Poin Penting Dalam Memperoleh Visa Kerja Mengikut Industri: Penggajian Pekerja Asing dalam Industri Makanan dan Minuman

Sektor perkhidmatan makanan dan minuman di Jepun menghadapi cabaran struktur yang serius berupa kekurangan tenaga kerja. Untuk mengatasi situasi ini, banyak syarikat telah menemui jalan keluar dengan menggaji tenaga kerja asing. Namun, penggajian tenaga asing bukan sekadar aktiviti pengambilan pekerja, tetapi juga mesti mematuhi peraturan ketat yang ditetapkan oleh ‘Undang-Undang Pengurusan Imigresen dan Pengiktirafan Pelarian Jepun’ (selanjutnya disebut sebagai ‘Undang-Undang Imigresen’). Jika syarikat menggaji orang asing yang tidak memiliki kelayakan tinggal yang sesuai, syarikat tersebut boleh didakwa di bawah ‘Kesalahan Mendorong Pekerjaan Haram’, yang merupakan hukuman jenayah yang serius, dan individu yang bertanggungjawab seperti wakil syarikat atau pegawai sumber manusia juga berisiko dihukum. Oleh itu, untuk menjayakan penggajian tenaga kerja asing dalam industri perkhidmatan makanan dan minuman, perspektif pengurusan yang menggabungkan strategi pengambilan pekerja dan pematuhan undang-undang adalah penting. Untuk bekerja di Jepun, orang asing mesti memperoleh ‘kelayakan tinggal’ yang sesuai dengan aktiviti kerja mereka. Kelayakan tinggal yang boleh digunakan untuk penggajian dalam industri perkhidmatan makanan dan minuman secara umumnya terbahagi kepada dua jenis: ‘kelayakan tinggal berdasarkan status’ yang tidak mempunyai sekatan aktiviti kerja, dan ‘kelayakan tinggal berdasarkan jenis aktiviti’ (biasanya dikenali sebagai visa kerja) yang hanya membenarkan pekerjaan dalam bidang tertentu yang diluluskan. Yang terakhir termasuk kelayakan untuk profesional seperti ‘Kemahiran Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa’, untuk tukang masak mahir seperti ‘Kemahiran’, dan untuk pekerja lapangan dengan tujuan utama penggajian ‘Kemahiran Khusus’, masing-masing dengan syarat dan sekatan yang berbeza. Artikel ini bertujuan untuk menyediakan panduan hukum dan praktikal kepada pemilik syarikat dan pegawai undang-undang serta sumber manusia dalam industri perkhidmatan makanan dan minuman untuk membuat keputusan yang tepat berkaitan dengan penggajian tenaga kerja asing. Ia akan menjelaskan secara terperinci mengenai syarat-syarat khusus setiap kelayakan tinggal, skop kerja yang dibenarkan, dan kewajipan hukum yang mesti dipenuhi oleh pihak syarikat berdasarkan perundangan yang berkaitan. 

Gambaran Keseluruhan Kelayakan Tinggal untuk Penggajian Warga Asing dalam Industri Makanan dan Minuman di Jepun

Apabila mempertimbangkan penggajian warga asing, adalah penting untuk memahami dengan tepat perbezaan undang-undang antara ‘visa’ dan ‘kelayakan tinggal’. ‘Visa’ yang dikeluarkan oleh kedutaan Jepun di luar negara (seperti kedutaan besar dan konsulat umum) adalah dokumen yang mengesahkan bahawa pasport yang dimiliki oleh warga asing tersebut adalah sah dan tidak ada halangan untuk memasuki Jepun. Sebaliknya, ‘kelayakan tinggal’ adalah kelayakan yang membenarkan aktiviti di dalam negara Jepun secara undang-undang, yang diberikan oleh Agensi Pengurusan Imigresen dan Kedatangan. Kad tinggal yang merupakan bukti identiti rasmi ini, dan syarikat mempunyai kewajiban undang-undang untuk memastikan isi kandungan kad tinggal yang dimiliki oleh calon pekerja semasa proses pengambilan pekerja.

Kelayakan tinggal yang perlu dipertimbangkan untuk penggajian warga asing dalam industri makanan dan minuman boleh dibahagikan kepada dua kategori berdasarkan sifat undang-undangnya.

