Der rechtliche Rahmen für Lohnzahlungen im japanischen Arbeitsrecht: Eine Perspektive auf Compliance und Risikomanagement

Bei der Geschäftstätigkeit in Japan ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Lohnzahlung nicht nur eine Pflicht im Rahmen des Arbeitsmanagements, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil der Corporate Governance, der für nachhaltiges Wachstum und den Erhalt des sozialen Ansehens eines Unternehmens sorgt. Verstöße gegen die Lohn-Compliance können nicht nur zu direkten finanziellen Verbindlichkeiten wie der Verpflichtung zur Zahlung ausstehender Löhne führen, sondern auch Untersuchungen und Korrekturempfehlungen durch die japanische Arbeitsinspektion nach sich ziehen. Darüber hinaus kann in der heutigen Gesellschaft die Verbreitung von Informationen durch Mitarbeiter oder ehemalige Mitarbeiter über soziale Netzwerke (SNS) dem Unternehmensimage ernsthaften Schaden zufügen und die Gewinnung und Bindung von talentierten Mitarbeitern erschweren, was erhebliche Auswirkungen auf die Geschäftsführung haben kann. Das japanische Rechtssystem schützt die Lohnforderungen der Arbeitnehmer durch mehrere Gesetze, um die Stabilität des Lebens der Arbeitnehmer zu gewährleisten. Konkret gibt es das “Japanische Mindestlohngesetz”, das die Mindeststandards für Löhne festlegt, das “Japanische Arbeitsnormengesetz”, das die grundlegenden Prinzipien der Zahlungsmethoden regelt, das “Japanische Bürgerliche Gesetzbuch”, das die Priorität von Forderungen sichert, und das Gesetz zur Sicherung der Lohnzahlung bei Ausscheiden, das die Zahlung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gewährleistet. Diese Gesetze funktionieren nicht isoliert, sondern interagieren miteinander und bilden ein umfassendes Schutzsystem. Daher ist es unerlässlich, zu verstehen, dass ein Verstoß gegen eine Vorschrift unbeabsichtigt andere Gesetzesverstöße auslösen und das rechtliche und finanzielle Risiko eines Unternehmens erhöhen kann. In diesem Artikel werden wir die rechtlichen Rahmenbedingungen für Lohnzahlungen in Japan und die Pflichten, die Arbeitgeber einhalten müssen, anhand der wichtigsten Gesetze sowie konkreter Artikel und Gerichtsentscheidungen erläutern.

Der rechtliche Rahmen des japanischen Mindestlohnsystems

Das japanische Mindestlohngesetz dient der Stabilisierung des Lebensstandards der Arbeitnehmer, indem es den Arbeitgebern vorschreibt, einen gesetzlich festgelegten Mindestlohn zu zahlen. Dieser Mindestlohn ist eine zwingende Vorschrift, die nicht durch Vereinbarung der Parteien unterschritten werden darf.

Artikel 4 Absatz 1 des japanischen Mindestlohngesetzes legt fest, dass Arbeitgeber den Arbeitnehmern, auf die der Mindestlohn anwendbar ist, einen Lohn zahlen müssen, der nicht unter diesem Mindestlohn liegt. Weiterhin bestimmt Absatz 2 desselben Artikels, dass eine Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber über einen unter dem Mindestlohn liegenden Lohn unwirksam ist und als eine Vereinbarung betrachtet wird, die dem Mindestlohn entspricht. Dies bedeutet, dass unabhängig von der Zustimmung des Arbeitnehmers die gesetzlich festgelegten Mindeststandards zwangsweise angewendet werden.

Es gibt zwei Arten von Mindestlöhnen: den für alle Arbeitnehmer unabhängig von Industrie oder Beruf geltenden “regionalen Mindestlohn” und den “spezifischen (branchenspezifischen) Mindestlohn”, der auf Arbeitnehmer in bestimmten Industrien angewendet wird. Wenn ein Arbeitnehmer unter beide Kategorien fällt, wird der höhere Mindestlohn angewendet.

