Rollen og ansvaret til styremedlemmer i japansk selskapsrett

For å sikre suksess i bedriftsdriften i Japan, er det avgjørende å ha en dyp forståelse av det juridiske rammeverket, spesielt rollen og ansvaret til styremedlemmer som er fastsatt av den japanske selskapsloven. Dette er spesielt viktig for utenlandske styremedlemmer for å sikre sunn bedriftsledelse og samtidig effektivt håndtere personlig juridisk risiko. Den japanske selskapsloven pålegger styremedlemmer klare plikter og fastsetter strenge ansvar dersom disse pliktene forsømmes.

Det japanske rettssystemet kan være utfordrende å forstå på grunn av unike skikker og språkbarrierer. Det er ikke nok å bare reagere på juridiske problemer etter at de har oppstått; det er avgjørende å forstå de juridiske kravene på forhånd og bygge et solid compliance-system for å unngå uforutsette risikoer og støtte bærekraftig vekst i virksomheten.

Denne artikkelen gir en detaljert forklaring på de viktigste rollene og ansvarene til styremedlemmer under japansk selskapsrett, med henvisning til spesifikke lovbestemmelser og japanske rettsavgjørelser.

Grunnleggende plikter for styremedlemmer under japansk selskapsrett

Japansk selskapsrett fastsetter to grunnleggende plikter som styremedlemmer har overfor selskapet: “plikten til aktsomhet” og “plikten til lojalitet”. Disse utgjør de mest sentrale prinsippene som styremedlemmer må følge i utførelsen av sine oppgaver.

Plikten til aktsomhet

Plikten til aktsomhet innebærer at styremedlemmer må utføre sine oppgaver med den omsorg en god forvalter ville ha utvist. Det juridiske grunnlaget for denne plikten finnes i Japans sivillov artikkel 644 (forvalterens plikt til aktsomhet), og japansk selskapsrett artikkel 330 klargjør at forholdet mellom et aksjeselskap og dets ledere og revisorer skal følge reglene om fullmakt, noe som tydeliggjør at forholdet mellom styremedlemmer og selskapet er basert på et fullmaktsforhold.

“En god forvalters omsorg” betyr den grad av oppmerksomhet og evne som forventes av en profesjonell i en gitt stilling, i dette tilfellet en bedriftsleder. Denne standarden for oppmerksomhet varierer avhengig av selskapets størrelse og bransje, styremedlemmets spesifikke stilling og ekspertise, samt selskapets situasjon. For eksempel kan det forventes en høyere grad av aktsomhet fra styremedlemmer i store selskaper eller finansinstitusjoner. Dette reflekteres i en høyesterettsdom fra 9. juli 2009 (Heisei 21), som viser at nivået på interne kontrollsystemer som kreves varierer med selskapets størrelse og bransje. Styremedlemmers ansvar strekker seg ikke bare til utførelsen av individuelle oppgaver, men også til å etablere og opprettholde et passende internt kontrollsystem for å forhindre upassende handlinger. Dette anses som en del av styremedlemmets grunnleggende plikt til aktsomhet.

Prinsippet om forretningsmessig skjønn

Styremedlemmers forretningsmessige beslutninger innebærer alltid en risiko. En beslutning som er tatt i beste tro for selskapet kan potensielt føre til skade for selskapet. Hvis styremedlemmer alltid skulle holdes ansvarlige i slike tilfeller, kunne det føre til overdreven forsiktighet og hindre selskapets utvikling.

Derfor kan “prinsippet om forretningsmessig skjønn” anvendes i japansk selskapsrett. Dette prinsippet innebærer at hvis et styremedlem har handlet på bakgrunn av rimelig informasjonsinnhenting og vurderingsprosesser under de rådende omstendighetene, og trodde at beslutningen ikke var åpenbart urimelig, vil de ikke bli ansett for å ha brutt plikten til aktsomhet selv om beslutningen resulterte i skade for selskapet. Anvendelsen av dette prinsippet fokuserer ikke på selve resultatet av beslutningen, men på om prosessen som ledet til beslutningen var rimelig. For eksempel, i en høyesterettsdom fra 15. juli 2010 (Heisei 22), ble det avgjort at styremedlemmers beslutning om aksjekjøpspris ikke var i strid med plikten til aktsomhet så lenge beslutningsprosessen og innholdet ikke var åpenbart urimelig. Dommen vurderte at styremedlemmene hadde gjennomført en grundig vurdering i ledelsesmøtet og innhentet advokaters meninger, noe som viser viktigheten av å dokumentere beslutningsprosessen tydelig og sikre dens rasjonalitet.

