Khung pháp lý liên quan đến người lao động có hợp đồng có thời hạn ở Nhật Bản: Hướng dẫn dành cho nhà quản lý

Hợp đồng lao động có thời hạn là một lựa chọn chiến lược nhân sự quan trọng đối với nhiều công ty Nhật Bản, nhằm đáp ứng nhu cầu của dự án cụ thể hoặc theo mùa, cũng như mục đích thiết lập thời gian thử việc. Loại hợp đồng này mang lại lợi ích lớn trong việc linh hoạt bảo đảm nguồn nhân lực cần thiết. Tuy nhiên, hệ thống pháp luật lao động của Nhật Bản đặt ra những quy định pháp lý nghiêm ngặt nhằm bảo vệ sự ổn định việc làm cho người lao động theo hợp đồng có thời hạn. Đặc biệt, hệ thống pháp luật tập trung vào Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản quy định những quy tắc quan trọng mà các công ty cần tuân thủ về thời hạn của hợp đồng, việc chuyển đổi sang hợp đồng lao động không xác định thời hạn, cũng như các thủ tục khi kết thúc hợp đồng. Việc vận hành hợp đồng lao động có thời hạn mà không hiểu rõ những quy định này có thể dẫn đến những tranh chấp pháp lý không lường trước được và rủi ro tài chính. Một đặc điểm nổi bật của hệ thống pháp luật Nhật Bản là xu hướng xem xét hợp đồng lao động có thời hạn không phải là chuỗi các hợp đồng độc lập một lần mà là mối quan hệ việc làm liên tục có thể thay đổi tính chất pháp lý qua mỗi lần gia hạn. Mỗi lần hợp đồng được gia hạn, kỳ vọng về việc tiếp tục làm việc của người lao động được bảo vệ theo pháp luật càng tăng, và theo đó, quyền lựa chọn của người sử dụng lao động trong việc kết thúc hợp đồng càng bị hạn chế. Do đó, việc ký kết hợp đồng đầu tiên không chỉ là việc hoàn thành một thỏa thuận tĩnh tại mà còn là bước khởi đầu của một mối quan hệ có khả năng phát triển theo pháp luật, và nhận thức này là bước đầu tiên trong quản lý rủi ro. Bài viết này sẽ giúp các nhà quản lý doanh nghiệp và nhân viên pháp lý hiểu rõ hơn về khung pháp lý chính liên quan đến người lao động theo hợp đồng có thời hạn trong luật lao động Nhật Bản và cách ứng xử phù hợp.

Thời hạn của Hợp đồng Lao động Có Thời hạn tại Nhật Bản

Khi ký kết Hợp đồng Lao động Có Thời hạn, điều đầu tiên cần hiểu là giới hạn thời hạn của một hợp đồng. Theo Điều 14, Khoản 1 của Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Nhật Bản, để ngăn chặn việc người lao động bị ràng buộc bởi hợp đồng dài hạn một cách không công bằng, thời hạn tối đa của một hợp đồng lao động được quy định là nguyên tắc không quá 3 năm. Quy định này chỉ là giới hạn cho mỗi hợp đồng và không hạn chế số lần gia hạn hợp đồng.

Tuy nhiên, có một số ngoại lệ quan trọng đối với nguyên tắc này. Thứ nhất, đối với hợp đồng với “người lao động có kiến thức chuyên môn cao, kỹ thuật hoặc kinh nghiệm”, thời hạn tối đa có thể được kéo dài lên đến 5 năm. Việc xác định liệu một người lao động có “kiến thức chuyên môn cao, etc.” hay không không phụ thuộc vào quan điểm chủ quan của người sử dụng lao động mà dựa trên các tiêu chuẩn khách quan được quy định trong pháp luật. Cụ thể, những người có bằng tiến sĩ, bác sĩ hay luật sư, kiến trúc sư cấp một và những người có các chứng chỉ quốc gia cụ thể khác, hoặc những kỹ sư hệ thống, nhà thiết kế có kinh nghiệm thực tế nhất định và thu nhập (ví dụ, trên 10,75 triệu yên) sẽ thuộc diện này. Thứ hai, trong trường hợp ký kết hợp đồng với người lao động từ 60 tuổi trở lên tại thời điểm ký kết, thời hạn tối đa cũng là 5 năm. Ngoài ra, hợp đồng xác định thời hạn cần thiết để hoàn thành một dự án cụ thể như xây dựng đập cũng được chấp nhận cho đến khi dự án hoàn thành.

