Pengendalian Mesyuarat Agung Pemegang Saham dan Kaedah Pengambilan Keputusan dalam Syarikat Berhad yang Ditentukan oleh Undang-Undang Syarikat Jepun

Dalam undang-undang syarikat Jepun, mesyuarat agung pemegang saham ditempatkan dengan jelas sebagai badan keputusan tertinggi syarikat saham. Institusi ini merupakan tempat yang paling penting bagi pemegang saham untuk terlibat secara langsung dalam pengurusan syarikat dan mengawasi pengurusan, serta memainkan peranan penting dalam meningkatkan ketelusan keadaan pengurusan dan memastikan kepercayaan pelabur. Artikel ini bertujuan untuk menjelaskan secara terperinci aspek-aspek undang-undang yang berkaitan dengan pengendalian dan resolusi mesyuarat agung pemegang saham berdasarkan undang-undang syarikat Jepun, dari prosedur panggilan hingga keperluan resolusi, serta kes-kes mahkamah Jepun yang berkaitan.

Audien sasaran artikel ini adalah pelabur asing yang mempertimbangkan pelaburan dalam syarikat Jepun, syarikat asing yang memiliki anak syarikat di Jepun, atau pelajar bahasa Jepun yang berminat dengan undang-undang syarikat Jepun. Kami berusaha untuk menyediakan ekspresi tulisan yang jelas dan langsung yang mudah dibaca oleh pembicara multibahasa yang sedang belajar bahasa Jepun, agar mereka dapat memahami dengan mendalam sistem tadbir urus korporat di Jepun.

Walaupun undang-undang syarikat Jepun menetapkan mesyuarat agung pemegang saham sebagai badan keputusan tertinggi, dalam praktik sebenar, pelaksanaan tugas harian biasanya dijalankan oleh lembaga pengarah, menjadikan mesyuarat agung pemegang saham lebih kepada tempat untuk pengesahan formal. Ini terutamanya berlaku dalam syarikat tersenarai, di mana hasil keputusan seringkali telah ditentukan terlebih dahulu melalui pengundian bertulis atau elektronik, dan makna sebenar mesyuarat agung berubah menjadi penyediaan maklumat dan dialog dengan pemegang saham. Perbezaan antara kedudukan undang-undang ini dan praktik sebenar boleh menimbulkan kekeliruan, terutama bagi pelabur asing yang cenderung melihat mesyuarat agung pemegang saham sebagai peluang untuk mempengaruhi pengurusan secara langsung. Oleh itu, penting bagi syarikat Jepun untuk tidak hanya memenuhi keperluan undang-undang formal tetapi juga untuk memastikan penyediaan maklumat yang substantif dan peluang dialog melalui mesyuarat agung pemegang saham, serta membina sistem tadbir urus korporat yang memenuhi harapan pemegang saham.

Tujuan dan Peranan Mesyuarat Agung Pemegang Saham di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Status dan Kuasa Perundangan Mesyuarat Agung Pemegang Saham

Perkara 295(1) dalam Undang-Undang Syarikat Jepun menyatakan bahawa “Mesyuarat Agung Pemegang Saham boleh membuat keputusan mengenai perkara yang ditetapkan dalam undang-undang ini serta mengenai organisasi, pengurusan, dan segala hal yang berkaitan dengan syarikat saham” . Peruntukan ini dengan jelas menunjukkan bahawa Mesyuarat Agung Pemegang Saham merupakan badan pengambilan keputusan tertinggi dalam syarikat. Mesyuarat ini mempunyai kuasa untuk membuat keputusan mengenai isu-isu penting seperti perubahan perlembagaan, pelantikan dan pemecatan pengarah, penetapan dividen, serta perubahan bentuk syarikat seperti penggabungan dan pemisahan .  

Tujuan Penyelenggaraan Mesyuarat Agung Pemegang Saham

Terdapat dua tujuan utama dalam penyelenggaraan Mesyuarat Agung Pemegang Saham. Pertama adalah untuk pemantauan pengurusan dan pengumpulan maklumat, dan kedua adalah untuk membuat keputusan mengenai perkara penting.

