Penjelasan Mengenai Syarikat yang Menubuhkan Jawatankuasa Audit dan Sebagainya Menurut Undang-Undang Syarikat Jepun

Undang-undang Syarikat Jepun (Japanese Companies Act) menyediakan beberapa pilihan bagi sistem tadbir urus syarikat berhad. Ini mencerminkan perubahan dalam persekitaran ekonomi yang mengelilingi syarikat-syarikat Jepun dan permintaan dari pelabur yang berubah seiring dengan zaman. Antara pilihan tersebut, sistem ‘Syarikat dengan Jawatankuasa Audit, dll.’ yang diperkenalkan melalui pindaan Undang-undang Syarikat Jepun pada tahun 2015 (Heisei 27) telah menjadi pilihan penting dalam tadbir urus korporat moden Jepun dan jumlah penggunaannya terus meningkat. Sistem ini direka dengan tujuan untuk menguatkan fungsi pengawasan lembaga pengarah dan meningkatkan kejelasan pengurusan. Ini bertujuan untuk menyelaraskan amalan tadbir urus korporat Jepun dengan standard antarabangsa. Ciri utama sistem ini adalah penubuhan ‘Jawatankuasa Audit, dll.’ di dalam lembaga pengarah. Jawatankuasa ini terdiri daripada anggota-anggota di mana majoriti adalah pengarah luaran, dan pengarah yang merupakan anggota jawatankuasa mempunyai hak suara penuh dalam lembaga pengarah. Model tadbir urus ini merupakan pilihan yang realistik dan efektif bagi banyak syarikat kerana ia memiliki sifat yang merupakan campuran antara sistem tradisional Jepun dan sistem yang umum di Eropah dan Amerika. Artikel ini akan memberikan penjelasan menyeluruh dan profesional mengenai sistem ‘Syarikat dengan Jawatankuasa Audit, dll.’ berdasarkan peruntukan spesifik Undang-undang Syarikat Jepun, latar belakang sistem, kerangka undang-undang, komposisi dan kuasa Jawatankuasa Audit, dll., serta perbandingan dengan reka bentuk institusi lain. Memahami sistem ini secara mendalam adalah pengetahuan yang penting bagi semua pihak yang terlibat dalam pelaburan di syarikat-syarikat Jepun dan pengurusan mereka.  

Kepentingan dan Latar Belakang Penubuhan Syarikat dengan Komite Audit dan Lain-lain di Jepun

Latar belakang penubuhan sistem syarikat dengan Komite Audit dan Lain-lain di Jepun adalah aliran reformasi tadbir urus korporat di negara tersebut. Sistem ini diperkenalkan sebagai pilihan pertengahan untuk mengisi jurang antara dua reka bentuk institusi utama yang telah wujud sebelumnya, iaitu syarikat tradisional dengan Komite Audit dan syarikat yang lebih mirip dengan model Eropah dan Amerika dengan Komite Penamaan dan sebagainya.

Syarikat dengan Komite Audit yang paling akrab dengan perusahaan Jepun adalah sistem di mana auditor (atau Komite Audit) yang bebas dari dewan direksi mengaudit pelaksanaan tugas oleh direksi. Namun, model ini telah lama dipertanyakan keefektifannya, terutama oleh pelabur institusi asing. Alasan utamanya adalah kerana auditor tidak merupakan anggota dewan direksi dan tidak memiliki hak suara dalam keputusan dewan. Oleh kerana auditor, yang seharusnya menjadi pengawas, tidak dapat terlibat secara langsung dalam proses pengambilan keputusan dewan direksi, fungsi pengawasan mereka sering dianggap tidak cukup kuat.

Untuk mengatasi masalah ini, sistem syarikat dengan Komite Penamaan dan sebagainya diperkenalkan dalam pindaan Undang-Undang Komersial pada tahun 2003 (Heisei 15). Model ini mewajibkan penubuhan tiga komite dalam dewan direksi: Komite Penamaan, Komite Audit, dan Komite Remunerasi, dengan mayoritas anggota komite adalah direksi luar. Ini bertujuan untuk memisahkan pengawasan dan pelaksanaan pengurusan dengan jelas, meningkatkan kemandirian dan objektivitas fungsi pengawasan. Namun, sistem ini memerlukan perubahan radikal dari budaya korporat tradisional Jepun, seperti pemindahan kuasa keputusan mengenai personel dan remunerasi manajemen ke komite yang bebas dari dewan direksi, sehingga menjadi penghalang yang tinggi untuk diterapkan oleh banyak perusahaan. Akibatnya, adopsinya terbatas pada sejumlah perusahaan besar yang progresif dan tidak meluas secara umum.

