Giải thích về hiệu lực của chữ ký điện tử và hợp đồng điện tử tăng đột biến trong đại dịch Corona

Do sự mở rộng của việc làm việc từ xa do đại dịch Corona, số lượng hợp đồng điện tử đang tăng lên. Với hợp đồng điện tử, bạn không cần phải gửi lại tài liệu đã ký và dấu bằng cách gửi qua đường bưu điện, chỉ cần xác nhận nội dung trên máy tính hoặc thiết bị tương tự và ký, do đó, bạn có thể tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.

Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích về hiệu lực của chữ ký điện tử và hợp đồng điện tử.

Hợp đồng và văn bản hợp đồng

Việc hành động tạo ra quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ thông qua sự đồng ý của các bên được gọi là ‘hợp đồng’. Nếu quyền lợi và nghĩa vụ phát sinh thông qua sự đồng ý, thì ‘văn bản hợp đồng’ tồn tại vì mục đích gì?

Luật dân sự và hợp đồng

Hợp đồng không nhất thiết phải được viết ra. Hợp đồng có thể được thành lập bằng lời nói, và thậm chí lời hứa cũng có thể trở thành hợp đồng. Tuy nhiên, khi có tranh chấp về hợp đồng, bạn phải chứng minh hợp đồng đó, và hợp đồng bằng lời nói sẽ không có bằng chứng. Để chuẩn bị cho những trường hợp như vậy, bạn cần có hợp đồng bằng văn bản để làm bằng chứng khi có tranh chấp.

Tuy nhiên, những gì có thể được đệ trình làm bằng chứng cho hợp đồng trong một kiện tụng dân sự không chỉ giới hạn ở hợp đồng bằng giấy, mà còn bao gồm cả hình ảnh được ghi lại trên băng video, dữ liệu điện tử được lưu trữ trên đĩa từ, v.v.

Về hợp đồng, Luật dân sự Nhật Bản quy định:

Điều 522 của Luật dân sự Nhật Bản (Thành lập và phương thức hợp đồng):

Hợp đồng được thành lập khi người kia chấp nhận ý định đề xuất ký kết hợp đồng (dưới đây gọi là “đề xuất”) mà nội dung hợp đồng được chỉ ra.

2. Trừ khi có quy định đặc biệt trong pháp luật, việc thành lập hợp đồng không đòi hỏi việc tạo ra văn bản hoặc bất kỳ phương thức nào khác.

Điều này quy định rằng hợp đồng được thành lập khi ý định của các bên thỏa thuận, và điều 2 nói rằng việc tạo ra văn bản không bắt buộc để thành lập hợp đồng, và bạn có thể tự do chọn phương thức. Vì vậy, hiện nay, hầu hết tất cả các hợp đồng đều có thể được số hóa mà không gặp vấn đề gì.

Tuy nhiên, như đã nói trong điều 2, “trừ khi có quy định đặc biệt”, có những trường hợp mà pháp luật yêu cầu văn bản, và trong trường hợp này, việc tạo ra văn bản bằng giấy thường là điều kiện để thành lập hợp đồng.

Ví dụ, hợp đồng bảo lãnh hoặc hợp đồng thuê đất, thuê nhà theo Luật thuê đất, thuê nhà với thời hạn cố định không được công nhận hiệu lực hợp đồng nếu không thông qua văn bản. Tuy nhiên, về hợp đồng bảo lãnh, điều 446, khoản 2 của Luật dân sự nói rằng “Hợp đồng bảo lãnh phải được thực hiện bằng văn bản, nếu không, nó sẽ không phát sinh hiệu lực”, nhưng khoản 3 nói rằng “Khi được thực hiện bằng hồ sơ từ, hợp đồng bảo lãnh được coi như đã được thực hiện bằng văn bản và áp dụng quy định của khoản trước.”, vì vậy hợp đồng điện tử cũng có hiệu lực.

Ngược lại, hợp đồng tặng quà được công nhận ngay cả khi là hợp đồng bằng lời nói, nhưng nếu không phải là văn bản, các bên có thể hủy bỏ. Trong hợp đồng bảo lãnh, việc ký kết hợp đồng bằng văn bản là bắt buộc, vì vậy có thể có khả năng hủy bỏ hợp đồng bảo lãnh bằng hợp đồng điện tử.

Ngoài ra, về việc hủy bỏ hợp đồng trong việc bán hàng từ xa, người kinh doanh có nghĩa vụ cung cấp văn bản rõ ràng về nội dung hợp đồng, và nếu không cung cấp văn bản, thời gian hủy bỏ hợp đồng sẽ không tiến triển. Người tiêu dùng cũng cần thực hiện việc hủy bỏ hợp đồng bằng văn bản.

