Nội dung mà các nhà quản lý nên thiết kế trong quản trị gia đình là gì? Giải thích chi tiết về phương pháp xây dựng và quản lý vận hành

Gần đây, có lẽ nhiều nhà quản lý đã nhận thức được lợi ích của “Quản trị gia đình” và đang xem xét thiết kế và xây dựng nó một cách nghiêm túc.

Quản trị gia đình là tổng hợp của tất cả các quy tắc được thiết lập nhằm mục tiêu thịnh vượng cho gia đình. Đặc biệt đối với các nhà quản lý, quản trị gia đình có thể nói là một yếu tố quan trọng liên quan chặt chẽ đến tương lai của công ty. Về hiệu quả của quản trị gia đình đối với nhà quản lý, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết này.

Bài viết liên quan: Sự chú ý ngày càng tăng đối với quản trị gia đình của nhà quản lý – Giải thích hiệu quả kinh doanh theo từng loại hình[ja]

Nếu bạn cảm thấy cần thiết phải xây dựng quản trị, bước tiếp theo là hiểu rõ bạn cần thiết kế những quy tắc cụ thể nào.

Bài viết này sẽ giải thích chi tiết về các bước thiết kế quản trị gia đình và nội dung của các quy tắc cần tạo ra. Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến những điểm cần lưu ý khi thiết kế và quản lý vận hành sau khi xây dựng, vì vậy hãy chắc chắn sử dụng nó làm tài liệu tham khảo.

Tổng quan về Thiết kế Quản trị Gia đình

Việc xây dựng Quản trị Gia đình có thể khiến nhiều người băn khoăn không biết nên bắt đầu từ đâu và cần tạo ra những gì. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích tổng quan về quy trình thiết kế và xây dựng Quản trị Gia đình.

Mục tiêu và Tình hình hiện tại của Quản trị Gia đình

Việc xây dựng Quản trị Gia đình nhằm làm rõ giá trị và định hướng của gia đình, và đảm bảo rằng những điều này được toàn bộ thành viên gia đình hiểu và tuân theo.

Việc tạo ra quản trị không phải là mục tiêu cuối cùng, mà chỉ là phương tiện để bảo vệ tài sản và hướng tới sự thịnh vượng lâu dài của gia đình. Đầu tiên, hãy đặt ra mục tiêu và mục đích lý tưởng mà gia đình bạn hướng tới một cách càng cụ thể càng tốt.

Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét các quy tắc ngầm hiện hành trong gia đình. Bằng cách sắp xếp tình hình hiện tại như vậy, chúng ta có thể xác định khoảng cách giữa hiện trạng và mục tiêu/mục đích mà chúng ta đang hướng tới.

Sau đó, chúng ta sẽ tập trung vào việc mở rộng thế mạnh hiện có của gia đình và bổ sung những phần thiếu hụt để xây dựng quản trị gia đình.

Thực hiện Giao tiếp

Để làm cho quản trị gia đình được thấm nhuần, việc tạo ra một môi trường giao tiếp mượt mà là vô cùng quan trọng. Nếu các giá trị và quan điểm cần được thống nhất trong gia đình lại trở nên rời rạc, thì dù đã xây dựng quản trị gia đình đi nữa, nó cũng không thể hoạt động hiệu quả.

Hơn nữa, nếu mối quan hệ trở nên xa cách do thiếu giao tiếp, điều đó chính thức trở thành rủi ro trong quản trị.

Để có thể sử dụng quản trị đã xây dựng một cách đồng lòng, hãy tiến hành đồng bộ hóa nhận thức từ giai đoạn chuẩn bị, tiến triển một cách chặt chẽ.