Mặt khác, về giới hạn thấp nhất của thời hạn hợp đồng, không có quy định cụ thể trong pháp luật. Tuy nhiên, Điều 17, Khoản 2 của Đạo luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản yêu cầu người sử dụng lao động phải xem xét để không lặp lại việc gia hạn hợp đồng với thời hạn ngắn hơn mức cần thiết so với mục đích của hợp đồng (nghĩa vụ xem xét). Nghĩa vụ xem xét này không chỉ là mục tiêu nỗ lực. Ví dụ, việc liên tục gia hạn hợp đồng với thời hạn cực kỳ ngắn như một tháng cho công việc thực chất là lâu dài có thể được xem xét là một yếu tố cơ bản khi tranh chấp về tính hợp lệ của “việc chấm dứt việc làm” được đưa ra. Nói cách khác, việc theo đuổi chiến lược hợp đồng linh hoạt ngắn hạn có thể không ngờ tăng rủi ro pháp lý khi hợp đồng kết thúc, điều này cần được nhận thức trong quyết định quản lý.

Chuyển đổi sang Hợp đồng Lao động Vô thời hạn (Quy tắc “5 năm”) tại Nhật Bản

Một trong những quy định quan trọng nhất trong việc áp dụng hợp đồng lao động có thời hạn là hệ thống chuyển đổi sang hợp đồng lao động vô thời hạn, thường được biết đến với cái tên “quy tắc 5 năm”. Điều 18 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản quy định rằng, nếu hợp đồng lao động có thời hạn được gia hạn liên tục với cùng một người sử dụng lao động và tổng thời gian hợp đồng vượt quá 5 năm, người lao động có quyền yêu cầu chuyển đổi sang hợp đồng lao động vô thời hạn (quyền yêu cầu chuyển đổi vô thời hạn).

Điều kiện để quyền này được phát sinh, thứ nhất, tổng thời gian hợp đồng lao động có thời hạn phải vượt quá 5 năm, thứ hai, trong khoảng thời gian đó phải có ít nhất một lần gia hạn hợp đồng, và thứ ba, việc tính toán tổng thời gian này bắt đầu từ các hợp đồng được ký kết sau ngày 1 tháng 4 năm 2013. Nếu người lao động sử dụng quyền này để yêu cầu chuyển đổi sang hợp đồng vô thời hạn trong thời gian hợp đồng vượt quá 5 năm, người sử dụng lao động được coi là đã chấp nhận yêu cầu này và không thể từ chối.

Hợp đồng lao động vô thời hạn sau khi chuyển đổi sẽ bắt đầu từ ngày tiếp theo sau khi hợp đồng lao động có thời hạn hiện tại kết thúc. Điều kiện làm việc sau khi chuyển đổi, theo nguyên tắc, sẽ kế thừa nội dung của hợp đồng lao động có thời hạn trước đó (công việc, địa điểm làm việc, mức lương, v.v.) ngoại trừ điều khoản liên quan đến thời hạn hợp đồng. Tuy nhiên, việc thay đổi các điều kiện này có thể được thực hiện thông qua các quy định riêng trong nội quy lao động. Điều quan trọng cần lưu ý là việc chuyển đổi sang “hợp đồng lao động vô thời hạn” không nhất thiết có nghĩa là việc được tuyển dụng như một “nhân viên chính thức”. Các công ty có thể thiết lập các phân loại việc làm mới dành cho những người chuyển đổi sang hợp đồng vô thời hạn. Tuy nhiên, nếu có sự khác biệt trong điều kiện làm việc giữa những người này và nhân viên chính thức mà không có lý do hợp lý dựa trên nội dung công việc, phạm vi trách nhiệm, hoặc việc chuyển đổi công việc, thì có nguy cơ bị coi là sự khác biệt không hợp lý trong điều kiện làm việc, điều mà Điều 8 của Luật Quản lý Việc làm của Người Lao động Bán thời gian và Có thời hạn (Luật Part-time và Có thời hạn) cấm.

Về việc tính toán tổng thời gian hợp đồng, có một quy tắc về khoảng thời gian gián đoạn được gọi là “cooling-off”. Theo Điều 18, Khoản 2 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản, nếu thời hạn hợp đồng lao động có thời hạn trước đó dưới 1 năm, thì khoảng thời gian gián đoạn lớn hơn một nửa thời hạn đó và vượt quá khoảng thời gian quy định bởi Bộ Lao động và Phúc lợi Xã hội, hoặc nếu thời hạn hợp đồng trước đó từ 1 năm trở lên và có khoảng thời gian gián đoạn 6 tháng trở lên trước khi hợp đồng mới bắt đầu, thì thời gian hợp đồng trước đó sẽ không được tính vào tổng thời gian và việc đếm sẽ được bắt đầu lại từ đầu.

