Peranan dan Tanggungjawab Pengawas dalam Undang-Undang Syarikat Jepun

Di Jepun, sistem auditor (kansayaku) memainkan peranan yang unik dan sangat penting dalam tadbir urus korporat. Ia merupakan institusi yang direka untuk memantau dan membetulkan pelaksanaan tugas oleh pengarah, serta untuk mengekalkan pengurusan yang sihat dalam syarikat. Sistem ini telah berkembang secara berbeza daripada ‘Audit Committee’ yang meluas di negara-negara berdasarkan sistem undang-undang Anglo-Amerika dan ‘Aufsichtsrat’ di Jerman. Oleh itu, mungkin ada aspek yang sukar difahami dari perspektif antarabangsa. Sistem kansayaku di Jepun berdasarkan struktur tadbir urus yang unik di mana lembaga pengarah dan kansayaku beroperasi secara paralel, dengan pemantauan dan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dilakukan oleh kedua-duanya, dan kansayaku juga mempunyai fungsi pemantauan dan pengawasan terhadap lembaga pengarah, yang menambahkan kerumitan.

Peranan kansayaku telah berubah dari masa ke masa, dari audit perakaunan yang murni ke audit operasi, dan bahkan ke audit keabsahan pengurusan. Latar belakang sejarah ini penting untuk memahami skop tugas kansayaku yang luas pada masa kini, dan juga membawa kepada perdebatan mengenai tumpang tindih peranan dengan pengarah luar. Sistem kansayaku di Jepun yang dinamik ini menunjukkan fleksibilitinya dan pada masa yang sama, adanya perdebatan mengenai keberkesanannya. Artikel ini bertujuan untuk menjelaskan secara terperinci peranan, kuasa, kewajipan, tanggungjawab kansayaku, dan kes-kes pengadilan utama yang berkaitan, berdasarkan Undang-Undang Syarikat Jepun. Dengan menggunakan ungkapan yang jelas dan mudah difahami, kami mempromosikan pemahaman yang mendalam tentang mekanisme tadbir urus korporat di Jepun.

Definisi dan Tujuan Pengawas Audit Menurut Undang-Undang Syarikat di Jepun

Dalam undang-undang syarikat Jepun, pengawas audit ditempatkan sebagai salah satu organ dalam syarikat berhad. Artikel 381, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun dengan jelas mendefinisikan bahawa “pengawas audit bertugas untuk mengaudit pelaksanaan tugas oleh pengarah (dan dalam syarikat yang menetapkan peserta akaun, oleh pengarah dan peserta akaun)”. Seperti yang didefinisikan, tujuan utama pengawas audit adalah untuk memantau dan mengesahkan bahawa pelaksanaan tugas oleh pengarah adalah sesuai dengan undang-undang dan peraturan serta dilaksanakan dengan tepat.  

Pengawas audit berperanan sebagai ‘peranti stabilisasi’ untuk menjaga dan menstabilkan pengurusan syarikat yang sihat. Ini bukan sahaja melibatkan penemuan kesalahan atau kesilapan individu pengarah, tetapi juga ‘audit pengurusan’ yang menyumbang kepada tujuan pengurusan bersama untuk memelihara kredibilitas syarikat dan meningkatkan prestasi. Pengawas audit bukanlah pelaksana tugas, tetapi berperanan untuk memantau pelaksanaan tugas oleh pengarah dan, apabila perlu, mendorong pembetulan. Oleh itu, pengawas audit dikehendaki menjalankan tugas mereka secara bebas dari dewan pengarah, dan keberadaan mereka adalah penting untuk memastikan syarikat mematuhi undang-undang dan menjaga pengurusan yang transparan.  

Tugas pengawas audit mencakupi kedua-dua aspek audit operasi dan audit akaun. Dalam audit operasi, mereka mengesahkan keabsahan dan kesesuaian pelaksanaan tugas oleh pengarah, manakala dalam audit akaun, mereka mengesahkan ketepatan dokumen kewangan. Ciri khas yang melibatkan kedua-dua aspek audit ini berbeza dengan banyak jawatankuasa audit di luar negara yang fokus utamanya adalah pada laporan kewangan. Skop audit yang luas ini memungkinkan pengawas audit untuk melakukan pengawasan yang lebih komprehensif terhadap pengurusan keseluruhan syarikat, tetapi pada masa yang sama, ini bermakna pengawas audit memerlukan bukan sahaja pengetahuan akaun tetapi juga pemahaman mendalam tentang operasi perniagaan secara keseluruhan. Peranan komprehensif ini menjadi titik penting bagi syarikat asing dalam menilai peranan pengawas audit di Jepun.  

