Tiến trình làm việc từ xa: Liệu có thể chấp nhận sự chênh lệch lương giữa nhân viên đi làm và nhân viên làm việc tại nhà?

Thành phố Tokyo, nơi có nhiều người sử dụng làm việc từ xa, đã công bố “Khảo sát thực tế về các phương thức làm việc đa dạng” vào tháng 3 năm 2021. Theo đó, tại các công ty có từ 30 nhân viên trở lên, tỷ lệ đã áp dụng làm việc từ xa vào năm 2017 chỉ là 6,8% nhưng đã tăng lên 58,8% vào tháng 12 năm 2020.

Khảo sát thực tế về các phương thức làm việc đa dạng[ja]

Đối với nhân viên, làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích khi họ đã quen với nó. Tuy nhiên, hiện nay có nhiều công ty đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian làm việc và việc đảm bảo sự phù hợp với quy định làm việc.

Hơn nữa, tại các công ty mà kết quả kinh doanh đã suy giảm do đại dịch COVID-19, đã xuất hiện trường hợp mà mức lương giữa nhân viên làm việc từ xa và nhân viên đến công ty làm việc có sự khác biệt.

Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích một cách dễ hiểu về sự hợp lý của sự chênh lệch lương giữa “đi làm” và “làm việc từ xa” trong đại dịch COVID-19, dựa trên từng trường hợp cụ thể.

3 loại hình làm việc từ xa

Không phải tất cả các hình thức làm việc từ xa đều giống nhau, chúng có thể được phân loại thành 3 loại chính dựa trên nơi thực hiện công việc.

Làm việc tại nhà

Đây là hình thức làm việc mà nhân viên không cần đến văn phòng mà làm việc tại nhà. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng đi lại và rủi ro nhiễm virus Corona mới, đồng thời cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc chăm sóc gia đình, chăm sóc trẻ em và chăm sóc người già.

Làm việc tại văn phòng vệ tinh

Đây là hình thức làm việc mà nhân viên không cần đến văn phòng chính mà làm việc tại một văn phòng vệ tinh được thiết lập riêng. Nếu văn phòng vệ tinh gần nhà, thời gian đi lại sẽ được rút ngắn và môi trường làm việc tương đương với văn phòng chính có thể được đảm bảo.

Làm việc di động

Đây là hình thức làm việc mà nhân viên sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại di động, vv để làm việc tại khách sạn khi đi công tác, trong xe tàu Shinkansen, quán cà phê, vv. Nếu có môi trường Internet, bạn có thể tự do chọn nơi làm việc, giúp rút ngắn thời gian di chuyển và cải thiện năng suất.

Giảm lương khi làm việc từ xa theo chỉ thị của công ty

Theo Luật tiêu chuẩn lao động Nhật Bản (Japanese Labor Standards Act), khi công ty ký kết hợp đồng lao động, họ có nghĩa vụ phải rõ ràng về điều kiện làm việc đối với nhân viên.

Điều 15 (Rõ ràng về điều kiện làm việc)
Nhà tuyển dụng phải rõ ràng về lương, giờ làm việc và các điều kiện làm việc khác đối với người lao động khi ký kết hợp đồng lao động. Trong trường hợp này, về các vấn đề liên quan đến lương và giờ làm việc cũng như các vấn đề khác được quy định bởi Bộ Luật lao động, họ phải rõ ràng theo phương pháp được quy định bởi Bộ Luật lao động.

Nội dung của “lương, giờ làm việc và các điều kiện làm việc khác” được quy định trong Quy tắc thi hành Luật tiêu chuẩn lao động, và các nội dung sau đây liên quan đến làm việc từ xa phải được rõ ràng:

• Các vấn đề liên quan đến nơi làm việc và công việc cần thực hiện
• Thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, có hay không làm việc quá giờ làm việc quy định, thời gian nghỉ, ngày nghỉ, kỳ nghỉ và các vấn đề liên quan đến thời điểm chuyển đổi công việc khi chia người lao động thành hai nhóm trở lên
• Cách xác định, tính toán và thanh toán lương (trừ tiền thưởng nghỉ việc và lương được thanh toán tạm thời), thời hạn và thời gian thanh toán lương cũng như các vấn đề liên quan đến tăng lương

Để thay đổi “điều kiện làm việc” này, nguyên tắc là cần sự đồng ý của cả người lao động và nhà tuyển dụng theo Luật hợp đồng lao động. Tuy nhiên, ngay cả khi thay đổi theo sự đồng ý, điều kiện làm việc không thể thấp hơn những gì được quy định trong quy tắc làm việc.