Dalam situasi seperti ini, tantangan yang dihadapi tadbir urus korporat Jepun jelas: merancang sistem yang realistis di mana perusahaan dapat beralih tanpa beban atau kebingungan yang berlebihan sambil memperkuat fungsi pengawasan dewan direksi hingga ke tingkat yang dapat diterima oleh pelabur asing. Jawaban legislatif untuk tantangan ini adalah sistem syarikat dengan Komite Audit dan Lain-lain yang diperkenalkan dalam pindaan Undang-Undang Syarikat pada tahun 2015 (Heisei 27). Sistem ini mengambil elemen paling penting dari model syarikat dengan Komite Penamaan dan sebagainya, yaitu “organ audit yang terdiri dari mayoritas direksi luar dan memiliki hak suara dalam dewan direksi,” dan menggabungkannya ke dalam kerangka yang lebih sederhana. Secara spesifik, sistem ini tidak mewajibkan penubuhan Komite Penamaan atau Komite Remunerasi, dan juga tidak menuntut pemisahan ketat antara pelaksanaan tugas dan pengawasan. Ini memungkinkan perusahaan untuk mempertahankan kerangka kerja manajemen tradisional sambil memperkuat inti fungsi pengawasan sesuai dengan standar internasional. Filsafat di balik desain sistem ini adalah untuk mengatasi ‘diskon tadbir urus’, yaitu masalah penilaian rendah terhadap nilai perusahaan akibat ketidakpercayaan terhadap sistem tadbir urus korporat, dan untuk mendorong investasi dari luar negeri.

Kerangka Hukum Syarikat dengan Jawatankuasa Audit dan Lain-lain di Jepun

Kerangka sistematis bagi syarikat yang menubuhkan jawatankuasa audit dan lain-lain ditetapkan dengan ketat oleh Undang-Undang Syarikat Jepun. Kerangka hukum ini menjamin bahawa fungsi pengawasan yang memadai akan terjamin apabila syarikat memilih bentuk tadbir urus ini.

Pertama sekali, Perkara 2, Butir 11-2 Undang-Undang Syarikat Jepun mendefinisikan “syarikat dengan jawatankuasa audit dan lain-lain” sebagai “syarikat saham yang mempunyai jawatankuasa audit dan lain-lain”. Berdasarkan definisi ini, syarikat akan beralih ke bentuk organisasi ini dengan menetapkan penubuhan jawatankuasa audit dan lain-lain dalam perlembagaannya.

Syarikat yang memilih bentuk organisasi ini mesti menubuhkan institusi tertentu berdasarkan Undang-Undang Syarikat Jepun. Pertama, mereka mesti menubuhkan “lembaga pengarah” (Perkara 327, Fasal 1 Undang-Undang Syarikat Jepun). Ini kerana keputusan mengenai pelaksanaan urusan syarikat dan pengawasan tugas pengarah dianggap akan terus dilakukan oleh lembaga pengarah sebagai badan kolektif. Kedua, mereka mesti menubuhkan “juruaudit akaun” (Perkara 327, Fasal 5 Undang-Undang Syarikat Jepun). Juruaudit akaun biasanya dipegang oleh firma audit atau akauntan bertauliah dan melaksanakan audit luaran terhadap dokumen kewangan syarikat. Dengan mewajibkan sistem pemeriksaan berganda yang terdiri daripada fungsi audit dalaman jawatankuasa audit dan lain-lain serta fungsi audit luaran juruaudit akaun, tujuannya adalah untuk meningkatkan kepercayaan terhadap laporan kewangan.

Di sisi lain, syarikat dengan jawatankuasa audit dan lain-lain juga dilarang menubuhkan institusi tertentu. Yang paling penting adalah peraturan yang melarang penubuhan “auditor” atau “lembaga auditor” (Perkara 327, Fasal 4 Undang-Undang Syarikat Jepun). Ini kerana jawatankuasa audit dan lain-lain ditempatkan sebagai badan audit yang menggantikan lembaga auditor tradisional. Jika kedua-dua badan ini dibenarkan untuk ditubuhkan, akan timbul kekaburan mengenai lokasi kuasa audit dan ketidakjelasan tanggungjawab, serta berpotensi menjadi tidak efisien sebagai organisasi. Oleh itu, Undang-Undang Syarikat memaksa syarikat untuk memilih salah satu sistem audit dan memastikan kejelasan struktur tadbir urus.

Fakta mengenai reka bentuk institusi ini mesti dicatat dalam daftar perdagangan. Menurut Perkara 911, Fasal 3, Butir 22 Undang-Undang Syarikat Jepun, syarikat saham mesti mendaftarkan fakta bahawa ia adalah syarikat dengan jawatankuasa audit dan lain-lain, nama pengarah yang merupakan anggota jawatankuasa audit dan lain-lain, nama pengarah yang bukan anggota jawatankuasa audit dan lain-lain, dan bagi pengarah yang merupakan pengarah luar, fakta tersebut juga mesti didaftarkan. Ini memastikan bahawa struktur tadbir urus syarikat dibuka dengan telus kepada pihak berkepentingan luar. Kerangka hukum yang ketat ini menjamin bahawa nama “syarikat dengan jawatankuasa audit dan lain-lain” menjamin standard tadbir urus tertentu yang substantif secara hukum.

Jawatankuasa Audit dan Sebagainya di Jepun: Komposisi, Kuasa, dan Pengurusan

Inti dari syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Audit dan Sebagainya di Jepun adalah jawatankuasa itu sendiri. Reka bentuk jawatankuasa ini merangkumi pelbagai keperluan undang-undang untuk memastikan keberkesanan fungsi pengawasan.

Komposisi Jawatankuasa Audit dan Sebagainya

Komposisi Jawatankuasa Audit dan Sebagainya diatur secara terperinci dalam undang-undang syarikat Jepun untuk menjamin kemandirian dan kepakaran mereka. Pertama sekali, jawatankuasa ini mesti diorganisasi dengan sekurang-kurangnya tiga orang direktur (menurut Artikel 331(6) Akta Syarikat Jepun). Direktur-direktur ini dikenali sebagai ‘Direktur Jawatankuasa Audit dan Sebagainya’.

