Was sind die Regulierungen des japanischen Gesetzes zur Verhinderung der Übertragung von Verbrechensgewinnen bei nicht persönlichen Transaktionen wie dem Empfang von Post?

Es ist mittlerweile selbstverständlich geworden, dass Unternehmen bei der Durchführung ihrer Geschäfte auf die Einhaltung von Compliance achten. Insbesondere das “Gesetz zur Verhinderung der Übertragung von Verbrechensgewinnen” (japanisches Gesetz zur Verhinderung der Geldwäsche) steht im Fokus. Wie der Name schon sagt, zielt dieses Gesetz darauf ab, die “Übertragung” von “Gewinnen” aus “Verbrechen” zu “verhindern”. Das Gesetz verpflichtet Unternehmen, die Identität ihrer Geschäftspartner bei bestimmten risikoreichen Transaktionen, die für Geldwäsche genutzt werden könnten, zu überprüfen. Beispielsweise ist die Vorlage eines Identitätsnachweises bei der Eröffnung eines Kontos bei einer Finanzinstitution eine Maßnahme, die auf diesem Gesetz basiert.

Viele Menschen mögen denken, dass dieses Gesetz für sie irrelevant ist, aber das ist nicht unbedingt der Fall. Selbst wenn man nicht direkt an kriminellen Aktivitäten beteiligt ist, kann man unwissentlich zur Geldwäsche beitragen, indem man beispielsweise Konten kauft und verkauft. Aus diesem Grund ist es verboten, Sparbücher, Geldkarten und ähnliche Gegenstände zu übertragen, zu empfangen, auszuhändigen oder zur Verfügung zu stellen (Artikel 28 des japanischen Gesetzes zur Verhinderung der Geldwäsche).

Angesichts der zunehmenden Internationalisierung und Raffinesse der Geldwäsche ist es nicht nur für Mitarbeiter von Finanzinstituten, sondern auch für allgemeine Geschäftsleute notwendig, ein vollständiges Verständnis der Regulierungen des japanischen Gesetzes zur Verhinderung der Geldwäsche zu haben.

Neben Finanztransaktionen fallen auch Dienstleistungen wie Postannahmeservices unter das japanische Gesetz zur Verhinderung der Geldwäsche. Neben Postfachdiensten können auch Mietbüros und virtuelle Büros als Postannahmeservices gelten.

In jüngster Zeit gibt es immer mehr Transaktionen, die online abgeschlossen werden. Bei solchen nicht persönlichen Transaktionen stellt sich die Frage, wie die Identitätsprüfung gemäß dem japanischen Gesetz zur Verhinderung der Geldwäsche durchgeführt werden soll.

Daher werden wir für Anbieter von Dienstleistungen wie Postannahmeservices die Regulierungen des japanischen Gesetzes zur Verhinderung der Geldwäsche und die Identitätsprüfung bei nicht persönlichen Transaktionen erläutern.

Das japanische Gesetz zur Verhinderung der Übertragung von kriminellen Gewinnen (Verhinderungsgesetz) und Postannahmeservice

Das japanische Gesetz zur Verhinderung der Übertragung von kriminellen Gewinnen (Verhinderungsgesetz) basiert auf internationalen Anforderungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und legt bestimmten Geschäftstätigkeiten, die im Gesetz definiert sind, die Pflicht zur Identitätsprüfung bei Transaktionen auf.

Einer dieser “bestimmten Geschäftstätigkeiten” im Rahmen des Verhinderungsgesetzes ist der Postannahmeservice. Konkret bezieht sich dies auf Geschäftstätigkeiten, die folgende Dienstleistungen anbieten:

• Kunden dürfen ihren Wohn- oder Geschäftssitz als Postannahmestelle nutzen
• Empfangen von Postsendungen im Namen des Kunden
• Übergabe der empfangenen Postsendungen an den Kunden

Beispielsweise, in Fällen von Mietbüros oder virtuellen Büros, die einen Service anbieten, der Postsendungen im Namen des Vertragspartners entgegennimmt, fallen diese unter das Verhinderungsgesetz als Postannahmeservice.