Kategori pertama adalah ‘kelayakan tinggal berdasarkan status atau kedudukan’. Ini termasuk ‘penduduk tetap’, ‘pasangan warga Jepun dan lain-lain’, ‘pasangan penduduk tetap dan lain-lain’, dan ‘penduduk tetap’. Kelayakan tinggal ini diberikan berdasarkan status individu dan hubungan dengan Jepun, oleh itu tidak ada sekatan terhadap aktiviti pekerjaan di dalam negara. Oleh itu, warga asing dengan kelayakan ini boleh bekerja dalam pelbagai pekerjaan termasuk memasak, melayan pelanggan, dan membersihkan, yang dianggap sebagai ‘kerja kasar’ yang akan dibincangkan kemudian, sama seperti warga Jepun. Ini adalah sumber tenaga kerja yang paling fleksibel bagi syarikat, tetapi terdapat juga perkara yang perlu diberi perhatian. Kelayakan tinggal seperti ‘pasangan warga Jepun dan lain-lain’ dan ‘pasangan penduduk tetap dan lain-lain’ bergantung pada keberlangsungan hubungan perkahwinan. Jika status ini hilang akibat perceraian atau kematian pasangan, pembaharuan kelayakan tinggal mungkin tidak akan diluluskan, dan ini boleh mengakibatkan ketidakmampuan untuk terus bekerja. Syarikat perlu secara berkala memeriksa keabsahan kad tinggal pekerja dan mengurus risiko kepatuhan.

Kategori kedua adalah ‘kelayakan tinggal berdasarkan jenis aktiviti’, iaitu visa kerja. Ini adalah kelayakan tinggal yang diberikan untuk menjalankan aktiviti profesional tertentu, dan aktiviti di luar lingkup kerja yang dibenarkan adalah sangat terhad. Dalam industri makanan dan minuman, masalah yang timbul adalah banyak kerja lapangan, seperti melayan pelanggan di ruang makan, mencuci pinggan, atau penyediaan makanan yang mudah, diklasifikasikan sebagai ‘kerja kasar’ yang tidak memerlukan kepakaran khusus menurut tafsiran undang-undang imigresen. Visa kerja untuk pekerjaan profesional tradisional, terutama ‘teknik, pengetahuan kemanusiaan, dan perniagaan antarabangsa’, pada prinsipnya tidak membenarkan kerja kasar sebagai aktiviti utama. Sekatan undang-undang ini telah menjadi halangan besar bagi industri makanan dan minuman untuk menggaji warga asing sebagai staf operasi kedai selama bertahun-tahun. ‘Kelayakan khusus’ yang akan dibincangkan kemudian, telah dicipta untuk menyelesaikan masalah struktural ini. Memahami latar belakang ini adalah langkah pertama untuk mengenal pasti tujuan dan sekatan setiap kelayakan tinggal dengan tepat dan menggaji tenaga kerja yang sesuai dengan keperluan syarikat secara sah.

Kelayakan Tinggal untuk Profesional dan Pengurus: ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Perniagaan Antarabangsa’ di Jepun

Kelayakan tinggal ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Perniagaan Antarabangsa’ di Jepun direka khusus untuk warga asing yang bekerja dalam bidang yang memerlukan kemahiran teknikal atau pengetahuan khusus dalam sains semula jadi atau humaniora, atau yang terlibat dalam pekerjaan yang memerlukan pemikiran dan kepekaan yang berdasarkan kepada budaya asing. Dalam industri makanan dan minuman, skop aplikasinya terbatas tetapi memainkan peranan penting di bawah syarat-syarat tertentu.

Pekerjaan yang Dibenarkan dan Dilarang

Inti dari kelayakan tinggal ini terhad kepada pekerjaan profesional yang bukan operasional. Pekerjaan yang dibenarkan secara khusus termasuklah fungsi korporat seperti pemasaran, kewangan, sumber manusia, perancangan strategik perniagaan, dan tanggungjawab pengembangan perniagaan antarabangsa. Selain itu, jawatan seperti Supervisor (SV) atau Pengurus Kawasan yang mengawal beberapa kedai juga boleh menjadi sasaran jika tugas mereka terfokus pada pengurusan seperti analisis data jualan, pembangunan program latihan pekerja, dan perancangan strategi pemasaran.