Komponen paling penting dalam komposisi ini adalah bahawa majoriti ahli jawatankuasa mesti merupakan ‘Direktur Luar’ (menurut Artikel 331(6) Akta Syarikat Jepun). Direktur Luar merujuk kepada direktur yang tidak mempunyai pengalaman sebagai direktur eksekutif atau pekerja syarikat tersebut, dan juga bukan pegawai atau staf syarikat induk atau syarikat bersekutu, yang berdiri secara bebas dari pengurusan syarikat. Keperluan ini menjadi asas sistemik yang membolehkan Jawatankuasa Audit dan Sebagainya menjalankan audit dari perspektif objektif dengan menjaga jarak dari logik dalaman dan kepentingan pengurusan.

Selain itu, Direktur Jawatankuasa Audit dan Sebagainya tidak boleh merangkap sebagai direktur eksekutif syarikat, akauntan, pengurus, atau pekerja lain (menurut Artikel 331(3) Akta Syarikat Jepun). Ini juga merupakan peraturan penting yang memastikan pemisahan fungsi audit dan pengawasan dari fungsi eksekutif untuk mengelakkan konflik kepentingan.

Di sisi lain, syarikat yang menubuhkan jawatankuasa audit konvensional diwajibkan untuk memilih sekurang-kurangnya satu auditor tetap, namun syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Audit dan Sebagainya tidak diwajibkan untuk memiliki auditor tetap. Ini berdasarkan pandangan bahawa Jawatankuasa Audit dan Sebagainya sebagai organ dalaman dewan direktur, mempunyai akses berterusan kepada perbincangan dan maklumat dewan direktur, dan diandaikan akan menggunakan sistem kawalan dalaman untuk audit. Walau bagaimanapun, banyak syarikat secara sukarela menetapkan auditor tetap dalam Jawatankuasa Audit dan Sebagainya untuk meningkatkan keberkesanan audit.

Tugas dan Kuasa Jawatankuasa Audit di Jepun

Di Jepun, kuasa Jawatankuasa Audit dan sebagainya tidak dilaksanakan secara individu oleh setiap anggota, tetapi melalui resolusi yang dibuat oleh jawatankuasa secara keseluruhan, yang merupakan prinsip ‘sistem kolegial’. Ini merupakan perbezaan utama berbanding dengan sistem ‘sistem tunggal’ yang digunakan oleh jawatankuasa audit tradisional, di mana setiap auditor mempunyai kuasa yang bebas. Sistem kolegial diharapkan dapat menghasilkan keputusan yang lebih berhati-hati dan terorganisir berdasarkan pengetahuan yang beragam dari beberapa anggota.  

Perenggan 3 Artikel 399-2 Akta Syarikat Jepun menetapkan tugas dan kuasa utama Jawatankuasa Audit dan sebagainya seperti berikut:

1. Pemeriksaan pelaksanaan tugas oleh pengarah dan penyediaan laporan audit: Ini adalah tugas asas Jawatankuasa Audit dan sebagainya. Mereka mengaudit sama ada pengarah (dan dalam kes syarikat yang menetapkan akauntan, akauntan tersebut) mematuhi undang-undang dan perlembagaan serta melaksanakan tugas mereka dengan baik demi kepentingan syarikat, dan menyusun hasilnya dalam bentuk laporan audit.  
2. Penentuan isi cadangan berkaitan dengan pelantikan dan pemecatan juruaudit: Mereka mempunyai kuasa untuk menentukan isi cadangan yang akan disampaikan kepada mesyuarat agung pemegang saham berkaitan dengan pelantikan, pemecatan, atau tidak mengangkat semula juruaudit. Ini mencegah pengurusan daripada memilih juruaudit yang menguntungkan mereka sendiri dan memastikan Jawatankuasa Audit dan sebagainya menjamin kemerdekaan audit luaran.  
3. Penentuan pendapat mengenai pengurusan dan gaji pengarah selain anggota Jawatankuasa Audit: Mereka menentukan pendapat yang akan disampaikan di mesyuarat agung pemegang saham mengenai pelantikan, pemecatan, atau pengunduran diri pengarah yang bukan anggota Jawatankuasa Audit (terutamanya pengarah yang bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas), serta gaji mereka. Ini bermakna Jawatankuasa Audit dan sebagainya dapat melaksanakan pengaruh yang kuat terhadap komposisi pengurusan dan reka bentuk insentif, yang merupakan bagian penting dari fungsi pengawasan.  

Selain tugas-tugas ini, Jawatankuasa Audit dan sebagainya juga mempunyai kuasa penting ‘hak persetujuan’. Sebagai contoh, apabila lembaga pengarah menentukan gaji juruaudit, mereka harus mendapatkan persetujuan Jawatankuasa Audit dan sebagainya (Artikel 399, Perenggan 1 dan 3 Akta Syarikat Jepun). Selain itu, apabila lembaga pengarah mengemukakan cadangan pelantikan pengarah yang akan menjadi anggota Jawatankuasa Audit dan sebagainya pada mesyuarat agung pemegang saham yang akan datang, persetujuan terlebih dahulu dari Jawatankuasa Audit dan sebagainya diperlukan (Artikel 344-2, Perenggan 1 Akta Syarikat Jepun). Hak persetujuan ini merupakan alat undang-undang penting yang memastikan Jawatankuasa Audit dan sebagainya dapat mempertahankan pengaruh yang signifikan terhadap pengurusan yang mereka awasi dan juruaudit luaran.  

