Kuasa Undang-Undang dan Prosedur Pengubahan Peraturan Pekerjaan dalam Undang-Undang Buruh Jepun

Di dalam pengurusan syarikat Jepun, peraturan pekerjaan bukan sekadar himpunan prosedur dalaman, tetapi memainkan peranan penting sebagai dokumen undang-undang yang membentuk asas untuk mengaplikasikan syarat-syarat pekerjaan yang seragam dan standard kepada sejumlah besar pekerja serta untuk mengekalkan tatanan korporat. Berbeza dengan banyak bidang undang-undang lain di mana kontrak kerja individu merupakan cara utama untuk menentukan syarat-syarat pekerjaan, di Jepun, peraturan pekerjaan mengatur secara komprehensif kandungan kontrak kerja individu dan mempunyai fungsi yang kuat untuk mengubahnya. Walau bagaimanapun, kuasa luas yang diberikan kepada majikan ini tidaklah tanpa batasan. Sistem undang-undang yang berpusat pada Akta Kontrak Kerja Jepun (Japanese Labor Contract Act) ini mengekalkan keseimbangan yang halus antara hak majikan untuk menetapkan dan mengubah peraturan pekerjaan dan keperluan untuk melindungi pekerja dari perubahan yang bersifat sepihak dan merugikan. Kerangka undang-undang ini telah dibentuk melalui penumpukan kes-kes mahkamah selama bertahun-tahun dan telah disistematiskan sebagai undang-undang bertulis. Artikel ini akan menjelaskan secara terperinci tentang sifat undang-undang peraturan pekerjaan, hubungannya dengan kontrak kerja individu, dan terutamanya, kriteria penilaian ‘rasionalitas’ yang merupakan syarat ketat undang-undang ketika membuat perubahan yang merugikan kepada pekerja, berdasarkan perundangan spesifik dan kes-kes mahkamah.

Sifat Perundangan Peraturan Pekerjaan dan Pengaruhnya terhadap Kontrak Kerja di Jepun

Asas yang membolehkan peraturan pekerjaan memiliki kekuatan mengikat secara perundangan terhadap kontrak kerja individu terletak dalam Artikel 7 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun. Artikel ini menetapkan bahawa jika majikan telah memaklumkan peraturan pekerjaan yang menetapkan syarat kerja yang munasabah kepada pekerja, maka kandungan kontrak kerja akan ditentukan oleh syarat kerja yang dinyatakan dalam peraturan pekerjaan tersebut. Ini adalah penegasan undang-undang terhadap ‘kekuatan normatif’ yang dimiliki oleh peraturan pekerjaan. Untuk kekuatan ini berlaku, perlu memenuhi dua syarat penting: ‘kesesuaian’ dan ‘pengetahuan’.

Syarat pertama adalah ‘kesesuaian’ kandungan peraturan pekerjaan itu sendiri. Peruntukan yang secara signifikan tidak wajar menurut norma sosial atau yang melanggar hak pekerja secara tidak adil akan dianggap tidak munasabah, dan kekuatan perundangan bagi bahagian tersebut mungkin akan dinafikan. Sebagai contoh, peruntukan berkaitan dengan hukuman disiplin yang terlalu keras atau klausa yang mengenakan kewajiban sepihak kepada pekerja adalah antara yang termasuk dalam ini.