Plikten til lojalitet

Plikten til lojalitet er fastsatt i japansk selskapsrett artikkel 355, som bestemmer at styremedlemmer skal utføre sine oppgaver lojalt for aksjeselskapet, i samsvar med lover og regler, vedtektene, samt generalforsamlingens beslutninger.

Forholdet mellom plikten til aktsomhet og plikten til lojalitet har vært gjenstand for akademisk debatt om hvorvidt de er forskjellige konsepter eller om de er av samme natur. Imidlertid, i praksis, når det gjelder å løse konkrete saker, er de tett knyttet sammen og behandles ofte som identiske plikter. For eksempel kan konkurrerende transaksjoner som skader selskapet vurderes både som et brudd på plikten til aktsomhet og plikten til lojalitet. Dette viser at det er viktig for styremedlemmer å handle i selskapets beste interesse og utvise passende aktsomhet for å oppfylle begge plikter. Så lenge styremedlemmer prioriterer selskapets interesser og utfører sine oppgaver, kan disse pliktene forstås som integrerte.

Direktørens ansvar overfor selskapet under japansk lov

Hvis en direktør forsømmer sine plikter, kan vedkommende holdes erstatningsansvarlig overfor selskapet. Dette er den juridiske konsekvensen av ikke å utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte i henhold til japanske selskapsrettslige prinsipper.

Ansvar for tilsidesettelse av plikter under japansk selskapsrett

Artikkel 423, paragraf 1 i den japanske selskapsloven (Heisei 18 (2006)) fastslår at “direktører, regnskapsrådgivere, revisorer, utøvende offiserer eller regnskapsrevisorer (heretter referert til som ‘offiserer etc.’ i dette kapittelet) skal bære ansvar for å kompensere selskapet for skader som oppstår som følge av forsømmelse av deres plikter”. Her refererer “forsømmelse av plikter” til handlinger som bryter med tidligere nevnte plikter til forsvarlig forvaltning og lojalitet. Dette inkluderer spesifikt handlinger som bryter med lover og regler, upassende forretningsbeslutninger, og brudd på tilsyns- og overvåkningsplikter på grunn av mangler i det interne kontrollsystemet.

Ansvaret for direktørers tilsidesettelse av plikter kan bli svært kostbart, avhengig av selskapets størrelse og skadens natur. For eksempel, i en sak der bruk av uautoriserte tilsetningsstoffer ble skjult, beordret Osaka High Court den 9. juni Heisei 18 (2006) at direktører og revisorer skulle betale flere hundre millioner yen i erstatning, en avgjørelse som ble bekreftet av Høyesterett. I et annet tilfelle av regnskapsmanipulasjon for å skjule tap, beordret Tokyo High Court den 16. mai Reiwa 1 (2019) at flere offiserer skulle betale en samlet erstatning på omtrent 59,4 milliarder yen, en avgjørelse som også ble bekreftet av Høyesterett. Disse rettsavgjørelsene klargjør tydelig at ikke bare feil i forretningsbeslutninger, men også alvorlig uregelmessig atferd, betydelig uaktsomhet, eller mangler i organisasjonens compliance-system, kan pålegge individuelle direktører en betydelig økonomisk ansvar. Dette understreker sterkt viktigheten av at direktører handler med integritet og utfører passende tilsyn.

Begrensninger og ansvar i konkurrerende transaksjoner under japansk lov

For å unngå interessekonflikter med selskapet, er visse transaksjoner begrenset for styremedlemmer. En slik begrensning gjelder konkurrerende transaksjoner. Artikkel 356, paragraf 1, punkt 1 i den japanske selskapsloven (2005) fastsetter at når et styremedlem ønsker å foreta en transaksjon som hører til virksomhetskategorien til selskapet, må vedkommende innhente godkjenning fra styret i selskaper med et styre, eller fra generalforsamlingen i selskaper uten et styre. Denne reguleringen har som mål å forhindre at styremedlemmer bruker selskapets kundeinformasjon eller know-how for egen vinning og dermed skader selskapets interesser.