Kuasa Individu Ahli Jawatankuasa Audit dan Sebagainya

Walaupun Jawatankuasa Audit dan sebagainya merupakan badan kolektif, ini tidak bermakna bahawa setiap ahli tidak mempunyai kuasa langsung. Undang-undang telah direka dengan bijak untuk menyeimbangkan keberkesanan audit organisasi dengan tanggungjawab pengawas individu.

Pertama, kuasa untuk menyiasat keadaan perniagaan dan harta syarikat serta meminta laporan daripada pengarah dan pekerja (kuasa penyiasatan perniagaan dan harta) adalah milik Jawatankuasa Audit dan sebagainya. Kemudian, untuk melaksanakan kuasa ini, jawatankuasa akan memilih seorang ahli tertentu (Ahli Audit dan sebagainya yang dipilih) untuk menjalankan penyiasatan tersebut (Artikel 399-3 Akta Syarikat Jepun). Ini bermakna, setiap ahli Jawatankuasa Audit dan sebagainya tidak boleh memulakan penyiasatan rasmi secara bersendirian tanpa keputusan jawatankuasa. Ini adalah mekanisme untuk memastikan aktiviti audit dijalankan secara teratur dan terancang oleh organisasi.  

Namun, di sisi lain, setiap ahli Jawatankuasa Audit dan sebagainya mempunyai kuasa yang sangat penting yang boleh dilaksanakan secara bebas dan individu tanpa memerlukan keputusan jawatankuasa. Kuasa-kuasa ini berfungsi sebagai ‘peranti keselamatan terakhir’ untuk menghadapi situasi darurat yang boleh menggoyahkan kesihatan syarikat.

• Kewajipan melaporkan kepada Lembaga Pengarah: Jika pengarah melakukan atau berpotensi melakukan tindakan yang tidak sah, atau jika terdapat pelanggaran terhadap undang-undang atau perlembagaan syarikat, ahli jawatankuasa harus segera melaporkan hal tersebut kepada Lembaga Pengarah (Artikel 399-4 Akta Syarikat Jepun).  
• Kewajipan melaporkan kepada Mesyuarat Agung Pemegang Saham: Jika pengarah ingin mengemukakan usul atau dokumen kepada Mesyuarat Agung Pemegang Saham yang melanggar undang-undang atau mengandungi perkara yang sangat tidak wajar, ahli jawatankuasa harus melaporkan hasil penyiasatannya kepada Mesyuarat Agung Pemegang Saham (Artikel 399-5 Akta Syarikat Jepun).  
• Hak untuk meminta penghentian tindakan pengarah: Jika pengarah melakukan tindakan di luar objektif syarikat atau tindakan lain yang melanggar undang-undang atau perlembagaan, yang boleh menyebabkan kerugian besar kepada syarikat, ahli jawatankuasa boleh meminta pengarah tersebut menghentikan tindakannya (Artikel 399-6 Akta Syarikat Jepun).  

Struktur kuasa ini dibina atas keseimbangan yang halus di mana audit rutin dan terancang dilakukan secara efisien melalui jawatankuasa, sementara kuasa akhir untuk menghentikan pengurusan yang melampau diserahkan kepada hati nurani dan tanggungjawab individu ahli jawatankuasa.

Dua Jenis Pengarah: Pengarah Audit dan Pengarah Lainnya di Jepun

Untuk memahami syarikat yang menetapkan Jawatankuasa Audit di Jepun, sangat penting untuk mengenali bahawa sistem ini mencipta dua kategori pengarah dengan peranan dan status hukum yang berbeza dalam dewan pengarah. Ini adalah ‘Pengarah Audit’ dan ‘Pengarah selain Pengarah Audit’. Perbezaan ini meluas ke pelbagai aspek termasuk prosedur pelantikan, tempoh jawatan, dan proses penentuan remunerasi.

Pengarah yang Merupakan Ahli Jawatankuasa Audit dan Sebagainya di Jepun

Pengarah yang merupakan ahli jawatankuasa audit dan sebagainya, seperti namanya, adalah anggota jawatankuasa yang bertanggungjawab terutamanya dalam pengawasan dan audit syarikat. Mereka diharapkan untuk berperanan sebagai ‘pengawas’ yang berbeza dari pelaksanaan pengurusan.  

Pemilihan mereka harus dilakukan secara terpisah dari pengarah lain dalam mesyuarat agung pemegang saham, mengikut Artikel 329(2) Akta Syarikat Jepun. Pemegang saham harus menggunakan hak undi mereka dengan pemahaman yang jelas tentang siapa yang bertindak sebagai pengawas dan siapa yang bertindak sebagai pelaksana.  

