Điều gì là hợp đồng đa giai đoạn trong phát triển hệ thống? Giải thích dựa trên lý do được đề xuất

Trong các dự án phát triển hệ thống, thường có nhiều trường hợp thực hiện các thủ tục hợp đồng theo phương pháp hợp đồng nhiều giai đoạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về hợp đồng nhiều giai đoạn trong phát triển hệ thống, cũng như lý do tại sao nó được khuyến nghị.

Hợp đồng nhiều giai đoạn là gì

Thông thường, việc ký kết hợp đồng được thực hiện thông qua hợp đồng văn bản. Điều này có nghĩa là, bên thanh toán (nếu là phát triển hệ thống thì là người dùng) chấp nhận nghĩa vụ thanh toán, và bên nhận việc (nếu là phát triển hệ thống thì là nhà cung cấp) cam kết cung cấp dịch vụ tương ứng trên văn bản. Như vậy, cả hai bên cam kết thực hiện nghĩa vụ của mình là bản chất của hợp đồng.

Ký kết hợp đồng phù hợp với tính chất của từng giai đoạn và hoàn thành công việc

Tuy nhiên, trong trường hợp dự án phát triển hệ thống, nội dung của dự án cũng tiến triển qua nhiều giai đoạn và thường trở nên phức tạp. Khi xem xét tính chất của công việc như vậy, có thể xem xét việc tiến hành hợp đồng qua nhiều lần. Nói cách khác, cả hợp đồng tổng thể quản lý toàn bộ dự án cũng nên được tạo ra bằng cách tổng hợp ý tưởng một cách có cấu trúc. Ví dụ, việc ký kết hợp đồng lại sau mỗi giai đoạn là một phương pháp rất được ưa chuộng trong thực tế. Phương pháp ký kết hợp đồng như vậy được gọi là hợp đồng nhiều giai đoạn. Hợp đồng mẫu do Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp Nhật Bản cung cấp cũng dựa trên hợp đồng nhiều giai đoạn.

Loại hợp đồng được ký kết trong từng dự án

Loại hợp đồng thường được sử dụng trong phát triển hệ thống là hợp đồng thầu và hợp đồng ủy quyền, và chúng được sử dụng linh hoạt tùy thuộc vào tính chất của từng giai đoạn để quản lý toàn bộ dự án. Trong toàn bộ quá trình phát triển hệ thống, ví dụ, thiết kế chi tiết, triển khai chương trình, kiểm thử đơn vị, thì hợp đồng thầu thường được sử dụng. Lý do các giai đoạn này phù hợp với hợp đồng thầu là vì hợp đồng thầu coi “hoàn thành công việc” là yêu cầu thực hiện nghĩa vụ, và tính chất của giai đoạn cũng dễ dàng cụ thể hóa yêu cầu “hoàn thành”. Về “hoàn thành công việc” trong hợp đồng thầu, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Ngược lại, các giai đoạn đầu tiên của phát triển hệ thống như lập kế hoạch hoặc xác định yêu cầu thường có xu hướng sử dụng hợp đồng ủy quyền. Đặc điểm của các giai đoạn này là việc cụ thể hóa yêu cầu “hoàn thành công việc” thường không dễ dàng, và mối quan hệ tin tưởng giữa cả hai bên thường là nền tảng của hợp đồng. Trong các giai đoạn như thiết kế cơ bản, kiểm thử kết hợp, hợp đồng ủy quyền và hợp đồng thầu đều có thể được sử dụng tùy thuộc vào tính chất của dự án. Điểm quan trọng khi lựa chọn loại hợp đồng nào trong các giai đoạn này là mức độ cần sự hợp tác của người dùng.

