Het juridische kader van bedrijfsorde in het Japanse arbeidsrecht: Dienstvoorschriften, bescherming van klokkenluiders en de effectiviteit van disciplinaire maatregelen

Voor de soepele uitvoering van bedrijfsactiviteiten en duurzame groei is het handhaven van een duidelijke en eerlijke interne orde essentieel. Echter, de bedrijfsorde in Japan is niet slechts gebaseerd op gewoontes of eenzijdige instructies van de bedrijfsleiding, maar wordt strikt gereguleerd door een juridisch kader gebaseerd op arbeidsovereenkomsten. Dit juridische kader nauwkeurig begrijpen en naleven is een van de belangrijkste managementtaken om potentiële arbeidsgeschillen te voorkomen en gezonde arbeidsrelaties op te bouwen. In het bijzonder zijn de drie elementen die de kern vormen van de bedrijfsorde: de ‘dienstvoorschriften’ die het gedrag van werknemers concreet vaststellen, het ‘beschermingssysteem voor klokkenluiders’ dat de zelfreinigende werking van een organisatie bevordert, en de ‘disciplinaire maatregelen’ als sanctie voor overtredingen van de orde. Deze systemen zijn gedetailleerd geregeld door Japanse wetten zoals de Arbeidsovereenkomstenwet, de Arbeidsnormenwet en de Wet Bescherming Klokkenluiders, en vereisen uiterste zorgvuldigheid in hun toepassing. In dit artikel richten we ons op deze drie belangrijke thema’s en leggen we de juridische vereisten en praktische aandachtspunten uit die bedrijven moeten naleven, met inbegrip van specifieke wetgeving en jurisprudentie. Hiermee streven we ernaar bedrijfsleiders en juridische medewerkers te helpen bij het adequaat beheren van juridische risico’s en het realiseren van effectief en legaal organisatiebeheer.

De Juridische Basis van Bedrijfsorde in Japanse Ondernemingen

In Japan is de bron van het recht van een onderneming om een bepaalde orde van haar werknemers te eisen en te handhaven, gelegen in de arbeidsovereenkomst die tussen de werkgever en de werknemer wordt gesloten. Deze relatie wordt niet slechts gezien als een commandostructuur, maar als een contractuele relatie gebaseerd op de overeenstemming tussen juridisch gelijkwaardige partijen.

De Arbeidsovereenkomst als Kern van de Relatie

Artikel 6 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet bepaalt dat een arbeidsovereenkomst tot stand komt “door de overeenstemming tussen de werknemer en de werkgever, waarbij de werknemer arbeid verricht onder de werkgever en de werkgever hiervoor loon betaalt”. Op basis van deze overeenstemming heeft de werknemer de plicht om arbeid te leveren en heeft de werkgever de plicht om loon te betalen. De verplichtingen van de werknemer beperken zich niet tot het uitvoeren van de aangewezen taken. De overeenkomst omvat ook bredere verplichtingen, zoals het behoud van het bedrijfsvermogen, het bijdragen aan een soepele bedrijfsvoering en het in acht nemen van de belangen van de gehele onderneming. De plicht om de bedrijfsorde te respecteren wordt juridisch erkend als een van deze impliciete verplichtingen van de arbeidsovereenkomst. Met andere woorden, het naleven van de regels van de onderneming wordt geïnterpreteerd als een fundamentele verantwoordelijkheid in de uitvoering van de contractuele inhoud.

De Principes van ‘Goed Geloof en Eerlijkheid’ en ‘Verbod op Misbruik van Rechten’

Deze contractuele relatie wordt verder gereguleerd door de basisprincipes vastgesteld in artikel 3 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet. Paragraaf 4 van hetzelfde artikel stelt het principe van ‘goed geloof en eerlijkheid’ vast, waarin staat dat “de werknemer en de werkgever de arbeidsovereenkomst moeten naleven en hun rechten moeten uitoefenen en hun verplichtingen moeten nakomen in overeenstemming met goed geloof”. Een schending van de bedrijfsorde door een werknemer kan worden beoordeeld als een handeling die in strijd is met dit principe van goed geloof en eerlijkheid.

