Das japanische Aufenthaltskontrollsystem: Compliance und Risikomanagement aus Unternehmenssicht

Angesichts der fortschreitenden Globalisierung und demografischen Veränderungen in Japan wird die Sicherung hochqualifizierter ausländischer Fachkräfte für viele japanische Unternehmen zu einer unverzichtbaren Geschäftsstrategie für das Unternehmenswachstum. Die Beschäftigung ausländischer Talente und die Maximierung ihres Potenzials erfordern jedoch mehr als nur Personal- und Arbeitsmanagement; es bedarf spezialisierter rechtlicher Kenntnisse. Insbesondere ein tiefes Verständnis des Aufenthaltskontrollsystems, das auf dem “Japanischen Einwanderungskontroll- und Flüchtlingsanerkennungsgesetz” (im Folgenden “Einwanderungsgesetz” genannt) basiert, ist ein äußerst wichtiger Aspekt der modernen Unternehmensführung und des Risikomanagements. Dieses System bestimmt den rechtlichen Status aller in Japan ansässigen Ausländer und legt deren Aktivitätsbereich strikt fest. Daher ist es für Unternehmen nicht nur wichtig, dieses Rechtssystem einzuhalten und angemessen umzusetzen, um rechtliche Verantwortlichkeiten zu vermeiden, sondern auch, um eine Umgebung zu schaffen, in der ausländische Mitarbeiter beruhigt ihre Fähigkeiten entfalten können, was wiederum eine Grundlage für das nachhaltige Wachstum des Unternehmens bildet. In diesem Artikel werden wir aus einer fachlichen Perspektive die Kernaspekte des japanischen Aufenthaltskontrollsystems erläutern, die Unternehmensleiter und Rechtsabteilungen kennen sollten, einschließlich des Systems der Aufenthaltsgenehmigung während des Aufenthalts, der Verfahren für Ausreise und Wiedereinreise sowie der damit verbundenen rechtlichen Risiken, unter Berücksichtigung konkreter Gesetze und praktischer Hinweise.

Grundlagen des Aufenthaltsmanagements: Das japanische Aufenthaltsqualifikationssystem

Um in Japan legal zu bleiben und zu arbeiten, ist es eine absolute Voraussetzung, eine der von dem japanischen Einwanderungsgesetz festgelegten “Aufenthaltsqualifikationen” zu erwerben und zu behalten. Dieses System der Aufenthaltsqualifikationen bildet das Rückgrat der japanischen Aufenthaltsverwaltung und das Verständnis seiner Struktur ist der erste Schritt zur Compliance.

Grundprinzipien des japanischen Aufenthaltsqualifikationssystems

Das japanische Aufenthaltsqualifikationssystem basiert grundsätzlich auf dem Prinzip der Erlaubnis, das bestimmte Aktivitäten individuell genehmigt. Anstatt verbotene Aktivitäten aufzulisten, definiert das Gesetz spezifisch erlaubte Aktivitäten für jede Aufenthaltsqualifikation in einem begrenzten Umfang. Unter diesem Rahmen sind Aktivitäten außerhalb des erlaubten Bereichs, insbesondere solche, die Einkommen generieren, grundsätzlich verboten, es sei denn, es wird eine separate Sondergenehmigung erteilt. Diese “Standardmäßig nicht erlaubt”-Struktur ist ein grundlegendes Prinzip, das Unternehmen immer im Auge behalten müssen, wenn sie die Arbeitsinhalte ihrer ausländischen Mitarbeiter verwalten.

Aufenthaltsqualifikationen werden grundsätzlich in zwei Kategorien eingeteilt.

Die eine ist die “Aktivitätsqualifikation”, die sich auf die Art der Aktivität konzentriert, die in Japan ausgeübt wird. Beispiele hierfür sind “Technik, Geisteswissenschaften, internationale Dienstleistungen” und “Management”, bei denen nur die Beschäftigung in bestimmten spezialisierten oder technischen Aktivitäten erlaubt ist.

