Explicație privind contractele de despăgubire și asigurarea D&O în cadrul legislației societăților comerciale din Japonia

Unul dintre cele mai importante progrese recente în cadrul legislației corporative japoneze este introducerea unui nou sistem pentru gestionarea riscului de răspundere personală a conducerii companiilor, ca urmare a modificării legii din 2019 (Heisei 31). Această modificare are ca scop promovarea unei conduceri mai proactive și strategice, cunoscută sub numele de „management ofensiv”, în cadrul companiilor japoneze, în contextul competitivității globale. Deși astfel de decizii de management implică inevitabil riscuri, teama excesivă de răspundere personală poate inhiba deciziile de management, devenind un obstacol în calea creșterii companiilor. Pentru a aborda această problemă, legislația corporativă japoneză a stabilit un cadru legal clar pentru a reduce în mod adecvat riscurile individuale și pentru a crea un mediu în care talentele de top să își poată exercita abilitățile fără teamă. Elementele centrale ale acestui cadru sunt noile reglementări privind „contractele de compensare” și „asigurarea de răspundere pentru directori și ofițeri (D&O)”. Aceste sisteme aduc reguli clare într-un domeniu care anterior avea o poziție juridică ambiguă și joacă un rol extrem de important în creșterea transparenței și eficacității guvernanței corporative. În acest articol, vom explica în detaliu conținutul, procedurile și semnificația practică a acestor două sisteme esențiale de gestionare a riscurilor, conform legislației corporative japoneze.  

Crearea unui Nou Sistem de Management al Riscurilor în Conformitate cu Legea Companiilor din Japonia Modificată

Înainte de modificarea Legii Companiilor din Japonia din 2019 (Heisei 31), nu exista o bază legală clară pentru ca firmele să suporte costurile legate de răspunderea pentru daune a conducerii. În practică, s-au făcut încercări de a răspunde acestei situații bazându-se pe prevederile contractului de mandat din Codul Civil Japonez (de exemplu, articolul 650, alineatul 3 din Codul Civil Japonez), dar limitele și procedurile de compensare erau neclare, lipsind stabilitatea legală.

O problemă majoră a fost cea a “conflictului de interese”. Faptul că o companie suportă costurile pentru un anumit individ putea fi considerat o “tranzacție cu conflict de interese” între companie și acel individ. În cazul în care se încadra în tranzacțiile cu conflict de interese reglementate de articolul 356, alineatul 1 din Legea Companiilor din Japonia, era necesară aprobarea consiliului de administrație, ceea ce complica procedurile și genera incertitudine legală.

Pentru a rezolva această situație, modificarea Legii Companiilor din Japonia din 2019 a introdus noi reglementări: articolul 430-2 privind “contractele de compensare” și articolul 430-3 privind “contractele de asigurare pentru răspunderea directorilor și altor oficiali”. Scopul acestei modificări legislative nu este doar protejarea indivizilor de riscurile legale. Include și o intenție mai largă de politică economică. Prin oferirea unui cadru legal clar și stabil de protecție, companiile pot atrage mai ușor talente de top atât din Japonia, cât și din străinătate. În plus, persoanele responsabile de management pot lua decizii care implică asumarea de riscuri adecvate, necesare pentru creșterea sustenabilă a companiei, fără a se teme excesiv de riscuri legale nejustificate. Astfel, aceste sisteme legale sunt poziționate ca un mijloc strategic de a transforma cultura de management a companiilor japoneze într-una mai dinamică și competitivă, promovând în cele din urmă creșterea economică generală.

Contracte de Compensare: Explicație conform Articolului 430-2 din Legea Companiilor din Japonia

Un contract de compensare este un acord încheiat direct între o companie și o persoană, prin care compania promite să compenseze anumite costuri sau pierderi apărute în legătură cu îndeplinirea atribuțiilor acelei persoane. Acest sistem este detaliat în Articolul 430-2 din Legea Companiilor din Japonia (2005).  