Aan de andere kant bepaalt paragraaf 5 van hetzelfde artikel het ‘verbod op misbruik van rechten’, waarin staat dat “de werknemer en de werkgever bij de uitoefening van de rechten die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomst, deze niet mogen misbruiken”. Dit principe vormt een belangrijke juridische beperking op de uitoefening van de bevoegdheden van de werkgever. Disciplinaire maatregelen die worden genomen om de bedrijfsorde te handhaven, kunnen juridisch ongeldig worden verklaard als misbruik van rechten, indien ze in hun doel of middelen als onredelijk worden beschouwd.

Zo is de bedrijfsorde in de Japanse arbeidswetgeving gebaseerd op een wederkerige relatie van de arbeidsovereenkomst, waarbij de nalevingsplicht van de werknemer wordt gefundeerd door het principe van goed geloof en eerlijkheid, terwijl de uitoefening van de bevoegdheden van de werkgever strikt wordt beperkt door het verbod op misbruik van rechten. Het begrijpen van deze tweerichtingsjuridische verplichtingen is de eerste stap in het overwegen van kwesties met betrekking tot bedrijfsorde.

Het Vestigen van Regels: Dienstvoorschriften en Werkreglementen in Japan

Het meest essentiële juridische document om de bedrijfsorde op een concrete en duidelijke manier aan werknemers te tonen en naleving te eisen, is het ‘werkreglement’. Binnen dit kader zijn de ‘dienstvoorschriften’ specifiek gericht op de gedragsnormen van werknemers.

De Centrale Rol van het Werkreglement

Artikel 89 van de Japanse Arbeidsnormenwet verplicht werkgevers die constant meer dan 10 werknemers in dienst hebben om een werkreglement op te stellen en dit in te dienen bij de directeur van het lokale arbeidsnormeninspectiebureau. Dit werkreglement moet zowel ‘absoluut noodzakelijke vermeldingen’ bevatten, zoals werktijden en loon, als ‘relatief noodzakelijke vermeldingen’ die opgenomen moeten worden als ze worden vastgesteld. Bepalingen met betrekking tot sancties voor werknemers, oftewel disciplinaire maatregelen, vallen onder deze relatief noodzakelijke vermeldingen, en voor een bedrijf om disciplinaire acties te ondernemen, is het een juridische basisvoorwaarde dat de redenen en soorten sancties duidelijk in het werkreglement zijn opgenomen.

De Positie van Dienstvoorschriften

Dienstvoorschriften specificeren de discipline die werknemers moeten naleven tijdens hun werk, zoals de plicht tot toewijding aan de taak, geheimhoudingsplicht, correct gebruik van bedrijfsfaciliteiten en -goederen, en het verbod op intimidatie. Juridisch gezien worden deze dienstvoorschriften behandeld als onderdeel van het werkreglement. Bedrijven kunnen ervoor kiezen om een hoofdstuk ‘Dienstdiscipline’ in het werkreglement op te nemen of een apart document met de naam ‘Dienstvoorschriften’ op te stellen. In het laatste geval worden de voorschriften juridisch gezien als een geheel met het werkreglement beschouwd, dus bij het opstellen of wijzigen ervan zijn dezelfde juridische procedures vereist als bij het werkreglement.

Verplichte Procedures bij Opstellen en Wijzigen

Bij het opstellen of wijzigen van een werkreglement (inclusief dienstvoorschriften) moet men de strikte procedures volgen die zijn vastgelegd in de Japanse Arbeidsnormenwet. Werkgevers moeten eerst de mening inwinnen van de vakbond die de meerderheid van de werknemers vertegenwoordigt, of als er geen vakbond is, van een vertegenwoordiger van de meerderheid van de werknemers, en een schriftelijk verslag van deze mening (een adviesrapport) opstellen. De wet vereist slechts het ‘inwinnen’ van meningen, niet de ‘instemming’ van de vertegenwoordiger. Echter, deze procedure van het inwinnen van meningen is verplicht, en als uiteindelijk wordt bepaald dat deze niet is gevolgd, is het waarschijnlijk dat de indiening van het werkreglement niet wordt geaccepteerd door de arbeidsnormeninspectie.