Menurut undang-undang syarikat Jepun, tidak semua syarikat berhad diwajibkan untuk menetapkan pengawas audit. Secara prinsip, syarikat yang menetapkan dewan pengarah diwajibkan untuk menetapkan pengawas audit, tetapi syarikat yang memenuhi syarat tertentu dibenarkan untuk tidak menetapkan pengawas audit. Contohnya, ini berlaku bagi syarikat yang membatasi pemindahan saham, syarikat yang tidak menetapkan dewan pengarah, atau syarikat yang menetapkan dewan pengarah tetapi juga menetapkan peserta akaun. Khususnya, syarikat yang menetapkan jawatankuasa penamaan atau jawatankuasa audit dan lain-lain tidak dibenarkan untuk menetapkan pengawas audit.  

Walaupun pengawas audit secara hukum ditempatkan sebagai organ yang bebas dari dewan pengarah, budaya perusahaan tradisional Jepun, khususnya amalan kerja seperti sistem senioritas dan pekerjaan seumur hidup, mungkin mempengaruhi sejauh mana pengawas audit dapat melaksanakan fungsi pengawasan dan pembetulan yang efektif terhadap pengurusan. Ini menunjukkan potensi cabaran dalam operasi sistem di mana kemandirian hukum tidak selalu berkaitan langsung dengan kemandirian atau pengaruh yang substantif. Sebagai contoh, mungkin sukar bagi pengawas audit yang dipromosikan dari dalam syarikat untuk melakukan audit yang ketat terhadap pengurusan yang telah mempromosikan mereka.  

Kuasa dan Tanggungjawab Pengawas Audit di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Pengawas audit, berdasarkan kedudukan bebas mereka, diberikan kuasa yang kuat dan tanggungjawab yang jelas menurut Undang-Undang Syarikat Jepun untuk melaksanakan tugas mereka. Kuasa dan tanggungjawab ini adalah penting untuk memastikan pengawas audit dapat mengaudit pelaksanaan tugas oleh pengarah secara efektif dan melindungi kepentingan syarikat.

Hak Utama Pengawas Audit di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Pengawas audit bertanggungjawab untuk mengaudit pelaksanaan tugas oleh pengarah (dan dalam syarikat yang menetapkan peserta akaun, pengarah serta peserta akaun) dan harus menyediakan laporan audit seperti yang ditetapkan oleh perintah Kementerian Kehakiman Jepun [Artikel 381(1) Undang-Undang Syarikat Jepun]. Laporan audit ini diserahkan kepada mesyuarat agung pemegang saham dan menjadi cara penting untuk menyampaikan pendapat pengawas audit mengenai keadaan pengurusan syarikat kepada pemegang saham.

Selain itu, pengawas audit boleh pada bila-bila masa meminta laporan perniagaan dari pengarah dan peserta akaun serta pengurus dan pekerja lain, dan juga boleh menyiasat keadaan perniagaan dan harta syarikat yang menetapkan pengawas audit [Artikel 381(2) Undang-Undang Syarikat Jepun]. Tambahan pula, apabila dianggap perlu dalam menjalankan tugasnya, pengawas audit juga boleh meminta laporan perniagaan dari anak syarikat atau menyiasat keadaan perniagaan dan harta anak syarikat tersebut [Artikel 381(3) Undang-Undang Syarikat Jepun]. Hak penyiasatan yang luas ini sangat penting untuk mengesan penyelewengan atau pelaksanaan tugas yang tidak sesuai dengan segera.

