Medidas Administrativas e Estratégias de Resposta para Operadores de Cuidados de Saúde: Fortalecendo a Conformidade para uma Continuidade de Negócios Saudável

Com o avanço do envelhecimento da população e a diminuição da taxa de natalidade, a demanda por serviços de cuidados a idosos tem aumentado ano após ano no Japão. As instituições que fornecem serviços de cuidados são obrigadas a operar de acordo com a Lei do Seguro de Cuidados de Longa Duração do Japão (Kaigo Hoken-hō), para garantir uma gestão adequada. Caso violem esta lei, correm o risco de sofrer sanções administrativas, o que não só pode dificultar a continuidade dos negócios de cuidados, mas também afetar significativamente a vida dos usuários dos serviços de cuidados e dos funcionários das instituições.

Neste artigo, explicaremos os tipos e o conteúdo das sanções administrativas impostas aos operadores de serviços de cuidados no Japão. Além disso, detalharemos pontos importantes para cumprir a legislação e evitar sanções administrativas.

Visão Geral das Medidas Administrativas em Negócios de Cuidados de Saúde no Japão

Na gestão de negócios de cuidados de saúde, se houver suspeitas de que a operação não está sendo conduzida de forma adequada, é possível que se receba orientação ou medidas administrativas por parte das autoridades. Explicaremos o conteúdo das medidas administrativas e a diferença entre estas e a orientação administrativa.

O que são Medidas Administrativas em Instalações de Cuidados de Saúde no Japão

As medidas administrativas em instalações de cuidados de saúde no Japão referem-se às ações legais impostas pelas autoridades administrativas aos operadores de negócios de cuidados de saúde, com base nas disposições da Lei do Seguro de Cuidados de Saúde. Estas medidas administrativas têm como objetivo garantir a qualidade dos serviços de cuidados e proteger os direitos dos utilizadores.

Para os estabelecimentos que prestam serviços de cuidados de saúde, ações como o cancelamento ou a suspensão da designação sob a Lei do Seguro de Cuidados de Saúde constituem medidas administrativas.

Diferença entre Orientação Administrativa e Medidas Administrativas

A orientação administrativa é o conselho ou a orientação dada pelas autoridades administrativas aos operadores de negócios quando há suspeita de violação da lei. Por outro lado, as medidas administrativas têm força legal vinculativa e impõem obrigações específicas aos operadores de negócios ou restringem os seus direitos.

A orientação administrativa é definida nos artigos 32 e 32-2 da Lei de Procedimentos Administrativos da seguinte forma:

Na orientação administrativa, aqueles envolvidos devem ter em atenção que não devem desviar-se das tarefas ou assuntos sob a jurisdição da respectiva autoridade administrativa e que o conteúdo da orientação administrativa deve ser realizado apenas com a cooperação voluntária da outra parte.
2. Aqueles envolvidos na orientação administrativa não devem tratar de forma desvantajosa a outra parte por esta não seguir a orientação administrativa.

Citação:e-Gov Pesquisa de Leis｜Lei de Procedimentos Administrativos[ja]

Se não houver melhorias após receber orientação administrativa, pode-se acabar por receber medidas administrativas com força legal vinculativa. É importante que, ao receber orientação administrativa, se revejam e melhorem rapidamente os pontos problemáticos para evitar a imposição de medidas administrativas.

Tipos e Conteúdos de Sanções Administrativas no Japão

Considerando a diferença entre orientação administrativa e sanção administrativa, vamos explicar aqui, com mais detalhes, os tipos específicos e conteúdos das sanções administrativas no Japão.

Cancelamento de Designação

A sanção administrativa mais severa para os prestadores de serviços de cuidados é o “Cancelamento de Designação”. As instituições de cuidados operam sob a designação de órgãos administrativos, de acordo com a Lei de Seguro de Cuidados de Longa Duração do Japão. Se a designação for cancelada, a instituição de cuidados não poderá receber compensação e não poderá continuar suas operações.