Daarnaast moeten de opgestelde of gewijzigde werkreglementen, samen met het adviesrapport, worden ingediend bij het lokale arbeidsnormeninspectiebureau en vervolgens aan alle werknemers bekend worden gemaakt door middel van publicatie op een zichtbare plaats binnen het bedrijf, het verstrekken van een schriftelijk exemplaar, of het plaatsen op het intranet. Als men deze verplichting tot bekendmaking verzuimt, kan het zijn dat het bedrijf, zelfs als het werkreglement juridisch geldig is vastgesteld, geen rechten kan claimen op basis van de inhoud ervan tegenover werknemers (bijvoorbeeld het uitvoeren van disciplinaire maatregelen). Deze procedures zijn niet slechts formeel; ze zijn fundamentele vereisten om het werkreglement juridische effectiviteit te geven.

Bescherming van integriteit: Het Japanse klokkenluidersbeschermingssysteem

Het handhaven van de bedrijfsorde omvat niet alleen het naleven van interne regels, maar ook het vermogen van een organisatie om interne wangedrag zelf te ontdekken en te corrigeren. Dit zelfreinigende vermogen wordt juridisch ondersteund door de ‘Wet op de Bescherming van Klokkenluiders’ in Japan.

Overzicht van de Japanse Wet op de Bescherming van Klokkenluiders

Deze wet is bedoeld om werknemers te beschermen die, zonder oneigenlijke motieven, melding maken van wettelijke overtredingen en andere onregelmatigheden op de werkplek bij specifieke meldpunten (klokkenluiden). Specifiek verbiedt het werkgevers om werknemers die een melding hebben gedaan te degraderen, hun salaris te verlagen of op enige andere wijze nadelig te behandelen. Dergelijke vergeldingsmaatregelen worden wettelijk als ongeldig beschouwd.

Versterking van de verplichtingen van werkgevers door de herziening van 2022

De herziene Wet op de Bescherming van Klokkenluiders, die op 1 juni 2022 in werking is getreden, heeft de maatregelen die werkgevers moeten nemen aanzienlijk versterkt. Vooral voor werkgevers met meer dan 300 werknemers is het nu een wettelijke ‘plicht’ om een systeem op te zetten dat adequaat reageert op interne meldingen van klokkenluiders (voor werkgevers met minder dan 300 werknemers is dit een ‘inspanningsverplichting’).

Deze verplichting tot het opzetten van een systeem omvat specifiek het instellen van een ontvangstpunt voor interne meldingen en het aanwijzen van ‘medewerkers die belast zijn met de afhandeling van klokkenluidersmeldingen’, die verantwoordelijk zijn voor het ontvangen, onderzoeken en corrigeren van de meldingen. Deze medewerkers hebben een strikte geheimhoudingsplicht met betrekking tot informatie die de melder zou kunnen identificeren. Als zij deze informatie zonder geldige reden lekken, kunnen zij persoonlijk worden bestraft met een boete van maximaal 300.000 yen. Door deze herziening is het interne meldingssysteem getransformeerd van een aanbevolen maatregel naar een verplichte compliancefunctie met concrete juridische verantwoordelijkheden.

Juridische ongeldigheid van vergeldingsmaatregelen

Rechtbanken passen het verbod op nadelige behandeling van klokkenluiders strikt toe. Een voorbeeld hiervan is de uitspraak van de rechtbank van Yokohama op 14 april 2022. In deze zaak had een bedrijf dat pachinko-salons exploiteerde, handelingen verricht die in strijd waren met de Japanse wetgeving met betrekking tot de seksindustrie. Toen werknemers van het bedrijf deze feiten bij de politie meldden, degradeerde het bedrijf hen en legde hen een aanzienlijke salarisverlaging op. De rechtbank oordeelde dat deze melding bij de politie een beschermde klokkenluidersmelding was volgens de Wet op de Bescherming van Klokkenluiders en dat de daaropvolgende degradatie en salarisverlaging in strijd waren met deze wet en dus ongeldig waren. Deze uitspraak maakt duidelijk dat zelfs als een bedrijf vergeldingsmaatregelen neemt tegen melders, de rechterlijke macht de effectiviteit ervan kan ontkennen.