• Pemantauan pengurusan dan pengumpulan maklumat Mesyuarat Agung Pemegang Saham merupakan platform bagi pemegang saham untuk menerima laporan mengenai rancangan perniagaan dan keadaan kewangan daripada pengurusan, serta untuk mengemukakan soalan dan pendapat. Proses ini meningkatkan ketelusan pengurusan dan memastikan operasi yang adil, yang menyumbang kepada peningkatan keuntungan syarikat dan kestabilan harga saham.  
• Pembuatan keputusan mengenai perkara penting Ini adalah proses pengambilan keputusan fundamental dalam pengurusan syarikat. Semua pemegang saham mempunyai hak untuk mengundi dalam mesyuarat dan secara langsung terlibat dalam pengurusan syarikat.  

Mesyuarat Agung Pemegang Saham Biasa dan Luar Biasa

Terdapat dua jenis Mesyuarat Agung Pemegang Saham, iaitu Mesyuarat Biasa dan Mesyuarat Luar Biasa.

• Mesyuarat Agung Pemegang Saham Biasa Ini adalah mesyuarat yang diadakan setelah tamat setiap tahun fiskal. Biasanya, mesyuarat ini melibatkan pengesahan kira-kira dan pelantikan atau pemecatan pegawai. Berdasarkan sistem tarikh asas Perkara 124(2) dalam Undang-Undang Syarikat Jepun, syarikat dengan tahun fiskal berakhir pada bulan Mac cenderung mengadakan mesyuarat ini pada pertengahan bulan Jun.  
• Mesyuarat Agung Pemegang Saham Luar Biasa Ini adalah mesyuarat yang diadakan mengikut keperluan dari masa ke semasa. Contohnya, untuk pengesahan kes M&A yang penting atau pemecatan pegawai akibat skandal, mesyuarat ini diadakan untuk membuat keputusan mengenai isu-isu yang memerlukan tindakan segera.

Prosedur Penggilan Mesyuarat Agung Pemegang Saham di Jepun

Penggilan Hak

Secara prinsipnya, penggilan mesyuarat agung pemegang saham dilakukan oleh pengarah. Artikel 296, Perenggan 3 Undang-Undang Syarikat Jepun (Japan’s Companies Act) menetapkan bahawa pengarah bertanggungjawab untuk mengadakan mesyuarat agung pemegang saham. Sebagai pengecualian, pemegang saham yang memenuhi syarat tertentu juga boleh meminta penggilan mesyuarat agung. Sebagai contoh, pemegang saham yang memiliki sekurang-kurangnya satu per tiga daripada hak undi keseluruhan boleh meminta pengarah untuk mengadakan mesyuarat agung pemegang saham. Ini diperuntukkan di bawah Artikel 297, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun. Jika pengarah tidak memenuhi permintaan ini, pemegang saham boleh mendapatkan kebenaran mahkamah untuk mengadakan mesyuarat agung mereka sendiri, seperti yang dinyatakan dalam Artikel 297, Perenggan 4 Undang-Undang Syarikat Jepun.

Tempoh Penghantaran Notis Penggilan

Notis penggilan harus dihantar sekurang-kurangnya dua minggu sebelum tarikh mesyuarat agung pemegang saham sebagai prinsip umum. Ini diperuntukkan di bawah Artikel 299, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun. Walau bagaimanapun, bagi syarikat swasta yang tidak mempunyai peruntukan untuk melaksanakan hak undi melalui cara bertulis atau elektronik, mencukupi jika notis dihantar sekurang-kurangnya satu minggu sebelumnya. Selain itu, bagi syarikat swasta yang tidak mempunyai lembaga pengarah dan tidak mempunyai peruntukan untuk melaksanakan hak undi melalui cara bertulis atau elektronik, adalah mungkin untuk memendekkan tempoh notis penggilan dalam perlembagaan syarikat.