Syarat kedua, yang sangat penting dari segi prosedur, adalah ‘pengetahuan’ kepada pekerja. Peraturan pekerjaan tidak akan berkuatkuasa hanya dengan diciptanya, tetapi mesti disampaikan dengan betul kepada pekerja untuk memiliki kekuatan mengikat secara perundangan. Artikel 106(1) Undang-Undang Standard Kerja Jepun dan peraturan pelaksanaan yang berkaitan menuntut beberapa kaedah pengetahuan yang spesifik, seperti pemaparan tetap di tempat yang mudah dilihat di tempat kerja, penyediaan dokumen bertulis kepada pekerja, atau pemasangan peranti yang membolehkan pekerja memeriksa kandungan peraturan pekerjaan dalam bentuk data elektronik pada bila-bila masa. Dalam kes mahkamah, walaupun kaedah formal ini tidak sepenuhnya dipatuhi, jika pekerja diletakkan dalam keadaan di mana mereka boleh mengetahui kandungan peraturan pekerjaan pada bila-bila masa, ‘pengetahuan yang substantif’ mungkin dianggap ada dan kekuatan mengikatnya diakui.

Syarat-syarat ini bukan sekadar prosedur pengurusan. Mereka adalah asas perundangan yang menjamin keabsahan kuasa pengurusan tenaga kerja majikan. Jika pengetahuan diabaikan, peraturan pekerjaan tersebut mungkin dianggap tidak berkuatkuasa. Akibatnya, jika keabsahan arahan kerja atau hukuman disiplin yang berdasarkan peraturan pekerjaan dipertikaikan, hujah pihak majikan mungkin tidak diterima. Oleh itu, pengetahuan menyeluruh tentang peraturan pekerjaan adalah tanggungjawab penting dari segi pengurusan perusahaan dan pengurusan risiko perundangan.

Hubungan Keutamaan Antara Peraturan Pekerjaan dan Perjanjian Individu di Bawah Hukum Pekerjaan Jepun

Di Jepun, norma penentuan syarat pekerjaan dalam undang-undang buruh mempunyai struktur hierarki berbilang lapisan. Urutan keutamaan keberkesanannya adalah, secara umumnya, undang-undang (peraturan mandatori), perjanjian buruh, peraturan pekerjaan, dan kemudian kontrak kerja individu. Dalam hierarki ini, hubungan antara peraturan pekerjaan yang diterapkan secara seragam kepada semua pekerja dan kontrak kerja individu yang dibuat dengan pekerja tertentu sangat penting dalam pengurusan syarikat. Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun menetapkan peraturan yang jelas mengenai mana yang akan diutamakan apabila kandungan kedua-duanya berbeza.

Pertama, peraturan pekerjaan berfungsi sebagai ‘standar minimum’ untuk syarat pekerjaan. Artikel 12 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun menetapkan bahawa kontrak kerja yang menetapkan syarat pekerjaan yang tidak mencapai standar yang ditetapkan dalam peraturan pekerjaan adalah tidak sah bagi bahagian tersebut. Dalam kes ini, bahagian yang tidak sah itu akan diterapkan dengan standar yang ditetapkan dalam peraturan pekerjaan. Ini adalah aspek dari prinsip ‘syarat yang lebih menguntungkan diutamakan’, yang berfungsi untuk melindungi pekerja dengan mencegah majikan dari mempekerjakan pekerja di bawah standar yang ditetapkan dalam peraturan pekerjaan. Sebagai contoh, walaupun gaji pokok yang ditetapkan dalam peraturan pekerjaan adalah 300,000 yen sebulan, perjanjian individu dengan seorang pekerja untuk 280,000 yen akan menjadi tidak sah, dan secara hukum, kewajiban untuk membayar 300,000 yen akan timbul.

Di sisi lain, kontrak kerja individu boleh menetapkan syarat yang ‘lebih menguntungkan’ daripada standar peraturan pekerjaan. Catatan tambahan Artikel 7 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun mengakui bahawa perjanjian individu akan diutamakan dalam hal di mana pekerja dan majikan telah bersetuju pada syarat pekerjaan yang berbeza dari kandungan peraturan pekerjaan. Ini memungkinkan syarikat untuk menawarkan kompensasi dan perlakuan yang melebihi standar peraturan pekerjaan kepada bakat dengan keahlian khusus atau kepada pekerja dalam posisi penting, sehingga memungkinkan penggunaan tenaga kerja yang fleksibel. Sebagai contoh, walaupun peraturan pekerjaan menetapkan cuti tahunan sebanyak 120 hari, perjanjian individu yang memberikan 125 hari cuti tahunan kepada seorang pekerja adalah sah, dan pekerja tersebut akan diberikan 125 hari cuti.