Handhaving van Regels: Essentiële Voorwaarden voor Disciplinaire Maatregelen Onder Japans Recht

Als laatste redmiddel om de bedrijfsorde te handhaven, kunnen werkgevers volgens de bepalingen in het arbeidsreglement disciplinaire maatregelen treffen tegen werknemers die de regels overtreden. Echter, de uitoefening van dit disciplinaire recht is niet onbeperkt toegestaan; het is onderworpen aan strikte vereisten volgens de Japanse arbeidswetgeving.

Soorten disciplinaire maatregelen onder Japans arbeidsrecht

Er zijn verschillende soorten disciplinaire maatregelen in Japan, afhankelijk van de ernst van de overtreding. Over het algemeen zijn ze als volgt gerangschikt, van licht naar zwaar:

• Vermaning & Berisping: Een strenge waarschuwing, mondeling of schriftelijk, om toekomstig gedrag te corrigeren. Bij een berisping is het gebruikelijk om een schriftelijke verklaring van de overtreding te vragen.
• Salariskorting: Een sanctie waarbij een bepaald bedrag wordt ingehouden op het salaris dat normaal uitbetaald zou worden.
• Schorsing: Een maatregel waarbij de werknemer voor een bepaalde periode verboden wordt te werken, terwijl de arbeidsovereenkomst in stand blijft. Gedurende deze periode wordt geen salaris betaald.
• Degradatie: Een maatregel waarbij de positie of rang van een werknemer wordt verlaagd.

Strikte wettelijke beperkingen op salarisvermindering onder Japanse wetgeving

In het bijzonder zijn er strikte limieten gesteld aan salarisverminderingen ter bescherming van de levensstandaard van werknemers, zoals vastgelegd in Artikel 91 van de Japanse Arbeidsnormenwet. Concreet mag het bedrag van de salarisvermindering voor een enkel incident niet meer bedragen dan de helft van het gemiddelde dagloon. Bovendien, zelfs als er meerdere overtredingen zijn in één loonbetalingsperiode, mag het totale bedrag van de salarisvermindering niet meer zijn dan een tiende van het totale loon voor die betalingsperiode. Deze beperkingen zijn van toepassing op ‘salarisvermindering’ als disciplinaire maatregel en gelden niet direct voor het niet uitbetalen van loon als gevolg van een opschorting van werkzaamheden of het niet uitbetalen van een functietoeslag als gevolg van degradatie.  

Misbruik van Disciplinaire Bevoegdheid onder Japans Recht

De meest cruciale juridische principe bij de uitoefening van disciplinaire bevoegdheden is de ‘misbruik van disciplinaire bevoegdheid’-theorie. Dit is expliciet vastgelegd in artikel 15 van de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet, waarin staat dat “in gevallen waarin een werkgever een werknemer mag disciplineren, de disciplinaire actie ongeldig is als deze, gezien de aard en de manier van het gedrag van de werknemer en andere omstandigheden, objectief gezien onredelijk is en niet als passend wordt beschouwd volgens de sociale normen”.

Dit artikel geeft aan dat voor de geldigheid van een disciplinaire maatregel aan de volgende twee vereisten moet worden voldaan:

1. Objectieve redelijkheid: Het gedrag van de werknemer moet objectief gezien overeenkomen met de disciplinaire redenen zoals vastgelegd in de arbeidsreglementen. Er moet voldoende bewijs zijn om dit feit te ondersteunen.
2. Passendheid volgens sociale normen: De ernst van de maatregel moet in balans zijn met de aard, wijze, gevolgen, intentie van de werknemer, de omvang van de veroorzaakte schade, de voorgaande werkhouding en disciplinaire geschiedenis, en de mate van berouw, gezien alle relevante omstandigheden.

Juridische Beslissingen en Rechtspraak onder Japans Recht

Japanse rechtbanken passen de doctrine van misbruik van disciplinaire macht strikt toe en beoordelen de geldigheid van sancties op basis van objectieve criteria, in plaats van de subjectieve beoordeling van de werkgever.  

