Duty of Care and the Business Judgment Rule for Directors under Japanese Corporate Law

I japansk bedriftsstyring spiller styremedlemmene en sentral rolle i å sikre selskapets vekst og bærekraft. Denne rollen innebærer betydelige juridiske ansvar overfor selskapet. Spesielt viktige er de to konseptene “plikten til forsvarlig forvaltning” og “prinsippet om forretningsmessig skjønn”. Disse definerer standarden for aktsomhet som kreves av styremedlemmer i utførelsen av sine oppgaver, og omfanget av ansvar når deres beslutninger blir utfordret i ettertid. Den japanske selskapsloven (Companies Act) pålegger styremedlemmer en høy standard for aktsomhet, samtidig som den respekterer nødvendigheten av risikotaking som er essensiell for bedriftsledelse.

Denne artikkelen forklarer plikten til forsvarlig forvaltning og prinsippet om forretningsmessig skjønn for styremedlemmer under japansk selskapsrett, deres definisjoner, juridiske grunnlag, og anvendelsen av disse prinsippene i japanske rettsavgjørelser. Ved å basere seg på japanske lover og faktiske rettsavgjørelser, har artikkelen som mål å fordype forståelsen av bedriftsstyring i Japan.

Om direktørens plikt til aktsomhet under japansk selskapsrett

Japansk selskapsrett og plikten til forsvarlig forvaltning

Styremedlemmer i et selskap er pålagt en “plikt til forsvarlig forvaltning” fordi de er tildelt oppgaver fra selskapet. Denne plikten refererer til den grad av aktsomhet som generelt forventes ut fra en persons sosiale posisjon. Artikkel 330 i Japans selskapslov (Companies Act) fastsetter at “forholdet mellom et aksjeselskap og dets styremedlemmer og revisorer skal følge reglene om fullmakt”, og dette gjør at plikten til forsvarlig forvaltning i henhold til artikkel 644 i Japans sivillov (Civil Code) også gjelder for styremedlemmer. Artikkel 644 i Japans sivillov fastslår at “en fullmektig er forpliktet til å håndtere fullmaktsforretninger med omsorgen til en forsvarlig forvalter, i samsvar med formålet med fullmakten”. Dette betyr at styremedlemmer må bruke sin kunnskap og erfaring til det ytterste for å beskytte selskapets (aksjonærenes) interesser og at dette anses som en betydelig høy plikt.

I Japans selskapsrett krever plikten til forsvarlig forvaltning en høy standard av “omsorgen til en forsvarlig forvalter” basert på fullmaktskontrakten i Japans sivilrett. Denne standarden betyr at styremedlemmer ikke bare skal unngå uaktsomhet, men også aktivt bruke sin faglige kunnskap og erfaring for å handle i selskapets interesse, noe som innebærer en “plikt til aktsomhet som en profesjonell”. Denne høye plikten er svært viktig for å forstå vekten av individuelt ansvar i japansk selskapsstyring. Styremedlemmer kan ikke unngå ansvar ved simpelthen å hevde “jeg visste ikke”, men plikten indikerer at de aktivt må samle inn, analysere og vurdere informasjon.

Nært knyttet til plikten til forsvarlig forvaltning er “plikten til lojalitet”. Artikkel 355 i Japans selskapslov fastsetter at “styremedlemmer må utføre sine oppgaver lojalt for selskapet, i samsvar med lover og regler, vedtektene og aksjonærforsamlingens beslutninger”. Plikten til lojalitet krever at styremedlemmer prioriterer selskapets interesser og ikke misbruker selskapets kunnskap for egen eller tredjeparts gevinst. Japans høyesterett har avgjort at plikten til lojalitet er en utdypning og klargjøring av plikten til forsvarlig forvaltning og ikke en “separat høy plikt” i forhold til den vanlige fullmaktsrelasjonens plikt til forsvarlig forvaltning (Høyesterettsdom fra 24. juni 1970 (1970), Minshū Vol. 24, No. 6, p. 625). Denne tolkningen forstås slik at styremedlemmer i praksis ikke skal vurdere de to forskjellige pliktene separat, men heller handle lojalt innenfor rammen av plikten til forsvarlig forvaltning. At Japans høyesterett posisjonerer plikten til lojalitet som en klargjøring av plikten til forsvarlig forvaltning og ikke som en separat høy plikt, betyr at styremedlemmer ikke trenger å utføre en komplisert avveining mellom to forskjellige plikter. Denne integrerte tilnærmingen gir en klarere og mer enhetlig atferdskodeks for styremedlemmer når de handler i selskapets beste interesse, og øker forutsigbarheten for juridisk overholdelse.

