Milline on süsteemiarenduses koosolekute protokollide hoidmise viis õiguslikust vaatepunktist?

Kui üks ettevõte delegeerib süsteemiarenduse teisele ettevõttele, siis lepingud, mis on sõlmitud ettevõtte juhtide õigusliku pitseriga, ja nõuete määratlusdokumendid, mille on koostanud vastutavad isikud, ei pruugi alati selgelt määratleda, mida ja millal tuleb teha. Sageli on see tingitud asjaolust, et paljudes süsteemiarendustes toimuvad igapäevaselt e-kirjade ja telefonikõnede vahetused töötajate tasandil, koosolekud, mida korraldavad vastutavad isikud, algsete ebamääraste osade spetsifikatsioonide kinnitamine, spetsifikatsioonide muutmine vastavalt olukorra muutumisele, funktsioonide lisamise taotlused ja probleemide ilmnemisel koostöö taotlused.

Süsteemiarenduse sujuvaks läbiviimiseks ja võimalike vaidluste korral ettevalmistamiseks on oluline dokumentide koostamine ja nende haldamine.

Käesolevas artiklis selgitame, kuidas jätta koosolekute protokolle ja materjale, mida kasutatakse süsteemiarenduse edenemise koosolekutel, õiguslikust vaatepunktist.

Miks on süsteemiarenduses dokumendihaldus oluline

Süsteemiarendusprojektides on koosolekute sisu, projekti edenemise ja kulgemise dokumenteerimine väga oluline ka õiguslikust vaatepunktist. Selle põhjuseid võib tuua kaks:

Vältimaks hilisemaid vaidlusi

Süsteemiarendus on tavaliselt projekt, mis hõlmab paljusid osapooli nii kasutaja kui ka tarnija poolel. Seega, kui kasutaja ja tarnija vahel on arusaamatusi selle osas, millist rolli igaüks täidab ja milliseid kohustusi nad võtavad, võib see takistada projekti edasist kulgemist.

Lisaks, kuna projekti on kaasatud palju inimesi, võib see tähendada, et “inimeste arvamused võivad erineda ja pole selge, kelle arvamus on õige”, mis võib põhjustada suhtlusprobleeme.

Dokumenteerimine on kasulik nii osapoolte arusaamade kontrollimiseks kui ka kokkulepete kirjalikuks vormistamiseks. Samuti aitab see koondada kõik osapooled ühise eesmärgi nimel.

Muuseas, õiguslikke teadmisi kasutatakse sageli vaidluste ennetamiseks, mida nimetatakse ka ennetavaks õigusabiks.

Ettevalmistus hilisemateks vaidlusteks

Lisaks, kuigi see on sarnane eelnevalt mainitud ennetava õigusabi vaatepunktiga, võib dokumendihalduse olulisust selgitada ka “kriisijuhtimise” aspektist, eeldades, et tegelikult võib tekkida vaidlus.

Kui tekib mingi probleem ja projekt katkestatakse enne, kui tulemus on valmis, või kui algne tähtaeg ei ole täidetud, võib see viia kohtuvaidluseni. Nii kasutaja kui ka tarnija võivad öelda, et “on olemas oma versioon sellest, mis juhtus”, kuid kui seda ei ole dokumenteeritud, ei saa nad oma seisukohta tõestada ja võivad kohtus kaotada.

Eriti “tähtaja mittetäitmise” põhjustanud probleemide puhul on sageli olulised küsimused, nagu “millal ja kuidas avastati takistus”, “millal esitati spetsifikatsioonide muutmise taotlus” ja “kuidas tarnija reageeris kasutaja poolt esitatud funktsiooni lisamise taotlusele”. Kui tekib palju “ütlesin, ei öelnud” probleeme, on raske oodata õiglast vaidluse lahendamist.

Mis on eriti oluline süsteemiarenduse koosolekute protokollides?

Koosolekute tüübid süsteemiarenduses

Süsteemiarenduse projektides korraldatakse sageli erinevaid koosolekuid. See ei ole üllatav, arvestades, et projektidesse on kaasatud palju inimesi. Programmeerijad ja insenerid, kes teostavad programmi rakendamist arenduskeskkonnas, korraldavad sageli regulaarseid koosolekuid, et kontrollida töö edenemist. Lisaks võidakse läbi viia ka ülevaateid, et kontrollida rakendatud koodi hooldatavust ja turvalisust.

