O enquadramento legal dos procedimentos de encerramento de contas ao abrigo da Lei das Sociedades do Japão

Quando uma sociedade anónima japonesa realiza atividades empresariais, o “fecho de contas” realizado após o término de cada exercício fiscal não é meramente uma tarefa contábil. Trata-se de um conjunto de procedimentos legais rigorosamente definidos pela Lei das Sociedades Japonesas. Este processo é fundamental para a governança corporativa, pois permite uma compreensão precisa da situação patrimonial e dos resultados financeiros da empresa, garantindo transparência na gestão para acionistas e credores, que são partes interessadas. Neste artigo, explicaremos sistematicamente o panorama geral dos procedimentos legais relacionados ao fecho de contas, com base em artigos específicos da Lei das Sociedades Japonesas. Especificamente, abordaremos desde a obrigação de elaboração dos documentos financeiros, passando pela auditoria realizada pelos auditores estatutários e auditores contábeis, a aprovação pelo conselho de administração e pela assembleia geral de acionistas, até a divulgação final de informações para as partes interessadas. Compreender e cumprir corretamente os requisitos legais em cada uma dessas etapas é essencial para manter a conformidade da empresa e reduzir os riscos legais para os diretores individualmente.

Visão Geral dos Procedimentos de Fechamento de Contas

Os procedimentos de fechamento de contas estabelecidos pela Lei das Sociedades do Japão são um processo anual que se conclui com o término da assembleia geral ordinária dos acionistas (geralmente realizada dentro de três meses após o final do exercício fiscal). Este processo é composto por quatro etapas legais principais.

1. Elaboração: A sociedade anónima deve elaborar documentos que demonstrem a situação patrimonial e o desempenho da gestão para cada exercício fiscal. Esta é uma obrigação básica estipulada pelo Artigo 435 da Lei das Sociedades do Japão.
2. Auditoria: Os documentos elaborados são verificados por órgãos de auditoria, como auditores estatutários ou auditores independentes, conforme a estrutura organizacional da empresa. Esta auditoria é um processo crucial para garantir a confiabilidade dos documentos, fundamentado no Artigo 436 da Lei das Sociedades do Japão.
3. Aprovação: Os documentos auditados são primeiramente aprovados pelo conselho de administração e, posteriormente, recebem a aprovação final dos acionistas na assembleia geral ordinária ou são relatados aos acionistas. Este processo de aprovação é regulado pelos Artigos 436 e 438 da Lei das Sociedades do Japão.
4. Divulgação: O conteúdo das contas anuais, confirmado na assembleia de acionistas, é divulgado ao público de acordo com os métodos prescritos por lei e mantido na sede da empresa, disponível para consulta por acionistas e credores. Esta é uma obrigação baseada nos Artigos 440 e 442 da Lei das Sociedades do Japão.

O registro diário das transações nos livros e a realização de lançamentos de ajustes de fechamento são atividades contábeis práticas que servem como base para o cumprimento destes procedimentos legais. No entanto, este artigo foca não nos métodos específicos de processamento contábil, mas sim nos próprios procedimentos legais exigidos pela Lei das Sociedades do Japão.

Documentos de Cálculo Obrigatórios a Serem Elaborados

O artigo 435, parágrafo 2, da Lei das Sociedades por Ações do Japão obriga as sociedades anónimas a elaborar documentos relacionados com cálculos específicos de cada exercício social, bem como relatórios de gestão e os seus anexos detalhados. Estes documentos são coletivamente denominados “Documentos de Cálculo” e constituem a base para demonstrar a situação financeira e a realidade operacional da empresa aos interessados.

Os documentos cuja elaboração é exigida por lei são os seguintes:

Documentos de Cálculo

De acordo com o artigo 59, parágrafo 1, do Regulamento de Cálculo das Sociedades do Japão, são definidos como compostos pelos seguintes quatro documentos:

• Balanço Patrimonial: Documento que demonstra o estado dos ativos, passivos e patrimônio líquido da empresa na data de encerramento do exercício social, esclarecendo a situação financeira.
• Demonstrativo de Resultados: Documento que compara receitas e despesas de um exercício social, indicando lucro ou prejuízo, e esclarecendo o desempenho operacional.
• Demonstrativo de Alterações no Patrimônio dos Acionistas: Documento que mostra como a seção de patrimônio líquido do balanço patrimonial variou ao longo de um exercício social.
• Notas Explicativas: Documento que complementa o conteúdo dos documentos de cálculo acima, descrevendo políticas contábeis importantes e notas explicativas.