Untuk menjamin kemandirian mereka, tempoh perkhidmatan ditetapkan selama ‘2 tahun’ mengikut Artikel 332(4) Akta Syarikat Jepun. Tempoh dua tahun ini tidak boleh dipendekkan melalui perlembagaan syarikat atau resolusi mesyuarat agung pemegang saham. Ini mencegah mereka dari diberhentikan dengan mudah akibat tekanan daripada pengurusan dan memungkinkan mereka untuk menjalankan aktiviti audit dari perspektif jangka panjang di bawah kedudukan yang stabil. Selain itu, pemecatan memerlukan ‘resolusi khas’ yang lebih ketat daripada resolusi biasa, sehingga status mereka dilindungi dengan baik.  

Struktur juga telah dibangunkan untuk memastikan kemandirian mereka dari segi gaji. Gaji pengarah yang merupakan ahli jawatankuasa audit dan sebagainya ditentukan dalam kategori yang berbeza dari pengarah lain, dan jumlah keseluruhan atau kaedah pengiraannya ditetapkan dalam mesyuarat agung pemegang saham mengikut Artikel 361(2) Akta Syarikat Jepun. Kemudian, jumlah pembahagian yang spesifik kepada setiap ahli ditentukan melalui perbincangan di antara ahli jawatankuasa audit dan sebagainya tanpa campur tangan dari pengurusan seperti pengarah perwakilan, mengikut Artikel 361(3) Akta Syarikat Jepun.  

Pengarah Selain daripada Ahli Jawatankuasa Audit dan Sebagainya

Pengarah selain daripada ahli jawatankuasa audit dan sebagainya di Jepun, terutamanya bertanggungjawab dalam pengurusan operasi syarikat. Pengarah perwakilan dan ahli pengurusan yang lain termasuk dalam kategori ini. Mereka adalah ‘pelaksana’ yang mendorong pelan perniagaan dan mengurus pengurusan harian.

Tempoh perkhidmatan mereka ditetapkan selama ‘satu tahun’ mengikut Perkara 332(3) Akta Syarikat Jepun (Japanese Companies Act). Tempoh pendek ini bermakna mereka perlu memperbaharui kepercayaan daripada pemegang saham di mesyuarat agung tahunan setiap tahun. Ini memudahkan pengawasan oleh pemegang saham terhadap pengurusan dan menjadikan tanggungjawab pengurusan lebih jelas.

Mengenai gaji mereka, jawatankuasa audit dan sebagainya boleh memberikan pendapat mereka semasa gaji tersebut diputuskan dalam mesyuarat agung pemegang saham mengikut Perkara 361(6) Akta Syarikat Jepun. Dengan memberikan pendapat mengenai kesesuaian gaji, diharapkan dapat mengawal pembayaran gaji yang berlebihan kepada pengurusan.

Dengan menetapkan perbezaan yang jelas dalam tempoh perkhidmatan dan proses penentuan gaji, undang-undang Jepun sengaja mencipta pembahagian peranan dan hubungan tegang dalam lembaga pengarah. Dengan menempatkan dua kumpulan: pelaksana dengan tempoh pendek yang bertanggungjawab terhadap prestasi (pengarah selain daripada ahli jawatankuasa audit dan sebagainya) dan pengawas dengan tempoh panjang yang dijamin kebebasannya (pengarah yang merupakan ahli jawatankuasa audit dan sebagainya), bertujuan untuk memberikan insentif mobilitas dan hasil kepada pihak pelaksana, serta kehati-hatian dan pematuhan kepada pihak pengawas.

Tanggungjawab Pengarah dalam Pengurusan Baik dan Prinsip Keputusan Pengurusan di Jepun

Di Jepun, tanpa mengira sama ada mereka adalah ahli jawatankuasa audit atau tidak, semua pengarah mempunyai kewajipan untuk menjalankan tugas mereka dengan perhatian pengurus yang baik (tanggungjawab pengurusan baik) berdasarkan hubungan amanah dengan syarikat, seperti yang diperuntukkan dalam Artikel 644 dari Undang-Undang Sivil Jepun (民法) dan Artikel 330 dari Undang-Undang Syarikat Jepun (会社法). Jika pengarah melanggar kewajipan ini dan menyebabkan kerugian kepada syarikat, mereka mungkin bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi kepada syarikat, seperti yang dinyatakan dalam Artikel 423(1) dari Undang-Undang Syarikat Jepun.

Namun, pengurusan syarikat secara intrinsik melibatkan risiko. Jika pengarah menjadi terlalu berhati-hati kerana takut akan risiko, pertumbuhan syarikat tidak akan dapat diharapkan. Oleh itu, kes mahkamah di Jepun telah menetapkan konsep yang dikenali sebagai ‘Prinsip Keputusan Pengurusan’. Konsep ini menyatakan bahawa walaupun keputusan pengurusan yang dibuat oleh pengarah menyebabkan kerugian kepada syarikat, mereka tidak akan dianggap melanggar tanggungjawab pengurusan baik selagi proses pengumpulan dan analisis maklumat yang membawa kepada keputusan tersebut, serta kandungan keputusan itu sendiri, tidak secara ketara tidak munasabah.

