Uitgebreide Uitleg van Visumprocedures per Wervingsvorm voor Buitenlandse Werknemers in Japan

Voor hedendaagse Japanse bedrijven is het veiligstellen van wereldwijd talent een cruciale managementstrategie om bedrijfsgroei te realiseren. Echter, het wervingsproces van uitmuntend internationaal talent wordt gereguleerd door de complexe juridische procedures vastgesteld in de ‘Japanse Immigratiecontrole en Vluchtelingenherkenning Act’ (hierna te noemen ‘Immigratiewet’). Deze wet vormt de basis voor het beheer van alle activiteiten van buitenlanders die Japan binnenkomen en er verblijven, en het is essentieel voor bedrijven om deze voorschriften nauwkeurig te begrijpen en na te leven als een juridische verplichting. Fouten in de procedure kunnen niet alleen leiden tot vertragingen in het wervingsplan, maar ook tot ernstige juridische risico’s. Dit artikel heeft als doel om bedrijfsleiders en professionals op het gebied van juridische zaken en personeelszaken een uitgebreide uitleg te geven over de procedures en aandachtspunten voor drie typische wervingsvormen die zij in de praktijk van buitenlandse tewerkstelling tegenkomen. Specifiek behandelen we de scenario’s van het aannemen van buitenlanders met een ‘Family Stay’ visum als vaste werknemers, het werven van buitenlanders met een ‘Status of Residence’ visum, en het aanbieden van een vaste aanstelling aan buitenlanders die voor een ‘Short-Term Stay’ in Japan zijn. Het nauwkeurig begrijpen en uitvoeren van deze procedures is niet slechts een administratieve taak, maar een uiterst belangrijke functie voor het opbouwen van een compliance structuur binnen het bedrijf en het beheren van juridische risico’s.

De Basisprincipes van Buitenlandse Werknemers in Dienst Nemen en de Juridische Verantwoordelijkheden van Bedrijven Onder Japans Recht

Wanneer bedrijven personeel aannemen, ongeacht nationaliteit, worden zij geconfronteerd met specifieke wettelijke verplichtingen. In het geval van het in dienst nemen van buitenlanders, bestaan er onder de Japanse Immigratiewet (Immigration Control and Refugee Recognition Act) bijzonder strikte verificatieplichten. Alle bedrijven moeten, voordat zij een arbeidsovereenkomst sluiten en de werkzaamheden laten aanvangen, de verblijfskaart of het paspoort van de betreffende buitenlander controleren om te verzekeren dat deze over de juiste verblijfsstatus beschikt die werk toestaat en dat de verblijfsperiode geldig is. Als een bedrijf deze verificatieplicht verwaarloost en een buitenlander in dienst neemt die niet gerechtigd is om te werken, kan het bedrijf te maken krijgen met ernstige juridische consequenties.

Artikel 73-2 van de Japanse Immigratiewet stelt het ‘bevorderen van illegale tewerkstelling’ strafbaar. Dit artikel bestraft degenen die illegale werkactiviteiten faciliteren in het kader van zakelijke activiteiten, of die personen onder hun controle plaatsen om dergelijke activiteiten uit te voeren. Bij overtreding kan een individuele dader een gevangenisstraf van maximaal drie jaar of een boete van maximaal 3 miljoen yen krijgen, of beide, terwijl een rechtspersoon een boete van maximaal 3 miljoen yen kan krijgen. Het meest cruciale aspect van deze wet is dat het argument ‘ik wist het niet’ in principe niet wordt geaccepteerd. Zelfs een ‘nalatigheid’, zoals het niet controleren van de verblijfskaart, kan leiden tot strafrechtelijke sancties. Met andere woorden, de wet vereist dat bedrijven een proactief en betrouwbaar verificatiesysteem opzetten. Daarom is het volgen van de juiste procedures, die we hierna zullen uitleggen, afhankelijk van elk type werving, de enige manier om het risico van het bevorderen van illegale tewerkstelling te vermijden en te bewijzen dat een bedrijf aan zijn juridische verplichtingen voldoet.

Belangrijke punten bij het werven op basis van visumtype ①: Het in dienst nemen van buitenlanders met een ‘Familieverblijf’ visum als vaste werknemers in Japan

Het ‘Familieverblijf’ visum in Japan is bedoeld voor echtgenoten en kinderen die afhankelijk zijn van buitenlanders die in Japan werken, en het primaire doel is om als familie in Japan te verblijven. Daarom staat dit visum in principe geen werkactiviteiten toe. Echter, op basis van artikel 19 van de Japanse Immigratiewet kan men een uitzonderlijke toestemming krijgen voor ‘activiteiten buiten de kwalificaties’, waardoor werken mogelijk wordt. Deze toestemming is echter in principe beperkt tot werkzaamheden van maximaal 28 uur per week, en is bedoeld voor parttime werk of bijbaantjes. Daarom is het juridisch onmogelijk om buitenlanders met een ‘Familieverblijf’ visum als vaste werknemers in dienst te nemen zonder deze beperkingen te overschrijden.