Die andere ist die “Wohnqualifikation”, die sich auf den persönlichen Status oder die Stellung konzentriert. Dazu gehören “Daueraufenthaltsberechtigte” und “Ehepartner von Japanern” und Inhaber dieser Aufenthaltsqualifikationen dürfen grundsätzlich ohne Einschränkungen in Bezug auf die Art der Aktivität arbeiten.

Aus der Perspektive der Unternehmens-Compliance und des Risikomanagements gibt es wichtige Unterschiede zwischen diesen beiden Kategorien. Wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter mit einer Aktivitätsqualifikation beschäftigt, ist es verantwortlich dafür, kontinuierlich zu überwachen, dass die Arbeitsinhalte des Mitarbeiters nicht über den durch die Aufenthaltsqualifikation erlaubten Bereich hinausgehen. Im Gegensatz dazu gibt es für Mitarbeiter mit einer Wohnqualifikation keine Beschränkungen für die Arbeitsaktivitäten nach dem Einwanderungsgesetz, was die Verwaltungslast für das Unternehmen erheblich reduziert. Dieser Unterschied kann ein wichtiger Faktor sein, der bei der Planung der Personalbeschaffungsstrategie berücksichtigt werden sollte.

Aufenthaltskarte: Nachweis von Status und Arbeitserlaubnis

Ausländern, die mittel- bis langfristig in Japan bleiben, wird vom Justizminister eine “Aufenthaltskarte” ausgestellt. Diese Karte ist nicht nur ein Identitätsnachweis, sondern ein öffentliches Dokument, das wichtige Informationen für das Aufenthaltsmanagement enthält. Auf der Karte sind neben grundlegenden Informationen wie Name, Nationalität und Geburtsdatum auch die Art der Aufenthaltsqualifikation, das Ablaufdatum der Aufenthaltsdauer und das wichtigste “Vorhandensein von Arbeitsbeschränkungen” vermerkt.

Artikel 23 des Einwanderungsgesetzes verpflichtet mittel- bis langfristige Aufenthaltsberechtigte, ihre Aufenthaltskarte ständig bei sich zu tragen. Für Unternehmen ist die Aufenthaltskarte die einzige und absolute Informationsquelle, um die Arbeitserlaubnis der ausländischen Personen, die sie beschäftigen möchten, zu überprüfen. Mündliche Erklärungen oder Eigenwerbung von Bewerbern sind nicht ausreichend. Vor Abschluss eines Arbeitsvertrages muss das Original der Aufenthaltskarte überprüft werden, um genau zu erfassen, ob und in welchem Umfang eine Arbeitserlaubnis vorliegt. Wenn diese Überprüfung unterlassen wird, kann das Unternehmen wegen Förderung illegaler Beschäftigung belangt werden, was einen schwerwiegenden Compliance-Mangel darstellt.

Wichtige Aufenthaltstitel für Geschäftsaktivitäten in Japan

Aufenthaltstitel, die direkt mit unternehmerischen Aktivitäten verbunden sind, sind vielfältig, doch insbesondere zwei Kategorien, die das Management und Fachpersonal betreffen, erfordern ein präzises Verständnis ihrer Anforderungen und Handhabung.

Geschäftsführung und Management

Der Aufenthaltstitel “Geschäftsführung und Management” richtet sich an Ausländer, die in Japan geschäftsführende oder leitende Tätigkeiten ausüben. Dazu gehören beispielsweise Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder von Aktiengesellschaften sowie Filialleiter. Bei der Prüfung dieses Aufenthaltstitels werden nicht nur die persönliche Laufbahn des Antragstellers, sondern auch die Substanz, Stabilität und Kontinuität des Geschäfts streng bewertet.

Zu den konkreten Anforderungen zählen, dass ein Geschäftsstandort in Japan gesichert ist, die Geschäftsgröße bestimmte Kriterien erfüllt (zum Beispiel die Beschäftigung von mindestens zwei Vollzeitmitarbeitern oder ein Kapitalstock bzw. die Gesamtsumme der Einlagen von mehr als 5 Millionen Yen) und dass der Geschäftsplan konkret und realisierbar ist. Insbesondere wird die finanzielle Situation im Hinblick auf die Kontinuität des Geschäfts streng geprüft, etwa wenn das Unternehmen in der jüngsten Bilanz überschuldet ist.