Có những ngoại lệ đối với quy tắc 5 năm này. Đối với những người lao động chuyên nghiệp cao cấp tham gia vào các dự án cụ thể hoặc người cao tuổi được tiếp tục tuyển dụng sau tuổi nghỉ hưu dưới sự quản lý của những người sử dụng lao động đã được chứng nhận kế hoạch quản lý việc làm thích hợp, họ có thể không phát sinh quyền yêu cầu chuyển đổi sang hợp đồng vô thời hạn trong một khoảng thời gian nhất định.

Về mặt quản lý doanh nghiệp, việc chỉ nhằm mục đích tránh quyền yêu cầu chuyển đổi vô thời hạn bằng cách không gia hạn hợp đồng khi sắp đến 5 năm (chấm dứt việc làm) có thể dẫn đến rủi ro pháp lý. Để việc chấm dứt việc làm này được coi là hợp lệ, không đủ chỉ với lý do “tránh chuyển đổi”, mà cần phải có lý do khách quan và hợp lý như nhu cầu kinh doanh. Do đó, quy tắc 5 năm thực sự yêu cầu các công ty phải xem xét vai trò lâu dài của người lao động hợp đồng có thời hạn từ sớm và thực hiện quản lý nhân sự một cách có kế hoạch.

Kết thúc Hợp đồng Lao động Có Thời hạn: Sa thải Trong Thời gian Hợp đồng và Không Gia hạn khi Hợp đồng Hết hạn

Có hai phương pháp chính để kết thúc một hợp đồng lao động có thời hạn tại Nhật Bản: “sa thải” trước khi hợp đồng kết thúc và “không gia hạn” khi hợp đồng đáo hạn. Hai khái niệm này hoàn toàn khác biệt về mặt pháp lý, và các yêu cầu để chúng được công nhận là hợp lệ cũng rất khác nhau.

Sa thải trong thời hạn hợp đồng

Điều 17, khoản 1 của Luật Hợp đồng Lao động Nhật Bản quy định rằng, trừ khi có lý do chính đáng, người sử dụng lao động không thể sa thải người lao động trong thời hạn của hợp đồng lao động có thời hạn cho đến khi hợp đồng kết thúc. Yêu cầu “lý do chính đáng” này được giải thích một cách nghiêm ngặt hơn nhiều so với tiêu chuẩn “thiếu lý do hợp lý khách quan và không được coi là phù hợp với chuẩn mực xã hội” áp dụng khi sa thải người lao động theo hợp đồng không xác định thời hạn. Tòa án coi trọng việc hợp đồng có thời hạn là lời hứa về việc làm trong suốt thời gian đó và cho rằng để phá vỡ lời hứa một cách đơn phương, cần phải có những tình huống nghiêm trọng đến mức việc kỳ vọng vào sự tiếp tục của hợp đồng trở nên khó khăn.

Cụ thể, những lý do không thể chống lại như phá sản của công ty hoặc thiên tai phá hủy cơ sở kinh doanh, hoặc những vấn đề cực kỳ nghiêm trọng từ phía người lao động như phạm tội nghiêm trọng hoặc không thể làm việc trong thời gian dài có thể được coi là “lý do chính đáng”. Ngược lại, việc sa thải trong thời hạn hợp đồng hầu như không được chấp nhận với lý do như suy giảm hiệu suất kinh doanh, thiếu khả năng của người lao động, hoặc vi phạm nhẹ các quy tắc phục vụ.

