Юридична структура та практичне застосування щорічної оплачуваної відпустки в японському трудовому праві

У Японському трудовому законодавстві (日本の労働法制) річна оплачувана відпустка є базовим правом, наданим працівникам. Ця система має на меті дозволити працівникам відновити фізичний та психічний відпочинок та вести збагачене суспільне життя. З точки зору управління компанією, правильне розуміння та застосування цієї системи річної оплачуваної відпустки є не просто питанням соціальних пільг, але й ключовим обов’язком у дотриманні законодавства та управлінні трудовими ризиками. Керівники стикаються з різноманітними викликами. Зокрема, вони повинні точно розраховувати кількість днів оплачуваної відпустки для кожного працівника, належним чином узгоджувати заявки працівників на відпустку з необхідністю ведення бізнесу, а також гарантувати виконання обов’язку взяття мінімум п’яти днів відпустки на рік, введеного з 2019 року. Це також включає в себе супутні адміністративні та фінансові розгляди. У цій статті ми надамо всебічний професійний огляд правової структури системи річної оплачуваної відпустки на основі Японського закону про трудові стандарти (日本の労働基準法) та відповідних судових рішень. Ми систематично впорядкуємо та пояснимо практичні питання, з якими стикаються компанії, від вимог до надання, прав та обов’язків роботодавців і працівників, до стратегічних методів управління, таких як система планового надання, і до правових наслідків у разі порушення законодавства.  

Вимоги та кількість днів щорічної оплачуваної відпустки в Японії

Підставою для щорічної оплачуваної відпустки є стаття 39 Японського закону про стандарти праці. Це не просто добровільна вигода, яку пропонує компанія, а обов’язок, накладений на роботодавця законом. Щоб працівник міг отримати право на першу щорічну оплачувану відпустку, він повинен відповідати двом вимогам, встановленим законом.

Перша вимога – це безперервний трудовий стаж. Працівник повинен працювати безперервно протягом 6 місяців з дня прийняття на роботу. Друга вимога – це відвідуваність. За ці 6 місяців працівник повинен відвідувати роботу не менше ніж 80% від усіх робочих днів. Якщо працівник відповідає цим вимогам, роботодавець зобов’язаний надати йому як мінімум 10 робочих днів щорічної оплачуваної відпустки.

Після першого надання, кількість днів щорічної оплачуваної відпустки збільшується залежно від тривалості безперервного трудового стажу. Для звичайного працівника, після 6 місяців безперервної роботи і надання 10 робочих днів відпустки, кількість днів відпустки збільшується кожного року і досягає максимуму в 20 робочих днів після 6,5 років роботи.

З іншого боку, щорічна оплачувана відпустка також надається працівникам з неповним робочим днем, таким як парт-тайм працівники. Однак кількість днів відпустки визначається пропорційно, залежно від кількості робочих днів на тиждень та інших факторів. Це стосується працівників, які працюють менше 30 годин на тиждень і мають менше 4 робочих днів на тиждень або менше 216 робочих днів на рік. Конкретна кількість днів відпустки наведена в таблиці нижче.

Щодо щорічної оплачуваної відпустки існують також правила перенесення та терміну давності. Якщо працівник не використав усю відпустку протягом року, він може перенести її на наступний рік. Однак, згідно зі статтею 115 Японського закону про стандарти праці, право на отримання щорічної оплачуваної відпустки зникає через два роки після її настання через термін давності.

За принципами закону, щорічна оплачувана відпустка надається на основі дати прийняття кожного працівника на роботу, тому для кожного працівника є різна «базова дата» надання відпустки. Це може створити складнощі у веденні обліку, особливо для компаній з великою кількістю співробітників. Необхідно відстежувати базову дату кожного співробітника, розраховувати кількість днів відпустки та керувати періодом обов’язкового використання відпустки протягом п’яти днів, що збільшує витрати на управління та ризик помилок. Щоб вирішити цю проблему, деякі компанії впроваджують так званий метод «однакового поводження». Це метод управління, який уніфікує базову дату щорічної оплачуваної відпустки всіх співробітників на певну дату, наприклад, 1 квітня кожного року. Застосування цього методу дозволяє концентрувати управління щорічною оплачуваною відпусткою на один раз на рік, що сприяє ефективності управління та зменшенню помилок. Однак, при впровадженні цієї системи необхідно забезпечити, щоб вона не була на шкоду працівникам. Наприклад, працівникам, які прийшли на роботу в другій половині року, може бути надана відпустка раніше встановленої законом базової дати, таким чином, система повинна відповідати мінімальним стандартам, встановленим законом. Таким чином, уніфікація базової дати – це не просто зміна адміністративних процедур, а стратегічний елемент управління персоналом, який повинен розглядатися з урахуванням дотримання законодавства.

