Điểm cần kiểm tra để tránh rắc rối trong Hợp đồng cơ bản về giao dịch quảng cáo

Với sự xuất hiện của Internet, phương pháp quảng cáo đã trở nên đa dạng hơn, và nội dung hợp đồng liên quan đến giao dịch quảng cáo cũng phải được tạo ra phù hợp với đặc điểm của từng loại phương tiện truyền thông như “quảng cáo trên tạp chí”, “quảng cáo trên mạng”, “quảng cáo trên TV”.

Tuy nhiên, không thay đổi việc đây là một trong những hợp đồng thầu mà người được giao việc thực hiện công việc quảng cáo, và người yêu cầu phải trả tiền cho công việc đó.

Trong trường hợp yêu cầu công việc một cách liên tục, việc thực hiện thông qua hợp đồng hai giai đoạn bao gồm hợp đồng cơ bản xác định các điều kiện giao dịch cơ bản và hợp đồng riêng lẻ xác định nội dung của giao dịch riêng lẻ là phổ biến. Tuy nhiên, nếu hợp đồng cơ bản bị thiếu sót hoặc không hoàn chỉnh, điều này sẽ trở thành nguyên nhân gây rắc rối.

Vì vậy, lần này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về các điểm quan trọng để tránh rắc rối không cần thiết liên quan đến “Hợp đồng cơ bản giao dịch quảng cáo”, điều quan trọng nhất khi thực hiện giao dịch quảng cáo liên tục.

Vai trò của Hợp đồng cơ bản

Hợp đồng cơ bản là hợp đồng thảo luận và ký kết trước về các điều khoản cơ bản như “Phạm vi hợp đồng”, “Điều kiện thanh toán”, “Bồi thường thiệt hại” v.v., chung cho tất cả các giao dịch khi có các giao dịch tương tự được lặp lại trong tương lai với một đối tác cụ thể.

Trong từng giao dịch, chúng ta sẽ ký kết hợp đồng riêng lẻ đơn giản xác định các điều khoản không được quy định trong Hợp đồng cơ bản, như “Nội dung công việc”, “Phụ phí”, “Thời hạn giao hàng” v.v., liên quan đến từng giao dịch.

Việc xác định trước trong Hợp đồng cơ bản giúp chỉ cần trao đổi về công việc khi thực hiện từng giao dịch, do đó có lợi thế là có thể tiến hành mỗi giao dịch một cách trơn tru khi có Hợp đồng cơ bản.

Đến đây, từ mục tiếp theo, chúng tôi sẽ giải thích về các điểm kiểm tra quan trọng của Hợp đồng cơ bản giao dịch quảng cáo sử dụng các điều khoản thông thường.

Điều khoản liên quan đến dịch vụ được yêu cầu

Điều ◯ (Định nghĩa)
Trong hợp đồng này, giao dịch quảng cáo là việc Bên A yêu cầu Bên B thực hiện công việc (sau đây gọi là “công việc liên quan”) được quy định trong một trong các mục sau đây liên quan đến quảng cáo sản phẩm và dịch vụ của Bên A, và Bên A sẽ trả tiền cho Bên B.

1. Lập kế hoạch và đề xuất phương pháp quảng cáo
2. Lựa chọn phương tiện quảng cáo (quảng cáo trên Internet và các phương tiện truyền thông điện tử khác)
3. Quản lý việc đăng quảng cáo
4. Tất cả các công việc mà Bên A đặt hàng cho Bên B liên quan đến các mục trên

Ở đây, chúng tôi định nghĩa nội dung của “giao dịch quảng cáo” làm cơ sở cho hợp đồng cơ bản.

Tuy nhiên, nếu “thiết kế” hoặc “sản xuất” được bao gồm trong các công việc phụ thuộc được quy định trong mục 4, cần phải tách “thiết kế và sản xuất quảng cáo” ra khỏi công việc liên quan.

Lý do là vì thường có nhiều quyền lợi phát sinh từ sản phẩm, và cần có các điều khoản liên quan đến việc xử lý “sản phẩm” được tạo ra trong quá trình sản xuất, cũng như quyền sở hữu trí tuệ như quyền sáng chế, quyền mẫu kiểu dáng, quyền tác giả, v.v.

Đồng thời, cũng cần có các điều khoản riêng về “kiểm tra” sản phẩm.

