Hệ thống quản lý nhập cảnh và cư trú của Nhật Bản: Giải thích về việc hủy bỏ tư cách lưu trú, cưỡng chế xuất cảnh, và chứng minh tính hợp pháp.

Trong thời đại hiện đại khi sự mở rộng kinh doanh toàn cầu đang tăng tốc, tính linh hoạt của nhân tài quốc tế trở thành yếu tố không thể thiếu cho sự phát triển của các doanh nghiệp. Nhật Bản cũng không phải là ngoại lệ, nơi mà nhiều công ty đang tích cực chào đón nhân tài có kiến thức chuyên môn và kỹ năng từ nước ngoài. Để làm cho sự di chuyển nhân tài quốc tế này trở nên thuận lợi hơn và đồng thời duy trì an ninh và trật tự quốc gia, hệ thống pháp luật của Nhật Bản đã thiết lập một khuôn khổ tinh vi. Trung tâm của khuôn khổ này là “Luật Quản lý Nhập cảnh và Thừa nhận Người tị nạn tại Nhật Bản” (sau đây gọi là “Luật Nhập cảnh”). Mục đích của luật này, như được nêu rõ trong Điều 1 của Luật Nhập cảnh Nhật Bản, là “đảm bảo quản lý công bằng việc nhập cảnh và xuất cảnh của tất cả mọi người vào hoặc ra khỏi quốc gia, cũng như việc lưu trú của tất cả người nước ngoài tại Nhật Bản”. Để hiện thực hóa nguyên tắc “quản lý công bằng” này, Luật Nhập cảnh đã thiết lập nhiều hệ thống quan trọng. Bài viết này sẽ tập trung giải thích ba hệ thống có liên quan mật thiết đến hoạt động doanh nghiệp, cụ thể là “Hệ thống hủy bỏ tư cách lưu trú” nhằm đảm bảo tính liên tục của tư cách lưu trú hợp lệ, “Hệ thống trục xuất” là biện pháp cuối cùng đối với vi phạm pháp luật, và “Hệ thống chứng minh tính hợp pháp của việc lưu trú” nhằm chủ động đảm bảo tuân thủ pháp luật. Những hệ thống này không chỉ là các quy định hạn chế mà còn là nền tảng pháp lý vô cùng quan trọng mà các doanh nghiệp hoạt động tại Nhật Bản cần hiểu rõ để quản lý rủi ro, tuân thủ pháp luật và hỗ trợ đúng đắn cho nhân tài nước ngoài. 

Hệ thống Huỷ bỏ Tư cách Lưu trú: Duy trì Tuân thủ Pháp luật

Hệ thống huỷ bỏ tư cách lưu trú được quy định trong Điều 22-4 của Luật Nhập cư Nhật Bản, là một hệ thống quan trọng có thể làm lung lay nền tảng pháp lý cho việc người nước ngoài tiếp tục cư trú tại Nhật Bản. Mục đích của hệ thống này không chỉ là trừng phạt hành vi gian lận khi xin cấp tư cách lưu trú. Thay vào đó, nó nhằm kiểm tra xem người nước ngoài được cấp tư cách lưu trú có tiếp tục thực hiện các hoạt động được phép trong suốt thời gian lưu trú hay không, từ đó duy trì tính chính xác và động của quản lý cư trú. Dữ liệu thống kê cho thấy, các trường hợp huỷ bỏ tư cách lưu trú thường liên quan đến các tư cách lưu trú như “Thực tập kỹ năng” hay “Du học”. Những tư cách này dễ bị giả định là ngừng hoạt động chính (thực tập hoặc học tập) và tham gia vào các hoạt động lao động không được phép, do đó cơ quan chức năng đặc biệt chú ý đến việc tuân thủ liên tục. Điều này ngụ ý rằng tư cách lưu trú không phải là một quyết định cuối cùng sau một lần xem xét, mà là một sự cho phép có điều kiện đòi hỏi sự tuân thủ liên tục.