Право працівника на визначення часу відпустки та право роботодавця на зміну часу відпустки в Японії

Навколо визначення часу для щорічної оплачуваної відпустки перетинаються права працівника та необхідність управління бізнесом роботодавця. Японський Закон про стандарти праці встановлює механізми для забезпечення цієї рівноваги.

Спочатку, як основний принцип, працівник має право отримати щорічну оплачувану відпустку у бажаний ним час. Це право називається “правом на визначення часу відпустки”. Про причини взяття відпустки працівник не зобов’язаний пояснювати роботодавцю, і, як правило, роботодавець не може відмовити у такій заявці.

Однак, існує виняток із цього права працівника, який називається “правом роботодавця на зміну часу відпустки”. Згідно з пунктом 5 статті 39 Японського Закону про стандарти праці, роботодавець може змінити час відпустки на інший період, якщо надання відпустки у запитаний працівником час “перешкоджатиме нормальному веденню бізнесу”.

Вимога “перешкоджання нормальному веденню бізнесу” трактується дуже строго. Проста зайнятість на робочому місці або труднощі зі знаходженням заміни не є достатніми причинами для зміни часу відпустки. Судова практика вимагає об’єктивного врахування різних обставин, таких як характер роботи працівника, завантаженість роботою, складність забезпечення заміни, кількість інших працівників, які подали заявки на відпустку на той самий день. Важливо, що роботодавець зобов’язаний, наскільки це можливо, вжити заходів, таких як розстановка замінників або коригування графіка роботи, щоб працівник міг взяти відпустку в бажаний час.

Верховний суд Японії через свої рішення встановив високий поріг для зміни часу відпустки. Наприклад, у справах “Державна корпорація телекомунікацій Конохана” (рішення Верховного суду від 18 березня 1982 року) та “Телекомунікаційне бюро Хіросакі” (рішення Верховного суду від 10 липня 1987 року) було встановлено, що роботодавець може змінити час відпустки лише у вкрай обмежених обставинах, наприклад, коли забезпечення заміни об’єктивно утруднене.

Одним із сучасних судових рішень, що привертає увагу, є справа “Східно-Японська пасажирська залізниця” (рішення Токійського вищого суду від 28 лютого 2024 року). У цій справі зміна часу відпустки, яку здійснила компанія у відповідь на заявку машиніста шинкансена, була визнана законною. Суд до такого висновку дійшов на підставі високої спеціалізації та важливості забезпечення безпеки в роботі машиніста шинкансена, вкрай складного забезпечення заміни та того, що компанія впровадила справедливі правила використання відпусток та планувала розстановку персоналу. Цей випадок натякає на те, що зміна часу відпустки може бути дозволена у випадку, коли компанія відповідає за важливу соціальну інфраструктуру, як-от громадський транспорт, де заміна працівників утруднена, і якщо компанія створила планову та справедливу систему управління персоналом.

Також виникають питання щодо зміни часу відпустки у відповідь на заявки працівників, які планують звільнення, на довготривале одноразове використання відпустки. Зазвичай, для працівників, які планують звільнення, не передбачено альтернативних дат, тому зміна часу відпустки не допускається. Однак, у справі компанії “R” (рішення Токійського окружного суду від 19 січня 2009 року) було зроблено виняток. У цій справі працівник був відповідальним за важливий проект, передача справ не була завершена, і його відсутність могла серйозно зашкодити бізнесу. Цей випадок показує, що зміна часу відпустки для працівників, які планують звільнення, не є абсолютно неможливою, але допускається лише у випадку наявності об’єктивних та серйозних причин, таких як необхідність передачі справ, яку не може виконати інший працівник.

З цих судових рішень випливає, що зміна часу відпустки не є просто правом роботодавця, а скоріше моментом, коли оцінюється його здатність управління персоналом. Прості твердження про “зайнятість у піковий період” юридично не обґрунтовані. Суди запитують, які конкретні зусилля зробив роботодавець, щоб задовольнити бажання працівника взяти відпустку. Постійна нестача персоналу не виправдовує зміну часу відпустки і розглядається як проблема управління. Тому, при розгляді зміни часу відпустки, необхідно враховувати, чи витримає таке рішення судовий розгляд, тобто чи роботодавець зазвичай забезпечує заміну персоналу та планує роботу, що є ключовими аспектами планового управління персоналом.

