Die rechtliche Wirkung von Arbeitsordnungen im japanischen Arbeitsrecht und Erläuterung der Änderungsverfahren

In der Unternehmensführung in Japan spielen Arbeitsordnungen eine wichtige rechtliche Rolle, die weit über ein einfaches Sammeln interner Vorschriften hinausgeht. Sie sind rechtliche Dokumente, die den Kern bilden, um einheitliche und standardisierte Arbeitsbedingungen für eine Vielzahl von Mitarbeitern anzuwenden und die Unternehmensordnung aufrechtzuerhalten. Während in vielen anderen Rechtsgebieten individuelle Arbeitsverträge das Hauptmittel zur Bestimmung der Arbeitsbedingungen sind, zeichnet sich Japan dadurch aus, dass die Arbeitsordnungen den Inhalt der einzelnen Arbeitsverträge umfassend regeln und sogar eine starke Funktion haben, diese zu ändern. Die weitreichenden Befugnisse, die dem Arbeitgeber eingeräumt werden, sind jedoch nicht unbegrenzt. Das rechtliche System Japans, das sich hauptsächlich um das Arbeitsvertragsrecht dreht, hält eine feine Balance zwischen der Befugnis des Arbeitgebers, Arbeitsordnungen zu erstellen und zu ändern, und der Notwendigkeit, die Arbeitnehmer vor einseitigen und nachteiligen Änderungen zu schützen. Dieser rechtliche Rahmen wurde über Jahre hinweg durch die Anhäufung von Gerichtsentscheidungen geformt und als kodifiziertes Recht systematisiert. In diesem Artikel werden wir die rechtliche Natur der Arbeitsordnungen, ihre Beziehung zu individuellen Arbeitsverträgen und insbesondere die strengen rechtlichen Anforderungen für die Beurteilung der “Rationalität” bei Änderungen, die für die Mitarbeiter nachteilig sind, anhand konkreter Gesetze und Gerichtsentscheidungen detailliert erläutern.

Die rechtliche Natur von Arbeitsordnungen und deren Einfluss auf Arbeitsverträge in Japan

Die rechtliche Bindungskraft von Arbeitsordnungen für individuelle Arbeitsverträge mit Mitarbeitern hat ihre Grundlage in Artikel 7 des japanischen Arbeitsvertragsgesetzes. Dieser Artikel legt fest, dass, wenn ein Arbeitgeber eine Arbeitsordnung mit angemessenen Arbeitsbedingungen bekannt macht, der Inhalt des Arbeitsvertrags den in der Arbeitsordnung festgelegten Arbeitsbedingungen entspricht. Dies klärt die “normative Wirkung” von Arbeitsordnungen im japanischen Recht. Damit diese Wirkung eintritt, müssen zwei wichtige Voraussetzungen erfüllt sein: “Angemessenheit” und “Bekanntmachung”.

Die erste Voraussetzung ist die “Angemessenheit” des Inhalts der Arbeitsordnung selbst. Bestimmungen, die im Licht der gesellschaftlichen Konventionen als deutlich unangemessen gelten oder die Rechte der Arbeitnehmer ungerechtfertigt verletzen, werden als unangemessen angesehen, und ihre rechtliche Wirkung kann in diesen Teilen verneint werden. Beispiele hierfür sind übermäßig strenge Regelungen zu Disziplinarmaßnahmen oder Klauseln, die den Mitarbeitern einseitige Pflichten auferlegen.

Die zweite und verfahrenstechnisch äußerst wichtige Voraussetzung ist die “Bekanntmachung” an die Mitarbeiter. Eine Arbeitsordnung entfaltet keine rechtliche Bindungskraft, wenn sie nur erstellt wurde; sie muss den Mitarbeitern angemessen mitgeteilt werden, um rechtlich bindend zu sein. Artikel 106 Absatz 1 des japanischen Arbeitsstandards-Gesetzes und die zugehörigen Durchführungsverordnungen fordern als konkrete Bekanntmachungsmethoden, dass die Arbeitsordnung entweder ständig an einem gut sichtbaren Ort im Betrieb ausgehängt oder bereitgehalten wird, den Arbeitnehmern in Schriftform übergeben wird oder als elektronische Daten auf Geräten zur Verfügung gestellt wird, sodass die Arbeitnehmer jederzeit auf den Inhalt zugreifen können. In der Rechtsprechung wird anerkannt, dass eine Arbeitsordnung rechtliche Wirkung entfaltet, wenn die Mitarbeiter jederzeit in der Lage sind, sich über ihren Inhalt zu informieren, selbst wenn diese formellen Methoden nicht vollständig eingehalten wurden – dies wird als “substanzielle Bekanntmachung” betrachtet.

