【Reiwa 6 (2024) April Enactment】Penerangan Mengenai Pindaan Peraturan Penjelasan Syarat Kerja Melalui Notis Syarat Kerja

Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, pelbagai cara bekerja telah mula diakui. Namun, terdapat peningkatan dalam isu-isu tenaga kerja di Jepun, seperti insiden penghentian pengambilan besar-besaran para penyelidik pada bulan Mac tahun Reiwa 5 (2023), kes bunuh diri doktor akibat keletihan kerja, dan masalah tenaga kerja asing.

Di tengah-tengah situasi ini, pada bulan April tahun Reiwa 6 (2024), akan berlaku perubahan kepada ‘Peraturan Pelaksanaan Undang-Undang Standard Buruh Jepun (Roudou Kijun Hou Sekou Kitei)’ dan ‘Standard untuk Penandatanganan, Pembaharuan, dan Penghentian Kontrak Buruh Berjangka (Standard Penghentian Kontrak Buruh Berjangka)’ yang akan mengubah item-item yang perlu dinyatakan dalam syarat-syarat kerja. Tujuan dari perubahan ini adalah untuk menangani peraturan ‘penukaran pekerja kontrak berjangka menjadi kontrak tanpa batas waktu’ dan untuk menjelaskan ‘aturan penggajian pelbagai jenis pekerja tetap’. Perubahan ini diharapkan dapat menjadi peluang bagi majikan dan pekerja untuk mengesahkan syarat-syarat kerja bersama, mencegah masalah sebelum terjadi, serta memudahkan pembentukan karier dan pencapaian keseimbangan kerja-hidup.

Artikel ini akan menjelaskan poin-poin penting yang perlu diperhatikan berkaitan dengan perubahan aturan penjelasan syarat-syarat kerja, termasuk siapa dan bila harus mengeluarkan surat pemberitahuan syarat-syarat kerja serta kewajiban untuk memberikan penjelasan.

Apa itu Surat Pemberitahuan Syarat-syarat Pekerjaan?

Surat Pemberitahuan Syarat-syarat Pekerjaan adalah dokumen yang diberikan oleh majikan kepada pekerja berdasarkan Artikel 15 Undang-Undang Standar Kerja Jepun untuk menjelaskan syarat-syarat pekerjaan. Syarat-syarat pekerjaan ini termasuk gaji, jam kerja, waktu rehat, hari libur, insurans sosial, dan manfaat kesejahteraan, serta berbagai hal lain yang berkaitan dengan pekerjaan.

Dokumen “Surat Pemberitahuan Syarat-syarat Pekerjaan” ini adalah dokumen yang diwajibkan oleh undang-undang untuk diberitahukan oleh majikan kepada pekerja, dan bukanlah dokumen yang disepakati. Sebaliknya, kontrak kerja adalah dokumen yang disepakati antara majikan dan pekerja, tetapi bukanlah dokumen yang diwajibkan oleh undang-undang.

Item-item penting yang sangat diperlukan untuk memulai pekerjaan, seperti yang tertera dalam 1 hingga 6 di bawah, dikenali sebagai “Item Wajib Dinyatakan Secara Mutlak” dan memerlukan pemberitahuan secara tertulis. Dokumen ini dikenali sebagai “Surat Pemberitahuan Syarat-syarat Pekerjaan”. Jika pekerja menginginkannya, pemberitahuan juga dapat dilakukan melalui metode elektronik seperti FAX atau e-mel, bukan hanya melalui pemberian dokumen tertulis.

Item 7 hingga 14 dikenali sebagai “Item Wajib Dinyatakan Secara Relatif” dan pemberitahuan secara lisan juga diperbolehkan.