Relatório de Gestão

Enquanto os documentos de cálculo fornecem principalmente informações financeiras, o relatório de gestão é um relatório que explica em texto questões importantes sobre a situação atual da empresa, como o conteúdo dos negócios, a situação dos diretores e a situação das ações.

Anexos Detalhados

Documentos que fornecem informações mais detalhadas sobre questões importantes que complementam o conteúdo dos documentos de cálculo e do relatório de gestão.

Embora a Lei das Sociedades por Ações do Japão não especifique claramente quem é responsável pela elaboração destes documentos, geralmente entende-se que o diretor representante, que é responsável pela execução das operações da empresa, assume essa responsabilidade.

Auditoria de Documentos Financeiros e Afins no Japão

O artigo 436 da Lei das Sociedades Japonesas estabelece que os documentos financeiros preparados devem ser auditados por auditores estatutários ou auditores externos antes de serem aprovados pelo conselho de administração ou pela assembleia geral de acionistas. Esta auditoria é um processo extremamente importante que verifica a adequação dos documentos a partir de uma perspetiva independente da gestão. A Lei das Sociedades Japonesas prevê dois tipos de órgãos de auditoria, dependendo do tamanho e da forma da empresa.

Auditores Estatutários

Os auditores estatutários são órgãos internos da empresa, e a sua principal função é auditar se a execução das funções dos diretores está em conformidade com as leis e os estatutos da empresa. No processo de encerramento de contas, realizam auditorias do ponto de vista da “legalidade”, especialmente para verificar se o relatório de gestão e os seus anexos refletem corretamente a situação da empresa.

Auditores Externos

Por outro lado, os auditores externos devem ser contadores públicos certificados ou firmas de auditoria, sendo especialistas independentes da empresa. A presença de auditores externos é obrigatória em grandes empresas (sociedades anónimas com capital social de 5 bilhões de ienes ou mais, ou com passivos totais de 200 bilhões de ienes ou mais). A sua função é auditar a “adequação” dos documentos financeiros e seus anexos com base em normas contábeis profissionais.

Relação entre os Dois Tipos de Órgãos de Auditoria

Estas duas auditorias não são redundantes, mas desempenham papéis complementares. Enquanto os auditores estatutários supervisionam a legalidade geral da execução das funções dos diretores, os auditores externos verificam a fiabilidade dos números nas demonstrações financeiras a partir de uma perspetiva profissional. Este sistema de dupla verificação é uma das características importantes da governança corporativa no Japão. Após a conclusão da auditoria, os auditores estatutários e os auditores externos elaboram um relatório de auditoria (relatório de auditoria externa no caso dos auditores externos) que contém os resultados e opiniões, e notificam os diretores. Este relatório de auditoria é uma condição prévia para o próximo procedimento de aprovação.

Aprovação pelo Conselho de Administração e Assembleia Geral de Acionistas no Japão

Os documentos financeiros auditados passam por um processo de aprovação em duas etapas, pelo Conselho de Administração e pela Assembleia Geral de Acionistas, para serem oficialmente confirmados como o balanço final da empresa.

Primeiramente, os diretores que recebem o relatório de auditoria devem apresentar os documentos financeiros ao Conselho de Administração e obter sua aprovação. Este é um requisito estabelecido no Artigo 436, parágrafo 3, da Lei das Sociedades Japonesas.

Após a aprovação do Conselho de Administração, os diretores devem apresentar ou fornecer os documentos financeiros aprovados à Assembleia Geral Ordinária de Acionistas (conforme o Artigo 438, parágrafo 1, da Lei das Sociedades Japonesas). Este procedimento é dividido em dois padrões: o princípio geral e a exceção.

Como regra geral, com base no Artigo 438, parágrafo 2, da Lei das Sociedades Japonesas, os documentos financeiros devem ser aprovados por resolução da Assembleia Geral Ordinária de Acionistas. No que diz respeito ao relatório de atividades, basta relatar seu conteúdo à Assembleia Geral de Acionistas.

No entanto, para empresas que possuem um auditor contábil, a Lei das Sociedades Japonesas estabelece uma importante exceção no Artigo 439. Se todos os requisitos a seguir forem atendidos, a aprovação por resolução da Assembleia Geral de Acionistas não é necessária para os documentos financeiros, sendo suficiente apenas o relatório dos diretores.