Sebaliknya, pekerjaan operasional di lokasi kedai seperti memasak, melayan pelanggan, membersihkan, dan tugas kaunter dianggap sebagai ‘kerja kasar’ yang tidak memerlukan kepakaran khusus dan tidak termasuk dalam skop aktiviti kelayakan tinggal ini. Walaupun seseorang itu memegang gelaran ‘Pengurus Kedai’ atau ‘Pengurus’, mereka tidak akan diberikan kebenaran jika sebahagian besar tugas mereka adalah kerja operasional. Walaupun pekerjaan operasional yang tidak dapat dielakkan sebagai sebahagian dari tugas mereka tidak serta-merta menjadi alasan penolakan, pihak berkuasa imigresen akan membuat penilaian berdasarkan kandungan kerja yang terperinci dalam kontrak pekerjaan dan deskripsi tugas, bukan hanya berdasarkan gelaran jawatan.

Pembahagian ketat ini berkait rapat dengan skala perniagaan dan struktur organisasi syarikat. Bagi restoran kecil yang diuruskan secara peribadi, pengurusan dan operasi sering dianggap tidak dapat dipisahkan, dan sukar untuk menjelaskan keperluan rasional untuk ‘tenaga kerja yang khusus dalam pengurusan’. Sebaliknya, bagi syarikat rantaian yang mengendalikan banyak kedai, keperluan untuk meletakkan pengurus profesional di ibu pejabat atau jabatan pengurusan lebih mudah diterima secara objektif. Dengan kata lain, kemungkinan mendapatkan visa ‘Teknologi, Pengetahuan Humaniora, dan Perniagaan Antarabangsa’ juga boleh menjadi penunjuk sama ada syarikat tersebut mempunyai skala perniagaan dan kematangan organisasi yang cukup untuk memerlukan pekerjaan profesional bukan operasional.

Keperluan Pemohon dan Syarikat

Untuk mendapatkan kelayakan tinggal ini, kedua-dua warga asing dan syarikat yang menggajinya perlu memenuhi syarat yang ketat.

Keperluan yang dikenakan kepada warga asing adalah berkaitan dengan pendidikan atau pengalaman kerja. Secara prinsip, mereka perlu telah menamatkan pengajian di universiti dalam bidang yang berkaitan dengan pekerjaan yang ingin dijalankan, atau telah lulus dari sekolah kejuruan di Jepun. Jika syarat pendidikan tidak dipenuhi, pengalaman kerja selama lebih dari 10 tahun dalam bidang ‘Teknologi’ atau ‘Pengetahuan Humaniora’, atau lebih dari 3 tahun dalam ‘Perniagaan Antarabangsa’ (seperti terjemahan, interpretasi, transaksi luar negeri) boleh menjadi pengganti. Yang penting adalah adanya hubungan yang jelas antara pendidikan atau pengalaman kerja dengan pekerjaan yang akan dilakukan di Jepun.

Syarikat perlu menunjukkan kestabilan dan kesinambungan perniagaan serta menawarkan syarat pekerjaan yang sesuai. Semasa permohonan, mereka perlu membuktikan keadaan kewangan yang sihat melalui dokumen kewangan. Selain itu, jumlah gaji yang dibayar kepada warga asing yang dipekerjakan harus setara atau lebih tinggi daripada gaji pekerja Jepun yang melakukan pekerjaan yang sama. Ini adalah peraturan yang ditetapkan untuk mengelakkan penggunaan warga asing sebagai tenaga kerja murah dan untuk memastikan mereka mendapat layanan yang sesuai dengan status sebagai tenaga kerja profesional.

Kelayakan Tinggal ‘Kemahiran’ untuk Tukang Masak Mahir

Kelayakan tinggal ‘Kemahiran’ merupakan kelayakan yang diperuntukkan bagi warga asing yang bekerja dalam bidang yang memerlukan ‘kemahiran mahir dalam sektor industri khusus’ di Jepun. Dalam industri makanan dan minuman, kelayakan ini secara praktikal digunakan khusus untuk menggaji tukang masak pakar masakan asing (chef).

Pengalaman Kerja Lebih dari 10 Tahun dan Bukti Pengalaman

Salah satu syarat yang paling ketat dan utama untuk visa ‘Kemahiran’ adalah pengalaman kerja selama sekurang-kurangnya 10 tahun. Pengalaman ini haruslah sebagai tukang masak dalam masakan asing tertentu (contohnya: masakan Cina, masakan Perancis, masakan India, dan lain-lain). Pengalaman dalam memasak pelbagai jenis masakan tidak boleh digabungkan. Sebagai contoh, pengalaman bekerja selama 5 tahun di restoran masakan Cina dan 5 tahun di restoran masakan Perancis tidak boleh dijumlahkan sebagai 10 tahun untuk memenuhi syarat. Walau bagaimanapun, terdapat pengecualian khusus bagi tukang masak masakan Thai, di mana syarat pengalaman kerja dilonggarkan kepada sekurang-kurangnya 5 tahun berdasarkan perjanjian bilateral antara Jepun dan Thailand.

