De juridische kaders voor loonbetalingen in het Japanse arbeidsrecht: Vanuit het perspectief van compliance en risicobeheer

In het zakendoen in Japan is het naleven van de wettelijke regelgeving rondom loonbetalingen niet slechts een verplichting op het gebied van arbeidsmanagement; het vormt een cruciaal onderdeel van corporate governance dat essentieel is voor het waarborgen van duurzame groei en het behouden van maatschappelijk vertrouwen. Niet-naleving van de compliance met betrekking tot lonen kan leiden tot directe financiële verplichtingen zoals de verplichting tot het betalen van achterstallig loon, maar kan ook onderwerp worden van onderzoek en aanbevelingen tot correctie door de Japanse Labor Standards Inspection Office. Bovendien kan in de hedendaagse samenleving de verspreiding van informatie door werknemers of voormalige werknemers via sociale media ernstige schade toebrengen aan het bedrijfsimago, wat het aantrekken en behouden van talentvol personeel kan bemoeilijken en een aanzienlijke impact kan hebben op de bedrijfsvoering zelf. Het Japanse rechtssysteem beschermt loonvorderingen op meerdere niveaus om de stabiliteit van het leven van werknemers te waarborgen. Specifiek omvat dit de ‘Japanse Wet op het Minimumloon’, die de minimumnormen voor lonen vaststelt, de ‘Japanse Arbeidsnormenwet’, die de basisprincipes voor betalingsmethoden reguleert, het ‘Japanse Burgerlijk Wetboek’, dat de prioriteit van vorderingen waarborgt, en de ‘Wet op de Zekerheid van Loonbetalingen bij Vertrek’ die de betaling bij ontslag verzekert. Deze wetten functioneren niet onafhankelijk, maar werken samen en vormen een alomvattend beschermingssysteem. Daarom is het essentieel om te begrijpen dat een overtreding van één wet onbedoeld andere wetsovertredingen kan uitlokken, wat de juridische en financiële risico’s voor een bedrijf kan vergroten. In dit artikel zullen we de juridische kaders voor loonbetalingen in Japan en de verplichtingen die werkgevers moeten naleven, toelichten aan de hand van specifieke wetsartikelen en rechtspraakvoorbeelden.

Het Juridische Kader van het Japanse Minimumloonstelsel

De Japanse Wet op het Minimumloon heeft als doel de stabiliteit van het levensonderhoud van werknemers te waarborgen door een wettelijk minimumbedrag vast te stellen dat werkgevers aan hun werknemers moeten betalen. Dit wettelijk vastgestelde minimumloon heeft de kracht van een dwingende bepaling, wat betekent dat het niet door onderlinge overeenkomst tussen partijen kan worden verlaagd.

Artikel 4, lid 1, van de Japanse Wet op het Minimumloon bepaalt dat werkgevers aan werknemers die onder het minimumloon vallen, een loon moeten betalen dat niet lager is dan het minimumloon. Bovendien stelt lid 2 van hetzelfde artikel dat, zelfs als werknemers en werkgevers overeenkomen om een lager loon dan het minimumloon te betalen, dat deel van de overeenkomst ongeldig is en wordt beschouwd alsof het overeengekomen is op het niveau van het minimumloon. Dit betekent dat de wettelijk vastgestelde minimumnormen dwingend worden toegepast, ongeacht de toestemming van de werknemer.

Er zijn twee soorten minimumlonen: het ‘regionale minimumloon’, dat van toepassing is op alle werknemers ongeacht de industrie of het beroep, en het ‘specifieke (industriespecifieke) minimumloon’, dat van toepassing is op werknemers in bepaalde industrieën. Als een werknemer onder beide valt, wordt het hogere minimumloon toegepast.

Bij het beoordelen of het daadwerkelijk betaalde loon hoger is dan het minimumloon, moeten bepaalde betalingen worden uitgesloten van het loon dat in aanmerking wordt genomen voor de berekening van het minimumloon. Volgens de Uitvoeringsregeling van de Japanse Wet op het Minimumloon worden incidentele betalingen (zoals huwelijkstoelagen) en betalingen die over een periode van meer dan een maand worden gedaan (zoals bonussen) niet meegerekend in de berekening van het minimumloon. Bij maand- of daglonen worden de respectievelijke bedragen gedeeld door het aantal vastgestelde werkuren om het uurloon te berekenen, dat vervolgens wordt vergeleken met het toepasselijke minimumloon per uur.