Ansvar som påløper for styremedlemmer som bryter plikten til forsvarlig forvaltning under japansk lov

Når plikten til forsvarlig forvaltning brytes, kan styremedlemmer pådra seg ulike ansvar. Det mest direkte er erstatningsansvaret overfor selskapet, også kjent som “pliktforsømmelsesansvar”. Artikkel 423, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (Heisei (1989)) fastslår klart at “styremedlemmer, regnskapsrådgivere, revisorer, utøvende offiserer eller regnskapsrevisorer (heretter i dette kapittelet referert til som ‘offiserer osv.’) har ansvar for å erstatte skaden som oppstår når de forsømmer sine plikter overfor aksjeselskapet”. Dette gjelder når styremedlemmer forsømmer sin plikt til forsvarlig forvaltning og påfører selskapet skade. Omfanget av erstatningsansvaret er begrenset til skaden som har en “tilstrekkelig årsakssammenheng” med pliktbruddet.

I tillegg, hvis bruddet på plikten til forsvarlig forvaltning skyldes styremedlemmets ondskapsfullhet eller grov uaktsomhet, kan de også være ansvarlige for å erstatte skader påført tredjeparter. Artikkel 429, paragraf 1 i den japanske selskapsloven fastsetter at “når offiserer osv. utfører sine plikter med ondskapsfullhet eller grov uaktsomhet, har de ansvar for å erstatte skaden som dette påfører tredjeparter”. Denne bestemmelsen tolkes som en spesiell lovbestemt ansvarsregel etablert ut fra politiske hensyn for å forhindre at tredjeparter lider uforutsette skader i tilfeller der selskapet mangler midler. Fakta om at brudd på plikten til forsvarlig forvaltning kan føre til pliktforsømmelsesansvar overfor selskapet, og i tilfeller av ondskapsfullhet eller grov uaktsomhet, også erstatningsansvar overfor tredjeparter, samt muligheten for avskjedigelse, viser at det juridiske risikonivået for styremedlemmer personlig er svært høyt. Denne høye risikoen understreker hvor viktig det er for styremedlemmer å utføre grundig due diligence, sikre transparens i beslutningsprosesser og holde passende dokumentasjon når de tar forretningsbeslutninger. Selv om resultatene ikke er som forventet, kan passende prosesser og dokumentasjon av beslutningsgrunnlaget være avgjørende for å unngå ansvar, noe som gjør det ekstremt viktig for styremedlemmers selvforsvar å holde klare opptegnelser av beslutningsprosessen og dens grunnlag.

Styremedlemmer som bryter plikten til forsvarlig forvaltning kan også bli avsatt fra sin stilling ved aksjonærforsamlingens vedtak. Artikkel 339, paragraf 1 i den japanske selskapsloven fastslår at “offiserer og regnskapsrevisorer kan når som helst avsettes ved aksjonærforsamlingens vedtak”, og artikkel 341 i den japanske selskapsloven fastsetter kravene for et slikt avsettelsesvedtak.

Prinsippet om ledelsesmessig skjønn og dets anvendelse

Hva er prinsippet om ledelsesmessig skjønn?