Điều khoản về mối quan hệ giữa Hợp đồng cơ bản và Hợp đồng riêng lẻ

Điều ◯ (Hợp đồng này và Hợp đồng riêng lẻ)
⒈ Các quy định của Hợp đồng này sẽ được áp dụng cho tất cả các Hợp đồng riêng lẻ (dưới đây gọi là “Hợp đồng riêng lẻ”) được ký kết giữa Bên A và Bên B cho mỗi đơn đặt hàng liên quan đến giao dịch quảng cáo.
2. Bất chấp quy định của khoản trước, nếu Bên A và Bên B ký kết Hợp đồng riêng lẻ có các quy định khác với Hợp đồng này, thì Hợp đồng riêng lẻ đó sẽ được ưu tiên.

Điều khoản này là để làm rõ mối quan hệ giữa “Hợp đồng cơ bản” và “Hợp đồng riêng lẻ”, cũng như để quy định thứ tự ưu tiên trong trường hợp có các quy định mâu thuẫn hoặc xung đột giữa hai hợp đồng.

Ở đây, chúng tôi quy định ưu tiên Hợp đồng riêng lẻ, nhưng cũng có quan điểm rằng sẽ an tâm hơn nếu ưu tiên Hợp đồng cơ bản, đã được kiểm tra bởi luật sư và được xem xét kỹ lưỡng trước khi tạo ra, hơn là bị thay đổi bởi Hợp đồng riêng lẻ, thường được trao đổi ở cấp độ người phụ trách.

Nếu không có điều khoản ưu tiên, cũng có quan điểm rằng Hợp đồng riêng lẻ ký sau sẽ được ưu tiên, nhưng nếu không quy định rõ ràng về ưu tiên, thì không thể nói rằng cái nào được ưu tiên.

Do đó, nếu quên không đưa điều khoản này vào, có khả năng sẽ phát triển thành rắc rối giữa các bên liên quan, nên cần phải cẩn thận.

Điều khoản liên quan đến hợp đồng riêng lẻ

Điều ◯ (Thành lập hợp đồng riêng lẻ)
⒈ Hợp đồng riêng lẻ được thành lập khi bên A gửi cho bên B đơn đặt hàng ghi rõ các yếu tố cần thiết như ngày đặt hàng, tên công việc, nội dung công việc, số lượng, giá cả, thời gian thực hiện, và khi bên A nhận được phiếu đặt hàng từ bên B đối với đơn đặt hàng đó.
⒉ Đơn đặt hàng và phiếu đặt hàng nêu trong khoản trên có thể được thay thế bằng email hoặc fax.

Trong hợp đồng riêng lẻ, bạn phải rõ ràng về nội dung yêu cầu công việc và khi nào hợp đồng riêng lẻ được thành lập. Để làm điều này, bạn nên xác định trước các biểu mẫu như đơn đặt hàng và phiếu đặt hàng giữa bên A và bên B để không bỏ sót các mục cần thiết cho việc giao việc và nhận việc.

Có một vấn đề với mẫu trên. Đó là không xác định thời hạn phản hồi đối với đơn đặt hàng. Nếu bạn không xác định điều này, trách nhiệm sẽ mơ hồ khi bên đặt hàng, bên A, không kịp thời gian thực hiện mà họ yêu cầu.

Vì vậy, bạn có thể xem xét việc thêm một điều khoản như sau vào cuối khoản 1 để rõ ràng về thời hạn phản hồi.

“Tuy nhiên, nếu không có phản hồi từ bên B đối với bên A trong vòng ○○ ngày làm việc sau khi gửi đơn đặt hàng, hợp đồng riêng lẻ liên quan đến đơn đặt hàng đó sẽ được coi là đã được thành lập.”

Điều khoản liên quan đến việc giao lại công việc

Điều ◯ (Giao lại công việc)
⒈ Bên B có quyền giao lại toàn bộ hoặc một phần công việc dựa trên hợp đồng này hoặc hợp đồng riêng lẻ cho bên thứ ba mà không cần sự đồng ý trước của Bên A.
⒉ Trong trường hợp Bên B giao lại công việc theo điều trên, Bên B phải đảm bảo rằng bên nhận giao lại tuân thủ nghĩa vụ tương đương với hợp đồng này và hợp đồng riêng lẻ. Tuy nhiên, ngay cả khi Bên B giao lại công việc, Bên B không thể trốn tránh trách nhiệm của mình theo hợp đồng này và hợp đồng riêng lẻ.

Điểm quan trọng trong trường hợp giao lại công việc là việc có yêu cầu sự đồng ý trước của Bên A hay không. Trong ví dụ trên, không cần sự đồng ý trước, nhưng tùy thuộc vào nội dung công việc, việc yêu cầu sự đồng ý trước cũng có thể được xem xét.