Pembuktian pengalaman kerja ini merupakan salah satu cabaran terbesar dalam proses permohonan. Pemohon harus mendapatkan ‘Sijil Pengesahan Bekerja’ rasmi yang menyatakan tempoh bekerja, jawatan, dan kandungan kerja dari semua restoran yang pernah mereka bekerja. Pihak berkuasa imigresen akan memeriksa keaslian sijil-sijil ini dengan teliti dan kadang-kala akan membuat panggilan telefon antarabangsa ke restoran yang tertera untuk mengesahkan kebenaran pengalaman bekerja. Jika tempat kerja sebelumnya sudah tutup atau pemohon tidak berhenti kerja dengan baik dan ditolak penerbitan sijil, maka akan sangat sukar untuk mengumpulkan dokumen bukti objektif, dan permohonan menjadi sangat rumit. Pengendalian ketat ini bertujuan untuk mengelakkan penyalahgunaan kelayakan ini sebagai jalan pintas untuk pengenalan tenaga kerja dengan mudah, dan pihak syarikat harus menilai dengan teliti sama ada calon pekerja dapat membuktikan latar belakang kerjanya sebelum menggaji.

Syarat Restoran dan Kandungan Kerja

Restoran yang ingin menggaji tukang masak juga harus memenuhi beberapa syarat. Pertama, restoran tersebut harus menyajikan masakan asing yang menjadi kepakaran tukang masak yang ingin digaji. Sebagai contoh, jika ingin menggaji tukang masak masakan Cina, sebahagian besar menu harus terdiri daripada masakan Cina yang autentik. Restoran yang menu utamanya adalah masakan yang telah berkembang secara unik di Jepun seperti ramen atau kari nasi mungkin tidak akan diterima.

Kedua, skop kerja tukang masak harus terhad kepada aktiviti memasak sahaja. Tidak dibenarkan untuk melibatkan mereka dalam tugas-tugas sampingan seperti melayan pelanggan di ruang makan, membersihkan, mencuci pinggan, atau kerja kaunter. Oleh itu, syarikat harus membuktikan bahawa mereka mempunyai staf ruang makan dan staf pencuci yang terpisah.

Ketiga, skala restoran juga menjadi subjek penilaian. Restoran harus mempunyai pelbagai jenis menu dan jumlah tempat duduk yang mencukupi (umumnya, 25 tempat duduk dianggap sebagai panduan) dan keperluan untuk menggaji tukang masak pakar yang mahir harus diakui secara objektif berdasarkan skala perniagaan. Ini bertujuan untuk memeriksa kestabilan perniagaan dan memastikan restoran mempunyai asas pengurusan yang mampu membayar gaji yang setara atau lebih tinggi daripada warga Jepun secara berterusan kepada tukang masak.

Kelayakan Tinggal ‘Kemahiran Khusus’ untuk Staf Lapangan di Jepun

Kelayakan tinggal ‘Kemahiran Khusus’ merupakan sistem yang agak baru, diperkenalkan pada April 2019 (Reiwa 1), untuk menerima warga asing yang memiliki kemahiran dan kepakaran tertentu dalam sektor industri yang menghadapi kesukaran dalam mengamankan tenaga kerja domestik. Industri makanan dan minuman (disebut sebagai sektor ‘makanan luar’ dalam sistem) adalah salah satu sektor yang ditargetkan oleh sistem ini, memandangkan kekurangan tenaga kerja yang serius, dan ‘Kemahiran Khusus’ telah menjadi pilihan utama dan praktikal untuk mengamankan staf operasi yang bekerja di lapangan.

Skop Kerja dan Tahap Kelayakan Tinggal

Ciri utama ‘Kemahiran Khusus’ terletak pada skop kerja yang luas. Dalam sektor makanan luar, semua jenis kerja yang berkaitan dengan ‘penyediaan makanan, layanan pelanggan, dan pengurusan kedai’ adalah dibenarkan, termasuklah bantuan memasak, perkhidmatan meja, pengendalian kaunter, pembersihan, pengurusan inventori, dan tugas-tugas pesanan. Ini memungkinkan penggunaan tenaga kerja asing untuk tugas-tugas inti di lapangan yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan dengan visa kerja konvensional.