Các nguyên nhân dẫn đến việc huỷ bỏ tư cách lưu trú được cụ thể hóa trong Điều 22-4, Khoản 1 của Luật Nhập cư Nhật Bản. Chúng có thể được phân loại thành ba danh mục chính. Thứ nhất, việc thu được tư cách lưu trú thông qua gian lận hoặc các phương tiện không chính đáng (mục 1, 2 và 3 của cùng khoản). Ví dụ, nếu ai đó nộp giấy chứng nhận học vấn giả để nhận tư cách lưu trú “Kỹ thuật, Kiến thức Nhân văn, Quản lý Quốc tế” hoặc che giấu lịch sử bị buộc xuất cảnh để nhận phép nhập cảnh. Đặc biệt, nếu người đó giả mạo thông tin để tránh bị từ chối nhập cảnh và nhận được phép, sau khi tư cách lưu trú bị huỷ bỏ, họ có thể ngay lập tức trở thành đối tượng của thủ tục buộc xuất cảnh.

Thứ hai, không thực hiện hoạt động được phép (mục 5, 6 và 7 của cùng khoản). Người giữ tư cách lưu trú liên quan đến việc làm, sau khi thôi việc và không có lý do chính đáng, tiếp tục cư trú mà không tìm kiếm việc làm mới trong hơn ba tháng, hoặc người giữ tư cách lưu trú “Vợ/chồng người Nhật Bản, v.v.” sau khi ly hôn và không thực hiện hoạt động như một vợ/chồng trong hơn sáu tháng, cũng có thể trở thành đối tượng của việc huỷ bỏ tư cách lưu trú.

Thứ ba, không thực hiện nghĩa vụ thông báo về địa chỉ cư trú (mục 9 và 10 của cùng khoản). Người cư trú trung và dài hạn chuyển đến nơi ở mới nhưng không thông báo địa chỉ mới trong vòng 90 ngày, hoặc thông báo địa chỉ giả mạo cũng là nguyên nhân dẫn đến việc huỷ bỏ tư cách lưu trú.

Tuy nhiên, ngay cả khi hình thức phù hợp với các nguyên nhân trên, tư cách lưu trú không ngay lập tức bị huỷ bỏ. Luật pháp quy định các trường hợp “có lý do chính đáng” sẽ không bị huỷ bỏ tư cách lưu trú. Ví dụ, nếu sau khi bị công ty sa thải mà người đó nghiêm túc tìm kiếm việc làm mới, hoặc tạm thời ngừng hoạt động để điều trị bệnh, thì đó có thể được coi là “lý do chính đáng”. Sự tồn tại của “lý do chính đáng” này là một trong những lý do phản biện quan trọng nhất để tránh việc huỷ bỏ tư cách lưu trú. Do đó, khi một công ty sa thải nhân viên, việc hỗ trợ để họ có thể tiếp tục tìm kiếm việc làm một cách thuận lợi và giữ được các bằng chứng liên quan sẽ gián tiếp bảo vệ vị thế pháp lý của họ.

Trước khi huỷ bỏ tư cách lưu trú, Bộ trưởng Tư pháp phải thông báo trước và cung cấp cơ hội “lắng nghe ý kiến” cho người nước ngoài liên quan. Qua quy trình này, người đó có thể trình bày quan điểm của mình và nộp các bằng chứng có lợi. Đây là một quyền rất quan trọng từ góc độ bảo đảm thủ tục công bằng.

Hậu quả của việc tư cách lưu trú bị huỷ bỏ là rất nghiêm trọng. Không chỉ mất đi cơ sở pháp lý để cư trú, mà còn bị xóa sổ hộ khẩu, và mất quyền truy cập vào các dịch vụ công cộng như bảo hiểm y tế quốc gia. Tùy thuộc vào nguyên nhân huỷ bỏ, có thể được cấp thời gian chuẩn bị xuất cảnh lên đến 30 ngày, nhưng trong trường hợp huỷ bỏ do hành vi gian lận nghiêm trọng, có thể ngay lập tức chuyển sang thủ tục buộc xuất cảnh.