In den letzten Jahren hat sich die Tendenz verstärkt, dass die Anforderungen für diesen Aufenthaltstitel strenger werden. So deutet die geplante Einführung eines Systems, das von Antragstellern oder Vollzeitmitarbeitern ein bestimmtes Niveau an Japanischkenntnissen verlangt, darauf hin, dass die Behörden nicht nur formale Anforderungen, sondern auch die Fähigkeit und den Willen zur substantiellen Geschäftsführung in Japan betonen. Unternehmen, die Ausländer mit diesem Aufenthaltstitel einladen, müssen nicht nur ein Unternehmen gründen, sondern auch objektiv nachweisen, dass ihr Geschäft substantiell und nachhaltig ist.

Technik, Geisteswissenschaften und internationale Geschäftstätigkeit

“Technik, Geisteswissenschaften und internationale Geschäftstätigkeit” ist einer der repräsentativsten Aufenthaltstitel für Arbeitszwecke. Er umfasst Tätigkeiten, die technisches Wissen oder Kenntnisse in den Bereichen Naturwissenschaften (Technik), Rechtswissenschaften, Wirtschaftswissenschaften, Sozialwissenschaften oder anderen Geisteswissenschaften (Geisteswissenschaften) oder Tätigkeiten, die auf einer fremden Kultur basierendes Denken oder Sensibilität erfordern (internationale Geschäftstätigkeit). Beispiele hierfür sind IT-Ingenieure, Maschinenbauingenieure, Buchhalter, Finanzexperten, Berater, Dolmetscher, Übersetzer, Sprachlehrer und Designer.

Das wichtigste Kriterium für die Erteilung dieses Aufenthaltstitels ist, dass zwischen der Ausbildung oder Berufserfahrung des Antragstellers und den in Japan auszuübenden Tätigkeiten ein direkter und vernünftiger Zusammenhang besteht. Im Bereich “Technik” oder “Geisteswissenschaften” wird in der Regel ein Universitätsabschluss in einem mit der Tätigkeit verbundenen Fach oder mehr als zehn Jahre Berufserfahrung verlangt. Im Bereich “internationale Geschäftstätigkeit” sind, abgesehen von Übersetzung und Sprachunterricht, in der Regel mindestens drei Jahre Berufserfahrung erforderlich.

Wichtig ist, dass dieser Aufenthaltstitel die Ausübung von Tätigkeiten, die als einfache Arbeit ohne spezielle Kenntnisse oder Fähigkeiten angesehen werden, nicht zulässt. Eine Diskrepanz zwischen Bildungsweg und Tätigkeitsbereich ist einer der häufigsten Gründe für die Ablehnung eines Aufenthaltstitelantrags. Daher müssen Unternehmen bei der Einstellung sorgfältig prüfen, ob die Spezialisierung des Kandidaten und die zugeteilten Aufgaben übereinstimmen und diese Verbindung in den Antragsunterlagen klar darlegen. Darüber hinaus ist es für die Compliance unerlässlich, auch nach der Einstellung kontinuierlich zu überwachen, ob die Tätigkeiten der Mitarbeiter nicht von den ursprünglich beantragten Aufgaben abweichen und als einfache Arbeit angesehen werden könnten.

Verfahren während des Aufenthalts in Japan

Während des Aufenthalts in Japan müssen Ausländer je nach Änderung ihrer Situation verschiedene rechtliche Verfahren durchführen. Diese Verfahren korrekt zu handhaben, ist grundlegend, um einen stabilen Aufenthaltsstatus zu gewährleisten.