Diese Anforderungen sind nicht nur verwaltungstechnische Verfahren. Sie sind die rechtliche Grundlage, die die Legitimität der Personalverwaltungsbefugnisse des Arbeitgebers gewährleistet. Wird die Bekanntmachung vernachlässigt, besteht das Risiko, dass die Arbeitsordnung als nicht wirksam angesehen wird. Dies kann dazu führen, dass die Gültigkeit von auf der Arbeitsordnung basierenden Arbeitsanweisungen oder Disziplinarmaßnahmen angefochten wird und die Argumente des Arbeitgebers nicht anerkannt werden. Daher ist die gründliche Bekanntmachung der Arbeitsordnung aus Sicht der Aufrechterhaltung der betrieblichen Ordnung und des rechtlichen Risikomanagements eine unerlässliche Verpflichtung für das Management.

Die Priorität zwischen Arbeitsordnungen und individuellen Vereinbarungen unter japanischem Recht

In der japanischen Arbeitsgesetzgebung ist die Festlegung von Arbeitsbedingungen durch eine mehrstufige Hierarchie gekennzeichnet. Die Priorität der Rechtswirksamkeit ist im Allgemeinen wie folgt: Gesetze (zwingende Vorschriften), Tarifverträge, Arbeitsordnungen und individuelle Arbeitsverträge. Innerhalb dieser Hierarchie ist das Verhältnis zwischen den für alle Mitarbeiter einheitlich geltenden Arbeitsordnungen und den mit bestimmten Mitarbeitern abgeschlossenen individuellen Arbeitsverträgen von besonderer Bedeutung für die Unternehmensführung. Das japanische Arbeitsvertragsgesetz legt klare Regeln fest, welche der beiden im Falle abweichender Inhalte Vorrang hat.

Zunächst dienen Arbeitsordnungen als “Mindeststandard” für Arbeitsbedingungen. Artikel 12 des japanischen Arbeitsvertragsgesetzes bestimmt, dass Arbeitsverträge, die Arbeitsbedingungen unterhalb der in der Arbeitsordnung festgelegten Standards vorsehen, in diesen Teilen ungültig sind. In solchen Fällen werden die in der Arbeitsordnung festgelegten Standards angewendet. Dies ist ein Aspekt des Prinzips “günstigere Bedingungen haben Vorrang” und dient dem Arbeitnehmerschutz, indem es verhindert, dass Arbeitgeber Mitarbeiter individuell zu Bedingungen unterhalb der in der Arbeitsordnung festgelegten Standards beschäftigen. Wenn beispielsweise das in der Arbeitsordnung festgelegte Grundgehalt 300.000 Yen pro Monat beträgt, aber in einem individuellen Vertrag mit einem Mitarbeiter ein Gehalt von 280.000 Yen vereinbart wurde, ist diese Vereinbarung ungültig und es entsteht rechtlich eine Zahlungsverpflichtung von 300.000 Yen.

Andererseits ist es möglich, dass individuelle Arbeitsverträge günstigere Bedingungen als die in der Arbeitsordnung festgelegten Standards vorsehen. Eine Klausel in Artikel 7 des japanischen Arbeitsvertragsgesetzes erlaubt, dass individuelle Vereinbarungen Vorrang haben, wenn in Arbeitsverträgen Arbeitsbedingungen vereinbart wurden, die von den Inhalten der Arbeitsordnung abweichen. Dadurch können Unternehmen spezialisierten Fachkräften oder wichtigen Führungskräften individuell höhere Vergütungen oder bessere Konditionen als die in der Arbeitsordnung festgelegten Standards anbieten und so eine flexible Personalpolitik betreiben. Wenn beispielsweise die Arbeitsordnung 120 Tage Jahresurlaub vorsieht, ist eine individuelle Vereinbarung mit einem Mitarbeiter über 125 Tage Jahresurlaub gültig und dieser Mitarbeiter hat Anspruch auf 125 Tage Urlaub.