Обов’язок щодо надання щорічної оплачуваної відпустки протягом 5 днів в Японії

З 1 квітня 2019 року (Рейва 1) набули чинності зміни до Японського закону про стандарти праці, які внесли значні зміни в систему щорічної оплачуваної відпустки. Ці зміни зобов’язують всіх роботодавців забезпечити, щоб працівники, які підпадають під ці правила, отримали щонайменше 5 днів щорічної оплачуваної відпустки.

До цього обов’язку належать всі працівники, яким протягом року надано 10 і більше днів щорічної оплачуваної відпустки. Це включає керівників, працівників з терміновими трудовими договорами та неповний робочий час, яким надано відпустку пропорційно до відпрацьованого часу, що досягає 10 днів.

Роботодавці повинні виконати цей обов’язок протягом року з дати надання щорічної оплачуваної відпустки (цю дату називають “базовою датою”). Протягом цього року необхідно забезпечити, щоб працівники взяли не менше 5 днів щорічної оплачуваної відпустки.

Суть цієї системи полягає в активній участі роботодавця, а саме в “обов’язку визначення часу відпустки”. Спочатку роботодавець повинен заохочувати працівників брати відпустку у бажаний для них час, але якщо працівник не візьме 5 днів відпустки до кінця року після базової дати, роботодавець має обов’язок визначити час для залишкових днів відпустки. Однак, роботодавець не може односторонньо визначати дати, і при визначенні часу відпустки він повинен спочатку вислухати думку працівника та в міру можливості враховувати його побажання.

У зв’язку з цим обов’язком роботодавцям також було накладено нові адміністративні завдання. Зокрема, вони повинні створити “Журнал управління щорічною оплачуваною відпусткою” для кожного працівника, в якому будуть записані базова дата, дати використання відпустки та залишок днів, а також зберігати ці записи протягом 3 років (згідно зі змінами до законодавства, записи повинні зберігатися протягом 5 років, але як перехідне положення, наразі застосовується термін у 3 роки).

Важливо зазначити, що при розрахунку обов’язкових 5 днів відпустки, відпустку, взяту на півдня, можна враховувати як 0.5 дня, але відпустку, взяту за годинами, врахувати не можна.

У разі невиконання цього обов’язку роботодавцям загрожують штрафні санкції. За кожного працівника, який підпадає під ці правила, може бути накладено штраф до 300 тисяч ієн.

Ця законодавча зміна означає парадигмальний зсув у системі щорічної оплачуваної відпустки в Японії. Раніше низький рівень використання щорічної оплачуваної відпустки часто розглядався як проблема свідомості працівників або культури на робочому місці. Однак, зміни 2019 року перетворили відпустку з “права працівника” на “обов’язок роботодавця”. Роботодавці більше не просто надають відпустку, але також несуть відповідальність за її використання, що перетворює управління щорічною оплачуваною відпусткою з простої частини управління персоналом на важливе завдання з дотримання вимог, а також на складову корпоративного управління.

Система планового надання щорічної оплачуваної відпустки в Японії

Для стимулювання використання щорічної оплачуваної відпустки та одночасного підвищення плановості управління бізнес-операціями, Японський закон про стандарти праці встановлює “систему планового надання”. Ця система дозволяє роботодавцю та представникам працівників укласти угоду, яка регулює планове розподілення днів щорічної оплачуваної відпустки заздалегідь.  

Правовою основою цієї системи є стаття 39, пункт 6 Японського закону про стандарти праці. Найважливішою вимогою при впровадженні системи планового надання є забезпечення працівникам можливості вільно використовувати певну кількість днів для особистих потреб, таких як хвороба чи невідкладні справи. Таким чином, з усіх днів щорічної оплачуваної відпустки, які має працівник, принаймні 5 днів мають залишатися вільними для вибору часу відпустки самим працівником. Система планового надання може бути застосована лише до днів, що перевищують ці 5 днів.  

Процедура впровадження системи складається з двох етапів. Спочатку необхідно включити до правил роботи положення про те, що “щорічна оплачувана відпустка може бути надана планово на основі угоди між роботодавцем та працівниками”. Після цього укладається письмова угода з профспілкою, що представляє більшість працівників, або, у відсутності такої, з представником, обраним більшістю працівників, де визначаються конкретні методи надання відпустки. Для цієї угоди не потрібно подавати повідомлення до відповідного відділу інспекції праці.  