Kelayakan tinggal ini dibahagikan kepada dua tahap berdasarkan tahap kemahiran.

‘Kemahiran Khusus 1’ adalah tahap kelayakan asas dalam sistem ini. Untuk mendapatkannya, calon harus lulus ujian kemahiran khusus sektor makanan luar ‘Kemahiran Khusus 1’ dan ujian kemahiran bahasa Jepun yang diperlukan untuk kerja (Ujian Asas Bahasa Jepun Yayasan Pertukaran Antarabangsa atau Ujian Kemahiran Bahasa Jepun N4 ke atas). Tempoh tinggal dibatasi hingga maksimum lima tahun secara keseluruhan, dan prinsipnya, tidak dibenarkan untuk membawa keluarga ke Jepun (penyertaan keluarga).

‘Kemahiran Khusus 2’ adalah kelayakan tingkat atas yang boleh diperoleh oleh mereka yang telah menyelesaikan tahap 1 dan dapat membuktikan kemahiran yang lebih tinggi. Dalam sektor makanan luar, pengalaman kerja selama lebih dari dua tahun (termasuk pengalaman mengajar dan mengawasi beberapa pekerja) serta lulus ujian kemahiran khusus sektor makanan luar ‘Kemahiran Khusus 2’ dan ‘Ujian Kemahiran Bahasa Jepun N3 ke atas’ diperlukan. Dengan mendapatkan tahap 2, tidak ada batasan untuk pembaharuan tempoh tinggal, yang pada dasarnya memungkinkan pekerjaan jangka panjang. Selain itu, penyertaan keluarga seperti pasangan dan anak-anak juga dibenarkan, yang memungkinkan pembinaan jalur karier dengan mempertimbangkan penempatan jangka panjang di Jepun.

Kewajiban Hukum yang Dikenakan pada Perusahaan

Perusahaan yang menerima warga asing ‘Kemahiran Khusus’ (institusi afiliasi Kemahiran Khusus) dikenakan beberapa kewajiban berat yang ditetapkan oleh undang-undang, yang tidak ada dalam kelayakan tinggal lain. Ini bertujuan untuk pengoperasian sistem yang tepat dan perlindungan pekerja asing, dan perusahaan harus membangun sistem untuk mematuhi kewajiban ini.

1. Pekerjaan Langsung: Warga asing ‘Kemahiran Khusus’ harus dipekerjakan secara langsung oleh perusahaan penerima, dan tidak boleh diterima sebagai pekerja lepas.
2. Penyusunan dan Pelaksanaan Rencana Dukungan: Perusahaan berkewajiban untuk memberikan dukungan dalam kehidupan kerja, kehidupan sehari-hari, dan kehidupan sosial kepada warga asing tahap 1. Isi dukungan ini ditetapkan dalam 10 item oleh undang-undang, termasuk penyediaan informasi sebelum masuk ke negara, pengantaran ke bandara, dukungan untuk mendapatkan tempat tinggal, orientasi kehidupan, penyediaan peluang belajar bahasa Jepun, dan penanganan konsultasi serta keluhan. Tugas-tugas dukungan ini dapat dilakukan oleh perusahaan itu sendiri, tetapi banyak perusahaan menugaskan kepada ‘institusi dukungan terdaftar’ yang telah terdaftar dengan Direktur Jenderal Imigrasi. Penugasan ini menimbulkan biaya tambahan.
3. Keanggotaan dalam Dewan Konsultasi: Semua perusahaan yang menerima warga asing ‘Kemahiran Khusus’ dalam sektor makanan luar diwajibkan untuk bergabung dengan ‘Dewan Konsultasi Kemahiran Khusus Industri Makanan’ yang didirikan oleh Kementerian Pertanian, Kehutanan dan Perikanan Jepun. Prosedur keanggotaan ini harus dilakukan sebelum mengajukan permohonan kelayakan tinggal pertama untuk warga asing ‘Kemahiran Khusus’.
4. Pembatasan Tempat Kerja: Dilarang untuk mempekerjakan warga asing ‘Kemahiran Khusus’ di tempat-tempat yang diatur oleh ‘Undang-Undang Pengaturan Bisnis Hiburan dan Pemurnian Kerja, dll.’ di Jepun (contoh: klub malam, klub tuan rumah, dll.).