Além disso, se uma instituição receber a sanção administrativa de cancelamento de designação, ela não poderá obter uma nova designação por cinco anos a partir da data do cancelamento (Lei de Seguro de Cuidados de Longa Duração, Artigo 70, Parágrafo 6[ja]). Além disso, se for uma pessoa jurídica, seus diretores ou gestores da instituição também não poderão receber designação (mesmo artigo, Parágrafo 6-2[ja]).

Suspensão da Eficácia da Designação

Assim como o cancelamento de designação, a “Suspensão da Eficácia da Designação” é uma sanção administrativa com força coerciva sobre a operação dos serviços de cuidados. No entanto, ao contrário do cancelamento, a suspensão é temporária e as restrições incluem a suspensão da aceitação de novos usuários e a redução da compensação de cuidados. Mesmo durante o período de suspensão, a instituição de cuidados pode continuar operando.

Ordem de Melhoria

A “Ordem de Melhoria” é uma sanção administrativa em que a autoridade administrativa exige que a instituição de cuidados faça melhorias com base na legislação. Ao receber uma ordem de melhoria, a instituição é instruída a submeter um relatório de melhoria e a tomar medidas corretivas dentro de um prazo estabelecido pela autoridade administrativa.

Embora a ordem de melhoria seja a sanção administrativa mais leve, ela tem força legal obrigatória e, se não for cumprida, pode resultar em sanções mais graves, como a suspensão ou cancelamento da designação.

Uma medida semelhante à ordem de melhoria é a “Recomendação de Melhoria”, que faz parte da orientação administrativa e não possui força legal obrigatória. No entanto, assim como na ordem de melhoria, pode-se exigir a submissão de um relatório de melhoria e, se a recomendação não for seguida, pode-se emitir uma ordem de melhoria, que é uma sanção administrativa.

Principais infrações sujeitas a medidas administrativas no Japão

Os tipos de medidas administrativas com força legal no Japão incluem a revogação da designação, a suspensão da eficácia da designação e as ordens de melhoria. Vamos explicar em detalhe as principais infrações que podem levar a estas três medidas administrativas.

Violação dos padrões de pessoal

No setor de cuidados de saúde no Japão, o número necessário de pessoal é estipulado por tipo de serviço em padrões designados, entre outros. Se uma instituição de cuidados ou um estabelecimento não conseguir garantir ou alocar o pessoal estipulado, isso constitui uma violação dos padrões de pessoal e é passível de medidas administrativas.

Por exemplo, se a capacidade de um serviço de cuidados diurnos comunitários (day service) for de 10 pessoas ou menos, é obrigatório alocar pelo menos um membro do pessoal de enfermagem ou de cuidados. Além disso, em serviços de cuidados domiciliares, é necessário alocar pelo menos 2,5 assistentes de cuidados domiciliares em tempo integral, que cumpram os requisitos de qualificação.

Operar com um número de pessoal inferior ao padrão estabelecido ou alocar pessoal que não atenda aos requisitos de qualificação para a gestão do negócio são atos que violam os padrões de pessoal e estão sujeitos a medidas administrativas.

Violação dos padrões de operação

Violação dos padrões de operação refere-se a atos que violam os padrões de operação estabelecidos nas normas designadas para cada negócio no Japão, como o registro e armazenamento de documentos ou métodos de operação.

Por exemplo, atos como a falta de documentos como planos de serviço ou falhas na explicação e compreensão da frequência das visitas de cuidados domiciliares aos usuários são considerados violações dos padrões de operação.

Reivindicação fraudulenta de remuneração por cuidados

Reivindicar fraudulentamente a remuneração por cuidados no setor de cuidados de saúde também é uma infração e está sujeita a medidas administrativas no Japão. Se for descoberta uma reivindicação fraudulenta de remuneração por cuidados, de acordo com o Artigo 22, Parágrafo 3 da Lei de Seguro de Cuidados de Saúde do Japão[ja], o montante reclamado indevidamente deve ser devolvido, além de ser cobrado um adicional de 40% do montante de retorno como multa.