Als een werkgever een lager loon betaalt dan het regionale minimumloon, kan op grond van artikel 40 van de Japanse Wet op het Minimumloon een boete van maximaal 500.000 yen worden opgelegd.

Een rechtszaak die de reikwijdte van de Wet op het Minimumloon aan de orde stelde, is de NHK (Nagoya Broadcasting Corporation) zaak (uitspraak van het Hooggerechtshof van Nagoya op 26 juni 2018 (2018)). In deze zaak werd betwist of het gerechtvaardigd was dat een werknemer met een psychische aandoening onbetaald ‘proefwerk’ verrichtte om te beoordelen of hij kon terugkeren naar zijn werk. De rechtbank legde veel gewicht bij het feit dat dit proefwerk onder toezicht en leiding van de werkgever werd uitgevoerd en dat de resultaten (nieuwsmanuscripten waaraan werd bijgedragen) daadwerkelijk werden uitgezonden, wat betekent dat de werkgever profiteerde van de resultaten. Zelfs als er een revalidatieaspect aanwezig was, oordeelde de rechtbank dat het in wezen ‘arbeid’ onder leiding en toezicht van de werkgever was en beval het bedrijf om een loon te betalen dat hoger was dan het minimumloon. Deze uitspraak suggereert dat, ongeacht de contractuele benaming of de intentie van de partijen, activiteiten die onder het toezicht en leiding van de werkgever worden uitgevoerd, onderworpen kunnen zijn aan de Wet op het Minimumloon. Dit impliceert dat bedrijven zorgvuldig moeten overwegen bij het ontwerpen van systemen zoals stages, trainingen of proefperiodes, omdat deze, afhankelijk van de feitelijke omstandigheden, kunnen leiden tot een verplichting om loon te betalen.

De basisprincipes van de Japanse Arbeidsnormenwet voor loonbetaling

De Japanse Arbeidsnormenwet stelt fundamentele regels vast voor de specifieke methoden en timing van loonbetalingen om het leven van werknemers te beschermen. De principes die zijn vastgelegd in artikel 24 van de Japanse Arbeidsnormenwet staan bekend als de ‘vijf principes van loonbetaling’ en vormen een van de meest fundamentele normen in het Japanse arbeidsmanagement. Overtreding van deze principes kan leiden tot een boete van maximaal 300.000 yen onder artikel 120 van dezelfde wet.

Ten eerste is er het ‘principe van betaling in valuta’. Lonen moeten in principe in Japanse valuta (contant) worden betaald. Betaling in natura, zoals met eigen producten of tegoedbonnen, is in principe verboden. Echter, overmaking naar een door de werknemer aangewezen bankrekening of naar een rekening van een geldtransactiebedrijf dat aan bepaalde vereisten voldoet (zogenaamde digitale betaling), is toegestaan als uitzondering met toestemming van de werknemer.

Ten tweede is er het ‘principe van directe betaling’. Lonen moeten direct aan de werknemer zelf worden betaald om uitbuiting door tussenpersonen te voorkomen. Betaling aan wettelijke vertegenwoordigers zoals voogden of aan vrijwillige vertegenwoordigers met een mandaat is niet toegestaan. Als uitzondering is betaling aan een ‘boodschapper’ die maatschappelijk gezien als gelijk aan de werknemer wordt beschouwd, zoals de echtgenoot in geval van ziekte, of betaling aan een derde partij als gevolg van een gerechtelijk beslag op vorderingen, wel toegestaan.

Ten derde is er het ‘principe van volledige betaling’. Lonen moeten volledig worden uitbetaald. Het is in principe verboden voor werkgevers om eenzijdig schulden zoals leningen aan werknemers te verrekenen met het loon. Uitzonderingen op dit principe zijn strikt gedefinieerd en omvatten wettelijk verplichte inhoudingen (zoals inkomstenbelasting en sociale verzekeringspremies) en, in het geval van een schriftelijke overeenkomst (een arbeidsovereenkomst) met een vakbond die de meerderheid van de werknemers vertegenwoordigt of met een vertegenwoordiger van de meerderheid van de werknemers, kunnen kosten zoals huur voor bedrijfswoningen van het loon worden afgetrokken. Individuele toestemming van een werknemer is niet voldoende; collectieve overeenstemming is vereist, wat de sterke intentie van de wet weerspiegelt om het loon, dat het levensonderhoud van de werknemer is, te beschermen tegen gemakkelijke aftrek.