Luật dân sự và hợp đồng

Theo Điều 522 Khoản 2 của Bộ luật dân sự Nhật Bản (Japanese Civil Code), nếu không có quy định đặc biệt, hợp đồng có thể được thành lập hợp lệ mà không cần văn bản. Tuy nhiên, việc hợp đồng được thành lập hợp lệ và việc hợp đồng được chấp nhận làm bằng chứng trong tòa án là hai vấn đề khác nhau. Khi có tranh chấp về hợp đồng, cần phải xác định tính hợp lệ của hợp đồng thông qua bằng chứng.

Vậy, liệu hợp đồng điện tử có hợp lệ trong tòa án hay không? Trong Luật dân sự (Japanese Civil Procedure Law), về việc nộp bằng chứng văn bản,

Điều 228 của Luật dân sự (Thành lập văn bản)

Văn bản phải chứng minh rằng nó đã được thành lập một cách chính thống.

(lược bỏ)

4 Văn bản tư nhân, khi có chữ ký hoặc dấu của người đó hoặc người đại diện của họ, được cho là đã được thành lập một cách chính thống.

Điều 228 của Luật dân sự quy định rằng nếu không chứng minh rằng văn bản đã được thành lập một cách chính thống, khả năng chứng minh của nó sẽ không được công nhận. Tuy nhiên, thực tế, việc chứng minh rằng văn bản đã được thành lập một cách chính thống có thể gặp khó khăn. Ví dụ, ngay cả với giấy nợ, cần phải rõ ràng ai đã viết, ai đã tạo ra, nhưng việc chứng minh điều này có thể khó khăn.

Do đó, trong Khoản 4 của Điều này, ngay cả với văn bản tư nhân không phải là văn bản công, nếu có “chữ ký hoặc dấu của người đó hoặc người đại diện của họ”, nó được cho là “đã được thành lập một cách chính thống”, đây là “quy định giả định”. Nói cách khác, “chữ ký hoặc dấu” là yêu cầu giả định cho việc văn bản “đã được thành lập một cách chính thống”.

Tuy nhiên, không phải chỉ cần có dấu là được coi là chính thống, mà cần phải chứng minh rằng đó là của người đó. Nếu là dấu chính thức, bạn có thể chứng minh rằng dấu này là của người đó bằng cách đính kèm giấy chứng nhận dấu chính thức, nhưng nếu sử dụng dấu giá rẻ, việc chứng minh người đó sẽ khó khăn.

Trong trường hợp của văn bản điện tử, Điều 231 của Luật dân sự có “Áp dụng tương đương đối với vật phẩm tương đương với văn bản”, nói rằng “Các quy định của phần này được áp dụng tương đương đối với vật phẩm không phải là văn bản được tạo ra để biểu thị thông tin như bản vẽ, ảnh, băng ghi âm, băng video và vật phẩm khác”. Do đó, với văn bản điện tử, nó được xem như tương đương với văn bản theo quy định này, ngay cả với email, nếu tính tin cậy của nội dung cao, nó cũng được công nhận là bằng chứng trong tòa án.

Luật chữ ký điện tử và hợp đồng

“Luật chữ ký điện tử (Luật về chữ ký điện tử và dịch vụ xác thực)” là luật quy định về định nghĩa và hiệu lực của “chữ ký điện tử” được áp dụng cho tài liệu điện tử, cũng như quản lý các doanh nghiệp thực hiện việc xác thực chữ ký điện tử, và xác định tính hợp lệ pháp lý của chữ ký điện tử.

Về định nghĩa của chữ ký điện tử,

Điều 2 của Luật chữ ký điện tử

Trong luật này, “chữ ký điện tử” là biện pháp được thực hiện đối với thông tin có thể được ghi vào bản ghi từ điện từ (bản ghi được tạo ra bằng phương pháp điện tử, phương pháp từ học hoặc phương pháp khác không thể nhận biết bằng giác quan của con người, và được sử dụng cho việc xử lý thông tin bằng máy tính. Cùng một nghĩa vụ.) và phù hợp với tất cả các yêu cầu sau đây.

1. Đó là một biện pháp để chỉ ra rằng thông tin đó liên quan đến việc tạo ra của người đã thực hiện biện pháp đó.

2. Đó là một biện pháp có thể xác nhận xem thông tin đó đã được thay đổi hay không.