1. Tempoh kontrak kerja
2. Kriteria untuk memperbaharui kontrak kerja berjangka waktu (termasuk jumlah keseluruhan tempoh kontrak atau jumlah pembaharuan)
3. Lokasi kerja dan tugas yang harus dilakukan (termasuk ruang lingkup perubahan)
4. Waktu mulai dan selesai kerja, keberadaan kerja lembur, waktu rehat, hari libur, cuti, dan lain-lain (termasuk sistem shift, sistem waktu kerja fleksibel, sistem kerja fleksibel, sistem kerja berdasarkan kebijaksanaan, sistem waktu kerja di luar tempat usaha, dan lain-lain)
5. Gaji dan kenaikan gaji
6. Pengunduran diri (termasuk alasan pemecatan)
7. Pesangon
8. Gaji yang dibayar secara sementara (tidak termasuk pesangon), bonus, dan jumlah gaji minimum, dll.
9. Biaya makanan, perlengkapan kerja, dan lain-lain yang harus ditanggung oleh pekerja
10. Keamanan dan kesehatan
11. Pelatihan pekerjaan
12. Kompensasi bencana dan bantuan penyakit atau cedera di luar pekerjaan
13. Penghargaan dan sanksi
14. Cuti
15. Lain-lain (termasuk sistem insurans sosial)

Format untuk menjelaskan syarat-syarat pekerjaan adalah bebas, namun Kementerian Kesejahteraan dan Tenaga Kerja Jepang telah menerbitkan model “Surat Pemberitahuan Syarat-syarat Pekerjaan[ja]” yang dapat Anda rujuk.

Pada penerapan perubahan perundang-undangan pada tanggal 1 April tahun Reiwa 6 (2024), tiga item baru telah ditambahkan sebagai syarat-syarat pekerjaan yang harus dijelaskan. Syarat-syarat yang telah diubah ini juga diwajibkan untuk diberitahukan saat melakukan perekrutan.

Tiga Item Tambahan dan Kewajiban Penjelasan dalam Perkara Penyataan Syarat-syarat Kerja

Sehubungan dengan pindaan terhadap penyataan syarat-syarat kerja dan kewajiban penjelasan, tiga item telah ditambahkan ke dalam “Item Penyataan Mutlak”. Mari kita jelaskan setiap item secara individu.

Skop Perubahan Tempat Kerja & Tugas

Di bawah undang-undang yang dipinda, selain dari tempat kerja dan tugas yang sedia ada, skop perubahan juga wajib dinyatakan (Peraturan Kerja Jepun yang dipinda, Artikel 5, Perenggan 1, Butir 3).

“Tempat kerja dan tugas” merujuk kepada tempat dan tugas yang akan dijalankan oleh pekerja sejurus selepas diambil bekerja.

“Skop perubahan” merujuk kepada jangkaan perubahan tempat kerja dan tugas yang mungkin berlaku sepanjang tempoh kontrak kerja. Walaupun penempatan semula atau tempat kerja dan tugas bagi penugasan dalam syarikat termasuk dalam kewajiban penyataan, perubahan tempat kerja dan tugas yang bersifat sementara, seperti bantuan kepada jabatan lain, tidak termasuk dalam skop ini.

Jika tiada perubahan dari tempat kerja dan tugas selepas diambil bekerja, “skop perubahan” harus menyatakan hal tersebut.

Sebagai contoh, jika pekerja melakukan kerja dari rumah sejurus selepas diambil bekerja, “tempat kerja” harus menyatakan lokasi seperti rumah pekerja atau pejabat satelit di mana kerja dari rumah boleh dilakukan. Jika dijangka akan ada kerja dari rumah sepanjang tempoh kontrak kerja, “skop perubahan” harus menyatakan lokasi tersebut.

Sebaliknya, jika tiada had pada tempat kerja dan tugas (seperti dalam posisi pengurusan umum), semua tempat kerja dan tugas harus dinyatakan. Namun, untuk mengelakkan masalah, penting untuk menjelaskan “skop perubahan” sejelas mungkin dan berkongsi pemahaman antara majikan dan pekerja.

Kewujudan dan Kandungan Had Pembaharuan

“Kewujudan dan kandungan had pembaharuan” bermaksud, dengan kata lain, apabila membuat perubahan yang tidak menguntungkan dalam kontrak kerja kepada pekerja seperti pekerja sambilan atau kontrak, perubahan tersebut harus dinyatakan secara bertulis.