Om iemand als vaste werknemer in dienst te nemen, is het essentieel om het huidige ‘Familieverblijf’ visum te wijzigen naar een visum dat werk toestaat, afhankelijk van het type werk dat men gaat doen, zoals bijvoorbeeld ‘Techniek, Menselijke Kennis, Internationale Diensten’. Deze procedure is een ‘Aanvraag voor wijziging van verblijfsstatus’ zoals bepaald in artikel 20 van de Japanse Immigratiewet. Deze aanvraag is niet slechts een update van het type verblijfsstatus, maar een strikte beoordeling die gelijkstaat aan het aanvragen van een geheel nieuw werkvisum. De Japanse Immigratiedienst beoordeelt of de aanvrager voldoet aan de vereisten voor de nieuwe verblijfsstatus vanaf nul. Vooral de relevantie tussen de opleiding en werkervaring van de aanvrager en de werkzaamheden die het bedrijf van plan is toe te wijzen, is een uiterst belangrijk beoordelingspunt. Als bijvoorbeeld iemand die aan de universiteit engineering heeft gestudeerd, wordt aangenomen voor een marketingfunctie, kan het moeilijk zijn om toestemming te krijgen als de relevantie tussen de werkzaamheden en de studierichting niet logisch kan worden uitgelegd. Bedrijven moeten zich realiseren dat deze aanvraag een beoordeling is waarbij de redelijkheid van de aanwerving zelf ter discussie staat en moeten zich daarom grondig voorbereiden.

De aanvraag voor wijziging van de verblijfsstatus wordt ingediend bij het regionale immigratiebureau dat verantwoordelijk is voor de woonplaats van de aanvrager. De procedure vereist gewoonlijk een beoordelingsperiode van één tot twee maanden. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, is een vergoeding van 6.000 yen vereist bij betaling aan het loket, of 5.500 yen bij online betaling.

De documenten die nodig zijn voor de procedure worden voorbereid door zowel de aanvrager als het ontvangende bedrijf. De belangrijkste documenten zijn als volgt:

• Documenten voorbereid door de aanvrager
  • Aanvraagformulier voor wijziging van verblijfsstatus
  • Foto (4 cm hoog x 3 cm breed)
  • Paspoort en verblijfskaart (ter inzage)
  • Documenten die opleiding en werkervaring bewijzen (zoals diploma’s, werkgeversverklaringen)
• Documenten voorbereid door het bedrijf
  • Uittreksel uit het handels- en vennootschapsregister van het bedrijf
  • Kopie van de financiële verklaringen van het meest recente boekjaar
  • Samenvatting van de wettelijk vereiste documenten met betrekking tot de inkomstenbelasting van werknemers van het voorgaande jaar
  • Kopie van de arbeidsovereenkomst (met duidelijke vermelding van de functieomschrijving, salaris, periode, etc.)
  • Reden voor tewerkstelling (document waarin de noodzaak van de aanwerving wordt uitgelegd)

Het is belangrijk om te controleren welke categorie uw bedrijf valt, aangezien er een systeem is dat de vereiste documenten vereenvoudigt op basis van de grootte van het bedrijf (beursgenoteerde bedrijven, MKB, etc.). De formulieren voor de aanvraag en details over de benodigde documenten zijn te vinden op de website van de Japanse Immigratiedienst.

Referentie: Aanvraag voor wijziging van verblijfsstatus | Japanse Immigratiedienst

Referentie: Verblijfsstatus ‘Techniek, Menselijke Kennis, Internationale Diensten’ | Japanse Immigratiedienst

Aandachtspunten bij het werven op basis van verblijfsstatus: Het aannemen van buitenlanders met een statusgerelateerd visum in Japan

Verblijfskwalificaties zoals ‘permanente bewoners’, ‘echtgenoten van Japanners enz.’, ‘echtgenoten van permanente bewoners enz.’ en ‘langdurige bewoners’ worden verleend op basis van de persoonlijke status of positie van een individu, in plaats van specifieke activiteiten. Daarom worden ze ‘verblijfskwalificaties op basis van status’ of ‘statusgerelateerde visa’ genoemd. Buitenlanders met deze verblijfskwalificaties hebben, net als Japanners, geen wettelijke beperkingen met betrekking tot werkactiviteiten. Daarom kunnen bedrijven hen aannemen met precies dezelfde procedures als voor Japanse werknemers, ongeacht de functie of arbeidstijd. Procedures zoals het wijzigen van de verblijfsstatus bij het immigratiebureau zijn niet nodig, waardoor het wervingsproces zeer eenvoudig is.