Lisaks töötajate tasandi koosolekutele süsteemiarenduse valdkonnas võivad koosolekuid korraldada ka ettevõtte juhatuse liikmed või vastutavad isikud, kellel on volitused. Sellistel juhtudel keskendutakse sageli projekti üldisele suunale ja strateegiale. Selliseid koosolekuid, kus vastutavad isikud käsitlevad olulisi küsimusi, nimetatakse juhtimiskomiteeks (steering committee).

Eriti tähelepanelik tuleb olla juhtimiskomitee koosolekutel

Nagu eespool mainitud, korraldatakse süsteemiarenduse valdkonnas erinevaid koosolekuid sõltuvalt inimeste rollidest ja eesmärkidest. Õiguslikust vaatepunktist on eriti oluline juhtimiskomitee. Võrreldes töötajate tasandi edenemise kontrollkoosolekute ja ülevaatamiskoosolekutega, on juhtimiskomitee eriti oluline konfliktide ennetamise ja konfliktiolukordade lahendamise seisukohast. Dokumentatsiooni olulisust tuleb kindlasti tunnistada. Selle põhjuseks on:

1. Juhtimiskomitee on juhtide poolt korraldatav koosolek, mis sageli hõlmab olulisi otsuseid. Seega on see nii kasutajate kui ka tarnijate seisukohast oluline, kuna see näitab nende mõistmist ja seda peetakse õiguslikult oluliseks.
2. Töötajate tasandi koosolekute puhul kajastatakse koosoleku sisu tavaliselt hiljem erinevates disaini- ja spetsifikatsioonidokumentides, mistõttu on “dokumentatsiooni puudumise” probleem ebatõenäoline. (Kuigi kui isegi nende dokumentatsioon on nõrk, on vaja parandusi.)

Need on mõned põhjused, miks juhtimiskomitee on eriti oluline.

Steeringkomitee protokollidega seotud kohtupraktika

Allpool tutvustame ühte juhtumit, kus steeringkomitee protokollid olid tegelikus kohtuasjas oluliseks tõendiks. Allpool tsiteeritud kohtuotsuse juhtum puudutab süsteemiarendusprojekti, mis pooleli jäi, ja tunnistati, et tarnija rikkus projekti juhtimise kohustusi. Protokollide sisu, mis näitas tarnija ja kasutaja algset arusaama, omab kohtus väga suurt tähendust.

Tarnija on märkinud, et ei pruugi alati peegeldada tegelikku tööd, väites, et steeringkomitee protokollide sisu on kasutaja poolt parandatud. Kuid steeringkomitee loodi eesmärgiga teha otsuseid süsteemiarenduse kõrgemal juhtimistasandil, ja mõlemalt poolt, nii tarnijalt kui ka kasutajalt, osales süsteemiarenduse eest vastutav isik, kes tegi üldhinnangu, jagas ajakava ja töö edenemise tegelikku olukorda ning probleeme, ning tegi otsuseid olulistes küsimustes. Ja olulised arutelupunktid tuli tarnijal koostada protokollina hiljemalt koosoleku järgmise tööpäeva hommikuks, registreerida see protokollide andmebaasis ja lõplikud otsused tuli protokollida. Protokolli kinnitamisel olid tarnija ja kasutaja täielikult teadlikud protokollimise tähtsusest ning arutasid selle sisu ja väljendusviisi, et see peegeldaks koosoleku tegelikku olukorda. Eriti tarnija, kes tegeleb süsteemiarendusega, oli kindlasti teadlik sellise protokollimise tähtsusest ja meetoditest. Seega, kinnitatud protokoll tuleks käsitleda kui dokumenti, mis peegeldab steeringkomitee tegelikku tööd, ja kui erilisi asjaolusid ei ole, tuleks eeldada, et seal kirjeldatud töö sisu jne on steeringkomitee poolt kokku võetud vastaval kuupäeval.

Tokyo High Court, 26. september 2013 (Heisei 25)

Kohtu seisukoht on, et kui koosoleku protokoll on loodud tarnija ja kasutaja ühise nõusolekuga, võib seda pidada “tõendiks”, millel on teatud eeldusjõud. Teisest vaatenurgast öeldes, kui protokollis on liiga lihtsustatud kirjeldused, võib see endaga kaasa tuua riski, et see muutub otsekohe tõendiks, ja sellele tuleks kindlasti tähelepanu pöörata.