Pengawas audit harus menghadiri mesyuarat lembaga pengarah dan apabila dianggap perlu, harus menyuarakan pendapatnya [Artikel 383(1) Undang-Undang Syarikat Jepun]. Walau bagaimanapun, kerana pengawas audit bukan anggota lembaga pengarah, mereka tidak boleh melaksanakan hak undi dalam keputusan lembaga pengarah. Ini adalah perbezaan penting untuk diperhatikan kerana di banyak negara lain, ahli komite audit sering mempunyai hak undi dalam lembaga pengarah.

Di samping itu, pengawas audit boleh meminta pengarah untuk memanggil mesyuarat lembaga pengarah jika pengarah tidak memanggilnya atau jika dianggap perlu untuk mengadakan mesyuarat tersebut. Jika dalam masa lima hari dari permintaan tersebut, notis panggilan untuk mesyuarat lembaga pengarah yang dijadualkan dalam masa dua minggu tidak dikeluarkan, pengawas audit yang membuat permintaan itu boleh memanggil mesyuarat lembaga pengarah sendiri [Artikel 383(2) dan 383(3) Undang-Undang Syarikat Jepun]. Ini adalah hak penting yang membolehkan pengawas audit campur tangan secara proaktif jika lembaga pengarah tidak berfungsi dengan sewajarnya.

Jika pengarah melakukan atau berpotensi melakukan tindakan di luar objektif syarikat atau tindakan yang melanggar undang-undang atau perlembagaan yang boleh menyebabkan kerugian besar kepada syarikat, pengawas audit boleh meminta pengarah tersebut untuk menghentikan tindakan tersebut [Artikel 385(1) Undang-Undang Syarikat Jepun]. Hak untuk meminta penghentian ini adalah cara yang kuat bagi pengawas audit untuk bertindak secara pencegahan sebelum kerugian besar terjadi pada syarikat.

Dalam situasi di mana pengarah mengajukan tuntutan terhadap syarikat atau pemegang saham mengajukan tuntutan terhadap pengarah, pengawas audit akan mewakili syarikat dalam litigasi tersebut [Artikel 386(1) Undang-Undang Syarikat Jepun]. Ini memastikan bahwa kepentingan syarikat dilindungi dengan sewajarnya walaupun dalam keadaan konflik kepentingan.

Akhirnya, pengawas audit mempunyai hak untuk menuntut biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan tugasnya dari syarikat [Artikel 388 Undang-Undang Syarikat Jepun]. Ini memungkinkan pengawas audit menjalankan tugasnya tanpa kekangan ekonomi.

Tanggungjawab Utama Pengawas Audit di Jepun

Selain melaksanakan kuasa yang disebutkan di atas, pengawas audit juga memikul tanggungjawab penting berikut.

Pengawas audit mempunyai kewajiban untuk membuat laporan audit berdasarkan hasil audit terhadap pelaksanaan tugas oleh pengarah [Artikel 381, Perenggan 1, Ayat Akhir Undang-Undang Syarikat Jepun (2005)]. Laporan ini menyediakan pandangan bebas kepada pemegang saham dan pihak berkepentingan lain mengenai situasi tadbir urus syarikat.

Juga, pengawas audit mempunyai kewajiban untuk menghadiri mesyuarat lembaga pengarah dan menyuarakan pendapatnya apabila diperlukan [Artikel 383, Perenggan 1, Ayat Utama Undang-Undang Syarikat Jepun (2005)]. Ini bertujuan untuk memastikan keadilan dalam pembuatan keputusan lembaga pengarah dengan cara terlibat secara aktif dalam perbincangan dan mengemukakan isu yang membimbangkan.

Lebih lanjut, pengawas audit harus melaporkan kepada mesyuarat agung pemegang saham tanpa kelewatan jika mereka menemui fakta serius bahawa pengarah melakukan tindakan salah atau melanggar undang-undang atau perlembagaan syarikat [Artikel 384 Undang-Undang Syarikat Jepun (2005)]. Kewajiban laporan ini adalah fungsi penting untuk mendedahkan penyelewengan syarikat dan mendorong pembetulan.

Pengawas audit juga bertanggungjawab untuk melakukan audit ke atas dokumen-dokumen kewangan syarikat dan dokumen-dokumen perhitungan untuk memeriksa keberadaan dan pengumpulan serta penyimpanan bahan-bahan yang menjadi dasar pembuatan dokumen tersebut, serta kesesuaian dengan pelbagai undang-undang.

