在制定保密协议(NDA)时的注意事项
在企业间的交易中，除了与交易本身相关的合同外，经常会要求签订保密协议。在IT领域，例如在系统开发中，由于经常有机会接触到发单方的商业秘密，因此经常需要签订保密协议。由于保密协议在合同中的内容相对标准化，因此一旦整理好要点，就可以应用到与其他公司签订的保密协议中。因此，我们将解释保密协议的检查要点。
什么是保密协议
保密协议是在合同当事人之间提供或共享商业秘密或个人信息等高度保密的信息时，为了保护这些信息而签订的协议。它也被称为非公开协议（Non Disclosure Agreement），简称NDA。商业秘密是企业活动的生命线。如果商业秘密泄露给竞争对手，这将对企业的生存产生重大影响。此外，如果商业秘密泄露，为了适用不正当竞争防止法，也需要签订适当的保密协议。关于商业秘密的泄露和不正当竞争防止法，我们在下面的文章中进行了详细的解释。
https://monolith-law.jp/corporate/trade-secrets-unfair-competition-prevention-act[ja]
由于《个人信息保护法》的实施，社会对个人信息的关注度越来越高。一旦个人信息泄露，企业将无法避免社会的谴责。关于个人信息保护法，我们在下面的文章中进行了详细的解释。
https://monolith-law.jp/corporate/act-on-the-protection-of-personal-information-privacy-issues[ja]
因此，保护企业重要的秘密信息的保密协议在进行业务活动时是非常重要的。典型的签订保密协议的例子包括：
- 在系统开发委托合同等情况下，需要向承包方提供商业秘密或个人信息
- 在进行包括并购在内的业务转让或业务合作的尽职调查阶段，需要共享合同当事人的商业秘密
最近，由于对个人信息泄露的社会谴责增加，即使在上述典型情况之外，也有越来越多的情况需要签订保密协议。关于保密，除了作为与交易本身相关的合同的单独保密协议外，也可能在与交易相关的基本合同的一般条款中规定保密条款。
保密协议的核查要点
信息披露的目的
第○条（信息披露的目的）
甲和乙为了实施●●以及为此进行的研究（以下称为“本项目目的”）的目的，将互相披露或提供秘密信息。
我们将具体规定关于秘密信息披露的目的。由于秘密保密协议的签订往往是在与交易本身相关的合同签订的前阶段，所以披露目的的描述往往会变得抽象，例如，“○○系统的开发工作”、“甲的○○业务的转让”、“甲向乙提供的〇〇服务”等，尽可能具体地描述是关键。在本条款中明确信息披露的目的，对于防止秘密信息的非目的使用是重要的。关于非目的使用的详细内容将在后面进行说明。另外，由于秘密信息的提供在许多情况下是相互进行的，所以如果有可能从自己的公司提供信息，那么像条款例子那样描述为“相互”披露会更安全。然而，如果信息的披露明显是单方面的，那么只需描述为“甲向乙披露的秘密信息”即可。
保密信息的范围
第○条（保密信息）
1．在本合同中，“保密信息”指的是，无论以文档、电子邮件、电子存储媒体或其他任何形式，由本合同的一方向另一方披露的技术信息、商业信息或其他信息，且明确以书面或其他有形形式指定为保密信息，或者应当保密的信息。此外，对于口头披露的信息，如果在披露时明确告知其为保密信息，并且在披露后的30天内以书面形式通知其为保密信息及其要点。
2．以下信息不包括在前款的保密信息中：
(1)在披露时，接收方已经拥有的信息
(2)接收方从第三方合法获得的信息，且无需承担保密义务
(3)接收方独立开发的信息，且无需依赖披露方提供的信息
(4)在不违反本合同的情况下，无论在接收前后，已经公开的信息