Hvis et styremedlem utfører en konkurrerende transaksjon uten selskapets godkjenning og påfører selskapet skade, vil styremedlemmet være ansvarlig for å erstatte skaden. Videre fastsetter artikkel 423, paragraf 2 i den japanske selskapsloven at hvis et styremedlem utfører en konkurrerende transaksjon uten godkjenning, skal det antas at beløpet av profitten oppnådd av styremedlemmet eller en tredjepart er lik det beløpet av skaden som har oppstått for selskapet. Dette er en bestemmelse som reduserer selskapets byrde med å bevise det konkrete skadebeløpet og letter forfølgelsen av styremedlemmets ansvar. For eksempel, i en dom fra Tokyo District Court den 26. mars 1981 (Yamazaki Baking-saken), er det et eksempel der brudd på plikten til å unngå konkurrerende transaksjoner ble anerkjent. Denne antakelsesregelen for skadebeløpet betyr at ikke-godkjente konkurrerende transaksjoner innebærer en ekstremt høy risiko for styremedlemmer.

Begrensninger og ansvar ved interessekonflikter i transaksjoner under japansk lov

Lik konkurransebegrensende transaksjoner er transaksjoner med interessekonflikter også en viktig begrensning for styremedlemmer. Artikkel 356, paragraf 1, punkt 2 og 3 i den japanske selskapsloven (Companies Act) krever at styremedlemmer må få godkjenning fra styret eller generalforsamlingen når de utfører transaksjoner med selskapet på egne eller tredjeparters vegne (direkte transaksjoner), eller når selskapet utfører transaksjoner som er i interessekonflikt med styremedlemmet og en annen part (indirekte transaksjoner).

Hvis godkjenningsprosedyren forsømmes, vil transaksjonen i prinsippet være ugyldig i forhold til selskapet (teorien om relativ ugyldighet). Imidlertid er det visse spesifikke transaksjoner som anses for å ikke skade selskapets interesser og derfor ikke krever godkjenning. Dette prinsippet viser til den praktiske tilnærmingen til den japanske selskapsloven, hvor formell godkjenning ikke er nødvendig hvis det ikke oppstår reell skade, siden målet med reguleringen er å beskytte selskapets interesser.

Spesifikt kan følgende transaksjoner nevnes som eksempler der godkjenning ikke er nødvendig:

• Når et styremedlem låner penger til selskapet uten renter og sikkerhet: Høyesterettsdom fra 6. desember 1963 (Showa 38).
• Når selskapet oppfyller en styremedlems gjeld: Dom fra det store rettsrådet (Daishinin) fra 20. februar 1924 (Taisho 13).
• Når transaksjoner utføres basert på standard handelsvilkår: Dom fra Tokyo distriktsrett fra 24. februar 1982 (Showa 57).
• Transaksjoner mellom selskapet og en aksjonær som eier alle aksjene: Høyesterettsdom fra 20. august 1970 (Showa 45).
• Transaksjoner med samtykke fra alle aksjonærene: Høyesterettsdom fra 26. september 1974 (Showa 49).

Disse unntakene er basert på tanken om at hvis transaksjonen ikke har potensial til å skade selskapets interesser, eller hvis alle aksjonærene, som er selskapets endelige eiere, har samtykket til transaksjonen, så blir ikke hensikten med reguleringen av interessekonflikter kompromittert.

Direktørens ansvar overfor tredjeparter under japansk rett

En direktør har ikke bare ansvar overfor selskapet, men kan også pådra seg erstatningsansvar overfor tredjeparter i utførelsen av sine oppgaver. Dette skyldes at direktørens handlinger kan påvirke ikke bare selskapet, men også et bredt spekter av interessenter.

