Obligativitatea elaborării BCP în facilitățile de îngrijire | Metode de elaborare și beneficiile acestora

BCP reprezintă planul de continuitate a afacerii, care este un plan destinat să asigure continuarea și recuperarea activităților de afaceri în cazul în care se confruntă cu situații neprevăzute, cum ar fi dezastrele sau bolile contagioase. Din aprilie 2023 (Reiwa 6), a devenit obligatoriu pentru facilitățile de îngrijire să elaboreze un BCP. Totuși, există persoane care nu știu cum să-l creeze sau se întreabă dacă există beneficii în a-l elabora.

Prin urmare, acest articol explică pe larg conceptul de BCP în cadrul facilităților de îngrijire, conținutul detaliat al politicii, beneficiile și metodele de elaborare. Vom prezenta și riscurile de a nu crea un BCP, așa că vă rugăm să folosiți aceste informații ca referință.

Ce înseamnă BCP/BCM în cadrul facilităților de îngrijire

BCP este acronimul pentru Business Continuity Plan și se referă la un plan de continuitate a afacerii care asigură că, în cazul unor situații neprevăzute precum dezastre naturale, epidemii de boli infecțioase sau acte de terorism, activitățile esențiale ale afacerii nu sunt întrerupte sau, dacă sunt întrerupte, sunt reluate cât mai rapid posibil.

De asemenea, BCM reprezintă acronimul pentru Business Continuity Management și se traduce în limba română ca managementul continuității afacerii, fiind procesul de administrare și gestionare a BCP.

Conform ghidului de planificare a afacerilor al Cabinetului Secretariatului pentru Prevenirea Dezastrelor din Japonia (Japanese Business Planning Guidelines[ja]), BCP și BCM sunt descrise astfel:

În cazul unor situații neprevăzute precum cutremure majore, răspândirea bolilor infecțioase, acte de terorism, accidente grave, întreruperea lanțului de aprovizionare sau schimbări bruște în mediul de afaceri, un plan care stabilește politici, structuri și proceduri pentru a nu întrerupe activitățile importante ale afacerii sau, în cazul întreruperii, pentru a le recupera în cel mai scurt timp posibil, este numit plan de continuitate a afacerii (Business Continuity Plan, BCP).
Activitățile de management care includ elaborarea și menținerea BCP, asigurarea bugetului și a resurselor necesare pentru realizarea continuității afacerii, implementarea măsurilor preventive, educația și instruirea pentru a răspândi inițiativele, inspecția și îmbunătățirea continuă, sunt numite managementul continuității afacerii (Business Continuity Management, BCM) și sunt considerate activități strategice la nivel de conducere.

Sursa: Informații despre prevenirea dezastrelor de la Cabinetul Secretariatului Japoniei | Ghidul de planificare a afacerilor[ja]

Crearea BCP în facilitățile de îngrijire este obligatorie

În urma revizuirii tarifelor pentru serviciile de îngrijire din anul Reiwa 3 (2021), și după o perioadă de tranziție de trei ani, crearea unui Plan de Continuitate a Afacerii (BCP) și implementarea Managementului Continuității Afacerii (BCM) în facilitățile de îngrijire a devenit complet obligatorie începând cu luna aprilie a anului Reiwa 6 (2024). Ministerul Sănătății, Muncii și Protecției Sociale din Japonia a menționat următoarele în documentul său “Principalele puncte ale revizuirii tarifelor pentru serviciile de îngrijire din anul Reiwa 3 (2021)[ja]“:

Din perspectiva construirii unui sistem care să permită furnizarea continuă a serviciilor necesare de îngrijire, chiar și în cazul apariției unei boli infecțioase sau a unei catastrofe, toți furnizorii de servicii de îngrijire sunt obligați să elaboreze planuri pentru continuarea activității, să efectueze instruiri și să implementeze exerciții (simulări). (※ Se va acorda o perioadă de tranziție de trei ani)

Sursa: Ministerul Sănătății, Muncii și Protecției Sociale din Japonia | Principalele puncte ale revizuirii tarifelor pentru serviciile de îngrijire din anul Reiwa 3 (2021)[ja]

Riscurile neglijării elaborării unui BCP de către facilitățile de îngrijire

În cazul în care o facilitate de îngrijire neglijează elaborarea unui Plan de Continuitate a Afacerii (BCP), se pot confrunta cu următoarele riscuri:

• A deveni subiectul unei îndrumări administrative
• Poate fi responsabilă pentru despăgubiri
• Nu poate beneficia de adăugiri la compensația pentru îngrijire

În continuare, vom explica detaliat fiecare dintre aceste riscuri.