Sebagai kes utama yang berkaitan dengan isu ini, keputusan Mahkamah Agung Jepun pada 15 Julai 2010 (平成22年7月15日) dapat disebut. Keputusan ini menunjukkan bahawa dalam menilai tanggungjawab pengarah, patokan yang harus digunakan adalah sama ada keputusan yang dibuat oleh pengurus pada masa itu adalah tidak munasabah atau tidak, berdasarkan keadaan pada waktu itu. Prinsip ini berlaku kepada semua pengarah, tetapi objek keputusan yang dinilai berbeza. Bagi pengarah yang menjalankan tugas, objeknya adalah ‘keputusan perniagaan’ seperti pelaburan perniagaan dan penentuan strategi, manakala bagi pengarah yang merupakan ahli jawatankuasa audit, objeknya adalah ‘keputusan pengawasan dan audit’ seperti kesesuaian rancangan audit dan sama ada mereka gagal mengenal pasti sebarang tindakan salah yang sepatutnya diperhatikan.

Pendelegasian Eksekusi Pekerjaan oleh Lembaga Pengarah dan Pempercepatan Pengurusan

Salah satu kelebihan paling menarik yang ditawarkan oleh syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Audit dan lain-lain di Jepun adalah potensi untuk mempercepatkan pengambilan keputusan pengurusan. Ini dicapai melalui mekanisme pendelegasian kuasa dari lembaga pengarah kepada pengarah individu, yang dibenarkan secara terhad oleh Undang-Undang Syarikat Jepun.

Secara prinsipnya, lembaga pengarah syarikat saham tidak boleh mendelegasikan ‘keputusan eksekusi pekerjaan penting’ kepada pengarah individu (Perkara 362, Fasal 4, Undang-Undang Syarikat Jepun). Ini berasaskan pandangan bahawa keputusan penting yang berkaitan dengan teras syarikat harus dibincangkan dengan teliti oleh lembaga pengarah sebagai badan kolektif.

Namun, terdapat pengecualian penting bagi syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Audit dan lain-lain (Perkara 399, Fasal 13, Undang-Undang Syarikat Jepun). Di bawah peraturan ini, syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Audit dan lain-lain boleh mendelegasikan semua atau sebahagian ‘keputusan eksekusi pekerjaan penting’ kepada pengarah tertentu (biasanya pengarah wakil) dengan resolusi lembaga pengarah jika memenuhi salah satu syarat berikut:

1. Jika lebih daripada separuh lembaga pengarah adalah pengarah luar: Pendelegasian kuasa boleh dilakukan hanya dengan resolusi lembaga pengarah jika lebih daripada separuh ahli lembaga pengarah adalah pengarah luar, yang menjamin tahap kemandirian yang sangat tinggi (Perkara 399, Fasal 13, Fasal 5, Undang-Undang Syarikat Jepun). Walau bagaimanapun, tidak banyak syarikat yang memenuhi keperluan ini.
2. Jika terdapat peruntukan dalam perlembagaan: Ini adalah kaedah yang meletakkan peruntukan dalam perlembagaan yang menyatakan ‘lembaga pengarah boleh mendelegasikan semua atau sebahagian keputusan eksekusi pekerjaan penting kepada pengarah dengan resolusi lembaga pengarah’ (Perkara 399, Fasal 13, Fasal 6, Undang-Undang Syarikat Jepun). Ini merupakan pilihan yang lebih realistik bagi kebanyakan syarikat.

Dengan kemungkinan pendelegasian ini, misalnya, pengarah wakil kini dapat membuat keputusan dengan cepat mengenai perkara yang sebelum ini memerlukan resolusi lembaga pengarah, seperti projek pelaburan berskala kecil atau kerjasama perniagaan. Ini membebaskan lembaga pengarah dari tugas-tugas pengesahan eksekusi pekerjaan harian, membolehkan mereka memberi tumpuan kepada pembentukan dasar pengurusan asas dan pengawasan eksekusi pekerjaan, yang lebih mendasar dan strategik.

Sistem ini bertujuan untuk mencapai keseimbangan antara pembinaan struktur pengawasan yang kuat dan pengurusan yang dinamik. Undang-undang mempercayai bahawa dengan adanya Jawatankuasa Audit dan lain-lain sebagai badan pengawasan yang bebas dan kuat, tadbir urus dapat dikekalkan walaupun memberikan kebebasan yang luas kepada pengurusan di bawah pengawasan mereka. Dengan kata lain, syarikat dapat memperoleh ‘ganjaran’ berupa percepatan pengurusan sebagai ‘balasan’ untuk menerima pengawasan yang lebih ketat, yang merupakan sejenis hubungan transaksi yang mendasari sistem perundangan ini.

Walau bagaimanapun, terdapat beberapa perkara penting yang tidak boleh didelegasikan kepada pengarah dalam apa jua keadaan, yang ditetapkan oleh undang-undang. Perkara-perkara yang disenaraikan dalam Perkara 399, Fasal 13, Fasal 4, Undang-Undang Syarikat Jepun termasuk:

• Penjualan dan penerimaan harta benda penting
• Pinjaman besar
• Pemilihan dan pemecatan pengurus dan pekerja penting lain
• Penubuhan, perubahan, dan penutupan cawangan atau organisasi penting lain

Perkara-perkara ini memerlukan pertimbangan yang teliti oleh lembaga pengarah kerana boleh menggoyahkan teras syarikat.

Perbandingan dengan Reka Bentuk Institusi Lain

Untuk memahami ciri-ciri khas syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Audit dan lain-lain di Jepun, adalah penting untuk membandingkannya dengan reka bentuk institusi utama lain yang diiktiraf oleh Undang-Undang Syarikat Jepun, iaitu ‘syarikat dengan Jawatankuasa Pengawas’ dan ‘syarikat dengan Jawatankuasa Penamaan dan lain-lain’.