Soạn Thảo Văn Bản Quy Định

Khi tạo ra “quy định” phục vụ quản trị gia đình, chúng tôi chuẩn bị các loại văn bản sau:

• Hiến chương gia đình
• Quy tắc gia đình
• Hợp đồng tài sản vợ chồng, hợp đồng tiền hôn nhân
• Hợp đồng ủy thác tự nguyện, hợp đồng tin cậy, hợp đồng ủy thác quản lý tài sản, v.v.
• Di chúc, hợp đồng tặng cho vì lý do tử vong, v.v.
• Hợp đồng giữa các cổ đông

Vì văn bản giữa các thành viên gia đình thường xuyên bị tranh chấp về tính hợp pháp, quá trình soạn thảo cần được tiến hành một cách cẩn trọng. Khi soạn thảo văn bản, hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia và đảm bảo rằng các bên liên quan hiểu rõ nội dung của văn bản.

Ngoài ra, hãy công chứng các tài liệu quan trọng. Điều này không chỉ tăng cường tính hợp lệ của nội dung mà còn giúp phòng ngừa rủi ro mất mát hoặc sửa đổi tài liệu.

Cải Thiện và Nâng Cấp

Quản trị gia đình (Family Governance) đòi hỏi việc xây dựng không dựa trên giả định cần cải thiện thường xuyên. Thông thường, các quy tắc sử dụng trong kinh doanh được cải thiện theo chu kỳ PDCA (Plan-Do-Check-Act), phù hợp với từng tình huống cụ thể.

Tuy nhiên, trong trường hợp của quản trị gia đình, việc cải thiện dựa trên chu kỳ PDCA này không phải lúc nào cũng phù hợp. Chẳng hạn, hợp đồng tài sản vợ chồng thường được ký kết trước hôn nhân, do đó, ngay cả khi tìm ra điểm cần cải thiện sau khi nộp tờ khai kết hôn, việc sửa đổi hợp đồng là hết sức khó khăn.

Hơn nữa, mối quan hệ trong gia đình mang tính chất tinh thần, không giới hạn chỉ trong phạm vi quan hệ kinh tế như trong môi trường kinh doanh. Việc áp đặt kỷ luật cho gia đình, nơi mà việc đặt ra quy tắc đã khó khăn, sẽ càng trở nên phức tạp nếu những quy tắc này thay đổi thường xuyên và không theo lịch trình cố định, khiến việc thấm nhuần quản trị trở nên gian nan.

Để tránh tình trạng phải thay đổi không theo kế hoạch sau khi xây dựng, việc thiết lập các quy tắc gia đình ngay từ đầu là vô cùng quan trọng.

Các văn bản mà nhà quản lý nên soạn thảo khi thiết kế quản trị gia đình

Quy định cần thiết khi thiết kế quản trị gia đình là rất đa dạng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về những văn bản quan trọng mà nhà quản lý cần phải soạn thảo và lưu giữ.

Hiến chương Gia đình

Hiến chương Gia đình là văn bản ghi rõ các nguyên tắc, giá trị và hướng dẫn hành động, tiêu chuẩn đánh giá của gia đình, đồng thời là quy tắc cao nhất của gia đình. Còn được gọi là gia quy hay gia hiến, nó bao gồm các nội dung sau:

• Giá trị được coi trọng
• Tiêu chuẩn hành động
• Người chịu trách nhiệm của gia đình
• Thành viên hội nghị điều hành gia đình
• Hệ thống và hướng dẫn quản lý doanh nghiệp
• Hệ thống và hướng dẫn quản lý tài sản, kế thừa tài sản
• Quy tắc cơ bản trong quản lý gia đình
• Phương pháp giải quyết tranh chấp
• Giáo dục

Một khi đã được thiết lập, Hiến chương Gia đình cơ bản không thay đổi. Nó xác định rõ những nội dung mang tính chất vĩnh cửu đối với gia đình và hình thành sự hiểu biết chung về hướng đi mà gia đình nên theo đuổi.

Mặc dù Hiến chương Gia đình không có tính chất ràng buộc pháp lý, nhưng vì nó là quy tắc cao nhất của gia đình, nó có thể ảnh hưởng đến các văn bản có tính chất ràng buộc pháp lý. Ngoài ra, nó cũng có thể phát huy sức mạnh ràng buộc thực tế thông qua việc giám sát lẫn nhau. Trong quá trình thiết kế, việc thảo luận kỹ lưỡng để đạt được sự đồng thuận trong gia đình là rất quan trọng.