Pengawas audit mempunyai kewajiban untuk menghadiri mesyuarat lembaga pengarah dan menyuarakan pendapat, serta memiliki kuasa yang kuat seperti hak untuk meminta pemanggilan mesyuarat lembaga pengarah dan hak untuk meminta penghentian tindakan haram oleh pengarah, tetapi tidak memiliki hak suara dalam keputusan lembaga pengarah. Struktur ini menekankan peranan pengawas audit sebagai ‘pengawas’ dan menunjukkan bahawa mereka berada dalam posisi untuk memeriksa keabsahan dan kesesuaian keputusan pengurusan dari luar tanpa terlibat secara langsung dalam proses pembuatan keputusan. Ini sangat berbeza dengan anggota komite audit di banyak negara lain yang memiliki hak suara dalam keputusan lembaga pengarah, dan menunjukkan bahawa pengaruh pengawas audit sangat bergantung pada kemampuan penyelidikan dan kekuatan persuasi pendapat mereka.

Kemampuan pengawas audit untuk meminta pemanggilan mesyuarat lembaga pengarah, dan juga hak untuk memanggil mesyuarat sendiri jika pengarah tidak menanggapi [Artikel 383, Perenggan 2 dan 3 Undang-Undang Syarikat Jepun (2005)], serta hak untuk meminta penghentian tindakan haram oleh pengarah [Artikel 385, Perenggan 1 Undang-Undang Syarikat Jepun (2005)] menunjukkan bahawa pengawas audit tidak hanya terbatas pada audit retrospektif, tetapi juga memainkan peranan preventif dan aktif dalam mencegah kerugian syarikat. Ini menekankan bahawa tugas pengawas audit tidak hanya terfokus pada penemuan penyelewengan, tetapi juga pada pencegahan penyelewengan tersebut.

Tanggungjawab dan Pengecualian Tanggungjawab Auditor di Jepun

Auditor memikul tanggungjawab yang berat dan boleh dikenakan pelbagai jenis tanggungjawab berdasarkan Undang-Undang Syarikat Jepun jika mereka mengabaikan tugas-tugas penting mereka. Pada masa yang sama, terdapat sistem yang membolehkan pengecualian tanggungjawab mereka di bawah syarat-syarat tertentu.

Jenis Tanggungjawab Pengawas Audit di Bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Tanggungjawab yang dipikul oleh pengawas audit di Jepun terutamanya meliputi tanggungjawab sivil, jenayah, dan denda pentadbiran.  

Sebagai tanggungjawab sivil, pengawas audit bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi kepada syarikat jika mereka gagal menjalankan tugas mereka, yang mengakibatkan kerugian [Akta Syarikat Jepun Artikel 423]. Ini berlaku apabila pengawas audit tidak memenuhi kewajipan kehati-hatian pengurus yang baik (kewajipan kehati-hatian yang wajar). Selain itu, jika pengawas audit bertindak dengan niat jahat atau kelalaian serius semasa menjalankan tugas mereka, atau jika mereka membuat pernyataan atau rekod palsu mengenai perkara penting yang sepatutnya dicatat atau dilaporkan dalam laporan audit (kecuali jika mereka dapat membuktikan bahawa mereka tidak lalai), mereka juga bertanggungjawab untuk membayar ganti rugi kepada pihak ketiga [Akta Syarikat Jepun Artikel 429]. Tambahan pula, jika terdapat pernyataan palsu dalam laporan sekuriti atau laporan suku tahunan mengenai perkara penting, mereka juga boleh dipertanggungjawabkan di bawah Akta Instrumen Kewangan dan Pertukaran Jepun.  

Dalam hal tanggungjawab jenayah (hukuman), pengawas audit boleh dijatuhi hukuman penjara atau denda jika mereka melakukan tindakan tertentu yang ditetapkan dalam Akta Syarikat Jepun, seperti jenayah pengkhianatan khusus, percubaan jenayah tersebut, penggunaan dokumen palsu, jenayah penipuan, atau rasuah yang berkaitan dengan pelaksanaan hak pemegang saham [Akta Syarikat Jepun Artikel 960 hingga 970 dan lain-lain].  