Darüber hinaus gibt es Dienstleistungen, bei denen Mietboxen in Supermärkten oder Convenience-Stores aufgestellt werden, damit Kunden ihre an sie adressierten Pakete abholen können. Auch solche Dienstleistungen können als Postannahmeservice gelten.

Wie Sie sehen, ist der Anwendungsbereich des Verhinderungsgesetzes ziemlich breit. Daher ist es wichtig, korrekt zu beurteilen, ob Ihr eigener Service unter das Verhinderungsgesetz fällt oder nicht.

Was ist die Identitätsprüfung nach dem japanischen Gesetz zur Verhinderung der Übertragung von kriminellen Gewinnen (Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds)?

Spezifische Geschäftsinhaber, die unter das japanische Gesetz zur Verhinderung der Übertragung von kriminellen Gewinnen fallen, sind verpflichtet, bei Transaktionen eine Identitätsprüfung durchzuführen. Die Punkte, die ein spezifischer Geschäftsinhaber bei Transaktionen mit Kunden überprüfen muss, sind wie folgt:

• Identifizierung der Person (Name, Standort des Hauptsitzes oder der Hauptgeschäftsstelle)
• Identifizierung der Person des Vertreters usw. (Name, Adresse, Geburtsdatum)
• Transaktionsberechtigung des Vertreters usw.
• Zweck der Transaktion
• Geschäftsinhalt (Beruf im Falle einer natürlichen Person)
• Wenn es einen tatsächlichen Kontrolleur gibt, Identifizierung der Person des tatsächlichen Kontrolleurs
• Im Falle einer Hochrisikotransaktion, Vermögen und Einkommen

Der hier genannte “Vertreter usw.” bezieht sich auf den Vertreter einer juristischen Person, den Transaktionsverantwortlichen, den Bevollmächtigten usw.

Des Weiteren bezieht sich “Hochrisikotransaktion” auf die folgenden Transaktionen:

• Transaktionen mit Kunden usw., die bei früheren Verträgen überprüft wurden
• Transaktionen, bei denen der Verdacht besteht, dass sich jemand als Vertreter usw. ausgibt
• Transaktionen mit Kunden usw., bei denen der Verdacht besteht, dass sie bei der Überprüfung früherer Verträge getäuscht haben
• Transaktionen mit Personen, die in Iran oder Nordkorea wohnen oder sich dort aufhalten
• Transaktionen mit ausländischen PEPs (ausländische Amtsträger, deren Familienmitglieder, juristische Personen, die tatsächlich von diesen Amtsträgern oder deren Familienmitgliedern kontrolliert werden)

Fälle, in denen die Identitätsprüfung reduziert wird

Wenn der Handelspartner, also der Kunde, als “Staat usw.” gilt, wird die Pflicht zur Identitätsprüfung reduziert. “Staat usw.” bezieht sich auf die folgenden (Japanisches Gesetz zur Verhinderung der Übertragung von Verbrechensgewinnen, Artikel 4, Absatz 5):

• Staat
• lokale öffentliche Körperschaften
• Vereinigungen oder Organisationen ohne juristische Persönlichkeit
• börsennotierte Unternehmen usw.

Es ist zu beachten, dass börsennotierte Unternehmen usw. nach dem Wortlaut des Gesetzes “Staat” nicht zu enthalten scheinen. Bei Geschäften mit den oben genannten juristischen Personen oder Organisationen reicht es aus, die folgende Identitätsprüfung durchzuführen.

Bestätigungsmethoden bei nicht persönlichen Transaktionen

Bei nicht persönlichen Transaktionen, bei denen Verträge online abgeschlossen werden, stellt sich die Frage, wie die Identitätsprüfung gemäß dem japanischen Gesetz zur Verhinderung der Übertragung von Verbrechensgewinnen (犯罪収益移転防止法) durchgeführt wird.

Es gibt verschiedene Methoden, aber im Folgenden stellen wir insbesondere die Online-Identitätsprüfungsmethoden vor, die wir IT-Unternehmen empfehlen.