关于保密信息范围的条款是最重要的。第1款的条款例子限定了受保护的信息为“明确标明为保密并披露的信息”。在交易中，双方互相披露的信息是多样的，如果所有的信息都要求作为保密信息进行管理，那么对于信息接收者来说将是一个巨大的负担。因此，通常要求明确标明为保密信息。比较容易出现问题的是口头披露的保密信息。因为，如果口头披露保密信息，证明披露的事实和明确标明为保密信息将会很困难。作为信息披露方，虽然希望口头披露的信息也能受到保护，但是作为接收方，由于范围不明确，所以往往对包含口头披露的信息持消极态度。
因此，作为双方的妥协方案，像条款例子那样，将口头披露的保密信息包含在保护范围内，同时要求在披露后的一定期间内将口头提供的信息书面化，这种方法经常被使用。另外，实际上，当信息提供方提供保密信息时，会在文档中加上“公司秘密”的印字或者印章，以明确标明为保密信息。
第3款的条款例子是关于被排除在保密信息范围外的信息的规定，在许多保密协议中都有类似的内容。第(1)项本身就缺乏保密性，第(2)(3)(4)项可以说是对信息接收者来说，无需承担保密义务的信息。
保密义务的范围
第○条（保密义务）
1．接受披露者必须以善良管理者的注意力妥善保管由披露者披露的所有关于保密信息的书面和媒介（包括其复制品）。
2．除非得到披露者的书面预先批准，接受披露者不得复制关于保密信息的书面或其他媒介。
3．在本项目目的所需的范围内，接受披露者可以向其董事和员工披露保密信息。
4．当接受披露者向前款的董事和员工披露信息时，接受披露者应确保该董事和员工遵守本合同规定的保密义务。
本条款规定了接收信息的保密义务，与前述的保密信息范围的规定一起构成了保密协议的核心。第二款原则上禁止复制记录保密信息的媒介，对于信息提供者来说，如果提供的信息的保密性特别高，这是必要的规定。如果允许自由复制记录保密信息的媒介，那么该保密信息泄露到外部的风险就会相应增加。然而，对于信息接收方来说，例如，如果经常需要复制记录信息的文件以便在公司内部共享信息，那么每次都要获得提供者的批准就会很繁琐。在这种情况下，可以考虑删除第二款，或者即使不删除，也可以在保密协议中明确指出预计会复制的情况，并规定允许全面复制。第三款和第四款是预计让接收保密信息的公司的员工等使用保密信息的条款。公司收到的保密信息自然会被负责人、董事和员工使用，所以这是必要的条款。然而，并非所有员工都需要使用保密信息，所以对于信息披露者来说，像条款示例那样添加“在本项目目的所需的范围内”的限制也是重要的。
禁止向第三方披露
第〇条（禁止向第三方披露）
1．接收机密信息的被披露方，除非得到披露方的书面预先同意，否则不得向第三方披露该机密信息。但是，如果根据法律规定或者有权机关要求披露的，不在此限。在这种情况下，被披露方应立即通知披露方，并向有权机关等披露该机密信息应保密的事实。
2．根据前款的同意，向第三方披露机密信息的情况下，被披露方应与该第三方签订与本合同相同条件的保密协议。如果该第三方违反了该保密协议，被披露方将被视为违反了本合同。
接收信息方可能需要向外部专家（如律师、注册会计师、税务师等）提供机密信息进行咨询。在这种情况下，应规定需要事先获得披露方的书面同意，这就是第1款的条款示例。
在像M&A考虑这样的情况下，由于性质上必然需要向外部专家提供机密信息，因此在保密协议中可以一开始就规定允许“向律师、注册会计师、税务师等披露”。特别是当自己成为接收信息方时，需要考虑向外部第三方提供的可能性有多大，以判断条款的合理性和是否需要修改。
另外，第1款的但书是允许对接收到公务机关披露要求的机密信息进行披露。特别是在接收信息方收到法院关于机密信息的书面等文书提交命令的情况下。如果不遵守文书提交命令，将受到罚款，因此需要解除对第三方提供的禁止。另外，关于技术或职业秘密的机密信息不是法院文书提交命令的对象，因此并非所有的机密信息都有文书提交义务。如果没有提交义务而随意提供，可能会被评为违反保密义务合同，因此需要注意。对于第2款，一般来说，向第三方披露机密信息时，应要求该第三方承担同等的保密义务。