Um zu beurteilen, ob der tatsächlich gezahlte Lohn den Mindestlohn übersteigt, müssen bestimmte Lohnbestandteile aus der Berechnung ausgeschlossen werden. Nach den Durchführungsbestimmungen des japanischen Mindestlohngesetzes werden gelegentlich gezahlte Löhne (wie Heiratszulagen) oder Löhne, die für Zeiträume von mehr als einem Monat gezahlt werden (wie Boni), nicht in die Berechnung des Mindestlohns einbezogen. Bei Monats- oder Tageslöhnen wird der jeweilige Betrag durch die Anzahl der festgelegten Arbeitsstunden geteilt, um den Stundenlohn zu ermitteln, der dann mit dem anwendbaren Mindestlohn (Stundenbetrag) verglichen wird.

Wenn ein Arbeitgeber den regionalen Mindestlohn nicht zahlt, kann gemäß Artikel 40 des japanischen Mindestlohngesetzes eine Geldstrafe von bis zu 500.000 Yen verhängt werden.

Ein Gerichtsfall, in dem der Anwendungsbereich des Mindestlohngesetzes strittig war, ist der Fall NHK (Nagoya Broadcasting Station) (Urteil des Nagoya High Court vom 26. Juni 2018). In diesem Fall wurde darüber gestritten, ob die “Probezeit” eines Mitarbeiters, der wegen einer psychischen Erkrankung beurlaubt war und diese zur Beurteilung seiner Wiedereinstellungsfähigkeit durchführte, unbezahlt sein durfte. Das Gericht legte Wert auf die Tatsache, dass diese Probezeit unter der Anleitung und Aufsicht des Arbeitgebers stattfand und die dabei erstellten Produkte (an der Produktion beteiligte Nachrichtenmanuskripte) tatsächlich ausgestrahlt wurden, was bedeutet, dass der Arbeitgeber davon profitierte. Selbst wenn es einen rehabilitativen Aspekt gab, entschied das Gericht, dass es sich um eine “Arbeit” unter der Anleitung und Aufsicht des Arbeitgebers handelte und wies das Unternehmen an, einen Lohn zu zahlen, der über dem Mindestlohn lag. Dieses Urteil deutet darauf hin, dass Aktivitäten, die unter der Anleitung und Aufsicht des Arbeitgebers stehen, unabhängig von der vertraglichen Bezeichnung oder der Absicht der Parteien, unter das Mindestlohngesetz fallen können. Dies zeigt, dass auch für Aktivitäten wie Praktika, Schulungen oder Probezeiten, die unter verschiedenen Bezeichnungen durchgeführt werden, eine Lohnzahlungspflicht entstehen kann, je nachdem, wie sie tatsächlich ausgeführt werden, und dass Unternehmen bei der Gestaltung dieser Systeme zu sorgfältiger Prüfung aufgefordert sind.

Die Grundprinzipien des japanischen Arbeitsstandardsgesetzes zur Regelung der Lohnzahlung

Das japanische Arbeitsstandardsgesetz (Japanisches Arbeitsstandardsgesetz) legt grundlegende Regeln fest, um das Leben der Arbeitnehmer durch die Festlegung konkreter Methoden und Zeitpunkte für die Lohnzahlung zu schützen. Die in Artikel 24 des japanischen Arbeitsstandardsgesetzes festgelegten Prinzipien sind als die “Fünf Prinzipien der Lohnzahlung” bekannt und bilden eine der grundlegendsten Normen im japanischen Personalmanagement. Bei Verstößen gegen diese Prinzipien kann gemäß Artikel 120 desselben Gesetzes eine Geldstrafe von bis zu 300.000 Yen verhängt werden.

Zunächst gilt das “Prinzip der Barzahlung”. Löhne müssen grundsätzlich in japanischer Währung (Bargeld) gezahlt werden. Die Ausgabe von eigenen Produkten oder Gutscheinen als Naturallohn ist grundsätzlich verboten. Allerdings sind Ausnahmen zulässig, wenn der Arbeitnehmer zustimmt und die Zahlung auf ein von ihm benanntes Bankkonto oder auf das Konto eines Geldtransferdienstleisters, der bestimmte Anforderungen erfüllt (sogenannte digitale Zahlung), erfolgt.