În principiu, pentru a încheia acest contract, este necesară o rezoluție a adunării generale a acționarilor. Totuși, în companiile care au un consiliu de administrație, conținutul poate fi decis printr-o rezoluție a consiliului de administrație. În acest caz, persoana care beneficiază de compensare nu poate participa la vot, deoarece are un interes special în acea rezoluție (director cu interes special).  

Domeniul de aplicare al compensării este clar definit prin lege. În mod specific, se împarte în două categorii principale:

1. Costuri de apărare: Acestea sunt costuri, cum ar fi onorariile avocaților, suportate pentru a face față suspiciunilor de încălcare a legii sau cererilor de răspundere (Articolul 430-2, alineatul 1, punctul 1 din Legea Companiilor din Japonia). Pot include și costuri apărute în etapa de investigație înainte de inițierea unui proces formal.  
2. Despăgubiri și sume de conciliere către terți: Acestea sunt sume plătite ca despăgubiri sau în urma unei concilieri, în cazul în care persoana este responsabilă pentru daune cauzate unui terț în legătură cu îndeplinirea atribuțiilor (Articolul 430-2, alineatul 1, punctul 2 din Legea Companiilor din Japonia).  

Pe de altă parte, pentru a preveni abuzul acestui sistem și a menține disciplina individuală, compensarea este supusă unor restricții stricte. Conform Articolului 430-2, alineatul 2 din Legea Companiilor din Japonia, compania nu poate compensa următoarele costuri sau pierderi:

• Costuri de apărare în cazul în care persoana a acționat cu scopul de a obține un beneficiu necuvenit pentru sine sau pentru un terț, sau cu intenția de a cauza daune companiei (scop de profit necuvenit sau de cauzare a daunelor).  
• Întreaga sumă a despăgubirilor și sumelor de conciliere către terți, în cazul în care persoana a acționat cu rea-credință sau neglijență gravă (Articolul 430-2, alineatul 2, punctul 3 din Legea Companiilor din Japonia).  
• Sumele care trebuie plătite pentru a îndeplini responsabilitatea față de companie (responsabilitatea pentru neglijență în îndeplinirea atribuțiilor conform Articolului 423, alineatul 1 din Legea Companiilor din Japonia).  

Această reglementare reflectă un principiu fundamental al Legii Companiilor din Japonia. Sistemul de compensare este destinat să protejeze indivizii de riscurile inevitabile de afaceri asociate cu deciziile manageriale oneste, dar nu exonerează rezultatele comportamentului intenționat fraudulos sau ale încălcării grave a obligațiilor de diligență.

De asemenea, contractele de compensare, având proceduri și domenii de aplicare reglementate special de Articolul 430-2, nu sunt supuse reglementărilor generale privind tranzacțiile cu conflicte de interese (cum ar fi Articolul 356 din Legea Companiilor din Japonia). Acest lucru simplifică procedurile legale și încurajează utilizarea sistemului.  

Asigurarea de Răspundere pentru Directori și Ofițeri (D&O): Explicație conform Articolului 430-3 din Legea Companiilor din Japonia (2005)

Contractul de asigurare de răspundere pentru directori și ofițeri este un sistem reglementat de Articolul 430-3 din Legea Companiilor din Japonia și este cunoscut în general sub denumirea de “D&O Insurance (Directors and Officers Liability Insurance)”. Acesta este un contract de asigurare în care compania devine titularul poliței și încheie un contract cu o companie de asigurări terță parte, având ca asigurați membrii conducerii companiei.  

Pentru ca o companie să încheie un contract de asigurare D&O și să suporte primele de asigurare, sunt necesare proceduri legale clare. În mod specific, conținutul contractului de asigurare trebuie să fie decis printr-o rezoluție a adunării generale a acționarilor sau, în cazul unei companii cu consiliu de administrație, printr-o rezoluție a consiliului de administrație (Articolul 430-3, alineatul 1 din Legea Companiilor din Japonia). Această reglementare oferă o bază legală pentru legitimitatea suportării primelor de către companie, eliminând astfel starea de ambiguitate anterioară.  