Exemplos específicos de reivindicações fraudulentas incluem:

• Reivindicações fictícias, onde se alega ter fornecido serviços que na realidade não foram prestados
• Reivindicações inflacionadas, onde se alega ter fornecido mais horas de serviço do que as realmente prestadas
• Reivindicações com falhas nos requisitos de pessoal adicional, onde se alega cumprir os requisitos de pessoal para cobranças adicionais, mesmo quando não são cumpridos

Aplicação fraudulenta

No Japão, atos de fornecer explicações ou relatórios falsos aos funcionários administrativos durante o processo de aplicação para designação ou durante as auditorias de renovação são considerados aplicações fraudulentas e estão sujeitos a medidas administrativas. Aplicações fraudulentas muitas vezes envolvem a ocultação de fatos, como violações dos padrões de pessoal ou operacionais, apesar de estar ciente de tais infrações.

O Impacto de Sanções Administrativas em Instituições de Cuidados no Japão

Quando uma infração é identificada e uma instituição de cuidados recebe uma sanção administrativa no Japão, o impacto não se limita apenas à própria empresa, mas também afeta os funcionários e os usuários dos serviços. Aqui, explicaremos em detalhe os efeitos que uma sanção administrativa pode ter.

Impacto na Continuidade dos Negócios

Se uma instituição de cuidados recebe uma sanção administrativa, a continuidade do negócio de cuidados pode tornar-se difícil. Em particular, a revogação da designação significa que a instituição não poderá operar sob a Lei de Seguro de Cuidados de Longa Duração do Japão e também perderá o direito de receber pagamentos de cuidados. Além disso, a instituição não poderá receber uma nova designação por um período de cinco anos a partir da data da revogação.

No caso de suspensão da designação, a instituição ficará incapacitada de fornecer serviços por um período determinado, o que terá um grande impacto no negócio. Mesmo que seja uma ordem de melhoria, o nome da instituição será divulgado, o que não pode negar o risco de um impacto negativo no negócio.

Impacto nos Funcionários

Uma instituição de cuidados que recebe uma sanção administrativa pode ter dificuldades em manter o emprego dos funcionários devido ao impacto na continuidade do negócio. Para os gestores, o fato de terem recebido uma sanção administrativa e isso ser divulgado também pode afetar o emprego em outras instituições de cuidados.

Impacto nos Usuários dos Serviços

Além do impacto na instituição de cuidados e nos seus funcionários, os usuários dos serviços também são significativamente afetados. Se a instituição receber uma revogação da designação devido a uma sanção administrativa, a aplicabilidade do seguro é perdida e os usuários dos serviços terão de arcar com o custo total dos serviços, o que pode tornar os pagamentos difíceis.

Se os usuários dos serviços não conseguirem pagar e a instituição de cuidados não puder fornecer os serviços, os usuários podem acabar sem receber os cuidados necessários, o que pode mudar drasticamente as suas vidas.

Medidas para Evitar Sanções Administrativas em Instituições de Cuidados no Japão

Para operar um negócio de cuidados de forma estável no Japão, é essencial evitar ao máximo as sanções administrativas. Aqui, explicaremos os pontos importantes para evitar tais sanções.

Construção de um Sistema de Compliance

Para evitar sanções administrativas, é crucial estabelecer uma política de compliance clara nas instituições de cuidados e organizar um sistema que valorize o compliance em toda a organização. Compliance significa que a empresa segue as leis e regras sociais, operando de forma adequada.

Com base no compliance, centralizar e clarificar regras e regulamentos permite que os funcionários ajam de forma apropriada.

Educação Rigorosa dos Funcionários

Para evitar sanções administrativas, é importante aumentar a consciência de compliance entre todos os funcionários. Ao realizar treinamentos de compliance regularmente, os funcionários podem elevar sua consciência de obediência às leis e senso ético, adquirindo o conhecimento correto e habilidades de resposta.

Gestão Adequada de Registros

Na gestão contínua de um negócio de cuidados, é vital manter registros adequados dos serviços de cuidados prestados e dos documentos que fundamentam as reivindicações de remuneração, garantindo que estejam sempre acessíveis para verificação. Uma gestão rigorosa dos registros previne falhas documentais e violações acidentais.