Để hiểu về việc vận hành hệ thống này, phán quyết của Tòa án Tối cao Nhật Bản ngày 17 tháng 10 năm 2002 (2002) cung cấp những gợi ý quan trọng. Trong vụ việc này, vấn đề là tư cách lưu trú của người nước ngoài là vợ/chồng của công dân Nhật Bản, khi mà mối quan hệ vợ chồng đã thực sự đổ vỡ mặc dù vẫn duy trì quan hệ hôn nhân theo luật pháp. Tòa án đã chỉ ra rằng, trong việc đánh giá tư cách lưu trú, không chỉ nên chú trọng đến hình thức pháp lý mà còn cần xem xét đến “thực chất” của hoạt động, tức là cuộc sống chung của vợ chồng – bản chất của hôn nhân. Điều này cho thấy cơ quan nhập cư không chỉ xem xét các yêu cầu trên giấy tờ mà còn phải đánh giá thực tế của tình hình cư trú, và ngụ ý rằng các công ty cũng cần xác nhận liệu hoạt động cơ bản của nhân viên để duy trì tư cách lưu trú có đi kèm với thực tế hay không.

Hệ thống cưỡng chế xuất cảnh: Biện pháp cuối cùng đối với vi phạm

Hệ thống cưỡng chế xuất cảnh là một biện pháp hành chính nhằm buộc người nước ngoài vi phạm luật nhập cư của Nhật Bản phải rời khỏi đất nước, và đây là biện pháp nghiêm ngặt nhất trong quản lý nhập cư tại Nhật Bản. Cơ sở của hệ thống này chủ yếu được quy định tại Điều 24 của Luật Nhập cư Nhật Bản, nơi liệt kê toàn diện các lý do (nguyên nhân cưỡng chế xuất cảnh) có thể dẫn đến việc áp dụng biện pháp này.

Các nguyên nhân cưỡng chế xuất cảnh rất đa dạng, nhưng những nguyên nhân chính bao gồm việc nhập cảnh trái phép mà không có hộ chiếu hợp lệ, hoặc ở lại quá thời hạn được phép (quá hạn visa). Ngoài ra, việc làm việc không phù hợp với tư cách lưu trú được cấp phép cũng có thể là lý do để bị cưỡng chế xuất cảnh. Hơn nữa, vi phạm pháp luật hình sự nghiêm trọng như tội phạm ma túy hoặc bị kết án tù giam trên một năm cũng là nguyên nhân để bị áp dụng biện pháp này.

Quy trình cưỡng chế xuất cảnh được tiến hành một cách cẩn trọng qua nhiều giai đoạn. Đầu tiên, cán bộ kiểm soát nhập cảnh sẽ bắt đầu điều tra (điều tra vi phạm) đối với người nước ngoài nghi ngờ vi phạm. Nếu kết quả điều tra cho thấy có lý do đáng tin cậy để nghi ngờ người đó thuộc diện cưỡng chế xuất cảnh, nguyên tắc chung là người đó sẽ bị giam giữ dựa trên lệnh giam giữ. Sau đó, quá trình xem xét vi phạm sẽ được tiến hành bởi cán bộ kiểm soát nhập cảnh, và nếu người đó được xác định thuộc diện cưỡng chế xuất cảnh, họ có thể yêu cầu một phiên điều trần trước quan tòa đặc biệt trong vòng ba ngày. Nếu quyết định không thay đổi sau phiên điều trần, người đó có thể đưa ra lý lẽ phản đối trước Bộ trưởng Tư pháp. Tại giai đoạn cuối cùng này, nếu không được cấp “Giấy phép đặc biệt lưu trú” như sẽ được đề cập sau, lệnh cưỡng chế xuất cảnh sẽ được phát hành và việc trục xuất sẽ được thực hiện.

Tuy nhiên, không phải tất cả những người ở lại trái phép đều trở thành đối tượng của quy trình cưỡng chế xuất cảnh nghiêm ngặt này. Luật Nhập cư Nhật Bản đã thiết lập một biện pháp ôn hòa hơn, đó là “Hệ thống lệnh xuất cảnh”. Đây là một hệ thống áp dụng cho những người ở lại trái phép tự nguyện đến cơ quan quản lý nhập cư, không có tiền sử bị cưỡng chế xuất cảnh và không bị kết án về tội trộm cắp, cùng với việc đáp ứng một số yêu cầu nhất định khác. Sự khác biệt chính giữa hệ thống lệnh xuất cảnh và cưỡng chế xuất cảnh nằm ở quy trình và mức độ nghiêm trọng của kết quả.

