Основні моменти Закону про захист осіб, що повідомляють про корисні дії: які заходи повинні вжити підприємці?

Закон про захист осіб, що повідомляють про корупцію (Japanese Public Interest Whistleblower Protection Act) був змінений у 2020 році (Gregorian calendar year) і набув чинності 1 червня 2022 року. Згідно з цими змінами, на підприємців було покладено обов’язок створення системи для належного реагування на внутрішні повідомлення.

У цій статті ми розглянемо ключові моменти змін до Закону про захист осіб, що повідомляють про корупцію, а також розкажемо про дії, які підприємці повинні вжити у зв’язку з цими змінами.

Що таке система захисту осіб, що повідомляють про корисні для суспільства факти

Система захисту осіб, що повідомляють про корисні для суспільства факти (японська система “Kōeki-tsuchi-sha hogo-seido”), це система, що захищає осіб (повідомників), які надають інформацію про події або неправомірні дії з метою служити суспільному благу.

Наприклад, часто виявляється, що неправомірні дії або недоречні дії організацій, такі як приховування автомобільних викликів на сервісне обслуговування або фальсифікація продуктів харчування, важко виявити ззовні, і вони стають відомими завдяки повідомленням від внутрішніх співробітників. Однак, є люди, які вагаються повідомити, боячись, що це може призвести до негативних наслідків у компанії. Щоб уникнути цього, необхідно захистити внутрішніх повідомників від негативних наслідків, таких як звільнення.

Внутрішнє повідомлення є важливим для організації, оскільки воно дозволяє швидко виявити проблеми або неправомірні дії та відповідно реагувати на них. Крім того, захист повідомників та належне реагування на повідомлення сприяє самоочищенню організації, підвищує її соціальну довіру та покращує корпоративну вартість.

Система захисту осіб, що повідомляють про корисні для суспільства факти, має на меті сприяти дотриманню законодавства бізнесом шляхом захисту внутрішніх повідомників, а також забезпечити безпеку та спокій громадян.

Основні моменти змін до Закону про захист осіб, що повідомляють про корупцію

Зміни 2020 року (Рейва 2 року) були внесені для подальшого покращення ефективності системи внутрішнього повідомлення. Ці зміни включають наступні пункти:

Обов’язкове формування структури бізнесу

Бізнесу було накладено наступні обов’язки (стаття 11 Закону про захист осіб, що повідомляють про корупцію):

• Визначити осіб, які займаються роботою з реагування на повідомлення про корупцію
• Створення необхідної структури для належного реагування на внутрішні повідомлення

Однак, для малого та середнього бізнесу з числом працівників (включаючи часткову зайнятість) до 300 осіб це є лише обов’язком докласти зусиль.

У випадку, коли Прем’єр-міністр вважає це необхідним, він може вимагати від бізнесу звітів та надавати йому поради, настанови та рекомендації (стаття 15 того ж Закону). Крім того, якщо рекомендації не були виконані, може бути опубліковано відповідне повідомлення (стаття 16 того ж Закону).

Крім того, особам, які займаються роботою з реагування на повідомлення про корупцію, накладається обов’язок зберігати в таємниці інформацію, яка дозволяє ідентифікувати особу, що повідомила, і у разі порушення цього обов’язку може бути накладено штраф до 300 000 єн (статті 12 та 21 того ж Закону).

Інформація, яка дозволяє ідентифікувати особу, що повідомила, включає ім’я та номер співробітника, а також загальну інформацію, таку як стать, яка, у поєднанні з іншою інформацією, дозволяє ідентифікувати особу, що повідомила.

Спрощення процесу повідомлення до державних органів

Якщо компанія звільнила особу, що повідомила, через повідомлення до державних органів або ЗМІ, вимоги до визнання такого звільнення недійсним стали менш строгими, що спрощує процес повідомлення (стаття 3 того ж Закону).

У випадку повідомлення до державних органів, до вимог додано не тільки “достатній підстави вважати”, але й “подання документа з вказівкою імені та адреси”.

Щодо повідомлень до ЗМІ, до змін це стосувалося лише шкоди для життя та здоров’я, але після змін до цього додано “шкоду власності”. Крім того, додано “достатній підстави вважати, що компанія витікає інформацію, яка дозволяє ідентифікувати особу, що повідомила”.

Розширення захисту осіб, що повідомляють про корупцію

Раніше захистом охоплювалися лише співробітники, але зміни додали до цього колишніх співробітників, які покинули роботу протягом останнього року, та керівників (пункт 1 статті 2 того ж Закону).

У зв’язку з додаванням керівників до об’єктів захисту, заборонено невигідне поводження з керівниками, і якщо керівника було звільнено через повідомлення про корупцію, він може подати позов про відшкодування збитків (пункт 3 статті 5 та стаття 6 того ж Закону). Крім того, об’єктом захищених повідомлень були лише кримінальні покарання, але тепер до них додано адміністративні покарання, що розширює їх діапазон (пункт 3 статті 2 того ж Закону).

Крім того, заборонено вимагати відшкодування збитків від осіб, що повідомляють про корупцію, з приводу збитків, спричинених повідомленнями про корупцію, на додаток до недійсності звільнення з приводу повідомлень та заборони на невигідне поводження, таке як зниження посади або зарплати (стаття 7 того ж Закону).