Interaksi kedua artikel ini membentuk hubungan di mana peraturan pekerjaan menetapkan ‘garis dasar minimum’ untuk syarat pekerjaan yang tidak boleh direndahkan, sementara perjanjian individu diizinkan untuk menetapkan ‘syarat yang lebih menguntungkan’ yang melebihi garis dasar tersebut. Memahami hubungan ini sangat penting untuk mencapai keseimbangan antara pengurusan tenaga kerja yang seragam dan perlakuan tenaga kerja yang individual dan strategis.

Perubahan Tidak Menguntungkan dalam Peraturan Pekerjaan: Prinsip dan Pengecualian di Bawah Undang-Undang Jepun

Syarat-syarat pekerjaan merupakan kandungan kontrak antara majikan dan pekerja, oleh itu, perubahan terhadapnya memerlukan persetujuan kedua-dua pihak sebagai prinsip asas. Artikel 8 dari Undang-Undang Kontrak Pekerjaan Jepun menetapkan bahawa pekerja dan majikan boleh mengubah syarat-syarat pekerjaan yang merupakan kandungan kontrak pekerjaan melalui persetujuan bersama, menjelaskan prinsip persetujuan ini dengan jelas.

Berdasarkan prinsip ini, Artikel 9 dari Undang-Undang Kontrak Pekerjaan Jepun menetapkan bahawa majikan tidak boleh mengubah syarat-syarat pekerjaan yang merupakan kandungan kontrak pekerjaan menjadi tidak menguntungkan pekerja dengan mengubah peraturan pekerjaan tanpa persetujuan pekerja. Ini secara prinsip melarang majikan daripada membuat perubahan yang tidak menguntungkan seperti pengurangan gaji atau pemotongan hari cuti berdasarkan pernyataan sepihak. Ini merupakan prinsip utama dalam perubahan tidak menguntungkan peraturan pekerjaan.

Namun, pengurusan syarikat harus sentiasa menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan dan kadang-kadang, peninjauan semula syarat-syarat pekerjaan menjadi tidak dapat dielakkan. Untuk memenuhi keperluan pengurusan ini, Undang-Undang Kontrak Pekerjaan Jepun mengizinkan pengecualian di bawah syarat-syarat yang ketat. Ini adalah Artikel 10 dari Undang-Undang Kontrak Pekerjaan Jepun. Artikel ini membuka jalan bagi perubahan yang sah secara hukum walaupun majikan mengubah syarat-syarat pekerjaan menjadi tidak menguntungkan secara sepihak melalui perubahan peraturan pekerjaan, jika dua syarat dipenuhi. Syarat pertama adalah memastikan pekerja mengetahui peraturan pekerjaan yang telah diubah. Syarat kedua, dan yang paling penting, adalah perubahan peraturan pekerjaan tersebut harus ‘rasional’.

Struktur hukum yang menetapkan ‘larangan prinsip’ dalam Artikel 9 dan ‘pengecualian’ sebagai catatan tambahan dalam Artikel 10 dari Undang-Undang Kontrak Pekerjaan Jepun sangat penting. Ini secara hukum menempatkan perubahan tidak menguntungkan dalam peraturan pekerjaan bukan sebagai hak asasi majikan, tetapi sebagai langkah pengecualian. Oleh itu, jika keabsahan perubahan tidak menguntungkan dipertikaikan di mahkamah, tanggungjawab untuk membuktikan bahawa perubahan tersebut ‘rasional’ sepenuhnya terletak pada pihak majikan. Mahkamah akan memulakan dengan prinsip asas (perubahan adalah tidak sah) dan secara ketat menilai apakah argumen dan bukti yang disajikan oleh pihak majikan memiliki kekuatan persuasif yang cukup untuk menerapkan ketentuan pengecualian (Artikel 10). Oleh itu, sebagai pengurus, ketika mempertimbangkan perubahan yang tidak menguntungkan, penting untuk tidak hanya mengenali keperluannya, tetapi juga untuk mempersiapkan strategi tentang bagaimana ‘rasionalitas’ dapat dibangun dan dibuktikan dari sudut pandang hukum.