Bijvoorbeeld, in een zaak waarbij een universitair hoofddocent een schorsing van zes maanden kreeg opgelegd wegens intimidatiegedrag (uitspraak van de rechtbank van Kanazawa op 25 januari 2011 (2011)), erkende de rechtbank dat sommige ongepaste uitspraken van de hoofddocent inderdaad hadden plaatsgevonden, maar oordeelde dat deze niet ernstig genoeg waren om een schorsing van zes maanden te rechtvaardigen. Bovendien had de hoofddocent geen eerdere disciplinaire geschiedenis en toonde berouw, wat leidde tot de conclusie dat de sanctie onevenredig zwaar was en ‘sociaal aanvaardbare redelijkheid’ miste, waardoor deze als misbruik van disciplinaire macht en dus ongeldig werd beschouwd.  

Wat betreft disciplinaire maatregelen voor privégedrag van werknemers, worden deze alleen als geldig beschouwd als het gedrag ‘objectief gezien een aanzienlijk negatief effect heeft op de sociale reputatie van het bedrijf’. Bijvoorbeeld, in het geval van een minder ernstig privémisdrijf door een gewone werknemer, dat niet is gerapporteerd en onbekend is binnen het bedrijf, is het waarschijnlijk dat een zware disciplinaire maatregel als onevenredig wordt beschouwd. Aan de andere kant, als een persoon in een belangrijke positie binnen een bedrijf een ernstig misdrijf pleegt dat maatschappelijk breed wordt uitgemeten, kan een zware sanctie gerechtvaardigd zijn als deze het vertrouwen in het bedrijf aanzienlijk schaadt. Uiteindelijk wordt de geldigheid van disciplinaire maatregelen beoordeeld door alle specifieke omstandigheden van het individuele geval in overweging te nemen.  

Het is uiterst belangrijk om de kenmerken en juridische beperkingen van elk type disciplinaire maatregel te begrijpen bij het overwegen van de geldigheid ervan. Hieronder vindt u een vergelijkingstabel van de belangrijkste disciplinaire maatregelen.

Exporteren naar Google Spreadsheets

Samenvatting

Het handhaven van de bedrijfsorde in Japan steunt op een meerlagig juridisch kader dat bestaat uit de wederzijdse verplichtingen van werkgevers en werknemers onder de Japanse Arbeidsovereenkomstenwet, de strikte procedures voor arbeidsreglementen vastgesteld door de Japanse Arbeidsnormenwet, en het strenge toezicht van de rechterlijke macht op misbruik van disciplinaire bevoegdheden. Voor een effectieve en legale bedrijfsvoering is het essentieel om deze drie pijlers nauwkeurig te begrijpen. Ten eerste, het opstellen en grondig communiceren van arbeidsreglementen volgens de wettelijke procedures. Ten tweede, het opbouwen van een compliance systeem zoals vereist door de herziene Wet Bescherming Klokkenluiders in Japan, om melders betrouwbaar te beschermen tegen vergelding. Ten derde, bij het opleggen van disciplinaire maatregelen, zorgvuldig overwegen of deze voldoen aan de strikte criteria van ‘objectieve redelijkheid’ en ‘maatschappelijke aanvaardbaarheid’ zoals toegepast door Japanse rechtbanken. Het naleven van deze juridische vereisten beschermt bedrijven tegen onnodige juridische risico’s en vormt een solide basis voor duurzame groei.

Monolith Law Office heeft een uitgebreide staat van dienst in het omgaan met complexe kwesties gerelateerd aan Japanse arbeidswetgeving voor een breed scala aan cliënten, zowel nationaal als internationaal. Ons kantoor beschikt over advocaten met diverse specialisaties, waaronder Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties, die in staat zijn om uitgebreide juridische ondersteuning te bieden met betrekking tot de thema’s die in dit artikel worden behandeld. Dit omvat het opstellen en beoordelen van arbeidsreglementen, het ondersteunen bij het opzetten van compliance systemen, en het beoordelen en adviseren over juridische risico’s in individuele disciplinaire zaken. Wij staan klaar om u krachtig te ondersteunen met onze expertise en ervaring in het handhaven van bedrijfsorde en het beheren van juridische risico’s.