Quy tắc Gia đình

Quy tắc Gia đình là những quy định cụ thể hóa nội dung của Hiến chương Gia đình. Chúng tôi khuyến nghị rằng các quy tắc nên ghi lại lịch sử phát triển và quan điểm của người đứng đầu gia đình để chúng được chấp nhận qua các thế hệ.

Do Quy tắc Gia đình đặt ra những quy định cụ thể về kỷ luật trong gia đình, nên chúng có thể cần được cập nhật theo thời gian và tình hình cụ thể. Vì vậy, việc thiết lập cơ hội để xem xét lại nội dung sau một khoảng thời gian nhất định là điều hợp lý.

Về mặt pháp lý, Quy tắc Gia đình không có tính ràng buộc như Hiến chương Gia đình. Tuy nhiên, dựa trên nội dung đã được định nghĩa trong Quy tắc Gia đình và Hiến chương Gia đình, chúng ta sẽ điều chỉnh các mối quan hệ pháp lý cụ thể.

Hợp đồng tài sản vợ chồng & Hợp đồng tiền hôn nhân

Hợp đồng tài sản vợ chồng là hợp đồng được thực hiện trước khi kết hôn giữa hai người dự định trở thành vợ chồng. Hợp đồng này quy định về việc phân chia trách nhiệm gia đình, quản lý tài sản, và phân chia tài sản khi ly hôn.

Để hiểu rõ hơn về hợp đồng tài sản vợ chồng trong quản trị gia đình, xin vui lòng tham khảo bài viết liên quan dưới đây.

Bài viết liên quan: Sẽ được công bố trong thời gian sắp tới

Khi một người không phải là người đứng đầu gia đình kết hôn, việc đưa ra quyết định cần phải hết sức thận trọng. Việc lập hợp đồng cần được ưu tiên để đảm bảo rằng người bạn đời mới không gây ra bất kỳ trở ngại nào không mong muốn cho gia đình. Tùy thuộc vào vị trí của người kết hôn trong doanh nghiệp gia đình, nội dung và điểm nhấn trong hợp đồng tài sản vợ chồng sẽ khác nhau.

Hợp đồng ủy quyền giám hộ tự nguyện, Hợp đồng tin cậy, Hợp đồng ủy thác quản lý tài sản

Để chuẩn bị cho tình huống khả năng đưa ra quyết định bị suy giảm, việc thiết lập hợp đồng ủy quyền giám hộ tự nguyện và hợp đồng tin cậy là rất quan trọng. Ngoài ra, cần xem xét việc sử dụng hợp đồng ủy thác quản lý tài sản cho trường hợp không còn khả năng tự do về thể chất.

Nếu nhà quản lý doanh nghiệp không thể thực hiện các hành vi pháp lý, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến các bên liên quan và gia đình của công ty. Việc thiết lập trước các biện pháp cần thiết khi khả năng đưa ra quyết định của bản thân bị suy giảm là điều không thể thiếu.

Hơn nữa, không chỉ đối với người đứng đầu gia đình, mà cả những người sở hữu tài sản đáng kể hoặc những người sâu sắc tham gia vào kinh doanh cũng nên sử dụng các hợp đồng trên để chuẩn bị cho trường hợp khả năng đưa ra quyết định bị suy giảm.

Di Chúc

Để ngăn chặn rắc rối trong việc kế thừa tài sản, việc lập di chúc là điều không thể thiếu. Đối với các nhà quản lý, vấn đề kế thừa doanh nghiệp cũng trở nên quan trọng, do đó di chúc càng trở nên cần thiết hơn.

Để hiểu rõ hơn về di chúc trong quản trị gia đình, vui lòng tham khảo các bài viết liên quan dưới đây.