Echter, deze eenvoud in procedures kan er ironisch genoeg toe leiden dat wettelijke verplichtingen over het hoofd worden gezien, dus voorzichtigheid is geboden. Zelfs als een bedrijf buitenlanders met een statusgerelateerd visum in dienst neemt, is het volgens artikel 28 van de Japanse ‘Wet op de algehele bevordering van arbeidsbeleid en de stabiliteit van de werkgelegenheid en de verrijking van het beroepsleven’ verplicht om een melding te doen bij Hello Work (het openbare arbeidsbureau). Deze melding staat bekend als ‘melding van de werkgelegenheidssituatie van buitenlanders’ en is verplicht voor alle werkgevers. Als deze melding niet wordt gedaan of als er een valse melding wordt ingediend, kan een boete van maximaal 300.000 yen worden opgelegd.

Omdat een aanvraag bij het immigratiebureau niet nodig is, bestaat het risico dat deze melding bij Hello Work over het hoofd wordt gezien in de standaard wervingsprocessen van een bedrijf. Om dergelijke overtredingen van de naleving te voorkomen, is het uiterst effectief om een controlemechanisme in het onboardingproces bij aanwerving te integreren dat de nationaliteit controleert en, indien de persoon een buitenlandse nationaliteit heeft (met uitzondering van speciale permanente bewoners), automatisch het meldingsproces bij Hello Work start.

De methode van melding verschilt afhankelijk van of de buitenlander al dan niet een verzekerde is onder de werkloosheidsverzekering.

1. Indien de buitenlander een verzekerde is onder de werkloosheidsverzekering
   • Procedure: Bij het indienen van het gebruikelijke ‘Aanmeldingsformulier voor verkrijging van werkloosheidsverzekeringsdekking’ (Formulier nr. 2), voltooit u de melding door items gerelateerd aan buitenlanders, zoals verblijfsstatus, verblijfsperiode en nationaliteit, toe te voegen.
   • Indieningslocatie: Hello Work dat de locatie van het bedrijf onder zijn bevoegdheid heeft.
   • Uiterste indieningsdatum: Tot de 10e van de maand volgend op de maand van aanwerving.
2. Indien de buitenlander geen verzekerde is onder de werkloosheidsverzekering
   • Procedure: U moet een apart ‘Meldingsformulier voor de werkgelegenheidssituatie van buitenlanders’ (Formulier nr. 3) indienen.
   • Indieningslocatie: Hello Work dat de locatie van het bedrijf waar de buitenlander werkt onder zijn bevoegdheid heeft.
   • Uiterste indieningsdatum: Tot het einde van de maand volgend op de maand van aanwerving.

Bij het verlaten van het bedrijf is het ook verplicht om een ‘Meldingsformulier voor het verlies van werkloosheidsverzekeringsdekking’ of een ‘Meldingsformulier voor de werkgelegenheidssituatie van buitenlanders (bij vertrek)’ in te dienen. De formulieren voor melding zijn te downloaden van de website van het Japanse Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn.

Referentie: Informatie over de melding van de werkgelegenheidssituatie van buitenlanders | Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn

Belangrijke punten bij het werven van buitenlanders voor 【kort verblijf】 in Japan

De verblijfsstatus ‘kort verblijf’ in Japan is bedoeld voor tijdelijk verblijf zonder beloonde activiteiten, zoals toerisme, familiebezoek en korte zakelijke doeleinden (zoals vergaderingen en zakelijke besprekingen). Daarom is het strikt verboden voor buitenlanders met deze verblijfsstatus om in Japan te werken. Zelfs als een bedrijf een getalenteerde kandidaat interviewt die voor een ‘kort verblijf’ in Japan is en hem een baanaanbod doet, is het in principe niet toegestaan om deze persoon onmiddellijk in dienst te nemen en zijn verblijfsstatus te wijzigen naar een werkvisum.

Volgens artikel 20, lid 3, van de Japanse Immigratiewet is het wijzigen van de verblijfsstatus van ‘kort verblijf’ alleen toegestaan in ‘onvermijdelijke speciale omstandigheden’. Deze ‘onvermijdelijke speciale omstandigheden’ verwijzen naar gevallen waarin humanitaire overwegingen nodig zijn (bijvoorbeeld: huwelijk met een Japanner, ernstige ziekte waardoor men niet kan terugkeren, enz.), en de reden ‘een baanaanbod van een Japans bedrijf’ valt hier niet onder. Deze strikte toepassing is bedoeld om te voorkomen dat het fundament van het systeem wordt ondermijnd door het omzeilen van de strenge visumcontroles die normaal gesproken bij Japanse ambassades en consulaten in het buitenland plaatsvinden, en door na een eenvoudige procedure het land binnen te komen en vervolgens binnenlands werkvergunning te verkrijgen.