Genehmigung zur Änderung des Aufenthaltsstatus in Japan

Ausländer mit einem Aufenthaltsstatus in Japan müssen, wenn sie eine Tätigkeit ausüben möchten, die über den Rahmen der mit ihrem aktuellen Aufenthaltsstatus erlaubten Aktivitäten hinausgeht, vorab eine “Genehmigung zur Änderung des Aufenthaltsstatus” beantragen und erhalten. Dieses Verfahren ist in Artikel 20 des japanischen Einwanderungsgesetzes (Immigration Control and Refugee Recognition Act) festgelegt. Beispielsweise muss ein Student mit dem Aufenthaltsstatus “Student”, der nach seinem Abschluss eine Anstellung in einem japanischen Unternehmen anstrebt und dort als Fachkraft arbeiten möchte, seinen Aufenthaltsstatus in “Technik, Geisteswissenschaften, internationale Dienstleistungen” oder Ähnliches ändern.

Die Beantragung einer Änderung des Aufenthaltsstatus ist kein bloßes Aktualisieren von Registrierungsinformationen. Es handelt sich um eine substantielle Neubewertung, die einer Erstantragstellung gleichkommt und eine strenge Prüfung erfordert, ob alle Anforderungen des neuen Aufenthaltsstatus erfüllt sind. Die Prüfbehörde beurteilt auf Grundlage der vom Antragsteller eingereichten Unterlagen umfassend die Angemessenheit der neuen Tätigkeit, die Eignung des Antragstellers und dessen Verhalten während des Aufenthalts in Japan, einschließlich der bisherigen Aufenthaltsgeschichte.

Genehmigung zur Verlängerung der Aufenthaltsdauer in Japan

Für jede Aufenthaltsqualifikation gibt es eine von der japanischen Justizministerialverordnung festgelegte Aufenthaltsdauer. Wenn Sie wünschen, auch nach Ablauf des auf Ihrer Aufenthaltskarte vermerkten Datums weiterhin in Japan zu bleiben, müssen Sie vor diesem Datum eine “Genehmigung zur Verlängerung der Aufenthaltsdauer” beantragen. Dieses Verfahren basiert auf Artikel 21 des japanischen Einwanderungsgesetzes. Der Antrag kann grundsätzlich etwa drei Monate vor Ablauf der Aufenthaltsdauer gestellt werden.

Der Antrag auf Verlängerung beinhaltet auch einen Aspekt der regelmäßigen Compliance-Überprüfung bezüglich des Aufenthaltsstatus. Die Prüfbehörden bewerten erneut, ob der Antragsteller weiterhin ehrlich Aktivitäten ausführt, die der genehmigten Aufenthaltsqualifikation entsprechen, und ob es keine Probleme mit seinem Verhalten gibt. Zum Beispiel wird bei jemandem mit der Aufenthaltsqualifikation “Management & Verwaltung” überprüft, ob der Zustand des Unternehmensmanagement gesund erhalten wird, und bei “Technik, Geisteswissenschaften & internationale Dienstleistungen” wird gefragt, ob die Person weiterhin einer spezialisierten Tätigkeit nachgeht.

Selbst wenn bis zum Ablaufdatum der Aufenthaltsdauer keine Entscheidung über den Antrag getroffen wurde, gibt es eine “Sonderfrist” von bis zu zwei Monaten nach dem ursprünglichen Ablaufdatum der Aufenthaltsdauer, während der Sie legal in Japan bleiben können, sofern der Antrag auf Verlängerung bis zu diesem Datum angenommen wurde. Dies ist ein wichtiges System, um zu verhindern, dass Personen aufgrund von Verzögerungen bei der Überprüfung in einen illegalen Aufenthaltsstatus geraten.

Genehmigung für Tätigkeiten außerhalb der Qualifikation in Japan

Ausländer mit einem Aufenthaltsstatus in Japan müssen, wenn sie eine bezahlte Tätigkeit ausüben möchten, die nicht von ihrem aktuellen Aufenthaltsstatus abgedeckt ist und ihre Haupttätigkeit nicht behindert, im Voraus eine “Genehmigung für Tätigkeiten außerhalb der Qualifikation” einholen. Diese Genehmigung erfolgt auf der Grundlage von Artikel 19 Absatz 2 des japanischen Einwanderungskontroll- und Flüchtlingsanerkennungsgesetzes.