Một điểm quan trọng khác là việc quy định rằng bên thứ ba phải tuân thủ nghĩa vụ tương đương với Bên B theo hợp đồng này và hợp đồng riêng lẻ, nhưng điều này chỉ là hợp đồng giữa Bên A và Bên B, và Bên A không thể yêu cầu bồi thường thiệt hại do vi phạm hợp đồng đối với bên thứ ba không phải là bên liên quan đến hợp đồng này.

Tuy nhiên, để tránh những rủi ro như vậy, có thể thêm điều khoản sau vào cuối điều 1:

“Bên B sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả hành động của bên nhận giao lại công việc”

Đây là một phương pháp có thể được áp dụng.

Điều khoản về bảo mật

Điều ◯ (Bảo mật)
⒈ Cả hai bên A và B không được sử dụng thông tin (sau đây gọi là “thông tin bí mật”) được tiết lộ dựa trên hợp đồng này và hợp đồng riêng lẻ, ngoại trừ mục đích của hợp đồng này và hợp đồng riêng lẻ, và không được tiết lộ hoặc rò rỉ cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của bên kia.

Điều quan trọng nhất trong điều khoản bảo mật là “điều gì được coi là bí mật”, nhưng trong trường hợp này, nó được quy định là “thông tin được chỉ rõ là bí mật”. Tuy nhiên, thông tin được tiết lộ qua lời nói hoặc trên màn hình máy tính không để lại bằng chứng, nên việc khẳng định rằng việc rò rỉ thông tin bí mật đó là vi phạm nghĩa vụ bảo mật sẽ trở nên khó khăn.

Vì vậy, để xác định thông tin bí mật không để lại hồ sơ như lời nói, bạn nên thêm các từ ngữ sau đây như một phần bổ sung cho thông tin bí mật.

“Đối với thông tin được tiết lộ qua lời nói hoặc trên màn hình máy tính, thông báo rằng đó là thông tin bí mật khi tiết lộ, và thông báo cho bên kia bằng văn bản về việc đó là thông tin bí mật và nội dung của nó trong vòng ○ ngày”

Ngoài ra, về điều khoản bảo mật, chúng tôi đã mô tả chi tiết trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/corporate/checkpoints-nondisclosure-agreement[ja]

Điều khoản về thời hạn hiệu lực và gia hạn

Điều ◯ (Thời hạn hiệu lực)
⒈ Thời hạn hiệu lực của hợp đồng này kéo dài từ ngày ○○ tháng ○○ năm ○○ đến ngày ○○ tháng ○○ năm ○○. Tuy nhiên, nếu không có thông báo từ bất kỳ bên nào trong hai bên A và B về việc không gia hạn hợp đồng này trước 3 tháng kết thúc thời hạn, thì thời hạn sẽ được gia hạn thêm 1 năm và cứ như vậy.
⒉ Ngay cả khi hợp đồng này kết thúc, nếu vẫn còn hợp đồng riêng lẻ được ký kết trong thời gian hiệu lực của hợp đồng này, thì các điều khoản của hợp đồng này vẫn được áp dụng cho hợp đồng riêng lẻ đó.

Điểm quan trọng của điều khoản về thời hạn hiệu lực là việc hợp đồng có tự động gia hạn hay không, và nếu có, phương pháp kết thúc phải được quy định rõ ràng.

Trong trường hợp trên, vấn đề có thể phát sinh là phương pháp “thông báo không gia hạn” không được ghi rõ.

Do đó, nếu thông báo được thực hiện bằng lời nói, không có bằng chứng nào còn lại, có thể gây rối về việc liệu thông báo đã được thực hiện trước 3 tháng kết thúc thời hạn hay không. Do đó, bạn nên chỉ định phương pháp thông báo, như “thông báo bằng văn bản hoặc email”.

Ngoài ra, có trường hợp bạn nên duy trì các điều khoản về nghĩa vụ bảo mật và bồi thường thiệt hại ngay cả sau khi hợp đồng kết thúc.

Trong trường hợp đó, bạn có thể quy định trong các điều khoản riêng lẻ như mẫu, nhưng bạn cũng có thể xem xét việc thiết lập các điều khoản về “điều khoản tồn tại” riêng biệt từ thời hạn hiệu lực và liệt kê các điều khoản liên quan.

Điều khoản về bồi thường thiệt hại

Điều ◯ (Bồi thường thiệt hại)
Bên B, nếu không thực hiện hoặc thực hiện công việc liên quan đến hợp đồng này và hợp đồng riêng lẻ đã quy định, và Bên A phải chịu thiệt hại, Bên B phải bồi thường cho thiệt hại thông thường và trực tiếp thực sự phát sinh. Tuy nhiên, số tiền bồi thường sẽ không vượt quá số tiền mà Bên A đã trả cho Bên B cho công việc liên quan.