Việc thay đổi điều kiện làm việc cũng có thể được thực hiện thông qua việc thay đổi quy tắc làm việc, nhưng trong trường hợp đó, các yêu cầu sau phải được đáp ứng:

• Thông báo cho nhân viên về quy tắc làm việc sau khi thay đổi
• Mức độ bất lợi mà nhân viên phải chịu do việc thay đổi quy tắc làm việc và sự cần thiết của việc thay đổi phải hợp lý

Xét tổng thể, khi làm việc từ xa theo chỉ thị của công ty, trừ khi quy tắc làm việc quy định về “làm việc từ xa”, nguyên tắc là không thể giảm lương mà không có sự đồng ý của nhân viên.

Nếu bạn muốn biết thêm về hợp đồng lao động (hợp đồng lao động), vui lòng xem bài viết dưới đây cùng với bài viết này.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-of-employment-agreement[ja]

Giảm lương khi nhân viên tự nguyện làm việc từ xa

Nếu công ty chấp nhận yêu cầu của nhân viên, việc thay đổi điều kiện lao động theo Điều 8 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản (Japanese Labor Contract Law) là có thể. Tuy nhiên, trong trường hợp này, điều kiện lao động như “nơi làm việc”, “nội dung công việc”, “thời gian làm việc”, “mức lương” thường được xem xét cùng nhau.

Ví dụ, nếu quy định làm việc tại văn phòng trong nội quy lao động, không có vấn đề gì nếu nhân viên làm việc tại nhà và nhận lương thấp hơn theo thỏa thuận vì có thêm thời gian chăm sóc con cái hoặc người già. Tuy nhiên, cần lưu ý trong các trường hợp sau đây.

Cắt giảm tiền làm thêm giờ do “làm việc ngoài nơi kinh doanh”

Khi nhân viên làm việc ở nơi khác ngoài văn phòng do làm việc từ xa, nếu đáp ứng một số điều kiện, “hệ thống giờ làm việc tại nơi không phải là nơi kinh doanh” được quy định trong Luật Lao động Nhật Bản (Japanese Labor Standards Law) sẽ được áp dụng, và nhân viên sẽ được coi là đã làm việc trong thời gian làm việc quy định trong nội quy lao động.

Điều 38-2, Khoản 1
Trong trường hợp người lao động làm việc ngoài nơi kinh doanh trong toàn bộ hoặc một phần thời gian làm việc, nếu việc tính toán thời gian làm việc gặp khó khăn, người lao động sẽ được coi là đã làm việc trong thời gian làm việc quy định. Tuy nhiên, trong trường hợp cần làm việc ngoài giờ làm việc quy định để hoàn thành công việc, thời gian làm việc sẽ được coi là thời gian thường cần thiết để hoàn thành công việc theo quy định của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi.

Khi “hệ thống giờ làm việc tại nơi không phải là nơi kinh doanh” được áp dụng, không có tiền làm thêm giờ phát sinh ngay cả khi làm việc nhiều hơn thời gian làm việc quy định, trừ khi là trường hợp đặc biệt cần làm việc ngoài giờ làm việc quy định.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng “hệ thống giờ làm việc tại nơi không phải là nơi kinh doanh” không được áp dụng nếu không đáp ứng hai yêu cầu sau:

• Thiết bị thông tin và truyền thông không được yêu cầu phải luôn sẵn sàng để liên lạc theo chỉ dẫn của công ty.
• Nhân viên không làm việc theo chỉ dẫn cụ thể của người sử dụng.

Nói cách khác, nếu 1. nhân viên được phép tự do ngắt kết nối hoặc rời khỏi thiết bị thông tin và truyền thông, 2. không có nghĩa vụ phải phản ứng ngay lập tức với chỉ dẫn của công ty, và 3. không làm việc theo chỉ dẫn cụ thể của công ty, thì không được coi là khó khăn trong việc tính toán thời gian làm việc.

Giảm lương do thời gian nghỉ giữa ca

Trong làm việc từ xa như làm việc tại nhà, thời gian mà nhân viên rời khỏi công việc trong một khoảng thời gian nhất định được gọi là “thời gian nghỉ giữa ca”.