Kriteria Penilaian ‘Kewajaran’ dalam Perubahan yang Merugikan di Bawah Undang-Undang Buruh Jepun

Untuk menjadikan perubahan yang merugikan dalam peraturan pekerjaan sah, penilaian ‘kewajaran’ tidak ditentukan secara mekanikal berdasarkan satu kriteria tunggal, tetapi dilakukan dengan mempertimbangkan secara komprehensif beberapa elemen. Kerangka penilaian ini, yang ditetapkan dalam Artikel 10 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun, telah dibentuk melalui penumpukan kes-kes pengadilan selama bertahun-tahun sebelum undang-undang tersebut diperkenalkan. Khususnya, keputusan Mahkamah Agung pada tahun 1968 dalam kes Autumn North Bus telah menetapkan prinsip dasar bahawa perubahan yang wajar dalam peraturan pekerjaan mempunyai kekuatan mengikat walaupun tanpa persetujuan individu pekerja. Dan, kriteria spesifik untuk menilai kewajaran tersebut, seperti yang ditunjukkan dalam keputusan Mahkamah Agung pada tahun 1997 dalam kes Fourth Bank, telah memberikan panduan terperinci yang kini tercermin dengan jelas dalam teks Artikel 10 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun.

Artikel 10 Undang-Undang Kontrak Kerja Jepun menyebutkan elemen-elemen berikut sebagai pertimbangan dalam menilai kewajaran:

1. Tingkat kerugian yang ditanggung oleh pekerja: Ini berkaitan dengan seberapa serius kerugian yang ditanggung oleh karyawan akibat perubahan tersebut. Semakin besar dampaknya terhadap kehidupan karyawan, seperti pengurangan gaji atau pesangon yang signifikan, semakin tinggi pula hambatan untuk mengakui kewajarannya.
2. Kebutuhan perubahan kondisi kerja: Ini berkaitan dengan seberapa pentingnya perubahan tersebut bagi pengusaha dari segi kebutuhan operasional. Bukan semata-mata untuk meningkatkan keuntungan, tetapi sebagai respons terhadap krisis manajemen yang serius atau langkah yang tidak dapat dihindari akibat perubahan struktur bisnis, di mana tingkat kebutuhan yang tinggi diperlukan.
3. Kelayakan isi peraturan kerja setelah perubahan: Ini berkaitan dengan apakah sistem kondisi kerja baru yang diubah itu sendiri tidak tidak wajar atau apakah isiannya dianggap wajar menurut norma sosial. Hal ini juga mempertimbangkan apakah standar tersebut secara signifikan lebih rendah dibandingkan dengan perusahaan lain dalam industri yang sama.
4. Situasi negosiasi dengan serikat pekerja dan lainnya: Ini berkaitan dengan bagaimana negosiasi dilakukan antara pengusaha dan serikat pekerja yang terdiri dari mayoritas pekerja atau perwakilan mayoritas pekerja. Jika kesepakatan telah dicapai dengan serikat pekerja setelah negosiasi yang tulus, perubahan tersebut cenderung dianggap wajar.
5. Keadaan lain yang berkaitan dengan perubahan peraturan kerja: Ini termasuk semua keadaan terkait lainnya. Misalnya, keberadaan langkah-langkah transisi untuk meredakan kerugian (langkah-langkah penyesuaian perubahan drastis) atau kompensasi untuk kerugian merupakan elemen penting.