A deveni subiectul unei îndrumări administrative

În cazul în care nu se elaborează un BCP, deși nu există sancțiuni specifice anunțate la acest moment, se poate deveni subiectul unei îndrumări administrative ca urmare a nerespectării standardelor de operare. Mai mult, dacă nu se urmează îndrumările, se poate ajunge la sancțiuni administrative precum anularea desemnării.

Dacă se primește o sancțiune de anulare a desemnării, atât persoana juridică cât și operatorul (reprezentantul), alți directori, compania-mamă sau alți controlori efectivi nu vor putea obține o nouă desemnare pentru cel puțin 5 ani. În acest caz, nu vor putea desfășura activități de îngrijire pentru o perioadă de 5 ani. (Legea Japoneză a Asigurărilor de Îngrijire, Articolul 70, Alineatele 2, Punctele 6 până la 6-3)

Poate fi responsabilă pentru despăgubiri

Deși lipsa unui BCP nu duce la aplicarea de amenzi, în cazul în care se întâmplă un accident sau se produc daune fără ca un BCP să fie elaborat, se poate ajunge la încălcarea obligației de a asigura siguranța și, prin urmare, la responsabilitatea pentru despăgubiri în urma unui proces.

Un exemplu notabil în care obligația de a asigura siguranța a fost subliniată este cazul accidentului cu autobuzul de la grădinița Biyori în timpul cutremurului mare din estul Japoniei.

La grădinița Biyori, un BCP fusese elaborat și manualul prevedea că “în cazul unui cutremur puternic cu posibilitatea de a genera dezastre, toți trebuie să fie conduși către curtea de nord a grădiniței și să fie calmați fără a se crea panică, în timp ce se supraveghează copiii. Copiii trebuie să aștepte să fie preluați de către părinți.” Totuși, în realitate, manualul nu fusese suficient comunicat și nu se efectuaseră exerciții de evacuare necesare pentru punerea în practică a acestuia.

Ca urmare a deciziei de a trimite copiii acasă, autobuzul de transport a fost prins de tsunami și cinci copii și-au pierdut viața. Atât directorul grădiniței cât și corporația care o administra au fost considerați responsabili pentru despăgubiri din cauza neglijării obligației de a colecta informații.

Referință: Curtea Supremă a Japoniei | Cazul accidentului cu autobuzul de la grădinița Biyori în timpul tsunamiului (Decizia Tribunalului Sendai, 17 septembrie 2013)

Nu poate beneficia de adăugiri la compensația pentru îngrijire

În anul fiscal 2021 (Reiwa 3), compensația pentru îngrijire a fost crescută cu 0.7%. Totuși, dacă nu se îndeplinesc următoarele criterii, se va aplica o reducere:

• Elaborarea unui BCP care să ia în considerare apariția bolilor infecțioase și a dezastrelor naturale
• Implementarea măsurilor necesare conform BCP-ului elaborat

Procentul de reducere variază în funcție de serviciu, fiind de 3% din unitatea standard pentru “serviciile de tip rezidențial și de facilități” și de 1% pentru “alte servicii”. Există o perioadă de tranziție pentru aceasta, în care nu se aplică reducerea, limitată la un an până la 31 martie 2026 (Reiwa 7).

Conținutul care trebuie elaborat în BCP-ul facilităților de îngrijire

Rolurile cerute operatorilor de servicii de îngrijire sunt următoarele trei:

• Continuitatea serviciilor
• Asigurarea siguranței beneficiarilor
• Asigurarea siguranței personalului

Legea japoneză a contractelor de muncă (Japanese Labor Contract Act) Articolul 5

Angajatorul trebuie să acorde atenția necesară pentru a asigura că angajații pot lucra în condiții de siguranță pentru viața și integritatea lor fizică.

Pe baza celor de mai sus, BCP-ul facilităților de îngrijire trebuie să elaboreze metode de răspuns la infecția cu noul coronavirus și la dezastrele naturale. În continuare, vom explica detaliile fiecăruia.