Được tổng hợp, “chữ ký điện tử” là một “biện pháp được thực hiện đối với thông tin có thể được ghi vào bản ghi từ điện từ”, là một biện pháp “chỉ ra rằng người đã thực hiện biện pháp đó là người tạo ra”, và là một biện pháp “có thể xác nhận xem thông tin đó đã được thay đổi hay không”.

Hiện tại, cơ chế để thực hiện chữ ký điện tử là công nghệ mật mã được gọi là hệ thống mật mã công khai. Tạo một cặp khóa mật mã và khóa giải mã, nếu có một bản mã mà chỉ có thể được giải mã bằng một khóa giải mã cụ thể, thì bản mã đó có thể được chứng minh là một bản mã của văn bản gốc không được mã hóa bằng khóa mật mã tương ứng với khóa giải mã đó.

Trong hai khóa này, khóa giải mã được công khai cho đối tác thông qua Internet hoặc các phương tiện khác để trở thành khóa công khai, và khóa mật mã được giữ bí mật. Bản mã có thể được giải mã bằng khóa công khai được cho là đã được mã hóa bởi người quản lý khóa bí mật tương ứng với khóa công khai đó. Cơ chế này cho phép suy đoán người tạo ra tệp điện tử và việc tệp đã tạo không bị thay đổi, đó là hệ thống mật mã công khai.

Tuy nhiên, trong các điều của Luật chữ ký điện tử, không yêu cầu phải sử dụng hệ thống mật mã công khai. Điều này là do đã có sự cân nhắc không giới hạn ở công nghệ mật mã công khai, để có thể xử lý công nghệ mới được thực tế hóa do sự phát triển công nghệ trong tương lai như một chữ ký điện tử theo luật pháp, vì có thể tìm thấy một phương pháp tốt hơn để chứng minh tính xác thực và không bị thay đổi trong tương lai.

Trong Luật chữ ký điện tử, đối với tài liệu điện tử,

Điều 3 của Luật chữ ký điện tử (Giả định về việc thành lập chính xác của bản ghi từ điện từ)

Bản ghi từ điện từ được tạo ra để biểu thị thông tin (trừ các tài liệu được tạo ra bởi công chức trong quá trình công việc.) được cho là đã được thành lập chính xác khi chữ ký điện tử của người đó (giới hạn ở những người chỉ có thể thực hiện bằng cách quản lý đúng mã và vật phẩm cần thiết để thực hiện nó.) đã được thực hiện.

Nếu chữ ký điện tử mà chỉ có người đó mới có thể thực hiện đã được thực hiện, thì nó được cho là đã được thành lập chính xác.

Việc có phải là chữ ký điện tử của người đó hay không có thể được chứng minh bằng cách sử dụng chứng chỉ điện tử. Trong trường hợp của dấu, bạn kiểm tra xem dấu và dấu ấn có giống nhau không bằng cách sử dụng chứng chỉ dấu, nhưng bạn có thể kiểm tra xem chữ ký điện tử có đúng không bằng cách sử dụng chứng chỉ điện tử. Chứng chỉ điện tử bao gồm “khóa công khai”, là thông tin để xác minh chữ ký điện tử, vì vậy chữ ký điện tử có thể được xác minh bằng khóa công khai có thể được chứng minh là của người đó.

Tóm tắt

Trong các giao dịch trên Internet và các phương tiện tương tự, không cần phải đối mặt trực tiếp với đối tác, nhưng việc xác nhận liệu người nhận và người gửi thông tin có thực sự là chính họ không, và liệu thông tin có bị thay đổi giữa chừng hay không là điều cần thiết. Chữ ký điện tử tồn tại như một biện pháp hiệu quả cho mục đích này.

Chữ ký điện tử có hiệu lực tương đương với việc đóng dấu. Ngay cả khi là hợp đồng điện tử, hiệu lực của hợp đồng vẫn được công nhận, và trong tòa án, bạn cũng có thể sử dụng hợp đồng điện tử như một bằng chứng.

Giới thiệu về các biện pháp của văn phòng luật sư của chúng tôi

Văn phòng luật sư Monolis, chuyên về IT, đặc biệt là Internet và luật, là một văn phòng luật sư có chuyên môn cao về cả hai mặt. Sự sử dụng an toàn của hợp đồng điện tử dự kiến sẽ ngày càng tăng nhu cầu trong tương lai. Tại văn phòng luật sư của chúng tôi, chúng tôi đã thực hiện việc tạo và xem xét hợp đồng cho các vụ việc khác nhau, từ các công ty niêm yết trên Tokyo Stock Exchange Prime đến các công ty khởi nghiệp. Nếu bạn gặp khó khăn với hợp đồng, vui lòng tham khảo bài viết dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]