Pelabur asing mengharapkan penghantaran dan pendedahan awal notis penggilan dan bahan berkaitan. Ini kerana tempoh yang ditetapkan oleh undang-undang Jepun (prinsipnya dua minggu sebelumnya) mungkin tidak mencukupi memandangkan masa yang diperlukan untuk pemprosesan maklumat dan pembuatan keputusan dari luar negara. Mengambil kira perbezaan waktu, tempoh penghantaran pos, dan proses kelulusan dalaman pelabur, penghantaran notis pada saat-saat akhir tempoh yang ditetapkan boleh mengurangkan masa yang diperlukan untuk pengumpulan maklumat dan pembuatan keputusan yang berkualiti. Oleh itu, pendedahan awal yang melebihi keperluan undang-undang bukan sahaja perkhidmatan tambahan tetapi juga syarat penting bagi pelabur asing untuk melaksanakan hak undi mereka secara berkesan. Jika syarikat ingin mendapatkan kepercayaan dan penglibatan aktif dari pelabur asing, pendedahan awal harus diadopsi sebagai strategi proaktif yang merupakan amalan terbaik antarabangsa, yang dapat meningkatkan kualiti komunikasi antara syarikat dan pelabur serta meningkatkan ketelusan tadbir urus korporat.

Perkara yang Perlu Dinyatakan dalam Notis Penggilan

Pengarah perlu menyatakan perkara-perkara berikut dalam notis penggilan. Ini diperuntukkan di bawah Artikel 298, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun.

• Tarikh, masa, dan tempat mesyuarat agung pemegang saham
• Perkara yang menjadi tujuan mesyuarat agung pemegang saham (agenda)
• Jika mengizinkan pelaksanaan hak undi melalui cara bertulis atau elektronik, perlu menyatakan hal tersebut
• Perkara lain yang ditetapkan oleh perintah Kementerian Kehakiman

Pengecualian Prosedur Penggilan

Jika semua pemegang saham bersetuju, prosedur penggilan tidak diperlukan. Ini diperuntukkan di bawah Artikel 300 Undang-Undang Syarikat Jepun dan dikenali sebagai ‘mesyuarat agung pemegang saham dengan kehadiran semua anggota’. Dalam kes mesyuarat agung pemegang saham dengan kehadiran semua anggota, kesilapan dalam prosedur penggilan tidak akan menjadi masalah kemudian. Selain itu, dalam syarikat swasta, jika semua pemegang saham bersetuju, bukan sahaja prosedur penggilan tetapi juga resolusi itu sendiri boleh dikecualikan.

Pengurusan Mesyuarat Agung Pemegang Saham di Jepun

Peranan dan Kuasa Pengerusi Mesyuarat

Proses pengendalian mesyuarat agung pemegang saham dijalankan oleh pengerusi mesyuarat. Pengerusi mempunyai kuasa untuk mengekalkan ketertiban mesyuarat dan mengatur urusan perbincangan, seperti yang diperuntukkan di bawah Artikel 315(1) Akta Syarikat Jepun. Selain itu, pengerusi berhak untuk mengeluarkan individu yang tidak mematuhi arahannya atau yang mengganggu ketertiban mesyuarat agung pemegang saham, sesuai dengan peruntukan Artikel 315(2) Akta Syarikat Jepun.

Walaupun Akta Syarikat Jepun tidak menetapkan secara spesifik siapa yang harus menjadi pengerusi, biasanya posisi ini dipegang oleh wakil direktur eksekutif syarikat. Banyak syarikat menetapkan pengerusi dalam perlembagaan mereka, dan jika perlembagaan tidak menetapkan atau pengerusi tidak hadir, pemilihan pengerusi akan dilakukan pada permulaan mesyuarat agung pemegang saham.