Існує три основні моделі практичного застосування системи планового надання. Перша – це “метод одночасного надання”, коли всім працівникам надається відпустка в один і той же день. Цей метод часто використовується на виробництвах, наприклад, у виробничих підприємствах під час літніх або новорічних вихідних, щоб створити довгі відпустки.  

Друга модель – “метод чергового надання”, коли відпустки надаються по черзі різним групам або відділам. Цей метод підходить для роздрібної торгівлі та сфери послуг, де повне припинення діяльності є складним.  

Третя модель – “індивідуальний метод надання”, який передбачає створення річного плану відпусток для кожного працівника і планове їх надання. Це дозволяє гнучко враховувати особисті святкові дні працівників, такі як дні народження або річниці весілля.  

Зобов’язання надавати принаймні 5 днів відпустки на рік, як зазначалося раніше, значно підвищило стратегічну важливість системи планового надання. Якщо раніше це розглядалося як один з добровільних заходів для підвищення рівня використання відпусток, то тепер це стало ключовим засобом для ефективного та планового виконання юридичного обов’язку надання 5 днів відпустки. Наприклад, якщо компанія встановлює три дні загальнофірмової відпустки, це вже забезпечує виконання обов’язку надання 3 з 5 днів для багатьох працівників. Це значно знижує навантаження на управління, пов’язане зі стеженням за використанням відпусток працівниками та стимулюванням їх взяття. Крім того, завдяки попередньому визначенню днів відпустки, планування роботи стає простішим, а передбачуваність управління бізнесом покращується. Таким чином, обов’язок надання 5 днів відпустки та система планового надання не є окремими системами, а взаємодоповнюють одна одну. Для керівників важливо розглядати ці дві системи як єдине ціле та активно використовувати систему планового надання як ключ до дотримання вимог законодавства та ефективного управління персоналом.  

Розрахунок заробітної плати під час періоду щорічної оплачуваної відпустки в Японії

Щорічна оплачувана відпустка, як випливає з назви, передбачає, що працівник отримує заробітну плату навіть за дні відпочинку. Згідно з 39-ю статтею 9-м пунктом Японського закону про працю, роботодавець зобов’язаний виплачувати заробітну плату і має право вибрати один із трьох методів розрахунку, який повинен бути чітко вказаний у правилах праці .  

Перший метод передбачає виплату «звичайної заробітної плати». Це означає виплату суми, яку працівник отримав би за роботу у звичайний робочий день, і є найбільш зрозумілим та поширеним методом . Для працівників з місячною ставкою зазвичай не відбувається змін у виплатах. Для тих, хто працює за годинною ставкою, виплачується сума, розрахована як добуток кількості годин звичайного робочого дня на годинну ставку .  

Другий метод полягає у виплаті «середньої заробітної плати». Він визначається як виплата денної заробітної плати, розрахованої шляхом ділення загальної суми заробітної плати, виплаченої працівнику за останні три місяці, на загальну кількість днів у цьому періоді . Цей метод часто використовується для працівників зі змінною заробітною платою, але він може бути досить складним у розрахунках. Також існують правила для розрахунку мінімальної гарантованої суми, щоб запобігти надто низьким виплатам через малу кількість робочих днів .  

Третій метод передбачає виплату «стандартної суми винагороди за день». Це сума, розрахована шляхом ділення стандартної місячної винагороди, визначеної Законом про медичне страхування, на 30 . Цей метод має перевагу у простоті розрахунків, але для його застосування необхідно заздалегідь укласти угоду між працівниками та роботодавцем .  

Кожен із цих трьох методів має свої особливості, і розрахована сума заробітної плати може відрізнятися. Нижче наведено таблицю, що порівнює ці методи.

Вибір методу розрахунку не є простим адміністративним рішенням. Він вимагає управлінського рішення, що базується на трьох факторах: витратах на оплату праці, витратах на управління та відносинах з працівниками. «Звичайна заробітна плата» є найбільш зрозумілою та прозорою для працівників, але може призвести до найвищих витрат для компанії. «Середня заробітна плата» може допомогти знизити витрати на оплату праці, але вона складніша у розрахунках та збільшує ризик помилок та адміністративне навантаження. «Стандартна сума винагороди за день» забезпечує баланс між простотою управління та контролем витрат, але вимагає додаткових процедур, таких як укладення угоди між працівниками та роботодавцем. Тому компаніям необхідно стратегічно вибирати найкращий метод, виходячи з реальності своєї системи оплати праці та управління персоналом.