Als Zweites gilt das “Prinzip der direkten Zahlung”. Löhne müssen direkt an den Arbeitnehmer gezahlt werden, um Ausbeutung durch Vermittler zu verhindern. Zahlungen an gesetzliche Vertreter wie Erziehungsberechtigte oder an freiwillige Vertreter, die eine Vollmacht erhalten haben, sind nicht zulässig. Als Ausnahme sind Zahlungen an einen “Boten”, der gesellschaftlich als identisch mit dem Arbeitnehmer angesehen wird, wie zum Beispiel der Ehepartner im Falle einer Krankheit, oder Zahlungen an Dritte aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung über eine Pfändung des Anspruchs zulässig.

Drittens gilt das “Prinzip der Vollzahlung”. Löhne müssen in voller Höhe gezahlt werden. Es ist grundsätzlich verboten, dass der Arbeitgeber Forderungen wie Darlehen gegenüber dem Arbeitnehmer einseitig mit dem Lohn verrechnet. Ausnahmen von diesem Prinzip sind streng geregelt und beschränken sich auf gesetzlich vorgeschriebene Abzüge (wie Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge) sowie auf Abzüge für Mietkosten für Werkswohnungen, die nur dann vom Lohn abgezogen werden dürfen, wenn eine schriftliche Vereinbarung (Arbeitsvereinbarung) mit einer Gewerkschaft, die die Mehrheit der Arbeitnehmer vertritt, oder mit einem Vertreter, der die Mehrheit der Arbeitnehmer repräsentiert, getroffen wurde. Die bloße Zustimmung eines einzelnen Arbeitnehmers ist nicht ausreichend; es wird kollektive Zustimmung gefordert, was die starke Absicht des Gesetzes widerspiegelt, das Einkommen der Arbeitnehmer vor leichtfertigen Abzügen zu schützen.

Vierte ist das “Prinzip der mindestens monatlichen Zahlung”. Um die Stabilität des Lebens der Arbeitnehmer zu gewährleisten, müssen Löhne mindestens einmal im Monat gezahlt werden. Auch wenn ein Jahresgehaltssystem angewendet wird, muss der Jahresgehaltsbetrag in monatliche Zahlungen aufgeteilt werden. Allerdings sind gelegentliche Lohnzahlungen, Boni und andere ähnliche Zahlungen, die durch eine Verordnung des Ministeriums für Gesundheit, Arbeit und Soziales festgelegt sind, von diesem Prinzip ausgenommen.

Fünftens gilt das “Prinzip der festgelegten Zahlungstermine”. Es ist auch vorgeschrieben, den Zahlungstag für Löhne im Voraus zu bestimmen. Der Zahlungstermin muss konkret festgelegt werden, wie zum Beispiel “jeden 25. des Monats” oder “am letzten Tag des Monats”. Es ist nicht zulässig, den Zahlungstag variabel zu gestalten, wie zum Beispiel “jeden dritten Freitag im Monat”, oder einen Zeitraum für den Zahlungstag festzulegen, wie “zwischen dem 15. und 25. jeden Monats”. Auch dies ist eine wichtige Vorschrift, um den Arbeitnehmern eine stabile Lebensplanung zu ermöglichen.

Vorrangstellung von Lohnforderungen: Schutz nach dem japanischen Zivilrecht

Nicht nur das Arbeitsrecht, sondern auch das japanische Zivilrecht stellt starke Bestimmungen zum Schutz von Lohnforderungen bereit. Dieses System wird als “Vorrecht” bezeichnet. Ein Vorrecht ist das Recht einer Person, die bestimmte gesetzlich festgelegte Forderungen hat, vor anderen Gläubigern aus dem Vermögen des Schuldners befriedigt zu werden.