Das Zusammenspiel dieser beiden Artikel schafft eine Beziehung, in der die Arbeitsordnung die “Mindestlinie (Floor)” für Arbeitsbedingungen festlegt, die nicht unterschritten werden darf, während individuelle Vereinbarungen es ermöglichen, diese Linie zu überschreiten und “günstigere Bedingungen (Ceiling)” zu setzen, ohne dass dies behindert wird. Das Verständnis dieser Beziehung ist unerlässlich, um einheitliches Personalmanagement und individuelle, strategische Personalbehandlung in Einklang zu bringen.

Grundsätze und Ausnahmen bei der nachteiligen Änderung von Arbeitsordnungen unter japanischem Recht

Arbeitsbedingungen sind Vertragsinhalte zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern, daher basiert jede Änderung grundsätzlich auf der Zustimmung beider Parteien. Artikel 8 des japanischen Arbeitsvertragsrechts legt fest, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen, die Inhalt des Arbeitsvertrags sind, durch ihre Zustimmung ändern können, und klärt damit das Prinzip der Zustimmung.

Auf der Grundlage dieses Prinzips bestimmt Artikel 9 des japanischen Arbeitsvertragsrechts, dass es Arbeitgebern nicht gestattet ist, die Arbeitsbedingungen, die Inhalt des Arbeitsvertrags sind, zum Nachteil der Arbeitnehmer zu ändern, indem sie die Arbeitsordnung ohne deren Zustimmung ändern. Dies verbietet grundsätzlich, dass Arbeitgeber einseitige Änderungen wie Gehaltskürzungen oder die Reduzierung von Urlaubstagen vornehmen, die für die Arbeitnehmer nachteilig sind. Dies ist der grundlegende Grundsatz bei der nachteiligen Änderung von Arbeitsordnungen.

Jedoch muss das Unternehmensmanagement stets auf sich ändernde Umstände reagieren, und manchmal ist eine Überprüfung der Arbeitsbedingungen unvermeidlich. Um auf diese betriebliche Notwendigkeit zu reagieren, erlaubt das japanische Arbeitsvertragsrecht Ausnahmen unter strengen Voraussetzungen. Dies ist in Artikel 10 des japanischen Arbeitsvertragsrechts geregelt. Dieser Artikel eröffnet den Weg dafür, dass Änderungen der Arbeitsbedingungen durch die Änderung der Arbeitsordnung auch einseitig zum Nachteil der Arbeitnehmer rechtlich wirksam werden können, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind. Die erste Bedingung ist, dass die geänderte Arbeitsordnung den Arbeitnehmern bekannt gemacht wird. Die zweite und wichtigste Bedingung ist, dass die Änderung der Arbeitsordnung “vernünftig” ist.

Die rechtliche Struktur, in der Artikel 9 des japanischen Arbeitsvertragsrechts ein “Grundsatzverbot” festlegt und Artikel 10 als “Vorbehalt” Ausnahmen zulässt, ist äußerst wichtig. Sie positioniert rechtlich die nachteilige Änderung von Arbeitsordnungen nicht als ein selbstverständliches Recht des Arbeitgebers, sondern als eine ausnahmsweise Maßnahme. Daher, wenn die Gültigkeit einer nachteiligen Änderung vor Gericht angefochten wird, liegt die Beweislast dafür, dass die Änderung “vernünftig” ist, vollständig auf der Seite des Arbeitgebers. Das Gericht beginnt zunächst mit dem Grundsatz (die Änderung ist ungültig) und prüft streng, ob die vom Arbeitgeber vorgebrachten Argumente und Beweise überzeugend genug sind, um die Ausnahmevorschrift (Artikel 10) anzuwenden. Aus diesem Grund ist es für Unternehmer unerlässlich, nicht nur die Notwendigkeit einer nachteiligen Änderung zu erkennen, sondern auch strategisch vorzubereiten, wie “Vernünftigkeit” aus rechtlicher Sicht aufgebaut und bewiesen werden kann.