Apabila menggaji pekerja kontrak berhad (seperti pekerja kerajaan kontrak, pekerja sambilan, pekerja paruh waktu, pekerja kontrak, pekerja agensi, atau mereka yang diambil bekerja semula selepas pencen), jika terdapat had pembaharuan (had jumlah tempoh kontrak atau bilangan pembaharuan), kewajiban untuk menyatakan kandungan tersebut telah ditetapkan (Peraturan Kerja Jepun yang dipinda, Artikel 5, Perenggan 1, Butir 2).

Di samping itu, jika ada niat untuk menetapkan atau memendekkan had pembaharuan semasa tempoh kontrak kerja berhad, majikan wajib menjelaskan alasannya kepada pekerja terlebih dahulu (Standar yang dipinda mengenai Pengakhiran Pekerjaan, Artikel 1).

Sebaliknya, jika had pembaharuan ditiadakan atau dilanjutkan, tidak ada kewajiban untuk menjelaskan alasannya kerana tidak membawa kepada kerugian bagi pekerja.

Peluang Permohonan Penukaran ke Kontrak Tanpa Had dan Syarat-syarat Kerja Selepas Penukaran

Kewajiban untuk menyatakan peluang permohonan penukaran ke kontrak tanpa had (peluang permohonan penukaran tanpa had) pada masa pembaharuan kontrak kerja berhad bagi pekerja kontrak berhad, dan penyataan syarat-syarat kerja selepas penukaran ke kontrak tanpa had telah ditetapkan (Peraturan Kerja Jepun yang dipinda, Artikel 5, Perenggan 5 dan 6; Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun, Artikel 18; Undang-Undang Kerja Jepun, Artikel 15; Peraturan Kerja Jepun yang dipinda, Artikel 5, Perenggan 1, Butir 1 hingga 11, kecuali Butir 2).

Dalam hal ini, majikan wajib menjelaskan isu-isu yang seimbang berdasarkan realiti pekerjaan, seperti kandungan kerja, tahap tanggungjawab, dan skop perubahan, mengikut maksud Artikel 3, Perenggan 2 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun (Standar yang dipinda mengenai Pengakhiran Pekerjaan, Artikel 5).

Rujukan: Kementerian Kesihatan, Buruh dan Kebajikan Jepun | Perubahan Peraturan Penyataan Syarat-syarat Kerja bermula April 2024, Sudahkah Anda Bersedia?[ja]

Sasaran Pindaan Peraturan Penjelasan Syarat-syarat Kerja

Pindaan peraturan penjelasan syarat-syarat kerja dikenakan kepada semua pekerja dan juga kepada pekerja yang terikat dengan kontrak pekerjaan berjangka waktu.

Semua Pekerja

Semua pekerja merujuk kepada mereka yang bekerja dalam sebarang jenis pekerjaan (kecuali sebahagian pegawai awam) dan bentuk pekerjaan, digunakan oleh perniagaan atau pejabat, termasuk ahli keluarga yang tinggal bersama jika mereka bekerja dalam keadaan bergantung dan dibayar gaji.

Dari pindaan yang dibuat kepada peraturan penjelasan syarat-syarat kerja, “skop perubahan tempat kerja dan tugas” akan dikenakan kepada semua pekerja.

Pekerja Kontrak Berjangka Waktu

Dari pindaan yang dibuat kepada peraturan penjelasan syarat-syarat kerja, “kewujudan dan isi had pembaharuan” serta “peluang permohonan penukaran kepada kontrak tanpa had waktu dan syarat-syarat kerja selepas penukaran” akan dikenakan kepada pekerja yang terikat dengan kontrak pekerjaan berjangka waktu.

Kontrak pekerjaan berjangka waktu adalah kontrak kerja yang mempunyai tempoh (had) yang ditetapkan. Tempoh kontrak untuk satu-satu masa adalah secara prinsipnya terhad kepada maksimum 3 tahun. Bagi pekerjaan yang memerlukan kepakaran tinggi dan pekerja yang berumur 60 tahun ke atas, had maksimum adalah 5 tahun (Japanese Labor Standards Act, Artikel 14, Ayat 1 (労基法第14条１項) (1947)).

