuto de residência, bem como pelo pagamento dos salários. No entanto, a empresa destinatária também não pode escapar às responsabilidades sob a lei de imigração japonesa.

Obrigação de Verificação Imputada à Empresa Destinatária e o Risco do Crime de Promoção de Trabalho Ilegal no Japão

Para a empresa destinatária, a obrigação legal mais importante é verificar se o trabalhador estrangeiro que pretende aceitar possui um estatuto de residência válido que permita a realização do trabalho pretendido pela empresa. Mesmo que a empresa de origem assegure que “os procedimentos estão corretos”, aceitar essa explicação sem questionar é extremamente arriscado.

O Artigo 73-2 da Lei de Imigração japonesa estabelece o “crime de promoção de trabalho ilegal”. Este crime não se aplica apenas àqueles que empregam trabalhadores ilegais, mas também àqueles que, “sob seu controle”, permitem atividades de trabalho ilegal. No contexto de um contrato de cedência, como o trabalhador estrangeiro realiza o trabalho sob as ordens da empresa destinatária, esta pode ser considerada como tendo o trabalhador “sob seu controle” e, portanto, pode ser sujeita ao crime de promoção de trabalho ilegal. Se o trabalhador temporário não tiver um estatuto de residência válido ou se estiver a trabalhar além das atividades permitidas, a empresa destinatária não pode simplesmente alegar ignorância e pode ser sujeita a penalidades criminais.

Para evitar este risco, a empresa destinatária deve tomar as seguintes medidas:

Em primeiro lugar, antes de celebrar o contrato de cedência e antes de o trabalhador estrangeiro iniciar o trabalho, é essencial verificar o original do cartão de residência e guardar uma cópia. No cartão de residência, deve-se verificar três pontos: o tipo de “estatuto de residência”, a data de expiração do “período de residência” e a presença ou ausência de “restrições ao trabalho”.

Em segundo lugar, é crucial verificar rigorosamente se o conteúdo do trabalho atribuído está dentro do escopo das atividades permitidas pelo estatuto de residência do trabalhador estrangeiro. Por exemplo, se um engenheiro de TI com o estatuto de residência “Engenharia, Ciências Humanas, Negócios Internacionais” for aceito através de cedência, não se pode permitir que ele realize trabalhos simples como operar numa linha de montagem de uma fábrica ou atendimento ao cliente numa loja. Uma discrepância no conteúdo do trabalho constitui trabalho ilegal. A empresa destinatária deve especificar claramente o conteúdo do trabalho previsto no contrato de cedência de trabalhadores e confirmar mutuamente com a empresa de origem que este está dentro do escopo do estatuto de residência.

Além disso, com base na Lei de Cedência de Trabalhadores do Japão, a empresa destinatária também tem certas responsabilidades, como a gestão da segurança e saúde dos trabalhadores temporários, sob a legislação laboral. Adicionalmente, as diretrizes estabelecidas pelo Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão, que proíbem o tratamento discriminatório com base na nacionalidade e exigem a garantia de condições de trabalho adequadas, também se aplicam às empresas destinatárias. A empresa destinatária deve estar ciente de suas responsabilidades não só sob a lei de imigração, verificando o estatuto de residência, mas também sob a legislação laboral, e deve estabelecer um sistema de compliance adequado.

Conclusão

O processo de contratação de funcionários estrangeiros no Japão varia significativamente conforme o tipo de contratação, com leis e procedimentos específicos a seguir. Para recrutar como executivo, é necessário obter o status de residência “Gestão/Administração”, onde a viabilidade do plano de negócios e a estabilidade da base empresarial são rigorosamente avaliadas. No caso de transferir pessoal de uma empresa afiliada no exterior, o status de residência “Transferência Interna de Empresa” é mais adequado, dispensando os requisitos de formação acadêmica em favor da valorização da experiência de trabalho na empresa de origem. Além disso, ao aceitar trabalhadores temporários, tanto a empresa de origem quanto a empresa receptora assumem o risco de promover trabalho ilegal, portanto, existe um dever rigoroso de verificar a compatibilidade do status de residência e o conteúdo do trabalho. Estes procedimentos requerem conhecimento especializado, e avançar com base em aconselhamento jurídico adequado é a chave para garantir a conformidade e realizar uma contratação de pessoal eficaz.

A Monolith Law Office possui um vasto histórico de serviços jurídicos relacionados à contratação de talentos estrangeiros para inúmeros clientes no Japão, conforme explicado neste artigo. Nossa firma conta com vários membros fluentes em inglês com qualificações de advogados estrangeiros, capazes de fornecer soluções ideais em japonês e inglês para procedimentos relacionados à complexa lei de imigração japonesa e legislação associada, adaptadas às circunstâncias de cada empresa. Desde a nomeação de executivos estrangeiros até transferências internas de empresas e a aceitação de trabalhadores temporários, nossa equipe de especialistas experientes oferece um suporte robusto na resolução de desafios legais que surgem em todas essas situações.