Es gibt hauptsächlich zwei Arten dieser Genehmigung. Die erste ist die “Generalgenehmigung”, die sich hauptsächlich an Personen mit dem Aufenthaltsstatus “Student” oder “Familienaufenthalt” richtet. Abgesehen von einigen Branchen wie dem Rotlichtgewerbe erlaubt sie grundsätzlich eine Beschäftigung von bis zu 28 Stunden pro Woche. Die zweite Art ist die “Individuelle Genehmigung”, die Fachkräften mit einer Arbeitserlaubnis erteilt wird, wenn sie beispielsweise Nebentätigkeiten wie Vorträge oder Beratungen aufgrund ihrer Fachkenntnisse durchführen, wobei die Tätigkeit und der Vertragspartner individuell festgelegt werden.

Wenn Unternehmen Studenten als Aushilfen beschäftigen möchten, reicht es nicht aus, nur die Aufenthaltskarte auf eine Genehmigung für Tätigkeiten außerhalb der Qualifikation zu überprüfen. Die Zeitbeschränkung von 28 Stunden pro Woche muss auch die Arbeitszeit bei anderen Arbeitgebern einbeziehen. Daher müssen Unternehmen ein System einrichten, das sicherstellt, dass die wöchentliche Arbeitszeit insgesamt 28 Stunden nicht überschreitet (durch Selbstauskunft, Eidesstattliche Erklärungen, Anträge auf Nebentätigkeit usw.), und bei Anzeichen einer Überschreitung korrigierend eingreifen. Versäumt ein Unternehmen diese Überwachung und arbeitet der Angestellte infolgedessen über das Limit hinaus, trägt das Unternehmen das Risiko, der Förderung illegaler Beschäftigung beschuldigt zu werden.

Dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung in Japan

Die “Dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung” erlaubt den Wechsel zum Aufenthaltsstatus “Dauerhafter Bewohner”, gemäß Artikel 22 des japanischen Einwanderungskontrollgesetzes. Der Status eines dauerhaften Bewohners ist durch unbegrenzte Aufenthaltsdauer und fehlende Beschränkungen bei den Aufenthaltsaktivitäten gekennzeichnet, was eine deutliche Lockerung der Aufenthaltskontrolle im Vergleich zu anderen Aufenthaltsstatus bedeutet. Dadurch wird die Lebensgrundlage in Japan erheblich stabilisiert.

Um eine dauerhafte Aufenthaltsgenehmigung zu erhalten, müssen drei strenge Anforderungen gemäß Absatz 2 des Artikels 22 des Einwanderungskontrollgesetzes erfüllt sein. Erstens muss der Antragsteller “gutes Verhalten” zeigen (Anforderung an gutes Verhalten), zweitens muss er “über ausreichend Vermögen oder Fähigkeiten verfügen, um einen unabhängigen Lebensunterhalt zu führen” (Anforderung an die wirtschaftliche Unabhängigkeit), und drittens muss “angenommen werden, dass der dauerhafte Aufenthalt des Antragstellers im Interesse Japans ist” (Anforderung an die Übereinstimmung mit den nationalen Interessen). Die Anforderung an die Übereinstimmung mit den nationalen Interessen beinhaltet in der Regel, dass der Antragsteller kontinuierlich für mehr als 10 Jahre in Japan gelebt hat und öffentliche Pflichten wie Steuerzahlungen und Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß erfüllt hat.

Die Prüfung der dauerhaften Aufenthaltsgenehmigung wird äußerst sorgfältig durchgeführt, und die Standardbearbeitungszeit beträgt 4 Monate. In der Praxis kann es jedoch 6 bis 10 Monate oder sogar länger dauern. Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen des Antragstellers während des gesamten Aufenthalts in Japan wird detailliert geprüft, sodass selbst geringfügige Verstöße oder Unstimmigkeiten in der Vergangenheit zu einer Ablehnung führen können.