Nếu đặc điểm của công việc là yêu cầu nhà cung cấp hoàn thành công việc một cách đơn phương, việc lựa chọn hợp đồng thầu sẽ đơn giản hơn. Tuy nhiên, nếu thực tế là công việc chung giữa người dùng và nhà cung cấp, việc cung cấp bảo vệ pháp lý cho mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng giữa cả hai bên có thể là thực tế hơn. Về sự khác biệt giữa hợp đồng thầu và hợp đồng ủy quyền, chúng tôi đã giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Bài viết này giải thích rằng, trong việc triển khai chương trình, v.v., hợp đồng thầu thường được sử dụng khi kết quả có thể được xác định cụ thể, và hợp đồng ủy quyền thường được sử dụng khi xu hướng này thấp hơn. Như vậy, việc xem xét toàn bộ dự án qua nhiều hợp đồng thầu và hợp đồng ủy quyền là thực hành hợp đồng dựa trên hợp đồng nhiều giai đoạn. Ngoài ra, việc tổng hợp các điều khoản chung để không phải lặp lại nhiều lần được gọi là “hợp đồng cơ bản”. Điều này giống như việc tổng hợp các yếu tố chung trong việc triển khai chương trình thành lớp hoặc hàm.

Các điều khoản thường được ghi trong hợp đồng cơ bản bao gồm, ví dụ:

• Định nghĩa các thuật ngữ được sử dụng nhiều lần
• Phương pháp thủ tục khi ký kết hợp đồng riêng lẻ
• Phương pháp thay đổi thông số kỹ thuật cần thực hiện sau
• Cách thức giao nhận và kiểm tra sản phẩm của từng giai đoạn
• Cách bảo mật

Đặc điểm của những điều này là, ngay cả khi hợp đồng được chia thành từng phần riêng biệt theo từng giai đoạn, không cần phân biệt theo từng giai đoạn vì đây là một dự án liên tục, và nội dung luôn giống nhau. Như vậy, việc trích xuất các điều khoản có tính chất chung và phổ biến như hợp đồng cơ bản, và đặt các điều khoản cần được quyết định riêng cho từng giai đoạn dưới hợp đồng cơ bản dưới dạng hợp đồng riêng lẻ là đặc điểm của hợp đồng nhiều giai đoạn. Hợp đồng nhiều giai đoạn không chỉ giới hạn trong phát triển hệ thống, mà còn được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch thương mại có quy mô lớn và tính chất phức tạp. Ngược lại, khái niệm đối lập với hợp đồng nhiều giai đoạn có cấu trúc phức tạp như vậy là hợp đồng toàn bộ. Nếu chủ đề không phải là phát triển hệ thống mà là đặt may đo, thì hợp đồng toàn bộ thường là đủ.

Ưu điểm của hợp đồng đa giai đoạn

Vậy thì, lợi ích của việc chọn phương pháp hợp đồng đa giai đoạn như thế này là gì? Nếu chúng ta tổ chức cụ thể hơn, có thể nêu ra những lợi ích sau đây.

Ưu điểm 1 của hợp đồng đa giai đoạn: Dễ dàng đối phó với tính linh hoạt của dự án phát triển

Một trong những lợi ích của hợp đồng đa giai đoạn là việc dễ dàng đối phó với tính linh hoạt của dự án phát triển. Thông thường, một chuỗi dự án phát triển hệ thống tiến triển theo các yêu cầu được xác định trước, như thiết kế, triển khai chương trình, và tiến trình không bị gián đoạn hoặc quay lại. Tuy nhiên, do sự phức tạp của sản phẩm, thời gian hoàn thành thường kéo dài và nội dung của thông số kỹ thuật cần thực hiện có thể thay đổi sau này. Chúng tôi đã giải thích chi tiết về cách quản lý thay đổi một cách phù hợp đối với những yêu cầu thay đổi thông số kỹ thuật sau này trong bài viết dưới đây.

