Quản lý rủi ro và ứng phó khủng hoảng trong tổ chức eSports

Phản ứng thích hợp khi xảy ra khủng hoảng

Khi một vấn đề phát sinh trong tổ chức thể thao điện tử, sự thích hợp của phản ứng ban đầu sẽ ảnh hưởng lớn đến diễn biến sau đó.
Tổ chức cần thực hiện nhanh chóng các biện pháp theo từng giai đoạn nhằm giảm thiểu thiệt hại và ngăn chặn tái phát.

Trước tiên, việc nắm bắt toàn bộ vấn đề sớm và nhanh chóng quyết định phương hướng xử lý là rất quan trọng.
Thông qua việc lắng nghe ý kiến từ các bên liên quan và kiểm tra kỹ lưỡng các tài liệu liên quan, tổ chức cần nắm bắt chính xác sự thật và phân tích nguyên nhân.
Việc thu thập thông tin ở giai đoạn này là nền tảng quan trọng cho việc lập kế hoạch đối phó và xem xét các biện pháp ngăn chặn tái phát sau này.

Trong trường hợp có khả năng thiệt hại lan rộng do các bài đăng không phù hợp trên mạng xã hội hoặc rò rỉ thông tin cá nhân, cần thực hiện ngay các biện pháp ngăn chặn sự lan rộng.
Đồng thời, cần chú ý đến việc ngăn chặn thiệt hại về danh tiếng và ngăn chặn sự lan truyền thông tin sai lệch.
Đặc biệt, vì sự lan truyền trên mạng xã hội có thể diễn ra rất nhanh chóng, cần có phản ứng kịp thời.

Sự Đa Dạng của Các Yếu Tố Rủi Ro và Sự Cần Thiết của Các Biện Pháp Đối Phó

Tầm quan trọng của việc ứng phó với khủng hoảng này rõ ràng từ việc các hành vi không phù hợp có thể xảy ra trong tổ chức e-sports rất đa dạng.
Cụ thể, có thể kể đến các hành vi quấy rối từ tuyển thủ và nhân viên, hành vi bạo lực, hành vi phản xã hội, vi phạm doping, xung đột nội bộ giữa các lãnh đạo tổ chức, gian lận trong xử lý kế toán, xử lý tùy tiện, che giấu có tổ chức, sử dụng chất cấm, các vụ án hình sự như trộm cắp, đăng tải không phù hợp trên mạng xã hội, phát ngôn phân biệt, và các yếu tố phát sinh của từng vụ việc cũng rất phức tạp và khác nhau.

Nếu những vấn đề này được công khai qua báo chí, niềm tin xã hội vào môn thể thao liên quan sẽ giảm sút nhanh chóng, có thể gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển bền vững của môn thể thao, như giảm số lượng người chơi và thu hẹp quy mô các giải đấu.
Đặc biệt, e-sports là một lĩnh vực thể thao mới nổi, đang trong giai đoạn thiết lập sự công nhận và niềm tin xã hội, do đó, việc đối phó với những vấn đề này là cực kỳ quan trọng.

Duy trì độ tin cậy của eSports từ góc độ quản trị tổ chức

Trong thế giới eSports ngày nay, việc duy trì độ tin cậy của tổ chức là một vấn đề quan trọng liên quan trực tiếp đến sự phát triển của các cuộc thi.
Hành vi không phù hợp của tổ chức hoặc thành viên, dù là gian lận tài chính nội bộ, hành vi vi phạm pháp luật của thành viên, hay che giấu vấn đề có hệ thống, đều có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng làm tổn hại đến uy tín của toàn bộ cuộc thi.

Hơn nữa, từ góc độ duy trì độ tin cậy của tổ chức, việc công bố thông tin cần thiết vào thời điểm thích hợp cũng rất quan trọng.
Việc quyết định có công bố hay không và phạm vi công bố đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng, vì công bố thông tin không chắc chắn có thể gây ra sự hỗn loạn.
Đặc biệt, khi sự thật chưa được làm sáng tỏ hoàn toàn, cần phải xem xét cẩn thận nội dung và thời điểm công bố thông tin.

Xây dựng hệ thống quản lý khủng hoảng hiệu quả

Để ứng phó với tình hình này, nhiều tổ chức eSports đang tiến hành xây dựng hệ thống quản lý khủng hoảng. Tuy nhiên, do hạn chế về nguồn lực nhân sự và vật chất, không ít trường hợp khó khăn trong việc áp dụng hệ thống quản lý khủng hoảng tương đương với các doanh nghiệp lớn. Ngoài ra, do đặc điểm của nội dung hoạt động và cấu trúc tổ chức của từng tổ chức, các rủi ro dự kiến cũng khác nhau. Do đó, các biện pháp phòng ngừa cụ thể cần được thiết kế riêng biệt sau khi phân tích tổng thể quy mô tổ chức, nội dung kinh doanh, và các rủi ro dự đoán.