Sebagai contoh yang menunjukkan bagaimana elemen-elemen ini dinilai secara komprehensif adalah kasus Fourth Bank yang telah disebutkan sebelumnya. Dalam kasus ini, bank melakukan perubahan peraturan kerja dengan memperpanjang usia pensiun dari 55 tahun menjadi 60 tahun, sementara menurunkan tingkat gaji setelah usia 55 tahun. Mahkamah Agung menekankan bahwa meskipun kerugian pekerja akibat pengurangan gaji cukup besar, manfaat dari perpanjangan usia pensiun (langkah kompensasi) telah diberikan, kebutuhan untuk mempertahankan pekerjaan dalam masyarakat yang menua, dan yang paling penting, telah tercapai kesepakatan setelah negosiasi yang memadai dengan serikat pekerja yang hampir 90% anggotanya adalah karyawan bank, dan memutuskan bahwa perubahan tersebut wajar dan sah.

Sebagaimana ditunjukkan oleh kasus ini, pengadilan sangat memperhatikan ‘proses’ yang mengarah pada perubahan ketika menilai kewajaran perubahan yang merugikan. Apakah pihak pengusaha telah memberikan penjelasan yang cermat kepada karyawan, bernegosiasi dengan tulus, dan berusaha sebisa mungkin untuk meredakan kerugian, akan sangat mempengaruhi penilaian hukum akhir. Oleh karena itu, untuk berhasil melakukan perubahan yang merugikan, tidak hanya kelayakan isi perubahan yang penting, tetapi juga memastikan transparansi dan keadilan proses perubahan adalah esensial dalam manajemen risiko hukum.

Kesimpulan

Dalam sistem perundangan buruh Jepun, peraturan pekerjaan merupakan alat undang-undang yang kuat bagi syarikat untuk menetapkan syarat-syarat buruh yang seragam dan mengurus organisasi dengan lancar. Kekuatan ini memungkinkan peraturan tersebut untuk mengatur secara komprehensif isi kontrak kerja individu dan bahkan membolehkan perubahan sepihak di bawah syarat-syarat tertentu. Namun, kuasa yang kuat ini diletakkan di bawah kawalan ketat undang-undang. Secara khusus, apabila perubahan yang merugikan pekerja dilakukan, majikan harus membuktikan bahawa perubahan tersebut adalah ‘rasional’, dan halangan untuk ini tidaklah rendah. Penilaian rasionalitas tidak hanya bergantung pada aspek substantif seperti keperluan perubahan atau tahap kerugian, tetapi juga pada keadilan proses, termasuk sejarah rundingan dengan kesatuan sekerja dan ketersediaan langkah-langkah untuk mengurangkan kerugian. Oleh itu, bagi pengurus dan pegawai undang-undang, pemahaman mendalam tentang keperluan undang-undang dan pengurusan proses yang berhati-hati dan strategik adalah kunci untuk mencegah konflik buruh di masa depan dan mencapai pengurusan syarikat yang stabil. Kami di Monolith Law Office, mempunyai rekod nasihat yang luas mengenai isu-isu undang-undang yang berkaitan dengan peraturan pekerjaan yang telah dijelaskan dalam artikel ini kepada pelbagai klien di dalam Jepun. Firma kami juga mempunyai beberapa peguam yang fasih dalam bahasa Inggeris dan memegang kelayakan peguam dari negara asing, yang memungkinkan kami untuk memenuhi keperluan unik syarikat dengan perspektif antarabangsa. Kami menyediakan sokongan undang-undang yang optimal yang sesuai dengan strategi perniagaan syarikat anda, mulai dari pembuatan peraturan pekerjaan baru, kajian peraturan yang ada, penyesuaian terhadap perubahan undang-undang, hingga pelaksanaan perubahan yang merugikan yang memerlukan penanganan yang paling berhati-hati.