Metode de răspuns la infecția cu noul coronavirus

În cadrul facilităților de îngrijire și companiilor, este necesară crearea unui Plan de Continuitate a Afacerii (BCP) pentru a răspunde la infecția cu noul coronavirus. Conținutul BCP-ului în timpul apariției unei boli infecțioase include următoarele:

Referință: Ministerul Sănătății, Muncii și Protecției Sociale din Japonia | Ghidul de continuitate a afacerilor în caz de apariție a infecției cu noul coronavirus în facilitățile de îngrijire și companii[ja]

Tipurile de facilități, cum ar fi cele pentru îngrijirea de zi, cele rezidențiale și cele de vizită, diferă, iar situația și răspunsul după apariția unei boli infecțioase se schimbă în consecință, așa că este important să acordăm atenție conținutului BCP-ului care trebuie elaborat. Conform ghidului Ministerului Sănătății, Muncii și Protecției Sociale din Japonia pentru ‘Planul de Continuitate a Afacerilor în caz de apariție a infecției cu noul coronavirus pentru furnizorii de servicii de asistență pentru persoane cu dizabilități[ja]‘, este esențial să se acorde atenție etapei anterioare apariției unei epidemii. Este important să elaborăm un BCP care să permită un răspuns rapid în cazul apariției unei boli infecțioase și să ne asigurăm că efectuăm instruiri și exerciții în mod regulat și că menținem un stoc adecvat de materiale.

Metode de răspuns la dezastrele naturale

Centrele de îngrijire și unitățile de afaceri trebuie să elaboreze un Plan de Continuitate a Afacerii (BCP) pentru a răspunde la dezastre naturale precum cutremurele sau inundațiile. Conținutul BCP-ului în caz de dezastre naturale include următoarele:

Referință: Ministerul Sănătății, Muncii și Protecției Sociale din Japonia | Ghidul de Continuitate a Afacerilor în caz de dezastre naturale pentru centrele de îngrijire și unitățile de afaceri[ja]

BCP-ul pentru dezastre naturale trebuie să includă nu numai măsuri pentru timpuri normale și de urgență, dar și pentru colaborarea cu alte facilități și comunitatea locală, de aceea conținutul este mai vast decât cel al BCP-ului pentru boli infecțioase.

Beneficiile creării unui BCP pentru facilitățile de îngrijire

Crearea unui BCP (Plan de Continuitate a Afacerii) necesită timp și efort. Totuși, este un fapt că prin elaborarea unui BCP se pot obține beneficii precum asigurarea siguranței rezidenților și a personalului și accesul la facilități fiscale. În continuare, vom explica avantajele stabilirii unui BCP.

Asigurarea siguranței rezidenților și a personalului

Dacă există proceduri stabilite pentru a răspunde în timpul răspândirii bolilor infecțioase sau în caz de dezastre naturale, atât rezidenții cât și personalul vor putea să gestioneze situațiile de urgență într-un mod mai eficient. Deși există riscul ca activitățile să devină inoperante din cauza confuziei când apare o situație de urgență, dacă se elaborează un Plan de Continuitate a Afacerii (BCP), este posibil să se prioritizeze sarcinile critice și să se recupereze rapid. De asemenea, acest lucru va contribui la câștigarea încrederii utilizatorilor, familiilor acestora și a comunității locale.

Facilități Fiscale

Dacă se include în Planul de Continuitate a Afacerii (BCP) măsurile stabilite de Ministrul Economiei, Comerțului și Industriei (cum ar fi construirea unui sistem sau măsuri preventive) și se obține certificarea acestui plan ca “Plan de Întărire a Capacității de Continuare a Afacerii”, se poate beneficia de o deducere fiscală specială de 18% pentru investițiile în echipamente destinate prevenirii și atenuării dezastrelor, pentru a întări măsurile de pregătire împotriva dezastrelor (după 1 aprilie 2027 (Reiwa 9), rata va fi de 16%).

Exemple concrete de echipamente sunt următoarele:

• Mașini și echipamente (peste 1 milion yen): generatoare de energie electrică proprii, pompe de drenaj etc.
• Instrumente și echipamente (peste 300.000 yen): sisteme de atenuare a seismelor, telefoane prin satelit etc.
• Instalații anexe clădirilor (peste 600.000 yen): panouri de protecție împotriva inundațiilor, obloane rezistente la foc etc.