Aliran Umum Prosedur Mesyuarat

Langkah-langkah umum dalam prosedur mesyuarat agung pemegang saham di Jepun termasuklah pengisytiharan pembukaan mesyuarat, penentuan individu yang akan menandatangani minit mesyuarat, pengisytiharan kecukupan kuorum, penerangan mengenai agenda, sesi soal jawab, pengambilan keputusan, dan pengisytiharan penutupan mesyuarat. Individu yang bertanggungjawab menandatangani minit mesyuarat adalah bertanggungjawab untuk memastikan tiada kepalsuan dalam kandungan minit tersebut, dan kaedah penentuan mereka berbeza-beza mengikut perlembagaan syarikat.

Contoh Kes di Jepun: Kuasa Pengerusi dan Pengurusan Mesyuarat yang Tidak Adil

Pengerusi mempunyai diskresi yang luas, tetapi harus beroperasi dalam batasan yang tidak melanggar hak pemegang saham secara tidak adil. Mahkamah di Jepun memberi penekanan bukan sahaja kepada pematuhan prosedur formal tetapi juga kepada jaminan bahawa pemegang saham mempunyai peluang yang cukup untuk berbincang dan menyuarakan pendapat mereka secara substantif ketika menilai sama ada tindakan diskresi pengerusi merupakan ‘cara membuat keputusan yang ketara tidak adil’. Khususnya, pemegang saham asing yang mungkin tidak biasa dengan amalan pengurusan mesyuarat agung di Jepun, memerlukan pengerusi untuk lebih berusaha menjalankan mesyuarat dengan cara yang adil dan telus. Syarikat tidak sepatutnya menjalankan urusan mesyuarat secara unilateral hanya kerana pengerusi mempunyai kuasa undang-undang. Mengutamakan dialog dengan pemegang saham, terutamanya pemegang saham asing, dan mencipta suasana yang membolehkan mereka mengatasi keraguan dan menyuarakan pendapat mereka, tidak hanya memastikan keabsahan keputusan mesyuarat agung tetapi juga membantu dalam pembinaan hubungan pemegang saham jangka panjang. Ini merupakan elemen penting dalam meningkatkan kualiti tadbir urus korporat.

Artikel 314 Undang-Undang Syarikat Jepun menetapkan kewajiban bagi pengarah untuk memberikan penjelasan yang diperlukan kepada pemegang saham. Keputusan Mahkamah Daerah Tokyo pada 28 Januari 1988 (1988) menunjukkan kes di mana pembatalan keputusan mesyuarat agung telah diterima kerana penjelasan yang tidak memadai mengenai pemberian wang pesaraan. Keputusan ini menekankan pentingnya kewajiban untuk memberikan penjelasan.

Selanjutnya, keputusan Mahkamah Daerah Tokyo pada 6 Disember 2007 (2007) melibatkan kes di mana syarikat menghantar dokumen yang menyatakan akan memberikan baucar (500 yen) kepada pemegang saham yang melaksanakan hak undi mereka di mesyuarat agung, tanpa mengira persetujuan atau penolakan, dengan tujuan menggalakkan penggunaan hak undi. Mahkamah membatalkan keputusan mesyuarat agung kerana pemberian manfaat seperti itu boleh memberi pengaruh yang tidak wajar terhadap pelaksanaan hak pemegang saham. Keputusan ini dengan jelas menunjukkan bahawa pemberian manfaat berkaitan dengan pelaksanaan hak pemegang saham adalah dilarang secara prinsip. Keputusan ini menunjukkan bahawa larangan terhadap pemberian manfaat berkaitan dengan hak pemegang saham adalah ketat, tanpa mengira jumlahnya, dan memerlukan penilaian yang ketat terhadap keabsahan tujuannya. Terutamanya dalam situasi seperti pelaksanaan hak cadangan pemegang saham atau pertarungan kuasa proksi (proxy fight), syarikat mungkin dianggap mempunyai niat untuk mengarahkan pelaksanaan hak undi pemegang saham. Syarikat harus membuat pertimbangan yang sangat berhati-hati apabila menyediakan sebarang manfaat kepada pemegang saham berkaitan dengan mesyuarat agung, sama ada tujuannya boleh mempengaruhi pelaksanaan hak pemegang saham, sama ada ia diterima dalam norma sosial, dan sama ada ia tidak memberi kesan kepada asas kewangan syarikat. Pemegang saham asing, kerana perbezaan dengan amalan di negara mereka, juga berisiko melakukan tindakan yang tidak sengaja dianggap sebagai pemberian manfaat, oleh itu, pemeriksaan undang-undang awal oleh pakar adalah penting.