Kriterien zur Beurteilung der “Rationalität” von nachteiligen Änderungen im Arbeitsrecht in Japan

Die Rationalität einer nachteiligen Änderung der Arbeitsordnung, ein Schlüssel für deren Wirksamkeit, wird nicht mechanisch anhand eines einzigen Kriteriums entschieden, sondern durch eine umfassende Berücksichtigung mehrerer Faktoren. Der Rahmen für diese Beurteilung, der in Artikel 10 des japanischen Arbeitsvertragsrechts festgelegt ist, wurde über viele Jahre durch eine Ansammlung von Gerichtsentscheidungen geformt, noch bevor das Gesetz erlassen wurde. Insbesondere hat das Urteil des Obersten Gerichtshofs im Fall Akihoku Bus aus dem Jahr 1968 (Showa 43) den Grundsatz etabliert, dass eine rationale Änderung der Arbeitsordnung auch ohne die Zustimmung der einzelnen Arbeitnehmer bindend ist. Die konkreten Kriterien für die Beurteilung dieser Rationalität wurden im Urteil des Obersten Gerichtshofs im Fall der Daiyon Bank aus dem Jahr 1997 (Heisei 9) dargelegt, welches stark in den Wortlaut des heutigen Artikel 10 des Arbeitsvertragsrechts eingeflossen ist.

Artikel 10 des japanischen Arbeitsvertragsrechts nennt folgende Punkte als zu berücksichtigende Faktoren bei der Beurteilung der Rationalität:

1. Das Ausmaß des Nachteils für die Arbeitnehmer: Hier geht es um die Schwere des Nachteils, den die Mitarbeiter durch die Änderung erleiden. Je größer der Einfluss auf das Leben der Mitarbeiter, wie etwa bei einer erheblichen Kürzung von Gehalt oder Abfindung, desto höher ist die Hürde für die Anerkennung der Rationalität.
2. Die Notwendigkeit der Änderung der Arbeitsbedingungen: Wie hoch ist die betriebswirtschaftliche Notwendigkeit für den Arbeitgeber, diese Änderung vorzunehmen? Es wird eine hohe Notwendigkeit gefordert, die nicht nur auf Gewinnsteigerung abzielt, sondern auf die Reaktion auf eine ernsthafte Unternehmenskrise oder auf unvermeidliche Maßnahmen im Zuge einer Geschäftsumstrukturierung.
3. Die Angemessenheit des Inhalts der neuen Arbeitsordnung nach der Änderung: Ob das neue System der Arbeitsbedingungen an sich unvernünftig ist oder ob es gesellschaftlich als angemessen betrachtet wird. Auch wird berücksichtigt, ob es im Vergleich zu anderen Unternehmen derselben Branche deutlich niedriger ist.
4. Die Verhandlungssituation mit der Gewerkschaft usw.: Die Historie der Verhandlungen über die Änderung zwischen dem Arbeitgeber und der Gewerkschaft, die die Mehrheit der Arbeitnehmer repräsentiert, oder dem Vertreter der Mehrheit der Arbeitnehmer. Wenn nach ernsthaften Verhandlungen eine Einigung mit der Gewerkschaft erzielt wurde, wird die Änderung tendenziell stark als rational angesehen.
5. Sonstige Umstände im Zusammenhang mit der Änderung der Arbeitsordnung: Hierzu gehören alle relevanten Umstände, die nicht bereits genannt wurden. Zum Beispiel sind Übergangsmaßnahmen zur Milderung der Nachteile (sogenannte Schockabsorber) oder Kompensationsmaßnahmen für die Nachteile wichtige Elemente.