1. O relatório de auditoria contábil do auditor contábil deve expressar uma opinião sem ressalvas.
2. No relatório de auditoria do auditor (ou do conselho de auditores), não deve haver opinião de que o método ou resultado da auditoria do auditor contábil é inadequado.

Esta exceção demonstra a grande confiança que a Lei das Sociedades Japonesas deposita na “certificação” de auditores contábeis independentes e externos. Quando uma auditoria externa de alta qualidade é realizada e a adequação das demonstrações financeiras é garantida, o objetivo legislativo é simplificar o processo de aprovação na Assembleia Geral de Acionistas e aumentar a eficiência da governança corporativa.

A “opinião sem ressalvas” mencionada aqui é um tipo de opinião expressa por auditores contábeis. Existem principalmente quatro tipos de opiniões de auditoria, e seu conteúdo está diretamente relacionado à confiabilidade da empresa.

• Opinião sem ressalvas: É a melhor avaliação, expressa quando se considera que as demonstrações financeiras estão adequadamente apresentadas em todos os aspectos relevantes.
• Opinião com ressalvas: Expressa quando há algumas questões inadequadas, mas seu impacto é limitado e a adequação geral não é comprometida.
• Opinião adversa: Expressa quando se considera que as demonstrações financeiras não estão adequadamente apresentadas como um todo e há distorções significativas.
• Abstenção de opinião: Expressa quando não se pode realizar procedimentos de auditoria importantes e não se obteve evidência suficiente para fundamentar uma opinião.

A relação entre o princípio e a exceção é resumida na tabela a seguir.

Divulgação de Informações aos Interessados

O conteúdo das demonstrações financeiras aprovadas ou relatadas na assembleia geral de acionistas não é mantido apenas internamente na empresa. A Lei das Sociedades Japonesas estabelece duas principais obrigações de divulgação de informações para proteger os interessados, como acionistas e credores.

Disponibilidade e Consulta

O artigo 442 da Lei das Sociedades Japonesas obriga as sociedades anônimas a manterem os documentos financeiros definitivos, relatórios de negócios e relatórios de auditoria, entre outros, na sua sede por um período de cinco anos, a partir de um certo tempo antes da assembleia geral ordinária de acionistas. Os acionistas e credores podem solicitar a consulta ou a cópia desses documentos a qualquer momento durante o horário comercial da empresa.

Este direito de consulta não se limita a garantir uma transparência meramente formal. É uma ferramenta ativa para que os interessados protejam seus direitos. Por exemplo, os credores podem usar este direito para investigar a situação financeira de seus parceiros comerciais e formular estratégias de recuperação de crédito. Para os acionistas, é um meio importante de monitorar a execução das atividades pela administração e investigar em caso de suspeita de má conduta.

É importante notar que, ao solicitar a consulta desses documentos financeiros, os acionistas ou credores não precisam justificar o motivo. Isso contrasta com a solicitação de consulta dos livros contábeis, que requer uma razão legítima, como uma investigação para o exercício de direitos. Se a empresa recusar injustificadamente essa solicitação de consulta, os diretores podem ser multados em até 1 milhão de ienes, conforme o artigo 976, inciso 4, da Lei das Sociedades Japonesas.

Publicação das Demonstrações Financeiras

A outra obrigação de divulgação é a publicação das demonstrações financeiras. O artigo 440 da Lei das Sociedades Japonesas exige que as sociedades anônimas publiquem o balanço patrimonial (e, no caso de grandes empresas, também a demonstração de resultados) sem demora após o encerramento da assembleia geral ordinária de acionistas. Publicação significa informar amplamente ao público.

A empresa pode, conforme estipulado em seus estatutos, realizar a publicação de uma das seguintes maneiras:

1. Diário Oficial: É o jornal oficial publicado pelo governo do Japão. Tem a vantagem de custos relativamente baixos e permite a publicação apenas do “resumo” do balanço patrimonial, entre outros.
2. Jornal Diário: É um jornal diário que publica assuntos de interesse público. Assim como o Diário Oficial, permite a publicação apenas do “resumo”, mas os custos de publicação são muito elevados.
3. Publicação Eletrônica: Método de publicação no site da própria empresa, entre outros. Pode ser uma opção de baixo custo, mas exige a publicação do “texto completo” e a manutenção contínua das informações por cinco anos a partir do encerramento da assembleia geral ordinária de acionistas.