Sebagai denda pentadbiran, pengawas audit boleh dikenakan denda jika mereka membuat pernyataan palsu dalam laporan audit, gagal melantik pengawas audit sepenuh masa dalam dewan pengawas audit, gagal menyediakan minit mesyuarat dewan pengawas audit, gagal memberikan penjelasan mengenai perkara yang diminta oleh pemegang saham dalam mesyuarat agung, atau gagal melantik juruaudit akaun sementara, yang merupakan pelanggaran terhadap Akta Syarikat Jepun [Akta Syarikat Jepun Artikel 976(7) dan lain-lain]. Denda adalah hukuman pentadbiran dan tidak sama dengan hukuman jenayah, serta tidak termasuk dalam sebab-sebab diskualifikasi.  

Akta Syarikat Jepun mengenakan tanggungjawab yang ketat terhadap pengawas audit, seperti tanggungjawab atas kelalaian dalam menjalankan tugas (Akta Syarikat Jepun Artikel 423) dan tanggungjawab ganti rugi kepada pihak ketiga (Akta Syarikat Jepun Artikel 429). Ini menunjukkan bahawa pengawas audit memainkan peranan yang sangat penting dalam tadbir urus korporat, sehingga mereka diwajibkan untuk menjalankan tugas mereka dengan tingkat kehati-hatian yang tinggi. Kewujudan tanggungjawab jenayah dan denda pentadbiran lebih lanjut menekankan kepentingan peranan mereka.  

Pengecualian Tanggungjawab Pengawas Audit di bawah Undang-Undang Syarikat Jepun

Tanggungjawab pengawas audit adalah ketat, namun di bawah syarat-syarat tertentu, sistem pengecualian sebahagian tanggungjawab ini juga wujud. Ini bertujuan untuk mengurangkan risiko yang berlebihan dalam pelaksanaan tugas pengawas audit dan untuk menggalakkan individu yang berkemampuan untuk menerima jawatan sebagai pengawas audit sebagai sebahagian daripada keseimbangan undang-undang yang dikehendaki.

Tanggungjawab pengawas audit untuk membayar ganti rugi kepada syarikat akibat kelalaian dalam menjalankan tugasnya, secara prinsip, tidak boleh dikecualikan tanpa persetujuan pemegang saham [Artikel 424 Akta Syarikat Jepun].  

Walau bagaimanapun, jika pengawas audit bertindak dengan niat baik dan tanpa kesilapan yang serius dalam menjalankan tugasnya, bahagian tanggungjawab ganti rugi yang melebihi jumlah minimum tanggungjawab (dua kali jumlah gaji tahunan pengawas audit) boleh dikecualikan dengan resolusi biasa mesyuarat agung pemegang saham [Artikel 425 Akta Syarikat Jepun]. Apabila mengemukakan usul pengecualian tanggungjawab pengarah di mesyuarat agung pemegang saham, persetujuan semua pengawas audit diperlukan [Artikel 425(3) Akta Syarikat Jepun].  

Selain itu, melalui peruntukan dalam perlembagaan syarikat, pengecualian sebahagian yang serupa mungkin boleh dilakukan dengan persetujuan majoriti pengarah atau keputusan lembaga pengarah [Artikel 426 Akta Syarikat Jepun]. Namun, pengecualian ini tidak akan diberikan jika pemegang saham yang memiliki lebih dari 3% daripada hak undi keseluruhan menyatakan bantahan dalam tempoh masa yang ditetapkan [Artikel 426(7) Akta Syarikat Jepun].  

Lebih lanjut, bagi pengawas audit luar, syarikat boleh menandatangani kontrak pengecualian tanggungjawab yang ditetapkan dalam perlembagaan [Artikel 427 Akta Syarikat Jepun]. Apabila kontrak ini ditandatangani, had tanggungjawab pengawas audit luar adalah dua kali jumlah gaji atau jumlah yang ditetapkan oleh syarikat, mana yang lebih tinggi.  

Tanggungjawab ganti rugi pengawas audit juga boleh dilindungi melalui insurans tanggungjawab pengarah syarikat (D&O Insurance). Namun, polisi insurans tidak akan membayar untuk kerugian yang disebabkan oleh tindakan jenayah pengarah atau tindakan yang dilakukan dengan pengetahuan bahawa ia melanggar undang-undang.  