Bài viết liên quan: Sẽ được công bố trong thời gian tới

Không chỉ người đứng đầu gia đình mà tất cả các thành viên trong gia đình cũng nên lập di chúc. Di chúc có thể được viết lại nhiều lần, vì vậy hãy cùng nhau lập một bản di chúc đầu tiên, sau đó định kỳ xem xét lại tình hình và viết lại nếu cần. Tùy thuộc vào vị trí của mỗi người trong doanh nghiệp gia đình mà nội dung và điểm nhấn trong di chúc sẽ khác nhau.

Về phần con cái, nếu đã trên 15 tuổi thì có thể lập di chúc. Di chúc phải do chính bản thân người đó lập ra, vì vậy khi con bạn đủ 15 tuổi, hãy cùng lập di chúc.

Hợp đồng giữa các cổ đông, cổ phiếu phân loại & quy định theo người

Khi kinh doanh gia đình, việc sử dụng hợp đồng giữa các cổ đông để quy định cách thức xử lý cổ phiếu là điều cần thiết. Vai trò của hợp đồng giữa các cổ đông là ngăn chặn sự phân tán cổ phiếu và việc quản lý kinh doanh trở nên mất kiểm soát khi có nhiều người tham gia làm cổ đông trong doanh nghiệp gia đình.

Trong hợp đồng này, các cổ đông sẽ thỏa thuận về các quy định như việc mua bắt buộc cổ phiếu, hạn chế chuyển nhượng, và giới hạn quyền biểu quyết, nhằm quản lý và xử lý cổ phiếu giữa các cổ đông.

Không chỉ dừng lại ở hợp đồng giữa các cổ đông, việc sử dụng cổ phiếu phân loại hoặc quy định theo người trong điều lệ công ty cũng là cách để quản lý một cách có kỷ luật.

Đặc điểm và Lưu ý khi Lập Hợp đồng giữa các Cổ đông trong Quản trị Gia đình

Trong kinh doanh gia đình, thường thấy việc các thành viên trong gia đình hoặc họ hàng sở hữu cổ phần, và việc thiết kế hợp đồng giữa các cổ đông trở nên điểm then chốt khi muốn bảo vệ tài sản. Do đó, việc nhà quản lý hiểu sâu về hợp đồng giữa các cổ đông là rất quan trọng khi thiết kế quản trị gia đình.

Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích các đặc điểm và lưu ý khi lập hợp đồng giữa các cổ đông.

Các điều khoản chính được quy định trong Hợp đồng giữa các Cổ đông

Khi thiết kế Hợp đồng giữa các Cổ đông trong quản trị gia đình, chúng tôi sẽ quy định các quy tắc cho các vấn đề sau:

• Cấm chuyển nhượng
• Cung cấp thông tin
• Quy định về các quyết định của Hội đồng quản trị
• Quyền từ chối
• Quyền chỉ định và miễn nhiệm cán bộ
• Chính sách cổ tức
• Mua lại bắt buộc
• Cấm làm việc
• Dự kiến số tiền bồi thường
• Quy định khi có sự kiện thừa kế
• Lý do chấm dứt hợp đồng

Khi kinh doanh gia đình, việc kế thừa và xử lý cổ phần thường liên quan đến những rủi ro phức tạp hơn bình thường. Do đó, việc dự đoán mọi vấn đề có thể xảy ra và thiết lập các quy tắc phù hợp với gia đình mình là điều cần thiết.

Đặc điểm trong Thiết kế & Vận hành

Một trong những đặc điểm nổi bật của hợp đồng giữa các cổ đông là tính linh hoạt cao trong nội dung ký kết và thủ tục thay đổi so với việc phát hành cổ phiếu loại và các quy định cá nhân. Ví dụ, cổ phiếu loại chỉ có thể phát hành theo nội dung quy định của pháp luật. Đối với các quy định cá nhân trong điều lệ công ty, các vấn đề có thể quy định cũng bị hạn chế.

Mặt khác, hợp đồng giữa các cổ đông là kết quả của việc đàm phán tự do giữa các bên tham gia trên cơ sở bình đẳng. Miễn là nội dung không vi phạm các quy định bắt buộc của pháp luật hoặc không quá bất công, tính hợp lệ của nó được công nhận.