Daarom moeten bedrijven die buitenlanders voor een ‘kort verblijf’ willen aannemen, de volgende twee stappen van de officiële procedure volgen. Deze procedure is wettelijk strikt vastgelegd en het negeren ervan om werk te starten is een ernstige overtreding van de wet.

Eerste fase: Aanvraag voor afgifte van een Certificate of Eligibility (COE)

Eerst dient het ontvangende bedrijf in Japan namens de buitenlander een aanvraag in voor de afgifte van een ‘Certificate of Eligibility (COE)’. Dit is een procedure op basis van artikel 7-2 van de Japanse Immigratiewet, waarbij de minister van Justitie voorafgaand aan de binnenkomst van de buitenlander in Japan beoordeelt of de geplande activiteiten voldoen aan de criteria voor de verblijfsstatus en dit certificeert. Met dit certificaat kan de visumuitgifte later snel worden uitgevoerd. De aanvraag moet worden ingediend bij de regionale immigratiedienst die verantwoordelijk is voor de locatie van het bedrijf. De beoordeling duurt normaal gesproken tussen één en drie maanden, dus bedrijven moeten deze periode van tevoren in hun wervingsplannen opnemen.

Tweede fase: Visumaanvraag en binnenkomst in Japan

Zodra het Certificate of Eligibility is afgegeven, stuurt het bedrijf dit naar de persoon in het buitenland. Op dit punt moet de persoon in principe Japan al hebben verlaten. De persoon dient dit certificaat in bij de Japanse ambassade of het consulaat in zijn eigen land en ontvangt een officieel werkvisum (visum). Vervolgens kan hij met dit nieuwe visum Japan binnenkomen en pas na ontvangst van de verblijfskaart op de luchthaven, mag hij legaal beginnen met werken. Voor dit hele proces moet realistisch gezien rekening worden gehouden met een periode van ten minste drie tot vier maanden vanaf het aanbod tot de daadwerkelijke start van het werk.

De documenten die nodig zijn voor de aanvraag van het Certificate of Eligibility zijn vergelijkbaar met die voor een aanvraag tot wijziging van de verblijfsstatus, waarbij de bedrijfsactiviteiten en stabiliteit van het bedrijf, evenals de relevantie van de opleiding en werkervaring van de persoon tot de functie-inhoud, streng worden beoordeeld.

Referentie: Aanvraag voor afgifte van een Certificate of Eligibility | Immigratie en verblijfsbeheer

Vergelijking van de procedures

De drie wervingsvormen die tot nu toe zijn besproken, zijn allemaal legitieme manieren om buitenlanders in dienst te nemen, maar de juridische benaderingen, de belangrijkste procedures, de benodigde tijd en de aandachtspunten voor bedrijven verschillen aanzienlijk. Het is essentieel om eerst de soort verblijfsstatus van de kandidaat nauwkeurig te begrijpen en vervolgens de juiste juridische procedure te kiezen die daarbij past. Dit is de sleutel tot een soepel wervingsproces en naleving van de compliance. De onderstaande tabel vat de belangrijkste verschillen in procedures samen voor de drie scenario’s.

Samenvatting

Voor Japanse bedrijven is het een absolute voorwaarde dat hun wervingsproces voor buitenlands talent in overeenstemming is met de wetgeving. Zoals in dit artikel in detail is beschreven, verschillen de juridische procedures die bedrijven moeten volgen fundamenteel, afhankelijk van het type verblijfsstatus dat de kandidaat bezit. Het nauwkeurig identificeren van de juridische status van de kandidaat en het correct uitvoeren van de voorgeschreven procedures is de enige manier om de juridische risico’s voor het bedrijf te beheren en een soepele verwerving van talent te realiseren. Een verkeerde keuze in procedures kan niet alleen leiden tot vertragingen in het wervingsplan, maar ook tot ernstige compliance-overtredingen, zoals het bevorderen van illegale tewerkstelling.

Monolith Law Office heeft een rijke ervaring in het verlenen van juridische diensten met betrekking tot de aanvraag van werkvisa en complexe immigratieprocedures voor een groot aantal cliënten in Japan. Ons kantoor heeft meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, waardoor we in staat zijn om internationale managementteams en buitenlandse stakeholders te ondersteunen met duidelijke en effectieve communicatie om juridische uitdagingen op te lossen. Als u juridische hulp nodig heeft met betrekking tot de tewerkstelling van buitenlands talent, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons kantoor.