Ten vierde is er het ‘principe van minimaal één betaling per maand’. Om de stabiliteit van het leven van de werknemer te waarborgen, moet het loon ten minste eenmaal per maand worden betaald. Zelfs als een jaarlijks salarissysteem wordt gebruikt, moet het jaarlijkse salaris in delen worden opgesplitst en maandelijks worden betaald. Echter, voor tijdelijk betaalde lonen, bonussen en andere vergelijkbare betalingen die zijn gedefinieerd door het Ministerie van Gezondheid, Arbeid en Welzijn, is deze regel niet van toepassing.

Ten vijfde is er het ‘principe van betaling op een vaste datum’. Het is verplicht om de betaaldag voor lonen vooraf te specificeren. De betaaldag moet concreet worden vastgesteld, zoals ‘elke 25e van de maand’ of ‘de laatste dag van de maand’. Het is niet toegestaan om de betaaldag te variëren, zoals ‘elke derde vrijdag van de maand’, of om een bereik te hebben, zoals ‘tussen de 15e en 25e van elke maand’. Dit is ook een belangrijke bepaling om ervoor te zorgen dat werknemers een stabiel financieel leven kunnen plannen.

Prioriteit van Loonvorderingen: Bescherming onder het Japanse Burgerlijk Wetboek

Niet alleen de arbeidswetgeving, maar ook het Japanse Burgerlijk Wetboek voorziet in krachtige bepalingen ter bescherming van loonvorderingen. Dit systeem staat bekend als ‘preferentie’. Preferentie is het recht waarbij een schuldeiser met bepaalde door de wet aangewezen vorderingen voorrang heeft op andere schuldeisers om betaling te ontvangen uit het vermogen van de schuldenaar.

Artikel 306, lid 2 van het Japanse Burgerlijk Wetboek bepaalt dat er een ‘algemene preferentie’ ontstaat op het totale vermogen van de schuldenaar (de werkgever) voor vorderingen die voortvloeien uit een ‘arbeidsrelatie’. Deze ‘vorderingen voortvloeiend uit een arbeidsrelatie’ omvatten uiteraard de loonvorderingen van werknemers. En artikel 308 van het Japanse Burgerlijk Wetboek verduidelijkt dat deze preferentie bestaat met betrekking tot salarissen.

De kracht van deze algemene preferentie is uiterst sterk. De prioriteitsvolgorde wanneer algemene preferenties met elkaar concurreren, is vastgelegd in artikel 329, lid 1 van het Japanse Burgerlijk Wetboek, waarbij de preferentie van de arbeidsrelatie een zeer hoge prioriteit heeft, namelijk de tweede plaats na ‘gemeenschappelijke kosten’.

Dit betekent dat, zelfs als de financiële situatie van de werkgever verslechtert en er niet genoeg geld is om alle schuldeisers volledig te betalen, achterstallige lonen van werknemers voorrang hebben op betaling uit het totale vermogen van het bedrijf, vóór andere schulden zoals leningen van financiële instellingen of handelsschulden aan algemene leveranciers. Door deze bepaling worden loonvorderingen verheven van een eenvoudige contractuele vordering naar een vordering met een feitelijke preferentiële zekerheidsrecht op het totale vermogen van het bedrijf. Vanuit het perspectief van managers en aandeelhouders is het belangrijk om te erkennen dat achterstallige lonen niet alleen een arbeidskwestie of een regelgevend risico zijn, maar een financiële verplichting die de hoogste prioriteit heeft en die invloed heeft op het gehele vermogen van het bedrijf.

Zekerheid van Loonbetaling bij Ontslag onder Japans Recht

In Japan bestaat er specifieke wetgeving om de betaling van loon bij ontslag van werknemers te waarborgen. Dit is de ‘Wet op de Zekerheid van Loonbetaling’ (hierna te noemen ‘Loonbetaling Zekerheidswet’). Deze wet heeft als doel het waarborgen van een correcte betaling van loon, vooral wanneer werknemers een onderneming verlaten.

Een bijzonder belangrijke bepaling binnen de Loonbetaling Zekerheidswet is het systeem van ‘vertragingsrente’, vastgelegd in artikel 6. Volgens het eerste lid van dit artikel moet een werkgever, als hij het volledige loon of een deel ervan (met uitzondering van de ontslagvergoeding) niet betaalt voor de vastgestelde betaaldatum, vertragingsrente betalen aan de werknemer. Deze rente wordt berekend door het bedrag van de achterstallige betaling te vermenigvuldigen met een jaarlijkse rente van 14,6%. Dit rentepercentage is vastgesteld in artikel 1 van de Uitvoeringsbesluiten van de Wet op de Zekerheid van Loonbetaling.