Kewajiban-kewajiban ini bukan sekadar prosedur administratif, tetapi harus dipandang sebagai semacam kontrak sosial yang dibuat antara pemerintah dan perusahaan. Sebagai imbalan untuk mendapatkan tenaga kerja, perusahaan bertanggung jawab untuk mendukung adaptasi tenaga kerja asing ke masyarakat Jepun. Memahami hal ini dengan baik dan memasukkan sistem dukungan dan biaya terkait ke dalam rencana bisnis adalah kunci untuk menggunakan sistem ini dengan lancar.

Perbandingan Kelayakan Tinggal: Visa Mana yang Harus Dipilih?

Setiap kelayakan tinggal yang telah kami jelaskan sebelum ini mempunyai tujuan dan keperluan yang berbeza. Untuk memilih kelayakan tinggal yang paling sesuai dengan keperluan pengambilan pekerja di syarikat anda, adalah penting untuk membandingkan ciri-ciri ini secara menyeluruh dan membuat keputusan strategik. Sebagai contoh, visa yang harus dipilih untuk merekrut tenaga kerja berkemahiran tinggi yang bertanggungjawab atas strategi pemasaran di ibu pejabat syarikat akan berbeza secara mendasar daripada visa untuk mengamankan staf masak dan layanan pelanggan di sebuah kedai yang baru dibuka. Jadual di bawah ini membandingkan ciri-ciri utama kelayakan tinggal yang sering digunakan dalam industri makanan dan minuman. Sila gunakan jadual ini untuk menilai secara komprehensif kelebihan dan kekurangan setiap kelayakan, serta kewajiban yang dikenakan kepada syarikat.

Seperti yang jelas dari perbandingan ini, jika anda ingin merekrut tenaga kerja yang tugasnya bersifat spesialis dan pengurusan, dan jika tenaga kerja tersebut memiliki latar belakang pendidikan atau pengalaman kerja yang berkaitan, maka ‘Teknikal, Pengetahuan Manusia, dan Perniagaan Antarabangsa’ menjadi pilihan yang tepat. Sebaliknya, jika anda ingin mengamankan seorang tukang masak yang memiliki kemahiran tinggi dalam masakan asing tertentu, ‘Kemahiran’ adalah pilihan yang satu-satunya. Dan, jika anda ingin menggaji staf yang akan menangani tugas-tugas penting seperti masakan, layanan pelanggan, dan pengurusan kedai, ‘Kemahiran Khusus’ menjadi solusi yang paling praktikal dan efektif. Namun, ketika menggunakan ‘Kemahiran Khusus’, penting untuk memahami sepenuhnya kewajiban hukum unik yang dikenakan kepada syarikat, seperti pelaksanaan rancangan sokongan dan keanggotaan dalam konsultasi, serta mempersiapkan sistem dan biaya yang diperlukan untuk itu.

Prosedur Khusus untuk Penggajian Warga Asing di Jepun

Setelah memutuskan untuk mengambil warga asing sebagai pekerja, perlu dijalankan prosedur rasmi yang ditetapkan oleh Undang-Undang Imigresen Jepun agar individu tersebut dapat memulakan pekerjaan secara sah di Jepun. Proses prosedur ini berbeza-beza bergantung pada sama ada individu asing tersebut tinggal di luar negara atau sudah berada di Jepun dengan status kediaman lain.

Menggaji Warga Asing yang Tinggal di Luar Negeri: Permohonan Sijil Pengesahan Kelayakan Tinggal di Jepun

Apabila ingin menggaji warga asing yang tinggal di luar negeri untuk bekerja di Jepun, perlu dilakukan permohonan untuk “Sijil Pengesahan Kelayakan Tinggal (Certificate of Eligibility: COE)”. Prosedur ini diatur dalam Pasal 7-2 Undang-Undang Imigrasi Jepun. COE adalah bukti yang dikeluarkan oleh Menteri Kehakiman Jepun setelah melakukan pemeriksaan awal untuk memastikan bahwa aktivitas yang akan dilakukan oleh warga asing tersebut sesuai dengan syarat kelayakan tinggal. Dengan adanya sijil ini, proses penerbitan visa di konsulat Jepun di luar negeri dan pemeriksaan pendaratan ketika tiba di Jepun dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Alur prosedur umumnya adalah sebagai berikut:

1. Perusahaan dan warga asing tersebut menandatangani kontrak kerja.
2. Perusahaan di Jepun bertindak sebagai wakil dan mengajukan permohonan COE kepada Biro Imigrasi yang berwenang di wilayah tempat perusahaan tersebut berada.
3. Setelah permohonan diperiksa dan disetujui, COE akan dikeluarkan. Periode pemeriksaan standar berkisar antara satu hingga tiga bulan.
4. Perusahaan mengirimkan COE asli (atau COE elektronik) kepada warga asing yang berada di luar negeri.
5. Warga asing tersebut mengajukan permohonan visa ke kedutaan besar atau konsulat Jepun di negaranya dengan melampirkan COE.
6. Setelah visa diterbitkan, warga asing tersebut memasuki Jepun. Masa berlaku COE adalah dalam waktu tiga bulan setelah dikeluarkan, dan warga asing tersebut harus tiba di Jepun dalam periode tersebut.