Artikel 306 Absatz 2 des japanischen Zivilrechts legt fest, dass aus einem “Arbeitsverhältnis” resultierende Forderungen ein “allgemeines Vorrecht” auf das Gesamtvermögen des Schuldners (Arbeitgebers) haben. Zu diesen “aus einem Arbeitsverhältnis resultierenden Forderungen” gehören natürlich die Lohnforderungen der Arbeitnehmer. Und Artikel 308 des japanischen Zivilrechts klärt, dass dieses Vorrecht für Gehälter besteht.

Die Wirkung dieses allgemeinen Vorrechts ist äußerst stark. Die Priorität im Falle einer Konkurrenz von allgemeinen Vorrechten ist in Artikel 329 Absatz 1 des japanischen Zivilrechts festgelegt, wobei das Vorrecht aus einem Arbeitsverhältnis nach dem Vorrecht für “gemeinschaftliche Kosten” den sehr hohen zweiten Rang einnimmt.

Dies bedeutet, dass selbst wenn sich die finanzielle Situation des Arbeitgebers verschlechtert und eine vollständige Befriedigung aller Gläubiger nicht möglich ist, die ausstehenden Löhne der Arbeitnehmer vorrangig aus dem Gesamtvermögen des Unternehmens gezahlt werden müssen, bevor andere Verbindlichkeiten wie Kredite von Finanzinstituten oder Verbindlichkeiten gegenüber allgemeinen Geschäftspartnern beglichen werden. Durch diese Bestimmung werden Lohnforderungen von einfachen vertraglichen Forderungen zu Forderungen mit einer faktischen Prioritätssicherheit, die durch das Gesamtvermögen des Unternehmens gedeckt sind, aufgewertet. Aus der Perspektive von Managern oder Aktionären ist es wichtig zu erkennen, dass unbezahlte Löhne nicht nur ein Arbeits- oder regulatorisches Risiko darstellen, sondern eine finanzielle Verbindlichkeit, die aufgrund ihrer Auswirkungen auf das gesamte Vermögen des Unternehmens vorrangig behandelt werden muss.

Sicherstellung der Lohnzahlung bei Kündigung nach japanischem Recht

In Japan existiert ein spezielles Gesetz, um die sichere Ausführung von Lohnzahlungen bei der Kündigung von Arbeitnehmern zu gewährleisten. Dieses Gesetz ist das “Gesetz zur Sicherstellung der Lohnzahlung in Japan” (im Folgenden “Lohnzahlungssicherungsgesetz”). Es zielt darauf ab, insbesondere bei der Kündigung von Arbeitnehmern durch ein Unternehmen, die Angemessenheit der Lohnzahlungen zu gewährleisten.

Eine besonders wichtige Bestimmung des Lohnzahlungssicherungsgesetzes ist das System der “Verzugszinsen”, das in Artikel 6 festgelegt ist. Nach Absatz 1 dieses Artikels muss der Arbeitgeber, wenn er den gesamten oder einen Teil des Lohns (abgesehen von Abfindungen) eines ausgeschiedenen Arbeitnehmers nicht bis zum Fälligkeitstag gezahlt hat, dem Arbeitnehmer Verzugszinsen zahlen. Diese werden berechnet, indem der ausstehende Betrag mit einem jährlichen Zinssatz von 14,6% multipliziert wird. Dieser Zinssatz von 14,6% ist durch Artikel 1 der Durchführungsverordnung zum Gesetz zur Sicherstellung der Lohnzahlung in Japan festgelegt.

Der Zinssatz von 14,6% ist im Vergleich zu den üblichen gesetzlichen Handelszinsen oder den Höchstgrenzen für Verzugsentschädigungen bei Verbraucherverträgen außergewöhnlich hoch angesetzt. Diese hohe Zinsfestsetzung hat nicht nur den Zweck, den Schaden zu kompensieren, der dadurch entsteht, dass der Arbeitnehmer seinen Lohn nicht erhält, sondern wird auch als starke Sanktion interpretiert, um den Arbeitgeber davon abzuhalten, die Lohnzahlung bei Kündigung zu verzögern. Mit anderen Worten, der Gesetzgeber hat eine hohe Strafe verhängt, um zu verhindern, dass Arbeitgeber die Lohnzahlungen an ausscheidende Mitarbeiter verzögern und diese Gelder faktisch als kurzfristige, zinslose Darlehen nutzen.