Bestätigung der Identität einer juristischen Person

Bei Geschäften mit allgemeinen Kunden gibt es die Identifizierung von juristischen Personen. Eine Methode zur Online-Identifizierung von juristischen Personen besteht darin, digitale Zertifikate basierend auf dem japanischen Gesetz über elektronische Signaturen (電子署名法) zu verwenden.

Konkret kann der Vertreter des Kunden, eine juristische Person, ein digitales Zertifikat und Informationen über bestimmte Transaktionen senden, die durch dieses digitale Zertifikat bestätigt wurden. Digitale Zertifikate basierend auf dem elektronischen Authentifizierungssystem der Handelsregistrierung werden vom Registrierungsbeamten am Registrierungsamt erstellt.

Referenz: Japanisches Justizministerium | Anleitung zur Beschaffung digitaler Zertifikate[ja]

Bestätigung der Identität des Vertreters

Um die Identität des Vertreters, die eine der zu überprüfenden Punkte bei Geschäften mit Kunden ist, online zu überprüfen, gibt es zwei Verfahren:

• Verwendung eines digitalen Zertifikats, das von einem zertifizierten Authentifizierungsdienstleister gemäß dem japanischen Gesetz über elektronische Signaturen ausgestellt wurde
• App-basierte Methode (Übermittlung von Gesichtsbild + Bild des Identitätsdokuments)

Im Allgemeinen ist die App-basierte Methode für Kunden, die Einzelpersonen sind, leichter zu verwenden. Konkret wird die Überprüfung wie folgt durchgeführt:

1. Lassen Sie den Kunden eine von einem bestimmten Unternehmen bereitgestellte Software verwenden
2. Lassen Sie den Kunden sowohl ein Foto seines Gesichts als auch ein Foto seines Identitätsdokuments mit Foto aufnehmen
3. Lassen Sie diese Bildinformationen sofort an Ihr eigenes Unternehmen oder einen Auftragnehmer senden
4. Überprüfen Sie in Ihrem eigenen Unternehmen oder bei einem Auftragnehmer, ob das Identitätsdokument echt ist und ob das empfangene Foto nicht von einem früher aufgenommenen Gesicht oder einem Foto des Identitätsdokuments aufgenommen wurde

Zu beachten ist, dass bei der App-basierten Methode Fotos mit einer von einem bestimmten Unternehmen bereitgestellten Software gesendet werden müssen. Mit anderen Worten, es ist nicht zulässig, Fotos, die vom Kunden aufgenommen wurden, per E-Mail usw. zu senden.

Bei der Überprüfung, ob das Identitätsdokument echt ist, müssen Sie überprüfen, ob es keine Unregelmäßigkeiten in der äußeren Form usw. gibt, die aus dem Bild des Identitätsdokuments usw. erkannt werden können.

Die Überprüfung, ob das empfangene Foto nicht von einem früher aufgenommenen Gesicht oder einem Foto des Identitätsdokuments aufgenommen wurde, kann beispielsweise durch Anzeigen einer zufälligen Zahl usw. an den Kunden während der Überprüfung der Identität und Aufforderung des Kunden, innerhalb einer bestimmten Zeit ein Foto von seinem Gesicht und seinem Identitätsdokument zusammen mit einem Papier mit dieser Zahl usw. aufzunehmen und sofort zu senden, durchgeführt werden.

Bitte beachten Sie, dass bei der Online-Empfang und Speicherung von Identitätsdokumenten besondere Vorsicht vor Informationslecks geboten ist. In dem folgenden Artikel erläutern wir ausführlich Fälle, in denen tatsächlich Informationslecks aufgetreten sind, und wie darauf reagiert wurde.

Verwandter Artikel: Lernen aus dem Informationsleck bei Capcom: Krisenmanagement und die Rolle des Anwalts[ja]

Transaktionsberechtigung des Vertreters

Traditionell war es üblich, die Transaktionsberechtigung des Vertreters durch Überprüfung, ob der betreffende Vertreter als Vorstandsmitglied mit der Berechtigung zur Vertretung des betreffenden Kunden im Handelsregister eingetragen ist, mittels eines Handelsregisterauszugs zu bestätigen.