Forklaring av artikkel 429 i den japanske selskapsloven

Artikkel 429, paragraf 1 i den japanske selskapsloven fastsetter at “når en direktør eller lignende har utført sine oppgaver med ondskap eller grov uaktsomhet, skal vedkommende være ansvarlig for å erstatte skaden som er påført tredjeparter som følge av dette”. Her inkluderer “tredjeparter” aksjonærer, kreditorer, forretningsforbindelser og lignende. Direktørens ansvar omfatter ikke bare direkte skade som tredjeparter lider som følge av direktørens forsømmelse (direkte skade), men også indirekte skade som oppstår når selskapets eiendeler blir skadet og tredjeparter lider skade som et resultat (indirekte skade). At direktørens ansvarsområde strekker seg utover selskapets indre krets til å inkludere eksterne interessenter, er et punkt som krever spesiell oppmerksomhet fra direktøren.

I tillegg fastsetter artikkel 429, paragraf 2 i den japanske selskapsloven ansvar for spesifikke handlinger. Dette inkluderer falske meddelelser i forbindelse med tilbud om aksjer eller tegningsretter, falske opplysninger i regnskapsdokumenter eller forretningsrapporter, falske registreringer og falske offentlige kunngjøringer. Ansvaret for disse handlingene kan etableres som “uaktsomhetsansvar”, selv om direktøren ikke har ondskap eller grov uaktsomhet. Men hvis direktøren kan bevise at han eller hun ikke har forsømt den nødvendige aktsomhet i forbindelse med den aktuelle handlingen, vil han eller hun ikke være ansvarlig. Denne bestemmelsen understreker spesielt direktørens plikter i forbindelse med viktig informasjonsutlevering og registrering, og viser viktigheten av direktørens aktsomhetsplikt på disse områdene.

Kravet om ondskap eller grov uaktsomhet

“Ondskap”, som nevnt i artikkel 429, paragraf 1 i den japanske selskapsloven, refererer til at direktøren er klar over at handlingen han eller hun utfører er et forsømmelsesforhold. På den annen side refererer “grov uaktsomhet” til tilfeller der en direktør utfører en forsømmelsesforhold på grunn av betydelig uaktsomhet. For å pålegge ansvar i henhold til paragraf 1 i artikkel 429, må tredjeparten som har lidd skade bevise direktørens ondskap eller grov uaktsomhet.

Anvendelsesområdet for ansvar overfor tredjeparter er også illustrert i rettspraksis. For eksempel, i en dom fra Osaka High Court datert 28. desember 1977 (Showa 52), ble det anerkjent at en direktør som kun hadde en nominell rolle, men som var involvert i falske registreringer, hadde erstatningsansvar overfor tredjeparter. I en dom fra Tokyo District Court datert 3. september 1990 (Heisei 2), ble det også bekreftet ansvar overfor tredjeparter for en person som ikke formelt var en direktør, men som hadde reell beslutningsmyndighet over viktige selskapsforhold (faktisk direktør). Disse dommene viser at det ikke bare er tittelen som direktør, men også den faktiske autoriteten og involveringen som er viktige elementer i ansvarsfastsettelsen, og de tjener som en referanse for direktører i forståelsen av deres posisjon i japanske selskaper.

Ansvarsfritak og -begrensning for styremedlemmer under japansk selskapsrett

Japansk selskapsrett har etablert systemer for å frita eller begrense ansvaret som styremedlemmer potensielt kan pådra seg, for å tiltrekke seg dyktige personer til styreverv og for å sikre at de ikke lar frykt for overdreven risiko innskrenke deres beslutningstaking.

Midler for ansvarsfritak

Det finnes flere måter å frita styremedlemmers erstatningsansvar overfor selskapet på.

• Fritak ved enighet blant alle aksjonærer: Basert på artikkel 424 i japansk selskapsrett, kan styremedlemmers ansvar overfor selskapet fullstendig fritas med samtykke fra alle aksjonærer. Imidlertid er det vanskelig å oppnå samtykke fra alle aksjonærer i virkeligheter som store børsnoterte selskaper.
• Delvis fritak ved aksjonærforsamlingens vedtak: Artikkel 425 i japansk selskapsrett bestemmer at styremedlemmers ansvar kan delvis fritas ved spesiell beslutning fra aksjonærforsamlingen, forutsatt at styremedlemmet har handlet i god tro og uten grov uaktsomhet.
• Delvis fritak ved styrets vedtak: Artikkel 426 i japansk selskapsrett fastsetter at, hvis det er bestemmelser i vedtektene, kan styret i et selskap med styre frita en del av ansvaret ved styrets vedtak.