Vorübergehende Ausreise und Wiedereinreise in Japan

In Japan ansässige Ausländer, die aus geschäftlichen oder privaten Gründen vorübergehend aus Japan ausreisen und später mit demselben Aufenthaltsstatus wieder einreisen möchten, müssen vor der Ausreise die entsprechenden Verfahren durchlaufen. Werden diese Verfahren vernachlässigt, verfällt der bestehende Aufenthaltsstatus, und für die Rückkehr nach Japan muss ein neuer Antrag auf Ausstellung eines Certificate of Eligibility von Grund auf neu gestellt werden.

Überblick über das Wiedereinreisesystem

Es gibt zwei Systeme, um die Wiedereinreise nach einer Ausreise zu erleichtern: die “Wiedereinreisegenehmigung” und die “besondere Wiedereinreisegenehmigung”. Welches System genutzt wird, sollte sorgfältig auf Grundlage der Dauer und des Zwecks der Ausreise gewählt werden.

Die “Wiedereinreisegenehmigung” basiert auf Artikel 26 des japanischen Einwanderungsgesetzes und erfordert eine vorherige Antragstellung bei der regionalen Einwanderungsbehörde, um eine Genehmigung zu erhalten. Diese Genehmigung wird verwendet, wenn eine langfristige Ausreise von über einem Jahr geplant ist. Es gibt einmalige Genehmigungen und Mehrfachgenehmigungen, die innerhalb ihrer Gültigkeitsdauer beliebig oft verwendet werden können, wobei die maximale Gültigkeitsdauer fünf Jahre beträgt, jedoch innerhalb des aktuellen Aufenthaltszeitraums liegt.

Die “besondere Wiedereinreisegenehmigung” hingegen ist ein vereinfachtes System basierend auf Artikel 26-2 des japanischen Einwanderungsgesetzes. Mittel- und langfristig ansässige Personen, die einen gültigen Reisepass und eine Aufenthaltskarte besitzen, können durch eine Willenserklärung auf der Ausreisekarte (ED-Karte) gegenüber dem Einwanderungsbeamten am Flughafen bei der Ausreise ihre Absicht zur Wiedereinreise innerhalb eines Jahres bekunden und somit ohne vorherige Genehmigungsantragstellung wieder einreisen.

Auswahl des Systems aus Sicht des Risikomanagements

Die “besondere Wiedereinreisegenehmigung” wird aufgrund ihrer einfachen Handhabung und der Tatsache, dass keine Gebühren anfallen, häufig für kurzfristige Geschäftsreisen oder Urlaube genutzt. Dieses System birgt jedoch erhebliche Risiken. Der größte Nachteil ist, dass die Gültigkeitsdauer von einem Jahr (oder das frühere Datum des Ablaufs der Aufenthaltsdauer) nicht von außerhalb Japans verlängert werden kann. Aus welchem Grund auch immer – sei es eine unerwartete Krankheit, politische Unruhen vor Ort oder eine Verlängerung der Geschäftstätigkeit – wenn es nicht möglich ist, innerhalb eines Jahres nach Japan zurückzukehren, verfällt der Aufenthaltsstatus automatisch. Wenn der Aufenthaltsstatus verfällt, wird auch die für einen Antrag auf Daueraufenthalt angesammelte fortlaufende Aufenthaltsdauer zurückgesetzt.

Aus Sicht des Krisenmanagements eines Unternehmens ist es ratsam, Mitarbeitern, deren Auslandsaufenthalt sich auch nur geringfügig verlängern könnte oder die sich nahezu ein Jahr im Ausland aufhalten werden, trotz des Aufwands und der Kosten anzuraten, vor der Ausreise eine reguläre “Wiedereinreisegenehmigung” zu erlangen. Dies ist eine wichtige versicherungsähnliche Maßnahme, um den stabilen Aufenthaltsstatus der Mitarbeiter zu erhalten und Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs durch unvorhergesehene Ereignisse zu verhindern.