Estratégias de Resposta a Sanções Administrativas em Instituições de Cuidados no Japão

Embora seja essencial evitar sanções administrativas, mesmo com as medidas preventivas já mencionadas, o risco de ocorrência de negligências imprevisíveis ou situações inesperadas nunca é nulo. Se a sua instituição de cuidados for suspeita de violações que possam levar a sanções administrativas no Japão, é necessário agir prontamente e adotar as medidas corretas com urgência.

Tomar as medidas corretas no momento adequado é crucial para a gestão de um negócio de cuidados. Aqui, explicaremos as estratégias de resposta para instituições de cuidados no Japão quando suspeitas de violações que podem levar a sanções administrativas são levantadas.

Consultar um Advogado

Se a sua instituição de cuidados for acusada de violações, considere rapidamente consultar um advogado especializado na Lei de Seguro de Cuidados do Japão. As leis que fundamentam as sanções administrativas podem ser complexas e difíceis de compreender, e há casos em que os procedimentos avançam sem um entendimento claro dos motivos das sanções.

Um advogado é um profissional do direito que pode identificar com precisão a causa das sanções administrativas apontadas e aconselhar sobre as medidas corretas a tomar. É importante agir no momento certo, por isso recomenda-se que consulte um advogado o mais rápido possível.

Elaboração e Implementação de um Plano de Melhoria

Uma vez que o conteúdo e a causa das violações que podem levar a sanções administrativas estejam claros, é necessário elaborar e implementar um plano de melhoria para os problemas identificados. Criar um plano de melhoria concreto, reportá-lo às autoridades administrativas e implementá-lo com certeza pode eliminar desvantagens inesperadas.

Ao consultar um advogado, você pode receber aconselhamento especializado sobre a forma e o conteúdo dos documentos do plano de melhoria, além de facilitar o processo de submissão e outros procedimentos junto às autoridades administrativas.

Estabelecimento de Medidas de Prevenção de Recorrência

Paralelamente à elaboração e implementação do plano de melhoria, é necessário trabalhar na resolução da raiz do problema e empenhar-se na prevenção de recorrências. Para evitar a repetição de violações, é muito importante estabelecer um sistema de compliance e melhorar ainda mais a consciência e a ética de todos os funcionários.

Ao consultar um advogado, você pode receber aconselhamento especializado sobre como estabelecer um sistema de compliance eficaz. Para prevenir a recorrência, as opiniões e conselhos de especialistas são valiosos.

Conclusão: Operar um Negócio de Cuidados de Saúde Sustentável com o Apoio de Advogados

O negócio de cuidados de saúde deve operar com base na Lei do Seguro de Cuidados de Saúde do Japão, sendo crucial manter uma operação saudável e contínua sem incorrer em sanções administrativas. No fornecimento de serviços de cuidados, é essencial promover constantemente um sistema de conformidade e uma ética organizacional em toda a empresa.

Conhecendo os tipos e detalhes das sanções administrativas e preparando antecipadamente medidas de conformidade e respostas a orientações administrativas, é possível evitar sanções e manter uma operação contínua e saudável do negócio de cuidados de saúde. Além disso, se houver suspeitas de violações, é possível agir prontamente e de maneira adequada.

Apresentação das Medidas da Nossa Firma

O setor de cuidados de saúde é uma indústria entrelaçada com diversas leis, como a Lei do Seguro de Cuidados de Saúde, a Lei de Bem-Estar dos Idosos e a Lei das Sociedades Comerciais do Japão. A Monolith Law Office atua como consultora jurídica para a Associação Nacional de Empresas de Cuidados de Saúde, uma organização geral sem fins lucrativos, e para prestadores de cuidados de saúde em todas as prefeituras do país, possuindo um vasto conhecimento e experiência nas leis relacionadas com o setor de cuidados de saúde.

Áreas de atuação da Monolith Law Office: Assuntos corporativos de TI e startups[ja]