Về hệ thống thực hiện quản lý khủng hoảng, việc bố trí một bộ phận hoặc người phụ trách chuyên trách và quy định rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm của họ là rất quan trọng. Đối với các tổ chức quy mô nhỏ, việc kiêm nhiệm bởi các giám đốc phụ trách tuân thủ cũng là một lựa chọn thực tế. Cần lựa chọn hệ thống tối ưu phù hợp với quy mô và đặc điểm của tổ chức.

Hơn nữa, sau khi phân tích và đánh giá các rủi ro dự kiến, cần chuẩn hóa các quy trình cụ thể về phòng ngừa và ứng phó, và phổ biến trong tổ chức. Trong tài liệu hướng dẫn này, cần bao gồm nội dung rộng rãi từ các biện pháp phòng ngừa hàng ngày đến quy trình ứng phó khẩn cấp. Đặc biệt, đối với các rủi ro đặc thù của eSports (như hành vi gian lận trong các giải đấu trực tuyến, thay đổi phần mềm trò chơi, sự cố khi phát sóng), việc quy định chi tiết các quy trình ứng phó là rất quan trọng.

Để đảm bảo tính hiệu quả của tài liệu hướng dẫn, cần có các biện pháp cụ thể như thực hiện kiểm tra định kỳ và thiết lập mạng lưới liên lạc khẩn cấp. Việc tạo bảng kiểm tra, sổ xác nhận, và định kỳ xem xét, cập nhật cũng là những yếu tố quan trọng. Các biện pháp này cần được thiết kế sao cho có thể thực hiện được phù hợp với quy mô và nội dung hoạt động của tổ chức.

Hơn nữa, thông qua các buổi đào tạo định kỳ cho các giám đốc và tuyển thủ, việc nâng cao hiểu biết về tầm quan trọng của quản lý khủng hoảng và các biện pháp ứng phó cụ thể cũng rất quan trọng. Ví dụ, trong buổi đào tạo sử dụng mạng xã hội cho tuyển thủ có mức lương tháng 30 triệu yên, việc giải thích bằng các ví dụ cụ thể về cách đánh giá tính phù hợp của nội dung đăng tải và quy trình ứng phó khi xảy ra sự cố là rất hiệu quả. Ngoài ra, cần thực hiện định kỳ các buổi đào tạo phòng chống quấy rối và tuân thủ.

Thêm vào đó, việc thiết lập hệ thống liên kết với các chuyên gia bên ngoài như luật sư và cảnh sát, và đảm bảo lộ trình tư vấn khẩn cấp cũng là điều không thể thiếu. Đặc biệt, đối với các vụ việc cần có sự can thiệp pháp lý hoặc có khả năng phát triển thành vụ án hình sự, việc thiết lập hệ thống để có thể nhận được lời khuyên từ chuyên gia ngay từ giai đoạn đầu là rất quan trọng.

Hướng tới Điều tra và Phòng ngừa Tái diễn

Để đảm bảo tính khách quan và công bằng của cuộc điều tra, cần xem xét việc mời các chuyên gia bên ngoài tham gia từ giai đoạn đầu.
Đặc biệt, trong các trường hợp nghiêm trọng, việc thành lập một ủy ban bên thứ ba để tiến hành điều tra cũng rất hiệu quả. Bằng cách đưa vào góc nhìn từ bên ngoài, có thể nâng cao độ tin cậy của kết quả điều tra.

Về việc xử lý các bên liên quan, cần phải thực hiện các thủ tục thích hợp tùy theo tính chất của hành vi.
Nội dung xử lý phải tương xứng với mức độ nghiêm trọng và ảnh hưởng xã hội của hành vi đó, đồng thời cần chú ý bảo vệ quyền lợi của người bị xử lý.

Hơn nữa, việc xây dựng các biện pháp phòng ngừa tái diễn cụ thể dựa trên phân tích nguyên nhân và thực hiện triệt để trong toàn tổ chức cũng rất quan trọng.
Các biện pháp phòng ngừa tái diễn này cần bao gồm việc xem xét lại các hệ thống và quy tắc, tăng cường hệ thống giám sát, và nâng cao chất lượng đào tạo và huấn luyện.

Kết luận, nếu việc đối phó với hành vi không phù hợp không đủ, có thể dẫn đến tình huống nghiêm trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại của tổ chức, hơn cả bản thân vụ việc.
Đặc biệt, thất bại trong việc đối phó ban đầu có thể dẫn đến tình huống không thể cứu vãn.
Do đó, các tổ chức e-sports cần phải có cả sự đối phó thích hợp khi vấn đề phát sinh và sự chuẩn bị toàn diện từ trước.
Đây là yếu tố không thể thiếu cho sự phát triển bền vững của tổ chức và sự phát triển lành mạnh của toàn bộ ngành e-sports.