Similar cu contractele de compensare, încheierea unui contract de asigurare D&O este exclusă de la aplicarea reglementărilor privind tranzacțiile cu conflicte de interese generale (Articolul 356 din Legea Companiilor din Japonia) (Articolul 430-3, alineatul 2 din Legea Companiilor din Japonia). Aceasta se datorează faptului că Articolul 430-3 prevede proceduri detaliate unice pentru a evita reglementările duble.  

Acoperirea oferită de asigurarea D&O variază în funcție de conținutul fiecărui contract de asigurare, dar în general include atât despăgubirile, cât și costurile de litigiu necesare pentru a răspunde la procese. Totuși, nu toate responsabilitățile sunt acoperite, existând motive importante de excludere. De exemplu, următoarele cazuri sunt, de obicei, excluse de la plata despăgubirilor.  

• Acte criminale personale sau acte comise cu cunoștința încălcării legii.  
• Acte comise pentru a obține beneficii personale necuvenite.  
• Daunele care implică vătămarea corporală a unei persoane sau distrugerea bunurilor, care ar trebui acoperite de alte asigurări de răspundere civilă.  

De asemenea, în cazul în care o companie publică încheie un contract de asigurare D&O, este obligatoriu să se dezvăluie un rezumat al conținutului acestuia în raportul de activitate. Acest lucru asigură transparența față de acționari și investitori.  

Analiza Comparativă a Contractelor de Compensare și Asigurărilor D&O în Japonia

Contractele de compensare și asigurările D&O (Directori și Ofițeri) au ambele scopul comun de a reduce riscul de răspundere personală, însă există diferențe semnificative în funcțiile și caracteristicile lor. Acestea nu sunt opțiuni alternative, ci mai degrabă se completează reciproc, iar prin combinarea lor, se poate construi un sistem de gestionare a riscurilor mai solid.

Una dintre cele mai evidente diferențe este rapiditatea finanțării. Contractele de compensare permit companiei să plătească direct costurile, oferind rapid fonduri pentru cheltuieli de apărare, cum ar fi onorariile avocaților necesare în etapele inițiale ale litigiilor. De asemenea, este permisă plata în avans de către companie, ceea ce reprezintă un avantaj semnificativ pentru gestionarea fondurilor personale. Pe de altă parte, asigurările D&O necesită parcurgerea procedurilor de revendicare a asigurării la compania de asigurări, ceea ce poate dura un anumit timp până la efectuarea plății.

În ceea ce privește amploarea acoperirii, asigurările D&O sunt, în general, superioare. În contractele de compensare, pierderile cauzate de intenția sau neglijența gravă a unei persoane nu sunt acoperite de lege, dar în cazul asigurărilor D&O, în funcție de condițiile contractului de asigurare, pot fi acoperite chiar și cazurile care implică neglijență gravă. De asemenea, asigurările D&O au avantajul de a putea stabili sume de asigurare care să acopere cereri de despăgubire extrem de mari.

Sursa de finanțare este, de asemenea, un punct important de comparație. Sursa de finanțare pentru contractele de compensare este capitalul propriu al companiei, iar în funcție de situația financiară a companiei, poate exista riscul de a nu putea oferi o compensație adecvată. În contrast, asigurările D&O asigură o sursă de finanțare stabilă, separată de starea financiară a companiei, deoarece plata finală este asigurată de o companie de asigurări terță parte.

Luând în considerare aceste caracteristici, se poate observa modul optim de utilizare a ambelor sisteme. Litigiile și alte conflicte legale generează două tipuri diferite de poveri economice pentru o persoană. Una este “problema gestionării fondurilor” pentru a plăti onorariile avocaților, iar cealaltă este “problema capacității de plată” viitoare în cazul în care se pierde procesul și trebuie plătite despăgubiri mari. Contractele de compensare răspund eficient la prima “problemă a gestionării fondurilor” datorită rapidității lor. Pe de altă parte, asigurările D&O funcționează ca o plasă de siguranță finală pentru a doua “problemă a capacității de plată”. Prin urmare, multe companii avansate combină ambele, utilizând contractele de compensare ca “prima linie de apărare” pentru un răspuns rapid inițial și asigurările D&O ca “ultima linie de apărare” pentru a se pregăti pentru daune catastrofale.