Điều khoản bồi thường thiệt hại là điều cần thiết, nhưng nếu có khả năng gây ra thiệt hại cho cả hai bên do nội dung hợp đồng, cần phải xác định nghĩa vụ bồi thường thiệt hại của cả hai bên.

Trong ví dụ trên, chỉ quy định nghĩa vụ bồi thường thiệt hại của Bên B đối với Bên A, nhưng giống như “nghĩa vụ bảo mật” đã nêu trước đó, có thể có thiệt hại phát sinh cho Bên B do vi phạm hợp đồng này.

Phương pháp xử lý là, trong điều khoản thứ nhất, xác định nghĩa vụ bồi thường thiệt hại khi Bên A hoặc Bên B vi phạm hợp đồng này và hợp đồng riêng lẻ, và trong điều khoản thứ hai, xác định nghĩa vụ bồi thường thiệt hại của Bên B đối với Bên A như trong ví dụ. Tuy nhiên, nếu để nguyên điều khoản trên, phạm vi trách nhiệm bồi thường mà Bên B phải chịu sẽ quá rộng, vì vậy cũng có thể xem xét việc thêm các điều khoản bổ sung về loại trừ áp dụng như sau.

“Tuy nhiên, điều này không áp dụng nếu Bên B có ý định hoặc có lỗi nặng.”

Xử lý thuế đối với Hợp đồng cơ bản và Hợp đồng riêng lẻ

Chúng ta cần lưu ý rằng việc xử lý thuế tem dựa trên Luật Thuế Tem Nhật Bản (Japanese Stamp Tax Law) sẽ khác nhau đối với Hợp đồng cơ bản và Hợp đồng riêng lẻ.

Đối với Hợp đồng cơ bản, khi tiến hành giao dịch liên tục với đối tác cụ thể trong thời gian trên 3 tháng, hợp đồng này sẽ thuộc loại tài liệu số 7 theo Luật Thuế Tem Nhật Bản, do đó, bạn sẽ cần một tem thu nhập trị giá 4,000 yên cho mỗi bản hợp đồng.

Đối với Hợp đồng riêng lẻ, vì đây là hợp đồng liên quan đến việc nhận thầu nên thuộc loại tài liệu số 2 theo Luật Thuế Tem Nhật Bản, do đó, bạn sẽ cần thanh toán thuế tem tương ứng với số tiền nhận thầu.

Nếu bạn không dán tem thu nhập lên hợp đồng, bạn sẽ phải chịu thuế phạt gấp đôi. Tương tự, nếu bạn không đóng dấu lên tem, bạn cũng sẽ phải chịu thuế phạt gấp đôi. Do đó, bạn cũng có thể xem xét việc quy định về việc chịu trách nhiệm thuế tem trong Hợp đồng cơ bản.

Tóm tắt

Chúng tôi đã giải thích về vai trò của Hợp đồng cơ bản về giao dịch quảng cáo (Japanese 広告取引基本契約書) và mối quan hệ với hợp đồng riêng lẻ, cũng như kiến thức cơ bản và các điểm kiểm tra quan trọng để tránh rắc rối với đối tác.

Có nhiều tiềm năng khi sử dụng các phương tiện truyền thông mới như Internet làm phương tiện quảng cáo, nhưng tùy vào nội dung hợp đồng, bạn cũng có thể phải đối mặt với rủi ro lớn.

Để thành công trong việc giao dịch quảng cáo với nhiều hình thức khác nhau, chúng tôi khuyên bạn nên tham vấn và nhận lời khuyên từ các văn phòng luật sư có kiến thức pháp lý chuyên môn và kinh nghiệm phong phú.

Về hợp đồng của đại lý quảng cáo trên Internet (Japanese インターネット広告代理店の契約書), chúng tôi đã mô tả chi tiết trong bài viết dưới đây.

https://monolith.law/corporate/explanation-of-internet-advertising-agency-contract[ja]

Hướng dẫn về việc tạo và xem xét hợp đồng do văn phòng luật sư của chúng tôi thực hiện

Văn phòng luật sư Monolis, với ưu điểm trong lĩnh vực IT, Internet và kinh doanh, không chỉ giới hạn ở việc tạo hợp đồng cơ bản cho các giao dịch quảng cáo, mà còn cung cấp các dịch vụ như tạo và xem xét các loại hợp đồng khác cho các công ty khách hàng và công ty tư vấn của chúng tôi. Chi tiết được mô tả trong trang dưới đây.

https://monolith.law/contractcreation[ja]