Allerdings hat in jüngster Zeit auch bei Geschäften zwischen Unternehmen die Anzahl der Verträge, die online abgeschlossen werden, zugenommen. Eine Methode zur Überprüfung der Transaktionsberechtigung des Vertreters ohne den Austausch von Dokumenten besteht darin, per Telefon, Fax oder E-Mail beim Hauptsitz oder der Geschäftsstelle des Kunden zu bestätigen, dass der Vertreter für den Kunden tätig ist.

Transaktionszweck

Der Transaktionszweck kann durch Befragung per Telefon oder E-Mail bestätigt werden.

Geschäftsinhalt

Die Bestätigung des Geschäftsinhalts per Telefon oder E-Mail ist nicht zulässig. Normalerweise wird der Geschäftsinhalt durch Anfordern eines Handelsregisterauszugs vom Kunden bestätigt.

Identifizierung des tatsächlichen Kontrollinhabers

Der tatsächliche Kontrollinhaber ist eine natürliche Person, die den Kunden, eine juristische Person, tatsächlich kontrolliert. Zum Beispiel, wenn der Kunde eine Aktiengesellschaft ist, ist eine natürliche Person, die mehr als 25% der Gesamtzahl der Stimmrechte hält, grundsätzlich der tatsächliche Kontrollinhaber.

Wenn es einen tatsächlichen Kontrollinhaber gibt, wird die Identifizierung des tatsächlichen Kontrollinhabers, nämlich Name, Adresse und Geburtsdatum, durch eine Erklärung des Vertreters bestätigt.

Es sei darauf hingewiesen, dass es, sofern es sich nicht um eine Hochrisikotransaktion handelt, nicht notwendig ist, die Identität des tatsächlichen Kontrollinhabers mit dem Identitätsdokument des tatsächlichen Kontrollinhabers selbst zu überprüfen. Eine Erklärung des Vertreters ist ausreichend.

Zusammenfassung: Regulierung des japanischen Gesetzes zur Verhinderung der Übertragung von kriminellen Gewinnen bei nicht persönlichen Transaktionen

Das japanische Gesetz zur Verhinderung der Übertragung von kriminellen Gewinnen (Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds) wird häufig geändert und die Anzahl der regulierten Objekte nimmt zu. Da das Gesetz zur Verhinderung der Übertragung von kriminellen Gewinnen das Ziel hat, Kriminalität zu verhindern, wird es von der japanischen Polizeibehörde verwaltet und es wird eine sehr strenge Anwendung gefordert.

Andererseits ist die Pflicht zur Identitätsprüfung nach dem Gesetz zur Verhinderung der Übertragung von kriminellen Gewinnen komplex und es ist schwierig, das Gesetz korrekt zu verstehen. Wenn die Interpretation des Gesetzes falsch ist und die erforderliche Identitätsprüfung nicht durchgeführt wird, besteht für das Unternehmen das Risiko eines großen Skandals.

Daher empfehlen wir, einen Anwalt zu konsultieren, der sich im IT-Bereich auskennt, wenn eine Identitätsprüfung auf der Grundlage des Gesetzes zur Verhinderung der Übertragung von kriminellen Gewinnen erforderlich ist und welches System dafür aufgebaut werden muss.

Maßnahmen unserer Kanzlei

Die Monolith Rechtsanwaltskanzlei ist eine Kanzlei mit hoher Fachkompetenz in IT, insbesondere Internet und Recht. In den letzten Jahren hat das japanische “Gesetz zur Verhinderung der Übertragung von Verbrechensgewinnen” (Act on Prevention of Transfer of Criminal Proceeds) zunehmend Aufmerksamkeit erregt, und die Notwendigkeit einer rechtlichen Überprüfung nimmt immer mehr zu. Unsere Kanzlei bietet Lösungen in Bezug auf dieses Gesetz an. Details finden Sie im folgenden Artikel.

https://monolith.law/practices/corporate[ja]