Pertama sekali, perbezaan yang paling mendasar antara syarikat tradisional dengan Jawatankuasa Pengawas adalah pada pelaksana dan status fungsi audit. Dalam syarikat dengan Jawatankuasa Pengawas, pengawas bukanlah ahli lembaga pengarah dan tidak memiliki hak untuk mengundi dalam keputusan lembaga pengarah. Mereka berfungsi sebagai institusi yang bebas dari lembaga pengarah dan mengawasi pelaksanaan kerja dari luar. Sebaliknya, dalam syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Audit dan lain-lain, anggota yang bertanggungjawab atas audit adalah ahli lembaga pengarah yang sah dan mempunyai hak untuk mengundi atas semua usul. Ini membolehkan perspektif audit dan pengawasan disatukan secara langsung ke dalam proses pengambilan keputusan pengurusan. Selain itu, kuasa pengawas dalam syarikat dengan Jawatankuasa Pengawas adalah berdasarkan ‘sistem tanggungjawab individu’ yang bergantung pada kemandirian setiap pengawas, manakala Jawatankuasa Audit dan lain-lain beroperasi berdasarkan ‘sistem kolektif’ di mana kuasa dilaksanakan melalui perbincangan bersama.

Seterusnya, mari kita bandingkan dengan syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Penamaan dan lain-lain. Kedua-dua jenis syarikat ini mempunyai persamaan di mana jawatankuasa dalaman lembaga pengarah yang terdiri daripada majoriti pengarah luar bertanggungjawab atas audit, tetapi terdapat perbezaan besar dalam skop dan struktur mereka. Syarikat dengan Jawatankuasa Penamaan dan lain-lain diwajibkan untuk menubuhkan tiga jawatankuasa: ‘Jawatankuasa Penamaan’ yang membuat keputusan tentang pelantikan dan pemecatan pengarah, ‘Jawatankuasa Ganjaran’ yang menentukan gaji pengarah, dan ‘Jawatankuasa Audit’. Sebaliknya, syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Audit dan lain-lain hanya diwajibkan untuk menubuhkan Jawatankuasa Audit dan lain-lain. Selain itu, dalam syarikat dengan Jawatankuasa Penamaan dan lain-lain, pelaksanaan kerja syarikat dipisahkan dari lembaga pengarah dan dijalankan oleh ‘eksekutif’, manakala lembaga pengarah fokus pada pengawasan, suatu pemisahan yang secara hukum diperkuat. Dalam syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Audit dan lain-lain, pemisahan ini bukanlah suatu kewajiban, dan pengarah selain daripada anggota Jawatankuasa Audit dan lain-lain bertanggungjawab atas pelaksanaan kerja. Oleh itu, syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Audit dan lain-lain sering dianggap sebagai sistem yang lebih fleksibel dan mudah diperkenalkan berbanding dengan syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Penamaan dan lain-lain kerana memerlukan perubahan yang lebih sedikit dari struktur organisasi yang ada.

Apabila kita mengatur perbezaan ini, kita dapat melihat bahawa syarikat yang menubuhkan Jawatankuasa Audit dan lain-lain telah meninggalkan struktur ‘pemisahan antara lembaga pengarah dan institusi audit’ yang dimiliki oleh syarikat dengan Jawatankuasa Pengawas, dan sambil mengintegrasikan fungsi pengawasan ke dalam lembaga pengarah, tidak memerlukan penyusunan semula organisasi yang radikal seperti yang dilakukan oleh syarikat dengan Jawatankuasa Penamaan dan lain-lain, menjadikannya sistem yang seimbang.

Jadual di bawah ini membandingkan ciri-ciri utama ketiga-tiga reka bentuk institusi ini.

Peralihan ke Syarikat dengan Komite Audit dan Lain-lain di Jepun: Kelebihan dan Perkara yang Perlu Diperhatikan

Bagi syarikat yang mempertimbangkan peralihan ke syarikat dengan Komite Audit dan Lain-lain di Jepun, memahami kelebihan dan perkara yang perlu diperhatikan dalam praktik sebenar adalah penting untuk membuat keputusan pengurusan yang bijak.

Kelebihan Utama

Kelebihan terbesar sistem ini adalah penguatan fungsi pengawasan lembaga pengarah secara substantif. Dengan memiliki hak suara sebagai pengarah dan berpartisipasi secara langsung dalam perbincangan lembaga pengarah, perspektif pengawasan terintegrasi dalam proses pengambilan keputusan pengurusan, meningkatkan kualiti perbincangan.

Kedua, peningkatan fleksibilitas pengurusan. Seperti yang disebutkan sebelumnya, dengan memenuhi syarat tertentu seperti yang ditetapkan dalam anggaran dasar, otoritas pengambilan keputusan untuk pelaksanaan tugas penting dapat didelegasikan kepada pengarah individu, memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat dan fleksibel terhadap perubahan lingkungan pasar.

Ketiga, peningkatan penilaian dari pelabur asing dapat diharapkan. Sistem auditor Jepun kurang dikenal di luar negeri dan efektivitasnya sering dipertanyakan, tetapi model yang memiliki komite audit dalam lembaga pengarah lebih dekat dengan model tata kelola di Eropa dan Amerika, sehingga lebih mudah dipahami oleh pelabur asing. Sebenarnya, perusahaan penasihat pemungutan suara global juga menilai positif sistem ini, yang dapat menyebabkan peningkatan pembiayaan dari pasar modal global dan peningkatan nilai perusahaan.