Bedriftsledelse innebærer en kontinuerlig rekke av beslutninger som alltid er ledsaget av usikkerhet og risiko. Direktører, som har fått mandat fra aksjonærene, må utøve omfattende skjønn og ta risikofylte beslutninger, som å gå inn i nye forretningsområder eller gjennomføre fusjoner og oppkjøp. Men hvis disse beslutningene resulterer i tap for selskapet, kan direktørens plikt til å handle med forsiktighet og oppmerksomhet bli utfordret. Derfor er “prinsippet om ledelsesmessig skjønn” den tankegangen som brukes for å bedømme det juridiske ansvaret for de beslutningene som direktørene har tatt i slike tilfeller.

Prinsippet om ledelsesmessig skjønn innebærer at så lenge det ikke er noen uforsiktige feil i faktagrunnlaget for en beslutning, og innholdet i beslutningen ikke er åpenbart urimelig, bør ikke brudd på plikten til å handle med forsiktighet eller lojalitetsplikten anerkjennes. Formålet med dette prinsippet er å tillate ledere å fokusere på risikofylt ledelse for å øke selskapsverdien uten å bli hemmet av frykt.

Prinsippet om ledelsesmessig skjønn har som mål å respektere direktørenes skjønnsrett, slik at de kan ta risikofylte ledelsesbeslutninger uten å bli hemmet. Imidlertid har Japans høyesterett holdt en forsiktig holdning til å aktivt støtte dette prinsippet som en eksplisitt juridisk formel. Denne situasjonen antyder at direktører ikke bør se på prinsippet om ledelsesmessig skjønn som en “universell frifinnelse”. Snarere, selv om resultatet ikke er som ønsket, må direktørene konkret bevise at beslutningsprosessen og innholdet var rasjonelle. Dette prinsippet fungerer som et forsvarsmiddel bare når det ledsages av streng due diligence og en transparent beslutningsprosess. Dette betyr ikke at direktørene er fullstendig fritatt fra “resultatansvar”, men snarere at de kan bli strengt holdt ansvarlige for “prosessansvaret”. Derfor er det ekstremt viktig for direktører å bevare bevis på informasjonsinnsamling, analyse, konsultasjoner med eksperter og diskusjoner i styret under beslutningsprosessen.

“Prinsippet om ledelsesmessig skjønn” og holdningen til japanske domstoler

I anvendelsen av prinsippet om ledelsesmessig skjønn har det vært en tendens i japanske lavere rettsinstanser til å skille mellom “beslutningsprosessen” (prosedyremessig aspekt) og “beslutningens innhold” (innholdsmessig aspekt), og anvende strenge standarder for vurdering, spesielt for prosessaspektet. Dette antyder at “prosessen” for beslutningstaking er like viktig, om ikke viktigere, enn “resultatet” for direktører. Dette betyr at en grundig innsamling av informasjon, høring av eksperter, gjennomføring av risikovurdering og riktig dokumentasjon av alle disse prosessene vil tjene som et sterkt forsvar mot fremtidig ansvar. Fordi domstolene legger vekt på prosedyren og informasjonsinnsamlingsprosessen som førte til beslutningen når de vurderer rasjonaliteten i en direktørs beslutning, er det nøkkelen for direktører å klargjøre “hvorfor” og “hvordan” beslutningen ble tatt, og bevare dette beviset, uavhengig av utfallets suksess eller fiasko.

Holdningen til Japans høyesterett er forsiktig når det gjelder prinsippet om ledelsesmessig skjønn, og viser ikke en aktiv støtteholdning. Høyesterett har en tendens til å avsi dommer i individuelle saker som vurderer rasjonaliteten i beslutningene uten å eksplisitt bruke begrepet “prinsippet om ledelsesmessig skjønn”. Dette kan være påvirket av tidligere erfaringer der prinsippet om ledelsesmessig skjønn ble misbrukt som en “frifinnelse” for å unngå ansvar for direktører (saken om aksjonærrepresentasjon for tapserstatning i Nomura Securities). Denne holdningen fra høyesterett antyder viktigheten av at direktører alltid er forberedt på å kunne forklare at deres beslutninger var objektivt rasjonelle, i stedet for å overforlate seg på prinsippet om ledelsesmessig skjønn som en absolutt skjold. Den forsiktige holdningen til Japans høyesterett og den kontinuerlige diskusjonen om beslutningsrammeverket i lavere rettsinstanser antyder at denne juridiske doktrinen fortsatt er under utvikling og at tolkningen kan endre seg i fremtiden. Denne dynamiske situasjonen betyr at det er nødvendig å kontinuerlig overvåke trender i rettsavgjørelser og akademiske meninger, og tilpasse praksis for bedriftsstyring deretter.