Заборона на невигідне поводження через використання щорічної оплачуваної відпустки під японським законодавством

Японський Закон про стандарти праці гарантує право працівників на отримання щорічної оплачуваної відпустки, забороняючи роботодавцям перешкоджати здійсненню цього права. Основоположним є додаткова стаття 136 Закону про стандарти праці Японії, яка встановлює, що роботодавець не повинен зменшувати заробітну плату або застосовувати інші невигідні заходи до працівника через використання ним щорічної оплачуваної відпустки.

Термін “невигідне поводження” тлумачиться широко. Він включає не тільки пряме зменшення заробітної плати, але й невигідну оцінку при визначенні премій чи підвищення, невиплату премій за безвідсутність, негативну оцінку в кадровій оцінці, невигідні переведення на іншу роботу та інше. Наприклад, якщо роботодавець не виплачує премію за безвідсутність або зменшує премію через використання працівником щорічної оплачуваної відпустки, такі заходи, як правило, можуть порушувати цю норму.

Однак, важливо звернути увагу на юридичну природу статті 136. З точки зору тлумачення закону, ця норма вважається “обов’язком докладання зусиль”, і за її порушення не передбачено прямих штрафних санкцій. Також дії компанії, що суперечать цій нормі, не вважаються недійсними в приватному праві відразу.

То коли дії компанії можуть бути визнані незаконними? Судова практика вказує, що дії визнаються недійсними, якщо вони суттєво порушують мету системи щорічної оплачуваної відпустки та суперечать громадському порядку та моралі.

Конкретний приклад надає справа “Нумадзу Коцу” (рішення Верховного Суду від 25 червня 1993 року). У цій справі обговорювалася положення правил праці, згідно з якими премія за безвідсутність не виплачувалася, якщо працівник використовував щорічну оплачувану відпустку. Верховний Суд вирішив, що необхідно враховувати ступінь невигоди та її фактичний вплив на право працівника на відпустку. Оскільки сума премії була відносно невеликою і не впливала на право працівника на відпустку, суд визнав це положення дійсним.

З цього випливає, що законність невигідного поводження визначається на основі “ступеня” та “балансу” таких заходів. Між буквою закону та судовими рішеннями може здаватися, що існує суперечність, але це відображає підхід закону до оцінки реального впливу в кожному конкретному випадку. Якщо система, встановлена компанією, не становить суттєвої економічної шкоди працівникам і не перешкоджає реальному здійсненню права на відпустку, вона може бути визнана законною. Навпаки, якщо невигода значна і працівники відчувають себе змушеними відмовлятися від відпустки, така система може бути визнана незаконною та недійсною.

Тому керівникам та фахівцям з управління персоналом необхідно перевіряти свої системи не тільки з формальної точки зору “чи дозволена ця система”, але й з практичної точки зору “чи є невигода від цієї системи достатньо сильною, щоб змусити працівників вагатися перед використанням відпустки”. При встановленні критеріїв для розрахунку премій та доплат, які включають вимогу безвідсутності, необхідно обережно оцінювати баланс та не допускати, щоб ці заходи перетворили право на відпустку на формальність, що є ключовим для уникнення юридичних ризиків.

Підсумки

Щорічна оплачувана відпустка є складною та важливою системою, визначеною японським трудовим законодавством. Для керівників покладено широкий спектр юридичних обов’язків: від точного обчислення та надання кількості днів відпустки для кожного працівника до виконання обов’язку надання мінімум п’яти днів відпустки на рік та уникнення негативного ставлення до працівників через використання відпустки. Для дотримання цих обов’язків необхідно не лише глибоке розуміння законодавства, але й розробка стратегічної та планової системи управління персоналом.

Юридична фірма “Моноліт” має досвід надання вичерпних консультацій зі складних питань, пов’язаних з японським трудовим правом, для різноманітних клієнтів як в Японії, так і за її межами. Наша фірма надає всебічну юридичну підтримку, пов’язану з системою щорічної оплачуваної відпустки, включаючи створення та оновлення правил роботи, підтримку впровадження планових систем надання відпусток, а також представництво в трудових спорах, забезпечуючи, щоб HR-практики наших клієнтів відповідали останнім законодавчим та судовим нормам. У нашій фірмі також працюють адвокати, які володіють англійською мовою та мають юридичні кваліфікації за кордоном. Завдяки цій унікальній структурі ми можемо надавати зрозумілі та точні юридичні послуги іноземним компаніям, що ведуть бізнес в Японії, долаючи розбіжності в законодавчих та бізнес-культурах. Якщо у вас є запитання щодо використання системи щорічної оплачуваної відпустки або інші питання, пов’язані з японським трудовим правом, будь ласка, звертайтеся до нашої фірми.