Isu soalan yang disiapkan atau ‘planted questions’ juga boleh menjadi masalah. Keputusan Mahkamah Daerah Tokyo pada 15 Disember 2016 (2016) melibatkan kes di mana syarikat didakwa telah mempersiapkan soalan-soalan yang disiapkan untuk diajukan oleh pemegang saham pekerja syarikat, yang mungkin telah mengambil peluang untuk bertanya dari pemegang saham lain, dan dengan itu melanggar hak pemegang saham. Walaupun mahkamah mendapati bahawa tindakan syarikat yang mempersiapkan soalan untuk pemegang saham pekerja dan kemudian menjawabnya adalah tidak sesuai, dalam kes ini, ia tidak memberi kesan yang signifikan terhadap pelaksanaan hak undi, dan oleh itu, pembatalan keputusan tidak diberikan. Namun, tindakan seperti ini menunjukkan potensi untuk merosakkan makna substantif mesyuarat agung pemegang saham.

Keputusan Mesyuarat Agung Pemegang Saham di Jepun

Cara Melaksanakan Hak Mengundi

Pemegang saham secara prinsipnya perlu hadir di tempat mesyuarat untuk melaksanakan hak mengundi mereka. Walau bagaimanapun, syarikat boleh membenarkan pemegang saham yang tidak hadir di mesyuarat agung untuk melaksanakan hak mengundi mereka melalui kaedah bertulis atau elektronik (pengundian elektronik) berdasarkan peruntukan dalam perlembagaan syarikat. Ini diperuntukkan di bawah Artikel 311 dan Artikel 312 Akta Syarikat Jepun. Pemegang saham juga boleh melaksanakan hak mengundi melalui wakil. Ini diperuntukkan di bawah Artikel 310 Akta Syarikat Jepun. Namun, terdapat sekatan seperti had jumlah wakil yang ditetapkan oleh undang-undang atau perlembagaan syarikat.

Platform pengundian elektronik mempunyai kelebihan mengurangkan masa yang diperlukan untuk penghantaran dokumen secara pos, tetapi pelabur telah menunjukkan isu seperti penggandaan aliran arahan apabila terdapat campuran saham yang terlibat dan tidak terlibat dalam platform tersebut. Selain itu, syarikat dengan peratusan pemilikan saham asing atau pelabur institusi yang rendah mungkin tidak merasakan manfaat untuk menyertai platform dengan bayaran yuran. Pengenalan platform pengundian elektronik berpotensi memudahkan pelaksanaan hak mengundi dari luar negara dan meningkatkan penyertaan pemegang saham asing, namun tidak semua syarikat telah menyokong ini dan pelabur juga memerlukan penyesuaian sistemik, sehingga penyebarannya memerlukan masa dan kos. Khususnya, pelabur asing yang melabur dalam beberapa syarikat Jepun mungkin menghadapi beban tambahan akibat perbezaan dalam respons setiap syarikat. Syarikat-syarikat Jepun harus mempertimbangkan untuk menyertai platform pengundian elektronik untuk menggalakkan pelaksanaan hak mengundi yang aktif dari pemegang saham asing. Pada masa yang sama, penyedia platform perlu memajukan peningkatan yang dapat meningkatkan kemudahan bagi pelabur, seperti penyederhanaan aliran arahan.

Jenis dan Keperluan Keputusan

Keputusan mesyuarat agung pemegang saham dibahagikan kepada tiga jenis berdasarkan kepentingan perkara yang diputuskan: keputusan biasa, keputusan khas, dan keputusan istimewa. Keperluan untuk setiap jenis keputusan berbeza, dengan keputusan istimewa memerlukan syarat yang paling ketat.