De rente van 14,6% is aanzienlijk hoger dan de gebruikelijke wettelijke handelsrente of het maximum voor vertragingsvergoedingen in consumentencontracten. Deze hoge rente wordt niet alleen geïnterpreteerd als een middel om de schade te compenseren die werknemers lijden doordat ze hun loon niet ontvangen, maar ook als een sterke sanctie om werkgevers te ontmoedigen de betaling van loon bij ontslag te vertragen. Met andere woorden, de wetgever heeft een hoge boete ingesteld om te voorkomen dat werkgevers de betaling van loon aan ontslagen werknemers uitstellen en die fondsen feitelijk als een kortlopende, renteloze lening gebruiken.

Deze bepaling stuurt een duidelijke boodschap naar managers dat de betaling van het laatste loon aan vertrekkende werknemers als een topprioriteit moet worden behandeld. Zelfs een korte vertraging in de betaling kan door de hoge rente leiden tot snel oplopende vertragingsrente, wat een onverwachte financiële last voor het bedrijf kan worden. Dit is een volledig vermijdbare kostenpost en het ontstaan ervan kan worden gezien als een teken van tekortkomingen in het financieel beheer en de juridische compliance van een onderneming.

Vergelijkingstabel: Overzicht van de verschillende wettelijke systemen ter bescherming van loonvorderingen

Zoals we tot nu toe hebben besproken, beschermt het Japanse rechtssysteem loonvorderingen vanuit meerdere hoeken met behulp van verschillende wetten, waaronder de Wet op het Minimumloon, de Arbeidsnormenwet, het Burgerlijk Wetboek en de Wet op de Zekerheid van Loonbetalingen. Deze wetten vormen samen een systeem dat, ondanks hun verschillende doelen en middelen, als geheel streeft naar de zekere en juiste betaling van lonen aan werknemers. De onderstaande tabel vergelijkt de rol en kenmerken van elke wet en biedt een overzicht van hun inhoud.

Zoals de tabel laat zien, stelt de Wet op het Minimumloon de ‘hoeveelheid’ van het te betalen loon vast als een minimumstandaard, terwijl de Arbeidsnormenwet de ‘wijze van betaling’ reguleert. Het Burgerlijk Wetboek garandeert vervolgens de ‘prioriteit’ van de vordering in het geval van betalingsachterstanden, en de Wet op de Zekerheid van Loonbetalingen legt een krachtige sanctie op voor met name betalingsvertragingen ‘bij ontslag’. Op deze manier beschermt elke wet loonvorderingen vanuit een ander perspectief, waardoor een alomvattend en waterdicht systeem voor de waarborging van de uitvoering wordt opgebouwd.

Samenvatting

Zoals besproken in dit artikel, vereist naleving van de loonbetaling in Japan een diepgaand begrip van een complex systeem dat niet alleen bestaat uit het volgen van een enkele wet, maar ook uit meerdere wettelijke regelingen. Het strikt naleven van het minimumloon, de vijf basisprincipes van betaling vastgesteld door de Japanse Arbeidsnormenwet, en de snelle betaling van het laatste loon bij vertrek, zijn essentiële managementtaken om juridische sancties, financiële verliezen en moeilijk te herstellen reputatierisico’s te vermijden. Bedrijven moeten hun salarisadministratiesystemen, de inhoud van arbeidsovereenkomsten en interne regelgeving voortdurend up-to-date houden en aanpassen aan de nieuwste wetgeving om aan deze wettelijke vereisten te voldoen.

Bij Monolith Law Office hebben we een trackrecord van het bieden van uitgebreid advies over arbeidsrecht, inclusief de thema’s die in dit artikel worden behandeld, aan een groot aantal cliënten binnen Japan. Ons kantoor heeft meerdere Engelssprekende advocaten met buitenlandse juridische kwalificaties in dienst, die goed bekend zijn met de unieke uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij internationale bedrijfsactiviteiten. Wij zijn in staat om een allesomvattende juridische ondersteuning te bieden, van het opzetten van compliance-systemen voor de complexe Japanse arbeidswetgeving, het beoordelen van arbeidsrisico’s, tot het aanpakken van specifieke zaken.