Keempat, ada kemungkinan untuk membuat struktur pengurus lebih efisien. Untuk memenuhi tuntutan Kode Tata Kelola sebagai perusahaan terdaftar, perusahaan dengan komite auditor tradisional perlu menunjuk baik pengarah luar dan auditor luar. Di syarikat dengan Komite Audit dan Lain-lain, pengarah luar yang merupakan anggota komite dapat memainkan kedua peran tersebut, memungkinkan pembangunan sistem tata kelola yang kuat dengan jumlah pengurus yang lebih sedikit, yang dapat mengurangi biaya seperti gaji pengurus.

Perkara yang Perlu Diperhatikan dalam Praktik

Di sisi lain, ada beberapa perkara yang perlu diperhatikan dalam peralihan. Pertama, transisi ke sistem baru memerlukan waktu dan biaya yang cukup untuk resolusi rapat umum pemegang saham untuk perubahan anggaran dasar, peninjauan kembali proses pemilihan pengurus, dan penyusunan peraturan internal.

Kedua, karena masa jabatan pengarah selain anggota komite audit adalah satu tahun, manajemen perlu mendapatkan kepercayaan dari pemegang saham setiap tahun, yang dapat meningkatkan tekanan terhadap kinerja jangka pendek dan ini juga berisiko mengganggu stabilitas pengurusan.

Ketiga, ada tantangan untuk memastikan efektivitas komite audit dan lain-lain. Karena tidak ada kewajiban untuk memiliki anggota komite penuh waktu, ada risiko aktivitas komite menjadi formalitas. Menyiapkan struktur sekretariat yang mendukung aktivitas komite dan menciptakan lingkungan di mana pengarah luar yang tidak full-time dapat memperoleh informasi yang cukup dan berpartisipasi secara aktif adalah kunci untuk membuat sistem ini berfungsi secara efektif.

Keempat, kesulitan dalam sistem kolegial. Berbeda dengan sistem auditor tunggal, komite audit dan lain-lain dasarnya membuat keputusan melalui musyawarah, yang dapat membuat sulit untuk membuat keputusan cepat ketika respons darurat diperlukan. Selain itu, jika ada perbedaan pendapat di antara anggota komite, ada risiko fungsi audit menjadi stagnan yang perlu dipertimbangkan.

Akhirnya, ada tantangan universal dalam memastikan ketersediaan bakat yang tepat. Pengarah luar yang membentuk mayoritas komite audit dan lain-lain memerlukan pengetahuan keuangan dan akuntansi, pemahaman mendalam tentang bisnis perusahaan, dan yang paling penting, wawasan tinggi untuk menyatakan pendapat mereka secara independen dan tanpa takut dari manajemen. Mengamankan bakat dengan kualitas seperti ini masih merupakan tantangan besar bagi banyak perusahaan.

Kesimpulan

Perusahaan yang menetapkan Komite Audit dan lainnya merupakan pilihan tata kelola korporat yang canggih dan kuat yang disediakan oleh Undang-Undang Perusahaan Jepun. Nilai inti dari pilihan ini terletak pada kemampuan untuk strategis menyatukan fungsi pengawasan yang kuat oleh dewan direksi yang diakui secara internasional dengan struktur manajemen yang dinamis untuk menanggapi lingkungan bisnis yang cepat berubah. Sistem ini menjadi pilihan yang realistis dan menarik bagi banyak perusahaan Jepun karena tidak memerlukan perubahan organisasi yang radikal seperti perusahaan yang menetapkan komite nominasi dan lainnya, sambil menangani tantangan efektivitas pengawasan yang dihadapi oleh perusahaan yang menetapkan dewan audit tradisional. Namun, untuk memaksimalkan keuntungan ini, perlu ada komitmen serius terhadap tantangan praktis seperti pengelolaan masa jabatan eksekutif, pembangunan struktur operasional yang mendukung efektivitas komite, dan yang paling penting, pengadaan direksi eksternal yang kompeten sebagai pemegang sistem ini. Memilih dan membangun struktur tata kelola yang paling sesuai untuk perusahaan Anda merupakan keputusan strategis yang sangat penting dalam mengejar peningkatan nilai perusahaan yang berkelanjutan.

Firma Hukum Monolith memiliki rekam jejak yang luas dalam memberikan nasihat kepada klien domestik dan internasional mengenai masalah tata kelola korporat di Jepun, termasuk pengenalan dan pengoperasian perusahaan yang menetapkan Komite Audit dan lainnya. Firma kami memiliki beberapa anggota yang berkualifikasi sebagai pengacara di luar negeri dan berbicara bahasa Inggris, yang memungkinkan kami untuk menjelaskan poin-poin kompleks dalam Undang-Undang Perusahaan Jepun dari perspektif internasional dengan cara yang mudah dipahami, dan menyediakan dukungan spesialis dan praktis untuk membantu klien membangun struktur tata kelola yang paling optimal untuk tujuan bisnis mereka. Jika Anda memerlukan dukungan hukum terkait dengan isi yang dijelaskan dalam artikel ini, silakan konsultasikan dengan Firma Hukum Monolith.