Im Folgenden sind die Hauptunterschiede zwischen den beiden Systemen zusammengefasst.

Verantwortung und rechtliches Risiko von Unternehmen: Eine Managementperspektive

Die angemessene Verwaltung des Aufenthaltsstatus ausländischer Mitarbeiter ist nicht nur eine soziale Verantwortung des Unternehmens, sondern auch eine Managementaufgabe, um erhebliche rechtliche Risiken zu vermeiden. Insbesondere Probleme im Zusammenhang mit illegaler Beschäftigung können den Ruf eines Unternehmens erheblich schädigen und zu strengen strafrechtlichen Sanktionen führen.

Das Vergehen der Förderung illegaler Beschäftigung

Artikel 73-2 des japanischen Einwanderungskontroll- und Flüchtlingsanerkennungsgesetzes definiert das Vergehen der Förderung illegaler Beschäftigung. Dieses Vergehen bestraft Handlungen, die im Rahmen geschäftlicher Aktivitäten Ausländer ohne entsprechende Arbeitserlaubnis beschäftigen oder sie zu Aktivitäten außerhalb des durch ihren Aufenthaltsstatus erlaubten Rahmens veranlassen. Auch das Unterstellen von Ausländern unter eigene Kontrolle, um illegale Beschäftigungsaktivitäten zu ermöglichen, oder die Vermittlung solcher Aktivitäten als Geschäft wird bestraft. Die gesetzliche Strafe ist sehr streng und kann bis zu drei Jahren Haft oder eine Geldstrafe von bis zu drei Millionen Yen oder beides umfassen.

Der bemerkenswerteste Punkt dieses Vergehens ist in Absatz 2 des gleichen Artikels festgelegt. Dieser Absatz bestimmt, dass Handlungen zur Förderung illegaler Beschäftigung bestraft werden, auch wenn der Arbeitgeber “nicht wusste”, dass der betreffende Ausländer ein illegaler Arbeiter war, aber “Fahrlässigkeit” vorliegt. Dies legt de facto eine strenge Überprüfungspflicht für Arbeitgeber fest, um den Aufenthaltsstatus und die Arbeitserlaubnis ausländischer Mitarbeiter zu überprüfen. Eine Vernachlässigung der Überprüfung von Aufenthaltskarten oder das Nichterfüllen grundlegender Sorgfaltspflichten lässt die Verteidigung, man habe nichts gewusst, nicht zu. Tatsächlich wurden Unternehmen verschiedener Branchen, wie Personaldienstleister, Bauunternehmen, Restaurants und japanische Sprachschulen, wegen dieses Vergehens belangt, was zeigt, dass die Behörden aktiv die Gesetzesdurchsetzung betreiben.

Von strafrechtlichen Sanktionen zu zivilrechtlicher Haftung: Urteil des Oberlandesgerichts Hiroshima vom 26. März 2021

Die Risiken, die sich aus Mängeln im Aufenthaltsmanagement ergeben, beschränken sich nicht auf strafrechtliche Sanktionen oder Verwaltungsmaßnahmen. In jüngerer Zeit wurden gerichtliche Entscheidungen getroffen, die Unternehmen eine direkte zivilrechtliche Haftung für Schadensersatz zuerkennen, und diese Entwicklung sollte von Managern ernst genommen werden.

Ein symbolträchtiges Beispiel dafür ist das Urteil des Oberlandesgerichts Hiroshima vom 26. März 2021. In diesem Fall wurde ein ausländischer Praktikant, der als “Bäckerei-Fachkraft” beschäftigt war, von der Firma angewiesen, außerhalb des geplanten Praktikums in einem Restaurant Geschirr zu waschen und im Service zu arbeiten. Infolgedessen wurde der Praktikant wegen Verdachts auf Aktivitäten außerhalb seiner Qualifikation festgenommen und inhaftiert.

In diesem Fall verurteilte das Gericht das Unternehmen und seinen Geschäftsführer zu Schadensersatz an den Praktikanten. Die Begründung des Gerichts ist für das Risikomanagement von Unternehmen äußerst aufschlussreich.