Diese Regelung sendet eine klare Botschaft an die Geschäftsführung, dass die Zahlung des letzten Gehalts an ausscheidende Mitarbeiter als höchste Priorität behandelt werden sollte. Selbst eine kurzfristige Verzögerung der Zahlung kann durch den hohen Zinssatz schnell zu einer unerwarteten finanziellen Belastung für das Unternehmen führen. Dies ist eine vollständig vermeidbare Kostenquelle und ihr Auftreten kann als Indiz für Mängel im Finanzmanagement und in der Rechtskonformität des Unternehmens angesehen werden.

Vergleichstabelle: Übersicht der verschiedenen Rechtssysteme zum Schutz von Lohnforderungen in Japan

Wie bereits erläutert, schützt das japanische Rechtssystem Lohnforderungen durch eine Vielzahl von Gesetzen, darunter das Mindestlohngesetz, das Arbeitsnormengesetz, das Zivilgesetzbuch und das Gesetz zur Sicherung der Lohnzahlung. Diese Gesetze bilden zusammen ein System, das darauf abzielt, die sichere und angemessene Zahlung von Löhnen an Arbeitnehmer zu gewährleisten, wobei jedes Gesetz unterschiedliche Ziele und Mittel verfolgt. Die folgende Tabelle vergleicht die Rollen und Merkmale der einzelnen Gesetze und gibt einen Überblick über deren Inhalte.

Wie die Tabelle zeigt, legt das Mindestlohngesetz die Mindeststandards für den zu zahlenden Lohnbetrag fest, während das Arbeitsnormengesetz die Methoden der Lohnzahlung regelt. Das Zivilgesetzbuch sichert im Falle eines Zahlungsverzugs die Priorität der Forderungen, und das Gesetz zur Sicherung der Lohnzahlung verhängt insbesondere bei Zahlungsverzögerungen zum Zeitpunkt des Ausscheidens aus dem Unternehmen strenge Strafen. Auf diese Weise schützt jedes Gesetz Lohnforderungen aus verschiedenen Perspektiven und schafft ein umfassendes System zur Sicherstellung der Erfüllung ohne Lücken.

Zusammenfassung

Wie in diesem Artikel dargelegt, erfordert die Einhaltung der Lohnzahlungsvorschriften in Japan nicht nur die Befolgung eines einzelnen Gesetzes, sondern ein tiefes Verständnis eines komplexen Systems, das aus mehreren rechtlichen Regelungen besteht. Die Einhaltung des Mindestlohns, die strikte Befolgung der fünf Grundprinzipien der Lohnzahlung, die im Japanischen Arbeitsstandardsgesetz festgelegt sind, und die schnelle Zahlung des letzten Gehalts bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind grundlegende Pflichten, deren Erfüllung unerlässlich ist, um rechtliche Sanktionen, finanzielle Verluste und schwer wiederherstellbare Reputationsrisiken zu vermeiden. Unternehmen müssen ihre Gehaltsabrechnungssysteme, den Inhalt der Arbeitsverträge und die internen Richtlinien ständig auf den neuesten Stand der Gesetzgebung bringen und kontinuierlich überprüfen, um diesen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Unsere Kanzlei Monolith Law Office hat eine umfangreiche Erfolgsbilanz in der Beratung zu Arbeitsrechtsthemen, einschließlich der in diesem Artikel behandelten, für eine Vielzahl von Mandanten in Japan. In unserer Kanzlei sind mehrere englischsprachige Anwälte mit ausländischen Rechtsqualifikationen tätig, die auch mit den spezifischen Herausforderungen vertraut sind, denen sich international agierende Unternehmen gegenübersehen. Wir sind in der Lage, umfassende rechtliche Unterstützung zu bieten, von der Einrichtung von Compliance-Systemen für die komplexen japanischen Arbeitsrechtsvorschriften über die Bewertung von Arbeitsrisiken bis hin zur Bewältigung konkreter Fälle.