Sebaliknya, kontrak pekerjaan tanpa had waktu adalah kontrak kerja yang tidak mempunyai tempoh yang ditetapkan.

Umumnya, umur persaraan (pengharaman di bawah 60 tahun) ditetapkan, dan ini bermakna pekerjaan akan berterusan sehingga mencapai umur tersebut (di bawah Japanese Act on Stabilization of Employment of Elderly Persons (高年齢者雇用安定法), ada kewajipan untuk menggaji mereka yang berumur sehingga 65 tahun, dan usaha harus dibuat untuk mereka yang berumur sehingga 70 tahun).

Berikut adalah penjelasan mengenai waktu penerbitan notis syarat-syarat kerja untuk masing-masing.

Waktu Pengeluaran Notis Syarat-syarat Pekerjaan

Ada tiga kes berbeza bagi waktu pengeluaran Notis Syarat-syarat Pekerjaan:

Semasa Penandatanganan Semua Kontrak Kerja dan Pembaharuan Kontrak Kerja Berjangka

Waktu untuk mengeluarkan notis syarat kerja yang telah dikemaskini, termasuk ‘skop perubahan tempat kerja dan tugas’, adalah semasa penandatanganan semua kontrak kerja (tanpa mengira tempoh kontrak) dan semasa pembaharuan kontrak kerja berjangka.

Ketika Penandatanganan dan Pembaharuan Kontrak Kerja Berjangka

Waktu untuk mengeluarkan notis syarat kerja yang telah disemak, termasuk “kewujudan dan isi had pembaharuan”, adalah pada ketika penandatanganan dan pembaharuan kontrak kerja berjangka.

Ketika Pembaharuan Kontrak yang Membolehkan Permohonan Penukaran ke Kontrak Tanpa Had

Waktu untuk mengeluarkan notis syarat-syarat kerja yang telah disemak, termasuk ‘peluang permohonan penukaran tanpa had dan syarat-syarat kerja selepas penukaran tanpa had’, adalah semasa pembaharuan kontrak kerja berhad di mana hak untuk memohon penukaran tanpa had timbul.

Pada bulan April tahun Heisei 25 (2013), Akta Kontrak Kerja telah disemak semula dan sistem penukaran tanpa had telah diperkenalkan.

Sistem penukaran tanpa had adalah satu sistem di mana, jika memenuhi syarat-syarat tertentu, pekerja boleh memohon untuk menukar kontrak kerja berhad mereka kepada kontrak tanpa had. Tujuannya adalah untuk ‘mengawal penggunaan kontrak kerja berhad oleh majikan secara berlebihan (penghentian pekerjaan atau cooling-off) dan untuk menjamin kestabilan pekerjaan’.

Secara khusus, pekerja kontrak berhad yang telah memperbaharui kontrak dengan majikan yang sama sekurang-kurangnya sekali dan yang tempoh kontraknya secara keseluruhan melebihi lima tahun, boleh memohon untuk penukaran kepada kontrak tanpa had mengikut peraturan (Akta Kontrak Kerja Artikel 18).

Tempoh berkesan untuk menggunakan hak permohonan penukaran tanpa had adalah dalam tempoh kontrak berhad di mana hak tersebut timbul (satu tahun), oleh itu, perlu berhati-hati.

Waktu untuk penukaran kepada kontrak tanpa had adalah hari berikutnya selepas tarikh tamat kontrak berhad yang telah dimohon (tahun ke-7) dari hari terakhir kontrak berhad (tahun ke-6). Majikan tidak boleh menolak permohonan pekerja ini.

Mengenai syarat-syarat kerja selepas penukaran tanpa had, kecuali tempoh kontrak, syarat-syarat kerja akan kekal sama kecuali ada ‘peruntukan khusus (perubahan)’.