Ngoài ra, việc thay đổi nội dung điều lệ hoặc nội dung cổ phiếu loại phải tuân theo các thủ tục theo luật công ty. Ngược lại, việc thay đổi hợp đồng giữa các cổ đông có thể được thực hiện mà không cần thủ tục đặc biệt nào, chỉ cần có sự đồng ý của các bên trong hợp đồng.

Như vậy, hợp đồng giữa các cổ đông có thể được coi là một hệ thống dễ sử dụng về mặt tính linh hoạt trong thiết kế và vận hành.

Đặc điểm về hiệu lực khi vi phạm

Một nhược điểm của hợp đồng giữa các cổ đông là khi có hành vi vi phạm thỏa thuận, khả năng buộc trách nhiệm có sức mạnh thấp hơn so với cổ phiếu loại trọng điểm hoặc các quy định mang tính cá nhân.

Các hành vi của công ty được thực hiện trái với điều lệ hoặc thủ tục họp cổ đông loại trọng điểm có thể gây ra nghi vấn về hiệu lực của chúng. Các thành viên ban giám đốc vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm vì không tuân thủ nghĩa vụ quản lý cẩn trọng, và trong một số trường hợp, có thể yêu cầu dừng các hành vi đó.

Mặt khác, hợp đồng giữa các cổ đông chỉ là một thỏa thuận thông thường, do đó không thể đặt câu hỏi về hiệu lực hoặc trách nhiệm đối với các hành vi của công ty. Có thể yêu cầu trách nhiệm bồi thường thiệt hại do không thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng giữa các bên, nhưng không thể yêu cầu trách nhiệm nào khác hoặc biện pháp ngăn chặn. Vì vậy, từ góc độ cứu trợ cho bên bị vi phạm thỏa thuận hoặc phòng ngừa thiệt hại, việc sử dụng điều lệ hoặc cổ phiếu loại trọng điểm để thiết kế có thể được coi là hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, việc định trước các hình phạt cho hành vi vi phạm hợp đồng có thể giúp giải quyết vấn đề khi có vi phạm xảy ra.

Lưu ý khi chọn người chưa thành niên làm người thừa kế

Khi chọn người chưa thành niên làm người thừa kế và người này trở thành bên liên quan trong hợp đồng cổ đông, cần phải chú ý đến quyền hủy bỏ hợp đồng liên quan đến hành vi pháp lý của người chưa thành niên (Điều 5 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản).

Việc chuyển nhượng cổ phần cho người chưa thành niên không gặp vấn đề gì. Tuy nhiên, khi ký kết hợp đồng cổ đông, nghĩa vụ pháp lý sẽ phát sinh, nếu tự ý ký kết hợp đồng thì có thể bị hủy bỏ quyền lợi.

Tất nhiên, nếu người đại diện hợp pháp là người giám hộ ký kết hợp đồng, thì hợp đồng sẽ có hiệu lực đối với người chưa thành niên mà không bị hủy bỏ. Tuy nhiên, nếu người giám hộ là bên liên quan trong hợp đồng cổ đông, họ sẽ trở thành người đại diện không có quyền. Trong trường hợp này, cần phải yêu cầu tòa án gia đình bổ nhiệm một người đại diện đặc biệt.

Lưu ý liên quan đến vợ/chồng

Khi chuyển nhượng cổ phần cho vợ/chồng, cần lưu ý để tránh việc quyền hủy bỏ hợp đồng giữa các cổ đông (theo Điều 754 của Bộ luật Dân sự Nhật Bản) được thực hiện trong hợp đồng giữa vợ/chồng.

Trong trường hợp dự kiến sẽ tham gia vào kinh doanh gia đình trước khi kết hôn, chi tiết về sự tham gia kinh doanh nên được quy định trong hợp đồng tài sản vợ/chồng (hợp đồng trước hôn nhân). Nếu thỏa thuận được thực hiện sau khi kết hôn, hãy đảm bảo rằng hợp đồng cổ phần không phải là hợp đồng giữa vợ/chồng.