Prinsippet om forsvarlig forvaltning og forretningsdømmekraft i henhold til japanske rettsavgjørelser

For å forstå hvordan plikten til forsvarlig forvaltning og prinsippet om forretningsdømmekraft faktisk anvendes i rettssaker, er det essensielt å undersøke konkrete rettsavgjørelser. Her vil vi introdusere to spesielt viktige rettsavgjørelser fra Japan.

Dommen i Japan Sunrise-saken (Tokyo District Court, 27. september 1993)

Aksjeselskapet A var et lite selskap som hovedsakelig drev med utleie av bygninger. For å eliminere underskuddet, bestemte administrerende direktør Y1 seg for å investere i aksjer (marginhandel), som var populært på den tiden, og startet aksjeinvesteringer med en betydelig mengde lånte midler. Etter å ha lagt til handel med verdipapirer i selskapets vedtekter, oppnådde de først profitt, men på grunn av et aksjemarkedskrasj, led A-selskapet store tap som utgjorde 70% av investeringsbeløpet. Aksjonær X anla et aksjonærrepresentasjonssøksmål mot administrerende direktør Y1, samt de heltidsdirektørene Y2 og Y3, som hadde forsømt sitt tilsynsansvar.

Tokyo District Court anerkjente brudd på administrerende direktør Y1s plikt til forsvarlig forvaltning og godkjente kravet. Dommen påpekte at Y1 hadde undervurdert muligheten for selskapets tap og en ledelseskrise som følge av aksjeprisendringer, til tross for at han kunne ha forutsett dette, og forårsaket tap som satte selskapets fortsatte drift i fare ved å investere store lånte midler. Spesielt ble det fastslått at når det gjelder nye virksomheter, bør man unngå å påta seg en plikt til forsvarlig forvaltning hvis det er en risiko for tap som er vanskelig å komme seg fra, gitt selskapets størrelse, virksomhetens natur og driftsinntektene, og denne risikoen kan forutses. Domstolen konkluderte også med at det ikke var noen nødvendighet for A-selskapet å engasjere seg i aksjeinvesteringer i den grad det ble gjort. Videre bekreftet domstolen at heltidsdirektør Y2 og direktør Y3 hadde brutt sitt tilsynsansvar overfor administrerende direktør Y1s handlinger.

Denne dommen anerkjente at bedriftsledelse innebærer risiko, men viste en streng holdning til å dømme direktørenes ansvar. Spesielt bemerkelsesverdig er at dommen skilte mellom beslutningsprosessen (prosedyre) og selve beslutningen (innhold) når man vurderer anvendelsen av prinsippet om ledelsesmessig skjønn. Dommen var banebrytende ved å klart innføre en metode som skiller mellom prosedyren for forhånds- og etterforskning av investeringer og balansen mellom selskapets finansielle styrke og størrelse, og nødvendigheten av aksjeinvesteringen. Dette gjorde det klart at når direktører tar ledelsesbeslutninger som innebærer risiko, vil prosessen bak beslutningen bli strengt vurdert. Dommen sendte et tydelig signal om at domstolene, når de vurderer direktørenes ledelsesbeslutninger, ikke bare fokuserer på om resultatet var vellykket eller mislykket, men også på hvilken informasjon beslutningen var basert på, hvilke prosedyrer som ble fulgt, og hvor grundig beslutningen ble vurdert. Denne “prosessfokuserte” holdningen understreker viktigheten av detaljert dokumentasjon av møtereferater og relaterte materialer i praksis, slik at direktører kan bevise at de fulgte en passende prosess dersom de senere blir holdt ansvarlige.