Tabelul de mai jos rezumă caracteristicile principale ale ambelor sisteme.

Importanța practică: Din jurisprudența recentă în Japonia

Riscul de răspundere pentru daune cu care se confruntă conducerea nu este deloc unul teoretic. Instanțele japoneze au emis, în trecut, hotărâri prin care au impus despăgubiri extrem de mari persoanelor fizice în cadrul litigiilor legate de managementul corporativ. Exemplele de jurisprudență prezentate în această secțiune nu analizează în detaliu conținutul responsabilității, ci au scopul de a ilustra concret dimensiunea riscurilor economice pe care le pot suporta persoanele fizice.

De exemplu, într-un proces reprezentativ al acționarilor legat de pierderile cauzate de tranzacții frauduloase ale unei mari bănci, Tribunalul Districtual din Osaka a ordonat, în anul 2000 (Heisei 12), fostului director de sucursală să plătească despăgubiri de peste 5,3 miliarde de dolari americani.

De asemenea, într-un litigiu privind utilizarea de aditivi alimentari neautorizați de către un mare producător de alimente, Curtea Supremă a Japoniei a confirmat, în anul 2008 (Heisei 20), o hotărâre prin care doi foști directori au fost obligați să plătească despăgubiri totale de peste 5,3 miliarde de yeni.

Mai mult, într-un caz în care foști membri ai conducerii unei mari companii au fost dați în judecată de acționari pentru implicarea în ascunderea pierderilor (așa-numitul “toshi tobashii”), Curtea de Apel din Tokyo a ordonat cinci foști directori să plătească despăgubiri totale de aproximativ 58,3 miliarde de yeni, hotărâre confirmată de Curtea Supremă.

Aceste cazuri demonstrează clar că sumele de despăgubiri pe care le pot suporta persoanele fizice ca urmare a deciziilor de management pot depăși cu mult capacitatea lor financiară. În fața unei astfel de realități, stabilirea adecvată a unor sisteme de gestionare a riscurilor, cum ar fi contractele de compensare și asigurările D&O, nu mai reprezintă o opțiune, ci o cerință esențială în managementul corporativ modern.

Concluzie

Amendamentele aduse în 2019 (Reiwa 1) Legii Companiilor din Japonia au reglementat contractele de despăgubire și asigurările de răspundere pentru directori și ofițeri (D&O), eliminând incertitudinile legale de lungă durată. Acest lucru a permis companiilor să ofere o protecție mai clară și stabilă persoanelor care conduc afacerile, stabilind o bază importantă pentru realizarea unei guvernanțe corporative sănătoase și pentru creșterea durabilă a companiilor. Înțelegerea corectă a acestor sisteme și implementarea și operarea lor eficientă, adaptate la situația specifică a fiecărei companii, sunt esențiale în managementul corporativ modern.

Firma noastră de avocatură, Monolith, are o experiență vastă în furnizarea de servicii juridice legate de contractele de despăgubire și asigurările D&O, așa cum sunt explicate în acest articol, pentru numeroși clienți din Japonia. Oferim servicii juridice cuprinzătoare, de la redactarea și revizuirea contractelor, la consilierea privind adoptarea corectă a rezoluțiilor consiliului de administrație și până la suportul în selectarea și procesul de revendicare al contractelor complexe de asigurare D&O. Avem mai mulți avocați vorbitori de engleză cu calificări juridice internaționale, care îmbină cunoștințele internaționale cu expertiza profundă în legislația japoneză, permițându-ne să oferim suport fluid și de înaltă calitate clienților interni și internaționali care își desfășoară activitatea în Japonia. Vă invităm să ne încredințați construirea unui sistem important de gestionare a riscurilor pentru afacerea dumneavoastră.