Trong thực tế, các trường hợp sa thải trong thời hạn hợp đồng được tòa án công nhận là hợp lệ rất hạn chế và cho thấy tính đặc biệt của chúng. Ví dụ, có trường hợp người lao động đã gian lận về tuổi tác khi được tuyển dụng cho công việc đòi hỏi sức khỏe (phán quyết của Tòa án Quận Tokyo ngày 28 tháng 3 năm 2008), hoặc từ chối mệnh lệnh điều chuyển mà không có lý do chính đáng và tiếp tục vắng mặt không phép (vụ việc Công ty Dịch vụ Bảo vệ Kyoei, phán quyết của Tòa án Quận Tokyo ngày 28 tháng 5 năm 2019), hoặc che giấu việc vắng mặt không phép và làm việc phụ cho công ty cạnh tranh (phán quyết của Tòa án Quận Tokyo ngày 26 tháng 2 năm 2018). Do đó, từ góc độ quản lý, hợp đồng lao động có thời hạn một khi đã ký kết thì trong thời hạn đó, trừ khi có sự cố nghiêm trọng, không thể hủy bỏ và được coi là một cam kết chắc chắn. Vì vậy, việc lựa chọn cẩn thận trong giai đoạn tuyển dụng và thiết lập thời hạn hợp đồng ban đầu một cách phù hợp là biện pháp quản lý rủi ro quan trọng nhất.

Chấm Dứt Hợp Đồng Lao Động Theo Hạn Mức Thời Gian Tại Nhật Bản

“Chấm dứt hợp đồng lao động theo hạn mức thời gian” là việc không gia hạn hợp đồng lao động có thời hạn khi đến kỳ hạn. Về nguyên tắc, việc này có thể được thực hiện một cách tự do, tuy nhiên, Điều 19 của Luật Hợp Đồng Lao Động Nhật Bản đã chính thức hóa “lý thuyết chấm dứt hợp đồng lao động” dựa trên các phán quyết tòa án, hạn chế quyền tự do chấm dứt hợp đồng của người sử dụng lao động trong một số trường hợp nhất định.

Lý thuyết này được áp dụng chủ yếu trong hai trường hợp sau:

1. Khi hợp đồng lao động có thời hạn đã được gia hạn lặp đi lặp lại trong quá khứ và việc chấm dứt hợp đồng đó, theo quan điểm xã hội, có thể được coi như việc sa thải một người lao động với hợp đồng không thời hạn (kiểu hợp đồng về bản chất không thời hạn).
2. Khi người lao động có lý do chính đáng để kỳ vọng hợp đồng lao động có thời hạn của họ sẽ được gia hạn khi kỳ hạn kết thúc (kiểu bảo vệ kỳ vọng).

Trong bất kỳ trường hợp nào trên đây, việc chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động sẽ bị coi là vô hiệu nếu “thiếu lý do chính đáng từ quan điểm khách quan và không được coi là hợp lý trong xã hội”. Việc liệu có “kỳ vọng hợp lý vào việc gia hạn” hay không sẽ được quyết định dựa trên tổng hợp các yếu tố như tính thường xuyên của công việc, số lần gia hạn và tổng thời gian làm việc, liệu quy trình gia hạn có mang tính hình thức hay không, cũng như sự tồn tại của bất kỳ hành vi nào từ phía quản lý gợi ý về việc tiếp tục làm việc.

Một số phán quyết tòa án quan trọng có thể giúp hiểu rõ hơn về lý thuyết này. Vụ án nhà máy Toshiba Yanagicho (phán quyết của Tòa án Tối cao ngày 22 tháng 7 năm 1974) đã xác định việc chấm dứt hợp đồng của một công nhân tạm thời, người đã tham gia công việc thường xuyên và có hợp đồng được gia hạn nhiều lần trong một khoảng thời gian ngắn, là vô hiệu vì có thể coi như việc sa thải một người lao động với hợp đồng không thời hạn, từ đó đặt nền móng cho lý thuyết chấm dứt hợp đồng lao động. Trong vụ án Hitachi Medico (phán quyết của Tòa án Tối cao ngày 4 tháng 12 năm 1986), mặc dù công nhận kỳ vọng của người lao động vào việc gia hạn là hợp lý, nhưng do có nhu cầu quản lý cấp cao như việc đóng cửa nhà máy và việc sắp xếp lại nhân sự là không thể tránh khỏi, việc chấm dứt hợp đồng lao động trong tình huống đó được coi là hợp lệ. Điều này cho thấy, ngay cả khi có kỳ vọng hợp lý, nếu có lý do khách quan và hợp lý vượt trội, việc chấm dứt hợp đồng lao động vẫn có thể được chấp nhận.