Erstens stellte das Gericht fest, dass die Anweisung, außerhalb des Plans liegende Arbeiten auszuführen, eine Vertragsverletzung darstellt. Zweitens und noch wichtiger ist, dass das Unternehmen eine deliktische Sorgfaltspflicht hat, keine Arbeitsanweisungen zu erteilen, die Mitarbeiter zu Verstößen gegen das Einwanderungsgesetz veranlassen könnten, und das Gericht befand, dass das Unternehmen dagegen verstoßen hat. Das Unternehmen behauptete, es habe sich mit der Aufsichtsorganisation beraten, aber das Gericht wies dies zurück und stellte fest, dass die endgültige Verantwortung für die Einhaltung der Gesetze beim Arbeitgeber, dem Unternehmen selbst, liegt. Darüber hinaus erkannte das Gericht an, dass es unvermeidlich ist, dass ausländische Mitarbeiter den Anweisungen des Unternehmens vertrauen, und machte den Mitarbeiter nicht verantwortlich.

Die Bedeutung dieses Urteils ist bedeutend. Es zeigt, dass ein Verstoß gegen das Einwanderungsgesetz, ein öffentlich-rechtliches Problem, direkt zu einem privatrechtlichen Problem führen kann, nämlich zu Schadensersatzforderungen von Mitarbeitern an das Unternehmen. Das bedeutet, dass Unternehmen, wenn sie den Aufenthaltsstatus ihrer Mitarbeiter nicht angemessen verwalten und Arbeiten außerhalb des erlaubten Bereichs anordnen, nicht nur das Risiko von Verwaltungsstrafen tragen, sondern auch von den Mitarbeitern selbst auf Schadensersatz für entgangenen Gewinn oder Schmerzensgeld verklagt werden können. Dies hat die Bedeutung des Aufenthaltsmanagements von einer reinen Compliance-Frage zu einem zentralen Managementthema erhöht, das Arbeitsbeziehungen, Unternehmenshaftpflichtversicherung und umfassendes Corporate Governance betrifft.

Zusammenfassung

Das japanische Aufenthaltsmanagement-System (在留管理制度) basiert auf einem strengen Rahmenwerk, das auf individuellen Genehmigungen fußt, und dessen Handhabung ist komplex. Für Unternehmen ist es nicht mehr nur ein Teil des Verwaltungsgeschäfts, dieses System korrekt zu verstehen und einzuhalten. Es handelt sich vielmehr um eine grundlegende Compliance-Aktivität, um ausländische Fachkräfte als wertvolle Managementressource zu schützen und das Unternehmenswachstum zu fördern. Die Risiken, die sich aus einer nachlässigen Überprüfung des Aufenthaltsstatus, einer kontinuierlichen Verwaltung des Tätigkeitsbereichs und einer unangemessenen Durchführung verschiedener Verfahren ergeben, sind enorm und reichen von strafrechtlichen Sanktionen bis hin zu zivilrechtlichen Schadensersatzverpflichtungen.

Um sich in diesem komplexen und spezialisierten Rechtsgebiet angemessen zurechtzufinden, sind tiefgreifendes Fachwissen und umfangreiche praktische Erfahrung unerlässlich. Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei verfügt über eine umfangreiche Erfolgsbilanz in der Bereitstellung rechtlicher Dienstleistungen in allen Aspekten des japanischen Einwanderungsrechts (入管法) für eine Vielzahl von in- und ausländischen Mandanten über viele Jahre hinweg. Unsere Kanzlei beschäftigt mehrere englischsprachige Experten, einschließlich solcher mit ausländischen Anwaltszulassungen, die in der Lage sind, präzise auf die vielfältigen Bedürfnisse in einem internationalen Geschäftsumfeld zu reagieren. Wir bieten umfassende Unterstützung, um sicherzustellen, dass unsere Mandanten rechtliche Risiken zuverlässig minimieren und globale Talente auf eine stabile und compliance-konforme Weise nutzen können.