Nói cách khác, vào thời điểm bắt đầu dự án, mục tiêu cuối cùng không nhất thiết phải rõ ràng. Trong những dự án chứa các yếu tố không chắc chắn như vậy, việc hứa hẹn tất cả các nghĩa vụ với nhau một lần tại thời điểm ký kết hợp đồng thường trở nên khó khăn. Việc chia nhỏ thành từng giai đoạn giúp cả hai bên tránh nhận rủi ro không cần thiết và cũng giúp dễ dàng thúc đẩy giao dịch thương mại.

Ưu điểm 2 của hợp đồng đa giai đoạn: Dễ dàng ước lượng chính xác

Ngoài ra, lợi ích của việc “có thể tránh khỏi việc phải cam kết với những điều không rõ ràng” như đã nêu trên, cũng liên quan đến việc có thể ước lượng số tiền chính xác. Nếu thông số kỹ thuật thay đổi sau này, có thể cần phải thay đổi ước lượng sau này. Chúng tôi đã giải thích chi tiết về cách tính toán lại ước lượng trong những trường hợp như vậy trong bài viết dưới đây.

Quan điểm về việc thay đổi ước lượng do thay đổi thông số kỹ thuật sau này như đã nêu trên, nhưng việc xử lý những thay đổi như vậy sau này không phải lúc nào cũng mong muốn cho cả người dùng và nhà cung cấp. Nếu cần phải sửa đổi ước lượng, thì tốt nhất là không nên làm từ đầu, và hoàn thành chính xác trong một lần là tốt nhất. Với hợp đồng đa giai đoạn, bạn có thể kỳ vọng vào việc dễ dàng ước lượng chính xác cho mỗi giai đoạn, và giảm thiểu khả năng thay đổi ước lượng sau này.

Ưu điểm 3 của hợp đồng đa giai đoạn: Dễ hiểu về sự hợp lý của số tiền từ phía người thanh toán

Hơn nữa, việc chia nhỏ và ước lượng cho từng giai đoạn cũng giúp người dùng, người thanh toán tiền thưởng, dễ dàng hiểu về sự hợp lý của số tiền cho toàn bộ dự án. Như đã nói ở trên, việc tiếp cận một chuỗi dự án với sự lập kế hoạch hoàn hảo không phải lúc nào cũng dễ dàng. Do đó, thường xuyên có nhiều thay đổi và thậm chí cả thay đổi ước lượng ban đầu. Trong trường hợp này, với hợp đồng toàn bộ, cơ hội giải thích về số tiền ước lượng chỉ có thể xảy ra vào thời điểm ký kết hợp đồng ban đầu. Điều này có nghĩa là người dùng có thể khó hiểu lý do cho sự khác biệt giữa ước lượng ban đầu và số tiền thanh toán thực tế tại thời điểm thanh toán. Xem xét những điểm này, có thể nói rằng hợp đồng đa giai đoạn cũng có một số lợi ích đối với người dùng.

Tóm tắt

Hợp đồng đa cấp là phù hợp để hình thành sự đồng ý giữa hai bên một cách công bằng và rõ ràng, và cũng có hiệu quả trong việc ngăn ngừa rắc rối sau này. Tuy nhiên, có thể có người nghĩ rằng “ngược lại, hợp đồng đa cấp cũng có nhược điểm nào đó, và có thể hợp đồng đơn lẻ lại tốt hơn trong một số trường hợp”. Về điểm này, nếu buộc phải nói, thì việc phải ký kết hợp đồng lại mỗi lần có thể tốn kém, nếu công việc có quy mô nhỏ và rõ ràng sẽ kết thúc ngay thì hợp đồng toàn bộ có thể là phù hợp. Tuy nhiên, quan trọng hơn là hiểu rõ lợi ích của phương pháp hợp đồng đa cấp chính xác và mạnh mẽ trước sự thay đổi, hơn là ý thức về nhược điểm rất hạn chế của hợp đồng đa cấp. Nếu là dự án có quy mô tương đối lớn, hãy sử dụng phương pháp này như một điều hiển nhiên.