Phương pháp quản lý vận hành Family Governance cho doanh nhân

Để duy trì hiệu quả của Family Governance đã xây dựng, việc quản lý vận hành một cách trôi chảy là điều cần thiết. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu tổng quan về phương pháp quản lý vận hành Family Governance.

Vận hành cơ quan họp

Để làm cho Family Governance được thấm nhuần, việc giao tiếp giữa các thành viên trong gia đình là rất quan trọng. Một phương tiện hiệu quả để thúc đẩy giao tiếp một cách có ý thức là thiết lập và vận hành các cơ quan họp. Tùy thuộc vào quy mô của gia đình và việc có kinh doanh gia đình hay không, chúng ta nên xem xét hình thức của cơ quan họp như sau:

• Chọn lựa thành viên tham gia hay không
• Thành lập cơ quan họp có quyền quyết định hay không
• Thành lập cơ quan họp không ràng buộc quyết định, chỉ đưa ra ý kiến tham khảo

Đầu tiên, việc sử dụng các sự kiện như buổi tụ họp vào dịp Tết Nguyên Đán làm cơ hội cho các cuộc họp Family Governance là hoàn toàn đủ. Sau đó, chúng ta có thể dần dần thêm vào những cải tiến để tạo ra sự nghiêm túc và tầm quan trọng cho các cuộc họp.

Family Office

Để làm cho Family Governance và cơ quan họp gia đình trở thành cơ cấu có hiệu quả thực sự, việc tổ chức Family Office là một biện pháp hiệu quả. Family Office cần có các chức năng sau:

• Quản lý, vận hạch và kế thừa tài sản
• Chiến lược thuế
• Chiến lược đầu tư
• Phòng ngừa và giải quyết tranh chấp

Nếu thêm vào các chuyên gia trong những lĩnh vực trên, chúng ta có thể giải quyết toàn diện các vấn đề xung quanh doanh nhân một cách toàn diện và đồng bộ. Đây là một phương tiện vô cùng hiệu quả để quản lý vận hành Family Governance một cách chắc chắn.

Tổng kết: Hãy thảo luận vấn đề quản trị gia đình với luật sư

Thiết kế quản trị gia đình bắt đầu từ việc xác định mục tiêu của gia đình, sau đó xây dựng nội dung cụ thể để hiện thực hóa lý tưởng đó. Nếu thường xuyên thay đổi sau khi đã xây dựng, việc làm cho quản trị gia đình thấm nhuần trong gia đình sẽ trở nên khó khăn. Do đó, việc xây dựng cẩn thận từ giai đoạn thiết kế, trong khi đảm bảo giao tiếp, là rất quan trọng.

Tuy nhiên, thiết kế quản trị gia đình đòi hỏi việc đặt ra các thỏa thuận cụ thể đa dạng, đồng thời phải mô phỏng các phát triển tương lai. Ngoài ra, cần phải quy định sao cho ý nghĩa có thể hoàn chỉnh ngay trên văn bản.

Để hoàn thiện quản trị gia đình một cách chắc chắn và hiệu quả, chúng tôi khuyên bạn nên nhận lời khuyên từ các luật sư am hiểu rộng rãi về các lĩnh vực pháp luật.

Giới thiệu các biện pháp của văn phòng chúng tôi

Văn phòng luật sư Monolith là một văn phòng luật sư chuyên nghiệp cao cấp trong lĩnh vực IT, đặc biệt là luật liên quan đến Internet. Trong quá trình thúc đẩy quản trị gia đình, đôi khi việc tạo lập hợp đồng trở nên cần thiết. Văn phòng chúng tôi thực hiện việc tạo lập và xem xét hợp đồng cho các dự án đa dạng, từ các công ty niêm yết trên Sàn giao dịch Chứng khoán Tokyo Prime đến các công ty khởi nghiệp. Nếu quý vị gặp khó khăn với hợp đồng, xin vui lòng tham khảo bài viết dưới đây.

Lĩnh vực hoạt động của Văn phòng luật sư Monolith: Tạo lập và xem xét hợp đồng, v.v.[ja]