Dokumen yang diperlukan untuk permohonan dapat berbeda tergantung pada jenis kelayakan tinggal yang dituju (seperti “Keahlian Teknikal, Pengetahuan Humaniora, dan Bisnis Internasional”, “Kemahiran”, “Kemahiran Khusus”), namun umumnya dokumen berikut ini diperlukan:

• Formulir permohonan COE
• Foto pemohon
• Amplop balasan
• Sertifikat pendaftaran perusahaan atau dokumen keuangan terbaru
• Dokumen yang membuktikan latar belakang pendidikan dan pekerjaan pemohon (seperti sertifikat kelulusan, sertifikat pekerjaan)
• Salinan kontrak kerja

Adalah sangat penting untuk memeriksa format formulir permohonan terbaru dan detail dokumen yang diperlukan di situs web resmi Agensi Layanan Imigrasi dan Kebangsaan Jepun.

Rujukan: Agensi Layanan Imigrasi dan Kebangsaan Jepun: “Permohonan Sijil Pengesahan Kelayakan Tinggal”

Menggaji Warga Asing yang Menetap di Jepun: Permohonan ‘Izin Perubahan Status Kediaman’

Apabila menggaji warga asing yang sudah memiliki status kediaman seperti ‘Pelajar’ atau visa kerja lainnya di Jepun dan ingin mereka terlibat dalam aktiviti yang tidak dibenarkan oleh status kediaman semasa, permohonan ‘Izin Perubahan Status Kediaman’ menjadi keperluan. Prosedur ini berdasarkan Artikel 20 Undang-Undang Imigresen Jepun. Sebagai contoh, jika anda ingin menggaji seorang pelajar yang baru lulus dari universiti di Jepun sebagai calon Supervisor Toko dengan kelayakan ‘Keahlian Teknikal, Pengetahuan Humaniora, dan Perniagaan Antarabangsa’.

Aliran prosedur umum adalah seperti berikut:

1. Menandatangani kontrak pekerjaan antara syarikat dan warga asing tersebut.
2. Warga asing itu sendiri harus menjadi pemohon dan mengajukan ‘Permohonan Izin Perubahan Status Kediaman’ kepada Pejabat Imigresen wilayah tempat tinggalnya. Walaupun prinsipnya tidak mengizinkan wakil untuk mengajukan permohonan, peguam atau juru tulis administratif yang telah melaporkan, atau staf organisasi penerima yang telah mendapat persetujuan yang diperlukan, boleh bertindak sebagai ‘Pengambil Permohonan’ dan menguruskan prosedur tersebut.
3. Hasil dari penilaian, jika disetujui, kad kediaman baru dengan status kediaman yang baru akan dikeluarkan. Tempoh penilaian standard adalah antara dua minggu hingga satu bulan.

Aspek terpenting dalam permohonan ini adalah untuk memastikan ia dilakukan sebelum tempoh kediaman status semasa berakhir. Sekiranya tempoh kediaman berakhir semasa penilaian, terdapat tempoh khas yang membolehkan seseorang untuk terus tinggal secara sah hingga dua bulan selepas tarikh tamat tempoh kediaman, selagi permohonan masih dalam proses.

Dokumen yang diperlukan bervariasi bergantung pada status kediaman sebelum dan selepas perubahan, tetapi secara umumnya termasuk borang permohonan, laporan statutori syarikat, bukti pendidikan dan pengalaman kerja pemohon, serta kontrak pekerjaan.

Rujukan: Agensi Pengurusan Imigresen dan Kediaman Jepun: ‘Permohonan Izin Perubahan Status Kediaman’

Titik-titik Perundangan yang Perlu Diberi Perhatian Khusus oleh Syarikat

Untuk menjayakan penggajian pekerja asing, tidak hanya prosedur mendapatkan status kediaman yang perlu diurus, tetapi juga mematuhi peraturan berkaitan dan menyediakan sistem pengurusan risiko yang berpotensi adalah penting.