Một trường hợp đáng chú ý gần đây là vụ án Hakuhodo (phán quyết của Tòa án Quận Fukuoka ngày 17 tháng 3 năm 2020). Trong vụ án này, mặc dù hợp đồng có ghi rõ “giới hạn gia hạn là 5 năm” nhưng tòa án đã chú trọng vào thực tế hợp đồng đã được gia hạn trong khoảng 30 năm và xác định rằng người lao động có lý do chính đáng để kỳ vọng vào việc gia hạn, do đó việc chấm dứt hợp đồng được coi là vô hiệu. Phán quyết này rõ ràng chỉ ra rằng không thể an tâm chỉ với ngôn từ trong hợp đồng, mà thực tế vận hành và hành vi của quản lý có thể vô tình tạo ra quyền kỳ vọng được bảo vệ theo pháp luật cho người lao động. Do đó, để quản lý rủi ro pháp lý liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng, không chỉ cần có hợp đồng được soạn thảo cẩn thận mà còn cần có quy trình phỏng vấn và đánh giá nghiêm ngặt khi gia hạn, cũng như đào tạo thích hợp về giao tiếp cho quản lý.

So sánh pháp lý giữa việc sa thải và không gia hạn hợp đồng lao động trong thời hạn

Việc hiểu rõ sự khác biệt pháp lý giữa “việc sa thải trong thời hạn” và “không gia hạn hợp đồng lao động” liên quan đến kết thúc hợp đồng lao động có thời hạn là nền tảng cho việc quản lý nhân sự một cách thích hợp. Bảng dưới đây tổng hợp những điểm khác biệt chính giữa hai phương thức này.

Như có thể thấy từ sự so sánh này, việc sa thải trong thời hạn là một biện pháp ngoại lệ và chỉ được áp dụng trong trường hợp đặc biệt, trong khi đó việc không gia hạn hợp đồng lao động có thể bị đánh giá nghiêm ngặt tùy thuộc vào thực tế việc gia hạn hợp đồng. Việc nhận thức được những khác biệt này và nắm vững các yêu cầu pháp lý cần thiết trong từng tình huống sẽ là chìa khóa để phòng ngừa tranh chấp từ trước.

Tóm lược

Khi tuyển dụng người lao động theo hợp đồng có thời hạn dưới hệ thống luật lao động của Nhật Bản, việc hiểu sâu sắc về những quy định nghiêm ngặt đằng sau tính linh hoạt của nó là điều cần thiết. Như đã trình bày trong bài viết này, các yếu tố cốt lõi mà doanh nghiệp cần tuân thủ bao gồm giới hạn thời hạn hợp đồng, quy tắc chuyển đổi sang hợp đồng không thời hạn sau tổng cộng 5 năm, cũng như sự khác biệt rõ rệt về quy định pháp lý giữa việc “chấm dứt hợp đồng trong thời hạn” và “không gia hạn hợp đồng” khi kết thúc hợp đồng. Đặc biệt, việc chấm dứt hợp đồng trong thời hạn gặp phải những rào cản cao đến mức gần như không thể, và việc lặp đi lặp lại việc gia hạn hợp đồng một cách dễ dãi có thể vô tình tạo ra tình huống pháp lý làm khó việc “không gia hạn hợp đồng”, đây là những yếu tố rủi ro quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Việc sử dụng hiệu quả người lao động theo hợp đồng có thời hạn không chỉ kết thúc bằng việc ký kết một hợp đồng lao động được soạn thảo đúng cách. Nó đòi hỏi một hoạt động quản lý liên tục, bao gồm việc lập kế hoạch cho việc phân bổ nhân sự dựa trên quan điểm dài hạn, xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng và nhất quán liên quan đến việc gia hạn và kết thúc hợp đồng, cũng như việc giáo dục thích hợp cho những người quản lý.

Văn phòng luật sư Monolith có kinh nghiệm cung cấp lời khuyên phong phú về tổng thể luật lao động Nhật Bản, bao gồm cả vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động có thời hạn mà bài viết này đã đề cập, cho khách hàng đa dạng từ trong và ngoài nước. Điểm mạnh của chúng tôi nằm ở kiến thức chuyên sâu về hệ thống pháp luật Nhật Bản cùng với sự góp mặt của các luật sư nói tiếng Anh, bao gồm cả những người có bằng cấp luật sư từ nước ngoài. Điều này cho phép chúng tôi hiểu chính xác những lo ngại và bối cảnh đặc thù của khách hàng trong môi trường kinh doanh quốc tế, cung cấp hỗ trợ pháp lý rõ ràng và thực tiễn mà không gặp rào cản ngôn ngữ. Từ việc quản lý việc tuyển dụng người lao động theo hợp đồng có thời hạn, thiết lập quy tắc làm việc, cho đến việc đối phó với tranh chấp lao động, chúng tôi cam kết hỗ trợ mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn từ góc độ pháp lý ở mọi tình huống.