禁止非法使用
第〇条（禁止非法使用）
接收方应仅将保密信息用于本项目的目的，不得将其用于任何非本项目目的。
如果接收方可以无论何种目的都使用保密信息，那么保密信息泄露的风险就会增加。因此，禁止非法使用是理所当然的。为了使禁止非法使用的条款有意义，前提是必须明确规定保密信息的披露目的，就像前面提到的披露目的条款中所规定的那样。关于披露目的的规定是容易被忽视的部分，因此需要注意并确认。
权利的不转移和保证的否认
第○条（权利的不转移和保证的否认）
1．甲和乙双方确认，根据本合同披露的秘密信息，并不保证该秘密信息的准确性、完整性或其他任何事项。
2．甲和乙双方确认，根据本合同披露的秘密信息，并不向被披露者转移或设定任何披露者的权利，这些权利应保留给披露者。
第一款规定了即使披露了秘密信息，也并不保证该信息的准确性。秘密保持合同的目的主要是规定秘密信息的披露方式和管理方式。通常情况下，如果需要保证信息的准确性，应在交易本身的合同中进行规定。此外，秘密信息可能包含知识产权等。在这种情况下，仅仅因为作为秘密信息进行了披露，并不意味着一定会授予关于知识产权等的使用许可，这是理所当然的。假设要授予知识产权的使用许可等，应另行签订许可合同等。第二款就是为了注意这一点而规定的。
机密信息的归还
第○条（机密信息的归还等）
接受披露者在收到披露者的指示，或者机密信息变得不再需要，或者本合同终止时，必须立即按照披露者的指示，将所有与机密信息相关的文件和媒介（包括其复制品）归还给披露者，或者进行废弃处理或其他必要的措施。
当机密信息不再需要时，必须归还或销毁机密信息。对于以文件、册子等纸质媒介提供的机密信息，可以通过将纸质媒介进行切碎或溶解处理，并向信息披露者提供证明处理完成的文件等。如果机密信息是以数字数据提供的，如果保存在CD-ROM等记录媒介上，可以将其归还给披露者，或者在接收者负责销毁后提供销毁证明，这种方法常被使用。
保密期限
第○条（保密期限）
甲和乙应在本项目目标结束后的●年内，继续承担本合同规定的义务。
关于保密义务的存续期限，通常在设定一定期限后，即使披露目的已经完成，也会继续存在。理论上，不设定期限也是可能的，但是，对于保密信息，一般来说，经过一定的时间后，信息本身会过时，因此不再需要严格管理作为保密信息。因此，特别是作为信息接收方，设定一定的期限是可取的。然而，如果是对信息提供方极其重要的信息，应考虑设定无期限或者设定相当长的期限。总的来说，需要注意的是，根据自身是信息提供方还是接收方，以及提供信息的价值等因素，合理的规定内容可能会有所变化。
损害赔偿
第○条（损害赔偿）
如果甲或乙违反本合同，应向对方支付●万元作为违约金。
关于保密协议，虽然对企业来说，保护商业秘密和个人信息是重要的，但是，如果秘密信息泄露，往往很难计算和证明泄露的过程和由泄露造成的损失金额，因此，很容易出现无法从泄露方那里获得损害赔偿的情况。
因此，虽然并不常见，但在特别重要的秘密信息披露的情况下，也可能会设定违约金条款，如条款示例所示。如果有违约金的规定，只要证明对方的义务违反，就不需要证明损害。另外，关于违约金的金额，如果与可能因违反保密义务而实际产生的金额相差过大，可能会被认为是无效的，因此，需要设定一个相当合理的金额。
总结
保密协议在企业间交易中是常见的合同。由于它是标准化的合同，如果在没有充分确认内容的情况下就签订，可能会承担意想不到的义务。相反，也存在自家重要信息被外泄的风险。特别是在提供对企业来说至关重要的商业秘密，或者是内幕信息、信用信息等高度保密的信息时，与律师等专业人士进行咨询，充分考虑保密协议的内容是非常重要的。
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