Dommen i AIJ Investment Advisors pensjonskapitalforsvinningssak (Tokyo District Court, 14. juli 2016)

A-selskapet, som driver med salg av verdipapirer, utførte salgsaktiviteter ved å bruke falske nettoverdier (NAV) for en fond som forvalter pensjonsmidler. Dette ble gjort i samarbeid mellom selskapets administrerende direktør b og C-selskapets administrerende direktør d. Som et resultat av denne svindelen led fondet store tap. Pensjonsfondene som hadde kjøpt andeler i fondet, saksøkte A-selskapets eksterne styremedlem Y1 og fulltids revisor Y2 for å ha forsømt sin tilsyns- og revisjonsplikt overfor administrerende direktørs ulovlige handlinger og krevde erstatning for skadene.

Tokyo District Court avviste at det forelå brudd på tilsyns- og revisjonsplikten hos det eksterne styremedlemmet Y1 og fulltids revisor Y2. Retten uttalte at styremedlemmers tilsynsplikt er basert på uaktsomhet, og at ansvaret kun kan bekreftes dersom det foreligger en situasjon hvor ulovlig forretningsførsel kunne ha blitt oppdaget, og at styremedlemmet kunne ha blitt gjort oppmerksom på denne situasjonen. I dette tilfellet undersøkte retten nøye de faktiske forholdene knyttet til hvert punkt som saksøkerne hadde hevdet burde ha vekket styremedlemmenes mistanke, inkludert fondets driftsresultater, artikler i bransjemagasiner, forespørsler om oppsigelse og lånetilbud. Retten konkluderte med at disse omstendighetene alene ikke var tilstrekkelige for at Y1 og Y2 skulle ha erkjent eller mistenkt salgsaktiviteter ved bruk av falske NAV.

Denne dommen er viktig fordi den viser at tilsyns- og revisjonsplikten for styremedlemmer, spesielt eksterne styremedlemmer og revisorer, ikke er ubegrenset. Styremedlemmer forventes å oppfylle sin aktsomhetsplikt basert på informasjon de rimeligvis kan få kjennskap til, men de er ikke forpliktet til å forutse og oppdage all uregelmessig atferd. Dette klargjør grensene og er i tråd med prinsippene for ledelsesbeslutninger som søker å forhindre at potensielle styremedlemmer nøler med å ta på seg roller på grunn av frykt for overdreven ansvarliggjøring, kjent som “styremedlemmers tilbakeholdenhet”. Dommen betyr at styremedlemmer ikke forventes å ha kjennskap til all informasjon, men at deres beslutninger skal baseres på informasjon som var “rimelig tilgjengelig” for dem. Mens det er mulig for styremedlemmer å unngå ansvar på grunn av mangel på informasjon, indikerer dommen også indirekte at selskaper har et ansvar for å bygge et robust internkontrollsystem som sikrer at viktig informasjon (spesielt tegn på risiko eller uregelmessigheter) ikke blir skjult, og at den blir formidlet på en passende og rettidig måte, slik at styremedlemmene kan oppfylle sine plikter på en passende måte.