Kể từ ngày 1 tháng 4 năm 2019 (năm Heisei 31), “Luật về An toàn và Sức khỏe Lao động Nhật Bản (Japanese Industrial Safety and Health Law)” đã yêu cầu các công ty “kiểm soát một cách khách quan thời gian làm việc”, và các công ty phải xác nhận thời gian bắt đầu và kết thúc công việc hàng ngày và ghi chính xác thời gian làm việc.

Vì vậy, nếu thời gian làm việc thông thường bắt đầu lúc 9:00, kết thúc lúc 18:00, và có 1 giờ nghỉ, thì nếu có “thời gian nghỉ giữa ca”, thời gian làm việc sẽ giảm, do đó, có thể xem xét việc 1. điều chỉnh thời gian làm việc, 2. lấy nghỉ phép hàng năm theo giờ, 3. giảm lương.

Tuy nhiên, trong trường hợp 1 và 2, cần thay đổi nội quy lao động hoặc ký kết thỏa thuận lao động, và trong trường hợp 3, cần thỏa thuận riêng giữa công ty và nhân viên hoặc thay đổi nội quy lao động.

Trường hợp do tránh lây nhiễm virus Corona mới

Khi nhân viên yêu cầu cho phép làm việc từ xa với mức lương giống nhau để tránh lây nhiễm virus Corona mới, chúng tôi sẽ xem xét các điểm sau và đánh giá xem có hợp lý hay không.

• Biện pháp phòng chống dịch bệnh của công ty không đầy đủ, và rõ ràng rằng có nguy cơ cao bị nhiễm virus Corona mới nếu đi làm tại văn phòng
• Có thể đạt được môi trường bảo mật tương đương với văn phòng ngay cả ngoài công ty, và không có trở ngại trong việc thực hiện công việc

Nếu không đáp ứng các điều kiện trên, như công ty đã thực hiện các biện pháp phòng chống dịch bệnh thông thường, công ty có thể yêu cầu nhân viên đi làm tại văn phòng, và nếu nhân viên từ chối, công ty có thể áp dụng các biện pháp kỷ luật bao gồm cả giảm lương hoặc sa thải theo nội quy lao động.

Tuy nhiên, trong tình hình tuyên bố tình trạng khẩn cấp, ngay cả khi không hoàn toàn đáp ứng điều kiện làm việc từ xa, sự an toàn của cuộc sống và sức khỏe được ưu tiên, và các biện pháp kỷ luật hoặc sa thải đối với nhân viên đã chọn làm việc từ xa có thể được coi là không hợp lệ, vì vậy cần lưu ý.

Tổng kết

Đến đây, chúng tôi đã giải thích về các trường hợp có thể xảy ra và các quy định pháp luật liên quan đến chênh lệch lương giữa việc đi làm trong mùa dịch Corona và làm việc từ xa.

Nếu có sự khác biệt về thời gian làm việc và các điều kiện lao động khác giữa việc làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa, bạn cần thêm các quy định liên quan đến việc làm việc từ xa vào quy tắc làm việc.

Ngoài ra, khi áp dụng “hệ thống thời gian linh hoạt” hoặc “hệ thống giờ làm việc tại nơi không phải là nơi kinh doanh” liên quan đến việc áp dụng làm việc từ xa, không chỉ cần thay đổi quy tắc làm việc mà còn có trường hợp cần ký kết thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên thảo luận với luật sư có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm phong phú về các quy định pháp luật liên quan đến tiêu chuẩn lao động trước khi tự quyết định.

Giới thiệu về các biện pháp của văn phòng luật sư của chúng tôi

Văn phòng luật sư Monolis, chuyên về IT, đặc biệt là Internet và luật, sở hữu chuyên môn cao trong cả hai lĩnh vực này. Với tình hình dịch bệnh Corona, tính hữu ích của việc làm việc từ xa sẽ tiếp tục được chú ý nhiều hơn nữa trong tương lai. Mặt khác, việc thiết lập môi trường làm việc và sắp xếp các mối quan hệ hợp đồng liên quan đến việc làm việc từ xa vẫn đang là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt. Văn phòng luật sư của chúng tôi, dựa trên các quy định của nhiều luật pháp, phân tích rủi ro pháp lý liên quan đến việc kinh doanh đã bắt đầu hoặc đang chuẩn bị bắt đầu, và cố gắng hợp pháp hóa mà không cần phải ngừng kinh doanh. Chi tiết được mô tả trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]