Pertama sekali, perlu ditekankan kembali risiko ‘kesalahan mempromosikan pekerjaan haram’. Ini dikenakan apabila seseorang pekerja asing dipekerjakan melebihi skop yang dibenarkan oleh status kediamannya, atau menggaji pekerja asing yang tinggal secara haram selepas tempoh kediamannya tamat. Alasan tidak mengetahui tidak akan diterima, dan syarikat serta individu yang bertanggungjawab boleh dikenakan hukuman jenayah, oleh itu, pemeriksaan kad kediaman semasa pengambilan pekerja dan pengurusan tempoh kediaman selepas penggajian harus dilakukan dengan teliti.

Kedua, kewajipan untuk menyertai insurans sosial dan insurans pekerjaan. Walaupun pekerja tersebut adalah warga asing, jika mereka memenuhi syarat penyertaan seperti jam kerja dan jumlah hari bekerja, mereka wajib disertakan dalam insurans kesihatan, insurans pencen, insurans pekerjaan, dan insurans kecelakaan kerja, sama seperti pekerja Jepun. Jika prosedur ini diabaikan, syarikat boleh dikenakan denda atau hukuman kerana melanggar undang-undang.

Ketiga, penggunaan strategik ‘surat alasan penggajian’. Ini bukanlah dokumen yang wajib diserahkan menurut undang-undang untuk permohonan status kediaman, tetapi memainkan peranan penting dalam penilaian oleh pihak berkuasa imigresen. Surat alasan penggajian adalah dokumen yang menjelaskan secara spesifik dan logik mengapa perlu menggaji warga asing tertentu dan bukan warga Jepun, dan bagaimana keahlian atau kemahiran individu tersebut adalah penting untuk operasi syarikat. Terutamanya untuk status kediaman yang memerlukan hubungan ketat antara isi pekerjaan dan keahlian individu seperti ‘Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa’, surat alasan penggajian yang meyakinkan boleh menentukan kejayaan atau kegagalan penilaian. Semasa menyediakan dokumen ini, perlu diambil perhatian agar tidak ada kontradiksi dengan dokumen lain yang diserahkan seperti resume atau kontrak pekerjaan.

Kesimpulan

Di industri makanan dan minuman Jepun, tenaga kerja asing kini merupakan elemen penting untuk pertumbuhan dan kelangsungan perniagaan. Namun, pekerjaan mereka dibina atas dasar peraturan yang kompleks dan ketat yang ditetapkan oleh ‘Undang-Undang Pengurusan Imigresen dan Pengakuan Pelarian Jepun’. Seperti yang dijelaskan dalam artikel ini, visa kerja utama seperti ‘Teknikal, Pengetahuan Kemanusiaan, dan Perniagaan Antarabangsa’, ‘Kemahiran’, dan ‘Kemahiran Khusus’ masing-masing mempunyai gambaran tenaga kerja yang dituju, skop kerja yang dibenarkan, dan kewajipan yang dikenakan kepada syarikat yang sangat berbeza. Para pengurus syarikat perlu memahami perbezaan-perbezaan hukum ini secara mendalam dan memilih status kediaman yang sesuai dengan strategi perniagaan dan keperluan pengambilan pekerja mereka dengan perspektif strategik. Untuk mengelakkan risiko pelanggaran kepatuhan yang serius seperti kelewatan prosedur, penolakan, atau pekerjaan haram, pengetahuan yang tepat berdasarkan undang-undang terkini dan tindakan praktikal yang berhati-hati adalah sangat penting.

Firma Undang-Undang Monolith adalah firma hukum yang memiliki pengetahuan mendalam dalam bidang IT, internet, dan bisnis. Kami telah menyediakan sokongan hukum berkaitan dengan pekerjaan asing kepada pelbagai klien di Jepun selama bertahun-tahun. Firma kami mempunyai beberapa peguam dan staf yang fasih berbahasa Inggeris dan memiliki kelayakan peguam dari luar negeri, yang mempunyai pengalaman luas dalam menangani isu hukum yang kompleks dalam lingkungan bisnis internasional. Dari permohonan status kediaman hingga pembuatan kontrak pekerjaan dan pembangunan sistem kepatuhan, kami dapat memberikan sokongan kuat dari segi hukum untuk strategi pekerjaan asing syarikat anda. Jika anda mempunyai pertanyaan mengenai tema ini, sila hubungi Firma Undang-Undang Monolith.