Sistem pengecualian ini bertujuan untuk mencapai keseimbangan antara tanggungjawab ketat pengawas audit dan keperluan untuk menarik individu yang berkemampuan ke dalam peranan tersebut. Pengenalan kontrak pengecualian tanggungjawab khusus untuk pengawas audit luar adalah langkah untuk menggaji pakar luar secara proaktif dan meningkatkan objektiviti tadbir urus korporat. Kewujudan persetujuan mesyuarat agung pemegang saham dan hak untuk menyatakan bantahan memastikan bahawa pengawasan oleh pemegang saham berfungsi bahkan dalam proses pengecualian tanggungjawab.

Hubungan Antara Pengawas Audit dan Institusi Lain di Jepun

Pengawas audit memainkan peranan penting dalam memastikan tadbir urus korporat yang sihat di syarikat-syarikat Jepun dengan bekerjasama rapat dan saling mengimbangi dengan lembaga pengarah, mesyuarat agung pemegang saham, dan juruaudit akaun.

Hubungan dengan Lembaga Pengarah

Auditor adalah institusi yang berdiri sendiri dan tidak berada di bawah arahan atau kawalan Lembaga Pengarah. Ini merupakan elemen penting agar auditor dapat mengaudit pelaksanaan tugas pengarah secara objektif dan netral. Walaupun auditor mempunyai kewajiban untuk menghadiri mesyuarat Lembaga Pengarah dan menyuarakan pendapatnya apabila dianggap perlu menurut [Akta Syarikat Jepun (Japanese Companies Act) Artikel 383, Perenggan 1], mereka bukanlah anggota Lembaga Pengarah dan oleh itu tidak dapat melaksanakan hak undi dalam keputusan Lembaga Pengarah.

Auditor mengawasi operasi Lembaga Pengarah melalui hak untuk meminta pemanggilan mesyuarat dan hak untuk meminta penghentian tindakan haram oleh pengarah. Sebagai contoh, jika pengarah cuba melakukan tindakan yang melanggar undang-undang atau perlembagaan syarikat, auditor dapat mencegah kerugian kepada syarikat dengan meminta penghentian tindakan tersebut. Walaupun auditor tidak mempunyai pengaruh langsung terhadap kekuatan keputusan Lembaga Pengarah, jika Lembaga Pengarah ingin membuat keputusan melalui resolusi bertulis, keputusan tersebut tidak dapat disingkatkan jika auditor menyatakan bantahan. Ini menunjukkan bahawa walaupun auditor tidak memiliki hak undi, kehadiran mereka mempunyai pengaruh penting terhadap proses pengambilan keputusan Lembaga Pengarah. Kehadiran auditor berfungsi sebagai pencegah terhadap kecurangan atau keputusan yang tidak sesuai dalam Lembaga Pengarah, memeriksa kesesuaian perbincangan dan keputusan Lembaga Pengarah serta pelaksanaan tugas oleh pengarah individu, dan memainkan peranan dalam meminta pembetulan jika diperlukan. Selain itu, auditor juga bertanggungjawab untuk mengaudit minit mesyuarat Lembaga Pengarah, memastikan tidak ada perbezaan, kehilangan, atau pemalsuan kandungan.

Hubungan dengan Mesyuarat Agung Pemegang Saham di Jepun

Auditor mempunyai kewajipan untuk memastikan bahawa dokumen dan usul yang dikemukakan oleh pengarah dalam mesyuarat agung pemegang saham tidak melanggar undang-undang atau perlembagaan syarikat. Walaupun kandungan tersebut tidak melanggar undang-undang atau perlembagaan, jika ia boleh membawa kepada kerugian bagi syarikat, auditor berkewajipan untuk melaporkan hal tersebut dalam mesyuarat agung pemegang saham. Melalui ini, pemegang saham dapat memperoleh pendapat bebas dari auditor mengenai keadaan pengurusan syarikat dan pelaksanaan tugas oleh pengarah. Pelantikan auditor dilakukan melalui resolusi biasa dalam mesyuarat agung pemegang saham, dan pemecatan juga dilakukan melalui resolusi khas. Dengan cara ini, auditor bertanggungjawab untuk memberikan penjelasan kepada pemegang saham dan menyumbang kepada perlindungan kepentingan mereka.