Розширення діапазону фактів, які є об’єктом захищених повідомлень

Ці зміни розширили діапазон фактів, які є об’єктом захищених повідомлень (пункт 3 статті 2 того ж Закону).

Визначено “факти кримінальних дій, визначених цим Законом та законами, зазначеними в додатку (включаючи накази на основі цих законів), або факти, які є підставою для штрафу, визначеного цим Законом та законами, зазначеними в додатку (включаючи накази на основі цих законів)”.

Ці “закони, зазначені в додатку”, визначені в “Порядку визначення законів, зазначених в пункті 8 додатку до Закону про захист осіб, що повідомляють про корупцію (Порядок №146 2005 року)”. Список законів опубліковано як “Список законів, які є об’єктом повідомлень (474 закони) (станом на 1 лютого 3 року Рейва)” від Агентства захисту споживачів.

Заходи, які має вжити підприємець для належного реагування на внутрішнє повідомлення

Підприємцям, які мають понад 300 співробітників, необхідно зрозуміти зміни, які були обов’язково внесені, та належно на них відреагувати. Тут ми пояснимо, які заходи має вжити підприємець.

Створення системи для належного реагування на внутрішнє повідомлення

У Законі про захист осіб, які повідомляють про корисні дії для суспільства (японський Закон про захист осіб, які повідомляють про корисні дії для суспільства), немає положень про спосіб створення внутрішнього каналу для повідомлень, тому форма створення реального каналу для повідомлень залишається на розсуд підприємця. Можливі різні варіанти, наприклад, створення каналу для повідомлень внутрішньо, наприклад, в відділі кадрів, делегування каналу для повідомлень організації за межами, наприклад, юридичній фірмі, або створення каналу для повідомлень в обох випадках.

Незалежно від форми, необхідно дотримуватися наступних пунктів:

• Створення внутрішнього каналу для повідомлень про корисні дії для суспільства: чітко визначити відділ або відповідальну особу, яка буде проводити розслідування та вживати виправні заходи
• Заходи щодо забезпечення незалежності від керівництва організації та інших керівників: забезпечити незалежність від керівництва організації та інших керівників у випадку, коли справа стосується них
• Заходи щодо виконання роботи з реагування на повідомлення про корисні дії для суспільства: проведення внутрішнього розслідування та вживання виправних заходів
• Заходи щодо усунення конфлікту інтересів у роботі з реагування на повідомлення про корисні дії для суспільства: уникнути залучення осіб, які стосуються справи, до роботи з реагування на повідомлення про корисні дії для суспільства

Підприємець повинен призначити осіб, які займаються роботою з реагування на повідомлення про корисні дії для суспільства, приймати повідомлення про корисні дії для суспільства, проводити внутрішнє розслідування та, якщо це необхідно, вживати виправні заходи.

Створення системи захисту осіб, які повідомляють про корисні дії для суспільства

Навіть якщо створено канал для внутрішніх повідомлень, якщо не забезпечено захист осіб, які повідомляють, система захисту осіб, які повідомляють про корисні дії для суспільства, не може нормально функціонувати. Тому підприємець повинен вжити наступні заходи:

• Заходи щодо запобігання невигідному поводженню: запобігання невигідному поводженню, надання допомоги у випадку виявлення невигідного поводження/застосування санкцій до осіб, які поводяться невигідно, тощо
• Заходи щодо запобігання неправильному обміну інформацією: запобігання неправильному обміну інформацією, надання допомоги у випадку виявлення такого обміну, тощо

Невигідне поводження з особами, які повідомляють про корисні дії для суспільства, включає не тільки звільнення, але й зниження зарплати, зниження посади, примус до відставки тощо.

Детальніше про заходи, які має вжити підприємець, ви можете прочитати в Керівництві, необхідному для належного та ефективного виконання заходів, які має вжити підприємець відповідно до положень пунктів 1 та 2 статті 11 Закону про захист осіб, які повідомляють про корисні дії для суспільства[ja] (Повідомлення Кабінету Міністрів №118 від 20 серпня 2021 року (3-й рік ери Рейва)).

Підсумок: для вжиття заходів щодо Закону про захист осіб, що повідомляють про корупцію, зверніться до адвоката

Закон Японії про захист осіб, що повідомляють про корупцію, був змінений, і тепер на підприємців покладено обов’язок створювати відповідні механізми для реагування на внутрішні повідомлення. Крім того, у разі отримання повідомлення, підприємствам необхідно мати вже встановлену систему для належного реагування на нього.

Належний захист осіб, що повідомляють, та чесне реагування на повідомлення є важливими не лише для підприємців, але й для суспільства в цілому. Щодо системи захисту осіб, що повідомляють про корупцію, будь ласка, зверніться до адвоката.

Інформація про заходи, що вживаються нашим бюро

Юридичне бюро “Моноліт” – це юридична фірма з багатим досвідом у сфері ІТ, особливо в інтернеті та праві. Закон про захист осіб, що повідомляють про корупцію (Japanese Public Interest Whistleblower Protection Law), привертає увагу, а потреба в юридичній перевірці все більше зростає. Наше бюро надає рішення для всіх корпоративних юридичних питань ІТ-стартапів. Деталі описані в статті нижче.

Сфери діяльності юридичного бюро “Моноліт”: Юридичні питання ІТ-стартапів[ja]