Ở giai đoạn cuối cùng của quy trình cưỡng chế xuất cảnh, Bộ trưởng Tư pháp có quyền quyết định rất quan trọng, đó là “Giấy phép đặc biệt lưu trú”. Đây là một biện pháp ân xá được cấp cho những trường hợp, mặc dù thuộc diện cưỡng chế xuất cảnh, nhưng sau khi xem xét các tình tiết cá nhân, Bộ trưởng Tư pháp quyết định nên cho phép lưu trú một cách ngoại lệ. Quyền quyết định của Bộ trưởng Tư pháp được hiểu là rất rộng lớn, nhưng “Hướng dẫn về Giấy phép đặc biệt lưu trú” đã được công bố như một hướng dẫn cho các quyết định này.

Theo hướng dẫn này, các tình tiết như có con với người Nhật Bản hoặc người cư trú vĩnh viễn, mối quan hệ hôn nhân vẫn tiếp tục thực sự, thời gian lưu trú tại Nhật Bản dài và có tính ổn định cao, cần xem xét đặc biệt về mặt nhân đạo, được coi là “yếu tố tích cực” và sẽ được xem xét theo hướng cho phép lưu trú. Ngược lại, những tình tiết như có tiền án về tội phạm nghiêm trọng, có tiền sử bị cưỡng chế xuất cảnh, liên quan đến việc nhập cảnh trái phép theo nhóm, và các hành vi vi phạm khác làm lung lay nền tảng của hệ thống quản lý nhập cư, được coi là “yếu tố tiêu cực” và sẽ được xem xét theo hướng không cho phép lưu trú.

Một ví dụ về quyết định tư pháp liên quan đến cưỡng chế xuất cảnh là phán quyết của Tòa án quận Tokyo vào ngày 30 tháng 1 năm 2015. Trong vụ việc này, một người nước ngoài đã bị trục xuất về nước đã khởi kiện yêu cầu hủy bỏ quyết định cưỡng chế xuất cảnh. Tòa án đã công nhận lợi ích của việc khởi kiện, bởi vì việc hủy bỏ quyết định có thể giúp phục hồi lợi ích pháp lý như việc rút ngắn thời hạn cấm tái nhập cảnh trong tương lai. Phán quyết này cho thấy, ngay cả đối với biện pháp hành chính mạnh mẽ như cưỡng chế xuất cảnh, vẫn có con đường giải quyết sau này thông qua tư pháp, mặc dù có hạn chế.

Biện Pháp Tích Cực: Hệ Thống Chứng Minh Tính Hợp Pháp của Việc Cư Trú và Lao Động Dưới Luật Nhật Bản

Trái ngược với các biện pháp sửa chữa sau vi phạm như hệ thống hủy bỏ tư cách lưu trú và hệ thống cưỡng chế rời khỏi đất nước mà chúng ta đã xem xét, luật nhập cư của Nhật Bản cũng cung cấp các biện pháp tích cực để doanh nghiệp và người nước ngoài có thể đảm bảo tính ổn định pháp lý và ngăn chặn rủi ro từ trước. Những biện pháp này không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ hữu hiệu từ góc độ quản trị doanh nghiệp và quản lý rủi ro trong việc tuyển dụng nguồn nhân lực nước ngoài. Đặc biệt quan trọng là “Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lưu Trú” và “Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lao Động”.

“Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lưu Trú” dựa trên Điều 7-2 của luật nhập cư Nhật Bản. Đây là tài liệu mà Bộ trưởng Tư pháp Nhật Bản thẩm định và chứng nhận trước rằng hoạt động mà người nước ngoài dự định thực hiện ở Nhật Bản phù hợp với yêu cầu của tư cách lưu trú cụ thể khi họ được mời đến Nhật Bản trong thời gian trung đến dài hạn. Thông thường, tổ chức tiếp nhận trong nước (như doanh nghiệp) sẽ nộp đơn thay mặt. Khi giấy chứng nhận này được cấp, người nước ngoài có thể nộp nó khi xin visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật Bản ở quốc gia của họ, làm cho quy trình cấp visa diễn ra nhanh chóng và trôi chảy. Lợi ích lớn nhất đối với doanh nghiệp là giảm đáng kể rủi ro về việc nhân sự được tuyển dụng không thể nhập cảnh vào Nhật Bản. Việc chứng nhận trước tính phù hợp giúp tăng cường khả năng dự đoán cho toàn bộ quy trình tuyển dụng.