Sistem penukaran tanpa had mempunyai tiga jenis pengecualian berikut:

• Penyelidik dan pensyarah di universiti dan badan-badan penyelidikan dan pembangunan, dll.
• Profesional bertaraf tinggi
• Warga tua yang dipekerjakan secara berterusan

Di bawah ini, kami akan menjelaskan syarat-syarat untuk setiap pengecualian tersebut.

Pengecualian untuk Penyelidik dan Pensyarah di Universiti dan Badan-badan Penyelidikan dan Pembangunan, dll.

Bagi penyelidik dan pensyarah di universiti dan badan-badan penyelidikan dan pembangunan, dll., terdapat pengecualian di mana syarat kedua untuk peraturan penukaran tanpa had ‘tempoh kontrak secara keseluruhan’ ditetapkan sebagai ‘melebihi sepuluh tahun’ (Akta Penyelidikan dan Pengajaran Artikel 7).

Walaupun tarikh mula untuk mengira tempoh kontrak secara keseluruhan adalah 1 April 2013, isu penghentian pekerjaan besar-besaran penyelidik telah menjadi masalah sosial menjelang April 2023, ketika hak permohonan penukaran tanpa had timbul.

Pengecualian untuk Profesional Bertaraf Tinggi (Syarat Pendapatan dan Skop yang Ditentukan)

Pengecualian untuk profesional bertaraf tinggi adalah langkah khusus di mana, jika mereka bekerja lebih dari lima tahun dalam projek tertentu (projek) yang ditetapkan oleh majikan yang diakui jenis pertama, syarat kedua untuk peraturan penukaran tanpa had ‘tempoh kontrak secara keseluruhan’ akan menjadi tempoh projek (berbeza mengikut projek), dan dalam tempoh tersebut, hak permohonan penukaran tanpa had tidak akan timbul. Tempoh di mana hak permohonan penukaran tanpa had tidak timbul adalah terhad kepada sepuluh tahun (Akta Khusus Kontrak Berhad Artikel 8 Ayat 1).

Pengecualian untuk Warga Tua yang Dipekerjakan Secara Berterusan

Tidak ada had umur yang ditetapkan dalam peraturan penukaran tanpa had. Oleh itu, warga tua berumur 65 tahun ke atas juga termasuk dalam kategori ini, kecuali beberapa pengecualian.

Pengecualian untuk warga tua yang dipekerjakan secara berterusan adalah langkah khusus di mana, bagi pekerja berumur yang dipekerjakan secara berterusan oleh majikan yang diakui jenis kedua selepas pencen, hak permohonan penukaran tanpa had tidak akan timbul selama mereka bekerja dengan majikan yang sama atau syarikat dalam kumpulan yang sama (Akta Khusus Kontrak Berhad Artikel 8 Ayat 2).

Kesimpulan: Berunding dengan Peguam Mengenai Notis Syarat Kerja

Di sini, kami telah menjelaskan mengenai pindaan kepada peraturan penjelasan syarat kerja dalam Notis Syarat Kerja yang dikuatkuasakan pada bulan April tahun Reiwa 6 (2024).

Ketika menandatangani atau memperbaharui kontrak kerja, adalah penting untuk memberikan Notis Syarat Kerja kepada pekerja dengan syarat kerja yang jelas untuk mengelakkan masalah. Kami menyarankan anda untuk berunding dengan peguam yang pakar dalam perundangan korporat untuk pengurusan risiko berkaitan dengan kontrak kerja antara majikan dan pekerja.

Pengenalan Langkah-langkah oleh Firma Kami

Firma guaman Monolith adalah sebuah firma guaman yang memiliki kepakaran tinggi dalam IT, khususnya hukum internet dan hukum. Dengan diversifikasi cara bekerja pada tahun-tahun terkini, undang-undang yang berkaitan dengan tenaga kerja telah menjadi fokus perhatian. Firma kami menyediakan solusi untuk menghadapi isu ‘Digital Tattoo’. Sila rujuk artikel di bawah untuk maklumat lanjut.

Bidang yang ditangani oleh Firma Guaman Monolith: Perundangan Korporat untuk IT & Syarikat Berorientasikan Venture[ja]