Mida peaks koosoleku protokollis konkreetselt kirja panema

Koosoleku protokollil on oluline tähendus nii tõendina kohtuasjas (või ka siis, kui kohtuasja ei ole, kuid osapooled soovivad järgnevaid läbirääkimisi sujuvalt läbi viia). Aga mida peaks koosoleku protokollis konkreetselt dokumenteerima ja kirja panema? Selgitame seda allpool.

Mida peaks müüja vaatepunktist protokollis kirja panema

Müüja poolt võetakse projekti suhtes kohustus projektijuhtimise spetsialistina süsteemiarenduses. Selle kohustuse sisu on üksikasjalikult selgitatud järgmises artiklis.

https://monolith.law/corporate/project-management-duties[ja]

Arvestades neid kohustusi, peaks müüja eriti kirja panema järgmised asjad:

1. Iga arendusetapi lõppemise fakt ja kuupäev
2. Kasutaja poolt esitatud nõuded muudatuste ja funktsioonide lisamise kohta ning vastused nendele nõuetele
3. Kui arendustöö on kasutaja enda asjaolude tõttu edasi lükatud, siis milliseid meetmeid on võetud koostöö taotlemiseks ja nende meetmete taust

Need on mõned näited.

Lisaks, seoses punktiga 3, kui kasutaja ei tee süsteemi vastuvõtmist, siis mida peaks müüja kaaluma, on selgitatud järgmises artiklis. Selles artiklis selgitatakse, kuidas kohtu otsus võib suuresti sõltuda sellest, kui koostöövalmis oli müüja kasutaja süsteemi vastuvõtmisel, tuues näiteid tegelikest kohtuotsustest.

https://monolith.law/corporate/estimated-inspection-of-system-development[ja]

Mida peaks kasutaja vaatepunktist protokollis kirja panema

Samuti on mõistetav, et kasutaja peab süsteemiarenduses võtma teatud koostöökohustusi müüja arendustöö suhtes, kuna see on süsteem, mida kasutatakse ettevõtte sees. Selle kohustuse üldist sisu on selgitatud järgmises artiklis.

https://monolith.law/corporate/user-obligatory-cooporation[ja]

1. Ajalugu, mis näitab, et kasutaja on edastanud müüjale kõik vajalikud funktsioonid, ekraani välimuse jms
2. Ajalugu erinevatest probleemidest, mis on tekkinud müüja tööprotsessis (näiteks meeskonna liikme äkiline lahkumine või arendustööde ajakava viibimine müüja poolse ebapiisava uurimistöö tõttu ja selle põhjused)

Seoses punktiga 2, eriti kui on oht, et tekib ettenägematu probleem, on see siis, kui vana süsteemi kaotatakse ja uue süsteemi arendamine toimub samal ajal. Andmete üleviimisel vanast süsteemist uude süsteemi on eriti tõenäoline, et tekivad probleemid, kuid seaduslikke küsimusi, mis on seotud selliste probleemidega, selgitatakse üksikasjalikult järgmises artiklis.

https://monolith.law/corporate/the-transition-from-the-oldsystem[ja]

Kokkuvõte

Eeltoodu on juhend, kuidas jätta koosolekute protokolle süsteemiarenduse valdkonnas õiguslikust vaatepunktist. Praktilised nõuanded on olulised, kuid sama oluline on süvendada arusaamist teemadest nagu “õigus”, “süsteemiarendus” ja “dokumentide haldamine”. Süsteemiarendus hõlmab paljusid inimesi ja organisatsioone ning võib kergesti areneda suuremahuliseks äritehinguks, mistõttu on oluline ennetada ja lahendada sellega kaasnevaid vaidlusi. Õiguslikust vaatepunktist on tõendite säilitamise vajadus suur, mistõttu on “dokumentide” olemasolu, mida kõik saavad objektiivselt kinnitada, väga oluline.

Tõepoolest, kõigi suhtluste ja projektide arengu täielik sõnastamine võib olla suur koormus ja see ei pruugi olla realistlik. Kuid on oluline kindlaks teha, millised küsimused on õiguslikult olulised, ja dokumenteerida need küsimused asjakohaselt. See punkt peaks olema laialdaselt teada kõigile, kes on seotud äritegevusega, olenemata sellest, kas nad on õiguseksperdid või mitte.