Ein repräsentatives Beispiel, das zeigt, wie diese Faktoren in einer Gesamtbewertung berücksichtigt werden, ist der bereits erwähnte Fall der Daiyon Bank. In diesem Fall führte die Bank eine Änderung der Arbeitsordnung durch, die das Rentenalter von 55 auf 60 Jahre erhöhte, während gleichzeitig das Gehaltsniveau nach dem 55. Lebensjahr gesenkt wurde. Der Oberste Gerichtshof legte Wert darauf, dass trotz des erheblichen Nachteils der Gehaltskürzung für die Mitarbeiter, der Vorteil der Verlängerung des Rentenalters (als Kompensationsmaßnahme) geboten wurde, die Notwendigkeit der Beschäftigungssicherung in einer alternden Gesellschaft bestand und vor allem, dass eine Einigung nach ausreichenden Verhandlungen mit der Gewerkschaft, der etwa 90% der Mitarbeiter angehörten, erzielt wurde. Daher entschied das Gericht, dass diese Änderung rational und wirksam ist.

Wie dieses Urteil zeigt, legen die Gerichte bei der Beurteilung der Rationalität einer nachteiligen Änderung großen Wert auf den “Prozess”, der zu dieser Änderung geführt hat, und nicht nur auf den Vergleich der Bedingungen vor und nach der Änderung. Ob der Arbeitgeberseite eine sorgfältige Erklärung gegenüber den Mitarbeitern abgegeben hat, ernsthaft verhandelt wurde und alle Anstrengungen unternommen wurden, um die Nachteile so weit wie möglich zu mildern, hat einen großen Einfluss auf die endgültige rechtliche Beurteilung. Daher ist es für den Erfolg einer nachteiligen Änderung unerlässlich, nicht nur die Angemessenheit des Inhalts zu gewährleisten, sondern auch die Transparenz und Fairness des Änderungsprozesses zu sichern, was für das rechtliche Risikomanagement von entscheidender Bedeutung ist.

Zusammenfassung

In der japanischen Arbeitsgesetzgebung sind Arbeitsordnungen ein mächtiges rechtliches Instrument, das es Unternehmen ermöglicht, einheitliche Arbeitsbedingungen festzulegen und die Organisation reibungslos zu führen. Ihre Macht erstreckt sich darauf, den Inhalt individueller Arbeitsverträge umfassend zu regeln und unter bestimmten Bedingungen sogar einseitige Änderungen vorzunehmen. Doch diese starke Befugnis unterliegt der strengen Kontrolle des Gesetzes. Insbesondere bei Änderungen, die für die Arbeitnehmer nachteilig sind, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass diese Änderungen “vernünftig” sind, und diese Hürde ist keineswegs niedrig. Die Beurteilung der Vernünftigkeit basiert auf einer umfassenden Bewertung, die nicht nur materielle Aspekte wie die Notwendigkeit der Änderung und das Ausmaß des Nachteils berücksichtigt, sondern auch die Fairness des Prozesses, einschließlich der Verhandlungsgeschichte mit Gewerkschaften und der Verfügbarkeit von Maßnahmen zur Milderung der Nachteile. Daher ist es für Geschäftsführer und Rechtsabteilungen entscheidend, beim Erstellen und Ändern von Arbeitsordnungen, insbesondere bei nachteiligen Änderungen, ein tiefes Verständnis der rechtlichen Anforderungen zu haben und einen vorsichtigen und strategischen Prozessmanagementansatz zu verfolgen, um zukünftige Arbeitskonflikte zu vermeiden und eine stabile Unternehmensführung zu gewährleisten. Unsere Kanzlei, Monolith Law Office, verfügt über umfangreiche Beratungserfahrung in Bezug auf die in diesem Artikel erläuterten arbeitsrechtlichen Herausforderungen der Arbeitsordnungen für zahlreiche Kunden in Japan. Unsere Kanzlei beschäftigt auch mehrere Anwälte, die Englisch sprechen und ausländische Anwaltszulassungen besitzen, und kann somit auch die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen mit internationaler Perspektive erfüllen. Von der Erstellung neuer Arbeitsordnungen über die Überprüfung bestehender Regelungen und die Anpassung an Gesetzesänderungen bis hin zur Durchführung von nachteiligen Änderungen, die die größte Sorgfalt erfordern, bieten wir optimale rechtliche Unterstützung, die auf die Geschäftsstrategie Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.