Hubungan dengan Juruaudit Akaun

Juruaudit akaun merupakan salah satu entiti dalam syarikat berhad di Jepun dan bertanggungjawab untuk mengaudit akaun syarikat. Pengarah audit (atau dewan audit) mempunyai kuasa untuk menentukan isi cadangan yang dibawa ke mesyuarat agung pemegang saham berkaitan dengan pelantikan, pemecatan, atau tidak memperbaharui pelantikan juruaudit akaun [di bawah Akta Syarikat Jepun (Japan’s Companies Act) Artikel 344, Perenggan 1 dan 3]. Mekanisme ini direka untuk mencegah pengurusan daripada mengeluarkan juruaudit akaun yang tidak menguntungkan atau menempatkan individu yang dikehendaki, dengan itu memastikan kebebasan dan keberkesanan juruaudit akaun. Ini merupakan salah satu fungsi kawalan penting dalam struktur tadbir urus korporat Jepun.

Selain itu, persetujuan dari pengarah audit atau yang setaraf diperlukan untuk menentukan gaji juruaudit akaun [di bawah Akta Syarikat Jepun Artikel 399]. Ini memastikan bahawa juruaudit akaun dapat menjalankan tugas mereka secara bebas tanpa pengaruh yang tidak wajar dari pengurusan. Tambahan pula, juruaudit akaun harus melaporkan segera kepada pengarah audit (atau dewan audit) jika mereka menemui sebarang tindakan salah atau pelanggaran serius terhadap undang-undang atau perlembagaan syarikat semasa menjalankan tugas mereka. Pengarah audit berhak meminta laporan berkaitan audit dari juruaudit akaun jika diperlukan untuk menjalankan tugas mereka, dan juruaudit akaun wajib memberikan respons terhadap permintaan tersebut. Jika terdapat perbezaan pendapat antara juruaudit akaun dan pengarah audit, juruaudit akaun dibenarkan untuk menghadiri mesyuarat agung tahunan dan menyatakan pendapat mereka. Peraturan-peraturan ini membina sistem yang kukuh bagi pengarah audit dan juruaudit akaun untuk bekerjasama dalam memastikan laporan kewangan yang telus dan boleh dipercayai.

Peranan Pengawas Audit Menurut Contoh Kes Mahkamah di Jepun

Mahkamah di Jepun telah menjelaskan interpretasi mengenai skop tugas dan tanggungjawab kecuaian pengawas audit melalui beberapa keputusan penting. Kes-kes ini secara spesifik menunjukkan peranan yang harus dijalankan oleh pengawas audit dan beratnya tanggungjawab yang dipikul.

Contoh Kes Mahkamah Mengenai Kecuaian Tugas Pengawas Audit

Keputusan Mahkamah Agung pada 19 Julai 2021 (2021) berkaitan dengan kes di mana pengawas audit yang terhad kepada pengauditan akaun di sebuah syarikat swasta gagal mengesan penyelewengan oleh pekerja. Walaupun dokumen bukti baki akaun telah dipalsukan untuk menyembunyikan penyelewengan tersebut, pengawas audit didapati cuai kerana tidak melakukan pemeriksaan terhadap dokumen asal. Mahkamah Agung memutuskan bahawa walaupun sebagai pengawas audit yang terhad kepada pengauditan akaun, tidak boleh semata-mata menganggap isi kandungan buku akaun adalah tepat dan hanya melakukan audit terhadap dokumen kewangan berdasarkan anggapan tersebut. Jika terdapat keadaan tertentu yang jelas menunjukkan bahawa buku akaun tersebut tidak boleh dipercayai, pengawas audit mempunyai kewajiban untuk menyiasat, bukan hanya memastikan bahawa dokumen kewangan sesuai dengan isi kandungan buku akaun. Keputusan ini penting kerana ia menjelaskan skop tugas audit pengawas audit dan mengenakan kewajiban untuk melakukan penyiasatan proaktif terhadap tanda-tanda penyelewengan, mencerminkan harapan tinggi dalam tadbir urus korporat agar pengawas audit menjalankan tugasnya secara lebih substantif dan aktif. Keputusan ini menegaskan bahawa pengawas audit mempunyai tanggungjawab untuk menyiasat fakta secara aktif apabila timbul keraguan, bukan hanya bergantung secara buta kepada rekod dalaman.