Akta Syarikat Jepun menetapkan keperluan yang sangat pelbagai dan ketat untuk keputusan biasa, keputusan khas, dan keputusan istimewa (Artikel 309 Ayat 3 dan 4 Akta Syarikat Jepun), serta kemungkinan perubahan melalui perlembagaan syarikat. Keperluan keputusan berlapis ini adalah hasil daripada usaha Akta Syarikat Jepun untuk menyeimbangkan antara perlindungan hak pemegang saham dan kestabilan pengurusan syarikat. Bagi pelabur asing, sistem keperluan keputusan yang kompleks ini boleh menjadi halangan besar dalam membuat keputusan pelaburan dan penglibatan dalam pengurusan. Khususnya, kemungkinan perubahan keperluan melalui perlembagaan syarikat (sama ada pelonggaran atau penguatan) boleh mencipta risiko dan peluang yang spesifik dan tidak dapat ditentukan hanya melalui teks undang-undang, menjadikan due diligence yang menyeluruh terhadap perlembagaan syarikat Jepun yang menjadi sasaran pelaburan sangat penting.

Kesimpulan

Pengurusan dan pengambilan keputusan dalam mesyuarat agung pemegang saham menurut Undang-Undang Syarikat Jepun adalah bidang yang sangat kompleks, disebabkan oleh kepentingan status perundangannya dan peraturan terperinci yang meliputi dari prosedur panggilan hingga keperluan keputusan. Khususnya, pemahaman terhadap keperluan keputusan biasa, keputusan khas, dan keputusan istimewa, serta kemampuan untuk mengubahnya melalui perlembagaan syarikat, adalah penting dalam pengurusan korporat. Tambahan pula, kes-kes mahkamah di Jepun telah menetapkan kriteria penilaian yang spesifik mengenai kesan kecacatan prosedur panggilan, pengurusan mesyuarat yang tidak adil oleh pengerusi, dan pemberian manfaat terhadap keabsahan keputusan mesyuarat agung pemegang saham. Kes-kes ini menegaskan bahawa pengurusan yang adil, yang melindungi hak pemegang saham secara substantif dan bukan sekadar pematuhan formal kepada undang-undang, adalah diperlukan.

Bagi pemegang saham asing dan syarikat asing, halangan bahasa dan budaya serta cabaran praktikal dalam menggunakan platform undian elektronik boleh menghalang penyertaan lancar dalam mesyuarat agung pemegang saham di Jepun. Namun, dalam arus peningkatan ‘pemegang saham yang vokal’, syarikat-syarikat Jepun mendapati bahawa memperkuat dialog dengan pemegang saham asing dan mengamalkan tadbir urus korporat yang lebih telus menjadi semakin penting.

Firma Guaman Monolith mempunyai rekod prestasi yang luas dan pengetahuan pakar yang mendalam dalam bidang pengurusan dan pengambilan keputusan mesyuarat agung pemegang saham menurut Undang-Undang Syarikat Jepun, melayani pelbagai klien di dalam negara. Firma kami mempunyai beberapa peguam yang fasih dalam bahasa Inggeris dengan kelayakan peguam di Jepun dan juga di luar negara, memungkinkan kami menyediakan perkhidmatan undang-undang berkualiti tinggi dalam kedua-dua bahasa Jepun dan Inggeris. Kami menyediakan sokongan yang meluas, dari pembuatan notis panggilan, penyusunan skenario mesyuarat agung pemegang saham, penulisan minit mesyuarat, nasihat mengenai keabsahan undang-undang pelbagai keputusan, hingga perancangan strategi komunikasi dengan pemegang saham, untuk memastikan pemegang saham asing dapat melaksanakan hak mereka berdasarkan Undang-Undang Syarikat Jepun dengan sewajarnya. Jika anda mempunyai pertanyaan mengenai tadbir urus korporat di Jepun atau isu spesifik berkaitan pengurusan mesyuarat agung pemegang saham, sila hubungi Firma Guaman Monolith dengan selesa.