Avtaler om ansvarsbegrensning

Avtaler om ansvarsbegrensning er et viktig system for å begrense ansvaret til styremedlemmer som ikke utfører ledelsesoppgaver, som for eksempel eksterne styremedlemmer. Basert på artikkel 427 i japansk selskapsrett, kan et aksjeselskap inngå en ansvarsbegrensningsavtale med styremedlemmer som ikke utfører ledelsesoppgaver (med eksterne styremedlemmer som et typisk eksempel), forutsatt at det er bestemmelser om dette i vedtektene.

Denne avtalen gjør det mulig å sette en øvre grense for erstatningsansvaret, forutsatt at styremedlemmet har handlet i god tro og uten grov uaktsomhet. Denne øvre grensen kan ikke være lavere enn det minimumsansvaret som er fastsatt av japansk selskapsrett (for eksempel, for eksterne styremedlemmer, totalbeløpet av lønn og fortjeneste fra nye aksjeopsjoner i løpet av de siste to årene).

Det er viktig å merke seg at ansvarsbegrensningsavtaler kun gjelder for ansvar overfor selskapet for forsømmelse av plikter, og ikke for ansvar overfor tredjeparter for skade de har forårsaket. Videre, hvis et eksternt styremedlem som har inngått en ansvarsbegrensningsavtale senere blir et styremedlem med ledelsesoppgaver, vil avtalen miste sin effekt fremover i tid.

Disse systemene for ansvarsfritak og -begrensning er politiske hensyn for å rekruttere dyktige eksterne styremedlemmer og for å skape et miljø der de kan utføre sine oppgaver uten å påta seg en urimelig personlig risiko, samtidig som de styrker selskapets tilsynsfunksjon. Spesielt i lys av reformene i japansk corporate governance, hvor rollen til uavhengige eksterne styremedlemmer blir vektlagt, har disse systemene en viktig betydning. Når styremedlemmer vurderer å tjene i et japansk selskap, er slike ansvarsbegrensende ordninger en viktig faktor fra et personlig risikostyringsperspektiv.

Oppsummering

Å forstå rollen og ansvaret til styremedlemmer under japansk selskapsrett er ekstremt viktig når man driver virksomhet i Japan. Det er nødvendig å ha en nøyaktig forståelse av en rekke juridiske aspekter, fra grunnleggende plikter som omsorgsplikt og lojalitetsplikt, til ansvar for forsømmelse av oppgaver, restriksjoner på konkurrerende transaksjoner og interessekonflikter, og til og med ansvar overfor tredjeparter. En forståelse basert på disse lovene og rettsavgjørelsene er grunnlaget for å unngå uforutsette juridiske risikoer og bidra til bærekraftig vekst og langsiktig verdiskaping for selskapet. Juridisk compliance bør sees på ikke bare som en byrde, men som en investering i virksomhetens stabilitet og kontinuitet.

Monolith Law Office har en omfattende track record med å betjene et stort antall klienter i Japan, spesielt innenfor området av styremedlemmers rolle og ansvar under japansk selskapsrett. Vårt firma har flere advokater som snakker engelsk og som har juridiske kvalifikasjoner fra andre land, og vi er godt utrustet til å tilby kraftig støtte for å hjelpe utenlandske klienter med å navigere gjennom Japans komplekse juridiske miljø, overvinne språk- og kulturbarrierer.

Med ekspertise i japansk juridisk praksis og en forståelse av internasjonale forretningsvaner, tilbyr vårt firma presis og praktisk juridisk rådgivning til utenlandske investorer og selskaper som står overfor utfordringer på det japanske markedet. Hvis du er interessert i å diskutere temaer relatert til dette, eller trenger omfattende juridisk støtte for din virksomhet i Japan, vennligst kontakt Monolith Law Office.