Contoh Kes Mahkamah Mengenai Kewajiban Pengawasan Pengawas Audit

Seterusnya, keputusan Mahkamah Agung pada 22 Mei 1973 (1973) berkaitan dengan kes di mana seorang pengawas audit dipertanggungjawabkan atas pelanggaran kewajiban pengawasan dan pengawasan apabila diketahui atau sepatutnya mengetahui tentang kegiatan tidak jujur atau insiden buruk. Mahkamah Agung menunjukkan skop kewajiban pengawasan pengawas audit dan syarat-syarat di mana pelanggaran tersebut membawa kepada tanggungjawab, dengan menekankan bahawa tanggungjawab timbul “apabila pengawas audit mengetahui atau sepatutnya mengetahui” tentang perbuatan tidak jujur tersebut. Keputusan ini penting kerana ia menunjukkan bahawa kewajiban pengawasan pengawas audit bukan sekadar formalitas, tetapi merupakan kewajiban substantif yang bertujuan untuk mencegah dan mengesan perbuatan tidak jujur. Bahkan jika pengawas audit sebenarnya tidak menyedari adanya penyelewengan, mereka masih bertanggungjawab jika dengan perhatian yang sewajarnya mereka sepatutnya dapat menyedarinya (kemungkinan kesedaran). Ini menetapkan standard perhatian yang tinggi dalam pelaksanaan tugas pengawas audit. Oleh itu, pengawas audit diharapkan untuk lebih proaktif dalam memantau pelaksanaan kerja syarikat dan mengesan tanda-tanda masalah pada tahap awal.

Kes-kes ini menunjukkan bahawa pengawas audit di Jepun bukan sekadar entiti pemeriksaan formal, tetapi memikul kewajiban pengawasan dan penyiasatan yang substantif untuk memastikan pengurusan syarikat yang sihat. Khususnya, keputusan Mahkamah Agung tahun 2021 menegaskan bahawa walaupun bagi pengawas audit yang terhad kepada pengauditan akaun, tindakan proaktif diperlukan untuk tidak mengabaikan tanda-tanda penyelewengan, yang mencerminkan peningkatan standard harapan terhadap pengawas audit.

Kesimpulan

Sistem Pengawas Audit di Jepun merupakan institusi tadbir urus korporat yang penting untuk memastikan pengurusan dan ketelusan syarikat yang sihat, dan keunikan sistem ini memerlukan pemahaman yang mendalam, terutama dari perspektif luar negara. Pengawas Audit mempunyai kuasa yang luas dan tanggungjawab yang ketat untuk mengaudit pelaksanaan tugas oleh pengarah dan untuk membetulkan serta mencegah penyelewengan. Tanggungjawab mereka meliputi sivil, jenayah, dan sanksi pentadbiran, dan kes-kes perundangan di Jepun secara berterusan menjelaskan skop kewajiban pengawasan dan perhatian Pengawas Audit, meningkatkan keberkesanannya.

Firma Guaman Monolith adalah firma guaman yang mempunyai rekod prestasi yang luas dalam undang-undang syarikat Jepun, tadbir urus korporat, dan perundangan antarabangsa. Firma kami mempunyai anggota yang berkelayakan sebagai peguam di luar negara dan paralegal bilingual dalam bahasa Jepun dan Inggeris, termasuk beberapa pembicara bahasa Inggeris yang mempunyai kelayakan peguam asing, dan kami telah membina sebuah pasukan yang berkepakaran tinggi dengan menggunakan rangkaian antarabangsa kami.

Bagi syarikat asing yang ingin mengembangkan perniagaan mereka di Jepun, memahami kompleksiti undang-undang syarikat Jepun dan tadbir urus korporat adalah penting, dan firma kami memiliki pengetahuan khusus dan pengalaman praktikal untuk memenuhi keperluan seperti ini.