Subvenții și sprijin financiar

Dacă elaborați un Plan de Continuitate a Afacerii (BCP) și obțineți certificarea pentru un plan de întărire a capacității de continuare a afacerii, veți beneficia de un tratament preferențial la selectarea pentru subvenții. Sprijinul pe care îl puteți primi include următoarele:

Conținutul subvențiilor BCP variază în funcție de autoritatea locală. De asemenea, există instituții financiare private care oferă scheme de creditare pentru companiile care elaborează BCP. Când creați un BCP, este recomandat să vă adresați autorității locale unde se află facilitățile sau instituției financiare cu care aveți tranzacții.

Vaccinare prioritară

Conform articolului 28 din Legea Japoneză Specială pentru Măsuri împotriva Gripei și a altor Boli Infecțioase (特別措置法), în timpul răspândirii unei boli infecțioase, este posibil să se efectueze vaccinări specifice pentru companiile înregistrate care au elaborat un Plan de Continuitate a Afacerii (BCP). Vaccinarea specifică se referă la vaccinarea preventivă prioritară a angajaților companiilor înregistrate.

Pentru a deveni o companie înregistrată care poate beneficia de vaccinare prioritară, este necesar să se facă o cerere de înregistrare în prealabil către guvern.

Metoda de elaborare a BCP pentru facilitățile de îngrijire

Este posibil ca unii să nu știe cum să creeze un BCP. În acest articol, vom explica metoda de elaborare a BCP-ului pentru facilitățile de îngrijire.

Inițierea unui comitet pentru elaborarea BCP

Pentru a începe elaborarea BCP, inițiați mai întâi un comitet. În comitetul de elaborare includem managerii și responsabilii fiecărui punct de lucru și serviciu, precum și persoane care pot colecta opinii de la fața locului. După formarea comitetului, verificați situația actuală a facilității de îngrijire și identificați problemele.

Utilizarea ghidurilor și a șabloanelor

Ministerul Sănătății, Muncii și Protecției Sociale oferă ghiduri și șabloane pentru crearea BCP. Dacă nu știți de unde să începeți sau cum să creați un BCP, puteți folosi șabloanele conform ghidurilor Ministerului Sănătății, Muncii și Protecției Sociale pentru a elabora BCP-ul.

Șabloanele sunt pregătite pentru diferite tipuri de facilități, cum ar fi cele pentru îngrijirea la domiciliu sau cele rezidențiale, astfel încât să puteți crea BCP-ul conform șablonului serviciului relevant.

Ghidurile și șabloanele sunt disponibile pe următorul site, așa că vă rugăm să le consultați ca referință.

Ministerul Sănătății, Muncii și Protecției Sociale | Instruire privind suportul pentru elaborarea planurilor de continuitate a afacerilor (BCP) în facilitățile și întreprinderile de îngrijire[ja]

Concluzie: Este necesar să se răspundă prompt la obligația de a crea un BCP în facilitățile de îngrijire

Începând cu luna aprilie a anului Reiwa 6 (2024), crearea unui Plan de Continuitate a Afacerii (BCP) a devenit obligatorie pentru facilitățile de îngrijire. Pentru aceste facilități, elaborarea unui BCP este esențială pentru a răspunde eficient în caz de pandemii sau dezastre naturale și pentru a se recupera rapid. De asemenea, există avantaje precum beneficii fiscale, subvenții și suport financiar, precum și posibilitatea de a primi vaccinări prioritare. Pentru a fi pregătiți pentru situații de urgență care pot apărea în orice moment, este important să elaborați un BCP.

Dacă aveți probleme în a crea un BCP sau nu știți cum să procedați, este recomandat să consultați un avocat.

Cabinetul de Avocatură Monolith este o firmă de avocatură cu experiență bogată în IT, în special în dreptul internetului și al tehnologiei informației. Dacă aveți nelămuriri legate de BCP, nu ezitați să ne contactați pentru consultanță.

Ghidul măsurilor oferite de către firma noastră

Industria îngrijirii este un domeniu reglementat de diverse legi, precum Legea Asigurărilor de Îngrijire, Legea Bunăstării Persoanelor Vârstnice și Legea Societăților Comerciale. Cabinetul de Avocatură Monolith servește drept consilier juridic pentru Asociația Generală a Operatorilor de Îngrijire la Nivel Național și pentru operatorii de îngrijire din toate prefecturile țării, având o vastă experiență și cunoștințe în domeniul legilor legate de serviciile de îngrijire.

Domeniile de expertiză ale Cabinetului de Avocatură Monolith: Jurisprudență corporativă pentru IT și startup-uri[ja]