Se a publicação das demonstrações financeiras não for realizada, os diretores podem ser multados em até 1 milhão de ienes, conforme o artigo 976, inciso 2, da Lei das Sociedades Japonesas.

As características de cada método de publicação são as seguintes:

Consequências Legais de Violações de Procedimentos: Lições da Ação Derivada de Acionistas do Banco Daiwa no Japão

Quando se violam as disposições da Lei das Sociedades Japonesas em relação aos procedimentos de encerramento de contas, os diretores enfrentam penalidades administrativas, como multas. No entanto, as consequências legais não se limitam a isso. Se as falhas nos procedimentos indicarem problemas de gestão mais graves, os diretores podem enfrentar o risco de serem responsabilizados pessoalmente por enormes indenizações.

O exemplo mais emblemático dessa lição é o julgamento do Tribunal Distrital de Osaka em 20 de setembro de 2000 (Heisei 12) sobre a ação derivada de acionistas do Banco Daiwa. Neste caso, um funcionário da filial de Nova Iorque do Banco Daiwa (na época) gerou perdas massivas de cerca de 11 bilhões de dólares através de transações fora do balanço. O problema se agravou quando a administração, após tomar conhecimento dos fatos, falhou em relatar às autoridades financeiras dos EUA e realizou um encobrimento sistemático. Como resultado, o Banco Daiwa foi processado criminalmente nos EUA, multado em 3,4 bilhões de dólares e banido do mercado americano.

A decisão do tribunal neste caso foi um marco na história da governança corporativa japonesa. O veredicto deixou claro que os diretores têm o dever de diligência como bons gestores, o que inclui a obrigação de construir e operar um sistema de controle interno para gerenciar riscos internos e garantir a conformidade legal.

Os procedimentos de encerramento de contas discutidos neste artigo, ou seja, a elaboração adequada de documentos financeiros, auditorias independentes e um rigoroso processo de aprovação pelo conselho de administração, são o núcleo desse sistema de controle interno. Os diretores do Banco Daiwa não apenas falharam em construir um sistema de controle interno para prevenir e detectar transações fraudulentas, mas também violaram decisivamente esse dever ao encobrir ilegalmente os problemas após sua descoberta. Como resultado, a penalidade não foi apenas uma multa, mas uma ordem para que os diretores pagassem mais de 8 bilhões de dólares em indenizações, uma sanção extremamente severa.

Este precedente demonstra que os procedimentos de encerramento de contas não são meramente tarefas administrativas. Eles são uma pedra de toque para avaliar se os diretores estão governando a empresa adequadamente. Pequenas falhas nos procedimentos podem servir como evidência de uma violação mais fundamental do dever de diligência dos diretores, resultando em responsabilidades devastadoras para os indivíduos.

Resumo

O processo de encerramento de contas estabelecido pela Lei das Sociedades Japonesas (Japanese Corporate Law) abrange desde a elaboração dos documentos financeiros até a auditoria, aprovação e divulgação, constituindo uma estrutura legal meticulosamente desenhada para assegurar a saúde financeira e a transparência na gestão das empresas. Este é um dever que todas as sociedades anónimas no Japão devem cumprir, sendo um elemento essencial no sistema de controlo interno das empresas. Cumprir rigorosamente cada procedimento de acordo com a legislação é fundamental para conquistar a confiança de stakeholders como acionistas, credores e parceiros comerciais, e serve como base para o crescimento sustentável da empresa. Além disso, como demonstrado pelo caso do Banco Daiwa, a adesão a este processo é a linha de defesa mínima para que os diretores evitem responsabilidades legais e se protejam de riscos de gestão significativos.

O escritório de advocacia Monolith possui vasta experiência no Japão, atendendo numerosos clientes em questões relacionadas à Lei das Sociedades Japonesas, incluindo os procedimentos de encerramento de contas discutidos neste artigo. Contamos com vários advogados estrangeiros fluentes em inglês, o que nos permite oferecer suporte abrangente e especializado a clientes que operam negócios internacionais, ajudando-os a cumprir as complexas regulamentações legais japonesas e a gerir adequadamente os riscos legais. Se necessitar de apoio na construção de um sistema de conformidade para os procedimentos de encerramento de contas ou de aconselhamento sobre as obrigações legais dos diretores, não hesite em nos consultar.