Rettsavgjørelser som illustrerer tankegangen til japanske domstoler

Dommen i Japan Sunrise-saken (Japan Sunrise case judgment) fastslo strengt ansvar for styremedlemmers brudd på deres plikt til forsvarlig tilsyn i forbindelse med enorme tap som følge av spekulativ aksjeinvestering. Denne dommen la vekt på forutsigbarheten av risiko i lys av selskapets størrelse og virksomhetens natur, samt mangel på ‘nødvendighet’ for å drive med slik virksomhet. I kontrast ble det i dommen relatert til AIJ Investment Advisors pensjonsfondstap-saken (AIJ Investment Advisors pension fund loss case judgment) avvist at eksterne styremedlemmer og revisorer hadde brutt sin overvåkningsplikt. Denne dommen understreket at styremedlemmers plikter er begrenset til situasjoner som kunne ‘rimelig oppdages’, og at det ikke er en plikt til å forutse all svindel. Disse to dommene viser en balansert tilnærming fra japanske domstoler, hvor plikten til forsvarlig tilsyn er en høy standard, men hvor brudd på denne plikten vurderes basert på ‘rasjonalitet’ og ‘forutsigbarhet’ i de konkrete omstendighetene. I Japan Sunrise-saken ble styremedlemmene strengt kritisert for å ha undervurdert risiko som ‘kunne ha blitt forutsett’ og for å drive med virksomhet uten ‘tilstrekkelig nødvendighet’ som rettferdiggjorde handlingene, og ansvar ble anerkjent. Dette sender et sterkt budskap om at styremedlemmer aktivt bør unngå risiko og prioritere selskapets overlevelse. På den annen side, i AIJ-saken, ble eksterne styremedlemmer og revisorer vurdert etter standarden om de ‘kjente eller burde ha kjent til, eller i det minste burde ha hatt mistanke om, visse forhold’, og til slutt ble det konkludert med at det ikke var noen forhold de burde ha oppdaget eller hatt mistanke om, og ansvar ble avvist. Dette viser at styremedlemmers plikter ikke er ubegrensede, men basert på rimelig innsamling av informasjon og beslutningstaking innenfor rimelige grenser. Denne kontrasten tydeliggjør de praktiske vurderingskriteriene til japanske domstoler, hvor styremedlemmers ansvar ikke bare er basert på resultat, men på ‘rasjonalitet’ og ‘forutsigbarhet’ i de individuelle omstendighetene.  

Oppsummering

Plikten til forsvarlig forvaltning og prinsippet om ledelsesmessig skjønn under japansk selskapsrett er to essensielle konsepter i moderne bedriftsstyring. Plikten til forsvarlig forvaltning krever at direktører utøver høy grad av oppmerksomhet som “gode forvaltere” på vegne av selskapet, og brudd på denne plikten kan føre til alvorlig juridisk ansvar overfor selskapet eller tredjeparter. På den annen side respekterer prinsippet om ledelsesmessig skjønn direktørenes rett til å ta innovative beslutninger uten frykt for risiko. Japanske domstoler har en tendens til å balansere disse to prinsippene, med særlig vekt på rasjonalitet og forsiktighet i beslutningsprosessen. Japan Sunray-saken (Japan Sunray case) stilte strenge krav til direktørenes beslutningsprosess og nødvendighet, mens AIJ Investment Advisors pensjonskapitaltap-saken (AIJ Investment Advisors pension fund loss case) begrenset omfanget av tilsynsplikten til rimelig mulighet for innsikt, og ga dermed konkrete retningslinjer for anvendelsen.

Å forstå og etterleve disse prinsippene er av stor betydning for bedrifter og enkeltpersoner som driver virksomhet i Japan. Det japanske rettssystemet er komplekst, og tolkningen og anvendelsen av det varierer avhengig av den enkelte sak og domstolens avgjørelse. Monolith Law Office har en omfattende track record innen japansk bedriftsjuss og har spesielt støttet mange klienter i saker relatert til direktørens ansvar og bedriftsstyring. Vårt firma har flere medarbeidere som er kvalifiserte utenlandske advokater og engelsktalende, som kan forstå de komplekse japanske juridiske reguleringene fra et internasjonalt perspektiv og tilby praktiske råd. Hvis du har spørsmål om japansk selskapsrett, eller trenger spesifikk rådgivning om bedriftsstyring eller direktørens ansvar, vennligst kontakt Monolith Law Office. Vi er dedikert til å støtte din virksomhet i Japan med vår ekspertise for å sikre en smidig drift.