Mặt khác, “Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lao Động” dựa trên Điều 19-2 của luật nhập cư Nhật Bản và được sử dụng khi người nước ngoài đã cư trú tại Nhật Bản chuyển việc làm. Giấy chứng nhận này chính thức xác nhận rằng công việc tại nơi làm việc mới sau khi chuyển việc nằm trong phạm vi hoạt động được phép của tư cách lưu trú hiện tại mà người nước ngoài đang có. Khi tuyển dụng người nước ngoài giữa chừng, doanh nghiệp có thể yêu cầu nộp giấy chứng nhận này để tránh rủi ro vô tình hỗ trợ lao động bất hợp pháp. Đối với chính người nước ngoài, đây cũng là một bảo hiểm quan trọng để ngăn chặn tình huống không mong muốn như việc không được gia hạn thời gian lưu trú trong tương lai do chuyển việc.

Hai loại giấy chứng nhận này có tên gọi tương tự nhau nhưng mục đích, đối tượng và thời điểm nộp đơn hoàn toàn khác nhau. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng là điều cần thiết để thực hiện quản lý nhân sự và lao động một cách thích hợp.

Như vậy, việc sử dụng chiến lược hai hệ thống giấy chứng nhận này là chìa khóa để tăng cường hệ thống tuân thủ trong việc tuyển dụng người nước ngoài và quản lý rủi ro trong hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lưu Trú loại bỏ sự không chắc chắn trong giai đoạn tuyển dụng, trong khi Giấy Chứng Nhận Tư Cách Lao Động đảm bảo tính ổn định của tình trạng pháp lý trong quá trình làm việc. Chúng hoạt động như một dấu hiệu “chứng nhận” giúp người nước ngoài yên tâm phát huy khả năng và đồng thời bảo vệ doanh nghiệp khỏi trách nhiệm pháp lý.

Tổng kết

Hệ thống quản lý nhập cư và cư trú của Nhật Bản (Japan) là một khuôn khổ đa diện và logic, vừa có những khía cạnh nghiêm ngặt như việc hủy bỏ tư cách lưu trú hay cưỡng chế xuất cảnh, vừa trang bị các hệ thống như Giấy chứng nhận đủ điều kiện lưu trú hay Giấy chứng nhận đủ điều kiện lao động, nhằm chủ động đảm bảo sự ổn định pháp lý. Từ góc độ quản lý doanh nghiệp, việc hủy bỏ tư cách lưu trú và cưỡng chế xuất cảnh có thể chứa đựng rủi ro tuân thủ pháp luật nghiêm trọng, nhưng việc sử dụng các biện pháp phòng ngừa như hệ thống chứng nhận có thể giúp quản lý những rủi ro này và xây dựng một môi trường an toàn cho nguồn nhân lực nước ngoài phát huy hiệu quả. Để hiểu chính xác và ứng phó một cách thích hợp với những quy định pháp luật phức tạp này, kiến thức chuyên môn sâu rộng và kinh nghiệm thực tiễn phong phú là điều không thể thiếu.

Văn phòng luật sư Monolith có bề dày thành tích trong việc cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến luật nhập cư của Nhật Bản cho nhiều khách hàng doanh nghiệp trong nước. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia với nền tảng quốc tế, bao gồm cả những người nói tiếng Anh có chứng chỉ luật sư nước ngoài, có khả năng cung cấp sự hỗ trợ tận tình thông qua giao tiếp mượt mà không bị cản trở bởi rào cản ngôn ngữ hay văn hóa. Từ việc tư vấn về tư cách lưu trú của nhân viên nước ngoài, xây dựng hệ thống tuân thủ pháp luật, cho đến việc xử lý các vấn đề phát sinh bất ngờ, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp của bạn ở mọi tình huống.